1. Samenvatting

In de Programmabegroting 2004-2007 is onder de Investeringen categorie I en II opgenomen dat het financieel-administratief systeem EAGLE in 2003 is afgeschreven. Het is de bedoeling het systeem voor het boekhoudjaar 2006 te vervangen. Deze nota geeft aan hoe de vervanging tot stand dient te komen.

Noodzaak tot vervanging:

1. De gewenste (digitale) verbetering van actuele financiële informatievoorziening;
2. In 2007 stopt de leverancier met de ondersteuning van het huidige pakket.

Het project heeft als doel de vervanging van het financieel registratieve gedeelte. De verwachting is dat dit mede leidt tot de verbetering van de (digitale) financiële (bedrijfsvoerings-) informatievoorziening.

In eerste aanleg geldt dat voor de jaren 2004/2005 de nadruk ligt op de vervanging van het registratieve gedeelte (inclusief naar alle waarschijnlijkheid ook WISE), waarbij nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de gewenste informatievoorziening. Uiteraard wordt er in de periode 2004-2006 verder gewerkt aan de verbetering van de financiële informatievoorziening. Hierbij vindt elke keer de afweging plaats tussen nut en noodzaak. Daarnaast tussen de benodigde investering en het rendement in de huidige situatie. Tot slot de mogelijkheden in de nieuwe situatie. Na implementatie van het registratieve gedeelte (inclusief WISE) wordt de financiële informatievoorziening in de nieuwe omgeving verder uitgebouwd.

Het project kent de volgende globale fasering:

Fase	Omschrijving	Datum gereed
1.	Keuze al dan niet openbare Europese Aanbesteding	29 april 2004
2.	Programma van Eisen opstellen	30 juni 2004
3.	Europese Aanbesteding tot en met de selectie van leverancier en dus het financiële systeem	Augustus 2004– januari 2005
4.	Implementatie en testen (inclusief EDP audit)	Augustus 2004 – 2005
5.	Werken met het nieuwe systeem (inclusief eventueel een nieuwe WISE)	2005-2006
6.	Verder verbeteren digitale financiële (bedrijfsvoerings-) informatievoorziening in het nieuwe systeem	2006-2008

De kosten van het totale traject zijn gedekt via de vrijvallende kapitaallasten Investeringscategorie II en zijn geregeld in de programmabegroting 2004-2007. De kosten van fasen 1, 2 en 3 (en een eerste aanzet van fase 4) bedragen naar verwachting € 50.000,- exclusief BTW en worden gedekt ad € 37.000,- t.l.v. het krediet en

€ 13.000,- t.l.v. de post externe advisering van het vakteam Financiën.

Concreet wordt een voorbereidingskrediet ad € 37.000,- gevraagd om in 2004 de noodzakelijke voorbereidingen te kunnen treffen voor de daadwerkelijke vervanging. Daarnaast in te stemmen met de voorgestelde aanpak.

2. Inleiding

Begin 2003 zijn diverse brainstormsessies over de vervanging van het financieel-administratieve systeem EAGLE, kortweg het systeem, gehouden. Thema van deze brainstormsessie was:

“Waar moeten we allemaal aan denken als we het systeem gaan vervangen?”

De deelnemers hebben opmerkingen gemaakt over:

Ø Inhoud:

1. Programma van Eisen;

2. Gewenste financiële informatievoorziening:

Ø Financiële gegevens geschikt voor meerdere organisatieniveaus (bestuur, gemeentebreed, cluster, sector, vakteam, manager en projectleider);

Ø Eenvoudige en eenduidige registratie (kostenplaatsenmethodiek, rekeningschema (speciale aandacht voor de kostensoorten);

3. Koppelingen met subsystemen;

4. Onderhoud;

Ø Planning/Proces:

1. Wel of geen openbare Europese Aanbesteding;

2. Datum daadwerkelijk overgang;

3. Referentiebezoeken;

4. Maak een reële planning;

Ø Organisatie:

1. Wie is verantwoordelijk;

2. Wie dient wanneer bij het project te worden betrokken;

3. Wel of geen externe projectleider;

4. Communicatie en betrokkenheid van de gehele organisatie is gewenst;

Ø Overige opmerkingen:

1. Beschikbare interne capaciteit;

2. Kennisoverdracht.

Deze lijst pretendeert overigens niet uitputtend te zijn, veel van de gemaakte opmerkingen en aandachtspunten worden bij de uitwerking van het programma van eisen meegenomen.

Deelnemers aan deze sessie zijn geweest: portefeuillehouder Financiën, de controllers, de vakteamhoofden van het cluster Facilitaire Dienstverlening en de verschillende disciplines binnen het vakteam Financiën.

3. Organisatie van de vervanging

De vervanging van EAGLE is een project van importantie voor onze gemeentelijke organisatie. Immers het betreft het financiële basisregistratiesysteem voor de gehele gemeente. Om dit project deugdelijk te laten verlopen, is betrokkenheid op alle niveaus belangrijk. De deadlines in dit project zijn hard. Loopt het project aan het begin vertraging op dan heeft dit direct gevolgen voor de uiteindelijke implementatie en het daadwerkelijk kunnen gebruiken van het nieuwe systeem. Uitgangspunt voor de vervanging is in ieder geval dat er sprake is van standaardsoftware.

Om het opdrachtgever-/ en nemerschap helder en duidelijk te scheiden en de dubbele verantwoordelijkheid van dit project duidelijk te maken, wordt er voor gekozen de gemeentesecretaris als opdrachtgever te benoemen. Opdrachtnemer in dit project is gelet op het belang van de gewenste financiële informatievoorziening de gemeentecontroller. De Regiegroep Delfste KennisOrganisatie bewaakt vanuit haar verantwoordelijkheden de kaderstelling en wordt regelmatig op de hoogte gehouden van de voortgang en de inhoudelijke overwegingen opdat zij indien noodzakelijk vanuit hun verantwoordelijkheid een advies aan het GMT kunnen uitbrengen.

Om het project organisatorisch goed te borgen en slagvaardig te kunnen handelen, wordt voorgesteld om de vervanging dan ook projectmatig aan te pakken. De voorzitter van de projectgroep is opdrachtnemer. De voorzitters van de werkgroepen zijn de gemandateerde opdrachtnemers. De voorzitters zijn dus interne projectleiders. De samenstelling van de werkgroepen komen aan de orde bij de fase waarin zij operationeel zijn. Schematisch ziet het er als volgt uit:

Gemeentesecretaris

(Opdrachtgever)

Projectgroep vervanging EAGLE

(Voorzitter is opdrachtnemer en intern projectleider)

Werkgroep Werkgroep Werkgroep Financiële

Europese Aan- Programma van Eisen Informatievoorziening

besteding en Implementatieplan

NB: de voorzitters van de werkgroepen zijn gemandateerde opdrachtnemers en gemandateerde interne projectleiders.

De vervanging van het financiële administratieve systeem is een operatie die eens in de 5 jaar wordt uitgevoerd. De coördinatie en ondersteuning van alle werkzaamheden voor de vervanging zit uiteraard niet in de reguliere capaciteit. De importantie van het welslagen is hiervoor reeds beschreven. Dit project dient dan ook te worden ondersteund met extra capaciteit. Voor de ondersteuning wordt dan ook voorgesteld een projectsecretaris aan te stellen. In bijlage 1 wordt nader ingegaan op de verantwoordelijkheden en de rol van de projectsecretaris.

Gelet op de het gewenste profiel van de projectsecretaris, waarbij de eisen zijn:

v kennis van gemeentelijke financiën en ICT;

v dient in staat te zijn een vertaling van de gewenste financiële informatie om te zetten naar benodigde functionele en technische specificatie;

v ervaring met de invoering van een financieel systeem, bij een gemeente

v ervaring met financiële pakketten en Europese aanbestedingsprocedures;

is deze persoon niet binnen de bezetting van het vakteam Strategie en Control en Financiën te vinden. Voorgesteld wordt de projectsecretaris in te huren. Uiteraard wordt hier de reguliere procedure voor gevolgd. De DIM wordt eerst benaderd. Indien zij niet kunnen leveren, dan worden 3 offertes aan drie concurrerende Organisatie&Advies bureaus gevraagd.

De volgende Projectgroep vervanging EAGLE wordt voorgesteld:

Projectgroep vervanging EAGLE:

Voorzitter: Gemeentecontroller

Secretaris: Hoofd van de Administratie

Deelnemers: Directeur Wijk en Stadszaken (i.v.m. ontwikkeling informatievoorziening en bewaker klantenwensen)

Accountmanager ICT

Vakteamhoofd Financiën

Ondersteuning: Projectsecretaris.

Opdracht Projectgroep:

1. Het zorgen van het B&W-besluit met een integraal PvE, waarin zowel de gewenste financiële informatievoorziening als de technische specificaties zijn geborgd voor 30 juni 2004.

2. Het begeleiden en bewaken van de procedures en deadlines bij de Europese Aanbestedingsprocedure.

3. Het begeleiden en bewaken van het tijdig opstellen van het implementatieplan.

4. Het zorgen voor draagvlak binnen de organisatie.

Tijdsbeslag is naar verwachting elke maand vanaf januari 2004 van 2 uur. Inclusief voorbereiding en nazorg betekent dit in het totaal voor 2004 een tijdsbeslag van 48 uur. De ondersteuning van de projectleider wordt geraamd op 72 uur. De kosten worden geraamd op € 10.000,- (inclusief BTW).

Via de regiegroep DKO worden de voorstellen verder geleid aan GMT en B&W. Daar waar nodig wordt om advies van de Ondernemingsraad gevraagd, dan wel de notities ter kennisname aangeboden.

4. Voorbereiding van de vervanging van EAGLE

4.1. Europese Aanbesteding

Fasen 1 en 3 betreffen de Europese Aanbesteding. Fase 1 gaat over de keuze het wel of geen openbare Europese Aanbesteding. Bepalend voor wel of geen Europese Aanbesteding, zijn twee drempelbedragen. Het betreft drempelbedragen voor zowel diensten (= inhuur voor de implementatie) als leveringen (daadwerkelijke systeem; licenties). Daar de gemeente een lagere overheid betreft geldt voor beide een afzonderlijk drempelbedrag ad € 249.681,-. De ervaring bij andere gemeenten en non-profitorganisatie leert dat de zowel de installatie, implementatie, opleiding, ontwerpen van maatwerk, onderhoud als het softwarepakket als de eventueel benodigde hardware dit drempelbedrag overschrijden. Indien een opdracht betrekking heeft op beiden, dan valt de opdracht onder de werking van die richtlijn, waarvan de waarde het grootst is. De verwachting is dat dit de Richtlijn is voor diensten. Immers in 1998 overtroffen de diensten, de leveringen. De inschatting is dat de gemeente Delft Europees dient aan te besteden. De verwachting is dat de investering ongeveer € 1.200.000,- gaat bedragen.

In deze procedure kan vervolgens nog een keuze worden gemaakt in wel of geen openbare aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding kunnen alle aanbieders meedingen naar de opdracht. Bij een niet openbare aanbesteding bestaat de mogelijkheid om een zgn. voorselectie te maken. Het is zinvol om hierover nader van gedachten te wisselen met de diverse betrokkenen, waaronder het vakteam Inkoop en Aanbesteding.

Fase 3 betreft de daadwerkelijke Europese Aanbesteding.

Voorstel is om voor beide fasen de volgende werkgroep samen te stellen:

Voorzitter: Hoofd vakteam Financiën

Secretaris: Projectsecretaris

Deelnemers: Hoofd Financiële Administratie

Clustercontroller van het cluster Facilitaire Dienstverlening

Vakteam Inkoop en Aanbesteding

Opdracht fase 1 Keuze voor Aanbesteding:

Formuleer voor 29 april 2004 een advies over wel of geen openbare

Europese Aanbesteding voor de aanschaf en onderhoud van een nieuw

financieel administratief systeem. En eventueel zo spoedig mogelijk een vooraankondiging regelen.

Rol	Functie	Tijdbeslag	Kosten (incl. BTW)
Voorzitter	Hoofd vakteam Financiën	2
Secretaris	Projectsecretaris		€ 4.000
Deelnemer	Hoofd Financiële Administratie	2
Deelnemer	Clustercontroller Facilitaire D.	2
Deelnemer	Vakteam Inkoop & Aanbesteding	8

Opdracht fase 3: Daadwerkelijke Aanbesteding

Het uitvoeren van de daadwerkelijke Europese Aanbesteding en er voor zorgen dat deze eind december 2004 conform de daarvoor gestelde procedures is afgerond. De startdatum is naar verwachting augustus 2004.

Rol	Functie	Tijdbeslag (Uren)	Kosten (incl. BTW)
Voorzitter	Hoofd vakteam Financiën	108
Secretaris	Projectsecretaris		€ 12.000
Deelnemer	Hoofd Financiële Administratie	108
Deelnemer	Clustercontroller Facilitaire D.	12
Deelnemer	Vakteam Inkoop & Aanbesteding	108

NB: De overige inbreng vanuit de medewerkers van het vakteam Financiën wordt via de reguliere werkoverleggen verzorgd.

4.2. Fase 2 Programma van eisen

Fase 2 bestaat uit het opstellen van het Programma van Eisen (PvE) voor het nieuwe financieel administratieve systeem. In dit PvE dient rekening gehouden te worden met:

Ø Gewenste financiële informatievoorziening (o.a. WISE);

Ø Eenvoudige en eenduidige registratie van financiële gegevens;

Ø Koppelingen met de andere administratieve systemen.

Om tot een gedegen PvE te komen en een goed implementatieplan, is het wenselijk dat er bij minimaal twee gemeenten, die recentelijk zijn overgegaan op een nieuw financieel systeem, een referentiebezoek af te leggen over hun ervaringen.

Voor het draagvlak binnen de gehele organisatie is het belangrijk dat er door de verschillende clusters wordt meegedacht en geadviseerd over het PvE.

De werkgroep voor het PvE voor de gewenste financiële

informatievoorziening

Voor de gewenste Financiële Informatievoorziening loopt een apart traject. Medio november is in het kader van de gewenste bedrijfsvoeringinformatie door vakteam S&C externe deskundigheid aangetrokken om de gewenste bedrijfsvoeringinformatie te inventariseren en een plan van aanpak te maken hoe te komen tot deze benodigde sturingsinformatie. Zo ook de benodigde financiële sturingsinformatie.

Onderdeel van de opdracht voor deze werkgroep is dan ook, om voor 30 juni 2004 inzicht te geven in de gewenste financiële informatie en wat dus de functionele eisen zijn voor het nieuwe financiële systeem. Deze werkgroep kent de volgende samenstelling:

Voorzitter: Centrale Controller

Secretaris Externe adviseur (Expertise Centrum)

Deelnemers: Sectorhoofd TOR

Clustercontroller Wijk-/Stadszaken

Vakteamhoofd Procesondersteuning (PuZa)

Hoofd afdeling Advies en Informatievoorziening

Vakteam Inkoop en Aanbesteding

Projectsecretaris Vervanging EAGLE

Sectorhoofd Ingenieursbureau (W&S)

Deelname vanuit Stadsbeheer

Deze werkgroep is verantwoordelijk voor:

1. Opstellen advies voor de functionele eisen voor 30 juni 2004;

2. De inventarisatie en communicatie binnen de clusters;

3. Creëren van draagvlak voor het nieuwe systeem.

Hiervoor wordt een apart traject gelopen, onder aansturing van de directeur Facilitaire Dienstverlening met eigen tijdsbeslag. De externe kosten hiervoor zijn gedekt. Met uitzondering van de uren van Vakteam Inkoop en Aanbesteding, 90 uur. En de kosten van de projectsecretaris Vervanging EAGLE. Naar verwachting bedragen de kosten hiervoor € 10.000,-

De werkgroep PvE voor de functionele en technische specificaties voor het nieuwe financieel administratieve systeem (FINREG)

Voorzitter: Hoofd Financiële Administratie

Secretaris: Projectsecretaris

Deelnemers: Sectorhoofd Ingenieursbureau (W&S)

Deelname vanuit sector Stadsbeheer

Vakteamhoofd Procesondersteuning

Hoofd afdeling Advies en Informatievoorziening

Teamleider Grootboek

Teamleider Basisadministratie

Teamleider projectadministratie

Medewerker Informatievoorziening

Financieel consulent

Applicatiebeheerder

Vakteam Inkoop en Aanbesteding

Vakteam ICT.

NB: de organisatie van deze Werkgroep kan voor de efficiëntie uiteen

vallen in deelwerkgroepen en die zouden kunnen worden aangevuld met ander benodigde expertise. Bijvoorbeeld: deelwerkgroep Subadministratie, waarbij deelname noodzakelijk is vanuit vakteam P&O, sector WIZ, vakteam Belastingen en vakteam Grond onder verantwoordelijkheid van Teamleider Grootboek.

NB2: de afdeling AO/IC wordt door verslagen op de hoogte gehouden. Daar waar zij het nodig achten of waar een advies van hen noodzakelijk wordt geacht, nemen zij op ad-hoc basis deel aan deze werkgroep.

Opdracht werkgroep FINREG:

Voor 30 juni 2004 wordt aan de Projectgroep een advies uitgebracht over:

- het PvE voor de functionele en technische specificaties voor het nieuwe financiële administratieve systeem (inclusief de interfaces= subadministraties)

- aandachtspunten voor de implementatie van het nieuwe financiële

systeem;

- draagvlak creëren en afstemming verzorgen binnen de vakteams Financiën en ICT;

- communicatie en inventarisatie met betrokken collega’s die niet deelnemen aan een werkgroep.

Rol	Functie	Tijdbeslag (Uren)	Kosten (incl. BTW)
Voorzitter	Hoofd afdeling Administratie	40
Secretaris	Projectsecretaris		€ 10.000
Deelnemer	Hoofd Advies en Informatievoorziening	40
Deelnemer	Teamleider Grootboek	40
Deelnemer	Teamleider Basisadministratie	40
Deelnemer	Teamleider Projectadministratie	40
Deelnemer	Sr. Medewerker informatievoorziening	40
Deelnemer	Financieel consulent	40
Deelnemer	Applicatiebeheerder	40
Deelnemer	Medewerker I&A (uren elders geraamd)
Deelnemer	Medewerker ICT	40

NB: het raadplegen van de overige medewerkers van het vakteam

Financiën gebeurt in reguliere werkoverlegen.

Wellicht ten overvloede, de projectgroep en de werkgroepen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van hun opdrachten. Dit betekent niet alleen inhoudelijk, maar ook voor de noodzakelijke communicatie. Indien nodig dat er mensen (de “lijn”) buiten de projectgroep dan wel werkgroepen geraadpleegd dan wel geïnformeerd dienen te worden is dit ook de verantwoordelijkheid van de deelnemers aan deze groepen.

Samengevat kan worden geconcludeerd dat het tijdsbeslag in 2004 voor

Fase 2 het opstellen van het PvE voor de eigen organisatie beperkt is

en binnen de reguliere taken kan worden opgepakt. De kosten voor de

ondersteuning van de projectsecretaris bedragen € 20.000 euro.

4.3. Start van de implementatie en testen

Fase 4 betreft het starten met het opstellen van het implementatieplan.

Belangrijk hiervoor is het moment waarop we overgaan. Op

hoofdlijnen zijn hiervoor drie mogelijkheden: laatste kwartaal 2005, 1 januari 2006 of een ander tijdstip in het jaar 2006. Argumenten die hierbij een rol spelen zijn:

1. het opstellen van de jaarrekening in het eerste kwartaal, en dus de werkdruk binnen het vakteam Financiën;

2. de snelheid waarmee de eerste fasen worden doorlopen;

3. de mogelijkheden van een conversieslag in een lopend boekjaar. Dit kan samenhangen met het te kiezen standaardsoftwarepakket.

Bij het op te stellen implementatieplan wordt hierin een definitief besluit genomen.

Om de start met fase 4, de implementatie te maken, wordt voorgesteld reeds te starten met het opstellen van het implementatieplan.Voor het op te stellen implementatieplan wordt voorgesteld de werkgroep FINREG, aan te vullen met drie klanten uit de drie clusters.

Rol	Functie	Tijdbeslag (Uren)	Kosten (incl. BTW)
Voorzitter	Hoofd afdeling Administratie	108
Secretaris	Projectsecretaris		€ 15.000
Deelnemer	3 klanten	12 (eenieder)
Deelnemer	Hoofd Advies en Informatievoorziening	108
Deelnemer	Teamleider Grootboek	108
Deelnemer	Teamleider Basisadministratie	108
Deelnemer	Teamleider Projectadministratie	108
Deelnemer	Sr. Medewerker informatievoorziening	12
Deelnemer	Financieel consulent	12
Deelnemer	Applicatiebeheerder	12
Deelnemer	Medewerker AO	12
Deelnemer	Medewerker AO/IC	12
Deelnemer	Medewerker ICT	12

NB: het raadplegen van de overige medewerkers van het vakteam

Financiën gebeurt in reguliere werkoverleggen.

NB2: de kosten van de EDP audit maken geen onderdeel uit van dit voorbereidingskrediet. Deze kosten zijn onderdeel van de totale implementatiekosten. Hiervoor wordt t.z.t. een voorstel ingediend.

Samenvatting van totale tijdsbeslag en kosten tot en met het

opstellen van het implementatieplan

Betreffende collega	Totale tijd
Gemeentecontroller	48
Clustercontroller Facilitaire Dienstverlening	2+12 = 14
3 klanten uit de clusters (individueel)	12
Vakteam Inkoop en Aanbesteding	8+108 + 90 = 206
Vakteamhoofd Financiën	48+2+108 = 158
Hoofd Financiële Administratie	2+108+40+108 = 258
Teamleider Grootboek	40+108 = 158
Teamleider Basisadministratie	40+108 =158
Teamleider Projectadministratie	40+108 = 158
Hoofd Advies en Informatievoorziening	40+108 = 158
Sr. Medewerker Informatievoorziening	40+12 = 52
Financieel Consulent	40+12 = 52
Applicatiebeheerder	40+12 = 52
Medewerker AO	12
Medewerker AO/IC	12
Medewerker ICT	40+12 =52
Projectsecretaris	€ 61.000,- (= inclusief BTW)

NB: het financieel administratieve systeem valt grotendeels onder het BTW Compensatieregime en vindt dus compensatie plaats vanuit het compensatiefonds, de daadwerkelijke kosten voor de projectleider bedragen naar verwachting afgerond € 50.000,-.

5. Communicatie

Voor een goed draagvlak en dus betrokkenheid van de gehele organisatie bij de vervanging van EAGLE is het belangrijk hier regelmatig over te communiceren. Voorgesteld wordt om het vakteam Communicatie om suggesties te vragen en de uitvoering voor 2004 op te laten nemen in de basisuren van dienstverlening voor het Cluster Facilitaire Dienstverlening. Het betreft hier dan aanvullende informatie verstrekking via Intranet, Delft Direct en NU&DAN. Overigens worden de diverse voorstellen steeds ook kort gesloten met het DVA klantenpanel van het vakteam Financiën.

Bijlage 1

Taken en verantwoordelijkheden van de projectsecretaris

De projectsecretaris is de feitelijke projectleider. Deze persoon zorgt ervoor dat:

- de juiste inhoudelijke discussie worden gevoerd, zorgt voor een groot deel van de voorbereiding van deze discussies;

- zorgt dat de deadlines worden gehaald door de diverse werkgroepen en projectgroep. En maakt hiervoor een gedetailleerde projectplanning voor de eerste fasen met draagvlak en stuurt erop;

- bewaakt de afstemming tussen de diverse werkgroepen, de projectgroep en de leveranciers;

- bewaakt de zorgvuldigheid, juistheid en snelheid van de gewenste bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;

- stelt indien nodig stukken op voor de Europese Aanbesteding en de benodigde B&w nota’s;

- zorgt voor enthousiasme, creëert draagvlak binnen het project en daarbuiten;

- bewaakt de benodigde communicatie;

- zorgt dat vergaderingen worden voorzien van agenda’s en notulen (waarin duidelijk besluitvorming is vastgelegd met de afweging erbij);

- draagt zorg dat het project binnen de daarvoor vastgestelde financiële kaders blijft.