In
de commissie M&B van 22 maart j.l. heb ik, in het kader van de
takendiscussie en bezuinigingen, toegezegd nog terug te komen op het concept
‘shared services’.
Het
organisatieconcept ‘shared services’ wordt binnen ondernemingen en
overheidsinstellingen toegepast om de efficiency te verhogen door
schaalvoordelen te benutten (kostenbesparing) én de kwaliteit van de
dienstverlening te verbeteren door specialisatie.
Organisaties/organisatieonderdelen concentreren hun taken in een aparte
eenheid/organisatieonderdeel (een ‘shared service center’, SSC) met als doel
efficiencywinst te behalen, expertise te bundelen en synergie te realiseren.
Het betreft geen centralisatie van activiteiten, maar een concentratie; de
integrale lijnmanager blijft namelijk verantwoordelijk. Het betreft ook geen
‘outsourcing’ omdat er een gedwongen winkelnerings-relatie blijft bestaan. De
diensten die in het shared service-concept worden geleverd hebben meestal
betrekking op veel voorkomende, helder afgebakende, afgeronde, meetbare,
uniforme, operationele taken. Bijvoorbeeld: financieel, personeel, facilitair,
juridisch, productie.
Overigens
gaat het in geval van ‘shared services’ niet alleen om kostenbesparingen,
centraal staat ook het leveren van service aan de klant.
Binnen
de gemeente Delft is, waar het gaat
om de ondersteunende taken, met de inrichting van het cluster Facilitaire
Dienstverlening (thans cluster Middelen) in feite sprake van een concentratie
van middelenfuncties zoals bovenstaand aangegeven. De omvang van Delft maakt
dit ook prima mogelijk. De ondersteunende taken op het PICOFFAJH-terrein
(Personeel, Informatie, Communicatie, Organisatie, Financiën, Facilitair,
Juridische zaken, Automatisering, Huisvesting) zijn bij de reorganisatie NEON
geconcentreerd in genoemd cluster.
Hierdoor
heeft op genoemde taakvelden de afgelopen jaren een forse
standaardisatie/uniformering plaatsgevonden en is expertise binnen de gemeente
Delft gebundeld waardoor de continuïteit is verhoogd c.q. kwetsbaarheid verlaagd.
De bundeling van expertise heeft ook geleid tot kwaliteitsverbetering door
specialisatie. Zie bijvoorbeeld de prestatie-verbeteringen binnen de gemeente
Delft die zijn gerealiseerd na de omvorming van de dienstenstructuur naar een
geconcentreerd (NEON) model op de terreinen ICT (geen sprake meer van
‘eilandautomatisering’), Financiën (een gemeentebegroting zonder ingewikkelde
consolidatieprocessen) en Personeel (één personeelsbeleid en gelijke toepassing
van arbeidsvoorwaarden in gelijke gevallen). Dit is gerealiseerd met behoud van
de integrale management-verantwoordelijkheid.
Tevens
heeft de concentratie geleid tot verhoging van de efficiency; sinds NEON heeft
op de PICOFFAJH-taken elk jaar een substantiële besparing plaatsgevonden (bij
de instelling van het cluster FD moest al een forse bezuiniging worden
gerealiseerd). Ook voor de komende jaren zal het cluster FD fors besparen. Dit
wordt met name gerealiseerd door efficiencyverhoging (vooral in de
backoffices), een verdergaande digitalisering van diensten en producten, een
terugdringen van de onnodige bureaucratie, en het verder verhogen van de
samenhang en synergie tussen de
PICOFFAJH-disciplines (o.a . op het terrein van managementinformatie,
verbeteren werkprocessen).
Het
is denkbaar om de PICOFFAJH-taken niet slechts binnen de gemeente Delft te
concentreren, maar deze taken vanuit verschillende gemeenten in één
geconcentreerde unit onder te brengen; een unit die dan werkt voor alle
aangesloten gemeenten.
Ook
op andere taakvelden is het concept van ‘shared services’ denkbaar. Binnen de
gemeente Delft zijn samenhangende taken reeds ondergebracht in één
organisatieonderdeel (reiniging, belastingen, burgerzaken etc.). Het gaat hier
vooral om ‘productietaken’, beleidsvorming is veelal geen SSC-taak. Op deze
taakvelden is het ook denkbaar dat verschillende gemeenten gaan samenwerken, en
zodoende services gaan ‘sharen’. Dit gebeurt in geval van Delft bijvoorbeeld op
het terrein van reiniging en het uitvoeren van taken op het gebied van
archeologie en archief.
Een
dergelijk ‘sharen’ van services is ook op andere taakvelden denkbaar,
bijvoorbeeld belastingheffing, stadsbeheer, paspoortverstrekking etc.
Dat
het proces van het ‘sharen’ van services tussen verschillende gemeenten (nog)
niet op grote schaal gebeurt heeft – los van de politiek/bestuurlijke wil en
het vertrouwen om samen te werken met omliggende gemeenten – onder andere te
maken met belangrijke verschillen tussen gemeenten onderling voor een
effectieve samenwerking: bijvoorbeeld verschillen in omvang (‘grote broer
effect’), orde op zaken (denk aan Delft direct na de NEON-kanteling of Westland
nu), verschillen in infrastructuur (denk aan ICT), etc.
Tenslotte
is er ook nog een ‘ander’ model waarin sprake is van ‘shared services’; het
zogenaamde SETA-model (“Samen En Toch Apart”).
Dit
model is speciaal ontwikkeld voor gemeenten,
waterschappen etc.
SETA
is een samenwerkingsvorm tussen gemeenten in een regio, in de vorm van een
gezamenlijke ambtenarenpool (= samen), terwijl de gemeenten met hun eigen
besturen en relaties naar de burgerij gewoon intact blijven (= apart).
SETA
is een concept dat als alternatief geplaatst kan worden naast andere
samenwerkingsvormen die beogen schaalvoordelen te realiseren, zoals een
gemeenschappelijke regeling.
Verschillende
gemeenten hebben – als eindmodel – gezamenlijk één (geconcentreerd)
ambtelijk apparaat, zoals hiervoor al beschreven. Het gaat dan dus om een
volledige integratie van de ambtelijke organisaties van verschillende
gemeenten, ook op het terrein van beleidsvoorbereiding.
Bij
toepassing van het SETA-model is van belang dat elke gemeente – vanzelfsprekend
– haar eigen raad en college houdt en
volledig blijft functioneren volgens de principes van dualisering en de
bevoegdheden zoals opgenomen in de gemeentewet. Noch het politieke primaat,
noch de integrale management verantwoordelijkheid worden in het
SETA-(eind)model aangetast. Er zijn ook gedeconcentreerde vormen van
SETA mogelijk, bijvoorbeeld de zgn. K (rimpenerwaard) 5-gemeenten.
Het
SETA-model wordt op dit moment beperkt toegepast bij vooral kleinere gemeenten,
maar ook bij de grote gemeenten (o.m. Rotterdam), komt de discussie erover op
gang en worden voordelen onderkend c.q. onderzocht.
Resumerend
kan gesteld worden dat voor elke vorm van samenwerking tussen de gemeente Delft
en een of meer andere gemeenten in de regio, vooraf goed onderzoek moet worden
gedaan naar belangrijke rand-voorwaarden, zoals een evenredig voordeel voor de
betrokken partners (gemeenten), ongeveer gelijke grootte tussen de partners,
vertrouwen in de samenwerking (bijv. eigen zaken op orde), heldere regie- en
aansturings-afspraken etc.
Een
beperkte eerste – ambtelijke – verkenning in de tweede helft van 2004 heeft
duidelijk gemaakt dat het realiseren van een gezamenlijk SSC met anderen
gemeenten op het terrein van de middelen-functies niet zonder-meer tot verdere
efficiencyverbetering en kwaliteitsverbetering leidt. In de regio bestaan toch
grote verschillen tussen gemeenten qua startsituatie (huidige kwaliteit op de
PICOFFAJH-taken), zeer forse noodzakelijk ICT-investeringen, uiteenlopende
omvang van de deelnemende gemeenten, hoe de zeggenschap en aansturing te
organiseren, aansluiting tussen de back-offices in het SSC en de front-offices
die (deels) in de verschillende gemeenten blijven, verschillende eisen vanuit
de gemeenten t.a.v. ambities en prestaties SSC en verantwoording/control, een
noodzakelijke omvangrijke (personele) reorganisatie, kosten/baten verhouding
eerste jaren zeker niet positief, daarna nog te bezien, etc. etc.
Als
er een politiek/bestuurlijke wil en noodzaak tot samenwerking vanuit Delft
blijkt te zijn, mag het duidelijk zijn dat een verdere verkenning en nader
onderzoek absoluut noodzakelijk is. In de lijn van het SETA-model ligt het dan
voor de hand dat, gegeven de hiervoor geschetste situatie, gezocht wordt naar
(in eerste aanleg) bescheiden mogelijkheden, die bijvoorbeeld kunnen leiden tot
de vorming van een kleine gezamenlijke
pool van ambtenaren, bijvoorbeeld voor betrekkelijk a-politieke onderwerpen,
waarvoor niet het model, maar de samenwerking centraal staat (‘groeimodel’).
Met
vriendelijke groet,
Christiaan Mooiweer
Wethouder
Financiën.