Stuk 177 I Delft,
19 oktober 2004.
461402
Onderwerp: accountantscontrole 2004
Aan de gemeenteraad,
Geachte dames en heren,
Bij de invoering van het duaal stelsel is de rol
van de accountant geherdefinieerd. In artikel 213 van de Gemeentewet is
vastgelegd, dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst en belast met
de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een
accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In de
gemeenteraad van oktober 2003 is de controleverordening op basis van artikel
213 Gemeentewet vastgesteld. Ten behoeve van de controleopdracht 2005-2008
heeft de gemeenteraad op 24 juni 2004 de aanbestedingscommissie ingesteld. Uitgangspunt
voor de werkwijze van de commissie is een Europese aanbestedingsprocedure.
Een belangrijk aandachtspunt betreft nu nog de
controleopdracht aan de huidige accountant Ernst&Young voor 2004,
ook in 2004 moet immers voldaan worden aan de nieuwe vereisten m.b.t. de
accountantscontrole. Om
de gemeenteraad vroegtijdig te betrekken bij de controle van de jaarrekening
2004 is in de commissie Middelen en Bestuur van september j.l. afgesproken, dat
de opdracht aan de accountant voor de controle 2004 in een afzonderlijk
raadsvoorstel aan uw raad ter besluitvorming wordt aangeboden.
Invulling van het begrip rechtmatigheid
Rechtmatigheid betekent het voldoen aan wet- en
regelgeving. Dit nieuwe controleaspect betreft de financiële rechtmatigheid, te
vertalen als de rechtmatigheid van beheershandelingen waaruit financiële
gevolgen voortkomen, die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening
dienen te worden verantwoord. Niet financiële rechtmatigheid valt buiten
de controlescope. In het BAPG (Besluit Accountantscontrole Provincie en
Gemeentes) wordt het rechtmatigheidsbegrip nader ontleed in 9
rechtmatigheidscriteria. Daarvan zijn het begrotingscriterium, het
voorwaardencriterium en het M&O criterium nieuwe aspecten ten opzichte van
de gebruikelijke financiële controle.
Afbakening van het begrip rechtmatigheid
In 2004 is door de VNG, ministerie van BZK, NIVRA
en accountantskantoren Ernst&Young en Deloitte uitvoerig nagedacht over
welke wet- en regelgeving het toetsingskader zou moeten vormen. Pas onlangs is
een overzicht gepubliceerd dat een minimumkader vormt voor de reikwijdte van de
rechtmatigheidscontrole zoals vastgelegd in artikel 213 GW en het BAPG. Daarin
wordt onderscheid gemaakt tussen “wetgeving”(voor elke gemeente gelijk), en
“interne regelgeving” (onze verordeningen). In de bijgevoegde ledenbrief van de
VNG treft u dit overzicht aan. Voor het controleprotocol is dit herschikt naar de programma’s volgens de
Programmabegroting.
Voorstel rechtmatigheidscontrole 2004
De ledenbrief van de VNG maakt duidelijk, dat de
nieuwe vereisten van rechtmatigheidscontrole aanpassingen noodzakelijk maken in
het rechtmatigheidsbeheer van de organisatie,
de VNG bepleit in dit verband een gefaseerde invoering. Ook met onze
controlerend accountant is daar van gedachten over gewisseld. Op basis van de
VNG handreiking en de afstemming met onze accountant adviseren wij u om voor
2004:
a.
de rechtmatigheidstoetsing in
eerste aanleg te richten op de ‘externe regelgeving’.
b.
vanuit de de eigen interne
regelgeving bij deze rechtmatigheidstoets te betrekken:
-
de (uitgaande) subsidieverstrekking aan derden (algemene
subsidieverordening en specifieke subsidieverordeningen)
-
het treasury-statuut en toepassing van de Wet FIDO
-
begrotingsrechtmatigheid en de in dat kader door de
raad vastgestelde verordening ex art 212 en de nader gestelde regels.
Tevens zou aan de accountant als bijzonder aandachtspunt
van de raad gevraagd kunnen worden naar zijn oordeel over de
stand van zaken en de verdere aanpak van het rechtmatigheidsbeheer.
De
goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten aangeeft in de
jaarrekening of onzekerheden in de controle, die in een jaarrekening maximaal
mogen voorkomen. Dit bedrag is bepalend voor de oordeelsvorming, dus de
(goedkeurende) strekking van de af te geven accountantsverklaring. Het is aan de raad om de goedkeuringstolerantie
te bepalen waarmee de accountant de rechtmatigheid van financiële
beheershandelingen toetst. In navolging van VNG adviseren wij de
goedkeuringstolerantie vast te stellen op de wettelijk verplichte 1%.
Rapporteringstolerantie
Ook dient de
gemeenteraad de zgn. rapporteringstolerantie vast te stellen. Dit is een bedrag
gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.
Bij overschrijding van dit bedrag vindt door de accountant rapportering plaats
in zijn verslag van bevindingen. Wij stellen een rapporteringstolerantie voor
van 25% van de goedkeuringstolerantie.
De uitkomsten
van zijn controle leiden tot een oordeel dat wordt verwoord in de accountantsverklaring.
Of het oordeel inzake de rechtmatigheid van het gevoerde financieel beheer
wordt gecombineerd met het bekende getrouwheidsoordeel, dan wel dat een aparte
verklaring wordt afgegeven, is nog niet bekend.
In ieder geval
zal de accountant een verslag van bevindingen opstellen van alle door hem
vastgestelde onrechtmatigheden die de rapporteringstolerantie overschrijden.
In de controleverordening is opgenomen, dat de raad
voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt
waar de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden. Hiervoor
is al aangegeven, dat de gemeenteraad aan de accountant kan verzoeken een
oordeel (cq advies) te geven aan de stand van zaken en de verdere ontwikkeling
van het rechtmatigheidsbeheer. In aanvulling hierop heeft zich bij de
behandeling van de Programmabegroting 2005-2008 in de gemeenteraad een tweede
onderwerp aangediend: de gemeenteraad heeft uitgesproken dit jaar de discussie
te willen voeren over kostentoerekening en kostendekkendheid van tarieven en
daartoe eventueel de accountant om nader onderzoek te vragen. U treft bij dit
voorstel een onderzoeksvoorstel.
Wij stellen uw raad voor te besluiten:
a.
Het ontwerp controleprotocol voor de controle van de jaarrekening 2004
vast te stellen:
-
de
rechtmatigheidscontrole doen toepassen op de verplichte wettelijke regelgeving
onder toevoeging van de interne regelingen.b.t. subsidies, het treasurystatuut,
de begrotingsrechtmatigheid, en de financiële verordening.
-
de
goedkeuringstolerantie vaststellen op 1% (van de lasten), hetgeen bepalend is
voor de strekking van de accountantsverklaring
-
de
rapporteringstolerantie vaststellen op 25% van de goedkeuringstolerantie;
deze norm is bepalend voor de rapportage van fouten in het verslag van
bevindingen aan de Raad,
b.
Ernst&Young accountants te berichten, dat de (vanaf
rekeningsjaar1993 bestaande) opdracht voor het rekeningsjaar 2004 volgens het
door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol aangepast wordt.
c.
In het kader van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant voor de
gemeenteraad in het bijzonder aandacht te vragen voor:
-
De kostentoerekeningssystematiek in de Delftse begrotingsopzet
-
De stand van zaken van het rechtmatigheidsbeheer.
Hoogachtend,
Mr. Drs. G.A.A. Verkerk, ,burgemeester.
Drs. Y. van Delft ,griffier.
Stuk 177 II
461402
De raad van de gemeente Delft;
gelezen het ontwerp controleprotocol m.b.t. de
jaarrekening 2004,
met inachtneming van het advies van de raadscommissie
Middelen en Bestuur van 19 oktober 2004
rekening houdend met de
gewijzigde rol van de accountant volgens artikel 213 van de gemeentewet
b e s l u i t :
a.
Het ontwerp controleprotocol voor de controle van de jaarrekening 2004
vast te stellen, en daarmee:
-
de
rechtmatigheidscontrole doen toepassen op de verplichte wettelijke regelgeving
onder toevoeging van de subsidies, het treasurystatuut, de begrotingsrechtmatigheid,
en de financiële verordening.
-
de
goedkeuringstolerantie vast te stellen op 1% (van de lasten), hetgeen bepalend
is voor de strekking van de accountantsverklaring
-
de
rapporteringstolerantie vast te stellen op 25% van de
goedkeuringstolerantie; deze norm is bepalend voor de rapportage van fouten in
het verslag van bevindingen aan de Raad,
b.
Ernst&Young accountants te berichten, dat de (vanaf
rekeningsjaar1993 bestaande) opdracht voor het rekeningsjaar 2004 volgens het
door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol aangepast wordt.
c.
In het kader van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant voor de
gemeenteraad in het bijzonder aandacht te vragen voor:
-
De kostentoerekeningssystematiek in de Delftse begrotingsopzet
-
De stand van zaken van het rechtmatigheidsbeheer.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van
28 oktober 2004,
, burgemeester.
, griffier.