Gemeente Delft
Aanbestedingsdocument met
geïntegreerd
programma van eisen t.b.v. de
Europese aanbesteding
voor de levering van
dienstverlening in het kader van
de accountantscontrole
nummer: (nummer publicatie
TED)
datum: (publicatiedatum TED)
Inhoudsopgave
1.2
Richtlijn, procedure van aanbesteding en gunningcriterium
1.6
Intellectueel eigendom aanbestedingsdocument
2. Omschrijving van de
leveringsomvang
3. Details inzake de
aanbestedingsprocedure
3.1
Aanbestedingsdocument met geïntegreerd programma van eisen
3.3.5 Ondertekening en
verzending
4.1
Aanbestedingscommissie en Inkoopteam
Annex J Inkoopvoorwaarden
Gemeente Delft
De gemeente Delft (hierna te noemen ‘opdrachtgever’)
heeft de intentie, ten behoeve van haar organisatie een mantelcontract af te
sluiten voor de accountantscontrole van de jaarrekening. Opdrachtgever heeft
hiertoe het navolgende aanbestedingsdocument met geïntegreerde condities
opgesteld, waarop de leverancier
(hierna te noemen: ‘de accountant’+) te allen tijde de aanbieding dient te
baseren.
De aanbesteding geschiedt op basis van de
Europese Richtlijn voor Overheidsopdrachten inzake.Diensten (92/50/EEG), waarin
opgenomen Richtlijn 97/52/EG, hierna te noemen ‘Richtlijn’).
De aanbestedingsprocedure
welke van toepassing is op de onderhavige aanbesteding is de openbare
procedure.
Bij de beoordeling geldt het
gunningcriterium van de economisch meest voordelige aanbieding.
Aanbestedende
dienst is de gemeente Delft.
|
7 januari 2005 |
uiterste datum inleveren
vragen informatiefase |
|
21 januari 2005 |
uiterste verzenddatum
antwoorden vragen informatiefase |
|
22 februari
2005, 12.00 uur |
uiterste datum indienen
offertes |
|
12 april 2005 |
verificatievergadering |
|
Mei 2005 |
ondertekening contract |
|
1 juni 2005 |
Ingangsdatum contract voor
de controleopdracht 2005-2008 |
Opdrachtgever
behoudt zich het recht voor om de aanbestedingsprocedure geheel of
gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Betreffende accountants
hebben in dat geval geen recht op vergoeding van welke kosten dan ook gemaakt
in het kader van deze aanbestedingsprocedure.
Behoudens
uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming
van opdrachtgever, met uitzondering van de annexen die aan de offerte moeten
worden toegevoegd, niets uit dit document worden verveelvoudigd,
Opdrachtgever is een moderne gemeente die
zich profileert als kennisstad. De visie op kennis is: ‘Kennis vermenigvuldig
je door die te delen’. Opdrachtgever wil kennis en informatie delen met burgers
en bedrijven. Deze filosofie vertaalt zich onder meer in de wijze waarop
opdrachtgever haar organisatie heeft ingericht. De ambtelijke organisatie is
onderverdeeld in een aantal clusters, die elk een gemeentelijk taakveld
verzorgen. De clusters Publiekszaken en Wijk- en Stadszaken zijn
verantwoordelijk voor het primaire proces. Het cluster Facilitaire
Dienstverlening geeft ondersteuning op zowel operationeel, tactisch als
strategisch niveau. De Centrale Staf tenslotte zorgt voor een meerwaarde op het
vlak van de externe oriëntatie en bevordert de eenheid binnen de organisatie.
Bij opdrachtgever zijn ca. 1670 personen werkzaam, waarvan ca. 1200 medewerkers
op kantoorfuncties. Volgens de begroting 2005
worden de baten en lasten geraamd op ca. € 325 miljoen. De materiële vaste
activa bedragen volgens de balans per ultimo 31 december 2003 207 miljoen Euro.
Aan eigen financieringsmiddelen in de vorm van reserves en voorzieningen is per
die datum 195 miljoen Euro beschikbaar.
Opdrachtgever
wil op transparante wijze een bewuste keuze maken voor de inhuur van
deskundigheid op het gebied van de accountantscontrole en de daaraan
gerelateerde advisering voor de komende jaren. Het doel is een
accountant(skantoor) te kiezen die (dat) qua profiel en functievervulling goed
past bij de organisatie van opdrachtgever.
Opdrachtgever wil daarbij de opdracht
verlenen aan één accountant(skantoor) voor het verrichten van
controlewerkzaamheden gericht op de jaarrekeningen 2005, 2006, 2007 en 2008 en
de structurele en incidentele verklaringen over dezelfde boekjaren.
Onder
deze opdracht ‘accountantscontrole van de jaarrekening’ (sedert de invoering
van BBV: de Programmarekening) valt de controle op de (werking van de)
financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening, alsmede de
rechtmatigheid van de administratie en het financieel beheer, uitgevoerd door
een registeraccountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. De
controlewerkzaamheden betreffen ook het controleren van de opzet en werking van
de administratieve organisatie en het toetsen van de interne controle daarop.
Administratieve dienstverlening door het accountantskantoor is niet verenigbaar
met de controleopdracht.
Als
referentiekader gelden hierbij de (Gemeente)wet, het Besluit Begroting en
Verantwoor-ding, het Besluit Accountantscontrole gemeenten, richtlijnen
(protocollen) in kader single audit, wettelijke regelingen, gemeentelijke
verordeningen (zoals de financiële verordening artikel 212 GW) en
voorschriften.
De
rechtmatigheidstoets betreft de formele en materiële juistheid van een
administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van het beheer. Onder
formele juistheid wordt verstaan dat de (administratieve) handelingen en
beheersdaden zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheden van de
handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven (wettelijke en
andere) voorschriften. Onder materiële juistheid wordt verstaan dat de
verantwoording of administratie in overeenstemming is met de werkelijkheid. De
accountant geeft daarbij tevens een oordeel over de inspanningen die
opdrachtgever doet om misbruik en oneigenlijk gebruik door eigen organisatie en
derden te voorkomen. Rechtmatigheid is een aspect dat duidt op de mate waarin
door het bestuur (het college van B&W) gevoerde financiële beheer in
overeenstemming is met de bestaande normering.
Zoals
het, in het informatiepakket, gevoegde controleprotocol 2004 laat zien wordt
ingaande 2004:
1.
de rechtmatigheidtoetsing in eerste aanleg gericht op de
‘externe regelgeving’.
2.
vanuit de eigen interne regelgeving bij deze
rechtmatigheidtoets betrokken:
· de (uitgaande) subsidieverstrekking aan
derden (algemene subsidieverordening en specifieke subsidieverordeningen).
· treasury-statuut en toepassing van de Wet
FIDO.
· begrotingsrechtmatigheid en de in dat kader
door de raad vastgestelde verordening ex art 212 Gemeentewet en de nader
gestelde regels.
In
samenspraak met de accountant zal in de komende jaren een ontwikkelingstraject
gevolgd worden om ook de overige interne regelingen onder de
rechtmatigheidtoets te brengen
In
het hierna opgenomen schema is de goedkeuringstolerantie opgenomen zoals door
de gemeenteraad, per controlejaar vastgesteld voor het controlejaar 2005.
|
Goedkeuringstolerantie |
Goedkeurend |
Beperking |
Oordeelonthouding |
Afkeurend |
|
Fouten in de jaar- |
≤ 1% |
>1%<3% |
- |
≥ 3% |
|
Onzekerheden in de controle (% lasten) |
≤ 3% |
>3%<10% |
≥ 10% |
- |
Dit is overeenkomstig de eisen in het Besluit
accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Deze toleranties zijn afzonderlijk
voor toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de
accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten
en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional
judgement).
Voor de rapporteringstolerantie stelt de
gemeenteraad als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma’s in de
begroting elke fout of onzekerheid > 25 % van de goedkeuringstolerantie
rapporteert.
In het verlengde van de aanbesteding met
bijbehorend contract met de accountant wordt voor 2005 door de gemeenteraad een
afzonderlijk controleprotocol vastgesteld. En aanvullend hierop zal de
gemeenteraad (overeenkomstig de verordening) voorafgaand aan de
accountantscontrole vaststellen waar extra aandacht aan besteed dient te
worden.
Uitgangspunt van de gemeente Delft is een zoveel mogelijk zichzelf
controlerende organisatie, die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges,
maar deze risico's ook adequaat beheerst. Eén en ander moet onder meer blijken
uit de bereidheid van de accountant om gedurende de contractperiode zijn
contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelfcontrolerend vermogen
van de gemeentelijke organisatie toeneemt. Vooraf moet worden aangegeven hoe
dit objectief kan worden gevolgd. De offerte zal gebaseerd zijn op het
bestaande beheerssysteem. Partijen komen een gegarandeerd percentage voor
reductie van het honorarium overeen, indien de verwachte verbeteringen in de
organisatie en met name de verbeteringen in het interne beheerssysteem kunnen
worden gerealiseerd.
Bij
de nadere uitwerking van het programma van eisen (zie annex C: materie-eisen)
maken we onderscheid in:
1.
de
algemeen certificerende functie
2.
het
verstrekken van deelverklaringen
3.
de
natuurlijke adviesfunctie voor organisatie en college van B&W
4.
de
bestuurlijke ondersteuning van de gemeenteraad
Ad. 1. De algemene certificerende
functie.
Het
hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het aan de gemeenteraad
rapporteren over het functioneren van de verschillende organisatieonderdelen
resp. het door het college van B&W gevoerde beheer in het kader van de
jaarrekening. In de verschillende rapportages wordt onderscheid gemaakt naar
de managementletter, het
accountantsverslag en de accountantsverklaring.
De
accountant voert overleg over de (concept) deelrapportages in het kader van de
managementletter en de jaarcontrole met de controller en sector- en
vakteamhoofden van de betreffende organisatieonderdelen. Eens per jaar stelt de
accountant een gemeentebrede (integrale) managementletter op ten behoeve van
het ambtelijk (Gemeentelijk Management Team, hierna te noemen ’GMT’) en
bestuurlijk management (college van B&W). In deze managementletter ligt de
nadruk op het functioneren van de administratieve organisatie, de interne
controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking en het financieel beheer,
tevens wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomische- en exploitatierisico's.
Verwacht wordt van de accountant dat daarbij zowel gemeentebrede
verbeterpunten, bestuurlijke aandachtspunten en de meer specifieke
verbeterpunten per vakteam aan de orde worden gesteld.
De
managementletter geeft de te realiseren verbeterpunten voordat wordt overgegaan
tot het opstellen van de jaarrekening. De integrale managementletter en het aan
de raad uit te brengen accountantsrapport (het rapport van bevindingen) met
accountantsverklaring bespreekt de accountant vooraf met de gemeentecontroller,
en het vakteamhoofd Financiën.
Ad.
2. Het verstrekken van
deelverklaringen
Een en ander betreft het ten behoeve van de
rijksoverheid en andere instanties verstrekken van accountantsverklaringen bij
declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen. De werkzaamheden zijn voor
een groot deel planmatig op jaarbasis te bepalen. In het informatiepakket (zie
verder) is een actueel overzicht specifieke verklaringen toegevoegd. Het
college van B&W is verantwoordelijk voor de verantwoording aan deze
instellingen met bijvoeging van de door de gemeentelijke accountant te
verstrekken accountantsverklaring. Via de gemeenterekening legt het college van
B&W uiteraard ook aan de gemeenteraad verantwoording af over de
inkomsten/uitgaven van deze specifieke beleidsvelden.
Ad.
3. De natuurlijke adviesfunctie
voor organisatie en college van B&W
Dit
betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren van het ambtelijk en bestuurlijk
management. Het gaat om alle activiteiten ten behoeve van het management voor
zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant, zoals
de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde)
interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening,
subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico's en dergelijke. Het gaat hierbij
om adviezen die:
-
een
logisch gevolg zijn van de controlebevindingen;
-
een
logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages
met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen
van nieuwe procedures, andere
werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie;
-
voortvloeien
uit bevindingen in andere gemeenten;
-
voortvloeien
uit ontwikkelingen op het vakgebied en die
-
voortvloeien
uit informatie van de rijksoverheid.
De uitvoering dient op eigen initiatief van de accountant (zonder aanvullende
opdracht en kosten), dan wel op verzoek van opdrachtgever plaats te vinden
(financiële gevolgen afhankelijk van de te maken afspraken). Het betreft
adviezen van beperkte omvang.
Bij
ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie
en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende
en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden
als een 'sparringpartner' die ideeën kan en wil leveren over verbetering van
instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische- en
beheersconsequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie
heeft op het ''wat'' en ''hoe'' van een moderne gemeentelijke organisatie.
Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de
accountant zich binnen een redelijke termijn na adviesverzoek beschikbaar stelt
voor opdrachtgever.
Ad.
4. De bestuurlijke ondersteuning van de gemeenteraad
Dit
omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de gemeenteraad. Het gaat
hierbij om het gevraagd en ongevraagd adviseren betreffende onderwerpen die
vanuit het oogpunt van de gemeenteraad aandacht behoeven. De bevindingen vinden
hun weerslag in:
a)
de
integrale managementletter, met aanbevelingen voor de versterking van de
gemeentebrede bedrijfsvoering (ook op het vlak van rechtmatigheid)
b)
het
rapport van bevindingen bij de
jaarrekening met bijbehorende accountantsverklaring.
Ook
de gemeenteraad verwacht van de accountant een kritische, actief meedenkende en
ondersteunende rol. De accountant wordt
gezien als een 'sparringpartner' die ideeën kan en wil leveren over verbetering
van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de door de gemeenteraad uit
te oefenen controlefunctie. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte
visie heeft op het ''wat'' en ''hoe'' van een moderne duale gemeente en het toe
te passen instrumentarium van de gemeenteraad.
In
het kader van deze raadsondersteuning zal de eindverantwoordelijke accountant
indien gewenst als adviseur verschijnen in gemeenteraads- of
commissievergaderingen.
Vanwege de noodzaak dat de
accountantskantoren zich een goed beeld kunnen vormen van de organisatie van
opdrachtgever en de financiële huishouding van opdrachtgever, is bij het
aanbestedingsdocument een uitgebreid informatiepakket bijgevoegd met de
volgende samenstelling:
1.
NEON
gemeenteraadsbesluit, korte beschrijving huidige organisatie, organigrammen
2.
Verordeningen
212, 213, 213a Gemeentewet
3.
Jaarrekening
2003
4.
Programmabegroting/productenramingen
2005-2008
5.
Vormgeving
AO/IC op hoofdlijnen, statuut AO/BIV, IC Statuut
6.
Vormgeving
planning & control op hoofdlijnen
7.
Controleprotocol
200
8.
Overzicht
specifieke verklaringen
De aanbesteding heeft betrekking op een
mantelcontract met een looptijd van vier volledige jaren: 2005-2009. (De
opdracht gaat in medio 2005 en eindigt derhalve medio 2009 en heeft betrekking
op de rekeningjaren 2005 t/m 2008). Eén en ander zonder enige vorm van
stilzwijgende verlenging. Wel bestaat een optie tot verlenging van één periode
van maximaal één jaar.
Telkenjare is er een evaluatiegesprek met
betrekking tot de dienstverlening van
de accountant. Na twee jaar vindt een gemeentebrede evaluatie plaats. De
gemeenteraad behoudt zich het recht voor bij het niet tot tevredenheid
functioneren van de (het) accountant(skantoor) tot een tussentijdse beëindiging
te besluiten.
Onderhavige aanbesteding
heeft primair betrekking op de organisatie van opdrachtgever, echter de
opdracht kan worden uitgebreid tot andere instellingen die op de een of andere
wijze gelieerd[1] zijn aan
opdrachtgever, waarbij het uitgangspunt geldt dat deze kunnen worden
afgenomen onder de met de accountant in het kader van deze
aanbestedingsprocedure afgesproken condities en voorwaarden.
Er kan ook sprake zijn van
minderwerk in verband met mogelijke verzelfstandigingstrajecten[2].
Dit
aanbestedingsdocument dient als uitgangspunt voor het opstellen van een offerte
voor de levering als beschreven in hoofdstuk 2. Het aanbestedingsdocument is
met de grootste zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdig- en/of
onvolkomenheden tegenkomen, dan kunt u ons deze separaat, tijdens de
informatiefase (zie hoofdstuk 3.2), schriftelijk kenbaar maken. Indien
noodzakelijk met opgaaf van prijsconsequenties.
Er
wordt met nadruk op gewezen dat u geen wijzigingen mag aanbrengen in het
aanbestedingsdocument of annexen. Wijziging van het aanbestedingsdocument of
annexen leidt tot uitsluiting.
Voorafgaand
aan het indienen van een offerte is het mogelijk deel te nemen aan een
informatieronde. U wordt in de gelegenheid gesteld om schriftelijk vragen te
stellen naar aanleiding van dit document. Uw vragen dienen uiterlijk op 7 januari 2005 om 12.00 uur
in het bezit te zijn van opdrachtgever.
De vragen kunnen per post of e-mail worden verzonden naar:
Gemeente Delft
t.a.v.
Postbus 78
2600 ME Delft
bduijl@delft.nl (e-mailadres)
onder
vermelding van “vragen offerteaanvraag Accountantsdiensten. Vragen die later worden aangeleverd, worden niet
beantwoord.
Alle
vragen en daarbij behorende antwoorden worden uiterlijk 21 januari 2005,
geanonimiseerd, aan alle mededingers toegezonden en dienen te worden beschouwd
als een integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Indien u van mening
bent dat bepaalde informatie, vanwege het bedrijfsgevoelige karakter ervan,
niet geschikt is voor verspreiding onder de andere accountants, dan dient u dit
tijdig en duidelijk kenbaar te maken. Bij werkelijk bedrijfsgevoelige
informatie zal brede publicatie uitsluitend met toestemming plaatsvinden.
Het
eisen- en wensenpakket is na toezending van de beantwoorde vragen definitief.
Uw
offerte bestaat uit de volledig ingevulde en ondertekende annexen A t/m E en de
gevraagde bijlagen, genummerd volgens de door ons aangegeven nummering. Andere
door u ingezonden informatie wordt niet in de beoordeling betrokken.
Indien nodig kan u in de verificatievergadering om nadere informatie worden
gevraagd. Er wordt met nadruk op gewezen dat opdrachtgever zich het recht
voorbehoudt onvolledige offertes niet verder in behandeling te nemen.
Iedere
pagina van de offerte moet voorzien zijn van een (pagina)nummering en paraaf
van een daartoe bevoegde persoon. Het inkoopteam behoudt zich het recht voor
alleen offertes te beoordelen die zijn opgemaakt conform de uitgangspunten van
dit aanbestedingsdocument.
De door
u ingevulde annexen alsmede alle bijlagen maken, zo met u een contract wordt
afgesloten, in beginsel integraal onderdeel uit van dit contract.
U wordt
verzocht van alle in annex A genoemde selectiecriteria op deze annex te
verklaren of u er zonder voorbehoud aan voldoet. U dient daarvoor op de annex
in de daarvoor bestemde kolom een ‘ja’ te plaatsen. Waar nadere informatie
wordt gevraagd, geeft u deze informatie op een bijlage, genummerd volgens de
door ons aangegeven nummering. Het mag daarbij uitsluitend gaan om de
informatie zoals gevraagd in de criteria. De accountant die niet aan de
gestelde criteria voldoet of die de gevraagde informatie niet heeft overgelegd,
wordt uitgesloten voor de verdere procedure.
U wordt
verzocht van alle in annex B t/m E genoemde eisen op de betreffende annex te
verklaren of u er zonder voorbehoud aan voldoet. U dient daarvoor op de annex
in de daarvoor bestemde kolom een ‘ja’ te plaatsen. Waar nadere
informatie wordt gevraagd, geeft u deze nadere informatie op een bijlage,
genummerd volgens de door ons aangegeven nummering. Het mag daarbij uitsluitend
gaan om nadere toelichting op de betreffende eis, zonder dat op welke wijze dan
ook de bevestiging, dat u zich conformeert aan de betreffende eis, wordt
afgezwakt c.q. van voorwaarden wordt voorzien. Indien niet onvoorwaardelijk,
cq. zonder voorbehoud wordt voldaan aan en ingestemd met alle eisen, valt uw
offerte af. Verwijzing naar overleg of onderhandelingen wordt gezien
als een vorm van voorbehoud
Onze wensen geven een nadere
kwalitatieve duiding van gestelde eisen. De Delftse wensen staan geformuleerd
op annex F. De antwoorden op de wensen worden gevormd door de bijlagen die u
heeft bijgevoegd bij verschillende eisen.
De
offerte dient rechtsgeldig te zijn ondertekend en dient in vijfvoud te worden
aangeleverd. Eén origineel exemplaar, wat is gemerkt als ‘origineel’ en vier
kopieën, welke zijn gemerkt als ‘kopie’. Alle exemplaren moeten in een
gesloten, blanco envelop worden gezonden aan/afgeleverd bij:
Gemeente Delft
t.a.v. Centrale Staf, B. den Uijl
Torenhove, 5e etage kamer 5.20
Martinus Nijhofflaan 2
2624 ES Delft
Bij dit
aanbestedingsdocument treft u gele stickers aan met de tekst: ‘Offerte, niet
openen!’. Deze dient u in de
linker bovenhoek aan de voorkant van de envelop te plakken.
Per
telefax of ander elektronisch medium ingediende offertes worden niet
geaccepteerd. De envelop waarmee u de offerte indient, mag niet bij andere van
u afkomstige stukken worden ingesloten. Noch mogen andere stukken die niet tot
de offerte behoren in de envelop worden ingesloten.
De
sluitingsdatum voor het indienen van de offerte is 22 februari 2005, om 12.00 uur.
Een offerte die na dit
tijdstip wordt bezorgd, wordt ongeopend aan de afzender geretourneerd. Uw
offerte wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Na sluiting van de termijn voor
het indienen van de offertes worden de enveloppen met de offertes door het
inkoopteam geopend en start de beoordelingsprocedure.
Opdrachtgever
heeft ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure een aanbestedingscommissie
ingesteld. Vanuit deze commissie is een ter beoordeling van de offertes een
inkoopteam samengesteld. Het is –op straffe van uitsluiting- niet toegestaan om
in het kader van deze aanbestedingsprocedure op een andere dan de hierboven
aangegeven wijze contact te zoeken met de gemeentelijke organisatie of leden
van de aanbestedingscommissie of het inkoopteam ter verkrijging van welke
informatie dan ook.
Beoordeling van de offerte vindt plaats op
basis van het gunningcriterium als genoemd in hoofdstuk 1.2 van dit
aanbestedingsdocument.
De beoordelingsprocedure omvat de volgende
fasen.
Fase 1. Vaststellen
beslisregels door de aanbestedingscommissie.
Voorafgaand aan de opening van de offertes
stelt de aanbestedingscommissie de beslisregels vast, te weten:
1.
De
wijze waarop de wensen ten opzichte van elkaar worden beoordeeld.
2.
Hoe
wordt gehandeld als twee of meer accountants gelijk eindigen.
3.
Wanneer
is sprake van gelijk eindigende accountants.
Fase 2. Het openen van de offertes.
De offertes worden geopend en er wordt een proces verbaal van opening
opgesteld. Vervolgens wordt aan de hand van een checklist bekeken of de
offertes voldoen aan de vereisten uit het aanbestedingsdocument en of alle
gevraagde informatie is bijgevoegd.
Fase 3. Beoordeling van de selectiecriteria.
In deze fase wordt aan de hand van annex A beoordeeld of de accountant
voldoet aan alle gestelde selectiecriteria. Een accountant die niet aan alle
gestelde selectiecriteria voldoet, valt af.
Fase 4. Beoordeling van de eisen.
In deze fase wordt aan de hand van de annexen B t/m E beoordeeld of
iedere accountant onvoorwaardelijk voldoet aan alle eisen. Een accountant die
niet aan alle eisen voldoet, valt af.
Fase 5.1 Beoordeling van de wensen.
Vervolgens worden de accountants die de
voorafgaande fasen goed zijn doorgekomen beoordeeld naar de mate waarin c.q. de
wijze waarop zij ten opzichte van elkaar voldoen aan de wensen (annex F).
Alle wensen worden voorzien van
waardefactoren oplopend naar de mate van belangrijkheid van 1 tot en met 10
(zie fase 1, beslisregel 1). Per wens
is in dit aanbestedingsdocument aangegeven of een wens hoog, midden dan wel
laag wordt gewaardeerd, waarbij hoog staat voor 8 t/m 10, midden voor 4 t/m 7
en laag voor1 t/m 3 punten. Verdere informatie ten aanzien van de
waardefactoren wordt niet verstrekt.
De mate waarin een accountant in vergelijking met andere accountants
aan een wens voldoet, wordt uitgedrukt in een score variërend van 1 tot en met
het aantal deelnemende accountants, waarbij de beste accountant het hoogst
aantal punten en de minst goede accountant 1 punt krijgt. De beoordeling vindt
plaats door het inkoopteam. Het inkoopteam bepaalt per wens eerst welke
accountant ten opzichte van de andere accountants het meest en welke het minst
voldoet. Afhankelijk van de significantie van het verschil beslist het
inkoopteam per wens of dit terecht wordt uitgedrukt met bovengenoemde cijfers,
of dat als ondergrens een hoger cijfer dan 1 wordt aangehouden. Vervolgens
wordt per wens de score vermenigvuldigd met de waardefactor van de wens. De
optelling van de aldus verkregen uitkomsten levert het eindtotaal van de
offerte van de accountant.
Fase 5.2. Beoordeling presentatie.
De accountants die aan de
eisen voldoen, worden uitgenodigd een presentatie te verzorgen; de planning
hiervoor is de 3e week van februari 2005. De presentatie vindt
plaats zonder aanwezigheid van de andere accountants. Het resultaat van de
presentatie wordt mee beoordeeld en meegeteld.
Fase 6. Verificatiefase.
Op grond van alle beschikbare informatie komt
het inkoopteam tot een totaal oordeel en een voorlopige winnaar. In principe is
dit de accountant die voldoet aan alle eisen èn het hoogste eindtotaal in
punten heeft behaald. Deze accountant wordt uitgenodigd voor een
verificatievergadering. Het inkoopteam stelt vast welke documenten en/of nadere
informatie de accountant bij deze vergadering moet overleggen. Tevens wordt
vastgesteld welke aspecten nog opheldering behoeven. Verklaringen die bij de
verificatievergadering worden overgelegd, mogen niet ouder zijn dan 3
maanden.
Blijkt tijdens de verificatiefase dat:
§
in
de offerte onjuiste informatie is verstrekt;
§
op
een ander punt onoverkomelijke bezwaren bestaan;
§
geen
definitieve overeenstemming kan worden bereikt over het te sluiten contract;
dan kan de betreffende accountant alsnog afvallen. In een dergelijk
geval wordt de eerstvolgende hoogst geëindigde accountant uitgenodigd voor de
verificatiefase.
Fase 7. Afronding oordeel.
Nadat de verificatiefase is doorlopen, komt het inkoopteam met haar
eindoordeel. Het inkoopteam legt dit eindoordeel voor aan de
aanbestedingscommissie, die vervolgens de bestuurlijke besluitvormingsprocedure
in gang zet.
4.3 Gunning
Nadat het bestuurlijke besluitvormingsproces
is doorlopen, worden alle accountants schriftelijk op de hoogte gebracht van al
dan niet gunning. Tevens wordt gemeld dat er in eerste instantie sprake is van
voorgenomen gunning. De voorgenomen gunning wordt na een redelijke termijn,
tenminste 2 weken, omgezet in een definitieve gunning. Gunning heeft pas
plaatsgevonden na ondertekening van het contract.
Zolang er niet op alle punten volledige
overeenstemming is bereikt en er nog geen schriftelijke en door beide partijen
ondertekend contract tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige
gebondenheid van opdrachtgever. In dat geval is er ook geen enkele verplichting
tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook.
De aanbestedingscommissie is door de
gemeenteraad gemandateerd om de accountants-selectie uit te voeren en het door
de burgemeester te ondertekenen contract met de gemeentelijke accountant voor
te bereiden. De gemeenteraad bekrachtigt dit door middel van het formele
benoemingsbesluit van de accountant. In het verlengde van de
aanbestedings-procedure stelt de raad de afzonderlijk uitgewerkte
controleopdracht 2005 vast. Dit wordt in principe een jaarlijks te herhalen procedure.
Naam
accountant:
Adres:
Plaats:
|
nr |
eisen |
verplichte bijlage nummering |
akkoord ? bevestigen met ‘ja’ [3] |
|
s-1
|
Het accountantskantoor
(kortweg: de accountant) verklaart, niet in staat van faillissement, vereffening
surséance van betaling, akkoord of liquidatie of in een andere soortgelijke
toestand ingevolge een gelijkwaardige procedure van de nationale wettelijke
regeling, als bedoeld in artikel 29, onder a van de Richtlijn, te verkeren. Indien daarom wordt
verzocht, wordt bij de verificatievergadering het bewijs overgelegd |
|
|
|
s-2
|
De accountant verklaart dat ten aanzien van zijn kantoor geen
faillissement is aangevraagd, noch een procedure van vereffening of surséance
van betaling of akkoord dan wel andere soortgelijke procedure die in de
nationale wettelijke regeling is voorzien, als bedoeld in artikel 29, onder b
van de Richtlijn, aanhangig is gemaakt. Indien daarom wordt
verzocht, wordt bij de verificatievergadering het bewijs overgelegd |
|
|
|
s-3
|
De accountant verklaart, niet bij een gerechtelijk vonnis dat
kracht van gewijsde heeft, te zijn veroordeeld voor een delict dat de
beroepsmoraliteit van hem in het gedrang brengt (artikel 29, onder c van de
Richtlijn). |
|
|
|
s-4
|
De accountant verklaart, niet in de uitoefening van zijn beroep
een ernstige fout te hebben begaan, welke kan worden vastgesteld op elke
grond die de aanbestedende diensten
aannemelijk kunnen maken (artikel 29, onder d van de Richtlijn). |
|
|
|
s-5
|
De accountant verklaart dat hij voldoet en gedurende de looptijd
van het contract zal blijven voldoen aan zijn verplichtingen ten aanzien van
de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van
het land van opdrachtgever dan wel van het land waar de accountant is
gevestigd (artikel 29, onder e van de Richtlijn). Indien daarom wordt
verzocht, wordt bij de verificatievergadering het bewijs overgelegd. |
|
|
|
s-6
|
De accountant verklaart dat hij voldoet en gedurende de looptijd
van het contract zal blijven voldoen aan zijn verplichtingen ten aanzien van
de betaling van belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het
land van opdrachtgever dan wel van het land waar accountant is gevestigd
(artikel 29, onder f van de Richtlijn). Indien daarom wordt
verzocht, wordt bij de verificatievergadering het bewijs overgelegd. |
|
|
|
s-7
|
De accountant heeft een recent, doch niet ouder dan drie maanden,
bewijs van inschrijving in het nationale beroeps- of handelsregister, of een
afschrift daarvan, bijgevoegd (artikel 30 van de Richtlijn). |
Bewijs bijvoegen als
bijlage 1. |
|
|
s-8
|
De accountant heeft geen bezwaar tegen een eventueel uit te
voeren antecedentenonderzoek naar de betrouwbaarheid van zijn bedrijf. |
|
|
|
s-9
|
De accountant heeft een beschrijving van de kernactiviteiten van
het bedrijf bijgevoegd. |
Beschrijving bijvoegen
als bijlage 2. |
|
|
s-10
|
De
accountant heeft een volledige opgave van de
juridische bindingen (met percentage van het belang) en
samenwerkingsverbanden met andere ondernemingen (w.o. evt. dochter- en
moederonderneming) en de aard hiervan bijgevoegd. Als deze vraag niet op
het bedrijf van de accountant van toepassing is, is
het toegestaan deze vraag beantwoorden met ‘n.v.t.’. |
Indien van toepassing
opgave bijvoegen als bijlage 3. |
|
|
s-11
|
Indien de accountant een dochter- of werkmaatschappij is, kan hij een
verklaring van de holding of moedermaatschappij overleggen, waarin deze zich
volledig verantwoordelijk stelt voor de uitvoering van de diensten en de
financiële draagkracht van de dochter- of werkmaatschappij. Indien daarom wordt
verzocht, wordt bij de verificatievergadering de verklaring overgelegd. Als deze vraag niet op
het bedrijf van de accountant van toepassing is, is
het toegestaan deze vraag beantwoorden met ‘n.v.t.’. |
|
|
|
s-12
|
De accountant heeft een,
indien van toepassing door een accountant goedgekeurde, balans en
resultaatrekening over de jaren 2001, 2002 en 2003 bijgevoegd (artikel 31,
lid 1b van de Richtlijn) (alleen een kopie bijvoegen van de gevraagde
stukken, niet het volledige jaarverslag bijvoegen. Indien gewenst kan dit
nader door opdrachtgever worden opgevraagd). |
Stukken bijvoegen als
bijlage 4. |
|
|
s-13
|
De verhouding tussen de
totale jaaromzet van de accountant en de
jaaromzet bij opdrachtgever op basis van lopende contracten en deze
aanbesteding is minder dan 15%. De accountant heeft
op annex G de omzet over de laatste drie boekjaren en de jaaromzet bij
opdrachtgever over het eerste contractjaar (e.e.a. gebaseerd op informatie
uit hoofdstuk 2 en de reeds bij de accountant lopende
contracten van opdrachtgever, ingevuld) (artikel 31, lid 1c van de
Richtlijn). |
Informatie op annex G
bijvoegen als bijlage 5. |
|
|
s-14
|
De financiële situatie van
de accountant is van zodanige aard dat
verwacht kan worden dat hij de gehele opdracht tot een goed eind kan brengen. |
|
|
|
s-15
|
De accountant heeft en houdt gedurende de looptijd van het
contract al die verzekeringen aan die op afdoende wijze wettelijke, beroeps-
en/of productaansprakelijkheid afdekken. De verzekeringen hebben een adequate
dekking per gebeurtenis. Indien daarom wordt
verzocht, wordt bij de verificatievergadering de polis(sen) en betaalbewijzen
overgelegd. |
|
|
|
s-16
|
De accountant heeft aantoonbaar ruime ervaring (in tijd en
werkzaamheden) met soortgelijke opdrachten als beschreven in hoofdstuk 2 van
het aanbestedingsdocument en de daarbij behorende overige dienstverlening. |
Omschrijving bijvoegen
als bijlage 6. |
|
|
s-17
|
De accountant heeft ter beoordeling van de ervaring van de
accountant met soortgelijke opdrachten een opgave van maximaal 4 tevreden referenties, over de laatste 3 jaar op
bijlage bijgevoegd (artikel 32, lid 2b van de Richtlijn) met vermelding van:
Let wel: indien deze
informatie niet volledig ter beschikking wordt gesteld, worden voor dit
onderdeel geen punten toegekend. |
Referenties ingevuld op
annex H bijvoegen als bijlage 7. |
|
|
s-18
|
De accountant heeft een beschrijving en organogram van de
structuur van de onderneming, waarin opgenomen het aantal werknemers,
bijgevoegd. |
Beschrijving en
organogram bijvoegen als bijlage 8. |
|
|
s-19
|
De accountant beschikt over een zodanig personeelsbestand dat de
dienstverlening zoals gevraagd in dit aanbestedingsdocument in relatie tot de
overige werkzaamheden van de accountant op
goede, efficiënte wijze kan worden uitgevoerd. Beschrijving van het
personeelsbestand, het personeelsverloop en het ziekteverzuim[4]
over de laatste 3 jaar is als bijlage bijgevoegd |
Beschrijving bijvoegen
als bijlage 9. |
|
|
s-20
|
Ter bestendiging van de continuïteit en beperking van vermijdbare overlast voor personeel van de opdrachtgever zal de accountant zoveel mogelijk trachten dezelfde personen in te zetten. |
|
|
|
s-21
|
Bij iedere vervanging van personeelsleden zal (zonder dat dit tot extra kosten voor de opdrachtgever leidt) vervangend personeel ter beschikking worden gesteld, dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van tenminste gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezet personeel. Vervanging door personeel, dat aan mindere kwalificaties voldoet kan slechts bij uitzondering (en dan tegen een lagere tariefsstelling) plaatsvinden na instemming van de opdrachtgever. |
|
|
|
s-22
|
Het kennis- en
opleidingsniveau van de medewerkers en contactpersonen van de accountant is van zodanig niveau dat deze opdrachtgever zo
adequaat mogelijk kunnen bedienen. Een beschrijving van het kennis en
opleidingsniveau, inclusief relevante werkervaring naar functie van de
medewerkers en contactpersonen die daadwerkelijk voor de uitvoering van de
opdracht worden ingezet, is bijgevoegd als bijlage. |
Beschrijving bijvoegen als bijlage 10. |
|
|
s-23
|
De accountant beschikt over de juiste (technische) faciliteiten,
geautomatiseerde controleprogramma’s etc. om de uitvoering van de opdracht
efficiënt te kunnen volbrengen. |
|
|
|
s-24
|
De accountant beschikt over een kwaliteitsborgingsysteem waardoor
de kwaliteit van de dienstverlening gedurende de voorbereidings-, leverings-
en nazorgfase zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. |
Beschrijving en evt
kopie van certificaat bijvoegen als bijlage 11. |
|
|
s-25
|
De accountant gaat vertrouwelijk om met alle informatie die zij
op de een of andere wijze in het kader van deze aanbesteding, dan wel
afgesloten contract verkrijgt en stelt zonder toestemming van opdrachtgever
geen informatie aan derden beschikbaar. |
|
|
|
s-26
|
Alle gegevens van
opdrachtgever die de accountant in het kader
van deze aanbesteding ter beschikking worden gesteld worden alleen gebruikt
voor deze aanbesteding en niet voor mailing etc. |
|
|
|
s-27
|
De accountant heeft zich in het kader van deze aanbesteding niet
schuldig gemaakt aan vooroverleg met concurrenten waarbij prijzen en wijze
van offreren worden afgestemd. |
|
|
|
s-28
|
Alle door de accountant in het kader van deze aanbesteding overgelegde
gegevens en gedane verklaringen zijn door hem naar waarheid ingevuld en
kunnen te allen tijde gestand worden gedaan. Opdrachtgever behoudt zich het
recht op schadevergoeding voor in het geval van onjuiste en/of onvolledige
informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door de accountant is
aangeboden. |
|
|
Ondergetekende
verklaart dat, bovenstaande antwoorden naar waarheid zijn ingevuld, gestand
kunnen worden gedaan en bij gunning gestand worden gedaan.
Naam
ondergetekende: Datum:
Handtekening:
Naam accountant:
Adres:
Plaats:
|
nr |
eisen |
verplichte bijlage nummering |
akkoord ? bevestigen met ‘ja’ [5] |
|
o-e-1 |
De offerte is ingericht
volgens de in hoofdstuk 3 opgenomen instructie. |
|
|
|
o-e-2 |
Aan de offerte zijn voor
opdrachtgever geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen
leiden tot het sluiten van een contract. In de precontractuele fase draagt de
accountant zijn eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt
en een schriftelijk, door beide partijen ondertekend contract tot stand is
gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van opdrachtgever. In dat
geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of
kosten dan ook. |
|
|
|
o-e-3 |
De offerte heeft een
gestanddoeningstermijn van minimaal 120 kalender-dagen.
Tijdens deze periode heeft de offerte het karakter van een onherroepelijk
aanbod. |
|
|
|
o-e-4 |
De offerte en overige
correspondentie en contacten zijn gesteld c.q. vinden plaats in de
Nederlandse taal. |
|
|
|
o-e-5 |
De
offerte bevat de na(a)m(en) en functie(s) van degene(n) die de accountant bij
het beoogde contract rechtsgeldig zal/zullen vertegenwoordigen. |
Gegevens bijvoegen als
bijlage 12. |
|
|
o-e-6 |
De offerte is voorzien van
naam, telefoonnummer en e-mailadres van een contactpersoon, die op verzoek
van opdrachtgever toelichting kan geven op de offerte. |
Gegevens bijvoegen als
bijlage 13. |
|
|
o-e-7 |
De offerte is duidelijk en
zonder voorbehoud opgesteld. |
|
|
|
o-e-8 |
De offerte is ondertekend
door degene(n) die het accountantskantoor rechtsgeldig
kan en mag vertegenwoordigen. |
|
|
|
o-e-9 |
Het inzenden van de offerte
houdt in dat wordt ingestemd met de aanbestedingsprocedure zoals omschreven
in dit document. |
|
|
Ondergetekende verklaart dat, bovenstaande
antwoorden naar waarheid zijn ingevuld, gestand kunnen worden gedaan en bij
gunning gestand worden gedaan.
Naam ondergetekende: Datum:
Handtekening:
Naam accountant:
Adres:
Plaats:
|
nr |
Eisen |
verplichte bijlage nummering |
akkoord ? bevestigen met ‘ja’ [6] |
|
|
Algemeen |
|
|
|
m-e-1 |
De accountant is bereid en
in staat de dienstverlening als genoemd in dit aanbestedingsdocument ten
behoeve van opdrachtgever te verzorgen. |
|
|
|
m-e-1 |
De accountant voert de
diensten als genoemd in hoofdstuk 2 uit binnen de daartoe gestelde termijnen. |
|
|
|
m-e-2 |
De accountant garandeert
dat de door hem te leveren diensten gedurende de looptijd van het contract
van onveranderde, goede kwaliteit zijn en blijven en dat diensten in alle
opzichten voldoen aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid,
doelmatigheid, geschiktheid, normen, specificaties, overheidsvoorschriften. |
|
|
|
m-e-3 |
De accountant is bereid bij
de uitvoering van dienstverlening, indien nodig en gewenst, samen te werken
met derden. |
|
|
|
m-e-4 |
De accountant accepteert in
principe alleen aanvragen van dienstverlening, welke vallen binnen de
parameters van deze aanbesteding, en die worden geplaatst door de
opdrachtgever aangewezen functionarissen op de tussen partijen overeengekomen
wijze. |
|
|
|
m-e-5
|
Indien de accountant
niet, of niet binnen de overeengekomen tijdsduur de afspraken met
betrekking tot de dienstverlening nakomt, is opdrachtgever gemachtigd en
gerechtigd: ·
van de accountant te
eisen dat deze voor eigen kosten onmiddellijk corrigerende actie onderneemt,
waarbij spoeddienstverlening is inbegrepen; ·
gemaakte extra kosten
voor noodzakelijke verwerving van de dienstverlening elders in rekening te
brengen. |
|
|
|
m-e-6 |
De accountant is bereid en
in staat een presentatie door (het management van) het beoogde controleteam
te laten verzorgen. Een nader uitgewerkte vraagstelling voor de presentatie
wordt door opdrachtgever van te voren aan de betreffende accountants toegezonden.
|
|
|
|
m-e-7 |
De wijze van verslaglegging wordt geregeld in het jaarlijkse controleprotocol en vervolgens tussen partijen besproken. |
|
|
|
m-e-8 |
De accountant heeft een bijlage bijgevoegd waarop hij heeft aangegeven welke categorie medewerkers en hoeveel van elke categorie deelnemen aan het team dat hij inzet bij de dienstverlening ten behoeve van: · de algemeen certificerende functie; · het verstrekken van deelverklaringen; · de natuurlijke adviesfunctie voor het GMT en college van B&W · de bestuurlijke ondersteuning van de gemeenteraad. |
Informatie bijvoegen als
bijlage 14. |
|
|
|
De
algemeen certificerende functie |
|
|
|
m-e-9
|
Het accountantsrapport over
de conceptjaarrekening is uiterlijk binnen 2 weken na het vaststellen van de
jaarrekening door het College van B&W, gereed. |
|
|
|
m-e-10
|
Het accountantsverslag en
de accountantsverklaring bij de jaarrekening worden uitgebracht aan de
gemeenteraad. |
|
|
|
m-e-11
|
Het accountantsverslag
bevat in ieder geval de navolgende elementen: ·
de rapportering over
de geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening; ·
opvattingen over de
kwaliteit van de Administratieve Organisatie en de daarin opgenomen
maatregelen van interne controle c.q. het samenvattend geheel van alle
beheersmaatregelen; ·
de kwaliteit van de
informatiecyclus ·
de bevindingen omtrent
de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansposten. |
|
|
|
m-e-12
|
De accountant brengt een
tussentijdse managementletter bestemd voor het GMT en het college van B&W
uit, waarin de nadruk ligt op: ·
het functioneren van
de administratieve organisatie; ·
de interne controle; ·
de geautomatiseerde
gegevensverwerking; ·
het financieel beheer;
tevens wordt zo nodig
aandacht besteed aan bedrijfseconomische- en exploitatierisico's. |
|
|
|
m-e-13
|
In de managementletter
worden tevens geconstateerde kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van
bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om
bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine)
onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in
onderling overleg met het management van opdrachtgever kunnen worden
opgelost. |
|
|
|
m-e-14
|
De managementletter geeft de te realiseren
verbeterpunten aan voordat wordt overgegaan tot het opstellen van de
jaarrekening. Deze verbeterpunten betreffen zowel gemeentebrede
verbeterpunten als verbeterpunten per organisatieonderdeel. |
|
|
|
m-e-15
|
De jaarlijkse
managementletter wordt voor 1 november van elk jaar uitgebracht. |
|
|
|
m-e-16 |
De managementletter heeft betrekking op de
bedrijfsvoering en is als zodanig bestemd voor het college van B&W en
voor het GMT. De hoofdlijnen van de managementletter worden ter kennisneming
aan de gemeenteraad gezonden |
|
|
|
|
Het
verstrekken van deelverklaringen |
|
|
|
m-e-17 |
Tot de controleopdracht
behoort tevens het verstrekken van accountantsverklaringen aan de
rijksoverheid en andere instanties bij desbetreffende declaraties,
jaaropgaven en andere verantwoordingen.
(Informatieset: overzicht deelverklaringen). |
|
|
|
|
De
natuurlijke adviesfunctie voor GMT en college van B&W |
|
|
|
m-e-18 |
De accountant heeft een
visie op de vertaling van de rechtmatigheidcontrole naar vereisten te stellen
aan het rechtmatigheidbeheer. De visie bevat in ieder geval een tijdschema,
een duidelijke indeling in fasen en herkenbare meetpunten omtrent de
voortgang van het rechtmatigheidbeheer. |
Visie bijvoegen als
bijlage 15. |
|
|
m-e-19 |
De accountant geeft aan
welke eisen hij stelt aan het rechtmatigheidbeheer en welke resultaat en/of
tussenresultaten worden verwacht van de organisatie om een ordentelijk
rechtmatigheidbeheer gefaseerd op te zetten. |
Eisen bijvoegen als
bijlage 16. |
|
|
|
De
bestuurlijke ondersteuning van de gemeenteraad |
|
|
|
m-e-20 |
De accountant heeft een
visie op de toepassing van de rechtmatigheidcontrole. |
Visie bijvoegen als
bijlage 17. |
|
|
m-e-21 |
Ten minste eenmaal per jaar
vindt over de bedrijfsvoering een afstemmings-overleg plaats tussen de
accountant en (een vertegenwoordiging uit) de gemeenteraad. Basis voor dit
overleg zijn de verbeterpunten en bestuurlijke aandachtspunten van de (aan GMT en college van B&W
uitgebrachte) integrale managementletter. |
|
|
Ondergetekende verklaart dat, bovenstaande
antwoorden naar waarheid zijn ingevuld, gestand kunnen worden gedaan en bij
gunning gestand worden gedaan.
Naam ondergetekende: Datum:
Handtekening:
Naam accountant:
Adres:
Plaats:
|
nr |
eisen |
verplichte bijlage nummering |
akkoord ? bevestigen met ‘ja’ [7] |
|
c-e-1 |
De offerte is een
“best-bid”, dat wil zeggen een eerste en enige aanbieding; er wordt niet
nader onderhandeld over de offerte. |
|
|
|
c-e-2 |
De accountant is bereid een
mantelcontract af te sluiten met een looptijd van 4 jaar. |
|
|
|
c-e-3 |
Na afloop van het contract
als genoemd in c-e-2 bestaat een optie tot verlenging van het contract voor
een periode van maximaal 1 jaar onder dezelfde voorwaarden en condities. De
accountant heeft op een bijlage aangegeven of hij hiermee kan instemmen. |
Reactie bijvoegen als
bijlage 18. |
|
|
c-e-4 |
De accountant gaat akkoord
met een evaluatie na de eerste tweejaar van dienstverlening |
|
|
|
c-e-5 |
De offerte is gebaseerd op
de verwachte afname van opdrachtgever, genoemde verwachting is geen
afnamegarantie. |
|
|
|
c-e-6 |
Alle aangeboden prijzen,
tarieven en kosten zijn vermeld in Euro’s en zoveel mogelijk gespecificeerd. |
|
|
|
c-e-7 |
De accountant hanteert geen
drempelbedragen of toeslagen voor minimale orderwaarde, etc. |
|
|
|
c-e-8 |
De accountant geeft op
annex I de totaalprijs (jaarprijs 2005) af voor alle werkzaamheden. Binnen
deze totaalprijs wordt onderscheid gemaakt naar de algemeen certificerende
functie, de natuurlijke adviesfunctie, de bestuurlijke advisering, en het
verstrekken van het totale pakket aan deelverklaringen. Verder worden de uurprijzen per categorie
medewerker gevraagd. |
Prijzen ingevuld op
annex I bijvoegen als bijlage 19. |
|
|
c-e-9 |
Alle prijzen en tarieven binnen zijn
exclusief BTW, doch inclusief alle mogelijke andere kosten (zoals reiskosten,
bureaukosten etc.). |
|
|
|
c-e-10 |
Bij aanvullende opdrachten
gelden de uurtarieven als ingevuld op annex I. |
|
|
|
c-e-11 |
Voorafgaande aan de
uitvoering van een aanvullende opdracht brengt de accountant een offerte uit
op basis van de uurtarieven als genoemd in annex I, waarin verder het
aantal uren, de in te zetten categorie en aantal medewerkers alsmede een
omschrijving van de werkzaamheden worden gegeven. |
|
|
|
c-e-12 |
De accountant heeft op een bijlage zijn visie bijgevoegd
over hoe bij een verdere verbetering van de interne beheersing de
accountantskosten stapsgewijs kunnen worden verlaagd. |
Visie bijvoegen als
bijlage 20. |
|
|
c-e-13 |
De voor opdrachtgever
geldende prijzen kunnen met ingang van 1 juli 2007 maximaal éénmaal
per jaar trendmatig worden gewijzigd volgens de CBS index CAO lonen. |
|
|
|
c-e-14 |
De accountant factureert
achteraf per maand. |
|
|
|
c-e-15 |
De accountant factureert
naar één factuuradres: gemeente Delft, t.a.v. vakteam Strategie&Control, Postbus 78, 2600 ME Delft. |
|
|
|
c-e-16 |
De
accountant vermeldt op de factuur minimaal: ·
een door opdrachtgever
aan te geven projectnummer en projectomschrijving; ·
de daadwerkelijk
geleverde aantallen en soorten diensten; ·
afzonderlijke
bedragen, alsmede het totaalbedrag; ·
de datum van
dienstverlening; ·
het BTW bedrag; ·
BTW-nummer; ·
KvK-nummer (indien van
toepassing) ·
Bankrekeningnummer. |
|
|
|
c-e-17 |
De accountant gaat akkoord
met een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van een geldige/juiste
factuur die voldoet aan c-e-176. |
|
|
|
c-e-18 |
De accountant bespreekt in
het eerste jaar per kwartaal met vakteam S&C de gang van zaken met
betrekking tot het contract. Daarnaast vindt jaarlijks een evaluatiegesprek over de dienstverlening met de gemeenteraad
plaats. De gemeenteraad neemt daartoe het initiatief. |
|
|
Ondergetekende
verklaart dat, bovenstaande antwoorden naar waarheid zijn ingevuld, gestand
kunnen worden gedaan en bij gunning gestand worden gedaan.
Naam
ondergetekende: Datum:
Handtekening:
Naam accountant:
Adres:
Plaats:
|
nr |
eisen |
verplichte bijlage nummering |
akkoord ? bevestigen met ‘ja’ [8] |
|
j-e-1 |
Opdrachtgever geeft er veruit de voorkeur aan dat de Inkoopvoorwaarden Gemeente Delft 1 (annex K) uitsluitend op de opdracht van toepassing zijn en dat de voorwaarden van de accountant worden uitgesloten. De accountant heeft op bijlage aangegeven of hij hiermee kan instemmen. Alleen bij zwaarwegende redenen zal opdrachtgever van dit standpunt afwijken. |
Antwoord bijvoegen als
bijlage 21. |
|
|
j-e-2 |
Opdrachtgever geeft er de
voorkeur aan dat het aanbestedingsdocument, de ingevulde annexen A t/m E, de
aangeleverde bijlagen, de vragen en antwoorden uit de informatiefase en het
verslag van de verificatievergadering, tezamen met een door beide partijen getekend
oplegvel, het contract vormen. De accountant heeft op een bijlage aangegeven
of hij hiermee akkoord gaat. |
Antwoord bijvoegen als
bijlage 22. |
|
Ondergetekende verklaart dat, bovenstaande
antwoorden naar waarheid zijn ingevuld, gestand kunnen worden gedaan en bij
gunning gestand worden gedaan.
Naam ondergetekende: Datum:
Handtekening:
De
accountant heeft de informatie voor de beoordeling van deze wensen reeds
bijgevoegd in de vorm van bijlagen.
|
Nr |
wensen |
eis |
bijgevoegde bijlage |
waarde-factor |
|
w-1 |
De kernactiviteiten van de accountant sluiten zoveel mogelijk aan bij de opdracht van opdrachtgever. |
s-9 |
2 |
Midden |
|
w-2 |
De ervaring van de
accountant met opdrachten conform het gestelde in deze aanbesteding is zo
ruim mogelijk. |
s-16 |
6 |
Hoog |
|
w-3 |
De informatie welke wordt
verstrekt door de door de accountant opgegeven referenties is zo goed
mogelijk. |
s-17 |
7 |
Midden |
|
w-4 |
Het personeelsbestand, het
personeelsverloop en het (ziekte)verzuim zijn zo gunstig mogelijk. |
s-19 |
9 |
Midden |
|
w-5 |
Het kennis- en
opleidingsniveau is zo goed mogelijk. |
s-21 |
10 |
Hoog |
|
w-6 |
De maatregelen ter
waarborging van de kwaliteit als beschreven in het kwaliteitsborgingsysteem
zijn zo goed mogelijk. |
s-23 |
11 |
Hoog |
|
w-7 |
De accountant beschikt over
een gecertificeerd kwaliteitssysteem. |
s-23 |
11 |
Laag |
|
w-8 |
De offerte voldoet zo goed
mogelijk aan de spelregels als verwoord in hoofdstuk 3 van dit
aanbestedingsdocument |
o-e-1 |
|
Hoog |
|
w-9 |
Het/De in te zetten team(s)
zijn zo goed mogelijk samengesteld. |
m-e-8 |
14 |
Hoog |
|
w-10
|
De visie op de vertaling
van de rechtmatigheidcontrole naar de vereisten te stellen aan het
rechtmatigheidbeheer is zo goed mogelijk. (T.b.v. college/GMT) |
m-e-18 |
15 |
Hoog |
|
w-11
|
De eisen aan het
rechtmatigheidbeheer zijn zo goed mogelijk te vertalen naar de organisatie
van opdrachtgever. (T.b.v. de gemeenteraad.) |
m-e-19 |
16 |
Hoog |
|
w-12
|
De visie op de toepassing
van de rechtmatigheidcontrole is zo goed mogelijk. |
m-e-20 |
17 |
Hoog |
|
w-13
|
De accountant stemt in met
de optie van 1 jaar verlenging |
c-e-3 |
19 |
Laag |
|
w-14
|
De totaalprijs voor de
algemeen certificerende functie is zo laag mogelijk. |
c-e-8 |
19 |
Midden |
|
w-15
|
De totaalprijs voor de
adviesfunctie GMT en B&W is zo laag mogelijk. |
c-e-8 |
19 |
Midden |
|
w-16
|
De totaalprijs voor de
ondersteuning gemeenteraad is zo laag mogelijk. |
c-e-8 |
19 |
Midden |
|
w-17
|
De totaalprijs voor de
deelverklaringen is zo laag mogelijk. |
c-e-8 |
19 |
Midden |
|
w-18
|
De totaalprijs voor de vier
deelfuncties gezamenlijk is zo laag mogelijk. |
c-e-8 |
19 |
Hoog |
|
w-19
|
De uurtarieven voor alle
categorieën medewerkers zijn zo laag mogelijk. |
c-e-8 |
19 |
Hoog |
|
w-20
|
De visie op stapsgewijze
verlaging van de accountantskosten is zo goed mogelijk. |
c-e-12 |
20 |
Midden |
|
w-21
|
De accountant gaat akkoord
met de Inkoopvoorwaarden gemeente Delft 1. |
j-e-1 |
21 |
Hoog |
|
w-22
|
De accountant stemt in met
de wijze waarop opdrachtgever het contract wil vormgeven. |
j-e-2 |
22 |
Midden |
Naam accountant:
Adres:
Plaats:
Overzicht omzetgegevens
|
Jaar |
Totale omzet van het bedrijf dat de opdracht gaat uitvoeren |
Omzet in het
segment van de aanbesteding |
|
2001 |
€ |
€ |
|
2002 |
€ |
€ |
|
2003 |
€ |
€ |
|
Jaar |
Totale jaaromzet bij opdrachtgever[9]
|
|
|
€ |
|
|
|
|
|
|
Ondergetekende verklaart dat, bovenstaande
antwoorden naar waarheid zijn ingevuld.
Naam ondergetekende: Datum:
Handtekening:
Naam accountant:
Adres:
Plaats:
Per referentie dient u 1 formulier in te vullen
|
Referentie |
Antwoord |
|
|
|
Naam
organisatie |
|
||
|
Adres |
|
||
|
Vestigingsplaats |
|
||
|
Contactpersoon |
|
||
|
telefoonnummer |
|
||
|
soort
opdracht |
|
||
|
datum
aanvang |
|
||
|
hoogte
omzet |
|
||
Ondergetekende verklaart dat, bovenstaande gegevens
naar waarheid zijn ingevuld.
Naam ondergetekende: Datum:
Handtekening:
Naam accountant:
Adres:
Plaats:
|
Soorten werkzaamheden |
Aantal uren |
Totaal |
|
Algemeen
certificerende functie |
|
|
|
Adviesfunctie GMT en
B&W |
|
|
|
Ondersteuning gemeenteraad |
|
|
|
Deelverklaringen |
|
|
|
Totaal |
|
|
|
Categorie medewerker |
Prijs per uur |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ondergetekende verklaart dat, bovenstaande
antwoorden naar waarheid zijn ingevuld, gestand kunnen worden gedaan en bij
gunning gestand worden gedaan. Naam bedrijf:
Plaats: Naam ondergetekende: Datum: Handtekening: |
Artikel 1-begrippen-
In deze inkoopvoorwaarden
worden de hierna gebruikte begrippen met een beginhoofdletter als volgt gedefinieerd:
Gemeente: de opdrachtgever, het
orgaan van de gemeente Delft welke opdracht verstrekt en gebruiker is van de
IKVGD1;
Wederpartij: de opdrachtnemer, de
wederpartij van Gemeente;
Overeenkomst: de schriftelijk vastgelegde
afspraken (in overeenkomst of d.m.v. order of opdracht) tussen Gemeente en
Wederpartij betreffende de Levering Zaken en/of Prestaties;
IKVGD1: onderhavige algemene
inkoopvoorwaarden van de gemeente Delft;
Levering: het één of meer
Zaken en/of Prestaties in bezit stellen van, respectievelijk in de macht
brengen van Gemeente, alsmede de eventuele installatie, montage, implementatie
etc. daarvan;
Zaken: roerende, stoffelijke
voorwerpen;
Prestaties: uitvoeren van opdrachten en
werkzaamheden, reparaties, dienstverlening, aanneming van werk, het verrichten
van enkele diensten, hoe dan ook genaamd, in het kader van de Overeenkomst.
Artikel 2 -toepasselijkheid-
1.
De
IKVGD1 zijn van volledige toepassing op en vormen een onverbrekelijk geheel met
alle aanvragen, aanbiedingen van Wederpartij, alle opdrachten en orders en
daarmee verband houdende Overeenkomsten van Gemeente met betrekking tot de
Levering van Zaken en/of Prestaties, inclusief de vervolgopdrachten, tenzij
schriftelijk is overeengekomen van de IKVGD1 af te wijken.
2.
Op
de Overeenkomst, waarvan de IKVGD1 deel uitmaken is uitsluitend het Nederlands
recht van toepassing. Buitenlandse wetgeving en verdragen (zoals het Weens
koopverdrag) worden uitgesloten.
3.
De
wettelijke bepalingen zijn van toepassing, behalve voor zover de IKVGD1 daarvan
afwijken.
4.
Eventuele
algemene voorwaarden van Wederpartij worden uitdrukkelijk uitgesloten.
5.
In
geval van strijdigheid tussen hetgeen afzonderlijk tussen partijen schriftelijk
is overeengekomen en de IKVGD1 prevaleert hetgeen afzonderlijk is
overeengekomen.
Artikel 3 -geldigheid
aanbod en totstandkoming Overeenkomst-
1.
Een
aanbod van Wederpartij is onherroepelijk gedurende een termijn van 30 dagen
nadat het Gemeente heeft bereikt, tenzij de uitnodiging van Gemeente tot het
doen van het aanbod een afwijkende termijn inhoudt. Ingeval van een
inschrijving vangt de termijn aan op de dag waarop de inschrijving sluit.
2.
De
Overeenkomst komt tot stand doordat Gemeente een schriftelijk aanbod van Wederpartij
door middel van een schriftelijke order of opdracht aanvaardt en/of doordat
partijen de gemaakte afspraken in een schriftelijke, door partijen getekende,
overeenkomst vastleggen.
3.
In
het geval dat de order of de opdracht na afloop van de in lid 1 bedoelde
termijn wordt verzonden of wanneer de order of de opdracht op meer dan
ondergeschikte punten van het aanbod afwijkt, komt de Overeenkomst
overeenkomstig de order of opdracht tot stand, tenzij Wederpartij de order of
opdracht binnen 14 dagen na dagtekening schriftelijk verwerpt.
4.
Indien
Wederpartij geen aanbod of een mondeling aanbod heeft gedaan, komt de
Overeenkomst tot stand doordat Wederpartij een schriftelijke order of opdracht
van Gemeente binnen 14 dagen na dagtekening schriftelijk aanvaardt.
5.
Overeengekomen
specificaties en condities zijn voor Wederpartij bindend. Afwijkingen kunnen
slechts na goedkeuring door Gemeente plaatsvinden.
6.
Wijziging
van of aanvulling op de Overeenkomst kan alleen schriftelijk plaatsvinden en
geldt alleen indien zij, door de daartoe bevoegde personen is overeengekomen en
door beide partijen is ondertekend.
7.
De
kosten die voortvloeien uit het opstellen van en het uitbrengen van een op
verzoek van Gemeente uitgebracht aanbod of opgestelde offerte komen voor
rekening van Wederpartij.
Artikel 4 -wijziging
omvang en hoedanigheid-
1.
Gemeente
is te allen tijde bevoegd Wederpartij schriftelijk te verzoeken de omvang van
en/of de hoedanigheid van de te leveren Zaken en/of Prestaties te wijzigen.
2.
Indien
een wijziging naar het oordeel van Wederpartij gevolgen heeft voor de
overeengekomen vaste prijs en/of de termijn van Levering, is Wederpartij
verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven, Gemeente hierover zo
spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 8 werkdagen na kennisgeving van de
verlangde wijziging schriftelijk te informeren. Indien de gevolgen voor de
prijs en/of de levertijd, naar het oordeel van Gemeente, niet aanvaardbaar
zijn, is Gemeente gerechtigd het verzoek tot wijziging in te trekken.
3.
Wederpartij
is verplicht Gemeente te informeren indien de nog te leveren Zaken inmiddels in
een verbeterde/gewijzigde uitgave op de markt zijn of worden gebracht.
Wederpartij dient, wanneer Gemeente dit wenst, Gemeente de gelegenheid te
bieden alsnog voor deze verbeterde/gewijzigde uitgave te kiezen.
Artikel 5 -Levering-
1.
De
Levering vindt plaats op de overeengekomen plaats en op het overeengekomen
tijdstip.
2.
Indien
een termijn van Levering is overeengekomen, vangt deze aan op de datum waarop
de Overeenkomst is aangegaan.
3.
Wederpartij
dient dreigende overschrijdingen van de termijn van Levering onverwijld
schriftelijk te melden aan Gemeente. Dit laat onverlet de eventuele gevolgen
van deze overschrijding ingevolge de IKVGD1, de Overeenkomst of wettelijke
bepalingen.
4.
Indien
Wederpartij de Levering op enigerlei wijze vroeger wil doen plaatsvinden dan
het overeengekomen tijdstip, is daarvoor schriftelijke toestemming van Gemeente
vereist. Indien de Levering vroeger plaatsvindt blijven de oorspronkelijke
betalingsafspraken volledig in takt.
Artikel 6 -inspectie,
keuring, controle, test-
1.
Gemeente
heeft het recht toezending/overlegging te verzoeken van keuringsrapporten en/of
certificaten, zo die er zijn, van Zaken en/of Prestaties.
2.
Gemeente
heeft te allen tijde het recht de bestelde of geleverde Zaken en/of Prestaties
te (laten) keuren, inspecteren, controleren en/of te testen.
3.
De
kosten van de in lid 2 genoemde handelingen komen te allen tijde voor rekening
van Wederpartij in het geval de bestelde of geleverde Zaken en/of Prestaties
door Gemeente worden afgekeurd of niet voldoen aan de in de specificatie of
Overeenkomst omschreven eisen.
4.
Indien
als gevolg van de in lid 2 genoemde handelingen blijkt, dat de bestelde of
geleverde Zaken en/of Prestaties niet voldoen aan de in de specificatie of
Overeenkomst omschreven eisen, kan Gemeente naar haar keuze, onverminderd haar
overige rechten:
a. binnen een door Gemeente
te stellen termijn verbetering of herlevering verlangen door Wederpartij, zonder dat Wederpartij daartoe
enige aanspraak op vergoeding heeft; indien Wederpartij niet binnen een door
Gemeente te stellen termijn de afgekeurde,
geleverde
Zaken terughaalt, heeft Gemeente het recht de betreffende Zaken aan Wederpartij
voor diens rekening te retourneren, dan wel de Prestaties voor rekening van
Wederpartij ongedaan maken.
b. Overeenkomst geheel of
gedeeltelijk annuleren of ontbinden zonder nadere ingebrekestelling of
rechterlijke tussenkomst.
Artikel 7 -risico
en eigendomsoverdracht-
1.
Gemeente
verkrijgt het eigendom van de Zaken en/of Prestaties na Levering en
goedkeuring. Goedkeuring gebeurt schriftelijk. Goedkeuring heeft van rechtswege
plaatsgevonden indien Gemeente 14 dagen na levering niet schriftelijk heeft
goedgekeurd, tenzij de Zaken en/of Prestaties door Gemeente zijn afgekeurd of
een andere termijn is overeengekomen.
2.
Het
risico van de Zaken en/of Prestaties gaat over op Gemeente na Levering en
goedkeuring.
Artikel 8 -kwaliteit
en garantie-
1.
Wederpartij
garandeert:
a. dat de geleverde Zaken
en/of Prestaties beantwoorden aan de Overeenkomst. Deze beantwoorden niet aan
de Overeenkomst, indien zij niet de eigenschappen bezitten die Gemeente op
grond van de Overeenkomst mocht verwachten. De bewijslast ter zake rust op
Wederpartij;
b. dat de geleverde Zaken
en/of Prestaties geschikt zijn voor het doel waarvoor Gemeente deze verwerft;
c. op de hoogte te zijn van
de wensen van Gemeente ten aanzien van de Overeenkomst en dat zij in staat is
het gewenste te leveren;
d. dat de geleverde Zaken
en/of Prestaties (blijven) voldoen aan de daarvoor geldende dan wel
overeengekomen specificaties, dat zij met goed vakmanschap zijn vervaardigd of
verricht, dat zij van goede kwaliteit en vrij van constructie-, fabricage- en
materiaalfouten zijn en dat zij tenminste voldoen aan de gebruikelijke eisen
van deugdelijkheid, doelmatigheid en afwerking en tevens voldoen aan de in
Nederland geldende relevante regelgeving;
e. dat de geleverde Zaken
en/of Prestaties geheel compleet en voor gebruik gereed zijn;
f. dat onder meer alle
onderdelen, hulpmaterialen, hulpstukken, gereedschappen, reservedelen,
gebruiksaanwijzingen, instructieboeken en overige documentatie, welke nodig
zijn voor het realiseren van het door Gemeente (schriftelijk) aangegeven doel,
dan wel wettelijk zijn voorgeschreven, worden mee geleverd, ook indien zij niet
met name zijn genoemd;
g. dat haar medewerkers en de
door haar ingeschakelde derden voor de duur van de Overeenkomst voldoen en
blijven voldoen aan de algemene eisen van vakbekwaamheid en deskundigheid en
verder aan de overeengekomen kwalificaties ten aanzien van opleiding,
deskundigheid en ervaring.
h. ten aanzien van door haar
geleverde software dat deze geen virussen, logic bombs etc. bevatten en dat de
software volledig is afgestemd op de overgang naar het jaar 2000, alsmede
geschikt is voor het gebruik met meerdere valuta, in ieder geval de Nederlandse
gulden en de Euro.
i. dat zij, dan wel de door
haar ingeschakelde derden voor zover van toepassing, ten aanzien van de met de
Gemeente overeengekomen Prestaties over de vereiste vergunningen beschikt en
aan de wettelijke verplichtingen voldoet;
j. dat de door of namens haar
verrichte Prestaties met voortvarendheid, op vakbekwame wijze en volgens de
overeengekomen planning worden uitgevoerd, waarbij Wederpartij verantwoordelijk
is voor de voortgang.
2.
Wederpartij
verbindt zich alle gebreken, die zich aan de Levering voordoen na de aflevering
of voltooiing, gedurende minimaal 12 maanden dan wel gedurende een in de
Overeenkomst bepaalde garantieperiode vanaf de in gebruik stelling van het
object waaraan of waarvoor de Levering is verricht, voor haar rekening, binnen
de door Gemeente bij aanzegging gestelde redelijke termijn, weg te nemen door
herstel, vervanging, of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken een gevolg
zijn van normale slijtage of onoordeelkundig gebruik, e.e.a. zo nodig te
bepalen door een onpartijdige derde.
3.
Bij
gehele of gedeeltelijke vervanging van de geleverde Zaken en/of Prestaties,
begint voor het vervangen deel de in lid 2 vermelde garantieperiode opnieuw te
lopen.
4.
De
garantieperiode als genoemd in lid 2 wordt verlengd met het aantal dagen dat
het object, waaraan of waarvoor de Levering is verricht, geen gebruik kan
worden gemaakt wegens het wegnemen van gebreken in de geleverde Zaken en/of
Prestaties.
5.
Wederpartij
blijft te allen tijde aansprakelijk voor verborgen gebreken die eerst na de in
lid 2 genoemde garantieperiode blijken.
Artikel 9 -prijs-
1.
De
prijzen zijn, indien van toepassing, exclusief omzetbelasting en omvatten alle
kosten in verband met de nakoming van de verplichtingen van Wederpartij.
2.
De
prijzen zijn vast voor de duur van de Overeenkomst, tenzij de Overeenkomst de
omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze
waarop de aanpassing plaatsvindt.
3.
De prijs wordt berekend in de in Nederland gevoerde munteenheid.
Artikel 10 -facturering
en betaling-
1.
Facturen
dienen in tweevoud te worden gezonden aan het door Gemeente kenbaar gemaakte
factuuradres, ter attentie van orderreferenties onder vermelding van het
projectnummer en indien vermeld het opdrachtbonnummer.
2.
Betaling
van de factuur, indien van toepassing, inclusief omzetbelasting, door Gemeente
vindt plaats binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, onder voorbehoud van
goedkeuring van de geleverde Zaken en/of Prestaties door Gemeente.
3.
Gemeente is gerechtigd de betaling op te schorten indien zij een
tekortkoming in de geleverde Zaken en/of Prestaties constateert. Deze
opschorting duurt totdat de tekortkoming is opgeheven dan wel de Overeenkomst
is ontbonden.
4.
Gemeente heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen met
bedragen en/of boetes die Wederpartij is verschuldigd aan Gemeente.
5.
Indien is overeengekomen dat Gemeente een voorschot op de prijs betaalt
en Wederpartij niet op het overeengekomen tijdstip presteert, is Wederpartij de
wettelijke rente verschuldigd over het voorschot over de tijd dat de
tekortkoming voortduurt, ongeacht of de tekortkoming aan Wederpartij kan worden
toegerekend.
6.
Indien
de Overeenkomst op grond van het in artikel 20, lid 1 bepaalde is ontbonden,
betaalt Wederpartij de reeds aan hem
verrichte betalingen, vermeerderd met de wettelijke rente vanaf de dag van
betaling, terug. Indien de Overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden, bestaat de
terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden
gedeelte betrekking hebben.
7.
Betaling
door Gemeente houdt op geen enkele wijze afstand van recht in.
Artikel 11 -
toerekenbare tekortkoming (wanprestatie)-
1.
In
geval dat één der partijen een verplichting uit de Overeenkomst niet, niet
tijdig of niet deugdelijk nakomt, dan wel anderszins tekort schiet in de
nakoming van één of meer van haar verplichtingen, stelt de andere partij haar
deswege in gebreke, tenzij de nakoming van de betreffende verplichting reeds blijvend
onmogelijk is, of een uiterlijke termijn is afgesproken, in welk geval de
nalatige partij onmiddellijk in verzuim is.
2.
De
ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de nalatige partij een
redelijke termijn wordt gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze
termijn heeft het karakter van een fatale termijn.
3.
De
partij die toerekenbaar tekort komt in de nakoming van haar verplichtingen
tegenover de andere partij, is aansprakelijk voor vergoeding van de door de
andere partij geleden c.q. nog te lijden schade, zowel direct als indirect,
onverminderd diens overige rechten, waaronder begrepen het recht op ontbinding
van de Overeenkomst.
Artikel 12 -niet-toerekenbare
tekortkoming (overmacht)-
1.
Partijen
kunnen zich jegens elkaar alleen op niet-toerekenbare tekortkoming beroepen
indien de desbetreffende partij zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5
werkdagen na het intreden van de niet-toerekenbare tekortkoming, onder
overlegging van de nodige bewijsstukken, de andere partij schriftelijk van een
dergelijk beroep op niet-toerekenbare tekortkoming in kennis stelt.
2.
Onder
niet-toerekenbare tekortkoming in het kader van de IKVGD1 wordt in ieder geval
niet verstaan: gebrek aan personeel, staking van personeel, ziekte van
personeel, verlate aanlevering door een toeleverancier, ongeschiktheid van
Zaken en/of Prestaties, toerekenbare tekortkoming van door Wederpartij
ingeschakelde derden, liquiditeits- c.q solvabiliteitsproblemen aan de zijde
van Wederpartij.
3.
Indien
Wederpartij stelt dat er bij een of meer van haar tekortkomingen sprake is van
niet-toerekenbare tekortkoming van haar kant en Gemeente deze stelling
aanvaardt, heeft Gemeente niettemin het recht de Overeenkomst te ontbinden. In
dergelijke gevallen brengen partijen bij elkaar geen schade in rekening.
Artikel 13 -aansprakelijkheid-
1.
Wederpartij
is aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, inclusief
produktaansprakelijkheid en gevolgschade, die kan ontstaan in verband met de
uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst.
2.
Wederpartij
vrijwaart Gemeente tegen alle financiële gevolgen van aanspraken van derden in
enig verband staande met de uitvoering van verplichtingen die voortvloeien uit
de Overeenkomst.
3.
Wederpartij
is aansprakelijk voor vermissing van en schade aan installaties en eigendommen
van Gemeente en haar medewerkers, voor zover de vermissing of de schade het
gevolg is van nalatigheid en/of schuld van Wederpartij of personen waar
Wederpartij zich van bedient.
4.
Wederpartij
dient een verzekering af te sluiten ter afdekking van risico’s. Wederpartij
heeft de plicht Gemeente inzage te geven in daartoe strekkende polissen.
5.
Wederpartij
cedeert bij voorbaat aan Gemeente alle aanspraken ter zake van uitkeringen van
verzekeringspenningen op basis van de in lid 4 genoemde verzekeringen.
Artikel 14 -boete-
1.
Indien
Wederpartij niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats
de overeengekomen Zaken en/of Prestaties levert, is deze aan Gemeente zonder aanmaning
of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijke opeisbare boete
verschuldigd van 1% van de prijs van de betreffende Overeenkomst, vermeerderd
met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een
maximum van 30%. Indien de Levering blijvend onmogelijk is geworden is de boete
onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.
2.
De
boete komt Gemeente toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen,
daaronder mede begrepen:
a.
de
vordering tot nakoming van de verplichting tot Levering van de Zaken en/of
Prestaties die aan de Overeenkomst beantwoorden;
b.
het
recht op schadevergoeding, voorzover de schade het bedrag van de boete te boven
gaat.
Artikel 15 -intellectuele
en industriële eigendomsrechten-
1.
Wederpartij
staat in voor het vrije en ongestoorde gebruik door Gemeente van de Levering.
Zij vrijwaart Gemeente tegen de financiële gevolgen van aanspraken van derden
wegens inbreuk op enig octrooi, hun intellectuele of industriële
eigendomsrechten.
2.
In
het geval dat tijdens de looptijd van de Overeenkomst intellectuele of
industriële eigendomsrechten op welke wijze dan ook ontstaan, is Gemeente de
hiertoe exclusief gerechtigde. Voor zover een akte is vereist voor de
overdracht van het eigendom werkt Wederpartij daaraan mee.
3.
Wederpartij is gerechtigd de informatie welke is verstrekt door Gemeente
te gebruiken, echter uitsluitend in verband met de Overeenkomst. De informatie
is en blijft eigendom van Gemeente.
Artikel 16 -geheimhouding-
1.
Wederpartij
houdt het bestaan, de aard en de inhoud van de Overeenkomst evenals de overige
bedrijfsinformatie van Gemeente die haar uit hoofde van de relatie met Gemeente
ter kennis zijn gekomen geheim en maakt niets daarvan openbaar zonder
schriftelijke toestemming van Gemeente. Een en ander is tevens van toepassing
op personeel van Wederpartij of door haar ingeschakelde derden.
2.
Wederpartij
is verplicht de door Gemeente aangehouden beveiligingsprocedures in acht te
nemen.
Artikel 17 -documentatie-
1.
Wederpartij
is verplicht bijbehorende documentatie, indien mogelijk in de Nederlandse taal,
voorafgaande aan of gelijktijdig met de Levering ter beschikking te stellen aan
Gemeente.
2.
De
Gemeente is vrij in het gebruik van deze documentatie, waaronder begrepen het
vermenigvuldigen daarvan voor eigen gebruik.
Artikel 18 -verpakking-
1.
De
Zaken dienen behoorlijk en deugdelijk te zijn verpakt.
2.
Gemeente
heeft te allen tijde het recht de (transport)verpakkingsmaterialen voor
rekening van Wederpartij aan deze te retourneren. Indien Gemeente statiegeld
heeft moeten betalen met betrekking tot de verpakking, dan wordt deze na
overdracht van de betreffende verpakking aan Gemeente gecrediteerd.
3.
Verwerking,
respectievelijk vernietiging van (transport)verpakkingsmaterialen is een
verantwoordelijkheid van Wederpartij. Indien op verzoek van Wederpartij
verpakkings-materialen door of namens Gemeente worden verwerkt of vernietigd,
gebeurt dit voor risico en rekening van de Wederpartij.
Artikel 19 -overdracht
rechten en verplichtingen-
1.
Wederpartij
kan een verplichting uit hoofde van de Overeenkomst of haar rechtsverhouding
tot Gemeente alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van Gemeente
overdragen aan een derde. Aan de toestemming kan Gemeente voorwaarden
verbinden.
2.
Indien
Wederpartij bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik wenst te maken van
diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur
van personeel, dan is Wederpartij daartoe slechts bevoegd na verkregen voorafgaande
schriftelijke toestemming van Gemeente. Gemeente kan zodanige toestemming
alleen met redelijke gronden weigeren. Aan de toestemming kan Gemeente
voorwaarden verbinden.
3.
In
geval van overdracht aan een derde van (een gedeelte van) de verplichtingen uit
de Overeenkomst door Wederpartij, is Wederpartij verplicht aan Gemeente te
melden welke zekerheden zijn gesteld voor de afdracht van omzetbelasting,
loonbelasting, en sociale premies die wettelijk zijn voorgeschreven voor
werkgevers.
Artikel 20 -ontbinding-
1.
Onverminderd
alle andere rechten heeft Gemeente het recht de Overeenkomst door een
schriftelijke verklaring zonder rechtelijke tussenkomst eenzijdig geheel of
gedeeltelijk ontbinden indien:
a. Wederpartij in verzuim is
bij de nakoming van een verplichting uit de Overeenkomst;
b. de nakoming door
Wederpartij van een opeisbare verplichting uit hoofde van de Overeenkomst
blijvend of tijdelijk onmogelijk is;
c. Wederpartij surséance van
betaling aanvraagt of wordt verleend, of Wederpartij haar faillissement
aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, de onderneming van
Wederpartij wordt geliquideerd of stilgelegd, beslag wordt gelegd op (een deel
van) de bedrijfseigendommen van Wederpartij, of de eventuele vergunningen van
Wederpartij worden ingetrokken;
d. door Wederpartij of een
van zijn medewerkers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een
persoon die deel uitmaakt van Gemeente.
2.
Gemeente
is bij ontbinding van de Overeenkomst als gevolg van de gevallen als genoemd in
lid 1 nimmer gehouden tot enige schadevergoeding.
3.
Verplichtingen
die naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de Overeenkomst voort
te duren, blijven na ontbinding van de Overeenkomst bestaan, hiertoe behoren
o.m. geheimhouding, intellectuele en industriële eigendomsrechten, geschillen
en toepasselijk recht.
Artikel 21
-voorschriften-
1.
Wederpartij,
haar medewerkers, alsmede door haar ingeschakelde derden zijn gehouden alle
wettelijke, veiligheids-, gezondheids-, en milieuvoorschriften in acht te
nemen.
2.
Eventuele
bedrijfsvoorschriften en reglementen op het gebied van veiligheid, gezondheid,
en milieu van Gemeente dienen te worden opgevolgd. Een exemplaar van deze
voorschriften en reglementen wordt door Gemeente op aanvraag onverwijld,
kosteloos ter beschikking gesteld.
Artikel 22
-contactpersonen, projectverantwoordelijkheid, voortgangsrapportage-
1.
Wederpartij
draagt de totale projectverantwoordelijkheid voor zowel de eigen prestaties en
eigen medewerkers, als voor de prestaties en medewerkers van door haar
ingeschakelde derden.
2.
Zo nodig wijzen partijen ten behoeve van de Overeenkomst schriftelijk
een contactpersoon aan.
3.
Partijen geven hierbij tevens aan welke bevoegdheden de contactpersonen
hebben.
4.
Op verzoek van Gemeente is Wederpartij is verplicht periodiek aan
Gemeente te rapporteren inzake de voortgang van de door haar te leveren Zaken
en/of Prestaties.
5.
Indien de IKVGD1 deel uitmaken van een mantelovereenkomst dan is
Wederpartij verplicht de gang van zaken met betrekking tot de
mantelovereenkomst periodiek met Gemeente te evalueren.
Artikel 23 -opleiding
en ondersteuning-
1.
Wederpartij
is op verzoek van Gemeente verplicht, medewerkers van Gemeente een opleiding te
geven met betrekking tot de eigenschappen, gebruik en onderhoud van de
geleverde/ te leveren Zaken en/of Prestaties, dan wel adequate ondersteuning te
verlenen.
Artikel 24 -wijziging
van IKVGD1-
1.
Gemeente
is bevoegd wijzigingen in de IKVGD1 aan te brengen. Deze wijzigingen treden in
werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.
2.
Gemeente
zendt de gewijzigde voorwaarden tijdig toe aan Wederpartij.
3.
Indien
geen tijdstip van inwerkingtreding is medegedeeld, treden de wijzigingen jegens
Wederpartij in werking zodra haar de wijzigingen zijn medegedeeld, tenzij
Wederpartij binnen 14 dagen na mededeling van de wijzigingen Gemeente
schriftelijk mededeelt de wijzigingen niet te aanvaarden
4.
Indien
de mededeling als bedoeld in lid 3 door Wederpartij aan Gemeente is gedaan
blijven de IKVGD1 op reeds gesloten Overeenkomsten van toepassing; op nieuw te
sluiten Overeenkomsten dan de gewijzigde algemene inkoopvoorwaarden van
toepassing.
Artikel 25 -geschillen-
1.
Geschillen
tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als
zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg
tot een oplossing worden gebracht.
2.
Indien
partijen niet tot een oplossing komen, worden geschillen voorgelegd aan de
daartoe bevoegde rechter in het arrondissement ‘s-Gravenhage, tenzij alsnog
bindend advies wordt overeengekomen.
Delft, juni
1999
[1] Dit betreft op dit moment alleen Combiservices BV waar de gemeente enig aandeelhouder in is
[2] Voor de brandweer wordt momenteel een verzelfstandigingtraject gevolgd
[3] Indien de de accountant een of meerdere eisen niet met ‘ja’ beantwoordt, valt de offerte af !!
[4] Percentage werkdagen, dat het personeel inc. langdurige ziekte per jaar ziek was.
[5] Indien de accountant één of meerdere eisen niet met ‘ja’ beantwoordt, valt de offerte af !!
[6] Indien het accountantskantoor één of meerdere eisen niet met ‘ja’ beantwoordt, valt de offerte af !!
[7] Indien de accountant een of meerdere eisen niet met ‘ja’ beantwoordt, valt de offerte af !!
[8] Indien de de accountant een of meerdere eisen niet met ‘ja’ beantwoordt, valt de offerte af !!
[9] Het betreft de totale jaaromzet bij opdrachtgever in het eerste contractjaar, te weten de omzet op basis van de lopende contracten bij opdrachtgever en de omzet op basis van deze aanbesteding.