Subsidiescan
Gemeente Delft
Inhoudsopgave
2.
Aanleiding opzet subsidiescan
4.
Voorgestelde aanvullende structuur
5.Risico’s
en administratieve belasting
7. Scan
programmabegroting Delft
7.1 De
programma’s nader belicht
7.2 De
gemeente Delft als partner in aanvragen
8.
Potentiële regelingen voor Delft
8.1 De
huidige Europese Structuurfondsen
8.2 De
nieuwe Europese Structuurfondsen 2007 – 2013
9.
Conclusies en aanbevelingen
Bijlage 1
Scan programmabegroting Delft
Bijlage 2
Provincie Zuid-Holland EU programma’s
1. Plannen in Delft
- Delft
staat voor een investering- en vernieuwingsslag. Een bergetappe waarbij
vooral het project Spoorzone opvalt. De stad wordt in het komende
decennium op meerdere plaatsen grondig vernieuwd. Voorbeelden zijn:
o
Renovatie
en nieuwbouw Poptahof
o
Project
Spoorzone (incl. nieuwbouw stadhuis)
o
Ontwikkeling
Harnaschpolder
o
Nieuwbouw
Reinier de Graaf
o
Bouw
Delfts aardewerkcentrum
o
Doorontwikkeling
technopolis
o
Nieuwbouw
Combiwerk
o
Amateur-kunstencentrum
o
7 x
buurtgezondheidscentrum
o
Inhaalslag
onderhoud bruggen en wegen
o
Binnenstad
investeringen
o
Trekkenwand
in de Veste
o
Renovatie
sporthal Tanthof
o
Herontwikkeling
Zuidpolder
o
Revitalisering
Schie oevers
o
Nieuwbouw
gemeentearchief
o
Nieuwbouw
brandweerkazerne
o
Aanpak
Vrije Academie voor de kunsten VAK
·
De
stad staat voor een forse efficiencyslag (betere dienstverlening met minder
mensen en meer taken met minder geld). Deze efficiencyslag is recent gestart en
zal in de komende jaren doorgezet worden.
·
De
stad heeft een ambitieus meerjarenplan opgesteld waarin substantieel meer banen
en meer bedrijven moeten worden aangetrokken. De huidige dalende trend zal dan
moeten worden omgebogen.
Een drieslag die het uiterste zal vergen van het bestuur,
het management en het ambtelijke apparaat. De investering gaat gepaard met een
fors beslag op de gemeentelijke middelen. De reguliere
financieringsinstrumenten (algemene uitkering, specifieke uitkeringen, inzet
vanuit eigen exploitatie en vanuit de huidige reserves) is in kaart gebracht.
De structurele financieringsstromen zullen bepaald niet gaan toenemen. Meer
taken, minder geld. Een mogelijk onderbenut financieringsinstrument betreft het
verkrijgen van derdengelden. Inkomsten vanuit derdengelden zijn per definitie
incidenteel maar kunnen wel degelijk een substantieel onderdeel van de
financieringstroom worden. Deze subsidiescan geeft antwoord op de vraag of een beleidsintensivering mogelijk is en zo
ja, hoe dat dan in de beheer en organisatiestructuur kan worden vastgelegd.
Het gaat dan om:
-
subsidieprogramma’s
van de provincie Zuid-Holland
-
specifieke
subsidieprogramma’s van ministeries
-
EU
programma’s
Daarnaast kan de Gemeente Delft ook actief deelnemen en
soms ook faciliteren in subsidieprojecten van Delftse instellingen en bedrijven.
2. Aanleiding opzet
subsidiescan
De aanleiding voor het doen van een scan is de door de
raad ingediende motie bij de behandeling van de Startnotitie Bezuinigingen
(dec. 2003), waarbij het college verzocht is om te onderzoeken welke kansen en
mogelijkheden er zijn voor de gemeente Delft om EU subsidies aan te vragen.
De relevante provinciale en rijksinstrumenten zijn in de
scan meegenomen.
De opdracht is als volgt geformuleerd:
-
Onderzoek
de kansen en mogelijkheden die er zijn voor de gemeente Delft om EU subsidies
aan te vragen;
-
Onderzoek
de kansen en mogelijkheden van overige subsidies (provincies en Rijk)
Hierbij is als nevendoelstelling geformuleerd:
-
Wat
heeft Delft in de afgelopen jaren aan “derdengelden” verworven;
-
Inventariseer
de risico’s bij het verwerven en beheren van derdengelden;
-
Lever
bouwstenen aan voor een effectief controlesysteem gericht op beheersing van de
risico’s en waarborging van een rechtmatige besteding van gelden.
De gemeente Delft heeft Haute Finance en raadgevend Bureau
Het Grote Oost gevraagd om de subsidiescan op te stellen. De scan is tot stand
gekomen door een aantal gesprekken (gemeentecontroller, clustercontrollers,
beleidsmedewerkers, projectleiders, en het sectormanagement van de meest gerede
sectoren) en desk research. Deze scan
is één van de producten van de opdracht. Er volgen nog enkele gerichte
presentaties in augustus/september 2005.
3. Huidige Structuur in
Delft
De gemeente Delft kent een decentrale managementstructuur.
De verantwoordelijkheid voor een gesubsidieerd project dat wordt uitgevoerd in
één van de clusters / sectoren ligt bij het lijnmanagement
(budgethouder/budgetbeheerder). Hiermee ligt de verantwoordelijkheid voor het
tijdig en juist rapporteren over activiteiten en kosten ook bij de
budgetbeheerder. Door de accountant van de gemeente Delft is bij de management
letter over de jaarrekening 2003 en 2004[1]
aangegeven dat de verantwoording rondom gesubsidieerde projecten beter kan.
De centrale stafafdeling Strategie & Control houdt
globaal toezicht op de voortgang via het reguliere P&C-proces en richt zich
niet specifiek op de verantwoording over subsidies. De sectorcontroller WIZ is
betrokken bij de organisatorische inbedding van mogelijke ESF-subsidiëring in
kader reďntegratie, de clustercontroller Wijk-/stadszaken is betrokken bij een
aantal specifieke projecten waarvoor recent Europese subsidies zijn toegekend.
De financieel adviseurs van het cluster middelen zijn niet
pro-actief betrokken bij de afwikkeling/uitvoering van de subsidieprojecten,
ook zij volgen dit globaal via het reguliere P&C-proces. De afdeling
Interne Controle van het cluster Middelen is niet pro-actief betrokken bij
gesubsidieerde projecten. Wel heeft deze afdeling in 2004 advies aan het GMT
uitgebracht over de instelling van een subsidiepunt per cluster, en bestaat ook
de mogelijkheid om in het interne controleprogramma te benoemen dat er
procesaudits uitgevoerd onderwerpen m.b.t. de subsidiëring door externen.
3.1
Risico’s
De gemeente Delft is in het verleden subsidies misgelopen
vanwege:
a.
de wel aangevraagde en beschikte subsidies die door
verkeerd of te traag handelen voor
minder dan 100% worden afgerekend. Het gaat hierbij om enkele tonnen.
b.
niet aangevraagde subsidies die wel aangevraagd
hadden kunnen worden. Een inschatting van de hoogte van deze subsidies is niet
te geven. Alleen voor ESF had er mogelijk een kleine miljoen Euro aan subsidie
kunnen worden aangevraagd.
Een risico voor de verstrekte subsidies is, dat als er onvoldoende
toezicht (vanuit het concern) plaatsvindt op de doelmatigheid en rechtmatigheid
van de besteding van de subsidiegelden bijdragen moeten worden terugbetaald.
Uit een in 2004 uitgevoerd intern onderzoek door de
gemeente Delft van AO/IC bleken de volgende financiële rechtmatigheidrisico’s
aanwezig:
§
Protocol
van subsidieverstrekker wordt niet nageleefd (inclusief verstrekking financiële
gegevens)
§
Documentatie
moet achteraf worden gereproduceerd
§
Afrekening
wordt pas gestuurd na ontvangst aanmaning, de periode om een gedegen
verantwoording op te stellen wordt daarmee flink ingekort
§
De
accountant heeft hierdoor ook weinig tijd; wordt niet op tijd ingeschakeld
De oorzaak van deze risico’s is deels gelegen in het
integraal management principe dat wordt gehanteerd. Er wordt veel aandacht
besteed aan de inhoud van projecten en de voortgang ervan, maar er wordt
onvoldoende aandacht besteed aan financieel beheer en verantwoording.
De kosten zijn door dit soort situaties hoger, denk aan de
inschakeling van een accountant waarbij een project nog geen goede
verantwoording heeft opgesteld en waardoor gegevens moeten worden
gereproduceerd. De tijdsinvestering die een accountant in deze situatie nodig
heeft is vanzelfsprekend vele malen hoger dan bij een gedegen verantwoording.
Overzicht gesubsidieerde projecten
De gemeente Delft heeft begin 2005 een overzicht laten
opstellen met alle projecten waarbij een “bijzondere” accountantsverklaring
moet worden gevoegd. Duidelijk is dat er een redelijk aantal extern
gesubsidieerde projecten en/of programma’s binnen de gemeente Delft bij
verschillende clusters / sectoren worden uitgevoerd. Aangezien vrijwel alle
subsidies verschillende verantwoordingseisen, administratievoorschriften en
indieningtermijn kennen is de verantwoording van elk separaat project bijna maatwerk.
Elk cluster / sector binnen de gemeente Delft pakt dit op haar eigen manier op.
3.2
Benodigde expertise
De expertise die nodig is voor het aanvragen van subsidies
en het ontwikkelen van subsidie aanvragen alsmede de verantwoording over
verschillende subsidies is gedeeltelijk aanwezig bij de gemeente, doch wel
versnipperd. Zo wordt er momenteel expertise opgebouwd met ESF-subsidies
(Europese Sociaal Fonds) en bestaat er reeds expertise op het gebied van
INTERREG (Europese Structuurfondsgelden). Laatstgenoemde subsidiestroom is
redelijk complex: Delft draagt de eindverantwoording van een project met
meerdere (buitenlandse) partijen waarbij 2 keer per jaar moet worden
verantwoord (zowel inhoudelijk als financieel).
Met name bij het cluster Wijk- en stadszaken is veel kennis en ervaring met de uitvoering en
verantwoording van subsidies.
Bij trajecten als INTERREG en ESF zijn de desbetreffende
controllers rechtstreeks betrokken. De centrale stafafdeling
Strategie&control is in deze gevallen goed op de hoogte en kan ook
pro-actief reageren en bijvoorbeeld tijdig afdeling IC inschakelen en risico’s
inschatten. Mogelijke keerzijde is dat de controllers “te dicht” op de
uitvoering zitten en daardoor hun reguliere controletaak vanuit de centrale
stafafdeling niet optimaal kunnen uitvoeren (tijdsdruk, maar ook mogelijk een
probleem uit hoofde van hun functie).
4. Voorgestelde aanvullende
structuur
Uit het voorgaande kan worden opgemaakt dat de gemeente
Delft op weg is om in ieder geval het beheer van de diverse subsidies te
verbeteren. Daarbij is een grote rol weggelegd voor met name de budgethouders
en beheerders. Zowel op het vlak van signaleren en benutten van kansen om
subsidie voor projecten aan te vragen als voor de verantwoording, monitoring en
afrekening. Daarnaast wil Delft de externe subsidiëring intensiveren, dit
vereist o.i. een versterking van de beheerstructuur.
Ook al is een fors aantal zaken in een proces beschreven,
uiteindelijk zullen niet de beschrijvingen zelf het werk moeten doen, maar juist
de mensen. De vraag is of budgetbeheerders en budgetuitvoerders voldoende tijd,
maar zeer zeker ook de juiste kennis hebben om de benodigde aandacht te geven
aan alle zaken die in de procesgang staan beschreven. Bovendien ontbreekt het
door de gedecentraliseerde managementstructuur aan concern overzicht en
synergie in de combinatie van de opgebouwde kennis en ervaring bij de
verschillende clusters.
Oplossingsrichtingen:
a.
In
ieder geval is belangrijk dat bij grotere subsidietrajecten een scheiding wordt aangebracht tussen de
projectleiding en de projectcontrol. Projectleiding wordt ingevuld door het
desbetreffende cluster, projectcontrol door een (assistent) controller in
samenwerking ook met de financieel adviseur van de betreffende sector.
b.
Concernoverzicht
opbouwen door “inbedding” van informatiestroom van clusters en sectoren aan
concern[2]
via “reguliere” P&C cyclus. Om een voorbeeld te geven: bij de sector WIZ is
een persoon aangewezen om periodiek de voortgang, deadlines e.d. te bewaken en
daarover aan het management te rapporteren.
c.
Kennis
en ervaring overdragen aan elkaar en ook afspraken maken over de voortgang door
regulier overleg tussen budgetbeheerders / houders, controllers en de
financieel adviseurs.
d.
Gecombineerde
oplossing: Subsidiepunt (gemeentebreed centraal geplaatst). Dit adviespunt
dient voor een beperkte duur te bestaan; zodanig dat alle clusters goed op de
hoogte zijn, pro actief reageren op kansen voor subsidie en relevante kennis en
ervaring hebben opgebouwd.
Het is niet de opzet de Delftse gemeentelijke organisatie structureel uit te breiden met een
Subsidiepunt. Doelstelling van het Subsidiepunt is om zichzelf overbodig te
maken. De werkwijze en aanpak zal op termijn (gedacht wordt aan drie jaar)
onderdeel moeten worden van de gedecentraliseerde managementstructuur.
5.Risico’s en administratieve belasting
In dit hoofdstuk worden de
risico’s en de administratieve belasting van (Europese) subsidieregelingen
belicht. Het is echter niet mogelijk een gemiddelde inzet van menskracht weer
te geven en de daaraan gelieerde administratieve capaciteit per
subsidieregeling. Er zijn teveel variabelen die van invloed zijn op capaciteit
en risico’s, zelfs binnen een en hetzelfde programma. Het is van belang om,
zeker bij wat grotere projecten, een projectcontroller aan te wijzen (naast de
projectleiding).
De variabelen die van invloed zijn
op de in te zetten capaciteit:
§
De
grootte van het project:
o
hoogte van de kosten,
o
de
hoeveelheid partners in het project;
§
Transparante
administratievoorschriften (meerdere interpretaties) en controleprotocollen;
§
Betrokkenheid
van de gemeente Delft: als trekker of als partner.
Als trekker zal de gemeente meer capaciteit moeten inzetten om de
andere partners aan te sturen en rapportages te controleren en consolideren;
§
Betrokkenheid
van organisatieonderdelen van de gemeente Delft: hoe meer clusters hoe
gecompliceerder.
Bij in te zetten capaciteit dient
altijd onderscheid te worden gemaakt in:
§
Capaciteit
voor projectleiding
§
Capaciteit
voor financiële administratie
§
Capaciteit
voor control (AO/IC, projectcontrol en tussentijdse financiële verantwoording)
De variabelen die van invloed zijn
op de risico’s zijn deels dezelfde als bij de variabelen die betrekking hebben
op de in te zetten capaciteit:
§
Grootte
van het project in kosten en partners:
Meestal geldt dat hoe hoger de kosten, hoe meer facturen hoe groter de
kans op onrechtmatige of ondoelmatige betalingen;
§
Transparantie
administratievoorschriften:
Hoe onduidelijker, des te vaker zal voorkomen dat er twijfel bestaat
over de subsidiabiliteit van kosten.
§
Trekker
of partner:
Als Delft partner is, is van belang of de instructies van de trekkende
partij helder genoeg zijn. Als de gemeente zelf trekker zou zijn worden
weliswaar risico’s “doorgedelegeerd” (normale gang van zaken), maar eerste
aanspreekpunt blijft de trekkende partij die eventuele terugbetalingen door
partners in haar project als eerste moet opvangen.
§
Gebruik
van kasstelsel door subsidieverstrekker in relatie tot uitputting van de
budgetten op jaarbasis in meerjarige projecten.
Bij elk project waarvoor de
gemeente Delft een projectvoorstel voor subsidie wil indienen moet daarom al
aan de voorkant aandacht worden besteed aan de genoemde variabelen. In
paragraaf 6.2 zijn de vragen genoemd die voorafgaande
aan het besluit om een project voor subsidie in te dienen beantwoord moeten
worden.
6. Subsidiepunt
Vanuit een centraal punt, hierna te noemen Subsidiepunt, binnen de gemeente Delft
worden kansen om subsidies aan te vragen voor relevante Delftse projecten
gesignaleerd. Tevens wordt vanuit dit punt ondersteuning geboden bij het
opstellen van een aanvraag (inclusief het zoeken naar de juiste partners bij de
opzet van een consortium) en worden relevante sectoren ondersteund bij de
inrichting van het projectmanagement en het financiële beheer van het bewuste
project. Feitelijke verantwoordelijkheid blijft echter bij het lijnmanagement.
Daar waar er geen expertise aanwezig is wordt dit vanuit het Subsidiepunt
opgebouwd.
Hierdoor ontstaat een concernoverzicht en wordt op een
centrale plek in de organisatie bijgehouden waar welke expertise aanwezig is.
Vakteam Strategie & Control van de centrale staf
monitort de voortgang via het reguliere P&C-proces. Aanbevolen wordt de
(assistent) controllers als ook de financieel adviseurs van een bij een
gesubsidieerd project betrokken cluster nadrukkelijk te betrekken bij de
inrichting van de organisatie rondom een dergelijk project; uiteraard in
samenspraak met het voorgestelde Subsidiepunt en tevens in overeenstemming met
de procesgang subsidies die door de gemeente is beschreven.
De afdeling AO/IC binnen het cluster Middelen treedt, daar
waar mogelijk/nodig, op als internal auditor. Daar waar nodig
wordt een externe accountant ingeschakeld voor een verklaring over de (eind)verantwoording.
6.1
Taken Subsidiepunt
Het Subsidiepunt heeft de volgende taken:
A. Signaleren en
identificeren van kansen om subsidie aan te vragen of deel te nemen in
subsidiegerelateerde projecten.
Er zijn honderden verschillende subsidieregelingen die
interessant kunnen zijn voor een Delftse actie. Het vergt een behoorlijke
investering in kennis en tijd om deze subsidie-informatie te scannen en te
screenen op potentials en deze zodanig inhoudelijk te koppelen aan
beleidsplannen dat met een grote kans op succes subsidieaanvragen en
projectvoorstellen kunnen worden ingediend. Toch is een dergelijke investering
nodig om niet altijd te worden geconfronteerd met last-minute opportunities en
last-minute acties. Er zal een databank moeten worden opgezet waarin regelingen
en publicaties worden bijgehouden. Deze signalering- en identificatiefunctie
kan (deels) extern worden ingehuurd. Er zijn diverse (deels gratis) digitale
abonnementen naast de bestaande vakliteratuur. Bij het laatste moet worden
gedacht aan de staatscourant, EU publicaties, binnenlands bestuur etc. Als de
relevante informatie en publicaties op de juiste wijze wordt verzameld en
doorgezet naar de linking-pin in de verschillende clusters ontstaat een
adequaat kennisniveau over de potentiële regelingen en de daarbij veelal
gehanteerde tendersystematiek.
B. Bepalen van rol bij aanvragen van subsidie
Belangrijk bij het indienen van nieuwe subsidieaanvragen
is om vooraf goed na te denken over de organisatie van het project; zowel in
inhoudelijke als in financieel beheersmatige zin. Het Subsidiepunt toetst
projectideeën en concrete projectvoorstellen op de volgende aandachtspunten
(waarbij wordt opgemerkt dat een aantal van deze aandachtspunten ook door
anderen opgepakt kunnen worden zoals een assistent controller)
§
Past
het project in het gemeentelijke beleid?
§
Wat
is de mate van detail voor wat betreft inhoudelijke en financiële
verantwoording en kan dat intracomptabel worden georganiseerd?
§
Hoe
vaak op jaarbasis moet worden gerapporteerd?
§
Moeten
de tussentijdse rapportages zijn voorzien van een onafhankelijke
accountantsverklaring of mag het ook een verklaring zijn van een “interne”
auditor?
§
Moet
Delft in een project een trekkersrol vervullen (betere beďnvloeding op de koers
/ doelstellingen van een project) of kan Delft volstaan met een rol als
partner?
§
Hoeveel
tijd moet de financiële administratie ramen om het project financieel te kunnen
beheren?
§
Hoeveel
tijd moet afdeling interne controle ramen voor controle op het project?
§
Is
er voldoende capaciteit binnen de gemeente aanwezig om het project uit te
voeren
§
Zijn
er voldoende (cofinanciering)middelen aanwezig?
§
Welke
risico’s loopt de gemeente Delft (betrouwbare partners, duidelijkheid in
administratievoorschriften subsidieverstrekker, uitvoerbaarheid van het project
in relatie tot uitputting)?
Een checklist kan hierbij als hulpmiddel worden
ontwikkeld.
C. Bepalen van rol bij uitvoeren
van subsidie
Denk aan ondersteuning / adviseren van budgetbeheerder en
uitvoerder, informeren/ afstemmen met controller, financieel adviseur, en
afdeling AO/IC. Betrokken bij verantwoording en fungerend als “coach” voor
projectleiders wanneer het gaat om beheer en verantwoording. Het Subsidiepunt
kan ook in de uitvoering een rol hebben indien bijvoorbeeld zaken moeten worden
vlotgetrokken.
D. Concernoverzicht en
monitoring
Het opstellen van concernoverzichten met informatie over
uitputting, voortgang, risico’s en kosten / baten. Het Subsidiepunt levert een
bijdrage aan actualisatie van procesbeschrijvingen.
In vrijwel alle gevallen dient er een “project” te worden
aangemaakt bij de financiële administratie, want de financiële verantwoording
is gebaseerd op de formele informatie die bij vakteam financiën wordt
vastgelegd. Goede communicatie tussen het Subsidiepunt en de financiële
administratie levert een bijdrage aan actueel houden van overzichten van
lopende projecten en eventueel nieuwe projecten waar een Subsidiepunt
(onverhoopt) geen weet van heeft.
E. Kennisvergaring, uitwisseling
en overdracht
Het Subsidiepunt initieert reguliere bijeenkomsten met
projectleiders, budgetbeheerders, financieel adviseurs met als doel
kennisuitwisseling. Het verzamelen van kennis met betrekking tot
subsidieprogramma’s en specifiek voor beheer en verantwoording (best practices,
checklists, model verantwoording). En uiteraard de kennis beschikbaar maken
voor de organisatie (intranet). Dit kennisvliegwiel wordt gevoed en
geďntensiveerd door inzet van experts en ervaringsdeskundigen vanuit andere
projecten en/of organisaties.
6.2
Beleidskader
Subsidiepunt
A. Subsidieverwerving houdt de
organisatie scherp
Het is van belang om te constateren dat een actief beleid
op het verwerven van derdengelden niet betekent dat er in alle gevallen direct
geld verdiend wordt. Immers:
-
subsidieverwerving
vergt voorinvesteringen (die overigens ook in bepaalde gevallen weer als
projectvoorbereidingskosten vergoed kunnen worden);
-
subsidieregelingen
vereisen vrijwel altijd cofinanciering;
-
subsidieprojecten
vereisen gerichte monitoring, management en control;
-
subsidieverantwoording
loopt vrijwel nooit synchroon aan de P&C cyclus;
Behalve om financiële redenen is het ook om andere redenen
waard om in subsidieprojecten te investeren:
-
deelnemen
in subsidieprojecten dwingt de organisatie en haar medewerkers tot innovatie en
creativiteit;
-
samenwerken
in consortia verbreedt de visie en verdiept het netwerk van medewerkers en
gemeente;
-
subsidies
kunnen bestaand en voorgenomen beleid versterken en versnellen;
Kortom actief inzetten op het verwerven van derdengelden
leidt uiteindelijk tot meer slagvaardigheid en grotere personele betrokkenheid.
B. Subsidieverwerving vereist
investering in personeel en cultuuromslag
Om subsidieverwerving ook daadwerkelijk te laten slagen is
het noodzakelijk om de beheer en controlcyclus goed te organiseren. Daarnaast
is het net zo belangrijk om voldoende commitment te verkrijgen van de Delftse
ambtenaar.
- investering in personeel
Subsidieprojecten komen meestal naast of bovenop de
bestaande werkzaamheden. De vereiste extra tijdsinvestering gaat bijna nooit
vergezeld met een gelijke ondersteuning in uren (in uitbreiding van de
betreffende ambtenaar of andere FTE’s) De meeste subsidieprojecten maken dit
echter wel mogelijk. Vanuit het Subsidiepunt kan een pool van interne en externe
medewerkers worden gevormd die deze extra tijdsinvestering kunnen leveren.
- cultuuromslag
Actieve deelname in het verwerven van derdengelden (hetzij
als aanvrager, hetzij als partner) moet worden beloond. Hiertoe kan een
incentive-systeem worden ontwikkeld. Deelname aan subsidieprojecten vergt vaak
een extra investering in tijd om expertise te vergaren en te verspreiden. Een
werkgever moet dat stimuleren. Dat kan door incentives in tijd, geld of andere
vormen/uitingen van waardering. Dit laatste is in overheidsland nog vaak
onderbelicht. Eerder vindt het tegenovergestelde plaats. Uitwisselingen worden
door niet-participanten bijvoorbeeld vaak gezien als snoepreisjes. De
hiërarchie binnen een gemeentelijke organisatie en de daarbij ingesleten omgangsvormen
zijn bijna nooit inpasbaar binnen incidentele organisaties rond
subsidieprojecten. Het zijn cultuuraspecten die aandacht vereisen bij een
actief subsidieverwervingsbeleid.
7. Scan programmabegroting Delft
7.1
De
programma’s nader belicht
De onderstaande programma’s zijn
(op basis van de Programmabegroting 2005-2008) gescand op
subsidiemogelijkheden.
Deze regelingen worden vervolgens
kort belicht in hoofdstuk 8.
7.1 Dienstverlening
7.2 Werk, inkomen en zorg
7.3 Integratie en activering
7.4 Jeugd en onderwijs
7.5 Wijkaanpak en wonen
7.6 Welzijn
7.7 Binnenstad
7.8 Duurzaamheid
7.9 Kennisstad en economie
7.10 Cultuur
7.11 Veiligheid
7.12 Stedelijke projecten
7.13 Bestuur en organisatie
De scan bestaat uit 15 Excel
werkbladen die als bijlage 1 zijn bijgevoegd.
7.2
De
gemeente Delft als partner in aanvragen
Naast de regelingen die specifiek zijn gericht op de primaire
beleidsvelden van de gemeente Delft en waarin Delft ook als hoofdaanvrager
fungeert zijn er ook vele regelingen die zich richten op de profit-sector (met
name MKB regelingen) en instellingen/organisaties in de non-profit sector
(onderwijs, zorg, welzijn etc) De gemeente Delft kan naast een beleidsimpuls in
de verwerving van derdengelden voor haar eigen beleidsvelden ook een
belangrijke initiërende rol spelen in de verwerving van deze derdengelden voor
het MKB binnen de gemeente en de zorg- en onderwijsinstellingen binnen Delft.
Bij een groeiend aantal regelingen wordt een gerichte en in een
consortium vastgelegde samenwerking vereist tussen profit en non-profit
instellingen. Daarnaast wordt in deze regelingen ook steeds meer een beroep
gedaan op cofinanciering. Tenslotte wordt vastleggen en brede verspreiding van
projectresultaten steeds belangrijker. Delft heeft de centrale organisatie van het
MKB binnen haar grenzen en heeft met de TU Delft een kenniscentrum van Europees
formaat.
Inzet van het subsidiepunt in dit verband kan zijn:
- inventariseren van bestaand
beleid op het gebied van derdengelden verwerving bij het MKB, de TU Delft,
de beroepsopleidingen (VMBO-MBO-HBO) en zorginstellingen;
- organiseren van lokaal
seminar gericht op kennisoverdracht, kennisvermeerdering en mogelijke
samenwerkingsprojecten;
- ontwikkelen, verdiepen en
institutionaliseren van samenwerkingsverbanden
De gemeente Delft kan ook als
subsidiepoort fungeren voor ESF aanvragen voor bijv. de zorg- en
welzijnsinstellingen, inmiddels speelt Delft een bemiddelende/faciliterend rol
voor ESF-subsidieaanvragen van de Stichting Maatzorg en de Stichting Pieter van
Foreest, maar dit zou zich nog breder kunnen uitstrekken ook bijvoorbeeld naar
het CWI.
Het opzetten en ontwikkelen van een bredere
samenwerkingsstructuur vergt een forse investering in tijd en middelen. Het
moge duidelijk zijn dat pas op termijn kan worden geoogst. Willekeurig gekozen
voorbeelden van regelingen die zich lenen voor samenwerkingsprojecten zijn:
- Het zevende kaderprogramma EU
R&D 20007-2013
- Innovatiearrangement
Beroepskolom VMBO/MBO/HBO
- Raak regeling
kenniscirculatie BVE
- Innovatiesubsidie
Samenwerkingsprojecten (IS-regeling)
- Andere Senter/Novem
regelingen
- MATRA regeling MINBUIZA
- LIFE (EU regeling milieu)
- INTERREG
Daarnaast kan mede op initiatief
vanuit het Subsidiepunt actief worden ingezet op MKB deelname aan:
- WBSO regeling
(belastingaftrekfaciliteit voor speur en onderzoek MKB)
- CRAFT (R & D) onderdeel
van KP
- Energie investeringaftrek
- Andere Senter/Novem
regelingen
- EVD Exportsubsidies (PSOM, PESP)
Een actieve ondersteuning bij het informeren en verwerven van derdengelden voor
Delftse profit en non-profit organisaties verbetert het lokale en regionale
ondernemersklimaat. Een verdieping van de samenwerking leidt tot meer begrip en
levert een kwaliteitsimpuls voor de betrokken organisaties en bedrijven.
Er zal wel rekening moeten worden
gehouden met een grotere vraag naar gemeentelijke cofinanciering in projecten
en meer verzoeken om als hoofdaanvrager te fungeren.
8. Potentiële
regelingen voor Delft
In dit hoofdstuk worden de concrete mogelijkheden benoemd
met een onderverdeling naar de huidige Europese Structuurfondsen, de nieuwe
fondsen vanaf 2007 tot en met 2013, de overige Europese fondsen en de
landelijke en provinciale regelingen.
8.1
De
huidige Europese Structuurfondsen
Binnen het lopende programma van de Europese
structuurfondsen lenen onderstaande regelingen/projecten zich voor een nadere
beschouwing:
a. INTERREG 3B NWE en Noordzee
Voor beide programma’s is de laatste oproep voor projecten
gelanceerd. Het is te laat om nu nog nieuwe projecten op te starten. Ook het
meedoen aan projecten die voor deze laatste oproep worden ontwikkeld is te kort
dag. Mogelijk dat er door uitgestelde financiële committments nog middelen
vrijkomen voor kortlopende projecten in 2006 en 2007.
b. ESF projecten
Delft oriënteert zich weer op de mogelijkheden van ESF
projectaanvragen. Het organisatie-onderdeel DIM is bezig met het ESF-proof
maken van de sector WIZ, die vorm zal geven aan een ESF-3 project. Op kleine
schaal wordt vervolgens weer ESF-3 ervaring opgebouwd. Naast de ‘reguliere’
ESF-3 gericht op reďntegratie naar de arbeidsmarkt van werkzoekenden zijn er
echter nog meer mogelijkheden op het terrein van ESF.
Gedacht kan worden aan:
- Opzetten
ESF project gericht op opscholing en omscholing van eigen personeel;
- Opzet
ESF project Jongerenloket Delft;
- Opzetten
ESF aanvraag Dagarrangementen en Combinatiefuncties met
kinderopvanginstellingen in Delft;
- Initiëren
van ESF-6 project beleidsontwikkeling ontgroening en vergrijzing;
- Deelname
aan ESF-EQUAL project WMO Zoetermeer
Om de ESF mogelijkheden en de daarbij benodigde organisatievorm
verder te duiden is een aparte bijeenkomst met de meest betrokken
programmamanagers en controllers nodig. Hierbij zullen wij een presentatie
verzorgen.
De huidige ESF regeling loopt af in december 2007.
Aanvragen kunnen nog worden ingediend tot juni 2006. In de nieuwe
begrotingsperiode van de EU (2007-2013) zal het ESF voor NL een belangrijk
arbeidsmarktinstrument blijven. Opgebouwde kennis en expertise in Delft blijft
dus inzetbaar in de komende jaren.
8.2
De
nieuwe Europese Structuurfondsen 2007 – 2013
In dit hoofdstuk wordt een beeld
geschetst van de voorstellen voor het nieuwe cohesiebeleid voor de periode
2007-2013. Dit beeld is gebaseerd op de voorstellen die de Commissie heeft
gepresenteerd in haar conceptverordeningen voor de Structuurfondsen in de
periode 2007-2013. Tot slot van dit hoofdstuk worden mogelijke
aanknopingspunten voor Delft weergegeven.
In de nieuwe periode worden drie
doelstellingen nagestreefd met het cohesiebeleid:
a.
Doelstelling
1: convergentie;
b.
Doelstelling
2: regionaal concurrentievermogen en werkgelegenheid;
c.
Doelstelling
3: Europese territoriale samenwerking.
Doelstelling 1 (Convergentie)
nieuwe periode ligt dicht bij de doelstelling 1 oude periode, waarin op dit
moment in Nederland alleen de provincie Flevoland een rol speelt met een
‘phasing out’ programma. Voor de komende periode zal doelstelling 1 nieuwe
stijl niet meer van belang zijn voor Nederland. Hierop wordt in deze notitie
verder dan ook niet ingegaan.
Doelstellingen 2 en 3 zijn wel van
belang voor Nederland. De zogenaamde Communautaire Initiatieven (INTERREG,
URBAN etc.) zijn nu geďntegreerd in doelstellingen 2 en 3.
Binnen doelstelling 2 kunnen de
activiteiten gefinancierd worden uit 2 fondsen, namelijk het EFRO (Europees
Fonds voor Regionale Ontwikkeling) en het ESF (Europees Sociaal Fonds).
In verband met uit het EFRO te
financieren zaken legt de Commissie de nadruk op een drietal inhoudelijke
thema’s, te weten: Innovatie en kenniseconomie, milieu en externe veiligheid en
toegankelijkheid en ICT.
Bij de acties die uit het ESF worden gefinancierd (hetzij via een nationaal programma zoals nu, hetzij via geconcentreerde inzet op regionaal niveau) gaat het er vooral om het aanpassingsvermogen van werknemers en ondernemingen te bevorderen, alsmede het ontwikkelen van arbeidsmarkten gericht op sociale insluiting. Uit ESF gefinancierde acties dienen bovendien te zijn gebaseerd op de Europese werkgelegenheidsstrategie.
Figuur 7 Cohesiebeleid 2007-2013: verdeling over
de doelstellingen in miljarden euro
(bron: EC, DG
Regionaal beleid)
Tenslotte is voor Nederland
doelstelling 3 van belang. Doelstelling 3 kan worden gezien als een
voortzetting van het huidige communautair initiatief INTERREG III. Ook in de
nieuwe situatie zullen drie luiken naar voren komen: grensoverschrijdende
samenwerking, transnationale samenwerking en interregionale samenwerking. Voor
Delft zijn alleen de laatste twee programma’s relevant. Voor wat betreft
thema’s wordt in het transnationale programma ingezet op innovatie, milieu en
risicopreventie, toegankelijkheid en verbindingen en watermanagement. In het
interregionale programma kunnen ook samenwerkingsverbanden aan de orde zijn op
het gebied van stedelijke ontwikkeling, modernisering van publieke
voorzieningen op het gebied van zorg, relatie stad/land en sociale innovatie
In de huidige periode is het
INTERREG IIIB NWE programma en het INTERREG IIB Noordzee programma van belang
voor de regio. Gezien de geografische ligging van Delft en de
grensoverschrijdende en transnationale dimensie van veel vraagstukken van de
regio kan continuering van
grensoverschrijdende en transnationale samenwerking van groot belang zijn.
De Commissie Kok heeft in 2004 de
Lissabon-strategie geëvalueerd. De commissie stelde vast dat er weinig
progressie heeft plaatsgevonden in de realisatie van de
Lissabon-doelstellingen. Er dient volgens de commissie snel, gezamenlijke actie
te worden ondernomen op de volgende terreinen:
- Kennismaatschappij; het
aantrekkelijker maken van Europa voor onderzoekers en wetenschappers,
R&D topprioriteit geven en het gebruik van ICT bevorderen;
- Het verder vervolmaken van de
Europese interne markt;
- Het verbeteren van het
ondernemersklimaat, het wegnemen van barričres voor startende ondernemers;
- Het implementeren van de
aanbevelingen van de European Employment Taskforce, levenslange educatie;
- Duurzaamheid, het bevorderen
van innovaties in duurzaamheid en leiderschap in de eco-industrie.
De Europese Unie wil de structuurfondsen inzetten om de
Lissabon- en Göteborg-doelstellingen te realiseren. Dit geldt voor alle drie de
doelstellingen van het nieuwe Europese structuurbeleid. Vooral de koppeling
hierin met kennismaatschappij / kenniseconomie, R&D en Europees
werkgelegenheidsbeleid is duidelijk.
In Europese context is het zo dat deze Lissabon-strategie
een nieuwe impuls heeft gekregen vanuit de Europese Raad van Ministers van
maart 2005. Alle lidstaten dienen per medio oktober 2005 een nationaal
actieprogramma op te stellen om in nationaal verband een bijdrage te leveren
aan de realisatie van de Lissabon-strategie. De inzet vanuit de
Structuurfondsen moet hiervan een onderdeel uit gaan maken.
Omvang van de
structuurfondsen 2007-2013
De discussie is nog in volle gang en zekerheden bestaan
niet maar een indicatief overzicht van de omvang van de structuurfondsen is wel
beschikbaar.
De bedragen beslaan de gehele meerjarenbegrotingperiode:
Doelstelling 1 Convergentie beslaat 264
miljard
Doelstelling 2 Concurrentie
beslaat 57,9 miljard
Doelstelling 3 Coöperatie beslaat 13,2 miljard
De Nederlandse claim terzake beslaat in totaal 2,8 tot 3,1
miljard.
Inhoudelijke aanknopingspunten voor Delft zijn:
a.
Delft
kennisstad (koppeling Lissabonstrategie)
b.
A13
kennisboulevard (koppeling Lissabonstrategie) (wordt zelfs op website gemeente
Delft genoemd!). Denk ook aan koppeling TU delft, TNO.
c.
Ontwikkelingen
spoorzone en de EU structuurfondsen
d.
Projectontwikkeling
in doelstelling 3 op vele terreinen van gemeentelijke zorg
In het najaar van 2005 zou een brainstorm kunnen worden
georganiseerd over de potenties van de nieuwe structuurfondsen voor Delft. In
tegenstelling tot de huidige periode wordt ook Doelstelling 2 interessant voor
een stad als Delft. Indien een compromis wordt bereikt over de EU
meerjarenbegroting inclusief behoud van Doelstelling 2 kan er van worden
uitgegaan dat een bedrag tussen de 2 en 2 1/2 miljard Euro beschikbaar komt
voor Nederland. Delft heeft als stad met potentieel een groot innovatief
vermogen en een goed ontwikkelde kennissector heel goede mogelijkheden om
straks binnen de prioriteiten van Doelstelling 2 en 3 projecten in te dienen.
Om succesvol te lobbyen bij regionale en nationale
besluitvormers over de toekenning van D2 en D3 middelen is het gewenst om
tijdig – lees in 2006 – een positiebepaling gereed te hebben met inzicht in de
soort projecten in te dienen in relevante programma’s
8.3
Andere
EU regelingen
Naast de structuurfondsen kent de EU nog andere regelingen
die interessant kunnen zijn voor Delft. We noemen er een aantal.
a) Daphne
Daphne is een programma dat zich
richt op methodiekontwikkeling die kan worden ingezet in de bestrijding van
seksueel geweld, trafficking, huiselijk geweld etc. Elk jaar worden in de 25 EU
landen zo’n honderd projecten gefinancierd (tot 75% van de kosten) In 2005
stond daderaanpak centraal. Op lokaal niveau kunnen samenwerkingsprojecten
worden opgezet. Er is een call per jaar.
b) Social Inclusion
Social Inclusion is gericht op
versterking van de sociale infrastructuur. Een innovatieve aanpak in een lokaal/regionaal
consortium gekoppeld aan ISV projecten kunnen een keer per jaar worden
ingediend.
c) EU JEUGD
De EU heeft een brede waaier aan
programma’s die zijn gericht op uitwisseling van jongeren. Een deel van deze
programma’s zijn gekoppeld aan scholingsinstellingen. Een ander deel kan ook
worden bevraagd door zorg/welzijnsinstellingen. Er zijn meerder calls
(oproepen) per jaar gericht op verschillende thema’s.
d) KP6 / KP7
Nederland heeft in het Zesde
Kaderprogramma EUR 540 miljoen ontvangen. Daarmee is NL netto ontvanger van een
EU regeling geworden (meer uitgehaald dan bijgedragen) In KP7 zal dit zonder
twijfel verder worden vergroot. Delft is in KP6 als actief met het project
SESAC ( 2,9 mln. Subsidie) KP6 was gericht op R&D projecten in genomica, biotechnologie,
ICT, nanotechnologie, voedselkwaliteit, voedselveiligheid en duurzame
energiesystemen. Samenwerkingsprojecten met TU Delft, TNO en MKB kunnen in KP7
verder worden uitgebouwd.
e) EU CULTUUR
Delft heeft 
en
de EU heeft een regeling Cultuur. Een projectaanvraag gebouwd op Vermeer kan in
de 2006 call van de EU Cultuurregeling kansrijk zijn.
Een projectaanvraag in het kader
van deze regeling vergt een intensieve voorbereiding waarbij een
brainstormbijeenkomst de aftrap kan vormen.
f)
Europees Vluchtelingenfonds
Het EVF financiert projecten die
empowerment van vluchtelingen versterkt en terugkeerprojecten stimuleert. Er
zijn twee oproepen per jaar.
8.4
Landelijke
regelingen
Naast de al eerder in hoofdstuk 7b genoemde regelingen
zijn er nog diverse regelingen van ministeries en instellingen als LWI, VNG
etc. . Het gaat dan om regelmatig terugkerende regelingen maar ook om
incidentele eenmalige regelingen. Ministeries voeren soms regelingen zelf uit
(flankerend beleid) maar vaker worden ze uitgevoerd door agentschappen die aan
de ministeries zijn gelieerd.
MIN EZ zet haar regelingen uit via het Agentschap
Senter/Novem en alle expertregelingen bij het agentschap EVD.
SZW zet de regelingen uit bij haar Agentschap SZW
(ondermeer ESF en EQUAL)
MINOCW zet voor veel regelingen het CFI in maar maakt ook
gebruik van de andere agentschappen.
Het is zaak om deze regelingen tijdig te sonderen (Staatscourant) en op de hoogte te
blijven van publicaties.
Soms voeren de ministeries ook zelf regelingen uit We noemen
een aantal voorbeelden:
a. MIN VWS
-
BOS
regeling (buurt-onderwijs-sport)
o
Er
staat nog een call gepland in 2006.
Delft is voorbeeldgemeente als het
gaat om dit beleidsveld. De expertise die nu bij sport aanwezig is kan door het
Subsidiepunt dieper in de organisatie worden weggezet.
b. MIN OCW
-
Stimuleringsregeling
onderwijsinnovatie
-
Regeling
Regionale samenwerkingsarrangementen
c.
MIN SZW
-
Regeling
leeftijdsbewust personeelsbeleid
o
Call
was tot 01-06-2005 jl. en het betreft awareness-projecten tot max. 40.000 euro
en 100% gesubsidieerd.
-
Stimuleringsregeling
flankerend beleid kinderopvang
o
Call
was tot 30-06-2005 en betrof projecten tot max. 250.000 euro
-
WWB
innovatie projecten
o
Hierin
kan bijv. jongerenloket worden ondergebracht
d. MIN VROM
-
ISV2
nieuwe periode.
o
Gekoppeld
aan ISV2 zullen regelmatig regelingen worden gepubliceerd die aan ISV2 beleid
zijn gekoppeld.
-
Diverse
milieu regelingen
Ř
Het
gaat om een brede waaier van reguliere (wederkerende) en incidentele regelingen
waar vaak in een relatief korte periode op moet worden gereageerd. Een taak
voor het Subsidiepunt.
8.5
Provinciale
regelingen
De provincie Zuid-Holland is naast de wettelijk
voorgeschreven taken actief in het arbeidsmarktbeleid, het sociaal beleid en in
het stimuleren van kennis en innovatieprojecten (kennisalliantie) De provincie
Zuid-Holland voert projecten uit in het kader van EU regelingen EFRO (POP en
LEADER+) en is cofinancier bij diverse EQUAL projecten. Zie ook bijlage 2
Delft is een actieve partij in deze provinciale
regelingen. Delft kennisstad kan als drager fungeren voor EU projecten in de
nieuwe begrotingsperiode. EFRO wordt uitgezet door de provincie.
Het is heel goed mogelijk dat de rigide NL indeling voor
LEADER+ en POP (of de opvolgers daarvan) in de nieuwe programmaperiode van EU
wordt losgelaten en ook deze EU financieringsinstrumenten in Delft ingezet
kunnen worden.
Ř
Het
Subsidiepunt zal de bestaande kennis van PZH regelingen dieper in de
organisatie weg kunnen zetten.
8.6
Fondsen
en sponsoring
Naast subsidieregelingen is er in Nederland ook een
veelheid aan fondsen die nationaal, regionaal of lokaal opereren. Er gaat per
jaar ruim 200 miljoen om in fondsenland. Een groeiend fenomeen betreft
(bedrijfs)sponsoring. Het kan vooral van belang zijn voor instellingen die
actief zijn in de zorg, welzijn, sport en cultuur. Het voert in het kader van
deze scan te ver om hier uitgebreid op in te gaan. Fondsenwerving en het
sponsorverwerving zijn niet direct gemeentelijke taken.
Ř
Het
Subsidiepunt kan relevante informatie m.b.t. fondsen en sponsoring verzamelen
en verstrekken aan Delftse instanties.
9. Conclusies en
aanbevelingen
Algemeen
Delft is op een aantal beleidsvelden actief in het
verwerven van derdengelden. Delft laat echter ook kansen liggen. Een inhaalslag
gericht op EU gerelateerde financieringsstromen kan tot een forse
kapitaalinjectie leiden. Hiertoe moet de organisatie wel EU-proof worden
gemaakt. Kansrijke regelingen zijn ESF en Interreg.
Quick wins
Mogelijkheden voor Delft om op korte termijn subsidie aan
te vragen zijn ESF3, ESF Dagarrangementen en Combinatiefuncties, BOS-impuls
(begin 2006), Innovatiearrangementen met ROC en ESF6-januari 2006.
Bedragen zijn in dit verband moeilijk te geven, ze zijn
immers gerelateerd aan de hoogte van de projectkosten.
Beheer en control
§
Bij
majeure subsidieprojecten dient er een scheiding aangebracht te worden tussen
de projectleiding en de projectcontrol.
§
Bij
het implementeren van een gesubsidieerd project moet er direct gestart worden
met het neerzetten van een projectadministratie zodat ook na een aantal jaren
eenvoudig de juiste documenten (o.a. facturen en aanbestedingsdossiers) terug
gevonden kunnen worden.
Uitvoering
§
Richt
een Subsidiepunt in met de in deze scan genoemde taken. Hierbij moet rekening
gehouden worden met de reeds bestaande expertise binnen de organisatie.
§
Ontwikkel
een incentive-systeem voor subsidieverwerving voor Delftse ambtenaren.
§
Ontwikkel
een pool van interne en externe medewerkers die ingezet kunnen worden bij de
extra werkzaamheden die een groot project met zich meebrengt.
Financiële
consequenties
§
Het
Subsidiepunt zal minimaal drie jaar moeten functioneren. Na deze periode kan de
opgedane expertise en werkwijze onderdeel worden van de reguliere
werkzaamheden. Het Subsidiepunt zal een deel van de benodigde kennis en
expertise extern inhuren maar een deel van de beschreven werkzaamheden zal ook
door eigen personeel uitgevoerd moeten worden. Er kan worden uitgegaan van een
inzet van 2 FTE’s met secretariële ondersteuning.
Presentatie
De scan zal eind augustus, begin september worden
toegelicht aan de hand van een PowerPointPresentatie. Hiertoe worden nog nadere
afspraken gemaakt. Voorgesteld wordt:
1.
Presentatie
voor bestuur over het rapport en specifiek ook ingaand op de toekomstige
structuurfondsen
2.
Presentatie
voor organisatie m.b.t. ESF + toekomst structuurfondsen
HF/HGO donderdag 11 augustus 2005