Aan de gemeenteraad

Geachte dames en heren,

Bij de invoering van het duaal stelsel is de rol van de accountant geherdefinieerd. De focus van de accountant ligt - naast het aspect van het getrouwe beeld van de jaarrekening - bij de controle op de rechtmatigheid van handelen door de gemeente. In artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de raad één of meer accountants aanwijst en belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Gelet op deze wijziging in de accountantscontrole heeft uw gemeenteraad op 28 oktober j.l. voor de controle op de jaarrekening 2004 (te verrichten door de huidige accountant) een afzonderlijk controleprotocol vastgesteld. Voor de controle voor de rekeningsjaren 2005-2008 heeft u 24 juni j.l. op basis van de Startnotitie Aanbesteding Accountantsfunctie besloten een Europese aanbestedingstraject te volgen. U heeft daartoe vanuit het midden van de raad de aanbestedingscommissie ingesteld. In het verlengde van de opdracht voor de aanbesteding van de accountantsfunctie beraadt deze commissie zich op verzoek van de raad ook op een aantal aanverwante zaken, zoals de controleopdracht voor 2004 (inmiddels afgerond) en de eventuele instelling van een subcommissie voor de rekening. Voor dit laatste onderwerp zal de aanbestedingscommissie een nader voorstel doen in het eerste kwartaal van 2005.

De aanbestedingscommissie heeft in de periode september/oktober het traject voor de Europese aanbesteding nader uitgewerkt, en heeft daarbij (in de vorm van het Aanbestedingsdocument Accountantsfunctie) een programma van eisen opgesteld voor de nieuw in te vullen accountantsfunctie. In hoofdlijnen ziet het aanbestedingstraject er als volgt uit:

Datum	Hoofdwerkzaamheden
24 Juni	Instelling van de aanbestedingscommissie door de gemeenteraad
25 november	Vaststelling Programma van Eisen door de gemeenteraad.
3 december 2004	Verzenden publicatie aan Bureau voor officiële publicaties Europese Gemeenschap
22 februari 2005 12.00 uur	Offertes: Uiterste datum en tijdstip indienen offertes
5 april	Presentatie. De presentaties van de 3 beste accountantskantoren worden beoordeeld. Dit wordt meegenomen in de uiteindelijke scoring.
12 april	Keuze voorlopige winnaar & verificatievergadering met de voorlopige winnaar. Het inkoopteam brengt haar eindoordeel uit aan de aanbestedingscommissie.
19 april	Tussenrapportage aan de raad
Voor 6 mei	Ondertekening contract en daarmede de definitieve gunning
6 mei	Verzending eindrapportage aanbestedingscommissie naar de raad:
2 juni	Décharge aanbestedingscommissie door de raad, formeel benoemingsbesluit
2 juni	Vaststelling controleprotocol 2005
vanaf 2 juni 2005	De Controle wordt uitgevoerd conform het contract en het controleprotocol 2005.

Het door de raad vast te stellen aanbestedingsdocument is de leidraad voor de Aanbestedingscommissie om de Europese aanbesteding formeel te kunnen starten en uit te kunnen voeren. Gelet op de geobjectiveerde werkwijze van de Europese aanbesteding is het eindresultaat van het werk van de aanbestedingscommissie bepalend voor wie vanaf 2005 de gemeentelijk accountant kan worden. Wij stellen u daarom voor de aanbestedings-commissie formeel ook te mandateren om de accountantskeus te kunnen bepalen en vervolgens het door de burgemeester te ondertekenen contract met de gemeentelijke accountant voor te bereiden. De aanbestedingscommissie zal uiteraard over de uitgevoerde aanbesteding verslag doen aan de gemeenteraad.

De raad laat volgens deze werkwijze en rolverdeling de keus voor een nieuwe accountant over aan zijn aanbestedingscommissie. De raad kan overigens wel via het separaat voor te bereiden accountantsprotocol 2005 voor zover daar behoefte aan is zijn eigen inhoudelijke accenten plaatsen bij de accountantscontrole ingaande het rekeningsjaar 2005.

Het aanbestedingsdocument is voorafgaand aan de raadsbehandeling om advies voorgelegd aan de commissie Middelen en Bestuur. Wij stellen u voor met inachtneming van het advies van de Commissie Middelen en Bestuur:

1. Kennis te nemen van het traject voor de Europese aanbestedingsprocedure voor de selectie van een accountant;

2. Het in concept bijgevoegde Aanbestedingsdocument Accountantscontrole vast te stellen.

3. De aanbestedingscommissie te mandateren de accountantsselectie uit te voeren en het door de burgemeester te ondertekenen contract met de gemeentelijke accountant voor te bereiden.

Hoogachtend,

S.C.C.M. Bolten Y. van Delft

voorzitter aanbestedingscommissie griffier

Stuk 189 II

465007

De raad der gemeente Delft,

gelezen het initiatiefvoorstel van de aanbestedingscommissie;

b e s l u i t :

1. Kennis te nemen van het traject voor de Europese aanbestedingsprocedure voor de selectie van een accountant;

2. Het in concept bijgevoegde programma van eisen aanbesteding accountantscontrole vast te stellen.

3. De aanbestedingscommissie te mandateren de accountantsselectie uit te voeren en het door de burgemeester te ondertekenen contract met de gemeentelijke accountant voor te bereiden.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 november 2004.

,burgemeester.

,griffier.

Aan de gemeenteraad

Datum