Stuk 32 I Delft,
10 februari 2004.
400142
Onderwerp: Vaststelling Gemeenschappelijke regeling
archiefbeheer Rijswijk.
Aan de gemeenteraad.
Geachte dames en heren,
In
navolging van de gemeenten Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland heeft ook Rijswijk
besloten het beheer van zijn oude archieven onder te brengen in een
gemeenschappelijke regeling met Delft. In 2003 is hard gewerkt aan het maken
van de afspraken. Wegens plotselinge haast bij de ontruiming van het oude
gemeentekantoor van Rijswijk zijn de archieven, in totaal circa 450 strekkende
meter, reeds overgebracht naar de dépendance van het Gemeentearchief Delft in
de Torenhove. De regeling ligt thans voor ter vaststelling.
Wij stellen u voor, onder
voorbehoud van gunstig advies van de commissie middelen en bestuur, de
bijgaande Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk vast te stellen.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van
Delft,
H.M.C.M.
van Oorschot ,burgemeester.
H.G.L.M.
Camps ,secretaris.
De gemeenteraad, het college van
burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Delft, ieder voor
zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van het college van
10 februari 2004;
gelet op het advies van de commissie
Middelen en Bestuur;
gelet op artikel 1 van de Wet
gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995;
b e s l u i t e n :
vast te stellen de navolgende:
Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk.
Artikel 1. Doel van de regeling.
De Gemeenschappelijke regeling heeft tot doel samenwerking tussen
de gemeenten Rijswijk en Delft op het punt van beheer van de archieven van de
gemeente Rijswijk.
Artikel 2. Taken van de deelnemers.
1. Het
gemeentebestuur van Rijswijk draagt zorg voor het navolgende:
a.
het benoemen van de gemeentearchivaris van Delft tot
gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995, van
Rijswijk;
b.
het vaststellen van een archiefverordening, als bedoeld in artikel
30 eerste lid van de Archiefwet 1995, waarin het Gemeentearchief Delft wordt
aangewezen als archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet
1995, van de gemeente Rijswijk, naast het depot in het gemeentehuis van
Rijswijk;
c.
het, met inachtneming van de overbrengingstermijn in de Archiefwet
1995, overbrengen naar het Gemeentearchief Delft van de archieven van de
gemeente Rijswijk, benevens de aan de gemeente Rijswijk geschonken of in
bewaring gegeven archieven, inclusief de bijbehorende beheersdocumtenen,
toegangen en nadere toegangen;
d.
het in staat stellen van het Gemeentearchief Delft om particuliere
archieven betreffende de gemeente Rijswijk op te nemen en te beheren, onder
dezelfde voorwaarden als genoemd in deze regeling, voor zover de jaarlijkse
aanwas niet groter is dan 10% van de totale omvang van de archieven onder deze
regeling begrepen.
2.
Het gemeentebestuur van Delft draagt zorg voor het navolgende:
a. het,
overeenkomstig het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde,
opnemen, bewaren en beheren van de overgebrachte archieven betreffende de gemeente
Rijswijk, benevens de aan de gemeente Rijswijk geschonken of in bewaring
gegeven archieven;
b. het, met
inachtneming van het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde, aan
het publiek beschikbaar stellen van de archieven onder deze regeling begrepen.
c. het behartigen
van inspectie en advisering ten aanzien van de niet-overgebrachte archieven van
de gemeente Rijswijk.
3. Het
gemeentebestuur van Delft draagt bovendien, doch slechts na overleg en
wederzijdse instemming, zorg voor het navolgende:
a. het microficheren
en/of digitaliseren en op internet plaatsen van de archieven onder deze
regeling begrepen;
b. het conserveren
en restaureren van de archieven onder deze regeling begrepen;
c. het schonen en
inventariseren van de archieven onder deze regeling begrepen;
d. het opnemen van
gemeentelijke en particuliere archieven uit Rijswijk, voor zover de toename
meer bedraagt dan 10% van de totale omvang van de archieven onder deze regeling
begrepen.
Artikel 3. Financiën.
Het gemeentebestuur van Rijswijk vergoedt aan het gemeentebestuur
van Delft met ingang van oktober 2003:
1. voor de bewaring
van archieven onder deze regeling begrepen een geïndexeerd tarief per
strekkende meter per jaar, volgens prijspeil 2004 € 60,36 per meter per jaar;
2. voor de
uitvoering van de taken als hiervoor genoemd in artikel 2, tweede lid, de
personele kosten voor 0,4 FTE volgens salarisschaal 10 en 0,4 FTE volgens
salarisschaal 7, alsmede de jaarlijkse werkplekkosten van één medewerker,
volgens prijspeil 2004 € 11.400 per werkplek per jaar;
3. voor de
uitvoering van de taken als hiervoor genoemd in artikel 2, derde lid, sub a, b
en c, de reëel daarvoor gemaakte kosten.
Artikel 4. Informatie.
Vóór 1 mei van elk jaar gedurende de looptijd van deze regeling,
wordt het gemeentebestuur van Rijswijk door het gemeentebestuur van Delft
geïnformeerd over de uitvoering van deze regeling.
Artikel 5. Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.
1.
Deze regeling kan worden gewijzigd dan wel opgeheven na een
daartoe strekkend besluit van de raden, de colleges van burgemeester en
wethouders en de burgemeesters van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover
het hun eigen verantwoordelijkheid betreft. Een voorstel tot wijziging kan door
elk van de deelnemende gemeenten afzonderlijk worden gedaan.
2.
De wijziging of opheffing treedt in werking op de dag, volgend op
die van opname van de betreffende besluiten in het register als bedoeld in
artikel 27, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij een
later tijdstip is bepaald.
3.
Toetreding tot de regeling door andere gemeenten behoeft de
goedkeuring van de raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de
burgemeesters van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen
verantwoordelijkheid betreft.
4.
Uittreding van een gemeente is mogelijk, krachtens een daartoe
strekkend besluit van de raad, het college van burgemeester en wethouders,
alsmede de burgemeester van de betreffende gemeente.
Stuk 32 II pag.
3.
5.
Het voornemen tot uittreding moet tijdig voorafgaand aan het
daartoe strekkende besluit als bedoeld in het vierde lid, door middel van een
aangetekend schrijven bekend worden gemaakt aan de andere gemeenten.
6.
Wanneer de deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de
regeling, respectievelijk wanneer één van de deelnemende gemeenten besluit tot
uittreding, zal in onderling overleg bezien worden of er sprake is van daaruit
voortvloeiende kosten en zo ja hoe deze kosten over de deelnemende gemeenten
verdeeld moeten worden.
Artikel 6. Toezending en publicatie.
1. Het
gemeentebestuur van Delft zendt deze regeling en besluiten tot wijziging,
opheffing, toetreding en uittreding aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland.
2. De besturen van
de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig artikel
26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de
bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot
wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.
Artikel 7. Slotbepalingen.
1. Deze regeling
treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het
register als bedoeld in artikel 27, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke
regelingen en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
2. Deze regeling
wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 februari
2004.
,burgemeester
,griffier.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente
Delft op 3 februari 2004.
,burgemeester.
,secretaris.
Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Delft op 3
februari 2004.
,burgemeester
Toelichting en uitwerking
Artikel 2, eerste lid, sub d
Deze bepaling dient om slagvaardig te kunnen handelen indien
particuliere archieven betreffende Rijswijk worden aangeboden. Overeengekomen
is dat deze zonder meer kunnen worden aanvaard door het gemeentearchief Delft
indien de toename in omvang en daarmee in kosten niet groter is dan 10% en dat
de hogere kosten dan automatisch worden gedragen door de gemeente Rijswijk. Is
die toename wel groter, dan treedt artikel 2, derde lid, sub d, in werking,
waarin is bepaald dat opname slechts kan geschieden na overleg en wederzijdse
instemming.
Artikel 2, derde lid
Deze bepaling biedt ruimte aan de gemeente Rijswijk om aanvullende
wensen in te brengen, en aan de gemeente Delft om op basis van de opgedane
ervaringen en de eigen deskundigheid initiatieven te ontplooien ten aanzien van
de Rijswijkse archieven. Bovendien waarborgt deze bepaling dat de
desbetreffende werkzaamheden en budgetten bijtijds kunnen worden ingepland. De
opsomming van mogelijke werkzaamheden is overigens niet limitatief.
Artikel 2, derde lid, sub a
Ten aanzien van de registers van de Burgerlijke Stand en de Doop-,
Trouw- en Begraafboeken zijn reeds afspraken gemaakt met het oog op een soepel
verloop van de dienstverlening. Deze veelgeraadpleegde bronnen kunnen niet in
origineel beschikbaar worden gesteld, omdat zij daardoor onaanvaardbare
gebruiksschade zouden oplopen. In de studiezaal in Rijswijk wordt daarom
gewerkt met fotokopieën. Overbrengen van dit reproductiebestand is geen optie,
enerzijds omdat het nodig blijft in Rijswijk, anderzijds omdat in de Delftse
studiezaal wordt gewerkt met veel compactere microfiches. Overeengekomen is dat
de genoemde registers zo snel mogelijk voor rekening van de gemeente Rijswijk
worden gemicroficheerd en/of gedigitaliseerd.
Artikel 3
De gelijksoortige gemeenschappelijke regelingen die Delft reeds
heeft met andere gemeenten, zijn voorgelegd aan de belastinginspecteur. Deze
heeft geoordeeld dat de hoogte van de kosten in hoge mate in verband staan met
de omvang van de geleverde diensten en producten, en dat daarom BTW in rekening
moet worden gebracht.
De tarieven en kosten bedragen volgens prijspeil 2004, exclusief
BTW:
Bewaring € 60,36 per strekkende meter per jaar; de bewaarkosten
voor nieuw binnengekomen archieven worden in rekening gebracht voor het
resterende deel van het kalenderjaar, naar boven afgerond op hele maanden.
0,4 FTE schaal 10, € 22.698 per jaar.
0,4 FTE schaal 7 € 15.824 per jaar.
Werkplekkosten € 11.400 per werkplek per jaar.