Stuk 128 I

441500

Aan de gemeenteraad

Delft, 7 juni 2004

Betreft: borgen presidium in Reglement van Orde van de raad

Geachte dames en heren,

In het huidig Reglement van Orde van de raad is vastgelegd dat de raad beschikt over een presidium, dat griffier of diens plaatsvervanger bij de vergaderingen van het presidium aanwezig is, dat de voorzitter de secretaris kan uitnodigen en dat presidiumleden zich door hun plaatsvervanger kunnen laten vervangen. Na ruim twee jaar functioneren blijkt dat het presidium een relatief vast pakket werkzaamheden heeft: vaststellen van de voorlopige raadsagenda, vaststellen van de planning van vergaderingen, vaststellen welk onderwerp in welke raadscommissie behandeld behoort te worden als daar onduidelijkheid over is en voorstellen doen op het gebied van de reglementen van orde van raad en commissies en uitspraak doen over de uitleg van deze reglementen.

Daarnaast is stilzwijgend het gebruik ontstaan dat indien de burgemeester in zijn hoedanigheid van voorzitter raad aanwezig is hij de voorzittershamer hanteert. Uit duaal oogpunt is dit niet de meest logische situatie. De burgemeester is immers ook voorzitter van het college, het instituut dat door de raad gecontroleerd wordt. Het ligt dan ook meer voor de hand het proces van vaststellen van de conceptagenda in onafhankelijke hand te leggen. Voorstel is dan ook om degene die in het presidium de voorzittershamer al hanteerde bij afwezigheid van de burgemeester ook feitelijk voorzitter te maken.

Voorgesteld wordt dan ook om het huidig artikel 3b in het reglement van orde van de raad in te trekken en te vervangen door een artikel dat de bestaande werkpraktijk formaliseert en de het voorzitterschap bij de plaatsvervangend voorzitter van de raad legt.

Het presidium stelt u dan ook het volgende nieuwe artikel 3b voor:

1. “De raad heeft een presidium”

Deze tekst wordt ongewijzigd overgenomen uit het bestaande artikel 3b.

2. “Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadscommissies. Leden van het presidium kunnen zich laten vervangen door degene die hen vervangt als voorzitter van raad of raadscommissie.”

Ook het bestaande artikel 3b benoemt deze samenstelling. Andere tekst is opgenomen voor het waarnemerschap. In de oude tekst werd volstaan met ‘hun waarnemer’, waarmee bedoeld werd de vervanger in de functie die iemand tot lid van het presidium maakt. Deze bedoeling is nu in tekst vervat.

3. “Voorzitter van het presidium is het lid van het presidium dat het langst lid is van de raad. Indien meer leden van het presidium even lang lid zijn van der raad, is voorzitter het oudste lid in jaren van hen.”

Met deze tekst wordt voorzitter van het presidium de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Wie plaatsvervangend raadsvoorzitter is, wordt op de in de tekst aangegeven wijze bepaald. Het presidium stelt voor deze verkiezingswijze gedurende deze raadsperiode niet te wijzigen, doch geeft in overweging per aanstaande raadsperiode de verkiezingswijze aan te passen, door hetzij de raad de voorzitter van het presidium (en daarmee de plaatsvervangend raadsvoorzitter) te laten kiezen uit haar leden die van het presidium deel uitmaken; hetzij het presidium de bevoegdheid te geven een voorzitter uit haar midden te kiezen, waarbij de burgemeester van kandidaatstelling is uitgesloten.

4. “De griffier of diens plaatsvervanger is in elke vergadering van het presidium aanwezig en kan het presidium adviseren”

In de bestaande tekst van artikel 3b is reeds de aanwezigheid opgenomen. Het nut van de aanwezigheid ligt naast de voorbereiding van de vergadering, ondersteuning en afdoening van de besluiten, ook in de advisering van het presidium. Het is zinvol om deze rol expliciet vast te leggen.

.

5. “De vergaderingen van het presidium zijn besloten, tenzij het presidium anders bepaald. De besluiten van het presidium zijn openbaar tenzij het presidium anders bepaald.”

In het verleden was soms onduidelijkheid over de openbaarheid van de vergadering en van de besluiten. In het artikel is de regel inzake deze openbaarheid, zoals die in de afgelopen jaren is ontstaan, opgenomen en heeft het presidium mogelijkheid zelf uitzondering op die regel vast te stellen.

6. “Het presidium of de voorzitter kan een of meerdere leden van het college of de gemeentesecretaris uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn. Zij kunnen het presidium in deze vergadering desgevraagd adviseren.”

Een enkele keer is gebleken dat behoefte aan uitnodigen van collegeleden kan ontstaan. De mogelijkheid de secretaris uit te nodigen is overgenomen uit het bestaande artikel. Hoewel van de mogelijkheid nooit gebruik is gemaakt, is geen reden de mogelijkheid nu te doen vervallen.

7. “Het presidium stelt de voorlopige agenda van de raad, alsmede eventuele aanvullingen en wijzigingen hierop, vast.”

Dit is één van de hoofdtaken van het presidium. Of het presidium een rol heeft bij aanvullingen en wijzigingen was niet altijd helder. In de loop der tijd is het vragen van een presidium uitspraak bij wijziging steeds meer gebruik geworden. Een gebruik dat formalisering behoeft.

8. “Het presidium stelt de planning vast van vergaderdata voor raad, raadscommissies en hoorzittingen van de raad”.

Feitelijk gebeurt dit al, echter de basis waarop dit gebeurt ontbreekt. Het is ook niet een ander bestuurslichaam dat nu formeel deze planningbevoegdheid heeft. Uit oogpunt van duidelijkheid en éénduidigheid verdient het aanbeveling om de bestaande praktijk ook op dit punt te formaliseren.

9. “Het presidium bepaalt welk onderwerp aan welke raadscommissie voor advies of ter kennisname wordt voorgelegd.”

De reden voor deze vastlegging is analoog het bepaalde onder 8.

10. “Het presidium kan voorstellen doen voor de reglementering van de orde van de raad en van de raadscommissies en adviseert hierover bij voorstellen van anderen.”

Ieder presidiumlid heeft thans dit recht vanuit de hoedanigheid van raadslid. Of het presidium formeel eigenstandig de bevoegdheid heeft is nu niet helder. Juist omdat het presidium qualitate qua veel met de reglementen bezig is zou zij die bevoegdheid wel ondubbelzinnig moeten hebben. Belangrijker evenwel is het vastleggen van een adviesrecht waar anderen (ook) de bevoegdheid hebben tot aanpassing van de reglementen. Juist vanwege het feit dat het presidium op dit punt een deskundigheid opbouwt en de individuele presidiumleden vanwege hun voorzittersrol zeer afhankelijk zijn van een goed reglement van orde, behoort het presidium op dit punt adviesrecht te hebben.

11.”Het presidium doet uitspraak over de uitleg van de gereglementeerde orde van de raad of raadscommissies”.

Bij het vorig punt is al melding gemaakt van de expertise die het presidium op dit punt opbouwt. Dat argument geldt hier onverkort. Daar komt bij dat om een zekere eenheid in interpretatie van de reglementen vast te houden het aan het presidium moet zijn om, waar deze eenheid ontbreekt, dan wel waar dat verondersteld wordt, het presidium zelf die eenheid bewaakt of herstelt. Ter bestendiging van het gezag van de voorzitters, behoort het presidium dit ook met enig gezag te doen. Daarom wordt voorgesteld vorenstaande vast te leggen.

Naast het voorstel tot borging van de positie van het presidium wordt voorgesteld artikel 3 De Griffier nader aan te vullen. Naast de algemene bepalingen in de gemeentewet is dit artikel, samen met een ambtsinstructie de enige wettelijke basis voor het werk van de griffier.

De raad is bevoegd tot benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier. Kernkwaliteit van de raad is echter het divergerend karakter. Deze divergentie waarborgt het democratisch functioneren van onze samenleving. Een divergerend instituut is echter niet geschikt om als instituut één persoon aan te sturen. Ter oplossing van dat vraagstuk wordt voorgesteld dat een lid uit de raad, dat vanwege een bijzondere taak in de raad waarmee dat lid meer dan gemiddeld zicht heeft op de werkzaamheden van een griffier aangewezen moet worden om voor de griffier eerste aanspreekpunt te zijn. Vanwege de taak van de griffier die zich met name toespitst op advies en ondersteuning en assistentie in en bij procedurele aspecten van zowel raad als commissies lijkt de voorzitter van het presidium, mits dit een raadslid is zoals eerder voorgesteld, hiertoe de eerst aangewezen persoon.

Dit eerst aanspreekpunt zijn moet, alleen al ter borging dat de griffier de gehele raad dient en in dat verlengde, ter bescherming van zowel het betreffend raadslid als van de griffier wel duidelijke kaders meekrijgen. De ambtsinstructie biedt hiertoe uitkomst. Vanwege het belang van deze instructie wordt voorgesteld om de wijze van vaststellen van de instructie vast te leggen en om de redenen die reeds genoemd zijn bij het voorstel tot wijziging van artikel 3b ook hier het adviesrecht van het presidium op te nemen. Vanwege de nauwe relatie tussen griffier en burgemeester in zijn hoedanigheid van voorzitter van de raad is voorzien van een eigenstandig adviesrecht voor de burgemeester op de instructie voor de griffier. Tenslotte is vastgelegd wie de knoop doorhakt in geval van verschil in interpretatie of uitleg van de instructie. Om reeds eerder genoemde redenen wordt voorgesteld dit bij het presidium neer te leggen. Ter realisatie van vorenstaande wordt voorgesteld artikel 3 met een lid 4 en een lid 5 uit te breiden.

Voorstel:

U wordt voorgesteld in het Reglement van Orde van de raad in te trekken artikel 3b Het Presidium en te vervangen voor een nieuw lid 3b Het Presidium luidende:

1. De raad heeft een presidium

2. Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadscommissies. Leden van het presidium kunnen zich laten vervangen door degene die hen vervangt als voorzitter van raad of raadscommissie.

3. Voorzitter van het presidium is het lid van het presidium dat het langst lid is van de raad. Indien meer leden van het presidium even lang lid zijn van der raad, is voorzitter het oudste lid in jaren van hen.

4. De griffier of diens plaatsvervanger is in elke vergadering van het presidium aanwezig en kan het presidium adviseren.

5. De vergaderingen van het presidium zijn besloten, tenzij het presidium anders bepaald. De besluiten van het presidium zijn openbaar tenzij het presidium anders bepaald.

6. Het presidium of de voorzitter kan een of meerdere leden van het college of de gemeentesecretaris uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn. Zij kunnen het presidium in deze vergadering desgevraagd adviseren.

7. Het presidium stelt de voorlopige agenda van de raad, alsmede eventuele aanvullingen en wijzigingen hierop, vast.

8. Het presidium stelt de planning vast van vergaderdata voor raad, raadscommissies en hoorzittingen van de raad.

9. Het presidium bepaalt welk onderwerp aan welke raadscommissie voor advies of ter kennisname wordt voorgelegd.

10. Het presidium kan voorstellen doen voor de reglementering van de orde van de raad en van de raadscommissies en adviseert hierover bij voorstellen van anderen.

11. Het presidium doet uitspraak over de uitleg van de gereglementeerde orde van de raad of raadscommissies.

En in het Reglement van Orde van de Raad aan artikel 3 De griffier toe te voegen:

een lid 4 luidende:

“De instructie met nadere regels over de taak en bevoegdheden van de griffier worden, gehoord het advies van de burgemeester en het presidium, door de raad vastgesteld.”

en een lid 5 luidende:

“Eerste aanspreekpunt voor de griffier over de uitleg van de in het vorig lid bedoelde instructie is de voorzitter van het presidium. Het presidium doet uitspraak bij verschil van uitleg of interpretatie.”

Hoogachtend,

Het Presidium van de raad
N.A.J.M. van Doeveren, plaatsvervangend voorzitter
R. de Groot, griffier

Stuk 128 II

441500

De raad van de gemeente Delft,

gelezen het voorstel van het presidium van 7 juni 2004,

gezien het advies van de commissie Middelen en Bestuur van 15 juni 2004,

b e s l u i t

vast te stellen de volgende wijziging van het Reglement van Orde van de Raad

I

In te trekken artikel 3b Het Presidium en te vervangen voor een nieuw lid 3b Het Presidium luidende:

“1. De raad heeft een presidium

2. Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadscommissies. Leden van het presidium kunnen zich laten vervangen door degene die hen vervangt als voorzitter van raad of raadscommissie.

3. Voorzitter van het presidium is het lid van het presidium dat het langst lid is van de raad. Indien meer leden van het presidium even lang lid zijn van der raad, is voorzitter het oudste lid in jaren van hen.

4. De griffier of diens plaatsvervanger is in elke vergadering van het presidium aanwezig en kan het presidium adviseren.

5. De vergaderingen van het presidium zijn besloten, tenzij het presidium anders bepaald. De besluiten van het presidium zijn openbaar tenzij het presidium anders bepaald.

6. Het presidium of de voorzitter kan een of meerdere leden van het college of de gemeentesecretaris uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn. Zij kunnen het presidium in deze vergadering desgevraagd adviseren.

7. Het presidium stelt de voorlopige agenda van de raad, alsmede eventuele aanvullingen en wijzigingen hierop, vast.

8. Het presidium stelt de planning vast van vergaderdata voor raad, raadscommissies en hoorzittingen van de raad.

9. Het presidium bepaalt welk onderwerp aan welke raadscommissie voor advies of ter kennisname wordt voorgelegd.

10. Het presidium kan voorstellen doen voor de reglementering van de orde van de raad en van de raadscommissies en adviseert hierover bij voorstellen van anderen.

11. Het presidium doet uitspraak over de uitleg van de gereglementeerde orde van de raad of raadscommissies.

II

Toe te voegen aan artikel 3 De griffier:

een lid 4 luidende:

“De instructie met nadere regels over de taak en bevoegdheden van de griffier worden, gehoord het advies van de burgemeester en het presidium, door de raad vastgesteld.”

een lid 5 luidende:

“Eerste aanspreekpunt voor de griffier over de uitleg van de in het vorig lid bedoelde instructie is de voorzitter van het presidium. Het presidium doet uitspraak bij verschil van uitleg of interpretatie.”

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 juni 2004

, plaatsvervangend voorzitter

N.A.J.M. van Doeveren

, griffier

R. de Groot