In de vergadering van het college op 27 april werd
het burgerjaarverslag 2003 vastgesteld. De burgemeester deed daarbij de
toezegging de collegeleden te zullen voorzien van een checklist, met daarop de
resultaten met betrekking tot de aandachtspunten die het college heeft
vastgesteld naar aanleiding van het burgerjaarverslag 2002. Destijds was het
college van mening dat het burgerjaarverslag geen vrijblijvende exercitie mocht
zijn, en zond een brief aan de raad met daarin 10 conclusies en daaraan gekoppelde
verbeterpunten.
Hieronder volgt een overzicht van deze 10 punten en
een korte uitleg in hoeverre de punten in 2003 zijn aangepakt. Daarna volgt een
overzicht van overige toezeggingen in het burgerjaarverslag 2002 en in hoeverre
deze in 2003 werden afgehandeld.
Tot slot is voor de volledigheid ook een overzicht
toegevoegd van toezeggingen die in het burgerjaarverslag 2003 voor het jaar
2004 zijn gedaan.
Conclusies n.a.v. het burgerjaarverslag 2002 en
resultaat zoals opgenomen in burgerjaarverslag 2003:
1.
college n.a.v. verslag 2002: “Het
ontbreekt aan een regeling voor interactieve beleidsvormingsprocessen. Een
houvast is in de maak en zou in 2003 moeten worden vastgesteld, zodat er reeds
ervaring mee kan worden opgedaan. In zijn volgende burgerjaarverslag kan de
burgemeester misschien al rapporteren over beleidsprocessen die in 2003 volgens
een uniforme werkwijze interactief zijn aangepakt. In dat burgerjaarverslag
kunnen ook leerpunten van die processen worden geïdentificeerd.”
Burgerjaarverslag 2003: niet
gerealiseerd. Er wordt gewerkt aan het ‘kookboek interactief beleid’ in
samenwerking met de gemeente Zoetermeer en Dordrecht. Dit loopt niet zo
voorspoedig als gehoopt, de planning is dat het kookboek eind 2004 gereed is.
Daarnaast is in het programma Burger@Delft
een project opgenomen dat moet voorzien in een gereedschapskist met
ICT-hulpmiddelen voor interactieve beleidsvorming, dit project is momenteel in
voorbereiding. Overigens ligt Delft duidelijk voorop in verschillende vormen
van interactief beleid.
2.
college n.a.v. verslag 2002: “De
wethouders Baljé, Torenstra en Oosten en de burgemeester hebben een begin
gemaakt met het vormgeven van hun website. De andere wethouders zullen in 2003
volgen.”
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd.
Burgemeester en wethouders hebben ieder hun eigen website.
3.
college n.a.v. verslag 2002: “Het
spreekuur van wethouder Baljé wordt in 2002 door 84% van de Delftenaren
positief tot zeer positief gevonden. Of en hoe de feitelijke belangstelling
zich verder ontwikkelt en op welke wijze het spreekuur ook tot goede follow up
leidt, kan nog niet worden beoordeeld. Het college wacht dan ook met
belangstelling de ervaringen van wethouder Baljé met het spreekuur af.”
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd.
Evaluatie van het spreekuur heeft in 2003 plaatsgevonden en is in het college
besproken. Inmiddels kan men zich ook bij Rik Grashoff aanmelden voor een
spreekuur.
4.
college n.a.v. verslag 2002: “Slechts 17%
van de Delftenaren die ooit gebruik hebben gemaakt van hun inspraakrecht, heeft
hier negatieve ervaringen mee. Het college constateert, dat de wijze waarop
inspraak rondom grote projecten wordt vormgegeven op waardering van de burgers
kan rekenen.”
5.
college n.a.v. verslag 2002: “Er is nog geen
procedure die burgerinitiatief regelt. Het initiatief hiervoor ligt bij de
raad.”
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd.
De procedure burgerinitiatief is eind 2003 voorbereid en in 2004 door de raad
aangenomen.
6.
college n.a.v. verslag 2002: “De bekendheid
van de Delftenaren met bestaande participatiemogelijkheden laat op enkele
punten nog te wensen over. Het college wil nadenken over mogelijkheden om die
bekendheid te vergroten. Het burgerjaarverslag is daarbij een eerste stap.”
Burgerjaarverslag 2003: deels gerealiseerd.
Uit de DIP enquête blijkt dat de bekendheid van de meeste
participatiemogelijkheden is gestegen, maar een deel van deze stijging laat
zich verklaren doordat het DIP vorig jaar over dezelfde onderwerpen is
bevraagd. Daarnaast is er meer aandacht besteed aan de verspreiding van het
tweede burgerjaarverslag, met name door middel van extra advertenties die
bovendien een speciale opmaak hadden.
7.
college n.a.v. verslag 2002: “De
publieksbalies hebben hun informatiesysteem goed op orde. Het college wil
bevorderen, dat op korte termijn een normtijd voor wachttijden en
transactietijden aan de balies wordt opgesteld, zodat in het burgerjaarverslag
daadwerkelijk verantwoording kan worden afgelegd over het percentage bezoekers
dat langer binnen is dan de normtijd.”
Burgerjaarverslag 2003: deels gerealiseerd.
Er is in het burgerjaarverslag 2003 verantwoording afgelegd over de wacht- en
transactietijden, die gedaald zijn. Verder is in het Meerjarenplan
Dienstverlening vastgelegd dat er hiervoor normtijden zullen worden ingesteld,
maar dit gebeurt pas in 2004.
8. college
n.a.v. verslag 2002: “Het blijkt niet goed mogelijk te zijn om de
behandelduur van een vergunning te volgen. Dat is onwenselijk. In het
burgerjaarverslag geeft de burgemeester reeds aan, dat het management van het
cluster Publiekszaken onderzoekt of aanpassingen aan de software hier
verandering in kunnen brengen. Waarschijnlijk zullen enkele soorten
vergunningen dan wel te volgen zijn. Het college is van mening, dat voor de
zomer een dergelijke faciliteit in werking moet zijn, opdat in het
burgerjaarverslag over 2003 kan worden gerapporteerd over de behandelduur van
een aantal vergunningsoorten in het laatste half jaar.”
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd.
Het is inmiddels mogelijk de status van de aanvragen voor bouw-, monumenten-,
splitsings-, en sloopvergunningen op het internet te volgen met behulp van een
code die schriftelijk wordt medegedeeld. Van deze vergunningen is daarmee ook
de doorlooptijd bekend.
9.
college n.a.v. verslag 2002: “De
klachtenprocedure en –registratie is bij de meeste clusters en sectoren in de
versukkeling geraakt. Momenteel werkt het GMT aan een hernieuwde
klachtenprocedure met bijbehorende instructies voor betrokkenen. Het college is
van mening, dat het GMT – wanneer zij de procedure binnenkort vaststelt – moet
bevorderen dat de organisatie de klachten van heel 2003 (dus ook met
terugwerkende kracht) op de juiste manier behandelt en registreert.”
Burgerjaarverslag
2003: niet gerealiseerd. Hoewel de regeling officieel
sinds medio 2003 van kracht is, zijn de verschillende onderdelen binnen de
gemeente nog niet voldoende bekend met de regeling. Daardoor worden niet alle
klachten (op de juiste wijze) geregistreerd, waardoor het moeilijk is om na te
gaan op welke wijze de klachten worden afgehandeld en hoeveel klachten er
precies zijn. Dat het moeilijk is een overzicht te geven van afgehandelde
klachten in 2003, komt ook doordat de regeling pas medio dat jaar van kracht is
geworden.
Anders
gezegd, door de gebrekkige registratie is de kwaliteit van de verdere
afhandeling niet meetbaar. Dit is iets wat in 2004 duidelijk verbeterd zal
moeten worden. Ook het bespreken van de resultaten in het managementteam vond
in 2003 nog niet op regelmatige basis plaats, maar daar komt in 2004
verbetering in
10. college
n.a.v. verslag 2002: “De jaarverslagen van de Gemeentelijke Ombudscommissie
(GOC) en de Commissie voor Beroep- en Bezwaarschriften (CBB) komen de laatste
jaren erg laat uit. Op deze manier hebben de jaarverslagen niet meer de
functie, waarvoor een jaarverslag is bedoeld: een terugblik op het vorige jaar,
naar aanleiding waarvan eventuele maatregelen en bijsturingen kunnen
plaatsvinden. Het college is van mening dat – hoewel het hier uiteraard
onafhankelijke organen betreft – moet worden bevorderd, dat de jaarverslagen van de GOC en CBB tegelijk
met het gemeentelijk jaarverslag, de jaarrekening en het burgerjaarverslag
kunnen worden uitgebracht.”
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd. De
jaarverslagen van de GOC en de CBB verschenen dit jaar gelijktijdig met de
gemeentelijke jaarstukken.
Overige beloftes uit het burgerjaarverslag 2002:
“In het verslag van 2003 wordt ingegaan op de nota
kennismaken en meebesturen”
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd.
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd. Het
plan van aanpak hoe burgers bij het totstandkomen van het plan betrokken zullen
worden is gereed en in het verslag beschreven.
“In het verslag van 2003 wordt inzichtelijk gemaakt
hoe de afhandelingstijd van de bezwaarschriften bij het CBB zich verhoudt tot
de gestelde termijnen.”
Burgerjaarverslag 2003: gerealiseerd.
Toezeggingen in het burgerjaarverslag 2003 voor het
jaar 2004:
-”De huidige inspraakverordening zal in de loop van
2004 worden vervangen door een participatieverordening, die een volledig
overzicht moet geven over de verschillende participatiemogelijkheden binnen de
gemeente. Hierin zal ook worden afgebakend welk beleid zich leent voor een interactieve
benadering, wat de rol van de burger precies is en hoe en op welke punten zij
hun mening kunnen geven.”
- “Tegen de tijd dat dit verslag verschijnt heeft
de gemeenteraad een vermoedelijk positief besluit genomen over de regelgeving
ten behoeve van het burgerinitiatief. [besluit is genomen] Dit
betekent dat mijn opvolger u in het burgerjaarverslag 2004 zal vertellen wat de
mogelijkheden zijn wanneer u een plan heeft dat u graag opgenomen zou zien in
het gemeentelijk beleid.”
- “Het
thema dat door de ondervraagden [van
het DIP] het meest wordt genoemd als interessant voor opname
in het burgerjaarverslag, is de situatie rond de veiligheid in de stad. Ik heb
er voor gekozen om daar in dit verslag geen aandacht aan te besteden, maar mijn
opvolger kan deze wens eventueel meenemen voor het jaar 2004.”
- “Het zou beter zijn om naast deze DIP-enquête,
ook mensen uit te nodigen het verslag goed door te lezen en dan met elkaar en
met de burgemeester in discussie te gaan over de inhoud van het burgerjaarverslag.
[…] Ik zal mijn opvolger deze werkwijze zeker aanraden.”
- “Voor 2004 zou het streven moeten zijn om meer
inzichtelijk te maken hoeveel momenten van contact over het beleid er nu
eigenlijk precies zijn tussen het bestuur en de burgers, en over welke thema’s
dit dan gaat.”
- “Via het burgerjaarverslag zal ik u jaarlijks op
de hoogte houden van de voortgang binnen het Meerjarenplan Dienstverlening.”
- “De gemeente zal vanaf 2004 steeds meer
servicenormen in gaan stellen, ook voor wat betreft de afhandeling aan de
publieksbalies. Deze normen kunnen vervolgens aan u worden gepresenteerd via
een brochure en de internetsite. In 2004 zullen in ieder geval servicenormen
worden opgesteld voor de wacht- en transactietijden aan de balie.”
- “In 2004 zal door intensiever communiceren extra
aandacht worden besteed aan de digitale mogelijkheden op het gebied van
dienstverlening.”
- “In 2004 is het voornemen om bezwaren tegen de
aanslagen en de WOZ-beschikking te gaan monitoren. Niet alleen de aantallen
moeten daarbij worden vastgelegd, maar ook hoe de bezwaren vervolgens zijn
afgehandeld.”
- “In 2004 moet voor alle kamers [van
de ACB] inzichtelijk zijn hoelang de gemiddelde afhandelingstermijn is en
deze moet worden verkort ten opzichte van dit jaar.”
- “Door de gebrekkige registratie is de kwaliteit
van de klachtenafhandeling niet meetbaar. Dit is iets wat in 2004 duidelijk
verbeterd zal moeten worden. Ook het bespreken van de resultaten in het
managementteam vond in 2003 nog niet op regelmatige basis plaats, maar daar
komt in 2004 verbetering in.”
- “In 2004 zal mijn opvolger u berichten of er van
de nadeelcompensatie regeling gebruik is gemaakt en om welke situatie het dan
ging.”