Dit ‘boekwerk’ is het treasuryhandboek van de gemeente Delft. Het treasuryhandboek is de leidraad voor het functioneren van de treasury binnen de Gemeente Delft.

1.1. Status / doelstelling treasuryhandboek

De doelstelling van het treasuryhandboek is het inzichtelijk maken en vastleggen van de procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden voor de belangrijkste handelingen die voortkomen uit de uitvoering van de treasuryfunctie van de gemeente Delft.

Met de vaststelling door het college van burgemeester en wethouders heeft het handboek zijn officiële status verkregen. Daarmee is het treasuryhandboek leidend en bindend voor de uitvoering van de verschillende werkzaamheden van de gemeentelijke treasury. Het handboek volgt echter de bepalingen van het treasurystatuut. Daar waar onduidelijkheden zijn in de uitvoering van bepaalde werkzaamheden zoals die zijn beschreven in dit handboek, zal het Treasuryberaad^[1] om advies worden gevraagd. Dit advies is bindend. Het advies zal worden afgewacht, alvorens tot de uitvoering van deze werkzaamheden wordt overgegaan.

1.2. Relatie met Treasurystatuut

Het treasurystatuut beschrijft het formele kader voor de treasury binnen de gemeente Delft. Dit formele kader valt binnen de bepalingen van de Wet Financiering Decentrale Overheden (hierna: Wet FiDO). Het treasurybeleid wordt vormgegeven door de plannen zoals de treasuryparagraaf van de begroting, het treasurymeerjarenplan, het treasuryjaarplan, en het treasury kwartaalplan.

Het treasuryhandboek geeft richtlijnen, regels en procedures voor de uitvoering van het beleid zoals dat is vastgelegd in de bovengenoemde plannen. Het treasuryhandboek geeft een overzicht van de planning- en controlcyclus van de treasuryfunctie van de gemeente. De richtlijnen en limieten van het treasuryhandboek zullen nooit ruimer kunnen zijn, dan hetgeen in het treasurystatuut is bepaald.

Het treasurystatuut heeft de vorm van een regeling van het college. Er is een nauwe relatie met de door de raad vastgestelde Financiële verordening die voortvloeit uit artikel 212 van de gemeentewet. In bijlage E treft u de weergave aan van artikel 13 “Financieringsfunctie” van deze verordening.

1.3. Relatie met overige regelgeving

Bij het opstellen van het treasuryhandboek is aansluiting gezocht bij het treasurystatuut van de gemeente Delft. Het treasurystatuut valt binnen de kaders die worden gesteld door de wet FiDO.

Met de wet FiDO wordt het geheel bedoeld van: de wet Financiering decentrale overheden (staatsblad 2000, nr. 587), de bijbehorende besluiten (staatsblad 2000, nr. 589 en nr. 588), de memorie van toelichting (tweede kamer 1999/2000, 26906, nr. 3) en de uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (21 dec 2000/FM2000/0403-M) en de regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (21 dec 2000/FM 2000/0404-M).

Daarnaast is bij de opstelling van het handboek aansluiting gezocht bij de beleidsdocumenten en circulaires die door Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland (toezichthouder) zijn gepubliceerd. In het bijzonder zijn relevant:

- de circulaire ‘Weerstandsvermogen, jaarrekening en financieringsparagraaf’ (20 december 2001) en

- ‘Beleidskader voor het financieel toezicht op gemeenten en gemeenschappelijke regelingen’ (27 feb. 2001).

Deze documenten zijn raadpleegbaar op www.pzh.nl.

2. missie en doelstelling treasuryfunctie van de gemeente Delft

2.1. Algemene missie van de gemeente

De algemene missie van de gemeente Delft is het zo optimaal mogelijk uitvoeren van haar publieke taken. Naast de door wet opgedragen taken, bepaalt de raad van de gemeente Delft welke de publieke taken van de gemeente zijn. In algemene zin zal het financieel beleid dienen bij te dragen aan, en ondersteuning te bieden aan het uitvoeren van deze publieke taken. Meer specifiek: een zodanig financieel beleid en beheer voeren dat het (financieel) zelfstandig voortbestaan van de gemeente Delft, zowel op korte als op lange termijn, is gewaarborgd. Een specifiek en specialistisch werkterrein binnen dit gemeentelijk financieel beleid is de gemeentelijke treasury.

2.2. Werkgebied en doelstellingen van de treasury

De gemeentelijke treasury omvat beleid en uitvoering van de gemeentelijke financiering, van gemeentegaranties en van deelnemingen. Het formele kader waarbinnen de treasuryfunctie van de gemeente moet worden uitgevoerd, is verankerd in het treasurystatuut van de gemeente Delft. De doelstellingen van het treasurybeleid zijn:

I. Het verkrijgen en handhaven van toegang tot de vermogensmarkten (geld- en kapitaalmarkt) tegen de scherpst mogelijke condities;

II. Het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s, zoals renterisico, inflatierisico, valutarisico, intern liquiditeitsrisico en kredietrisico, koersrisico, en aanspraken op afgegeven gemeentegaranties;

III. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

IV. Het realiseren van een flexibel en controleerbaar liquiditeitsbeheer voor de gehele organisatie;

V. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut (vallend binnen wet FiDO), dan wel de stringenter dan in het statuut vastgelegde limieten. Indien dat van toepassing is, zijn deze limieten en richtlijnen opgenomen als bijlage bij dit handboek;

VI. Het realiseren van informatiestromen ter ondersteuning van zowel het algemeen beleid als het treasurybeleid.

2.3. Risicoprofiel

De houding van de gemeente Delft ten aanzien van financieel risico is defensief en risicomijdend. De treasuryfunctie van de gemeente Delft is naar haar aard ondergeschikt aan de uitvoering van de publieke taak. Het risicobeleid zal erop gericht zijn toekomstige risico’s inzichtelijk te maken, te beheersen, te verminderen of te verschuiven. De uitvoering van de treasurytaak mag in ieder geval niet leiden tot een vergroting van de risico’s voor de gemeente Delft. Defensief en risicomijdend opereren houdt in ieder geval in:

I. Het beleid ten aanzien van financieringen is erop gericht een spreiding van toekomstige renterisico’s op korte en lange termijn te bevorderen opdat ook in de toekomst geen overmatige blootstelling aan rentebewegingen optreedt;

II. Daar waar mogelijk en wenselijk, zullen de eigen middelen worden aangewend voor de financiering van de eigen activiteiten;

III. Het beleid ten aanzien van het uitzetten van gelden is zodanig dat alleen uitzettingen kunnen worden gedaan van overschotten en gericht op de beheersing en vermindering van daaraan verbonden risico’s;

IV. Het gebruik van rente-instrumenten is alleen toegestaan indien de renterisico’s zodanig groot zijn, dat het verminderen of afdekken van financiële risico’s wenselijk is. Het beleid dienaangaande dient prudent en transparant te zijn;

V. De gemeente Delft kan zelf strengere normen stellen aan het maximaal aanvaardbare niveau van renterisico’s in de komende jaren. Zij zal daarbij rekening houden met de renterisiconorm en de kasgeldlimiet, zoals bedoeld in de Wet FiDO.

VI. Het beleid met betrekking tot gemeentegaranties is zodanig, dat alleen garanties of leningen worden verstrekt in het kader van het gemeentelijke publieke belang. Voorts zijn de verstrekkingen onder meer afgestemd op het bestedingsdoel, de terugverdiencapaciteit, de gemeentelijke belangen en juridische / bestuurlijke structuur van de entiteit, en worden alleen verstrekkingen gedaan als hypothecaire zekerheid kan worden gevestigd.

VII. Risicodragend beleggen in de vorm van aandeelhouderschap in private ondernemingen is geen overheidstaak. De gemeente is terughoudend met aangaan van nieuwe deelnemingen. Bestaande deelnemingen worden, gelet op de huidige maatschappelijke ontwikkelingen, indien mogelijk en gewenst, zoveel mogelijk afgestoten.

VIII. Het oprichten van gemeentelijke vennootschappen en public private partnerships voor investeringsprojecten als verlengstuk van de lokale publieke taak is wel toegestaan.

3. organisatie van de treasuryfunctie van de gemeente delft

3.1. Functies en organen

Hoofd vakteam Treasury en risk management

Het hoofd van het vakteam Treasury en Risk Management (hierna TRM) is, op basis van het treasurystatuut en het mandaats-, machtingings- en volmachtsbesluit (hierna MMV-besluit, zie ook bijlage B) gemandateerd voor de uitvoering van de treasuryfunctie. Alle transacties die worden uitgevoerd uit hoofde van de treasuryfunctie, worden ter goedkeuring voorgelegd aan het hoofd TRM.

Het Treasuryberaad

Het Treasuryberaad bestaat minimaal uit de volgende personen:

- de wethouder Financiën van de gemeente Delft,

- het hoofd TRM,

- de Treasurymanager.

Het beraad kan worden bijstaan door een externe deskundige.

Het Treasuryberaad komt regelmatig bijeen, in ieder geval één keer per kwartaal. Tijdens de vergadering zullen de lopende treasuryzaken worden besproken, de voortgang en realisatie van het Treasuryjaarplan en wordt tevens de planning voor het komende kwartaal vastgesteld. Binnen de kaders van het goedgekeurde treasuryjaarplan, is vakteam TRM bevoegd invulling te geven aan het haar opgedragen taken met betrekking tot treasury. De activiteiten worden uitgevoerd door de Treasurymanager, onder verantwoordelijkheid van het hoofd TRM. De agenda zal worden opgesteld door de Treasurymanager. De notulen van de vergadering worden verzorgd door een aan het Treasuryberaad toegevoegde secretariële ondersteuning vanuit het vakteam TRM. Het Treasuryberaad wordt voorgezeten door de wethouder Financiën.

De Treasurymanager

De uitvoering van de treasuryfunctie wordt verzorgd door de Treasurymanager. Het hoofd TRM heeft als enige de formele bevoegdheid tot doen van transacties. De Treasurymanager zal altijd vooraf zijn goedkeuring moeten krijgen voor het afsluiten van de transacties. Een overzicht van de verdeling van taken is als bijlage aan dit handboek worden toegevoegd. Het treasurystatuut, het treasuryjaarplan met de meest recent vastgestelde planning en het treasuryhandboek zijn de kaders voor de uitvoering van de treasurytaken.

Front office – administratie TRM

Het invoeren van de door TRM gedane transacties in het daarvoor aanwezige leningenpakket cq. treasury managementsysteem wordt verzorgd door de TRM- medewerker belast met de frontoffice treasury van het vakteam TRM. Daarnaast verzorgt en beheert deze medewerker de transactiedossiers treasury (korte leningen en lange leningen) van het vakteam TRM. In deze dossiers worden de transactieformulieren (‘deal slips’) van de door TRM uitgevoerde transacties opgenomen.

Back office – vakteam Financiën

Een medewerker van het vakteam Financiën, onderdeel Administratie, is verantwoordelijk voor autorisatie van de door TRM in het leningpakket cq. treasurymanagementsysteem ingevoerde transacties. De autorisatie geschiedt aan de hand van de schriftelijke bevestigingen die de gemeente Delft van tegenpartijen ontvangt.

Het betaalbaar stellen en betalen van rente- en aflossingsverplichtingen die voortvloeien uit de portefeuille van opgenomen leningen, wordt verzorgd door de medewerkers van het vakteam Financiën, onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van het vakteam Financiën. Daarnaast zullen deze medewerkers ook de facturen voor de te ontvangen rente- en aflossingsverplichtingen die voortkomen uit de portefeuille van uitgeleende gelden, verzorgen.

Ontvangen facturen die voortkomen uit de uitvoering van de treasuryfunctie (bijvoorbeeld als gevolg van het gebruik van een intermediair), worden beschouwd als facturen van TRM en zullen als zodanig meegenomen in de daarvoor geldende procedure.

Applicatiebeheer

Het toewijzen van en de interne controle op de bevoegdheden die de betreffende medewerkers hebben voor het gebruik van het leningenpakket cq. treasury managementsysteem worden verzorgd door een medewerker van Applicatiebeheer, een onderdeel van het vakteam Financiën.

Een overzicht van de verschillende bevoegdheden die de betreffende medewerkers hebben, is als bijlage bij dit handboek opgenomen. De Treasurymanager beschikt uitsluitend over analysebevoegdheden. Alleen de front officemedewerker treasury van het vakteam TRM heeft invoerbevoegdheden. Ook de medewerkers van het vakteam Financiën hebben geen invoerbevoegdheden.

3.2. Mandatering en delegatie

Door middel van het treasurystatuut en het MMV besluit is het hoofd TRM door het College van burgemeester en wethouders direct gemandateerd tot het uitvoeren van de treasury werkzaamheden. De uitvoering van de treasury activiteiten wordt door hem doorgemandateerd aan de Treasurymanager.

De Treasurymanager is bevoegd de voorgestelde transacties van het – door het Treasuryberaad - meest recent goedgekeurde treasuryjaarplan met een bijstelling de bijgestelde planning uit te voeren en zal bij de uitvoering van de treasuryfunctie dit laatste als kader zien voor de uitvoering van zijn werkzaamheden. Bij een voorziene overschrijding van limieten of richtlijnen van de Treasuryjaarplan of het treasurystatuut, zal vooraf toestemming worden gevraagd aan het hoofd TRM. Indien bovenstaande zich voordoet, zal deze direct rapporteren aan het Treasuryberaad, waarna toestemming zal worden gevraagd middels een separaat besluit aan het College van burgemeester en wethouders.

3.3. Vervangingsregeling

In het geval dat een van de bovenstaande medewerkers afwezig is, zal de volgende vervangingsregeling in werking treden.

Functie	Verantwoordelijkheid	Vervanging

Verantwoording / autorisatie	Hoofd TRM	Wethouder Financiën

Front Office – Uitvoering	Treasurymanager	Medewerker front office TRM
		Hoofd TRM (indien noodzakelijk)

Front Office – Administratie	Medewerker front office TRM	Treasurymanager
		(indien noodzakelijk)

4. Planning- en controlcyclus van de treasuryfunctie

4.1. Planningscyclus treasury

Meerjaren financierings- en beleggingsplan

Op basis van de gemeentelijke meerjarenbegroting stelt TRM in het laatste kwartaal van elk jaar het meerjaren financierings- en beleggingsplan (MFBP) op. De inhoudelijke eisen die aan een meerjaren financierings- en beleggingsplan moeten worden gesteld, worden beschreven in paragraaf 5.1. Het meerjarenplan heeft een lange termijnperspectief en is strategisch van aard. Het meerjarenplan wordt opgesteld aan de hand van de financiële prognoses van de verschillende sectoren. Het meerjaren financierings- en beleggingsplan is een voorbereidend document voor het treasury jaarplan en wordt ter advisering aangeboden aan het Treasuryberaad. Nadat het Treasury Management het advies van het beraad verwerkt heeft, stelt de wethouder Financiën, als voorzitter van het Treasuryberaad, het meerjaren financierings- en beleggingsplan vast.

Treasury jaarplan (TJP)

Op basis van het meerjaren financierings- en beleggingsplan stelt TRM aan het eind van elk jaar een treasuryjaarplan (TJP) op. Desgewenst kan het meerjaren financierings- en beleggingsplan geïntegreerd worden in het treasury jaarplan, waardoor één document ontstaat. Het treasuryjaarplan (TJP) is een plan van aanpak voor het komende jaar; het heeft een middellang termijnperspectief. De inhoudelijke eisen die moeten worden gesteld aan het treasuryjaarplan, worden beschreven in paragraaf 5.2. Het treasuryjaarplan valt binnen de kaders treasury meerjarenplan. Aan het treasuryjaarplan liggen de (meerjaren)begroting en de liquiditeitsprognose ten grondslag. Het treasuryjaarplan wordt ter advisering aan geboden aan het Treasuryberaad. Na verwerking van het advies van het beraad door het Treasury Management, stelt de wethouder Financiën, als voorzitter van het Treasuryberaad, het treasuryjaarplan voorlopig vast. Het treasuryjaarplan wordt ter definitieve vaststelling aangeboden aan het college.

Treasurymandaat

In het treasuryjaarplan wordt een jaarmandaat voor transacties geformuleerd. In de laatste week van een kwartaal stelt TRM het concept treasury kwartaalmandaat op voor het komende kwartaal. Het concept kwartaalmandaat geeft een overzicht van de transacties die TRM in de komende drie maanden voornemens is uit te voeren, binnen de kaders van het jaarmandaat zoals opgenomen en goedgekeurd in het treasuryjaarplan. Het treasury kwartaalmandaat is gebaseerd op het treasuryjaarplan en de reeds opgestelde kwartaalrapportages van dat jaar. Aan het concept kwartaalmandaat ligt een recente liquiditeit/kasstroomprognose ten grondslag.

Het concept kwartaalmandaat wordt ter vaststelling aangeboden aan de Treasuryberaad.

Het vastgestelde mandaat bepaalt het beleidskader waarbinnen TRM zelfstandig kan opereren. Verhoging van het mandaat ten opzichte van het jaarmandaat wordt separaat voor goedkeuring voorgelegd aan het College.

4.2. Controlcyclus treasury

Kwartaalrapportage

Aan het einde van ieder kwartaal stelt TRM op basis van het mandaat van dat kwartaal een kwartaalrapportage op. De kwartaalrapportage bevat een analyse van de binnen het mandaat uitgevoerde transacties en van de geplande, maar niet uitgevoerde transacties en eventueel uitgevoerde transacties buiten het mandaat. De rapportage over het afgelopen kwartaal is altijd het uitgangspunt voor het kwartaalmandaat voor het komende kwartaal.

De kwartaalrapportage wordt ter goedkeuring aangeboden aan het Treasuryberaad. Na goedkeuring door het beraad, stelt de wethouder Financiën de kwartaalrapportage vast.

Jaarlijkse treasuryrapportage

Het laatste treasury kwartaalplan van enig jaar, zal een overzicht geven van alle relevante informatie over het afgelopen jaar. Tevens zal een verschillenanalyse tussen de (eventueel tussentijds gewijzigde) begroting en de realisatie onderdeel uitmaken van deze rapportage. De jaarlijkse treasuryrapportage wordt opgesteld door TRM en zal ter goedkeuring worden aangeboden aan het Treasuryberaad.

4.3. Planning- en controlcyclus van gemeente

De treasuryparagraaf van de begroting

De treasuryparagraaf van de begroting geeft de beleidskaders voor het later in het jaar op te stellen treasuryjaarplan. De treasuryparagraaf wordt opgesteld door TRM en zal na bespreking in het Treasuryberaad worden aangeboden aan het College.

De treasuryparagraaf van de jaarrekening

De treasuryparagraaf van de jaarrekening is een samenvatting van de beleidsrelevante informatie van de jaarlijkse treasuryrapportage; zijnde een samenvatting van de 4^e kwartaalrapportage. Daarnaast zal de wettelijke rapportageverplichtingen zoals genoemd in Wet FiDO worden voldaan. De treasuryparagraaf zal worden opgesteld door TRM en na bespreking in het Treasuryberaad worden aangeboden als onderdeel voor de jaarrekening. Middels goedkeuring van de jaarrekening verkrijgt het hoofd TRM voor de uitgevoerde treasury werkzaamheden.

5. beleidsinstrumenten

5.1. Beleidsinstrumenten Treasury

Meerjaren financierings- en beleggingsplan

TRM zal het meerjaren financierings- en beleggingsplan (MFBP) gebruiken, om inzicht te geven in de meest relevante geldstromen op lange termijn. Het is van belang dat de gevoeligheid van de financiële positie van de gemeente Delft voor verschillende factoren inzichtelijk wordt gemaakt. Daarnaast is inzicht nodig in de verschillende vormen van risico die gepaard gaan met de uitvoering van de treasuryfunctie en de eventuele handelingen die moet worden verricht om deze risico’s te beheersen. In ieder geval komen de volgende onderwerpen aan de orde komen:

- de algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie op de lange termijn;

- de ontwikkeling van de financierings- en beleggingsbehoefte op jaarbasis voor minimaal de komende tien jaar;

- een overzicht voor minimaal de komende tien jaar van de (verwachte) rente-exposure ten opzichte van de renterisiconorm zoals die is geformuleerd in wet FiDO;

- een overzicht voor minimaal de komende tien jaar van de (verwachte) rente-exposure ten opzichte van een ‘eigen’, stringentere renterisiconorm, indien die van toepassing is. In het MFBP zal dan aangegeven worden waarom de ‘eigen’ norm toegepast wordt en hoe die invulling krijgt;

Toelichting: Door middel van toepassing van een ‘eigen’ renterisiconorm kan inzicht worden gegeven in de effecten van een u/g – o/g portefeuille en de effecten van aanvullende vermogensbehoefte

- risicoanalyses die tot doel hebben inzicht te verschaffen in de gevoeligheid voor factoren als bijvoorbeeld rente en inflatie;

- binnen het kader van gevoeligheidsanalyse de ontwikkeling van solvabiliteit en liquiditeit;

- het risicobeleid: de wijze waarop de risico’s zoals renterisico in de komende jaren (kunnen) worden beheerd en beheerst, inclusief de inzet van (eventueel voorgenomen) derivatentransacties;

- het financierings- en beleggingsbeleid: de wijze waarop de totale vermogensbehoefte van de gemeente, inclusief de investeringsbehoefte, invulling krijgt, danwel kan krijgen;

- de lange-termijnontwikkeling van de ‘funding’ voor de gemeente (markt, mogelijkheden, prijsontwikkeling);

- relevante lange-termijnontwikkelingen in de treasuryorganisatie;

- relevante lange-termijnontwikkelingen in de informatievoorziening en systeembeheer voor de treasuryfunctie.

Treasuryjaarplan

TRM stelt het treasury jaarplan op om inzicht te geven in de meest relevante geldstromen op middellange en korte termijn. Daarnaast geeft zij inzicht in de verschillende risico’s die gepaard gaan met de uitvoering van de treasuryfunctie de eventuele handelingen die moeten worden verricht om deze risico’s te beheersen. Het treasuryjaarplan is de nadere uitwerking van de treasuryparagraaf in de begroting. In ieder geval zullen de volgende onderwerpen aan de orde komen:

- de algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de treasuryfunctie op de middellange termijn (ongeveer twee jaar);

- een rentevisie voor het komende jaar;

- de ontwikkeling van de leningenportefeuille (o/g) in het komende jaar waarbij alle relevante risico’s (renteherzienings- en aflossingenmomenten) inzichtelijk worden gemaakt;

- de ontwikkeling van de portefeuille van uitgezette leningen (u/g corporaties) en de beleggingsportefeuille, waarbij alle relevante risico’s inzichtelijk worden gemaakt;

- de ontwikkeling in de financierings- , beleggingsbehoefte en liquiditeitsbehoefte voor het komende jaar, bijvoorkeur op maandbasis;

- voor het komende jaar een overzicht per kwartaal van de voorziene korte schuldpositie, afgezet tegen de kasgeldlimiet zoals bedoeld in de wet FiDO;

- een overzicht voor het komende jaar van de (voorziene) rente-exposure ten opzichte van de renterisiconorm zoals bedoeld in wet FiDO;

- een overzicht voor het komende jaar van de (voorziene) rente-exposure ten opzichte van de ‘eigen’ norm (zie MFBP);

- het risicobeleid: de wijze waarop in het komende jaar risico’s zoals renterisico en inflatierisico worden beheerd en beheerst, inclusief de eventuele inzet van derivaten;

- het financierings- en beleggingsbeleid: de wijze waarop de gemeente het komende jaar haar vermogensbehoefte beoogt te financieren en, indien van toepassing, de wijze waarop eventuele liquiditeitsoverschotten worden uitgezet;

- het cash-managementbeleid: de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het kasstroombeheer in de komende twaalf maanden;

- relevante ontwikkelingen in de treasuryorganisatie in de komende twee jaar;

- relevante ontwikkelingen in de komende twee jaar in de informatievoorziening en systeembeheer voor de treasuryfunctie.

Voorts zal vanuit de producties in het treasuryjaarplan de transacties voor de komende 1 tot 2 jaar worden geformuleerd en onderbouwd, waarna in het jaarplan mandaat (jaarmandaat) wordt gevraagd voor de uitvoering van de transacties.

Treasury kwartaalmandaat

Het treasury kwartaalmandaat (concreet plan = mandaat) valt binnen de lijnen van het treasuryjaarplan en vormt, na vaststelling door Treasuryberaad, het kader waarbinnen het TRM kan opereren. In ieder geval komen de volgende onderwerpen in het mandaat aan de orde:

- een geactualiseerde rentevisie voor het komende jaar (de rentevisie is gebaseerd op afzonderlijke visies van gerenommeerde partijen op de financiële markt);

- de ontwikkeling van de financieringsbehoefte en/of beleggingsbehoefte op dagbasis voor de komende drie maanden;

- voor het betreffende kwartaal de voorziene korte schuldpositie afgezet de kasgeldlimiet zoals geformuleerd in wet FiDO;

- op basis van het bovenstaande de concrete acties die het treasury management beoogt uit te voeren in de het komende kwartaal.

Doordat het kwartaal- en jaarmandaat een overlapping vormt met de kwartaalrapportage, waarbij de realisatie en voortgang aan de orde komen, zullen deze producties worden geïntegreerd met de kwartaalrapportages.

Kwartaalrapportage

TRM gebruikt de kwartaalrapportage om achteraf inzicht te geven in de uitgevoerde transacties en het gevoerde beleid afgezet tegen het verkregen mandaat. In ieder geval zullen de volgende onderwerpen aan de orde komen:

- een analyse/beschrijving van het verschil tussen de ontwikkeling van de rente(curve) en de rentevisie zoals die vooraf werd geformuleerd;

- een analyse van het verschil tussen de ontwikkeling van de liquiditeiten in dat kwartaal en de liquiditeitsprognose;

- een analyse van de uitgevoerde transacties en de afwijkingen ten opzichte van de voorgenomen transacties (Welke voorgenomen transacties zijn gedaan? Welke niet? Waarom niet?);

- een analyse van het verschil tussen de werkelijke risico’s en de geprognosticeerde risico’s, waaronder de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

Naast de verantwoording over de voortgang van het afgegeven (jaar- en kwartaal)mandaat, kan in de kwartaalrapportage het gevraagde mandaat voor de komende periode worden opgenomen. Hierdoor wordt het treasury kwartaalmandaat geïntegreerd in de kwartaalrapportage.

Jaarlijkse treasuryrapportage

TRM gebruikt de jaarlijkse treasuryrapportage om inzicht te geven in het gevoerde treasurybeleid van het afgelopen jaar. De jaarlijkse treasuryrapportage is de onderligger voor de treasuryparagraaf van de jaarrekening. De opzet van de jaarlijkse treasuryrapportage zal naar analogie zijn van het treasuryjaarplan en zal tevens een juiste weergave zijn van de informatie van de verschillende kwartaalrapportages van dat jaar.

De treasuryjaarrapportage zal overigens een weerspiegeling zijn van de 4^e kwartaalrapportage, doordat de kwartaalrapportages voortschrijdend zijn.

5.2. Beleidsinstrumenten gemeente

Treasuryparagraaf van de begroting

De treasuryparagraaf van de gemeentebegroting geeft op beknopte, doch volledige wijze inzicht in de hoofdlijnen van enerzijds het meerjaren financierings- en beleggingsplan en anderzijds het treasuryjaarplan. De treasuryparagraaf verschaft minimaal de informatie zoals omschreven in wet FiDO. In de treasuryparagraaf komen minimaal de volgende onderwerpen aan de orde:

- de algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de treasuryfunctie;

- de ontwikkeling van de portefeuille opgenomen leningen in de komende jaren

- de ontwikkeling van de portefeuille van uitzettingen, inclusief de leningen aan woningcorporaties, in de komende jaren;

- de ontwikkeling van de risicoportefeuille en de ontwikkeling van het totale risicoprofiel (inclusief vermogensbehoefte) in de komende jaren;

- de risicoportefeuille afgezet tegen de renterisiconorm conform wet FiDO en de eventueel te treffen maatregelen,

- de ontwikkeling van de vermogensbehoefte de komende jaren en voor het komende jaar een iets meer gedetailleerde liquiditeitenprognose.

Treasuryparagraaf van de jaarrekening

De treasuryparagraaf van de jaarrekening wordt gebaseerd op het treasuryjaarverslag van TRM. De treasuryparagraaf zal minimaal de informatie verschaffen zoals omschreven in wet FiDO. De volgende onderwerpen komen minimaal aan de orde:

- de algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn geweest op de treasuryfunctie in het verslagjaar;

- de ontwikkeling van de portefeuille opgenomen leningen in het afgelopen jaar

- de ontwikkeling van de portefeuille van uitzettingen, inclusief de leningen aan woningcorporaties, in het verslagjaar;

- de ontwikkeling van de risicoportefeuille en de ontwikkeling van het totale risicoprofiel (inclusief vermogensbehoefte) in het verslagjaar;

- de risicoportefeuille afgezet tegen de renterisiconorm conform wet FiDO in het verslagjaar, met een toelichting over de eventueel getroffen maatregelen;

- de invulling van de vermogensbehoefte in het verslagjaar.

- een overzicht van de korte schuldpositie afgezet kasgeldlimiet per kwartaal, zoals bedoeld in Wet FiDO;

- een overzicht van de stand ten opzichte van de renterisiconorm, zoals bedoeld in Wet FiDO.

6. uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. De gemeente mag leningen of garanties op grond van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen.

2. De organisatie kan middelen uitzetten op grond van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent (i.e. ‘geschiedend met of getuigend van beleid’) karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd door middel van de richtlijnen en limieten van het treasurystatuut, danwel de limieten die stringenter zijn dan het treasurystatuut en die, als zij van toepassing zijn, als bijlage zijn opgenomen bij dit handboek;

3. Bij het uitzetten van middelen mag men alleen gebruik maken van financiële instrumenten die minimaal een hoofdsomgarantie kennen zoals bedoeld in de wet FiDO.

4. Het gebruik van derivaten is toegestaan; derivaten worden uitsluitend toegepast ter beperking of afgrendeling van risico.

6.1. Renterisicobeheer

Met betrekking tot renterisicobeheer gelden de navolgende uitgangspunten:

1. De kasgeldlimiet conform de wet FiDO wordt in principe niet overschreden. Mocht een onvermijdelijke overschrijding worden voorzien, dan zal de Treasurymanager dit rapporteren aan de provincie Zuid-Holland, vergezeld gaand met een dispensatieverzoek. Het Treasuryberaad beoordeelt of een overschrijding moet worden gekwalificeerd als ‘onvermijdelijk’;

2. De renterisiconorm conform de wet FiDO wordt in principe niet overschreden. Mocht een onvermijdelijke overschrijding worden voorzien, dan zal de Treasurymanager dit rapporteren aan de provincie Zuid-Holland vergezeld gaand met een dispensatieverzoek. Het Treasuryberaad beoordeelt of een overschrijding moet worden gekwalificeerd als ‘onvermijdelijk’;

3. Nieuwe leningen en/of uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie -aanwezige leningenportefeuille, een recente liquiditeitsplanning- en een actuele rentevisie;

4. De rentevisie van de organisatie is in principe gebaseerd op de rentevisie van ten minste drie gezaghebbende financiële instellingen en wordt minimaal opgesteld op de volgende tijdstippen:

i) jaarlijks ten behoeve van het opstellen van de begroting,

ii) per kwartaalmandaat wordt deze rentevisie geactualiseerd,

iii) op moment van en ter voorbereiding op aan te trekken leningen en te verrichten uitzettingen.

6.2. Koersrisicobeheer

Met betrekking tot koersrisicobeheer gelden de navolgende uitgangspunten:

1. TRM beperkt het koersrisico op uitzettingen uit het oogpunt van treasury door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen met de liquiditeitsplanning. In principe wordt een lening of een belegging niet op marktwaarde ‘gestuurd’ (duration), maar moet de lening of belegging optimaal in het (rente)risicoprofiel passen. De vervalkalender van de bestaande portefeuille(s) is hierbij leidend.

2. TRM zal het koersrisico beheersen door de omvang en de resterende looptijd van het financiële instrument te matchen met de omvang en looptijd van de beschikbare liquide middelen, danwel verplichtingen.

6.3. Kredietrisicobeheer

Met betrekking tot kredietrisicobeheer zal TRM de volgende uitgangspunten in acht nemen.

Overtollige middelen worden uitsluitend uitgezet bij:

1. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht ) met minimaal een A-rating van ten minste één gezaghebbende rating agency (Standard & Poor’s, Moody’s, Fitch IBCA);

2. Instellingen aan wiens papier door een bancaire toezichthouder in een EER-lidstaat de solvabiliteitsvrije status is toegekend;

3. Financiële instellingen zonder rating met minimaal een met A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid. Deze gelijkwaardigheid zal door het treasury management schriftelijk nauwkeurig worden onderbouwd, en ter goedkeuring worden aangeboden aan het Treasuryberaad.

Ad 3. In de onderbouwing van ‘met een A-rating vergelijkbaar’ besteedt TRM in ieder geval aandacht te besteden aan de volgende factoren:

- de huidige en toekomstige financiële positie (solvabiliteit/vermogensstructuur en liquiditeit) van de betreffende instelling;

- de juridische structuur en juridische context van de betreffende instelling;

- de kernactiviteiten van de instelling en de eventueel daaraan verbonden risico’s;

- de kwaliteit van de leidinggevende gremia.

Het geheel van de factoren dient een goed inzicht te geven in de kredietwaardigheid van de instelling.

Wet FiDO kent geen maximale looptijd per rating-categorie (A of hoger). Indien voor de gemeente Delft verder inperking van toepassing is, is als bijlage bij dit handboek een vastgesteld overzicht opgenomen van de maximale looptijd per rating-categorie.

6.4. Intern liquiditeitsrisicobeheer

Met betrekking tot intern liquiditeitsrisicobeheer gelden voor TRM de volgende uitgangspunten:

1. De treasury-activiteiten zijn gebaseerd op een korte termijn liquiditeitsplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitsplanning met een horizon van ten minste de eerste vijf opeenvolgende jaren;

2. De verschillende clusters (vakteams) zullen voor de (tussentijdse)rapportages een kasstroomprognose opstellen, maar in ieder geval als de Treasurymanager hierom verzoekt;

3. Interne financiële stromen zullen, in principe, binnen één rentecompensatiecircuit plaatsvinden.

6.5. Valutarisicobeheer

Met betrekking tot valutarisicobeheer gelden voor TRM de volgende uitgangspunten:

1. Valutarisico wordt in de gemeente Delft uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de dan geldende Nederlandse munteenheid;

2. Daar waar betalingen moeten worden verricht in een andere valuta dan de geldende Nederlandse munteenheid, zal het daarmee gepaard gaande valutarisico direct worden afgedekt door TRM.

6.6. Procesrisico

Ter voorkoming van (de schijn van) belangenverstrengeling bestaat er een duidelijk onderscheid, en derhalve scheiding, tussen de diverse functies binnen het functioneren van de treasury. Vier functioneringsniveaus zijn aangebracht met betrekking tot de uitvoering van de treasuryfunctie:

1. Aangaan/Uitvoering transacties Treasurymanager

2. Administratie (vastlegging) medewerker vakteam TRM

3. Autorisatie Hoofd vakteam TRM

4. Betalingen vakteam Financiën

Uitvoering transacties

Alvorens een transactie daadwerkelijk wordt afgesloten, is er afstemming tussen de Treasurymanager en het hoofd TRM. Looptijd, hoofdsom en leningvoorwaarden zullen worden besproken. Hiermee is het vier-ogenprincipe gewaarborgd. Het hoofd TRM ziet er op toe dat de voorgenomen transacties passen binnen het kwartaalmandaat.

De Treasurymanager sluit onder meer, direct of via intermediairs, transacties af met tegenpartijen. Hij legt deze transacties vast op een ‘deal slip’, die naar de daartoe aangewezen medewerker van het vakteam TRM worden verzonden. Deze coördineert de verdere administratieve afhandeling van de transacties.

De Treasurymanager voert geen administratief autoriserende of betaalfuncties uit en heeft derhalve geen enkele bemoeienis met, of toegang tot administratieve-, boekhoudkundige- en betalingssystemen. Het is de Treasurymanager niet toegestaan om transactiebevestigingen van tegenpartijen en intermediairs te ontvangen en/of onder zich te houden.

Administratie ‘front office’

De administratieve functie behelst onder meer de vastlegging van door de Treasurymanager uitgevoerde transacties en wordt uitgevoerd door een medewerker van het vakteam TRM. Daarnaast zal zij de deal slips, bevestigingen, boekingstukken en onderliggende stukken archiveren in het transactiedossier treasury.

Uitvoerders van administratieve functies mogen geen treasury- uitvoerende functies of betaalfuncties hebben.

Betalingen

Het vakteam Financiën is verantwoordelijk voor het betaalbaar stellen en betalen van de rente en aflossingsverplichtingen die voortkomen uit de transacties die worden afgesloten door het Treasury Management. Daarnaast heeft zij de verantwoordelijkheid om de facturen van intermediairs als facturen van het vakteam TRM in de daarvoor geldende procedure op te nemen (‘normale procedure’ via budgethouder TRM). Vakteam Financiën is verantwoordelijk voor het deugdelijk administreren van de betreffende stukken.

Uitvoerders van de betaalfunctie hebben geen treasury-uitvoerende of treasury-administratieve functies.

7. cash management

7.1. Liquiditeitsprognose

De liquiditeitsprognose die door de gemeente Delft wordt gebruikt voor het beheren van de te onderscheiden kasstromen, heeft ten minste een horizon van twaalf maanden en wordt per dag weergegeven. De liquiditeitsprognose van de gemeente Delft is een consolidatie van alle verwachtingen over bekende kasstromen van de verschillende clusters/vakteams die over de hoofdrekening (blok) lopen.

De Treasurymanager zal direct de veranderingen in kasstroomprognose van de verschillende afdelingen verwerken in de liquiditeitsprognose. De Treasurymanager heeft altijd toegang tot de liquiditeitsprognose.

7.2. Geldmarkttransacties

Aan de hand van de geactualiseerde liquiditeitsprognose en de beschikbare marktgegevens, kan de Treasurymanager bepalen welke transacties er op die dag wenselijk zijn. Alvorens over te gaan tot het uitvoeren van deze transacties, zal de Treasurymanager controleren of de richtlijnen aangaande instrumenten, risicolimieten en toegestane tegenpartijen niet worden overschreden. Vervolgens informeert de Treasurymanager het hoofd vakteam TRM over de voorgenomen transacties. Het hoofd vakteam TRM toetst of de voorgestelde transactie binnen het afgegeven mandaat (laatste treasurykwartaalmandaat) valt en keurt de voorgestelde transactie al dan niet goed. Na goedkeuring zal de Treasurymanager overgaan tot het daadwerkelijk afsluiten van de transactie, om zo het vier-ogenprincipe gestalte te geven. Vervolgens neemt de Treasurymanager de transactie op in de dagelijkse registratie van de kasgeldlimiet.

7.3. Saldobeheer

Dagelijks voor 9.30 uur actualiseert de Treasurymanager de liquiditeitsprognose aan de hand van de actuele debet- of creditstand van de hoofdrekening (blok). Daarnaast worden de eventueel afgesloten transacties van die dag verwerkt in de liquiditeitsprognose. Van niet-geconsolideerde rekeningen wordt, indien nodig, het saldo gereguleerd. Indien de geprognosticeerde debet- of creditstand van de hoofdrekening daartoe aanleiding geeft, zal de Treasurymanager overgaan tot saldo regulatie middels een call-transactie. Alvorens over te gaan tot het daadwerkelijk uitvoeren van deze transacties, controleert de Treasurymanager of de richtlijnen aangaande de risicolimieten niet worden overschreden. Indien de ruimte binnen de bestaande kredietfaciliteiten de limiet overtreft, zal de Treasurymanager dit rapporteren aan het hoofd TRM. Vervolgens zal de Treasurymanager de transactie opnemen in de dagelijkse registratie van de kasgeldlimiet.

7.4. Electronic banking

De electronic bankingfaciliteiten staan ter beschikking van een medewerker van het vakteam Financiën, onderdeel Administratie (‘de kassier”). Het functioneren van de software en hardware behorende bij tot electronic banking, is een verantwoordelijkheid van het vakteam Financiën. Het vakteam TRM heeft geen toegang tot de electronic banking software anders dan uitsluitend een kijkfunctie.

Het beheer van de verschillende functionaliteiten/bevoegdheden –het toewijzen en controle daarop- binnen de electronic banking is de verantwoordelijkheid van Applicatiebeheer, een onderdeel van het vakteam Financiën. AO/IC, onderdeel van het vakteam Financiën, heeft een adviserende rol als het gaat om de bevoegdhedenstructuur.

7.5. Procuratie en autorisatie

Verantwoordelijkheid treasury versus fin/admie

De procuratie bij het betaalbaar stellen van facturen is een verantwoordelijkheid van het vakteam Financiën (‘waarborgen van de betaalfunctie’). Bij de wijze van procuratie en het toezicht daarop, heeft AO/IC een adviserende rol.

Het vaststellen van de betaaltermijn geschiedt onder verantwoordelijkheid van het vakteam hoofd Financiën. Treasury heeft tot taak de (vermogens)kosten inzichtelijk te maken en het vakteam hoofd Financiën te adviseren.

8. Finance

8.1. Leningen

Aan de hand van de kasgeldlimietrapportage, de liquiditeitsprognose, het geactualiseerde treasury meerjarenplan en de beschikbare marktgegevens kan de Treasurymanager bepalen of er transacties zullen moeten plaatsvinden om de (middel)lange financieringsbehoefte van de gemeente Delft in te vullen met externe financieringsmiddelen. Alvorens over te gaan tot het uitvoeren van deze transacties, zal de Treasurymanager controleren of de verschillende richtlijnen en limieten zoals beschreven in hoofdstuk 6 niet worden overtreden. Daarnaast zal de Treasurymanager het hoofd TRM informeren over de af te sluiten transacties. Het hoofd van het vakteam ziet erop toe dat de voorgenomen transacties passen binnen het mandaat dat werd verkregen van het Treasuryberaad. Pas dan zal de Treasurymanager overgaan tot het daadwerkelijk afsluiten van de transactie, om zo het vier-ogen principe gestalte te geven. De toegestane instrumenten zijn beschreven in hoofdstuk 9.

8.2. Beleggen van overtollige middelen

Aan de hand van de kasgeldlimietrapportage, de liquiditeitsprognose, het geactualiseerde treasurymeerjarenplan en de beschikbare marktgegevens, kan de Treasurymanager bepalen of er transacties zullen moeten plaatsvinden om de (middel)lange liquiditeitsoverschot van de gemeente Delft bij externe (financiële) partijen uit te zetten. Alvorens over te gaan tot het uitvoeren van deze transacties, zal controleert de Treasurymanager of de verschillende richtlijnen en limieten zoals beschreven in hoofdstuk 6. niet worden overtreden. Daarnaast informeert de Treasurymanager het hoofd TRM over de af te sluiten transacties. Het hoofd van het vakteam ziet erop toe dat de voorgenomen transacties passen binnen het mandaat dat werd verkregen van het Treasuryberaad. Pas dan zal de Treasurymanager overgaan tot het daadwerkelijk afsluiten van de transactie, om zo het vier-ogen principe gestalte te geven. De toegestane instrumenten zijn beschreven in hoofdstuk 9.

8.3. Garanties

Het vaststellen van het beleid(skader) met betrekking tot het verstrekken van garanties, borgtocht of leningen aan derden is (overeenkomstig en binnen de bepalingen van de verordening “gemeentegarantie op geldleningen”) een bevoegdheid die is voorbehouden aan het college. Wet FiDO stelt dat het verstrekken van garanties of leningen uitsluitend is toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De gemeente Delft bepaalt -gemotiveerd en transparant- in principe zelf wat onder de publieke taak verstaan moet worden en hoe deze zal worden uitgeoefend. Hiervoor een is een nota cq. verordening van kracht. TRM vervult voor het college de adviestaak voor al dan niet verstrekken van gemeentegarantie. Het garantiebeleid maakt ook onderdeel uit van het MMV-besluit treasury, zodat de ‘normale hiërarchie’ van toepassing is.

TRM neemt de geldstromen die voortkomen uit de garanties of leningen mee in haar liquiditeitsprognose en meerjaren financierings- en beleggingsplan.

8.4. Deelnemingen (ikv publieke taak)

Het vaststellen van het beleid(skader) met betrekking tot het aangaan van deelneming is een bevoegdheid die is voorbehouden aan de raad van de gemeente Delft. De gemeente Delft moet motiveren welk publiek belang gediend is en waarom ze dit belang wil behartigen deelname een deelneming. Een dergelijk besluit is onderworpen aan het toezicht door de provincie. Het behoort tot de natuurlijke adviesrol van TRM om de Raad en het College te adviseren over aangaan of afstoten van deelnemingen. Vakteam TRM beheert ook goeddeels de gemeentelijke deelnemingen (nutssector, BNG). Voor een aantal specifieke deelnemingen (m.n. Parking, CombiServices BV, AVR) ligt het beheer/beleid bij het betrokken vakteam.

8.5. Weerstandsvermogen

Het beschermen van het ‘weerstandsvermogen’ van de gemeente –en daardoor het waarborgen van de continuïteit- is het Leitmotiv van het financiële beleid van de gemeente. In feite komt in het begrip ‘weerstandsvermogen’ alles samen: treasurymanagement, verzekeringsmanagement en begroting. Vakteam TRM speelt samen met vakteam Strategie & Control (tezamen onder verantwoordelijkheid van de gemeentecontroller) een cruciale rol bij de afstemming van deze deelgebieden. De wethouder Financiën draagt de integrale bestuurlijke verantwoordelijkheid.

9. transactie-instrumenten

Het is de treasury op geen enkele wijze toegestaan financiering aan te trekken voor speculatieve doeleinden dan wel ter financiering van entiteiten, van welke aard ook, tenzij dit expliciet is opgedragen door de raad van de gemeente Delft. Het is de treasury op geen enkele wijze toegestaan derivatentransacties af te sluiten, anders dan ter afdekking van (rente)risico.

Er dient te allen tijde mandaat aanwezig te zijn voor het aangedaan van financiële transacties.

9.1. Ten behoeve van het risicobeheer

In algemene zin zijn er geen speciale instrumenten die uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van het risicobeheer. Er is echter één uitzondering: voor het verminderen van renterisico is het gebruik van derivaten toegestaan. Indien TRM wil overgaan tot het gebruik van derivaten, zal zij daarvoor vooraf - per transactie - goedkeuring moet krijgen van het Treasuryberaad. TRM moet daarvoor het doel, de kosten en het beoogde gevolg inzichtelijk maken voor het Treasuryberaad. Na goedkeuring van het Treasuryberaad is TRM bevoegd de transactie tegen de meest gunstige voorwaarden af te sluiten.

Voor de overige risico’s kunnen wel limieten gelden voor het gebruik van bepaalde instrumenten. Deze limieten zijn besproken in hoofdstuk 6.

9.2. Ten behoeve van cash management

Ten behoeve van de uitoefening van het cash management functie mogen het volgende type instrumenten worden gebruikt:

- saldoregulatie op de bankrekeningen bij de huisbankiers,

- call transacties, call-fixe-transacties, kasgeld- en depot-transacties,

- openbare-kapitaalmarktprogramma’s zoals CP’s,

- (staats)-obligaties,

- beleggingsproducten met een hoofdsomgarantie, zoals is bedoeld in Wet FiDO.

9.3. Ten behoeve van finance

Ten behoeve van de uitvoering van de finance-functie mogen het volgende type instrumenten worden gebruikt:

- depot-transacties,

- openbare-kapitaalmarktprogramma’s zoals (E)MTN’s;

- (staats)-obligaties,

- ‘onderhandse’ leningen,

- andere beleggingsproducten met een hoofdsomgarantie zoals is bedoeld in wet FiDO.

9.4. Nieuwe instrumenten

Elk type instrument dat niet is beschreven in de artikelen 9.1., 9.2. of 9.3. van dit handboek wordt beschouwd als een nieuw instrument. Indien TRM gebruik wenst te maken van nieuwe instrumenten, dient zij, na inventarisatie van de juridische implicaties, schriftelijk een gemotiveerd verzoek in bij het Treasuryberaad in te dienen. In dit verzoek wordt het volgende door de Treasurymanager beschreven:

- een duidelijke uitleg van de toepassing,

- de beoogde voordelen en eventuele risico bij gebruik van het beoogde instrument,

- de administratieve implicaties,

- de juridische implicaties.

Na akkoord door het Treasuryberaad wordt het instrument opgenomen in de artikelen 9.1., 9.2. of 9.3. van dit handboek en is het Treasury Management bevoegd het bedoelde instrument te gebruiken met inachtneming van de limieten zoals in Hoofdstuk 6 beschreven.

10. Investor relations

TRM heeft de opdracht te allen tijde middelen op de geld- en kapitaalmarkt te kunnen aantrekken voor de gemeente Delft en daartoe de toegang tot de financiële markten te kunnen waarborgen. TRM draagt zorg voor goede contacten met voldoende partijen op de geld- en kapitaalmarkt. De belangrijke partijen zijn: de huisbankier(s), andere financiële instellingen, decentrale overheden en financieel intermediairs. De marktpartijen dienen op de hoogte te worden gehouden van de ontwikkelingen binnen de gemeente Delft, zodat de gemeente Delft als een bekende en betrouwbare partij wordt geaccepteerd in de financiële markten waarin zij wil opereren.

10.1. De huisbanken

Een goed contact met de huisbanken heeft de hoogste prioriteit. Naast de dagelijkse betaalstromen, zullen de banken ook moeten voorzien in een degelijke informatievoorziening over de marktomstandigheden en tarieven. TRM zal regelmatig het totale dienstenpakket (en de daarbij behorende condities) van de huisbanken beoordelen. Indien zij van mening is, dat het dienstenpakket niet meer marktconform is, wordt het Treasuryberaad hiervan op de hoogte gebracht. Het Treasuryberaad bepaalt vervolgens wat het vervolgtraject is.

10.2. Financiële instellingen

Het is TRM toegestaan relaties aan te gaan met financiële instellingen anders dan de huisbanken. Het onderhouden van deze relaties is voor de gemeente Delft van belang omdat zij op deze wijze haar toegang tot de financiële markten optimaliseert. TRM is bevoegd om direct transacties aan te gaan met deze relaties mits de instelling voldoet aan de onder de in het Treasurystatuut genoemde bepalingen en voorwaarden. Het Treasuryberaad wordt op voorhand geïnformeerd over de voorgenomen acties. Na goedkeuring van het Treasuryberaad zal deze nieuwe relatie worden toegevoegd aan de lijst ‘Bestaande relaties op de geld- en kapitaalmarkt’. Deze lijst zal als bijlage aan dit handboek worden toegevoegd.

10.3. Decentrale overheden

TRM zal nauwe contacten onderhouden met andere (de)centrale overheden, om zo goed mogelijk op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen binnen haar vakgebied. Het is TRM toegestaan deze relaties te onderhouden en uit te bouwen. Tevens is TRM bevoegd om direct transacties aan te gaan met deze relaties, mits deze relaties voldoen aan de bepalingen en voorwaarden zoals die zijn opgenomen in het Treasurystatuut. Het Treasuryberaad wordt op voorhand geïnformeerd over de voorgenomen transacties. Na goedkeuring van het Treasuryberaad zal deze nieuwe relatie worden toegevoegd aan de lijst ‘Bestaande relaties op de geld- en kapitaalmarkt’. Deze lijst zal als bijlage aan dit handboek worden toegevoegd.

10.4. Financiële intermediairs

Het is het Treasury Management toegestaan, gebruik te maken van de bemiddeling van een (beperkt) aantal financieel intermediairs op de geld- en kapitaalmarkt. Intermediairs kunnen een belangrijke schakel zijn in het aanleveren van onafhankelijke informatie uit de geld- en kapitaalmarkt. Het is TRM toegestaan deze relaties te onderhouden en uit te bouwen.

De intermediair dient geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. De gemeente Delft dient in het bezit te zijn van een kopie van deze vergunning. Afspraken over eventuele commissiebetalingen dienen schriftelijk te zijn vastgelegd en vastgesteld door het Treasuryberaad. Een lijst van intermediairs waarmee het toegestaan is om zaken te doen, is als bijlage opgenomen bij dit handboek.

10.5. Nieuwe tegenpartijen

Indien TRM van mening is, dat een nieuwe partij geaccepteerd mag worden als tegenpartij voor het aangaan van treasury transacties, dan zal zij hiervan het Treasuryberaad achteraf schriftelijk van op de hoogte stellen. Tegenpartijen zullen te allen tijde moeten voldoen aan de richtlijnen en limieten die in Hoofdstuk 6. zijn opgenomen. Na goedkeuring van het Treasuryberaad zal deze nieuwe relatie worden toegevoegd aan de lijst ‘Bestaande relaties op de geld- en kapitaalmarkt’. Deze lijst zal als bijlage aan dit handboek worden toegevoegd.

11. beleidcyclus

11.1. Treasuryberaad

Minimaal eens per kwartaal komt het Treasuryberaad bijeen. De bijeenkomst wordt voorbereid door:

- De Treasurymanager, die het Treasuryberaad overzichten verschaft van marktsentiment, koersbewegingen, financieel- en overig relevant nieuws en bijzondere gebeurtenissen van de afgelopen verslagperiode. De Treasurymanager levert het beraad ook een gemotiveerde marktprognose en een mandaatvoorstel voor de komende periode(n).

- De Treasurymanager, die het beraad overzichten aanlevert met betrekking tot aflossingen, afgeloste en nieuwe leningen, kasgeld activiteiten en derivaten transacties van de afgelopen periode. Ook verschaft hij het beraad een overzicht van komende aflossingen en van wijzigingen in financieringsbehoeften en/of de begroting ten opzichte van voorgaande bijeenkomsten. Minimaal drie dagen vóór de bijeenkomst worden de overzichten uitgereikt.

Het Treasuryberaad bespreekt genoemde verslagen en bepaalt het beleid voor de komende periode, die loopt tot de volgende bijeenkomst. De medewerker TRM belast met treasury werkzaamheden verzorgt de notulen van de bijeenkomsten en de verspreiding daarvan binnen één dag na de bijeenkomst.

Ingeval van snel en sterk wijzigende onvoorziene marktomstandigheden, risico, mogelijkheden, inzichten dan wel financierings- of beleggingsbehoeften worden de volgende stappen genomen:

Het Treasuryberaad wordt direct bijeen geroepen om het mandaat bij te stellen. Indien dit door omstandigheden niet mogelijk is, is het één beraadslid – de wethouder of hoofd TRM - toegestaan de Treasurymanager te laten afwijken van het mandaat. Indien door omstandigheden geen beraadsleden bereikbaar zijn, is het de Treasurymanager toegestaan af te wijken van het mandaat. In voorkomende gevallen dient de Treasurymanager een afwijking direct schriftelijk te bevestigen en motiveren aan het Treasuryberaad.

11.2. Kwartaal rapportages

Elk kwartaal wordt binnen het Treasuryberaad het concept van de drie maandelijkse renterisico rapportage besproken en vastgesteld. Deze rapportage wordt door de Treasurymanager opgesteld.

Na bespreking wordt het concept eventueel aangepast en voorzien van een beschrijving van het voorgenomen beleid voor de komende periode. Hierna wordt de rapportage gearchiveerd in het Treasury Dossier.

11.3. Jaarplannen

Tegen het jaareinde wordt binnen het Treasuryberaad het Treasurymeerjarenplan en het Treasuryjaarplan vastgesteld.

In het Treasurymeerjarenplan wordt de meerjarenbegroting van de gemeente Delft vertaald naar de consequenties voor het strategisch financierings- en beleggingsbeleid.

Het Treasuryjaarplan is een concreet plan van aanpak voor een bepaald jaar met betrekking tot de tactische uitvoering van financieringen en beleggingen gebaseerd op de jaarbegroting voor dat zelfde jaar.

De meerjarenbegroting en de jaarbegroting worden geproduceerd door de controllers.

Het Treasurymeerjarenplan en het Treasuryjaarplan worden door het Treasury Management voorbereid door de Treasurymanager.

12. uitvoering

12.1. Cashflow informatie

Voor nader te bepalen vakteams (m.n. grondzaken) is het van belang, dat zij hun voortschrijdende cashflow prognoses voor de komende drie jaar, met toelichting bij de Treasurymanager indienen. Deze prognoses hebben de volgende precisie:

1^e jaar: per maand

2^e en 3^e jaar: per kwartaal

De Treasurymanager analyseert de prognoses op juistheid, volledigheid en actualiteit.

Naast deze gestandaardiseerde informatievoorziening dienen ook omvangrijke ad-hoc betalingen of ontvangsten direct telefonisch aan de Treasurymanager doorgegeven, en hierna per e-mail bevestigd te worden.

De Treasurymanager verzamelt en controleert de aangeleverde cashflow prognoses, en consolideert deze in één totaal overzicht.

12.2. (Des)investeringen

Investerings- of desinvesterings beslissingen worden, zodra zij bekend zijn, telefonisch aan het Treasury Management kenbaar gemaakt, gevolgd door een bevestiging per e-mail.

12.3. Rekeningstanden

Verschillen

De Treasurymanager controleert dagelijks voor 10:00 uur de werkelijke standen op de geconsolideerde bankrekeningen. Eventuele verschillen tussen prognose en werkelijkheid worden onderzocht en verwerkt in een dagelijkse rapportage. Grote verschillen worden teruggekoppeld aan de cashflow generende afdeling om een verklaring daarover te verkrijgen.

Saldi niet geconsolideerde rekeningen

De Treasurymanager controleert dagelijks de standen op de niet geconsolideerde rekeningen waar onder de girorekeningen. Niet of nauwelijks rente genererende saldi boven de € 250.000 worden overgemaakt naar de hoofdrekening bij de BNG, te Den Haag.

12.4. Transacties

De Treasurymanager

Alle transacties die de Treasurymanager uitvoert, legt hij vast op een deal ticket. Dit ticket wordt direct naar de medewerker TRM gezonden die verantwoordelijk is voor het transactiedossier.

Voor transacties via een intermediair uitgevoerd, ontvangt de Treasurymanager over het algemeen een faxbevestiging van deze intermediair. De fax wordt door hem gebruikt om transactiedetails te controleren. Na controle wordt deze fax direct naar de medewerker TRM gezonden die verantwoordelijk is voor het transactiedossier.

Indien de Treasurymanager officiële bevestigingen ontvangt, stuurt hij deze direct door naar de medewerker TRM die verantwoordelijk is voor het transactiedossier. Deze medewerker zal de afzender op de onjuiste adressering attenderen.

Verwerking

De medewerker TRM zorgt er voor dat het dealticket juist gecodeerd wordt en vervolgens:

- De transactie administreert, boekt en archiveert,

- Bevestigingen voor niet bancaire tegenpartijen produceren en verstuurt,

- Een kopie van het dealticket verstuurt aan Financiën.

De medewerker van Financiën zal:

- De bijbehorende betalingen klaarzetten en pas dan uitvoeren, na het volgen van de gebruikelijke autorisatieprocedures en na het akkoord van het hoofd van de manager financiën of in diens afwezigheid zijn of haar vervanger.

12.5. Controles

Transactiecontrole

Dagelijks worden door de medewerkers van TRM de uitgevoerde transacties controles op de juistheid van:

- Tegenpartij- en intermediairbevestigingen;

- Marktinformatie van intermediairs en/of adviesbureaus.

Bij eventuele verschillen of afwijkingen zal het Hoofd vakteam TRM direct worden geïnformeerd. Deze zal bepalen welke stappen er dienen te worden genomen.

Limietcontrole

Dagelijks vindt een controle plaats door de Treasurymanager op het gebruik van:

- Kredietrisico limieten;

- Liquiditeitsrisico limieten;

- Renterisico limieten.

Bij eventuele overschrijdingen zal het Hoofd vakteam TRM direct worden geïnformeerd. Deze zal bepalen welke stappen er dienen te worden genomen.

Uitwerkingen van de verschillende limieten zullen als bijlage worden toegevoegd aan dit Handboek.

Performance meting

Regelmatig zal het hoofd TRM toetsen of TRM de aan haar opgedragen taken naar wens uitvoert. Onderzocht wordt:

- Of de Treasurymanager het mandaat van de afgelopen Treasuryberaad juist heeft uitgevoerd.

- Hoe de door de Treasurymanager bedongen tarieven zich verhouden tot de mogelijkheden die zich in markt hebben voorgedaan sinds het laatst gehouden Treasuryberaad aan de hand van marktinformatie van intermediairs en/of adviesbureaus.

Het hoofd TRM zal de bevindingen rapporteren aan het Treasuryberaad.

Intermediairs

Maandelijks vindt een controle plaats op de nota zoals verzonden door intermediairs. Deze controle is tweeledig:

- Controle op de juistheid van de nota;

- Beoordelen of één intermediair of bank niet een onevenredig deel van de omzet toebedeeld krijgt.

De eerste controle wordt uitgevoerd door de medewerker TRM, de tweede controle wordt uitgevoerd door het hoofd TRM aan de hand van gegevens die worden aangeleverd door de medewerker TRM.

Interne controle

De gemeente Delft zal alle maatregelen treffen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve interne controle. De interne controle valt onder de verantwoordelijkheid van het hoofd vakteam financiën.

Externe controle

Alleen met toestemming van het Hoofd vakteam TRM is het toegestaan van het bovenstaande af te wijken. Het Hoofd vakteam TRM zal direct in kennis worden gesteld van de eventueel afgesloten transacties.

De gemeente Delft treft alle maatregelen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve externe controle. De externe accountant heeft te allen tijde toegang tot de dossiers van het Treasuryberaad, het vakteam TRM en het vakteam Financiën. Het Treasury Management zal haar werkzaamheden slechts verrichten vanuit de fysieke locatie van de Treasury Afdeling van de gemeente Delft. De Treasurymanager verricht zijn werkzaamheden gedurende reguliere werkdagen tussen 08:00 en 18:00 uur

13. rapportages

13.1. Interne rapportages

Het geheel aan rapportage verplichtingen rond de uitvoering van de treasuryfunctie is benoemd in de hoofdstukken 4, 5 en 6 van dit treasuryhandboek.

13.2. Externe rapportages

De toezichthouder (Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland)

Conform de Wet FiDO zal voorts de volgende informatie worden aangeboden aan de externe toezichthouder, zijnde Gedeputeerde Staten van het Provincie Zuid-Holland:

1. Jaarlijks tezamen met het jaarverslag een opgave van:

I. Het begrotingstotaal bij aanvang van het voorgaande jaar;

II. De kasgeldlimiet bij aanvang van het voorgaande jaar;

III. De gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van het voorgaande jaar;

IV. De stand van de vaste schuld bij aanvang van het voorgaande jaar;

V. De renterisiconorm bij aanvang van het voorgaande jaar;

VI. Het renterisico op de vaste schuld over het voorgaande jaar;

VII. Het kredietrisico van de beleggingsportefeuille van het voorgaande jaar.

2. Aan het einde van ieder kwartaal een opgave van de laatst berekende gemiddelde netto-vlottende schuld en de kasgeldlimiet voor het desbetreffende kalenderjaar.

Bovenstaande informatie zal door het vakteam Financiën worden verzorgd en waar nodig door de Treasurymanager worden verklaard.

Het Centraal Bureau voor de Statistiek

Conform de Wet FiDO zal voorts de volgende informatie worden aangeboden aan Het Centraal Bureau voor de Statistiek:

Driemaandelijks een opgave van de stand van het EMU-saldo op een door het Centraal Bureau voor de Statistiek te bepalen wijze, zodat zij de informatie aan het Ministerie van Financiën kan presenteren.

Bovenstaande informatie zal door het vakteam Financiën worden verzorgd en waar nodig door de Treasurymanager worden verklaard.

Bijlage a: Treasurystatuut

Invoegen na vaststelling

bijlage b: verantwoordelijkheden

Functie	Verantwoordelijkheden
De Gemeenteraad	· Vaststelling van kaders/richtlijnen voor de uitvoering van het treasurybeleid via de financiële verordening. · Advisering aan het college over het treasurystatuut · Het goedkeuren van de Begroting en de daarin opgenomen treasuryparagraaf voor het te voeren treasurybeleid; · Vaststelling van de jaarrekening, décharge voor het door het college uitgevoerde treasurybeleid
Het College van B&W	· Het vaststellen van algemene richtlijnen en limieten in het Treasurystatuut; · Het vaststellen van het treausuryjaarplan; · Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; · Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; · Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de jaarrekening;
De portefeuillehouder Financiën	· Het uitvoeren van het treasurybeleid (bestuurlijke verantwoordelijkheid).
Het Treasuryberaad	· Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. · Op basis van het treasurykwartaalplan het treasurymanagement mandateren de voorgestelde transacties daadwerkelijk uit te voeren.
Hoofd TRM	· Concipiëren van het gemeentelijk treasurybeleid · Het opstellen van de treasuryparagraaf in de begroting · Het uitvoeren van de aan hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut, het treasuryhandboek en de treasuryparagraaf van de Begroting; · Het rapporteren aan het College van B&W over de uitvoering van het treasurybeleid; · Het opzetten van administratieve richtlijnen voor de treasuryactiviteiten; · Het autoriseren van door de Treasurymanager voorgestelde transacties; · Het adviseren van de sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;
De sector-/vakteamhoofden	· Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun sectoren aanleveren aan het vakteam TRM over toekomstige uitgaven en ontvangsten; · Het zorgdragen voor het tijdig aandragen van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de cashmanager; · Het fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste cq. ten gunste van de budgetten waarvan zij in de begroting als budgethouder zijn aangewezen.
Treasurymanager	· Het uitvoeren van de activiteiten op het gebied van cashmanagement, corporate finance en risicobeheer; · (mede) Ontwikkelen gemeentelijke beleid en bijbehorende instrumenten –in brede zin- op het gebied van treasury management, en belast van met uitvoering daarvan; · Het ondersteunen en adviseren van het hoofd vakteam TRM en de Portefeuillehouder; · Zorgdragen voor de opzet en werking van de planning & controlcyclus van treasury en de uitvoering daarvan. · Onderhandelen met externe partijen over de condities van instumenten en rekeningenstructuur. · Het onderhouden van goede investor relations met (markt)partijen.
Medewerker vakteam Financiën	· Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; · Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; · Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; · Het afleggen van verantwoording aan het Hoofd vakteam Financiën over de uitvoering van de aan hem / haar gemandateerde activiteiten; · Het tekenen van betalingen die voortvloeien uit de treasurytransacties als eerste tekenbevoegde.
Interne Controle	· Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en het hierover rapporteren aan hoofd TRM. · Het controleren en adviseren over de naleving van het Treasurystatuut, handboek en specifieke rapportages.
Administratie van het vakteam TRM	· Het ontvangen van de transactiebevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomsten met de transactie-informatie zoals verstrekt door het treasurymanagement; · Het bijhouden van het treasurydossier; · Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen en financiële administratie; · Het verzorgen van de notulen van de vergaderingen van het Treasuryberaad;
Externe accountant	· Het binnen zijn reguliere controletaak adviseren en controleren over de feitelijke naleving van het treasurystatuut en het treasuryhandboek.

bijlage c: bevoegdheden: mmv-besluit, onderdeel treasury en Autorisatie

	Treasury
1	Liquiditeitssaldo beleggen c.q. financieren in rekening-courant en hiertoe aangaan van rekening-courant-overeenkomsten met in Nederland gevestigde bankinstellingen.	b. en w. / burg.	vm	hoofd vakteam treasury en risk management	De bevoegdheid onder 1 t/m 5 wordt uitgeoefend binnen het kader van het bij of krachtens de financiële verordeningen ex art. 212, 213 en 213a Gemeentewet bepaalde, alsmede binnen het kader van het Treasury jaarplan.	-
2	Uitzetten bedragen op deposito’s, onderhandse geldleningen c.q. in schuldbewijzen in euro, voor zover deze impliciet een hoofdsomgarantie inhouden;	b. en w. / burg.	vm	hoofd vakteam treasury en risk management		-
3.	Aantrekken geldleningen op de geld- en kapitaalmarkt.	b. en w. / burg.	vm	hoofd vakteam TRM		-
4.	Bedragen beleggen in obligaties c.q. in schuldbe-wijzen euro, voorzover hierbij impliciet een hoofd-somgarantie van kracht is.	b. en w. / burg.	vm	hoofd vakteam TRM		-
5.	Met off-balance instrumenten de vaste rente op langlopende geldleningen wijzigen in variabele rente en omgekeerd, of het renterisico af te grendelen.	b. en w. / burg.	vm	hoofd vakteam TRM		-
6.	Verrichten van rechtshandelingen ter uitvoering van de onder 1 t/m 5 genoemde besluiten	burg.	vm	hoofd vakteam TRM		-
	Gemeentegaranties
7.	Het aangaan van achtervangovereenkomsten, SVN-financieringen; overeenkomsten van borgtocht en het vestigen van hypotheekrecht in het kader van garantieverlening.	b. en w. / burg.	vm	hoofd vakteam TRM	de bevoegdheid als hier genoemd wordt uitgeoefend binnen het kader van het bij of krachtens de nota gemeentegaranties bepaalde.

	Autorisatie		Bevoegd functionaris (eerste handtekening)	Autorisatie door (tweede handtekening)
*Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer*
1. Het uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening			treasurymanager	Hoofd vakteam TRM
2. Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld			treasurymanager	Hoofd vakteam TRM
3. Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen			vakteam Financiën	Hoofd vakteam Financiën
*Bankrelatiebeheer*
4. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen		treasurymanager		Hoofd vakteam TRM
5. Bankcondities en tarieven afspreken		treasurymanager		Hoofd vakteam TRM
*Risicobeheer*
6. Het afsluiten van derivatentransacties		treasurymanager		Hoofd vakteam TRM
*Financiering en uitzetting*
7. Het afsluiten van kredietfaciliteiten		treasurymanager		Hoofd vakteam TRM
8. Het aantrekken van externe financiering, looptijd langer dan 1 jaar.		treasurymanager		Hoofd vakteam TRM
9. Het uitzetten van middelen met een looptijd langer dan 1 jaar.		treasurymanager		Hoofd vakteam TRM
10. Het beleggen in garantieproducten		treasurymanager		Hoofd vakteam TRM
11. Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak		Hoofd vakteam TRM		College van B&W
12. Het garanderen van gelden uit hoofd van de publieke taak		Hoofd vakteam TRM		College van B&W

Bijlage d: Informatiestromen

Informatie	Frequentie	Verstrekker	Ontvanger
1. Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning	Maandelijks / Incidenteel	budgethouders	Treasurymanager
2. Liquiditeitenplanning	Jaarlijks	budgethouders	Treasurymanager
3. Beleidsplannen treasury in financierings-paragraaf van begroting	Jaarlijks	Hoofd vakteam TRM	Gemeenteraad
4. Meerjarenfinancierings- en beleggingsplan	Jaarlijks	Treasurymanager	College van B&W
5. Treasury Jaarplan	Jaarlijks	Treasurymanager	College van B&W
6. Treasury Kwartaalrapportage en kwartaalmandaat	Kwartaal	Treasurymanager	College van B&W
7. Evaluatie treasuryactiviteiten in Financieringsparagraaf van jaarrekening	Jaarlijks	Hoofd vakteam TRM	Gemeenteraad
8. Voortgang onderdelen financieringsparagraaf via voor- en najaarsrapportage	Halfjaarlijks	Hoofd vakteam TRM	Gemeenteraad
9. Verantwoording n.a.v. financieringsparagraaf via jaarverslag	Jaarlijks	Hoofd vakteam TRM	Gemeenteraad
10. Informatie aan derden (toezichthouder en CBS)	Kwartaal	vakteam Financiën	Derden
11. Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten	binnen 14 dagen na besluit	College van B&W	Provincie

Bijlage e: Limietenlijst beleggingen en derivaten

Bijlage f: Financiële verordening artikel 13 Financieringsfunctie

Artikel 13: Financieringsfunctie

1. Het college biedt éénmaal per vier jaar een (geactualiseerd) Treasurystatuut aan.

2. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de programmabegroting uit te kunnen voeren;

b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

3. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitsvrije status is gegeven of bij financiële instellingen zonder rating met minimaal een met een A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid;

b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact is.

c. derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;.

d. voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;.

e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

f. voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit Treasurystatuut. Het college zendt het besluit Treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Toelichting Artikel 13. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de programmabegroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In aanvulling hierop stelt het college een Treasurystatuut op dat protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering. Het treasurystatuut wordt eens in de vier jaar aan de raad voorgelegd.

De kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn wettelijk geregeld. Overschrijding is in beginsel niet toegestaan. Gedeputeerde staten van de provincie moeten dan in hun hoedanigheid van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder bijzondere omstandigheden een tijdelijke overschrijding tolereren. Bij overschrijding kan de gemeente worden geconfronteerd met preventief toezicht op het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende (renterisiconorm) leningen. De raad wordt daarom wanneer overschrijding dreigt daarover door het college geïnformeerd.

^[1] Zie voor beschrijving van functie en samenstelling van het Treasuryberaad § 3.1