Stuk 33 I Delft,
10 februari 2004.
400368
Onderwerp: Vaststelling Gemeenschappelijke regeling
archiefbeheer Midden-Delfland / opheffing
Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer
Schipluiden.
Aan de gemeenteraad.
Geachte dames en heren,
In januari
2002 sloten de gemeenten Delft en Schipluiden de Gemeenschappelijke regeling
archiefbeheer Schipluiden. Op 1 januari 2004 is Schipluiden gefuseerd met
Maasland tot Midden-Delfland. Met de nieuwe gemeente is ambtelijk
overeenstemming bereikt over het afsluiten van een nieuwe Gemeenschappelijke
regeling archiefbeheer Midden-Delfland. Deze regeling is identiek aan de oude
regeling met Schipluiden, met dien verstande dat de tarieven zijn
geactualiseerd. De nieuwe regeling ligt thans voor ter vaststelling.
Wij stellen u voor, onder
voorbehoud van gunstig advies van de commissie middelen en bestuur, de
bijgaande Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland vast te
stellen en de Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Schipluiden op te heffen.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van
Delft,
H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.
H.G.L.M. Camps ,secretaris.
De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de
burgemeester van de gemeente Delft, ieder voor zover het hun bevoegdheden
betreft;
gelezen het voorstel van het college van 10 februari 2004;
gelet op het advies van de raadscommissie Middelen & Bestuur;
gelet op artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de
Archiefwet 1995;
b e s l u i t e n :
vast te stellen de navolgende: Gemeenschappelijke regeling
archiefbeheer Midden-Delfland.
Artikel 1. Doel van de regeling.
De Gemeenschappelijke regeling heeft tot doel samenwerking tussen
de gemeenten Midden-Delfland en Delft op het punt van beheer van het archief
van de gemeente Midden-Delfland.
Artikel 2. Taken van de deelnemers.
1. Het
gemeentebestuur van Midden-Delfland draagt zorg voor het navolgende:
a. benoeming van de
gemeentearchivaris van Delft tot gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32
van de Archiefwet 1995, van Midden-Delfland;
b. het vaststellen
van een archiefverordening, als bedoeld in artikel 30 eerste lid van de
Archiefwet 1995, waarin het Gemeentearchief Delft wordt aangewezen als
archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995, van de
gemeente Midden-Delfland, naast het depot in het gemeentehuis van
Midden-Delfland;
c. het, met
inachtneming van de overbrengingstermijn in de Archiefwet 1995, overbrengen van
de archieven van de gemeente Midden-Delfland naar het Gemeentearchief Delft,
voor zover daar voldoende ruimte aanwezig is;
d. het bij de
Algemeen Rijksarchivaris indienen van een verzoek als bedoeld in artikel 46,
derde lid, van de Archiefwet 1995, om de zich aldaar bevindende archieven
betreffende de gemeente Midden-Delfland over te dragen aan het Gemeentearchief
Delft;
e. het in staat
stellen van het Gemeentearchief Delft om, voor zover deze situatie zich
voordoet, particuliere archieven betreffende de gemeente Midden-Delfland op
dezelfde voorwaarden als genoemd in deze regeling, op te nemen en te beheren.
2.
Het gemeentebestuur van Delft draagt zorg voor het navolgende
I algemeen:
a. het,
overeenkomstig het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde,
bewaren en beheren van de overgebrachte archieven betreffende de gemeente Midden-Delfland.
II bijzonder:
b. het, op verzoek
van het gemeentebestuur van Midden-Delfland, microficheren en nader ontsluiten
van het Bevolkingsregister, de Registers van de Burgerlijke Stand, en de Doop-,
Trouw- en Begraafregisters van de gemeente Midden-Delfland;
c. het één maal per
jaar en verder op verzoek van het gemeentebestuur van Midden-Delfland
inspecteren van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente
Midden-Delfland;
d. het, op verzoek
van het gemeentebestuur van Midden-Delfland, conserveren en restaureren van de
naar het Gemeentearchief Delft overgebrachte archieven;
e. het, op verzoek
van het gemeentebestuur van Midden-Delfland, schonen en inventariseren van de
naar het Gemeentearchief Delft overgebrachte archieven;
f.
het, met inachtneming van het daartoe bij of krachtens de
Archiefwet 1995 bepaalde, beschikbaar stellen van de naar het Gemeentearchief
Delft overgebrachte archieven, in de studiezaal van genoemde dienst.
Artikel 3. Financiën.
1. Het gemeentebestuur
van Midden-Delfland betaalt met ingang van 2004 voor beheer en
beschikbaarstelling van de overgebrachte archieven aan het gemeentebestuur van
Delft een geïndexeerd tarief van € 60,36 per strekkende meter archief per jaar.
2. Het
gemeentebestuur van Midden-Delfland stelt aan het gemeentebestuur van Delft met
ingang van 2004 een geïndexeerd budget van € 1.136,87 per jaar beschikbaar,
zodat het Gemeentearchief Delft in voorkomende gevallen materiaal betreffende
de gemeente Midden-Delfland kan acquireren.
3. Het zorgdragen
door het gemeentebestuur van Delft voor de taken als hiervoor genoemd in
artikel 2, tweede lid, onderdelen b, c, d en e, geschiedt tegen vergoeding door
het gemeentebestuur van Midden-Delfland aan het gemeentebestuur van Delft van
de reëel daarvoor gemaakte uren.
Artikel 4. Informatie.
Vóór 1 mei van elk jaar gedurende de looptijd van deze regeling,
wordt het gemeentebestuur van Midden-Delfland door het gemeentebestuur van
Delft geïnformeerd over de uitvoering van deze regeling.
Artikel 5. Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.
1. Deze regeling kan
worden gewijzigd dan wel opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de
raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de
deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid
betreft. Een voorstel tot wijziging kan door elk van de deelnemende gemeenten afzonderlijk
worden gedaan.
2. De wijziging of
opheffing treedt in werking op de dag, volgend op die van opname van de
betreffende besluiten in het register als bedoeld in artikel 27, tweede lid van
de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij een later tijdstip is bepaald.
3. Toetreding tot de
regeling door andere gemeenten behoeft de goedkeuring van de raden, de colleges
van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de deelnemende
gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft.
Uittreding van een
gemeente is mogelijk, krachtens een daartoe strekkend besluit van de raad, het
college van burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester van de
betreffende gemeente.
4. Het voornemen tot
uittreding moet tijdig voorafgaand aan het daartoe strekkende besluit als
bedoeld in het vierde lid, door middel van een aangetekend schrijven bekend
worden gemaakt aan de andere gemeenten.
5. Wanneer de
deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de regeling, respectievelijk
wanneer één van de deelnemende gemeenten besluit tot uittreding, zal in
onderling overleg bezien worden of er sprake is van daaruit voortvloeiende
kosten en zo ja hoe deze kosten over de deelnemende gemeenten verdeeld moeten
worden.
Artikel 6. Toezending en publicatie.
1. Het
gemeentebestuur van Delft zendt deze regeling en besluiten tot wijziging,
opheffing, toetreding en uittreding aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland.
2. De besturen van
de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig
artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de
bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot
wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.
Artikel 7. Slotbepalingen.
1. Deze regeling
treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het
register als bedoeld in artikel 27, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke
regelingen en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
2. Met
inwerkingtreding van deze regeling wordt de Gemeenschappelijke regeling
archiefbeheer Schipluiden opgeheven.
3. Deze regeling
wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer
Midden-Delfland.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 februari
2004.
,burgemeester.
,griffier.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente
Delft op 3 februari 2004.
,burgemeester.
,secretaris.
Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Delft op 3
februari 2004.
,burgemeester