CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2004 VAN DE GEMEENTE Delft.

1. Inleiding

Bij besluit van 28 oktober 2004 heeft de gemeenteraad van Delft het controleprotocol voor de controle van de jaarrekening 2004 vastgesteld, en heeft daarmee de lopende controleopdracht aan Ernst&Young accountants aangepast voor het rekeningsjaar 2004. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole heeft de gemeenteraad in dit protocol een aantal zaken geregeld die van belang zijn voor de uitvoering van de controleopdracht.

Object van controle is de jaarrekening 2004 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2004 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders.

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2004.

1.2 Wettelijk kader

De gemeentewet(GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De gemeenteraad heeft op 30 oktober 2003 gelet op art. 213 GW en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens wordt in de opdrachtverstrekking aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.

Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2004.

1.3 Procedure

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, de portefeuillehouder Financiën, en de gemeentecontroller. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven is de accountantscontrole op de jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

· de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

· het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

· de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

· het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

· de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Voor de bijzondere verklaringen zal per onderdeel nader afgestemd aan welk accountantskantoor de opdracht gegeven wordt voor het verrichten van de controle. Het gaat hierbij bijv. om controles op specifieke uitkeringen waar ministeries hun eigen eisen aan stellen m.b.t. de rechtmatigheid en daar een verantwoording van de gemeente met accountantsverklaring over verlangen. Deze controles worden vaak na het jaarrekeningsproces verricht. Dit terwijl medio 2005 in verband met de Europese aanbesteding dan sprake kan zijn van een wisseling van accountantskantoren. Dit vergt per onderwerp nadere afstemming door welk accountantskantoor de controle het best kan plaatsvinden. In aanvulling hierop geldt overigens dat er ook redenen kunnen zijn om de controle gericht op een specifieke verklaring aan een ander accountantskantoor dan de gemeentelijke accountant te geven.

Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”.

3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de rechtmastigheid

In het hierna opgenomen schema is de goedkeuringstolerantie opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2004.

Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de jaar- rekening (% lasten)	≤ 1%	>1%<3%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)	≤ 3%	>3%<10%	≥ 10%	-

Dit is overeenkomstig de eisen in het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Deze toleranties zijn afzonderlijk voor toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement).

Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma’s in de begroting elke fout of onzekerheid > 25 % van de goedkeuringstolerantie rapporteert.

4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2004 is limitatief gericht op:

4.1 de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kan betreffen;

4.2 de naleving van regels die (voorzover niet vallend onder de bovengenoemde wettelijke kaders) daarnaast bij raadsbesluit zijn vastgesteld aangaande:

· de (uitgaande) subsidieverstrekking aan derden (algemene subsidieverordening en specifieke subsidieverordeningen)

· het treasury-statuut en toepassing van de Wet FIDO

· begrotingsrechtmatigheid en de in dat kader door de raad vastgestelde verordening ex art 212 en de nader gestelde regels

4.3 Deze afspraken in het kader van de rechtmatigheidstoets zijn tevens van toepassing
voor Combiservices BV.

5 Rapportering accountant

De accountant rapporteert naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole op de wijze als aangegeven in bijlage 3.

Bijlagen:

1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten

2. Communicatie en periodiek overleg

3. Rapportagemomenten

Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten

In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole voor Delft relevante algemene wet- en regelgeving.

Dit overzicht moet als volgt worden gelezen:

o In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met de indeling van de Programmabegroting 2004-2007

o In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder zo´n programma kunnen vallen.

o In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gedaan worden onder meer ontleend aan de begroting, en de beheersverordening.

o De meest gebruikelijke verordeningen en besluiten zijn in de laatste kolom opgenomen, voor 2004 wordt de rechtmatigheidstoets beperkt tot:

· de (uitgaande) subsidieverstrekking aan derden (algemene subsidieverordening en specifieke subsidieverordeningen)

· het treasury-statuut en toepassing van de Wet FIDO

· begrotingsrechtmatigheid en de in dat kader door de raad vastgestelde verordening ex art 212 en de nader gestelde regels

o In samenspraak met de accountant zal in de komende jaren een ontwikkelingstraject gevolgd worden om ook de overige interne regelingen onder de rechtmatigheidstoets te brengen.

Programma’s	Specifieke activiteit	Wetgeving extern	Regelgeving intern
Bestuur en organisatie	Algemeen financieel middelenbeheer	Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene Wet Bestuursrecht	Verordening ex art 212: financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie Verordening ex art. 213: controle
	Treasurybeheer	Wet financiering decentrale overheden	Treasurystatuut
	Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid	Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR/UWO	Ambtenaren reglement Bezoldigingsbesluit Verordeningen op studiefaciliteiten, reiskosten e.d.
	Inkopen en contractbeheer	EU-aanbestedingsregels
Algemene Middelen	OZB	Gemeentewet Wet waardering Onroerende Zaken	OZB verordening
	Toeristenbelasting	Gemeentewet	Verordening toeristenbelasting
	Reclamebelasting	Gemeentewet
	Precarioheffing	Gemeentewet	Verordening op de precariorechten
Dienstverlening	Burgerlijke stand en afgifte documenten	Burgerlijke wetboek Gemeentewet Wet GBA Wet rechten burgerlijke stand	Verordening GBA Legesverordening
Werk, inkomen en Zorg	Sociale inkomensvoorzieningen	Wet Werk en Bijstand	Verordening maatregelen en toeslagen WWB Verordening/ raadsbesluiten inzake bijzondere bijstand
		IOAW en IOAZ
		Sociale en Fiscale wetgeving
	Werkgelegenheid	Wet Werk en Bijstand Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars	Verordening/ raadsbesluiten inzake gesubsidieerde arbeid
	Schuldhulpverlening	Wet op het kredietbeheer	Gemeentelijk beleid schuldhulpverlening
	Ambulance vervoer	Wet ambulancevervoer	Verordening ambulance vervoer
	Gehandicaptenzorg	Wet Voorziening Gehandicapten	WVG verordening
		Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten/WMO
		Wet Maatschappelijke Zorg	Subsidieverordening
Integratie en activering	Integratie	Wet inburgering nieuwkomers	Verordening nieuwkomers
		ROA/VVTV	Gemeentelijk beleid asielbeleid
	Vreemdelingenzaken	Vreemdelingenwet	Verordening vreemdelingenzaken
Jeugd en Onderwijs	Verzorgen basis- en speciaal-onderwijs	Wet primair onderwijs Wet op de basiseducatie GOA OALT
	Verzorgen voortgezet onderwijs	Wet op het voortgezet onderwijs Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Wet educatie- en beroepsonderwijs
Wijkaanpak en Wonen
	Grafrechten	Gemeentewet Wet op de lijkbezorging	Verordening op algemene begraafplaatsen Verordening op begraaf plaatsrechten
	Afvalstoffenbeheer	Gemeentewet	Verordening op afvalstoffenheffing
	Rioolbeheer en reiniging	Gemeentewet Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet	Verordening op riool- en reinigingsrechten Lozingsverordening
	Milieubeheer	Wet belastingen op milieugrondslag	Verordening milieubeheer
	Intensivering Stedelijke Vernieuwing	Wet ISV	DOP
	Ongediertebestrijding	Gemeentewet	Verordening op de ongediertebestrijding
	Wonen	Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordering eigen woningbezit	Huisvestingsverordening
	Groenbeheer	Boswet Kaderwet LNV-subsidies	Subsidieverordening Subsidieverordening
Welzijn
	Algemeen welzijn en sport	Welzijnswet	Subsidieverordening
	Kinderopvang	Wet basisvoorziening kinderopvang	Verordening kinderopvang
Binnenstad
Duurzaamheid
	Parkeerbeheer	Gemeentewet Wet Mulder administratiefrechtelijke heffingen	Verordening parkeerbelasting
		Besluit administratieve bepalingen wegverkeer
		Wet personenvervoer	Exploitatie-overeenkomst openbaar vervoer Verordening standplaatsen openbaarvervoer
		Taxiwet
	Grondexploitatie	Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening	Verordening inzake exploitatie van gronden Nota grondbeleid Bouwverordening (leges)
Kennisstad en Economie
	Marktgelden	Gemeentewet	Marktgeldverordening
	Havenbeheer	Binnenschepenwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer	Verordening havengelden Verordening lig- en sluisgelden
Cultuur
	Cultuur en lokale media	Mediawet Wet op het specifiek cultuurbeleid	Subsidieverordening
	Telecommunicatie	Telecommunicatiewet	Verordening op de telecommunicatie
Veiligheid	Handhaving	Gemeentewet	APV
		Winkeltijdenwet	Marktverordening/ APV
	Brandweer en rampenbestrijding	Brandweerwet 1995	GR regionale brandweer
	Brandbeveiligingsvergunningen	Gemeentewet	Verordening Brandbeveiligingsvergunningen
	Woonwagens	Gemeentewet	Verordening staangeld woonwagens
Stedelijke projecten
	Grondexploitatie	Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening	Verordening inzake exploitatie van gronden Nota grondbeleid Bouwverordening (leges)

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2004.

	Aantal per jaar	Toelichting
(Vertegenwoordiging) commissie Middelen en Bestuur	Minimaal drie	De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De commissie Middelen en Bestuur is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de commissie (dan wel een vertegenwoordiging daarvan) vindt voorafgaand aan de jaarrekening een overleg plaats om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controle-opdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle worden tussentijds teruggekoppeld naar de commissie. Daarnaast zullen worden besproken: o de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitief rapport van bevindingen) o en op basis van de interimcontrole de belangrijkste bevindingen m.b.t.de beheersing van de organisatie (Bedrijfsvoeringsoverleg).
Griffier	Minimaal één	Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking en de naar de gemeenteraad te volgen procedure. informeel voortgangsoverleg naar behoefte.
Gemeentecontroller/ Financieel management	Minimaal drie	De gemeentecontroller, het hoofd vakteam financiën, en het hoofd AO/IC zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
Sectoren/ diensten GMT	PM PM	Binnen de sectoren/ diensten zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de directeuren/ hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Op verzoek zal de accountant verschijnen in het GMT.
Portefeuillehouder Financiën	Twee	Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.
College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad	PM	Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

Bijlage 3: Rapportage

De volgende standaard rapportagevormen worden onderkend:

Rapportage	Tijdstip	Inhoud	Gericht aan
Managementletter interim-controle[1], uit te brengen uiterlijk 1 december 2004	Na afronding van de interim-controle.	Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.	College
Verslag van bevindingen jaarrekening (gelijktijdig met het aanbieden van de jaarrekening aan de raad)	Na afronding van de controle van de jaarrekening.	Het gaat hierbij om bevindingen: - fouten, onzekerheden m.b.t. de getrouwheid en rechtmatigheid (in relatie tot de controletoleranties) - of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. - fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties.	Raad
Accountantsverklaring(gelijktijdig met het aanbieden van de jaarrekening aan de raad)	Na afronding van de controle van de jaarrekening.	Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.	Raad

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

---

[1] De belangrijke bevindingen uit de interim-controle worden ook aan de gemeenteraad gemeld.