Bijlage 3 bij brief MARZ/Gf/2004002557, Lbr. 04/112

Cases Nivra-discussierapport		Hoe gaat de accountant hiermee om?		Belangrijke les van casus
1. Welk referentiekader gebruikt de accountant indien binnen de gemeentelijke organisatie vage, niet eenduidige normen bestaan? Casus: Geen bepalingen over activa met maatschappelijk nut in 212-verordening.		1. Melding in verslag van bevindingen dat normenkader ontbreekt. Het is voor de accountant een onzekerheid in de controle die afhankelijk van de financiële omvang gevolgen kan hebben voor de strekking van de verklaring (beperking of oordeelonthouding).		1. Indien een normenkader ontbreekt of onvoldoende helder is, is dit voor de accountant een onzekerheid in de controle. De accountant kan en mag niet zelf interpreteren wat rechtmatig inhoudt.
2. Hoe wordt omgegaan met onrechtmatig handelen dat wordt gedoogd door het ministerie? Casus: Deel bijstandsuitkeringen onrechtmatig verstrekt. Aantal heronderzoeken bijstand te laat uitgevoerd. Met SZW zijn afspraken gemaakt over terugvordering onrechtmatige uitkeringen. Verwachting is dat SZW gemeente nu niet zal korten op jaardeclaratie. (Deze casus betreft nog de Abw)		2. De achterstand in de heronderzoeken leidt voor de accountant tot een onzekerheid in de controle. De onrechtmatig verstrekte uitkeringen vermeldt hij vooralsnog alleen in het verslag van bevindingen. In zijn overwegingen hiervoor betrekt hij dat de onrechtmatige uitkeringen nog met het ministerie kunnen worden verrekend, dat het ministerie deze afwikkeling acceptabel acht en dat de gemeenteraad op dit punt geen eigen beleid heeft vastgelegd.		2. Indien onrechtmatig handelen door wet- of regelgever wordt gedoogd, betrekt de accountant dit bij het vormen van zijn oordeel.
3a. Consequenties voor het rechtmatigheidsoordeel indien niet volledig aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan (a. geen volledige verstrekking gegevens). Casus: Stichting verstrekt te laat gegevens voor definitieve subsidievaststelling. Wethouder stelt buiten de raad om de subsidie definitief vast.		3a. In het verslag van bevindingen wordt melding gemaakt van het niet naleven door de stichting van de voorwaarden uit de subsidieverordening. Indien de tolerantiegrens wordt overschreden zijn er gevolgen voor de verklaring.		3a. Bij het niet voldoen aan de subsidieverordening is zonder tussenkomst van de raad een subsidievaststelling onrechtmatig.
3b. De consequenties voor het oordeel indien niet volledig aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan (b. prestaties niet verantwoord). Casus: Een stichting ontvangt in 2001 voor bepaalde activiteiten een subsidie, maar deze activiteiten zijn in het verslagjaar 2004 (nog) niet verricht. De verordening stelt dat de subsidie moet worden teruggevorderd indien uit de verantwoording niet blijkt dat prestaties zijn verricht.		3b. In het verslag van bevindingen wordt melding gemaakt van de ten onrechte verstrekte subsidie in 2001. Indien de tolerantiegrens wordt overschreden zijn er gevolgen voor de verklaring.		3b: Het niet verantwoorden van over oude jaren terug te vorderen subsidiebedragen in de jaarrekening is in het kader van de accountantscontrole onrechtmatig.
4. Wat is het effect op het oordeel indien een overschot op een gemeentelijke bijdrage door een onderwijsinstelling wordt overgeheveld naar een vrij te bestemmen reserve? Casus: Het ROC houdt geld over op een gemeentelijke bijdrage en hevelt dit over naar de algemene middelen. De gemeente is met het ROC overeengekomen dat terug wordt betaald wat niet wordt besteed. Het is onduidelijk wat onder besteed moet worden verstaan.		4. Vermelding in verslag van bevindingen. -Indien duidelijk is dat het bedrag kan worden teruggevorderd en dit niet gebeurt, is er sprake van een onrechtmatigheid. - Indien onduidelijkheid over terugvordering blijft bestaan, is er sprake van een onzekerheid in de controle voor de accountant.		4. Onterecht niet teruggevorderde (overschotten op) gemeentelijke bijdragen kunnen consequenties hebben voor het accountantsoordeel. De accountant baseert zijn oordeel in een aantal gevallen mede op redelijkheid en billijkheid.
5. Welke consequenties heeft het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels voor de oordeelsvorming? Casus: In 2004 besteedt een gemeente de levering van een automatiseringssysteem onterecht niet Europees aan. Betalingen vinden plaats in 2005 en 2006.		5. In 2004 tot en met 2006 opname in het verslag van bevindingen van incorrecte aanbesteding. In 2005 en 2006 vinden de financiële beheershandelingen plaats. Dan zijn er afhankelijk van het al dan niet overschrijden van de tolerantiegrens gevolgen voor de verklaring.		5. Het volharden in een fout maakt deze niet aanvaardbaar. De accountant redeneert dat een afgesloten meerjarig contract altijd nog kan worden ontbonden, desnoods met schadevergoeding.
6. Hoe wordt er geoordeeld indien wijziging van het bestemmingsplan planschade tot gevolg heeft (er wordt een claim ingediend)? Casus: Gemeente wijst toekomstig woongebied aan naast industrieterrein maar toetst hierbij niet aan de milieuwetgeving. Benadeelde partijen dienen claim van € 20 miljoen in bij gemeente. Gemeente vormt geen voorziening voor claim.		6. Verslag van bevindingen meldt indiening claim en dat in de jaarrekening hiervoor geen voorziening is gevormd. Na consultatie van een jurist acht de accountant de claim reëel. Indien de voorziening uitblijft, is dit in strijd met het BBV. Afkeurende verklaring dreigt op zowel getrouwheid als rechtmatigheid.		6. Het niet voldoen aan de voorwaarden van het BBV kan consequenties hebben voor het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld en voor het oordeel over de rechtmatigheid.
7. Een vertrekkende burgemeester krijgt een afkoopsom vlak voor aantreden nieuwe raad. Dit besluit is alleen ondertekend door de oud-fractievoorzitters.		7. De accountant toetst of de afkoopsom binnen de wettelijke regeling past. Dit is onduidelijk. Daarna toetst hij of de afkoopsom binnen de begroting valt en of besluitvorming op de juiste wijze heeft plaatsgevonden. Beide is niet het geval; de raad had hiervoor een begrotingswijziging moeten aannemen. De afkoopsom is dus in beginsel onrechtmatig.		7. Indien begrotingsoverschrijdingen niet door de raad worden geautoriseerd zijn deze onrechtmatig en vormen ze mogelijk onderdeel van een indemniteitsprocedure.
8. Uit de gemeentelijke verantwoording blijkt een begrotingsoverschrijding op productniveau maar niet op programmaniveau.		8. De accountant vermeldt in het verslag van bevindingen dat de programmabegroting als toetsingskader is gebruikt. Aangezien raadsautorisatie plaatsvindt op programmaniveau, zijn er geen gevolgen voor het oordeel.		8. Indien op programmaniveau is geautoriseerd, hebben begrotingsoverschrijdingen op productniveau geen gevolgen voor het oordeel van de accountant.
9. Hoe komt de accountant tot oordeelsvorming indien aan een aantal aspecten (niet alle) van rechtmatigheid niet is voldaan? Casus: Uit onderzoek van de Rekenkamer blijkt dat de inhuur van externe deskundigen op een aantal belangrijke aspecten niet rechtmatig is verlopen. Het college vindt dat de Rekenkamer aan bepaalde aspecten te veel belang toekent. De raad heeft echter de bevindingen van de Rekenkamer overgenomen.		9. Verslag van bevindingen vermeldt onrechtmatige besteding volgens het rekenkameronderzoek en dat de raad de conclusies van de Rekenkamer heeft overgenomen. Indien controletoleranties worden overschreden zijn er gevolgen voor de verklaring. Indien nog onduidelijk is of de raad de conclusies van de Rekenkamer overneemt, is dit een onzekerheid in controle.		9. De raad kan ten aanzien van de eigen regelgeving bepalen dat bij het (op onderdelen) niet volgen van deze regelgeving er toch geen sprake hoeft te zijn van onrechtmatigheid.
Cases Deloitte Meer dan een boekje ‘open’ over rechtmatigheid		Hoe gaat de accountant hiermee om?		Belangrijke les van casus
D1. Aanbesteding		D1. Zie casus 5 Nivra		D1. Weging van de fout: uitgangspunt is dat voor het bepalen van de rechtmatigheid een oordeel wordt gegeven over de gehele transactie. De omvang van de fout wordt dus niet bepaald door de eventuele schadeclaim. Wel zal de claim goed moeten worden verwerkt in de jaarrekening.
D2. Bestemmingsplan Casus: Gemeente verkoopt gronden met bestemming bedrijventerrein aan projectontwikkelaar. Bestemmingsplan is echter niet getoetst aan Vogel- en Habitatrichtlijn.	D2. Zie casus 6 Nivra		D2. Het vaststellen van een onjuist bestemmingsplan is geen financiële beheershandeling en dus niet financieel onrechtmatig. Fouten in het verleden: indien gronden reeds in exploitatie zijn genomen zijn kosten geactiveerd. Deze moeten worden afgeboekt.
D3. Afschrijving Casus: Verordening 212 Gemeentewet regelt dat een wagenpark in 50 jaar wordt afgeschreven.	D3. De verordening is in strijd met het BBV. Afhankelijk van het overschrijden van de tolerantiegrenzen zijn er gevolgen voor het accountantsoordeel in verband met het getrouwe beeld en voor de rechtmatigheid.		D3. Interne regelgeving mag niet in strijd zijn met hogere externe regelgeving. Indien foutieve afschrijvingstermijnen alsnog worden aangepast ontstaat mogelijk een begrotingsonrechtmatigheid.
D4. Subsidiegelden Casus: Een gesubsidieerde organisatie levert niet op tijd de jaarstukken jaar ‘t’ aan de gemeente. Gemeente heeft geen actie ondernomen. In de verordening is het volgende opgenomen: De subsidie moet worden teruggevorderd. De organisatie wordt beboet. Er wordt geen sanctie opgenomen.	D4. a. Onrechtmatigheid in jaar ‘t’ ter grootte van subsidiebedrag. b. Onrechtmatigheid in jaar ‘t+1’ (jaar oplegging) ter grootte van het boetebedrag. c. Onzekerheid in controle.		D4. Het is raadzaam dat de accountant met de gemeenteraad de kaderstelling goed afstemt. Het is cruciaal dat wederzijdse verwachtingen helder zijn. Regel kaders niet te strak en laat ruimte voor uitzonderingen, via bijvoorbeeld hardheidsclausules.
D5. Autorisatie Casus: Veel opdrachtverstrekkingen aan leveranciers zijn niet ondertekend door bevoegde functionarissen omdat het mandaat- en delegatiebesluit niet is geactualiseerd.	D5. Zijn de delegatie- en mandaatbepalingen door de raad vastgesteld, dan tellen ze in principe mee bij het oordeel van de accountant. Is dit niet het geval, dan moet in overleg met de gemeenteraad worden bepaald op welke wijze een en ander door de accountant in het oordeel wordt betrokken.		D5. De formele status van een besluit is in principe bepalend voor het antwoord op de vraag of het een kader vormt voor de accountantscontrole. Is het geen raadsbesluit/verordening of regelgeving van hogere overheden, dan zal met de raad moeten worden overlegd of de naleving ervan onder de accountantscontrole valt.