Werkplan Griffie Delft 2005-2006

Mei 2005

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 2

Voorwoord 3

1 Inleiding 4

2.Activiteiten 5

2.1 Raad en Commissies 5

2.2 Informatievoorziening 6

2.3 Advies en Ondersteuning 7

2.4 Voorzieningen raadsleden 8

2.5 Management griffie 10

Bijlage 1 11

Bijlage 2 12

Voorwoord

Hierbij bied ik u namens de griffie ons Werkplan griffie Delft 2005-2006 aan. Wij hebben uit praktische overwegingen gekozen om het werkplan niet gelijk te laten vallen met het kalenderjaar 2005, maar met het laatste jaar van de termijn van uw raad.

Het werkplan biedt inzicht in de beschikbare capaciteit van de griffie en geeft aan op welke wijze deze capaciteit wordt ingezet ter ondersteuning van uw raad. Het werkplan geeft een uitgebreid overzicht van de activiteiten die de griffie onderneemt en hoeveel capaciteit de verschillende onderdelen vragen.

Yvonne van Delft, griffier

1. Inleiding

De griffie is de ambtelijke ondersteuning van de raad, bestaande uit een raadsgriffier, plaatsvervangend raadsgriffier, commissiegriffier, medewerker raad en vanaf juni 2005 aangevuld met een financieel raadsadviseur. De griffie bekleedt een onafhankelijke positie t.o.v. het ambtenarenapparaat. Het presidium van de raad is de werkgever van de griffier. De voorzitter van het presidium is het eerste aanspreekpunt voor de griffier.

De doelstellingen van de griffie in 2005-2006 zijn de volgende:

• De griffie ondersteunt de raad bij zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daartoe ondersteunt de griffie de gemeenteraad op administratief, organisatorisch, technisch-inhoudelijk en facilitair gebied. De inzet is om de eigen kwaliteiten van de griffie te verbeteren teneinde de ondersteuning van de raad op een hoger niveau te brengen.
• De griffie zet zich in voor de verbetering van de interne en externe informatie en communicatie van de raad
• De griffie staat de raad terzijde in zijn dualistische opstelling ten opzichte van het college.
• De griffie heeft als doel de kwaliteit van het besluitvormingsproces te verhogen door het stroomlijnen van processen.
• De griffie speelt een rol in de verhoging van de kwaliteit van het raadswerk door scholing

De griffie wil dit realiseren binnen het kader van activiteiten die de griffie onderneemt ter ondersteuning van de raad. Elke activiteit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven door het geven van een doelstelling en het aangeven van de ontwikkelingen en prioriteiten op ieder deelgebied. Bovendien is iedere activiteit voorzien van een aantal (meetbare) prestaties. De activiteiten en prestaties zullen terugkomen in het jaarverslag 2005.

2. Activiteiten

2.1 Raad en commissies

2.1.1 Doelstelling

Het ondersteunen van de raad bij zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak en het bevorderen van tijdige en kwalitatief goede besluitvorming door de gemeenteraad.

2.1.2 Ontwikkelingen

De gemeenteraad is een bestuur van 37 door de Delftse burgers gekozen personen die tot taak hebben het college van burgemeester en wethouders, het dagelijks bestuur van de gemeente, richtlijnen -kaders- mee te geven en te controleren of het college zich aan deze kaders heeft gehouden. Daarnaast vormen de gekozen raadsleden een directe link naar de burgers van de stad. Zij vertegenwoordigen de inwoners van Delft en onderhouden contacten met hen op individueel en fractieniveau en als raad in zijn geheel.

De griffie zorgt voor de voorbereiding, organisatie en afwerking van alle vergaderingen van raadscommissies en raadsvergaderingen. In alinea 2.1.3 Prestaties vindt u een opsomming van alle activiteiten die in dit kader worden uitgevoerd. Over het algemeen worden deze activiteiten naar tevredenheid verzorgd. Echter, in 2005-2006 zouden wij in willen zetten op verbetering op de volgende punten.

De commissiegriffiers nemen een sterkere regierol op zich in het verkeer tussen raad en college. Zij kunnen een positieve en actieve rol spelen in de verbetering van de agendering en actief voorstellen doen voor de verbetering van de vergaderorde in de raadscommissies.

De commissiegriffier is een intermediair tussen raad en ambtelijke organisatie en kan wensen van de raad t.a.v. de stukken kenbaar maken aan het college en de opsteller. Samen kunnen we proberen de kwaliteit van de stukken voor de raad te verbeteren. Met name het scheiden van hoofdlijnen en uitvoering en de leesbaarheid zijn aandachtspunten. Anderzijds kan de commissiegriffier kritisch zijn op het onnodig aanbieden van stukken aan de raad. De commissiegriffier moet zorg dragen voor betere (jaar)planningen en aandacht besteden aan de begeleidingsformulieren.

De griffie zal ik tevens inzetten voor het beter monitoren van toezeggingen, moties en amendementen en acties voortvloeiend uit raadsbesluiten.

Begin 2005 heeft de raad besloten tot het opstellen van een raadsagenda. De griffie inventariseert de onderwerpen voor de raadsagenda en bewaakt de voortgang.

2.1.3 Prestaties

Organiseren van ± 12 raadsvergaderingen

Organiseren van ± 60 commissievergaderingen

Organiseren van ± 5 hoorzittingen

Organiseren van ± 3 commissies extern

Organiseren van 1 politieke markt

Organiseren van ± 12 presidiumvergaderingen

Organiseren van ± 12 fractievoorzittersoverleggen

Organiseren van ± 5 werkbezoeken

Organiseren 1 raadsuitje

Opstellen agenda’s voor diverse vergaderingen

Opstellen langetermijnplanningen

Organiseren van vooroverleg met portefeuillehouders en voorzitter

Advisering besluitvorming

Opstellen van begeleidingsformulieren bij alle vergaderstukken

Verzamelen en controleren vergaderstukken

Kopiëren van stukken

Verzenden van stukken

Verslaglegging van alle commissies en vergaderingen, behalve de raadsvergadering

Bijhouden van toezeggingen

Overzicht van moties en amendementen

Regelen notulering voor raadsvergaderingen

Beheer raadsagenda

Benoemingen

2.2 Informatievoorziening

2.2.1 Doelstelling

Verbetering van de interne en externe informatie en communicatie van de raad

2.2.2 Ontwikkelingen

In het proces van gemeentelijke besluitvorming zijn talloze onderwerpen aan de orde die verschillen in aard, omvang en belang. De griffie ondersteunt de raad door enerzijds informatie te verstrekken en anderzijds overbodige informatie te filteren. De griffie kan tevens een rol spelen in het toegankelijk maken van complexe informatie. De griffie zorgt voor de verzending van alle stukken die nodig zijn voor advies en besluitvorming in commissies en raad.

Het Raadsinformatiesysteem (RIS) speelt een belangrijke rol in de informatievoorziening. Alle agenda’s en achterliggende stukken worden beschikbaar gemaakt via het RIS.

Het project modernisering RIS is eind 2004 gestart met het opstarten van de RIS-gebruikersgroep waarin raadsleden en ambtenaren participeren. Het RIS zal worden voorzien van een nieuwe gebruikersvriendelijke interface en een verbeterde zoekfunctie. Daarnaast zoekt de RIS-gebruikersgroep naar manieren om het RIS toegankelijker te maken voor Delftse burgers. Het project zal in 2005 worden afgerond.

De griffie communiceert met het college van B&W en met de ambtelijke organisatie over inhoud en procedures. Daarmee wordt beoogd het bestuurlijke besluitvormingsproces soepel te laten verlopen en de gevolgen van de dualisering voor de ambtelijke organisatie te verduidelijken.

Een speerpunt van de griffie in 2005-2006 is de externe communicatie van de raad naar burgers. Raadscommunicatie gaat niet over politieke profilering van raadsfracties en individuele raadsleden. Dat is aan de politieke partijen zelf. Wel kan op gebied van de raadscommunicatie een aantal gemeenschappelijke doelen van de raad worden onderscheiden. Raadscommunicatie richt zich voornamelijk op het publieke domein: burgers, belanghebbenden en pers en kent een aantal doelstellingen:

1. het wettelijk verplichte publiceren van besluiten, agenda’s en verslagen van openbare commissie- en raadsvergaderingen

2. het vergroten van de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de raad

3. het vergroten van de kennis bij burgers en belanghebbenden over beïnvloedingsmogelijkheden van de raad

4. het betrekken van burgers en belanghebbenden bij beleidsvoorbereiding en planontwikkeling door de raad

5. het versterken van het imago van het bestuur

Deze doelstellingen kunnen als volgt worden uitgewerkt:

Ad 1: Voortzetting bestaande praktijk

Ad 2: In het duale bestel hebben raad en het college van B&W verschillende rollen. Om de raad als volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend orgaan nadrukkelijker te profileren, moet er meer worden geïnvesteerd in de representatie van de raad en het organiseren van de ontmoeting tussen burgers en raadsleden, zoals bijvoorbeeld in een politieke markt. Verder is het van belang in de lokale media en met behulp van de eigen communicatiemiddelen consequent te communiceren over het dualisme en de gevolgen die dit heeft voor de taken en bevoegdheden van raad en college.

Ad 3: Bewoners dienen op de hoogte te zijn van de verschillende mogelijkheden om invloed uit te oefenen op het bestuur, zoals de formele inspraak- en bezwaarschriftenprocedures, het bijwonen van hoorzittingen en raadscommissies, het contact opnemen met raadsleden en –fracties. De burger moet weten welke mogelijkheden ter beschikking staan.

Ad 4: Burgers stellen nieuwe eisen aan de wijze waarop bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en eisen voor zichzelf een rol op in de beleidsontwikkeling. De raad zal in 2005 beslissen over de kaders voor burgerparticipatie. De raad kan ook zelf besluiten tot het uitvoeren van een participatietraject. Een voorbeeld van een manier waarop de raad burgers betrekt bij beleidsvoorbereiding is het uitvoeren van een maatschappelijke verkenning. In een maatschappelijke verkenning onderzoeken raadsleden zelf of er op een bepaald beleidsterrein behoefte bestaat aan nieuw beleid.

Ad 5: De invoering van het dualisme draait ook om het vergroten van het vertrouwen van de burger in de politiek. De raad moet transparant en extern gericht zijn en deze waarden actief uitdragen tijdens openbare optredens en in de media. Het strekt tot aanbeveling de communicatieadviesfunctie ten behoeve van de raad in te vullen en onjuiste berichtgeving in de media tegen te gaan.

In een gesprek tussen raad en college heeft de raad aangegeven meer gebruik van ambtelijke ondersteuning vanuit de afdeling communicatie gebruik te willen maken, in plaats van uitbreiding van de griffie met een communicatiemedewerker. In 2005 zullen structurele afspraken met de afdeling communicatie gemaakt worden. De eerste activiteit in dit kader is het opstellen van een communicatieplan voor de raad.

Raad en griffie moeten in de loop van 2005 afspraken maken over de rol van de griffie met betrekking tot de communicatie tijdens de verkiezingsperiode.

2.2.3 Prestaties

Actueel houden RIS

Opstarten RIS-gebruikersgroep

Project vernieuwing RIS

Actueel houden verordeningen

Actueel houden adressenbestand

Doorgeleiden schriftelijke vragen

Passieve informatieplicht

Aanspreekpunt burgers

Onderhouden contacten met individuele raadsleden, college van B&W, ambtelijke organisatie, burgers, pers en instellingen en organisaties

Communicatie van besluiten, agenda’s en vergaderingen etc.

Werkafspraken met de afdeling communicatie

Opstellen communicatieplan

2.3 Advies en ondersteuning

2.3.1.Doelstelling

Adviseren en ondersteunen van raadsleden en fracties op het gebied van inhoud en procedures en het initiëren van duale vernieuwingsimpulsen

2.3.2 Ontwikkelingen

In 2005-2006 is een speerpunt van de griffie het uitbouwen van inhoudelijk advies en ondersteuning. De raad heeft besloten de griffie structureel uit te breiden met een financieel raadsadviseur. Deze financieel raadsadviseur zal halverwege 2005 worden aangesteld. Hij zal een initiërende rol hebben op gebied van het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad betreffende de planning- en controlcyclus. De uitbreiding van de griffie met deze functionaris creëert ook meer ruimte voor inhoudelijk advies bij de griffier en de overige medewerkers van de griffie.

De griffie streeft naar een verhoging van de kwaliteit van de commissiegriffiers, met daarbij specifieke aandacht voor juridische kennis.

Wanneer er vanuit de raad vragen om ondersteuning komen kan de griffie ook verwijzen naar de Verordening op de Ambtelijke bijstand. Een raadslid of raadsfractie kan een beroep doen op ambtelijke bijstand via de griffier. De griffier legt het verzoek voor aan de gemeentesecretaris, die het verzoek weegt en zal doorleiden aan een deskundige ambtenaar. Het antwoord zal via de gemeentesecretaris en de griffier rechtstreeks aan de verzoeker worden verstuurd, zonder tussenkomst van het college. Indien de gemeentesecretaris het verzoek niet honoreert, kan het verzoek nogmaals aan de burgemeester worden gedaan. Deze beslist uiteindelijk over het wel of niet honoreren.

In 2005 zal de griffie organiseren dat de gemeente Delft meedoet aan de Quick Scan Dualisme. Dit zelfdiagnose-instrument houdt Delft een spiegel voor m.b.t. het dualisme in de gemeente. Afhankelijk van de uitkomsten van de Quick Scan zullen verdere stappen met raad en college worden afgesproken. De werkgroep bestuurlijke vernieuwing fungeert als een ‘kraamkamer’ voor ideeën op dit gebied. Op laagdrempelige wijze kunnen alle fracties in de raad van gedachten wisselen over mogelijkheden op gebied van bestuurlijke vernieuwing. De voorstellen vanuit de werkgroep worden doorgeleid naar de commissie Middelen en Bestuur.

Een voorbeeld van het doorlichten van procedures is het verbeteren van de beantwoording van brieven aan de raad. Op dit moment worden brieven aan de raad door het college beantwoord, waarbij de raad een afschrift krijgt. Het streven is om brieven aan de raad ook door de raad te laten beantwoorden.

2.3.3 Prestaties

Ondersteuning werkgroep bestuurlijke vernieuwing

Ondersteuning aanbestedingscommissie accountantsfunctie

Ondersteuning rekeningencommissie

Ondersteuning bij het opstellen van moties en amendementen

Advies en ondersteuning bij agendasetting

Advies en ondersteuning bij het opstellen van initiatiefvoorstellen

Advies en ondersteuning bij burgerinitiatieven

Organiseren van 2 scholingsactiviteiten voor de raad

Opstellen 2 nota’s, w.o. een instrumentennota

Opstellen verordeningen

Organisatie Quick scan dualisme

Versterken invloed raad op de begrotingscyclus

Aanspreekpunt rekenkamer

Doorlichten procedures

2.4 Voorzieningen Raadsleden

2.4.1 Doelstelling

Het kwalitatief goed en tijdig ondersteunen van de raad op facilitair gebied.

2.4.2 Ontwikkeling

Raadsleden hebben recht op raadsvergoedingen, secundaire vergoedingen, fractieondersteuning en RIS-vergoeding. Commissieleden krijgen per bijgewoonde vergadering presentiegeld via een declaratiesysteem. De daadwerkelijke betalingen worden uitgevoerd door het vakteam financiën. De griffie is verantwoordelijk voor de administratie en de controle of betalingen en verantwoordingen volgens de verordeningen verlopen. De griffie zal in 2005-2006 de procedures kritisch bekijken en een eenduidig systeem voor de verantwoordingen van de fractievergoedingen introduceren.

De griffie zorgt voor alle voorzieningen die raadsleden en raadsfracties nodig hebben om te kunnen functioneren. Het maken van een indeling voor de raadzaal, het maken van vergaderschema’s en het aanschaffen van een nieuwe geluidsinstallatie voor de raadzaal zijn voorbeelden van dergelijke voorzieningen.

2.4.3 Prestaties

Uitbetalen fractievergoedingen

Uitbetalen secundaire voorzieningen en onkostenvergoedingen

Verzamelen gegevens voor verantwoording fractievergoedingen

Vergaderschema’s

Indeling raadzaal

Vroedschapspenningen

2.5 Management griffie

2.5.1 Doelstelling

Het bevorderen van een kwalitatief goede en efficiënte ondersteuning van de raad, waarbij de griffiemedewerkers hun talenten zo goed mogelijk kunnen benutten en de werksfeer goed is.

2.5.2 Ontwikkelingen

Het voorlopig takenpakket wordt vastgesteld door middel van het aanbieden van dit werkplan aan de raad. Op personeelsgebied is 2005 een jaar van veranderingen. De formatie van de griffie wordt halverwege 2005 uitgebreid met een financieel raadsadviseur (1 fte). De griffier zal van juli tot en met oktober afwezig zijn in verband met zwangerschapsverlof. Zij wordt waargenomen door de plaatsvervangend griffier. Door langdurig ziekteverzuim van de commissiegriffier is de griffie genoodzaakt voor vervanging te zorgen. Het doel is om eind 2005 een vast team bij de griffie te hebben. De griffie moet de secretariële en logistieke taken efficiënt regelen zodat er meer ruimte is voor inhoudelijke ondersteuning aan de raad, met name op het vlak van de planning- en controlcyclus en uitbouw van het dualisme.

De eigen kwaliteit van de griffie kan verbeteren door het volgen van relevante cursussen, het bezoeken van bijeenkomsten en door de uitwisseling van kennis met andere griffies.

In samenspraak met de ambtelijke organisatie wordt gezocht naar verbetering van het gebruik van ambtelijke capaciteit ten dienste van de raad op gebied van communicatie en juridische zaken.

2.5.3 Prestaties

Opstellen werkplan, begroting, stukken voor de jaarrekening en jaarverslag

Leidinggeven griffiemedewerkers

Personeelsbeleid, inclusief scholing

Functiebeschrijvingen en –waarderingen

Orgaanbeschrijving griffie

Werkgeverschap ondersteuning rekenkamer

Bijlage 1

Activiteiten	Prestaties	Looptijd	Capaciteit
2.1 Raad en commissies	12 raadsvergaderingen regelen notulering raad voorbereiding raad 60 commissievergaderingen opstellen agenda’s opstellen l.t. planningen organiseren vooroverleg advisering besluitvorming begeleidingsformulieren verzamelen vergaderstukken (verbetering) verslaglegging bijhouden toezeggingen lijst moties en amendementen 5 hoorzittingen 3 commissies extern 1 politieke markt 12 presidiumvergaderingen 12 fractievoorzittersoverleg 5 werkbezoeken 1 raadsuitje kopiëren en verzenden beheer raadsagenda	maandelijks maandelijks Jan, apr, okt apr maandelijks maandelijks	144 uur 20 uur 540 uur 1200 uur 40 uur 240 uur 80 uur 132 uur 60 uur 60 uur 40 uur 576 uur 60 uur
		Totaal	3232 uur
2.2. Informatievoorziening	actualiseren RIS opstarten RIS-gebruikersgroep project modernisering RIS actualiseren verordeningen en adressenbestand schriftelijke vragen passieve informatieplicht aanspreekpunt burgers div. contacten publiceren besluiten, agenda’s en vergaderingen werkafspraken communicatie opstellen communicatieplan	doorlopend jan 2005 jan-jun 2005 doorlopend maandelijks mei 2005 najaar 2005	1800 uur 80 uur 270 uur 40 uur 60 uur 40 uur 40 uur p.m. p.m.
		Totaal	2330 uur
2.3 Advies en ondersteuning	ondersteuning werkgroep bestuurlijke vernieuwing ondersteuning aanbestedingscie accountantsfunctie ondersteuning rekeningencommissie ondersteunen opstellen moties en amendementen advies agendasetting ondersteunen initiatiefvoorstellen ondersteuning burgerinitiatieven 2 scholingsactiviteiten opstellen 2 nota’s opstellen verordeningen quick scan dualisme versterken invloed op begrotingscyclus aanspreekpunt rekenkamer doorlichten procedures	5 x per jaar jan-jun 2005 5 x per jaar najaar 2005	200 uur 80 uur 100 uur 40 uur 40 uur 100 uur 16 uur 40 uur 80 uur 120 uur 60 uur p.m. 60 uur p.m.
		Totaal	936 uur
2.4 Voorzieningen raadsleden	uitbetalen div. vergoedingen verantwoording vergoedingen Vergaderschema’s Indeling raadzaal Vroedschapspenningen	doorlopend april	60 uur 80 uur 24 uur
		Totaal	164 uur
2.5 Management griffie	opstellen werkplan opstellen begroting aanleveren gegevens voor jaarrekening en jaarverslag financieel beheer en verantwoording griffie personeelsbeleid orgaanbeschrijving griffie vaststellen en waarderen functieprofielen werkgeverschap ondersteuning rekenkamer	april mei maart doorlopend doorlopend mei 2005 najaar 2005 doorlopend	40 uur 8 uur 20 uur 120 uur 100 uur 16 uur 40 uur 24 uur
		Totaal	368 uur
Totaal uren			7020 uur

Bijlage 2

Beschikbare capaciteit

Bij de griffie is de volgende capaciteit aanwezig:

1. griffier 1 fte 1560 uur

2. plaatsvervangend griffier 0.8 fte 1248 uur

3. commissiegriffier 0,8 fte 1248 uur

4. financieel raadsadviseur 1 fte 1560 uur

5. medewerker raad 0,9 fte 1404 uur

Totaal: 4,5 fte 7020 uur

Berekening uren voor 1 fte: 52 weken (1872 uur), waarvan 5 weken vakantie (180 uur), 8 feestdagen (64 uur), 5% ziekteverzuim (72 uur); resteert op jaarbasis 1560 uur.