Vervolg-nota Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 2004 en de Administratief -technische verwerking van de Reserves en Voorzieningen.

1. Inleiding.

Door de invoering van de Wet Dualisering Gemeentebestuur en de aanpassing van de Gemeentewet heeft de veranderde regelgeving in de bestuurspraktijk van de gemeenten zijn beslag gekregen. Ook voor de financiële functie werkt deze veranderde regelgeving door. Conform artikel 186 van de Gemeentewet worden de inrichtingseisen waaraan de gemeentebegroting, de meerjarenraming, het jaarverslag en de jaarrekening moeten voldoen, bepaald door het BBV (voorheen Comptabiliteitsvoorschriften). Deze wijzigingen zijn voor het overgrote deel al vertaald in de nieuwe opzet van zowel de Programmabegroting als de productenraming. Met betrekking tot de herinrichting van de reserves en voorzieningen moet nog een aantal keuzes gemaakt worden.

2. Interpretatie verschillen Indeling Reserves en Voorzieningen

Als gevolg van de nieuwe definities van de begrippen “reserves” en “voorzieningen” heeft er in 2003 een herindeling plaats gevonden, waarbij reserves omgezet zijn naar voorzieningen en andersom voorzieningen naar reserves.

In artikel 43 van de BBV wordt onderscheid gemaakt tussen de algemene reserve en bestemmingsreserves. Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de provinciale staten respectievelijk de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Mutaties in de reserves geschieden buiten de staat van baten en lasten om. Deze worden bij de zogenoemde resultaatbestemming verwerkt.In artikel 44 van de BBV is geregeld voor welk soort uitgaven voorzieningen mogen worden gevormd. Een belangrijk uitgangspunt is dat voorzieningen een schatting geven van voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen waarvan de omvang en tijdstip van optreden onzeker is en die hun oorzaak vinden vóór de balansdatum. Tevens kunnen voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen van het in de tijd onregelmatig gespreid zijn van kosten zoals groot onderhoud. De van derden verkregen middelen die een specifiek bestedingsdoel hebben (door de geldverstrekker zijn geoormerkt) dienen eveneens tot de voorzieningen te worden gerekend aangezien de raad aan deze gelden geen andere bestemming kan geven. Dit betreft voornamelijk nog niet bestede subsidies. In tegenstelling tot reserves zijn voorzieningen verplichtingen aan een derde en moet de verwerking via de staat van baten en lasten geschieden. Mutaties in de reserves mogen alleen bij de resultaatbestemming en derhalve niet in de staat van baten en lasten worden verantwoord.

Het nieuwe BBV geeft ondanks deze regelgeving af diverse interpretatie mogelijkheden, waardoor gemeenten, waaronder Delft, met diverse vragen over de indeling van reserves en voorzieningen bleef zitten. De vragen waren:

a. a. Blijven de “Reserve tot dekking van hogere vuilverwerkingskosten” en de “Reserve Egalisatie Gemeentelijk Rioleringsplan” een reserve of worden ze een voorziening

b. b. Zijn de gelabelde EZH-gelden volgens het BBV een reserve of een voorziening.

Het antwoord op deze vraag is bepalend voor de administratieve verwerking van onttrekkingen uit de reserves en voorziening. Het BBV schrijft namelijk voor dat er geen rechtstreekse betalingen meer plaats mogen vinden ten laste van reserves! Onttrekking aan of storting in reserves dient vanaf 2004 via een rubriek “Resultaatbestemming” te verlopen. Voor onttrekking aan en storting in voorzieningen geldt dit voorschrift niet.

Op grond van bijgewoonde voorlichtingsbijeenkomsten en beantwoording van vragen door de landelijke Commissie BBV (o.a. in het B&G - Magazin) zijn we tot de conclusie gekomen, dat:

a. de “Reserve tot dekking van hogere vuilverwerkingskosten” en de “Reserve Egalisatie Gemeentelijk Rioleringsplan” op basis van artikel 44 lid 1c omgezet moet worden naar een “Voorziening”.

b. de gelabelde EZH gelden als “Voorziening” in stand mogen blijven.

c. de volgende voorzieningen inzake Vastgoed omgezet moeten worden naar reserve: ‘Voorziening aankoop panden binnenstad’, ‘Voorziening bouwexploitatie Paulus Mavo’, ‘Voorziening exploitatie erfpachtsgronden’, ‘Voorziening bouw bibliotheek’, ‘Voorziening Koepoortgarage’ en de ‘Voorziening incidentele opdrachten’.

3. Rechtstreekse onttrekkingen aan Reserves.

Met ingang van 1 januari 2004 (invoering BBV) is het rechtstreeks boeken van bijdragen vanuit de reserves ten gunste van kredieten/investeringen dus niet meer toegestaan. Het BBV wil in de Jaarrekening inzicht bieden in het resultaat vóór en na onttrekking aan reserves. Dit betekent dat lasten, die voorheen rechtstreeks ten laste van de reserves werden gebracht, nu ten laste van de exploitatie komen. Vervolgens zal de onttrekking aan (= dekking door) de reserve op een afzonderlijke rubriek “Resultaatbestemming” moeten worden geboekt. Dit heeft grote gevolgen voor de administratieve verwerking van:

1. Rechtstreekse betalingen ten laste van Reserves

2. Bijdragen vanuit de Reserves aan exploitaties

3. Subsidieverstrekking ten laste van reserves

4. Stimuleringsbijdragen ten laste van reserves

5. Bijdragen ineens vanuit Reserves voor het aankopen of oprichten van activa (§ 3.1)

6. Directe aanschaf van bedrijfsmiddelen ten laste van Reserves (categorie 3 investeringen, de zogenaamde ideaalcomplexen;) (,; zie § 3.02 )

3.1 Rechtstreekse betalingen ten laste van Reserves

3.2 Bijdragen vanuit de Reserves aan exploitaties

3.3 .Subsidieverstrekking ten laste van reserves

3.4 Stimuleringsbijdragen ten laste van reserves

Voor 1 t/m 4 geldt, dat Nu rechtstreekse betalingen uit Reserves niet meer toegestaan zijn, zullen deze betalingen, rechtstreeks ten laste van de exploitatie gebracht moeten zullen worden (op afzonderlijke projecten) met als tegenhanger een storting of onttrekking aan de betreffende reserve in de rubriek Resultaatbestemming. Per saldo is dat budgettair neutraal. Voor 5/6 ligt dat meer complex.

3.1 Bijdragen ineens vanuit Reserves voor het aankopen of oprichten van activa

Bij deze bijdragen hebben we te maken met twee nieuwe voorschriften in het BBV:

- er mag niet meer rechtstreeks betaald worden uit de reserve

- de aan te schaffen activa moet bruto worden geactiveerd (= opnemen op de balans en afschrijven ten laste van de exploitatie)

Dit betekent dat bij aanschaf van activa (bijvoorbeeld computers, brandweer- en reinigingsmateriaal), de volgende ingewikkelde bewerkelijke administratieve boekingsgang noodzakelijk is:

a. De bijdrage ineens “labelen” om de kapitaallasten van de aankoop op te vangen;

b. Aanschaf van de activa door het voteren van een krediet;

c. Begroten en verantwoorden van de kapitaallasten in de exploitatie;

d. Kapitaallasten dekken door in de rubriek “Resultaatbestemming” een bijdrage van de gelabelde reserve te ramen en te verantwoorden.

N.B. Op 11 mei 2004 besloot het college van burgemeester en wethouders, dat er bij activering van economische investeringen, die als gevolg van de invoering van het BBV niet meer ten laste van reserves mogen komen, geen (omslag)rente toegerekend mag worden. Daardoor blijft deze omschakeling budgettair neutraal.

3.2 Directe aanschaf van bedrijfsmiddelen ten laste van Voorzieningen (categorie 3 investeringen, de zogenaamde ideaalcomplexen)

Op grond van het BBV moeten voortaan alle investeringen met een economisch nut (waaronder) bedrijfsmiddelen worden geactiveerd. Dit betekent een belangrijke wijziging voor vervanging van ictICT, brandweer en reiniging, die tot nu toe een iïdeaalcomplex vormden, en rechtstreeks ten laste van een vervangingsvoorziening werden gebracht. Deze constructie was bedoeld om het grillige verloop van de aanschaf over een reeks van jaren te elimineren.

Zoals hiervoor is aangegeven, mag deze constructie met ingang van 2004 niet meer. Daarvoor in de plaats zullen de kosten geactiveerd moeten worden. Dit betekent een technische wijziging, die voor de komende jaren (administratieve) verschillen oplevert tussen de hoogte van stortingen in de voorziening (Voor invoering van het BBV) en de hoogte van de afschrijvingslasten (Na invoering van het BBV. )

Het bovenstaande leidt nog tot de volgende vragen, die beantwoord moeten worden:

3.26.1 Welke vervangingsinvesteringen, die tot en met 2003 via een storting in een egalisatievoorziening op de exploitatie drukten, moeten vanaf 2004 geactiveerd worden.

In de financiële verordening ex art. 212 van de Gemeentewet is deze vraag nader uitgewerkt. Daarin is bepaald, dat activa met een verkrijgingsprijs minder dan € 7.500 niet geactiveerd behoeftven te worden, tenzij die categorie aanschaffingen op jaarbasis het totaalbedrag van € 100.000 overschrijdt. Op basis van deze bepalingen dienen zowel de vervanging van ictICT, reinigingsmateriaal en brandweermateriaal met ingang van 2004 geactiveerd te worden. Vanaf 2004 zal voor deze investeringscategorieën een meerjarig vervangingsplan opgesteld worden. Omdat dit nog niet in de begroting 2004 is verwerkt, zal er voor 2004, als overgangsmaatregel, een technische omzetting uitgevoerd worden. Vanaf 2005 kan het meerjarig investeringsplan opgenomen worden in de productenraming (categorie 3 investeringen). Vaststellen van de productenraming betekent dan praktisch tevens het beschikbaar stellen van het vervangingskrediet.

NB 1. Voor meubilair stellen we voor om vanwege praktische redenen af te wijken van de algemene richtlijn. Meubilair wordt namelijk in legio kleine porties aangeschaft, en bestaat veelal uit bureau en stoelen, waarvan de aanschaffingsprijzen per stuk de benaming investering niet toekomt. De aanschaf van meubilair komt thans in onze begroting voor een jaarlijks storting ten laste van de exploitatie in de egalisatievoorziening meubilair, waarna de aanschaffingen onttrokken worden aan de betreffende egalisatievoorziening. (Het BBV staat rechtstreekse onttrekkingen aan de voorzieningen namelijk wel toe).
Onze verordening ex artikel 212 schrijft in lid 5 van artikel 9 dat er om doelmatigheidsredenen activa met een geringe waarde met een totaalbedrag van €  100.000 niet geactiveerd behoeft te worden. Bij meubilair gaat het om dit soort aanschaffingen, zij het dat het totaalbedrag oploopt naar € 200.000. Naar de letter genomen zou de verordening dus actvering voorschrijven, maar het laatste lid van artikel 9 bepaalt, dat van het bepaalde in artikel 9 door het college afgeweken mag worden. Het college meldt dit dan wel aan de raad. Wij melden de raad bij deze dat we in het geval van meubilair van deze ontsnappingsclausule gebruik maken. Daar komt nog bij, dat lid 11 van artikel 9 van genoemde verordening bij de opsomming van afschrijvingstermijnen, geen afschrijvingstermijn voor meubilair noemt, en niet-activering van meubilair dus blijkbaar als een vanzelfsprekendheid beschouwt.

NB 2: De onttrekking aan de egalisatievoorziening ict ICT betrof tot en met 2003 zowel kosten voor aanschaf van ictICT-materiaal als kosten van ictICT - onderhoud. De voorziening blijft ook na invoering van het BBV in stand, te weten voor het onderhoudsaspect en sofware. Voor het investeringsaspect van de ictICT zal conform het BBV jaarlijks een vast bedrag worden aangevraagd als krediet en geactiveerd. Om pragmatische redenen zal echter voor de ictICT in 2004 nog de werkwijze van 2003 gevolgd worden. Dat betekent dat activering van ictICT in 2004 nog niet plaats zal vinden, maar vanaf 2005. (De pragmatische reden is, dat er honderden facturen geboekt worden in één jaar. Op dit moment al meer dan 1000, die allemaal betrekking hebben op én onderhoud én aanschaf. Als dat allemaal herzien moet worden zullen alle facturen opgezocht moeten worden, uitgesplitst in hardware en onderhoud en hernummerd en teruggeboekt en opnieuw geboekt moeten worden.)

3.26.2. Berekenen we rente in de kapitaallasten van de vervangingsinvesteringen of niet?

Voor invoering van het BBV speelde rente bij de stortingen in “voorzieningen voor de vervanging van ictICT, reinigingsmateriaal en brandweermateriaal” geen rol. Nu deze stortingen omgezet gaan worden in kredieten komt de vraag op of de rentecomponent in de kapitaallasten opgenomen moet worden.

Duidelijk is, dat de rentecomponent de jaarlasten laat stijgen. ( Voorbeeld: een investering van € 215.560 betekent, inclusief rente na 5 jaar een totale last van € 248.216). Géén renteberekening betekent een afwijking van de bestendige gedragslijn die wij binnen de gemeente Delft volgen bij investeringen. Omdat het hier gaat om routinematige bedrijfsmiddelen, die tot en met 2003 zonder rentetoerekening ten laste van de exploitatie kwamen, wordt voorgesteld bij deze drie routinematige investeringen geen rente te berekenen in de kapitaallasten. (Dit ligt in de lijn van het besluit van b en wB&W van 11 mei 2004 over het achterwege laten van rente bij investeringen, die voorheen ten laste van reserves kwamen)

3.26.3 Wat gebeurt er met de saldi, die per 31-12-2003 nog aanwezig waren in de egalisatievoorziening van de drie investeringscategorieën?

Als gevolg van de voorschriften in het BBV vervalt het egalisatie-aspect van de voorzieningen Reinigingsmateriaal en Brandweermateriaal geheel. Voor ictICT materiaal blijft egalisatie-aspect behouden, zij het dat dit alleen nog geldt voor het onderhoud van ictICT en software. Omdat de genoemde voorzieningen per 31 december 2003 nog een saldo hebben, stellen wij voor de saldi van egalisatievoorzieningen voor Reinigings- en brandweermateriaal toe te voegen aan andere voorzieningen binnen deze producten.

3.26.4. Wat gebeurt er met de voordelen in de exploitatie, die door deze methodische wijziging ontstaan?

Omdat er sprake is van omzetting van “stortingen in voorzieningen” in investeringen, zullen er de komendenkele jaren voordelen ontstaan in de exploitatie als gevolg van deze technische verandering. Dit zullen niet structurele, dalende voordelen zijn, waarvan de hoogte en de duur afhankelijk zijn van de investeringsbedragen en de afschrijvingstermijn. Voorgesteld wordt de voordelen voor de Reiniging en de Brandweer ten gunste te laten komen aan bedrijfsvoeringsvoorzieningen bij de Reiniging en de Brandweer, zodat de budgettaire kaders beschikbaar blijven voor het betreffende programma/product. Voor de reiniging was dit al besloten bij de Beheersrapportage 2004-I, dit kan naar analogie toegepast worden voor de brandweer. , en Ddaarnaast stellen we voor de e voordvoordelen van de ICTICT-investeringen ten gunste laten komen van de Algemene Reserve. De financiële effecten zullen meegenomen in de nog in de Beheersrapportage 2004-II en de daarna op te stellen 4^e ATW 2004..

N.B. 3. Mocht er in de toekomst sprake zijn van vervroegde of versnelde afschrijvingen van boekwaarden van activa, die na invoering van het BBV zijn ontstaan, (bijvoorbeeld bij beëindiging van een taak, op afstand zetten of fusie e.d.), dan zullen de lasten van die vervroegde afschrijving uiteraard ook ten laste komen van het product Reiniging en/of Brandweer.

4. Conclusies en Voorstellen:

Conclusies::

Op grond van de voorschriften in de BBV:

1. De vervanging van reinigingsmateriaal en brandweermateriaal met ingang van 2004 activeren;

2. De vervanging van ictICT materiaal met ingang van 2005 activeren;

Voorstellen:

1. De aanschaf van meubilair vanaf 2004 niet activeren; .

2. De stortingen in de voorzieningen brandweermaterialen en Voorziening reinigingsmaterialen vanaf 1 januari 2004 technisch aanpassen (storting 2004 = storting 2003 - kapitaallasten 2004); Het verschil tussen storting en kapitaallasten blijft beschikbaar voor het product;

3. De storting in de voorziening ICTICT per 1 januari 2005 technisch aanpassen, met dien verstande dat het onderhoud van ICTICT en de aanschaf van software niet geactiveerd wordt en het daarvoor bestemde gedeelte van de storting in stand blijft; het verschil tussen storting ten behoeve van de investering in hardware en de kapitaallasten komt vanaf 2005 komt ten gunste van het Algemene Reserve;

4. De vakteams Brandweer en Reiniging kunnen het saldo per 31-12-2004 van de voorziening vervanging materialen toevoegen aan een andere voorziening binnen hun product;

5. De vakteams ICTICT, Brandweer en Reiniging dienen vanaf 2005 meerjarige investeringsplannen in bij de begrotingsvoorbereiding. Deze investeringsplannen worden als categorie 3 investeringen (bedrijfsmiddelen) beschikbaar gesteld bij de vaststelling van de door de productenraming.

6. Voor de routinematige vervangingsinvesteringen ictICT, reiniging en brandweer zullen geen rentelasten in de kapitaallasten opgenomen worden;

Delft, 29 september 2004,

Strategie & Control,

T. van Doorn.