Stuk 29 I
Delft, 23 januari 2004.
Onderwerp: Vaststelling van de verordening op de vertrouwenscommissie
voor
de vervulling van de vacature burgemeester.
Aan de gemeenteraad
Geachte dames en heren,
Eind december
2003 heeft burgemeester mr. H.M.C.M. van Oorschot bekend gesteld per 1 mei 2004
zijn ontslag in te dienen wegens het aanvaarden van de functie van voorzitter
van het College van Bestuur van de Universiteit van Tilburg. Met het indienen
van zijn ontslag hiertoe is de procedure rond de benoeming van een nieuwe
burgemeester gestart. Het lokaal bestuur vervult een prominente rol in deze
procedure doordat de raad van de gemeente een aanbeveling doet aan de
Commissaris van de Koningin wie van de door de Commissaris geselecteerde
kandidaten in eerste en tweede instantie in aanmerking komt voor de vervulling
van de vacature. De raad komt tot dit oordeel door een vertrouwenscommissie uit
zijn midden in te stellen die de geselecteerde kandidaten feitelijk beoordeeld
en haar bevindingen schriftelijk aan de Commissaris en de raad uitbrengt. De
vertrouwenscommissie voert alle
werkzaamheden die nodig zijn om tot het oordeel te komen op de meest
zorgvuldige wijze in strikte beslotenheid uit. Ter bescherming van levenssfeer,
prestige en gezag van alle kandidaten is de commissie aan absolute
geheimhouding gebonden. Een geheimhouding die ook in stand blijft nadat de
commissie haar taak heeft volbracht.
Bijgaand treft
u een voorstel tot vaststelling van de verordening op de vertrouwenscommissie.
In deze verordening is zijn taken en werkzaamheden in hoofdlijnen vastgelegd,
is de zorgvuldigheid en geheimhouding geborgd en is vastgelegd hoe de
samenstelling van de commissie plaatsvindt. Dit voorstel is een initiatief uit
de raad, samengesteld op basis van de door de respectievelijke fracties en de
leden van het presidium van de raad in een op 14 januari jl gehouden
voorbespreking van de procedure rond de burgemeestersbenoeming geuite
voorkeuren.
Teneinde een
democratische en zorgvuldige wijze van samenstelling van de commissie te borgen
is er van af gezien om vooraf namen van potentiële commissieleden in het
verordeningsvoorstel op te nemen, doch in de verordening de procedure vast te
leggen waarop de raad tot deze samenstelling komt. Dit betekent dat, mocht de
raad met dit voorstel instemmen, volgend op het besluit tot vaststelling van de
verordening, door middel van stemming overeenkomstig de in de raad
gebruikelijke procedures de vertrouwenscommissie wordt samengesteld. Hiermee
heeft in principe ieder raadslid mogelijkheid zich voor deze commissie
kandidaat te stellen. De fracties in de raad hebben uitdrukkelijk uitgesproken
dat de commissie zodanig dient te zijn samengesteld, dat de commissie zo breed
mogelijk het gevoelen van de raad inzake de benoeming van een burgemeester
vertegenwoordigt. Daarom is in het voorstel vastgelegd dat de commissie uit
maximaal elf leden bestaat en dat per raadsfractie niet meer dan één persoon in
de commissie vertegenwoordigd kan zijn.
Stuk 29 II
De raad van de gemeente Delft,
Gelet op de artikelen 61, 82 en 86 van
de Gemeentewet, artikel 15 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995, artikel 8, 22 en 25 van de Tijdelijke Referendumwet en de
circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d.
21 november 2001, kenmerk bk01/96073;
b e s l u i t
I. vast te stellen de verordening op de
vertrouwenscommissie voor de vervulling van de vacature burgemeester.
Artikel 1 - Begripsbepalingen
In deze
verordening wordt verstaan onder:
a. De minister: de
minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
b. De commissaris: de
commissaris van de Koningin in de provincie Zuid-Holland;
c. De commissie: de
vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de
voorbereiding van de aanbeveling tot vervulling van de vacature burgemeester.
1. De commissie heeft
tot taak de door de commissaris geselecteerde kandidaten te beoordelen.
2. De commissie
stelt voorafgaand aan de beoordeling van de geselecteerde kandidaten haar
werkwijze vast om tot deze beoordeling te komen.
3. De commissie brengt
over haar bevindingen schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit aan de
commissaris en de raad. Het verslag aan de raad wordt voorzien van een
conceptaanbeveling van twee personen. De commissie geeft een beredeneerde
volgorde van de kandidaten op haar conceptaanbeveling aan.
4. De commissie
verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig
geachte informatie over de kandidaten.
5. De commissie brengt
haar in lid 2 bedoelde bevindingen uit op basis van de gegevens die de
commissaris haar verstrekt en op basis van mondelinge en schriftelijke
informatie die de door haar ontvangen kandidaten haar geven, zulks na weging
van een en ander.
6. Bij haar
werkzaamheden neemt de commissie het gestelde in de circulaire van de minister
d.d. 21 november 2001, kenmerk bk01/96073, in acht.
Artikel 3 - Samenstelling commissie
1. De commissie
bestaat uit maximaal elf raadsleden, die gezamenlijk zo breed mogelijk het
gevoelen van de raad inzake de benoeming van een burgemeester
vertegenwoordigen. Per raadsfractie is niet meer dan één persoon in de
commissie vertegenwoordigd.
2. De raad stelt de
samenstelling van de commissie vast met toepassing van het bepaalde in artikel
29 van het reglement van orde van de raad, waarbij een lid geacht wordt te zijn
gekozen indien deze de volstrekte meerderheid aan stemmen als bedoeld in
artikel 30 Gemeentewet heeft verkregen.
3. Na
vaststelling van de samenstelling van de commissie, als bedoeld in lid 2, kiest
de raad uit die commissie een voorzitter met toepassing van het bepaalde in
artikel 29 van het reglement van orde van de raad.
4. De commissie kiest
uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.
5. De commissie kent
geen plaatsvervangende leden.
6. De heer J.
Torenstra, zijnde wethouder van de gemeente, wordt als adviseur aan de
commissie toegevoegd. De adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de
commissie
Artikel 4 - Ambtelijke ondersteuning
1. De griffier
is secretaris van de commissie.
2. De secretaris geeft
ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
3. De secretaris is
geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.
4. De
gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris en als zodanig ook bij de
vergaderingen van de commissie aanwezig. De gemeentesecretaris is geen lid van
en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel 5 - Vergaderingen
1. De vergaderingen
van de commissie zijn besloten.
2. De commissie
vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit
noodzakelijk achten.
3. De voorzitter doet
van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de
leden van de commissie.
4. De commissie
vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden
aanwezig is.
Artikel 6 - Geheimhouding
1. De commissie legt
in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet,
geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de
vergadering.
2. De voorzitter ziet
erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
3. De commissie en
haar leden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de
stukken en over het behandelde in haar vergadering aan raadsleden die geen
zitting hebben in de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in
artikel 2, lid 2.
4. De commissie,
noch de gemeenteraad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht,
opheffen.
5. De
geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
6. Het in dit artikel
bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris, de
plaatsvervangend secretaris en de adviseur.
Artikel 7 - Verslag
1. De bevindingen,
bedoeld in artikel 2, worden vastgesteld bij meerderheid van de
uitgebrachte stemmen.
2. Het gevoelen van de
minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.
3. Bij het staken van
de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een
beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing
niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden
geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen binnen de
commissie ter kennis van de gemeenteraad en de commissaris gebracht.
Artikel 8 -
Gesprekken met de kandidaten
1. De secretaris
nodigt, in overleg met de
commissie, de kandidaten uit voor een
gesprek met de commissie.
2. Gesprekken vinden
plaats volgens de werkwijze als bedoeld in artikel 2 lid 2 van deze verordening
3. De plaats en het
tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen dat wordt voorkomen dat de
kandidaten hierdoor aan anderen bekend raken of tijdens het bezoek aan de
commissie met elkaar in contact komen.
Artikel 9 -
Ontbinding commissie
1. De commissie wordt
geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de
minister aan de gemeenteraad is bekend gemaakt dat in de vacature van
burgemeester is voorzien.
Artikel 10 - Archivering van stukken
1. De voorzitter en de
secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in
artikel 9, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt
onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim"
worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen
archiefbewaarplaats.
Zij dragen
er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de
volgende leden van dit artikel.
2. Van de in het
eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als
bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15,
lid 1 sub a. en c., van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de
openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
4. Originele
bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de commissaris of van
kandidaten worden onmiddellijk aan dezen teruggezonden, met in achtneming van
het bepaalde in XI.6 van de circulaire van de Minister van BZK.
5. Alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden
onmiddellijk vernietigd.
Artikel 11 - Contactpersoon
1. De voorzitter
van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.
2. Alle stukken
bestemd voor de commissie worden gericht aan de voorzitter en gezonden aan het
privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van ontbinding
van de commissie.
3. Alle stukken die
van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend
en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.
Artikel 12 - Onvoorziene aangelegenheden
In alle
gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister d.d. 21
november 2001 niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 - Inwerkingtreding en vervaldatum
1. Deze verordening
treedt de dag volgend op haar bekendmaking in werking.
2. Deze verordening vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop
door de minister een besluit is genomen op de aanbeveling van de raad.
II. artikel 25 van de tijdelijke referendumwet
op dit besluit van toepassing te verklaren
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 februari 2004
,plv. voorzitter.
,griffier.