Aan de leden van de
commissie Middelen & Bestuur.
Betreft: afhandeling bezwaarschriften.
3
februari 2005.
Geachte dames en heren,
Inleiding
Tijdens de behandeling van de programmabegroting
2005 in september vorig jaar is door de raad een motie aangenomen waarin het
college wordt opgedragen om op de kortst mogelijke termijn de werkwijze van het
gemeentebestuur met betrekking tot het rechtsbeschermingsbedrijf zo in te
richten dat bezwaar- en beroepschriften op tijd en adequaat worden behandeld.
Verder is het college door de raad opgedragen om maandelijks over de voortgang
van de maatregelen en de effecten daarvan op de wachtlijsten re rapporteren aan
de commissie Middelen & Bestuur. Bij de behandeling van deze motie is door
het college opgemerkt dat reeds in 2003 inhaalslagen in gang gezet zijn. Verder
dat een plan van aanpak voor een herstructurering van het
rechtsbeschermingsbedrijf bijna afgerond is. Voorgesteld werd tenslotte om bij
de bespreking hiervan afspraken te maken over de wijze van rapporteren. Het
college wees overigens op de mogelijke financiële gevolgen van het voorstel.
Gelet op het voorgaande schetsen wij uw commissie
de huidige stand van zaken op het punt van afhandeling van
bezwaarschriften.
Project FHIRBB
Het project Fundamentele Herbezinning Inrichting
Rechtsbeschermingsbedrijf (FHIRBB) vordert. Voor een beknopte weergave van de
stand van zaken wordt verwezen naar bijgaande tussenstand per medio december
2004 (bijlage 1), zoals eind vorig jaar aangeboden aan het GMT. Momenteel wordt
ambtelijk een keuze voorbereid uit de oplossingsrichtingen of een combinatie
daarvan die tot een bestuurlijk voorstel moet leiden hoe het
rechtsbeschermingsbedrijf zo ingericht kan worden dat bezwaarschriften op
inhoudelijk zorgvuldige wijze, binnen de wettelijke termijnen, tegen
aanvaardbare kosten afgehandeld kunnen worden. Wij denken het betreffende
voorstel in de loop van het 2e kwartaal te kunnen aanbieden. Daarbij
zal, in het licht van de strekking van de
genoemde motie, het rechtsbeschermingsbedrijf vooral als keten gezien
worden. Een keten waarbij diverse schakels
betrokken zijn. De burger die een bezwaarschrift tegen een besluit
indient, de Adviescommissie voor bezwaarschriften (ACB) die een hoorzitting
belegt en advies uitbrengt aan het bestuursorgaan, de lijn die namens het
bestuursorgaan verweer voert en tenslotte het bestuursorgaan zelf dat zijn
aangevochten besluit moet heroverwegen mede op basis van het advies uitgebracht
door de ACB.
Afhandeling bezwaarschriften
Al enige tijd is het binnen de ambtelijke
organisatie gebruikelijk dat het GMT per kwartaal managementinformatie ontvangt inzake de afhandeling van
bezwaarschriften. Deze rapportages zijn zowel kwantitatief (aantallen) als kwalitatief
(inhoud). Het GMT is op deze wijze in staat te sturen op punten binnen de
organisatie waar men dat nodig oordeelt. Dat sturen kan betrekking hebben op
het proces maar ook op het eigen cluster. Waarom worden er in bepaalde
segmenten veel bezwaarschriften ingediend, waarom worden op bepaalde
onderwerpen veel bezwaarschriften gegrond verklaard en wat kan daaraan gedaan
worden, om enkele voorbeelden te noemen.
Daarnaast ontvangt de raad jaarlijks een
beredeneerd jaarverslag van de werkzaamheden van de ACB over het voorgaande
jaar.
Tegen de achtergrond van de vorig jaar aangenomen
motie is de stand van zaken afhandeling bezwaarschriften over het 3e
en 4e kwartaal 2004 in essentie weergegeven in de bij deze brief
behorende grafische voorstelling (bijlage 2). Daarbij willen wij ter toelichting
een drietal aspecten benadrukken.
Allereerst het feit dat de inhaalslagen in Kamer II
(project WAKATWEE) en III (project K-3) hun
vruchten afwerpen en bij afronding in het tweede
kwartaal van 2005 tot het beoogde resultaat zullen hebben geleid, te weten het
wegwerken van de binnen het desbetreffende project benoemde achterstanden. Wat
het project WAKATWEE betreft zijn er in dit verband gedurende de laatste vijf
maanden van 2004 176 zaken op zitting gebracht, dat is 67,5 % van de papieren
achterstand, die bestond uit 260 zaken. Over de laatste vier maanden van 2004
heeft de extra inzet bij Kamer III in het kader van het project K–3
geresulteerd in 43 afgehandelde zaken. Dat is 113 % van de papieren
achterstand, die uit 38 zaken bestond. En het is 79,5 % van de werkelijke
achterstand zoals geconstateerd op 1 september 2004, te weten 54 zaken.
Bij dit alles moet echter, op basis van gegevens
ontleend aan het hele kalenderjaar 2004, vastgesteld worden dat er bij Kamer II
sprake was van een extra instroom aan bezwaarschriften die aanzienlijk boven
die van het jaar 2003 uitgaat namelijk met 32,5 %. Was er in 2003 sprake van
430 bezwaarschriften, in 2004 was dat aantal 570. Daarmee is - gelet op de
beschikbare formatie en de per fte te hanteren afhandelingsnormen en naast het
genoemde project WAKATWEE – een nieuwe achterstand ontstaan die wederom tot een
extra inspanning zal moeten leiden met inzet van extra menskracht. De in gang
gezette succesvolle inhaalslag is door de extra instroom dan ook weer deels teniet
gedaan. Twee oorzaken worden (ook) landelijk vermoed ten grondslag te liggen
aan een stijging als deze. Allereerst de inwerkingtreding van de Wet Werk en
Bijstand per 1 januari 2004 en daarnaast de slechtere economische
omstandigheden. Beide voor een gemeente niet beïnvloedbare exogene factoren.
Vervolgens de doorlooptijden. Uit het
administratieve systeem, zoals dat momenteel gehanteerd wordt, kan niet
opgemaakt worden hoelang de keten die bij het rechtsbeschermingsbedrijf
betrokken is nodig heeft om een ingekomen bezwaarschrift af te handelen. Op
basis van een combinatie van gegevens en gelet op ervaringsfeiten kan evenwel
vastgesteld worden dat afhandeling van een bezwaarschrift in elk geval nog niet
binnen de door de Algemene wet bestuursrecht genoemde termijn van 14 weken
plaatsvindt. In de loop van het 1e kwartaal van 2005 zal een
workflowmanagement- systeem (CERBERUS) operationeel zijn aan de hand waarvan
doorlooptijden benoemd zullen kunnen worden. Daarbij zal tevens aangegeven
worden of er bijvoorbeeld sprake is van aanhouden van een zaak op verzoek van
een reclamant. Immers, dat is een wettelijke mogelijkheid en schort de
wettelijk voorgeschreven afhandelingstermijn op.
Tot slot bestaat vanzelfsprekend wel inzicht in het
aantal bezwaarschriften dat gegrond, ongegrond en niet-ontvankelijk werd
verklaard. Over het 3e en 4e kwartaal van 2004 bedroegen
die percentages achtereenvolgens gemiddeld ongeveer 30 %, 56 % en 14 %. Daar
kan in het cyclische proces door management en college op gestuurd worden.
Slot
Aan de hand van het voorgaande moge duidelijk zijn
wat het belang is van de uitkomst van het project FHIRBB wil ook binnen de
gemeente Delft sprake zijn van het binnen de door de Algemene wet bestuursrecht
genoemde termijnen afhandelen van bezwaarschriften. CERBERUS zal daarbij de
doorlooptijden moeten gaan bewaken, zodat tijdig bijgestuurd kan worden wanneer
termijnoverschrij-ding dreigt.
Burgemeester en wethouders van Delft,
, burgemeester.
, secretaris.
Bijlagen: 2.
Bijlage 1
Beknopte weergave
tussenstand project FHIRBB (Fundamentele Herbezinning Inrichting
Rechtsbeschermingsbedrijf) per 14 december 2004.
1. Inleiding.
Enige maanden geleden
is gestart met het project FHIRBB. Het door het GMT d.d. 22 september 2004
goedgekeurde projectdocument is hierbij leidraad. Er hebben inmiddels twee
bijeenkomsten van de projectgroep plaatsgevonden. Door het GMT is bij het begin
van het project gevraagd tegen het eind van het kalenderjaar een tussenstand te
schetsen. Deze tussenstand volgt (beknopt) hierna. De eerste twee maanden van
2005 zullen benut worden om zaken verder concreet uit te werken en te komen tot
een bespreekstuk voor het GMT.
2. Actiepunten.
De drie kernactiepunten zijn gerealiseerd.
Allereerst is een benchmark gehouden onder 9 gemeenten (Den Haag, Leiden, Zoetermeer, Maassluis,
Schiedam, Heerlen, Breda, Tilburg en Nijmegen). Alle 9 hebben de betreffende
benchmarkvragenlijst ingevuld (respons 100 %). Op 24 november heeft een
bijeenkomst plaatsgevonden. Daarbij waren 6 gemeenten vertegenwoordigd door
hoofden JZ of de verantwoordelijke voor het rechtsbeschermingsbedrijf (RBB) De
problematiek en de centrale vraagstukken en thema’s blijken in alle deelnemende
gemeenten dezelfde. Vandaar ook de bereidheid om kennis te delen, zoals
geïnitieerd door Delft, en met elkaar naar bruikbare oplossingen te zoeken voor
het Awb-conform werken. Vanuit de deelnemende gemeenten is zelfs gevraagd om een
vervolgbijeenkomst.
Een enkele gemeente bevindt zich bij de gekozen
inrichting van het RBB op het absolute minimum of misschien zelfs daaronder
(d.w.z. alleen ambtelijk horen en geen vastgesteld beleid omtrent
bezwaarschriftenafhandeling), andere opereren ongeveer zoals Delft met een
adviescommissie (in bepaalde gevallen met een gemengd model en met een
procedureverordening) en weer andere hebben een tussenvorm gekozen.
Tevens is een speciale vragenlijst verspreid
onder de actoren van de gemeente Delft die betrokken zijn bij het RBB als
keten. Ook daar is de respons goed (tot nu toe 75%), hetzij in de vorm van
ingevulde en geretourneerde vragenlijsten, hetzij in de vorm van interviews.
Een enkeling moet nog reageren maar de verwachting is dat nagenoeg alle (30)
benaderde respondenten (afkomstig uit gemeenteraad, college, management, ACB,
lijn en RBB) een reactie geven, individueel of gebundeld.
Tenslotte de verkenning van een literatuur- en
jurisprudentieonderzoek. Een eerste globale verkenning daartoe heeft
plaatsgevonden. Een onderzoek is vanzelfsprekend noodzakelijk om te kunnen
bezien of voorgestane oplossingen ook houdbaar zijn in procedures voor de
rechter.
3. Oplossingsrichtingen.
De eerste analyses wijzen uit dat mogelijke
oplossingsrichtingen, al dan niet in combinatie, zich toespitsen op de volgende
concrete punten. Deze punten zullen dan ook verder verkend en uitgewerkt moeten
worden in het onder 1 genoemde bespreekstuk:
a. de wijze van bezwaarbehandeling:
-
ambtelijk horen en advies waar mogelijk (aard van
de zaak);
-
commissie of bestuurder waar wenselijk en praktisch
haalbaar;
-
voorzitter alleen laten horen;
-
telefonisch toelichten genomen besluit, n.a.v.
ingediend bezwaarschrift;
-
mediation waar mogelijk (aard van de zaak);
-
beleid overslaan bezwaarschriftenfase;
-
beleid optimaal benutten openbare
voorbereidingsprocedure, zodat bezwaarschriftenfase overgeslagen kan worden;
b. de werkwijze ter zitting:
-
geen of beknoptere preadviezen vanuit het
secretariaat;
-
omvang verslag hoorzitting (apart verslag of korte
passage in advies);
-
attitude voorzitters tijdens hoorzitting (beperken
tot kern van het geschil); [1]
-
binnen een week reageren door voorzitters op
conceptadviezen vanuit secretariaat; [2]
-
clusteren van vergelijkbare zaken tijdens een
zitting;
c. de procedure/het proces:
-
verweerders op termijn zetten (vastleggen in
verordening);
-
wanneer geen tijdig verweer zaak toch agenderen
voor hoorzitting (vastleggen in verordening);
-
in uitnodiging voor hoorzitting aangeven dat men
niet verplicht is te verschijnen;
-
procesverantwoordelijke aanwijzen die kan/mag
wijzen op wel of niet naleven vastgestelde procedurele kaders;
-
nog intensievere communicatie tussen secretariaat
en lijn; ambtshalve herzien bij evidente gebreken;
-
bijsluiten van conceptheroverwegingsbesluiten bij
advies vanuit commissie;
d. overig:
-
in CERBERUS [3]
benoemen welke zaken aangehouden zijn op verzoek van of met instemming van
reclamant (is wettelijke uitzonderingsgrond om buiten de toegestane
afhandelingstermijn van 14 weken – in een commissiestructuur - te treden en dus
is er geen sprake van toerekenbare termijnoverschrijding);
-
wat is een redelijke norm voor af te handelen
aantal bezwaarschriften per fte en gelet op de soort zaken;
-
basisbezetting secretariaat en flexibele
hulptroepen [4] bij pieken
(uitwisselbaarheid van secretarissen en/0f verweervoerders);
-
nog overtuigender motivering besluiten;
-
tijdige communicatie over beleid en wat nog wel en
wat niet meer kan;
-
periodiek overleg vanuit commissie met
beleidsverantwoordelijken;
-
oog voor exogene factoren die bezwaarschriften
genereren (kan gelegen zijn in personen, instanties of omstandigheden).
4. Slot.
Zoals eerder opgemerkt zullen deze aspecten in het
kader van mogelijke oplossingsrichtingen verder verkend en uitgewerkt worden
met een weging van argumenten voor en tegen. Daarbij zal er enerzijds oog
moeten bestaan voor de mate waarin deze oplossingsrichtingen bijdragen aan het
Awb-conform werken en anderzijds voor de beleidskeuze hoe en op welk
kwaliteitsniveau het gemeentebestuur van Delft zijn burgers op het punt van het
afhandelen van bezwaarschriften tegemoet wil treden. Immers het RBB is voor een
belangrijk deel bedrijfsvoering, maar wordt eveneens gekenmerkt door een
nadrukkelijke bestuurlijke component, omdat er sprake is van een directe relatie
met burgers en bedrijven en de legitimiteit van de lokale overheid. Het
eindadvies zal in beeld moeten brengen hoe bezwaarschriften op inhoudelijk
zorgvuldige wijze, binnen de wettelijke termijnen, tegen aanvaardbare kosten
afgehandeld kunnen worden. [5]
EM
15.12.04
code: Beknopte weergave tussenstand project
FHIRBB.doc
Bijlage 2: ACB - 3e en 4e kwartaal 2004 in cijfers
1.
2.
3.
Percentages soort adviezen
|
|
3e kwartaal 2004 |
4e kwartaal
2004 |
|
Gegrond
(Deels) |
29% |
31% |
|
Ongegrond |
61% |
52% |
|
Niet
Ontvankelijk |
11% |
17% |
|
Totaal |
100% |
100% |