STARTNOTITIE
AANBESTEDING ACCOUNTANTSFUNCTIE
Bij
de invoering van het duaal stelsel is ook de rol van de accountant
geherdefinieerd, de focus van de accountant ligt bij de rechtmatigheid van
handelen. In artikel 213 van de
Gemeentewet is vastgelegd, dat de raad één of meer accountants aanwijst en
belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een
accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In de
raad van oktober 2003 is de controleverordening op basis van artikel 213
Gemeentewet vastgesteld.
Bij
de behandeling van deze verordening bleek, dat de raad nauw betrokken wil zijn
bij de selectie van een accountant en een nieuwe opdrachtverlening passende bij
de vereisten volgens de gewijzigde gemeentewet. Onlangs heeft ook het
fractievoorzittersoverleg geïnformeerd naar een plan voor de
aanbesteding/selectie van de accountant. In de verordening is ook vastgelegd,
dat, dat het college in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole
voorbereid.
In
deze startnotitie wordt een mogelijke aanpak beschreven. Uitgangspunt is een
Europese aanbestedingsprocedure. Basis
voor deze aanbestedingsprocedure dient een nog op te stellen Programma van
Eisen te zijn. Overeenkomstig de controleverordening wordt dit Programma van
Eisen door de Raad vastgesteld. In de op hoofdlijnen beschreven aanpak kan een
aantal keuzes gemaakt worden, de belangrijkste daarvan zijn:
a.
Wel
of niet openbaar aanbesteden
b.
1
accountant voor raad, college (en organisatie)
c.
De
samenstelling van de aanbestedingscommissie.
De notitie is besproken in de commissie
Middelen en Bestuur van 18 mei j.l. In lijn met het advies van de commissie is
de startnotitie als volgt aangepast:
o
Uitbreiding
van het aantal raadsleden tot drie, waarbij de benoeming ook open staat voor
commissieleden / niet raadsleden.
o
Onderscheid
naar de verschillende rollen (beslissend of adviserend) van de deelnemers
o
Aanpassing van de planning van de procedure, waarbij
er nu van uit wordt gegaan, dat de te installeren aanbestedingscommissie het
Program van Eisen voor de controle (over 2004) in september ter vaststelling
aan de raad kan voorleggen. Dit geeft dan ook de gelegenheid, dat de opdracht
aan de huidige accountant in lijn met dit Programma van Eisen volgens het duaal
stelsel door de raad in oktober kan worden aangepast. Deze opdracht is dan
leidend voor de interimcontrole en de controle m.b.t. het rekeningsjaar 2004.
Bepalend voor de
keus van wel of geen Europese aanbesteding is het drempelbedrag voor Diensten: voor lagere overheden geldt een
drempelbedrag ad € 236.945. In de
afgelopen 12 maanden is circa € 200.000 aan accountantskosten uitgegeven. Accountantsdiensten zijn zgn. 1A diensten:
het volledige regime van de Europese richtlijnen is van toepassing. Uitgaande
van een contractperiode van vier jaar (met een optie op verlenging) gaat het om
een bedrag van ca € 8 ton, het drempelbedrag wordt dan dus duidelijk
overschreden. Overigens kan er vanuit de hernieuwde focus op rechtmatigheid nog
een kostenverhogend effect uitgaan.
Bij een openbare
aanbesteding kunnen alle aanbieders meedingen naar de opdracht. Bij een
niet-openbare aanbesteding bestaat de mogelijkheid om een zgn. voorselectie te
maken. Gemeentelijk geldt de gedragslijn dat bij een beperkte aanbiedersmarkt
gekozen wordt voor openbare aanbesteding waarbij elke partij de mogelijkheid
heeft mee te dingen naar de opdracht. Zodoende wordt maximale concurrentie bereikt.
Het aantal
aanbieders voor accountancy bij de (gemeentelijke) overheid is beperkt.
Bovendien leidt openbare aanbesteding tot tijd- en werkbesparing. Bij een
openbare procedure vindt selectie van leverancier en product in één fase
plaats, waarbij de termijn voor het indienen van de offerte 52 dagen is. Bij de
niet-openbare procedure vindt de selectie van leverancier en product in twee
fasen plaats. Eerst krijgen leveranciers gedurende 37 dagen de gelegenheid zich
aan te melden. Daarna vindt een selectie van leveranciers plaats. Vervolgens
krijgen de geselecteerde leveranciers 40 dagen de tijd offerte uit te brengen.
Dit alles
afwegende wordt geadviseerd in beginsel te kiezen voor openbare aanbesteding.
De verordening biedt de mogelijkheid, dat het
college een eigen accountant aanwijst voor de controlewerkzaamheden voor
specifieke uitkeringen (bijv. op het vlak van de bijstand, onderwijs) en ook
voor specifieke advieswerkzaamheden voor de verbetering van de rechtmatigheid,
doelmatigheid en doeltreffendheid van het financieel beheer en de financiële
organisatie (de natuurlijke adviesfunctie van de accountant). Het college
behoort dan de raad vooraf over te informeren.
De mogelijkheid voor het college om voor de controle
op de uitvoering van het beleid met betrekking tot specifieke uitkeringen een
eigen accountant aan te wijzen zou m.i. bij uitzondering gehanteerd moeten
worden. Twee accountants in de Delftse organisatie met verschillende opdrachten
leidt tot doublures in het accountswerk, een dubbele belasting van de
organisatie, doublures, en leidt tot een substantieel hoger kostenplaatje. De
weg zou ook veeleer moeten zijn dat de controle in het kader van de
jaarrekening de basis is voor de controle m.b.t. de specifieke uitkeringen
(single audits). Het college kan de raad eventueel verzoeken bij het
vaststellen van het programma van eisen een aantal extra taken mee te nemen in
de aanbesteding om zodoende een mogelijke kostenbesparing te realiseren.
Daarnaast ligt het in het verlengde van zijn
controletaak voor de hand dat de accountant gevraagd en ongevraagd zijn
natuurlijke adviesfunctie uitoefent.
Gelet op de doorlooptijd van de Europese
aanbesteding kan de opdracht aan de geselecteerde accountant ingaan voor het
rekeningsjaar 2005. Immers de huidige accountant verricht in het 4e
kwartaal 2004 zijn interimcontrole met betrekking tot het gevoerde financieel
beheer in 2004 , terwijl in de eerste viermaanden van 2005 het jaarrekeningwerk
over 2004 met bijbehorende rekeningscontrole plaatsvindt. Dat laat onverlet,
dat ten vervolge op de vaststelling van het Programma van Eisen voor de
jaarrekeningcontrole 2004 ook met de huidige accountant nadere afspraken
gemaakt moeten worden.
De te formeren aanbestedingscommissie In het
verlengde van de keus voor 1 accountant ligt het voor de hand om deze
commissie een afvaardiging te laten
zijn vanuit de raad, het college, en de ambtelijke organisatie. Aan de Delftse
rekenkamer kan verzocht worden één van de leden in de aanbestedingscommissie te
laten participeren. De aanbestedingscommissie bestaat dan uit vertegenwoordigers
van de raad (3), griffier, rekenkamer (1), wethouder financiën,
gemeentecontroller en hoofd financiën.
De vertegenwoordiging
uit de raad kan zowel bestaan uit raadsleden als commissieleden/niet
raadsleden.
Voorgesteld
wordt, dat de aanbestedingscommissie van de Raad het mandaat krijgt om het
programma van eisen en de definitieve keus met een enkelvoudige voordracht voor
te bereiden. De leden van de raad, alsmede de griffier en het lid van de
rekenkamer in de aanbestedingscommissie hebben daarbij de beslissende rol, de
overige (2 ambtelijke en de wethouder) leden zijn adviserend. Zij hebben dus
geen stemrecht.
Het voorbereidend
werk voor de aanbestedingscommissie wordt verzorgd vanuit de ambtelijke
organisatie door middel van een voorbereidingsgroep bestaande uit: de griffier,
en een vertegenwoordiging uit de vakteams Strategie&Control, Financiën en
Inkoop en Aanbesteding. Daarmee wordt het tijdsbeslag voor de
vertegenwoordigers uit de bestuurlijke organisatie zo beperkt mogelijk
gehouden.
Akkoord
gaan met de Europese
aanbesteding van de accountantsfunctie overeenkomstig de in deze startnotitie
beschreven aanpak op hoofdlijnen..
|
1. |
Aanbestedingscommissie.
Instelling van de commissie. |
Raad: 24 Juni 2004 |
|
2. |
Programma van
eisen. Hierin zijn alle eisen opgenomen die de
gemeente stelt aan haar accountant. Tevens zijn de procedure eisen opgenomen
(data, criteria, keuze accountant): a. Vaktechnische
eisen (kantooreisen, controleaanpak, toegevoegde waarde) b. Bijzondere
verklaringen c. Advisering
(hoe waarborgt de accountant haar onafhankelijkheid, wat is haar visie
hierop) Het programma van Eisen wordt
vastgesteld door de gemeenteraad. |
3e kwartaal 2004, raadsbesluit 30 september 2004 |
|
3. |
Informatie
leveren.
Aan iedere aanvrager wordt dezelfde informatie ter beschikking
gesteld. Deze informatie bevat o.m.: * NEON raadsbesluit, organigrammen * Verordeningen 212, 213, 213a Gemeentewet * Jaarrekening 2003 * Programmabegroting/productenramingen 2005-2008 * Beschrijving AO/IC op hoofdlijnen * Vormgeving planning & control op hoofdlijnen Deze
informatie zal al zoveel mogelijk worden verstrekt bij het
aanbestedingsdocument. |
November |
|
4 |
Offertes
|
Voor 1/2/2005 |
|
5. |
Vragen
commissie. De aanbestedingscommissie zal naar
aanleiding van het lezen van de offertes nadere vragen hebben voor de
kantoren. De kantoren moeten hierop dan binnen de gestelde termijn (twee
weken) reageren. |
Februari 2005 |
|
6. |
Presentatie.
De gemeente verzoekt de betrokken partijen een presentatie te laten geven.
Zover nodig en aangewezen kan eerst een voorselectie plaatsvinden. De
presentaties worden via een checklist beoordeeld, en worden meegenomen in de
uiteindelijke scoring. |
Maart 2005 |
|
7. |
Keuze/Raadsvoorstel.
In de aanbestedingscommissie zal de precieze aanpak voor de weging van de
verschillende offertes nader uitgewerkt worden. Op basis hiervan wordt het
raadsbesluit voorbereid. De termijn hiervoor is ongeveer 3 á 4 weken na de
presentatie. De accountantskantoren worden geïnformeerd hoe het raadsvoorstel
luidt. |
April 2005 |
|
8. |
Raadsbesluit.
Zodra de gemeenteraad definitief gekozen/besloten heeft, moet de gemeente
publiceren op welke gronden de accountant is gekozen. De accountantskantoren
krijgen de argumenten voor de accountantskeuze (met scores) eveneens
schriftelijk toegezonden. |
Mei 2005. |
|
9. |
Opdrachtverlening
geselecteerde accountant |
Ingaande 1 mei 2005. |