Evenals voorheen zijn de
budgethouders in de gelegenheid gesteld om een verzoek in te dienen voor
budgetoverheveling. Uitgangspunt blijft, evenals voorgaande jaren, dat
budgetoverheveling in principe niet
is toegestaan, maar bij uitzondering in
principe alleen toegestaan wordt voor incidentele budgetten of doeluitkeringen,
die, als gevolg van overmacht, nog niet volledig besteed zijn. En net als in
voorgaande jaren is bij wijze
uitzondering een verzoek om een deel van een structureel jaarbudget over te
hevelen gehonoreerd. Dan ligt er een
(in uitvoering vertraagd) bestedings- of onderhoudsplan aan ten grondslag. U
treft in dit voorstel het door de controllers van de clusters gescreende
resultaat aan.
Budgetoverhevelingen spelen zich uiteraard af binnen de context van het
rekeningsresultaat 2003, bij vaststelling van de budgetoverhevelingen wordt het
rekeningsresultaat deels bestemd voor de benoemde uitgaven in 2004. De
jaarrekeningcijfers zijn inmiddels bekend, het rekeningsresultaat wordt nu ook
aan u voorgelegd. De toelichting op het rekeningsresultaat wordt volgens de
gebruikelijke procedure aan u voorgelegd zodra het jaarverslag gereed is.
De notitie is als volgt opgebouwd:
I. Het financiële resultaat van de gemeenterekening
II. Budgetoverhevelingen onderhanden werk
III. Voorstellen tot budgetoverheveling Publiekszaken
IV. Voorstellen tot budgetoverheveling Wijk-/stadszaken
V. Voorstellen tot budgetoverheveling Facilitaire
Dienstverlening
VI. Advies
I. Het
financiële resultaat van de gemeenterekening
In de tweede Beheersrapportage over 2003 is een
rekeningsresultaat van ca € 3.2 miljoen geprognosticeerd. Het rekeningsresultaat
over 2003 bedraagt € 5 miljoen. Het totale bedrag van de
budgetoverhevelingen bedraagt € 2,1 miljoen.
Over te hevelen budgetten maken deel uit van het
jaarrekeningresultaat 2003 en zullen als zodanig in eerste instantie in de
Algemene reserve vloeien. Na besluitvorming zullen de overgehevelde budgetten
via de tweede Algemene Tussentijdse Begrotingswijziging 2004 vervolgens weer
ten laste van de Algemene Reserve worden gebracht en worden opgevoerd als
budget voor 2004.
Indien deze voorstellen allen door u voor
budgetoverheveling geaccordeerd worden dan is de Algemene Reserve per saldo met € 2,9 miljoen versterkt.
Indien u bij behandeling van de jaarrekening nog andere resultaatsbestemmingen
overweegt wordt het bedrag hiervan op vergelijkbare wijze als bij de budgetoverheveling uit de
Algemene Reserve gehaald. Inmiddels is in dit verband al besloten dat € 1
miljoen van het rekeningresultaat wordt gestort in de Bestemmingsreserve
Personeelsbeheersplan. Ook is bij de besluitvorming over de ID-banen besloten
het besparingsverlies ten laste van het rekeningresultaat 2003 te brengen.
De belangrijkste bestanddelen van het
jaarrekeningresultaat worden verder toegelicht in het jaarverslag 2003.
Op “microniveau” kan alleen budget overgeheveld
worden, als het gevraagde geld ook daadwerkelijk en zichtbaar overblijft op het
subfunctie en projectnummer van de jaarrekening 2003. De in deze nota genoemde
bedragen zijn daarop gescreend. In de bijlage treft u ter vergelijking nog aan
het voor budgetoverheveling aangevraagde bedrag en het feitelijk op de
subfunctie “beschikbare” bedrag.
II. Budgetoverhevelingen
“onderhanden werk”
Nieuw dit jaar is, dat voor het zogenaamde
“onderhanden werk” ook budgetoverheveling in dit voorstel zijn meegenomen. Dit
onderhanden werk betreft met name infrastructurele werkzaamheden aan wegen,
straten, pleinen. Voorgaande jaren werd dit budget als verplichting (nog te
betalen) op de balans per ultimo van het jaar (31/12) opgenomen. De accountant heeft hier bezwaar tegen
gemaakt omdat er geen sprake is van een verplichting in de zin van boek 2 van
het Burgerlijk Wetboek. Dat neemt niet
weg, dat er voor het “onderhanden werk” een juridische verplichting in 2003 is
aangegaan, mede gebaseerd op het budget van dat jaar. Voor opname op de balans is niet de juridische verplichting
doorslaggevend, maar of de daadwerkelijke prestatie in het verslagjaar heeft
plaats gevonden. Voor een meer uitgebreide toelichting op de methode van boeken
van “onderhanden werk”: zie de bijlage
bij deze nota.
In het verleden is steeds een terughoudend beleid
gevoerd ten aanzien van budgetoverheveling. Werd in 2001 € 1,7 miljoen
overgeheveld, in 2002 € 1,2 miljoen,
voor 2003 wordt voorgesteld € 2,1 miljoen over te hevelen naar 2004, maar dat
is voor het laatste jaar dus inclusief omvangrijke budgetten voor “onderhanden
werk”. In de voorbereidingsperiode van deze nota zijn diverse verzoeken
ingetrokken, omdat deze gepaard gingen met een negatief advies van de
controller.
Voor de vergelijking met voorgaande jaren zouden de
budgetoverhevelingen “onderhanden werk” afzonderlijk vermeld moeten worden. De
verzoeken 17 en 22 betreffen juridische
verplichtingen en/of onderhanden werk en vertegenwoordigen een bedrag van circa
€ 477.000. Bij de jaarafsluiting 2001
en 2002 was sprake van een hoger bedrag aan onderhanden werk.
III. Voorstellen
tot budgetoverheveling Publiekszaken
1.
Project toegankelijkheid
In de Zomernota 2003 is een eenmalig bedrag van €
30.000 uit nieuw beleidsgeld
beschikbaar gesteld voor een onderzoek naar de toegankelijkheid van gebouwen in
Delft.
Het eerste deel het onderzoek door een extern
bureau is afgerond in december 2003. In januari 2004 is het tweede deel van
start gegaan. Hiervoor is een projectleider aangetrokken. De overheveling
betreft de kosten van de tweede fase. Het betreft een bedrag van € 17.900 .
2.
Panel Gehandicaptenbeleid
Uitgangspunt van het beleid is, dat de in het panel
gehandicaptenbeleid deelnemende organisaties faciliteiten ter beschikking
staan, zoals kantoorruimte met apparatuur, spreek- en vergaderruimte e.d.. Deze ruimte is voorzien op de tweede
verdieping van het gezondheidscentrum aan de Nassaulaan en zal naar verwachting
in het late voorjaar van 2004 in gebruik worden genomen. Dan kan ook pas de
inrichting plaatsvinden en kunnen de kosten gemaakt worden. De kosten van
verhuizing en inrichting worden geraamd op € 20.000,-. Het in 2002 hiervoor
beschikbaar gestelde geld is zodoende nog steeds niet aangewend en dient
overgeheveld te worden.
3.
Lokaal jaar mensen met een handicap
In de Zomernota 2003 is uit het nieuw beleidsgeld €
5.000 beschikbaar gesteld voor het jaar van de gehandicapten. Diverse
activiteiten op het gebied van dagbesteding, onderwijs & vrije tijd zijn
afgerond en de kosten gemaakt. Een omvangrijke activiteit, een seminar over
functiebeperking en techniek, dat gepland was op 23 december 2003 is op het
laatste moment uitgesteld naar 2004. Daarnaast loopt er in het kader van de
activiteit onderwijs & vrije tijd nog een kunstproject binnen het
basisonderwijs. In 2004 worden daarvoor nog kosten verwacht. Verzocht wordt het restant budget, € 3.103
over te hevelen jaar 2004
4.
Open Monumentendag
Voor de organisatie van de Open Monumentendag heeft Delft een prijs
ontvangen. Op 26-11-2002 is besloten dat deze prijs ten bate zou worden gesteld
van de organisatie van de open monumentendag 2003 en dat een eventueel
restbudget 2003 overgeheveld zou worden naar 2004. Er resteert nog een bedrag
van € 2.316.
5.
Optimalisering dienstverlening
Bij de Zomernota 2003 is
een incidenteel budget van € 50.000 nieuw beleidsgeld toegekend voor
optimalisering van de dienstverlening bij de Publieksbalie. Onderdeel van deze
optimalisering is de realisatie van een callcentre. Van dit budget dient o.a.
het onderdeel Frontline aangeschaft te worden. In 2003 zijn de eerste stappen
m.b.t. een callcenter gezet. Aangezien ook Frontline in 2003 is besteld, maar
de levering/prestatie pas in 2004 zal plaatsvinden is het noodzakelijk het budget,
€ 42.000, over te hevelen naar 2004.
6.
Stadstoezichthouders
In de Zomernota 2003 is
eenmalig geld voor “Toezichtlocatie binnenstad” beschikbaar gesteld. In 2003
heeft wel de voorbereiding plaats gevonden, maar in 2004, voor het
toeristenseizoen, moet de
Toezichtlocatie gerealiseerd zijn.
Zodoende dient € 21.000 nieuw beleidsbudget naar 2004 overgeheveld te
worden.
7.
Implementatie inlichtingenbureau
Door het Rijk is in 2003 een bedrag van € 49.500,-
aan subsidie verleend voor de implementatie van het Inlichtingenbureau. In
verband hiermee is een inzet van tijdelijk personeel noodzakelijk gebleken.
Halverwege december 2003 is een uitzendkracht via Randstad ingezet om de
ontstane werkvoorraad weg te werken. Deze inzet is ook in 2004 nog
noodzakelijk. Het gehele bedrag is nodig om de noodzakelijke extra inzet van
personeel te bekostigen. Het betreft hier een rijkssubsidie met een specifiek
doel. Voorgesteld wordt het restant budget, € 16.000, over te hevelen naar
2004.
8.
Gezondheidsaccomodaties
De gemeente heeft zich in de nota ‘Versterken van
de eerste lijnszorg in Delft’ (01/021698) en in de nota ‘Het realiseren van
gezondheidscentra in Delft’ (03/017587) hard gemaakt voor een kwalitatieve en
kwantitatieve verbetering van de eerste lijnszorg. Één van de onderdelen van
dit project is het realiseren van zeven gezondheidsaccommodaties in Delft.
In 2003 is van het beschikbare budget € 32.220,- ingezet. De gemaakte kosten zijn
lager dan verwacht doordat de projecten in de Wippolder en Buitenhof lichte
vertraging hebben opgelopen, waardoor de centra uiteindelijk begin/medio 2004
gereed zullen zijn. De geraamde kosten wat betreft communicatie en
projectleiding in 2003, zullen dan ook grotendeels in 2004 worden gemaakt. Voor
2004 is (nog) geen budget beschikbaar gesteld ten behoeve van de
projectkosten. Verzocht wordt om het
resterende bedrag van 2003 (€
41.772) over te hevelen naar 2004.
9.
Subsidies Vrouwenopvang
De definitieve uitkomst van 2003 laat geen positief
saldo zien, zodat er geen budgetoverheveling mogelijk is.
10.
Maatschappelijke opvang en verslavingszorg
Op grond van de
rijksregelgeving mag maximaal 30% van de rijksbijdrage voor maatschappelijke
opvang en verslavingszorg naar het volgend jaar worden overgeheveld. Dit budget
moet beschikbaar blijven voor maatschappelijke opvang en verslavingszorg.
Daarom wordt voorgesteld
onderstaand restant budget maatschappelijke opvang en verslavingszorg 2003
(verdeeld over diverse projectnummerrs, totaal € 289.827) over te hevelen naar
2004. Hiermee wordt de gedragslijn van
voorgaande jaren om doeluitkeringen over te hevelen gecontinueerd.
11.
Pilot JGZ centra
In 2003 zouden 2 JGZ-centra worden gerealiseerd als
pilot - project. Hiervoor is uit verschillende incidentele dekkingsbronnen geld
beschikbaar gesteld. De kosten van de pilot
bedragen totaal € 277.000 en er is een begrotingswijziging gemaakt om
alle dekking op dit projectnummer inzichtelijk te maken. Voorgesteld wordt € 94.972 over te hevelen
naar 2004.
IV. Voorstellen
tot budgetoverheveling Wijk-/stadszaken
12. Geluiderende voorzieningen Montessorischool
Het Ministerie van VROM heeft voor bovenstaand
project op een subsidie toegekend van € 8.664. In 2003 is dit bedrag ontvangen
en hiervan is inmiddels € 1.335
besteed. Het restant bedrag, € 7.500 zal in 2004 besteed worden, waarna
over het geheel een verantwoording zal moeten worden gegeven. Het betreft hier
een doelsubsidie.
13.
Electriciteitsvoorziening Koninklijke bijzetting
Voor een Koninklijke bijzetting in de Nieuwe Kerk
zijn diverse elektriciteitsvoorzieningen nodig. De realisatie heeft vertraging
opgelopen, door de herinrichten van de Markt. Het geld hiervoor is echter reeds
ontvangen. Het betreft aanwending van gelden voor derden. Voorstel: € 1.386 overhevelen naar
2004.
14.
Brede School en Natuur en
milieucommunicatie op maat
De Provincie Zuid Holland heeft in het kader van
het Project Leren voor Duurzaamheid voor bovenstaand project op 20 december
2002 een subsidie toegekend van € 20.000,=
In 2003 is een voorschotbedrag ontvangen van €
16.000, waarvan inmiddels € 5000,= is besteed. Het restant bedrag zal in 2004
aangewend worden, waarna over het geheel een verantwoording zal moeten worden
gegeven. Het betreft een doelsubsidie. Voorstel: € 11.000 overhevelen naar
2004.
15.
Herinrichting natuur- en milieuindicatie
Het Fonds 1818 heeft voor bovenstaand project op
een subsidie toegekend van € 17.000,=
16.
Gevelvoorzieningen professorenwijk
Het Ministerie van VROM heeft voor bovenstaand
project een subsidie toegekend van
€ 169.635.
In 2003 is dit bedrag ontvangen en hiervan is inmiddels € 4.800,= besteed. Het restant bedrag zal in 2004 of 2005 besteed worden, waarna
over het geheel een verantwoording zal moeten worden gegeven. Het betreft een
doelsubsidie. Voorstel: € 164.767 overhevelen naar 2004.
17.
Onderhoud verkeerslichten, openbare verlichting en dynamische afsluiting
Door technische problemen is de energieleverancier
niet in staat om tijdig een correcte factuur te leveren voor het onderhoud van
verkeerslichten vanaf 2001. Hiervoor is
€ 63.194 gereserveerd, maar dit kan, om bovenstaande reden, nog niet worden uitbetaald
18.
Baggeren Watergangen
Het baggeren van watergangen vindt plaats gedurende
het seizoen dat loopt van augustus tot april. Dit loopt niet in de pas met het
begrotingsjaar. Om de watergangen te kunnen baggeren worden de watergangen eerst
bemonsterd waarna aan de hand van de klasse indeling een stortlocatie gezocht
moet worden.
Het over te hevelen bedrag heeft betrekking op twee
werken waarvan het baggeren van de watergang Comorensingel al is aanbesteed (€
32.000) en er is gestart met de uitvoering.
Het tweede project onderhoudsbaggerwerkzaamheden
2003-2004 loopt in aanbesteding, na een moeizame zoektocht voor een
stortlocatie van de baggerspecie. De aanbesteding zal op 6 februari
plaatsvinden waarvoor budget ad € 145.000 benodigd is.
Tevens dient de watergang in het Hertenklamp te
worden gebaggerd, alsmede de onderhoudsplicht voor het baggerseizoen 2004-2005
(voorbereiding gestart).
Om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren is naast de
jaarschijf 2004 ook de aangevraagde budgetoverheveling noodzakelijk om te
kunnen voldoen aan de eisen van het Hoogheemraadschap van Delfland met
betrekking tot de keur (waterbodemdiepte).
In het kader van de SUBBIED regeling (subsidie
uitkering baggerwerkzaamheden bebouwd gebied) dienen de werkzaamheden volgens
het goedgekeurde baggerplan te worden uitgevoerd, daar anders de rechten op
subsidie vervallen. De bovenomschreven werkzaamheden staan in het
baggerplan. Op grond van het bovenstaande
en de betrokkenheid van de provincie, is ook in voorgaande jaren budget
overgeheveld. Er is hier sprake van
uitgestelde werkzaamheden. Voorstel: €
195.000 overhevelen.
19.
Budgetoverheveling Wegen, straten en Pleinen
Groot onderhoud aan wegen vergt relatief grote
investeringen. Een enkel project vraagt een investering die een zeer groot deel
van het beschikbaar jaarbudget vastlegt. Voor de continuïteit in onderhoud en
bedrijfsvoering is het niet mogelijk om dit soort investeringen uit één
jaarbudget te financieren. Daarnaast is de planning vaak van diverse externe
factoren afhankelijk en is het niet goed mogelijk om hiervoor snel andere
projecten in de plaats uit te voeren. In augustus 2003
was ingepland om te starten met de uitvoering Riolering vernieuwen en
reconstructie van het gedeelte Rotterdamseweg fase 2. Doordat over de
keringfunctie nog geen overeenstemming is met het Hoogheemraadschap van
Delfland is dit project vertraagd met minimaal 6 maanden.
De totale kosten van deze
reconstructie zijn geraamd op ruim € 6.000.000. De bijdrage uit onderhoud
elementverharding bedraagt ca. € 268.350,--
Voorstel:
bedrag overhevelen naar 2004.
20.
Onderhoud asfalteringen.
Groot onderhoud aan wegen vergt relatief grote
investeringen. Een enkel project vraagt een investering die een zeer groot deel
van het beschikbaar jaarbudget vastlegt. Voor de continuïteit in onderhoud en
bedrijfsvoering is het niet mogelijk om dit soort investeringen uit 1
jaarbudget te financieren. Daarnaast is de planning vaak van diverse externe
factoren afhankelijk en is het niet goed mogelijk om hiervoor snel andere
projecten in de plaats uit te voeren.
De planning was om in
augustus 2003 te starten met de uitvoering van
‘Riolering vernieuwen’ en ‘reconstructie van het gedeelte Rotterdamseweg
fase 2’. Doordat over de keringfunctie nog geen overeenstemming is met het
Hoogheemraadschap van Delfland is dit project vertraagd met minimaal 6 maanden.
De totale kosten van deze
reconstructie zijn geraamd op ruim € 6.000.000. De bijdrage uit onderhoud
asfaltverharding zou € 55.000 bedragen, maar omdat de definitieve uitkomst 2003
slechts een overschot vertoont van € 26.646 wordt voorgesteld dit bedrag over te hevelen
naar 2004.
21.
Herstel Kademuren
Groot onderhoud aan
kademuren vergt per project relatief grote investeringen. Het uitgavenpatroon
kent hierdoor fluctuaties die nooit geheel binnen de beschikbare jaarbudgetten
zijn op te lossen.
Het bedrag ad € 70.000
uit 2003 is nodig voor het vernieuwen van delen van de kademuur Oosteinde en Gasthuislaan. Voor
beide loopt de aanbestedingsprocedure.
Uit het budget 2004 vindt
vernieuwing van
de kademuren plaats aan het (restant) Oosteinde en Aan ’t Verlaat. Voorstel: €
70.000 overhevelen.
22.
Onderhoud
bruggen
Het vernieuwen van
bruggen is beschreven in het beheerplan bruggen.
Voor het vernieuwen van
bruggen in de binnenstad zijn de onderhoudsbedragen uit meerdere jaarschijven
nodig, daar
het anders niet mogelijk is om deze te vernieuwen.
Voor 2004 staan de
volgende bruggen voor groot onderhoud gepland: Duyvelsgatbrug;
Caterijnebrug; Brandpoortbrug; Lepelbrug
en de St. Jacobsbrug.
Tevens zijn de positieve saldo van de
kostenplaatsen Algemene directievoering
ten gunste van de exploitatie gebleven. Deze zijn ook bestemd voor het
vernieuwen van bruggen.
Voorgaande jaren werden deze posten via een
“verplichting” op de balans opgenomen. Omdat de prestatie nog niet is
geleverd, is in overleg met de
accountant, besloten het onderhanden werk in het vervolg via budgetoverheveling
ten gunste van het nieuwe begrotingsjaar te brengen. Voorgesteld wordt in het
totaal € 376.145 over te hevelen naar 2004.
V. Voorstellen
tot budgetoverheveling Facilitaire Dienstverlening
23.
Gemeentebrede Opleiding en Ontwikkelingen
In 2000 is in
het kader van de Neon operatie budget
voor vorming en opleidingsactiviteiten beschikbaar gesteld voor de jaren tot en
met 2004. Bij de beschikbaarstelling
van het budget is er vanaf gezien het bedrag in een voorziening te storten.
Gevolg daarvan is, dat het restant budget jaarlijks moet worden overgeheveld.
Zo ook dit jaar, zij het dat het over te hevelen bedrag weer geringer is dan
vorig jaar. De extra financiële NEON impuls voor Opleiding en Ontwikkeling
begint daarmee af te lopen, zodat al het beschikbare geld nodig is om de
opleidingsplannen uit te gaan voeren.
In 2003 heeft
vooral de voorbereiding voor het Management Development programma en de POP
trainingen veel tijd gekost. Dit kwam onder meer door het opleiden van interne
trainers en het betrekken van alle managers bij het ontwikkelen van het MD
programma.
Pas
recentelijk, in november 2003 zijn de meeste voorbereidingen afgerond. Dit
heeft tot gevolg dat de uitvoering van de programma’s in 2004 plaats gaan
vinden. Door deze eerder genoemde oorzaak was het niet mogelijk de beschikbare
gelden eerder te besteden. Ik verzoek u daarom, om het beschikbare budget ad €
150.000 over te hevelen naar 2004.
24.
Werkbudget HSM Buitenhofdreef 272
Op de Buitenhofdreef is achterstallig onderhoud
geconstateerd. Dit is veroorzaakt, doordat het beheer van de Buitenhofdreef 272
pas halverwege dit jaar door HSM wordt verzorgd. HSM heeft pas in 2004 een budgettaire bijdrage van
Leefbaarheid ontvangen, waardoor de
activiteit niet meer in 2004 plaats kan vinden. Een van de zaken die niet in
orde zijn, zijn de plafondplaten. Dit budget van € 9.000 zou HSM graag naar
2004 overgeheveld zien, zodat HSM alsnog het openstaande achterstallig
onderhoud kan realiseren in 2004. Omdat
het budget het karakter heeft van een bijdrage van derden, maar te laat (in
2004) aan het budget 2003 is toegevoegd, wordt voorgesteld het bedrag over te
hevelen.
VI. Advies
1.
De hierboven aangevraagde budgetoverhevelingen
honoreren voor de in de tweede kolom van de bijlage genoemde beschikbare
bedragen;
2.
Budgetten 2004 als gevolg van budgetoverhevelingen 2003 – 2004 in de tweede ATW
2004 verhogen.
3.
Kennisnemen van het resultaat van de
jaarrekening 2003.
In de managementletter bij de Jaarrekening 2002 is
de aanbeveling opgenomen om na te gaan of het registratiesysteem ‘onderhanden
werk’ kan worden aangepast. Reden hiervoor is dat deze verwerkingswijze niet
strookt met de algemeen geldende gedragslijn die door de gemeente wordt gevolgd
bij verantwoording van de (verplichtingen uit hoofde van) bestedingen per
project per functie.
Om tot een oplossing te komen is overleg gevoerd
tussen vakteams S&C en Financiën,
en betrokken vakteams. Ook heeft afstemming plaatsgevonden met de
externe accountant.
In de diverse overleggen zijn uiteenlopende
zienswijzen op de (oplossing van de) problematiek naar voren gebracht.
In dit memo wordt, zoveel als mogelijk rekening
houdend met alle gehoorde argumenten, een oplossing voorgesteld.
Tijdens de controle op de jaarrekening 2002 heeft
de accountant vastgesteld dat het onderhanden werk op de balans ten onrechte is
opgenomen. De oorzaak vindt zijn oorsprong in de wijze van administreren.
Het registratiesysteem ‘Onderhanden werk’ is van
toepassing op projecten die over het jaar heen lopen en derhalve betrekking
hebben op meerdere jaren. Het systeem houdt in dat als de eindafrekening in de
vorm van een factuur aan de opdrachtgever van een project nog niet is
opgemaakt, gemaakte kosten en eventuele inkomsten worden geactiveerd en
meegenomen naar het boekjaar waarin de eindafrekening plaatsvindt. Het goed
gebruiken van deze procedure is van belang omdat dit soort overhevelingen direct
invloed heeft op het resultaat van de jaarrekening van een bepaald boekjaar.
Onderscheid wordt gemaakt tussen Onderhanden werk zonder
voorschot en Onderhanden werk met voorschot. Voor Onderhanden werk
zonder voorschot wordt het systeem juist toegepast.
Het probleem spitst zich toe op het Onderhanden
werk met voorschot. Het betreft hier civiele projecten (zoals de uitbreiding,
vernieuwing van riolering of reconstructie van bruggen) met de aanduiding ADV
(Algemene Directie Voering), die worden overgeboekt naar het volgende jaar.
ADV-projecten zijn door het vakteam gedefinieerd en hebben als kenmerk dat de
financiering uit meerdere bronnen (exploitatie, investering) afkomstig is. Om
inzicht te behouden in de beschikbare middelen en om de bestedingen te beheersen
worden de verschillende budgetten samengevoegd tot één nieuw budget.
De tot nu toe gebruikelijke werkwijze is, dat bij
het jaareinde het voordelige exploitatie resultaat naar de balans wordt
overgebracht. Hierdoor ontstaat de post onderhanden werk (credit). Dit betekent
in administratieve zin dat de gemeente Delft een grote post nog te betalen
heeft aan een derde (2002: € 1,9 mln). Volgens de richtlijnen van de
jaarrekening mag een dergelijke verplichting evenwel pas worden opgenomen
indien de prestaties hebben plaatsgevonden voor 1 januari van het nieuwe
boekjaar. Feitelijk is hier sprake van budgetoverheveling die buiten de
besluitvorming wordt gehouden.
Het probleem wordt veroorzaakt doordat wordt
afgeweken van de algemene gedragslijn door reeds bij het afsluiten van de
aanbestedingscontracten de verplichtingen op te nemen. Deze afwijking is echter
geen onderdeel van het registratiesysteem Onderhanden werk en/of de procedure
voor definiëring en verantwoording van ADV-projecten maar wordt veroorzaakt
door onjuiste toepassing van bestaande regelgeving.
Om tot oplossing van het gesignaleerde probleem te
komen wordt dan ook voorgesteld het registratiesysteem ‘Onderhanden werk’ als
ook de procedure voor ADV-projecten te handhaven en hierbij een aantal
bestaande afspraken (nogmaals) dwingend voor te schrijven:
1.
Een verplichting mag in de jaarrekening worden opgenomen indien de
prestaties hebben plaatsgevonden voor 1 januari van het nieuwe boekjaar.
NB: dit betekent dat voor ‘juridische’ verplichtingen die gedurende het jaar
zijn vastgelegd aan het eind van het jaar moet worden vastgesteld welk deel
gehandhaafd mag worden (=prestatie geleverd) en welk deel niet verschuldigd is
(=geen prestatie geleverd).
2.
Voor het deel van het exploitatiebudget waarvoor geen verplichting is
vastgelegd moet budgetoverheveling worden aangevraagd. In de motivering voor de
budgetoverheveling moet worden benadrukt dat het gaat om een ADV-project dat in
uitvoering is, waarvoor reeds kosten zijn gemaakt en waarvoor reeds
aanbestedingscontracten zijn afgesloten.
3.
Achter de memoriaalboekingen moeten voldoende achterliggende stukken
worden gevoegd waaruit de reden en onderbouwing blijkt van de opdracht tot
overboeking.
Met bovenstaande oplossing wordt bereikt dat de
resultaten per boekjaar zuiver worden weergegeven en dat voor het vakteam het
inzicht in en de beheersing van de beschikbare en bestede middelen per project
gewaarborgd blijven.