1.
Inleiding
Bij de behandeling van de jaarrekening in de Commissie
Middelen en Bestuur was één van de belangrijke discussiepunten de (verdere)
vormgeving van het rechtmatigheidsbeheer. De door de raadscommissie ingestelde
Commissie van de Rekening heeft ook enkele concrete aanbevelingen gedaan met
betrekking tot het rechtmatigheidsbeheer, waaronder de tussen raad en college
nog nader te maken afspraken (spelregels) in het kader van de rechtmatigheid,
en de systematiek van budgetoverhevelingen.
In deze notitie wordt nader ingegaan op de stand van zaken
en de benodigde bestuurlijke spelregels.
3. Ontwikkeling rechtmatigheidsbeheer is een groeiproces
4. Hoe worden de rechtmatigheidscriteria
operationeel gemaakt?
4.1 Spelregels begrotingscriterium
4.2 Toepassing voorwaardencriterium
4.3 Toepassing M & O criterium
Bijlage:
Draaiboek rechtmatigheid voor jaarrekeningcontrole 2005
2.
Uitgangspunten
Bij
de controle van de jaarrekening toetst de accountant of de financiėle
beheershandelingen zijn gedaan conform wet- en regelgeving en of de eventuele
niet-naleving ervan financiėle consequenties heeft voor de cijferpresentatie
(lasten, baten en balans en garanties) in de jaarrekening. Om te kunnen
beoordelen of wij aan de regels voldoen is het noodzakelijk dat de accountant
in aanvulling op de bovenlokale wet- en regelgeving de door de raad gestelde
regels kent. Er moeten vooraf normen worden gesteld en bekendgemaakt. Hier is
door middel van de door de raad vastgestelde
controleprotocol 2004 en 2005 al een belangrijke aanzet voor gepleegd.
Het werk van de accountant is vervolgens in essentie simpel: er is een norm en
de accountant toetst in hoeverre we ons aan die norm hebben gehouden.
Over
de reikwijdte van de accountantscontrole is lang veel onduidelijkheid geweest.
Het gaat in ieder geval om:
§
externe wet- en
regelgeving als Gemeentewet, Grondwet, Burgerlijk Wetboek, voorschriften
specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU enz..
§
Daarnaast behoren tot
het minimum wettelijk kader: de eigen verordeningen, voor het financieel beheer
kaderstellende raadsbesluiten en specifieke uitkeringen.
De
rechtmatigheidscontrole is primair gericht op de naleving van wet- en
regelgeving voor zover vastgesteld door de raad en hogere regelgevende organen.
Collegebesluiten zijn meestal uitvoeringsbesluiten en zijn dan geen object van
rechtmatigheidscontrole tenzij de raad anders beslist in haar opdrachtverlening
aan de accountant. Als de raad in een verordening verwijst naar
collegebesluiten en de raad het college vrijheid geeft bij de uitvoering
("..door het college nader te stellen regels..") zullen deze wel in
de controle worden betrokken.
Een
gemeente kan ervoor kiezen om aan sommige regels geen externe werking te
verbinden en daarom de betreffende specifieke onderdelen (nog) niet onder de
werking van de rechtmatigheidscontrole te laten vallen. In het vervolg van dit
voortgangsbericht wordt dit nader uitgewerkt. Deze aspecten die buiten de
reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole blijven (bijvoorbeeld termijnen van
orde) moeten dan wel specifiek benoemd zijn.
Onze
opzet is een "slimme" invoering van de nieuwe rechtmatigheidsregels.
De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:
1. De raad stuurt op hoofdlijnen en stelt alleen de
kaders vast. Als gedetailleerde regels achterwege blijven en/of als
hardheidsclausules worden geformuleerd, verkleint dit kans op
rechtmatigheidsfouten.
2.
De gemeente hanteert
een groeimodel voor wat betreft rechtmatigheid (zie de nota
rechtmatigheidsbeheer). Doel daarbij is om planmatig en stapsgewijs tot
verbetering te komen. Het gaat erom dat er zichtbaar en toetsbaar stappen
voorwaarts worden gezet m.n. voor de processen met grote financiėle impact.
3.
Jaarlijks wordt opnieuw
middels het controleprotocol vastgelegd wat de gemeenteraad als opdrachtgever
van de accountant verwacht. Daarin wordt limitatief vastgelegd waaraan de
accountant moet toetsen.
4.
De externe accountant
is partner in het controleren én verbeteren van de kwaliteit van de
bedrijfsvoering. De werkzaamheden van de interne controle en administratieve
organisatie worden gezwaluwstaart met de externe controle van de accountant. De
accountant steunt mede op interne waarborgen. De interne controles die worden
uitgevoerd, worden zichtbaar vastgelegd.
5.
De aanbevelingen van de
accountant worden zoals gebruikelijk door de ambtelijke organisatie actief
opgepakt. De accountant rapporteert hierover in de managementletter.
6.
Rechtmatigheid is een
vast onderdeel van de primaire werkprocessen. Het lijnmanagement is hiervoor
primair verantwoordelijk. Financiėle en juridische control en specifieke
interne controle zijn belangrijke aanvullingen hierop (tweedelijns).
3.
Ontwikkeling
rechtmatigheidsbeheer is een groeiproces
Bij
de introductie van de accountant in de commissie Middelen en Bestuur is ook
ingegaan op het onderwerp rechtmatigheid. De accountant heeft daarbij
aangegeven, dat het een proces van meerdere jaren kan zijn om naar een optimum
toe te groeien met betrekking tot het rechtmatigheidsbeheer. De volgende dia is
daarbij illustratief geweest:
In
de nota Het rechtmatigheidsbeheer in de Delftse
organisatie (mei 2005) wordt een gefaseerde aanpak voor de verdere
invulling van het rechtmatigheidsbeheer gegeven. Belangrijke onderdelen daarvan
zijn:
-
Het inventariseren
van de verschillende aspecten van
financiėle rechtmatigheid in verordeningen m.b.t. beleidsvelden met een grote
financiėle impact; Het gaat hierbij primair om:
|
a.
de
financiėle beheersverordening |
|
b.
de
algemene subsidieverordening en de specifieke subsidieregelingen |
|
c.
de
belastingverordeningen (heffing en inning van de OZB, reinigingsrechten,
rioolrechten, e.d.) |
|
d.
de
garantieverordening |
|
e.
het
treasurystatuut |
|
f.
de
verordening WWB |
|
g.
de
EU-aanbestedingsregels |
-
Het kritisch bezien
van werkprocessen m.b.t. beleidsvelden
met een grote financiėle impact op de manier waarop in de administratieve
organisatie van die processen met het Voorwaardencriterium, het criterium Misbruik en Oneigenlijk
Gebruik omgegaan wordt.
-
De benodigde spelregels
voor het rechtmatigheidscriterium Begrotingsrechtmatigheid.
Een
gunstige bijkomstigheid bij de verdere uitwerking van het rechtmatigheidsbeheer
is dat de nieuwe accountant zich in de maanden september/oktober een beeld
vormt van de controleomgeving, en een risico-analyse op zal maken waarbij ook
de rechtmatigheid een beoordelingsaspect is. De accountant zal zijn bevindingen
uitbrengen aan het college en volgens afspraak op hoofdlijnen aan de
gemeenteraad.
De
confrontatie van de accountantsanalyse met de aanpak volgens de nota Het
rechtmatigheidsbeheer in de Delftse organisatie zal leiden tot scherper
inzicht in wat nuttig en nodig is in voor een versterking van de borging van
het rechtmatigheidsbeheer in de Delftse administratieve organisatie. November
2005 zullen we zo goed mogelijk moeten wegen welke maatregelen voor de
jaarrekening 2005 nog reėel te treffen zijn. Alsdan is het ook beter te
beoordelen waar we staan op de weg naar het rechtmatigheidsoptimum. In de
commissievergadering van juni 2005 is aangegeven, dat een goedkeurende
rechtmatigheidsverklaring voor 2005 het streven is, realisatie hangt echter af
van de samen met de accountant te maken nadere analyse.
In
de bijlage treft u het uitgebreide draaiboek aan voor de voorgenomen acties om
het rechtmatig-heidsbeheer gericht op de jaarrekeningcontrole 2005 verder te
concretiseren.
4.
Hoe worden de rechtmatigheidscriteria operationeel gemaakt?
Uit
de uitwerking van het begrip rechtmatigheid blijkt, dat de
getrouwheidsverklaring, die tot op heden op grond van accountantsonderzoek naar
zes criteria tot stand kwam, drie nieuwe criteria kent. We beperken ons
inde aanpak van het rechtmatigheidsbeheer tot deze criteria, voor de overige
criteria is de veronderstelling reėel; dat deze al voldoende geborgd zijn in
onze administratieve organisatie. De accountant geeft daar immers te doen
gebruikelijk een goedkeurende verklaring voor af. De drie nieuwe
controlecriteria zijn:
o
Begrotingscriterium
o
Voorwaardencriterium
o
Misbruik en Oneigenlijk
Gebruik Criterium
4.1 Spelregels begrotingscriterium
In het advies van de Commissie voor de Rekening bij de jaarrekening 2004
wordt ingegaan op kostenoverschrijdingen (bij de jaarrekening) en de
begrotingsrechtmatigheid. De commissie adviseert de gemeenteraad om met het
college scherpe afspraken te maken over reikwijdte en diepgang van aan te
leveren verklaringen. Het college zal de raad tussentijds actief moeten
informeren en zal bij de jaarrekening op een nader te bepalen gestructureerde
wijze verantwoording af moeten leggen.
In
deze paragraaf wordt nader ingegaan op de bij de jaarrekening toe te passen
transparantie van begrotingsafwijkingen en in het verlengde daarvan hoe
omgegaan kan worden met de gebruikelijke procedure voor overheveling van
budgetten bij de jaarrekening.
Begrotingscriterium
Bij
het begrotingscriterium is het budgetrecht van de raad aan de
orde. Het gaat het er om dat financiėle beheershandelingen binnen de grenzen
van de geautoriseerde begroting tot stand komen. Als de werkelijke uitgaven
hoger zijn dan hetgeen begroot was, kan er sprake zijn van
begrotingsonrechtmatigheid. Deze overschrijdingen dienen expliciet door de raad
te worden geautoriseerd. Met de raad moet worden afgestemd in hoeverre de
begroting daarop aangepast moet worden. Indien overschrijdingen niet in
overeenstemming zijn met raadsbeleid en de met de raad afgesproken spelregels
voor de begrotingsrechtmatigheid zal de accountant dit als een onrechtmatigheid
meewegen bij de controle.
Het begrotingscriterium richt zich op de baten en lasten
op programmaniveau. Het budgettair kader voor het bestaande beleid wordt
afgeleid uit:
-
de
programmabegroting met toelichting;
-
de
begrotingswijzigingen op programmaniveau met toelichting zoals blijkend uit de
tussentijdse beheersrapportage en raadsbesluiten.
Begrotingsafwijkingen worden in de jaarrekening/het
jaarverslag toegelicht.
Begrotingsafwijkingen
De verantwoording over de rechtmatigheid
van uitgaven vraagt in de jaarrekening 2005 meer aandacht dan voorheen. De
commissie voor de rekening heeft de wens geuit dat het college in de
jaarrekening op een meer gestructureerde wijze verantwoording aflegt, met name
over budgetoverschrijdingen. Daartoe zal de financiėle verantwoording van ieder
programmahoofdstuk worden afgesloten met een tabel waarin de budgetafwijkingen
groter dan 1 ton als volgt worden geclassificeerd:
a.
Tijdig gemelde
mogelijke kostenoverschrijdingen passend binnen het bestaande beleid. (Deze
kunnen bijvoorbeeld gemeld zijn bij de 2e beheersrapportage);
b.
Kostenoverschrijdingen
betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en die geheel
of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten,
bijvoorbeeld via kostendekkende omzet (heffingen, huur) via egalisatiereserves
of via subsidies. Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd
(passend binnen het beleid).
c.
Kostenoverschrijdingen
betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en een gevolg
zijn van interne factoren zoals bijvoorbeeld:
-
doorberekening
van indirecte kosten, onder voorwaarde dat de totale apparaatskosten zoals
verantwoord op de kostenplaatsen niet worden overschreden;
-
kapitaallasten,
onder voorwaarde dat de investeringskredieten door de raad zijn geautoriseerd
-
overschrijdingen
als gevolg van technische correcties;
-
dotaties
aan voorzieningen die verplicht zijn op grond van het Besluit Begroting en
Verantwoording provincies en gemeenten.
Vaak blijken dergelijke zaken
pas bij het opmaken van de jaarrekening.
Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd, omdat deze passen
binnen het beleid.
d.
Kostenoverschrijdingen
die passen binnen het bestaande beleid en die in verband met het tijdstip van
het ontstaan ervan, niet tijdig aan de raad konden worden gerapporteerd en die
worden veroorzaakt door externe factoren zoals bijvoorbeeld:
-
een open einde
(subsidie)regeling;
-
wijzigingen in
landelijke wet- en regelgeving met financiėle consequenties;
-
aanpassingen in het
gemeentefonds;
-
uitgaven van
gemeenschappelijke regelingen;
-
realisatie op begrote
subsidieverwachtingen;
-
klimaatsomstandigheden,
bijvoorbeeld een overschrijding van het budget gladheidbestrijding als gevolg
van sneeuwval;
-
uitgaven
die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn.
Vaak blijken dergelijke zaken
pas bij het opmaken van de jaarrekening.
Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd (passend binnen het
beleid).
e.
Kostenoverschrijdingen
betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en ten onrechte
niet tijdig aan de raad zijn gerapporteerd. Deze overschrijdingen worden als
onrechtmatig beschouwd. Doordat deze overschrijdingen binnen het bestaande
beleid vallen, kunnen deze door de raad bij de jaarrekening alsnog worden
geautoriseerd.
f.
Kostenoverschrijdingen
niet passend binnen het bestaande beleid: deze overschrijdingen (bijvoorbeeld
ten gevolge van een rechtelijke uitspraak) worden als onrechtmatig beschouwd.
De overschrijdingen kunnen door de raad bij de jaarrekening alsnog worden
geautoriseerd. Dit soort posten worden in
een aparte paragraaf zichtbaar gemaakt.
g.
Kostenonderschrijdingen.
Deze zijn in principe niet onrechtmatig tenzij deze in strijd zijn met het
beleid dat de raad heeft vastgesteld;
h.
Opbrengstenonderschrijdingen
en opbrengstenoverschrijdingen. Ook deze zijn in beginsel niet onrechtmatig. Er
kan hier wel sprake zijn van een relatie met een kostenoverschrijding (zoals
aangegeven bij b).
Budgetoverhevelingen
De Commissie voor de Rekening geeft de raad in overweging met het
college een afspraak te maken om één van beide methodes te hanteren.
·
de budgetoverheveling
wordt meegenomen in het gedeelte van de mutaties in de reserves en komt tot
uitdrukking in het resultaat na bestemming. Indien gewenst, zou u bij de
besluitvorming over de jaarrekening nog kunnen besluiten om met deze bestemming
niet akkoord te gaan.
·
De budgetoverhevelingen
worden niet opgenomen in de desbetreffende jaarrekening. Het college maakt voor
het nieuwe jaar een afzonderlijk voorstel met de motivatie waarom de budgetten
(uit de Algemene Reserve) opnieuw beschikbaar gesteld zouden moeten worden, en
de raad kan daar dan voor zover nodig op amenderen.
Budgetoverhevelingen
zijn in de praktijk alleen mogelijk voor een incidenteel ter beschikking
staande budget, een doeluitkering of
een ADV-project (Algemene Directie Voering). Met betrekking tot de ADV -
projecten geldt dat alleen
budgetoverheveling is toegestaan als het een ADV-project in uitvoering betreft,
waarvoor reeds kosten zijn gemaakt en waarvoor reeds aanbestedingscontracten
zijn afgesloten. Voorafgaand aan de bestuurlijke besluitvorming met betrekking
tot de budgetoverheveling gaat een proces vooraf waarbij de moet motiveren
waarom het budget in 2005 niet kon worden uitgegeven, en waarom en tot welk
bedrag dit in 2006 alsnog moet gebeuren. Dit wordt kritisch getoetst door het
vakteam S&C, die vervolgens zorgdraagt voor het voorstel budgetoverheveling
via het GMT naar college en raad. Bij de jaarrekening 2004 is het voorstel
budgetoverhevelingen relatief laat aan de gemeenteraad voorgelegd, daarnaast
was de verwerking in de jaarrekening 2004 niet echt transparant. Naar ons
oordeel gaat het in wezen om zaken, die betrekking hebben op het dienstjaar
waar verantwoording voor wordt afgelegd, en die in de sfeer van
resultaatsbestemming verwerkt zouden moeten worden bij de jaarrekening. We
stellen daarom voor dat de budgetoverhevelingen als onderdeel van de
resultaatbestemming in het betreffende programma worden opgenomen en
toegelicht.
De gemeenteraad besluit
uiteraard over deze budgetoverhevelingen. We stellen daarbij de volgende
werkwijze voor:
-
B&W neemt een
voorlopig besluit over de budgetoverhevelingen: Januari
2006
-
Dit gaat ter
bespreking/advisering naar de raadscommissie Middelen en Bestuur. Februari 2006
-
Vervolgens worden de
budgetoverhevelingen verwerkt in de Maart
2006
resultaatbestemming van de jaarrekening 2005.
-
Na besluitvorming in de
raad over de jaarrekening zullen de goedgekeurde Juni 2006
overgehevelde budgetten via begrotingswijziging ten laste van de algemene
reserve worden gebracht.
4.2
Toepassing voorwaardencriterium
Bij het voorwaardencriterium
gaat het erom dat gestelde voorwaarden ook worden nageleefd. De praktijk en de
letter met elkaar in overeenstemming brengen. Voorwaarden die niet reėel zijn
kunnen uit de interne wet- en regelgeving worden geschrapt.
In
het algemeen geldt dat het bij dit criterium gaat om voorwaarden die nodig zijn
om de rechtmatigheid van de financiėle beheershandelingen te toetsen. Soms zijn
voorwaarden bedoeld om de doelmatigheid te controleren of om beleidseffecten in
kaart te brengen. Het heeft vanuit de optiek van de financiėle rechtmatigheid
geen zin om een voorwaarde die als termijn van orde is bedoeld te controleren
als ware het een fatale termijn.
Het voorwaardencriterium kan met
name spelen bij belastingen en heffingen en bij subsidies of uitkeringen. Bij belastingen
en heffingen geldt hetgeen is bepaald in de wetten en de belastingverordening.
De criteria voor kwijtschelding moeten voldoende duidelijk zijn. In het geval
van subsidies spelen de subsidievoorwaarden een essentiėle rol. Deze
moeten voor een ieder volkomen duidelijk zijn en daardoor toetsbaar en
afdwingbaar zijn. Van belang is dat de subsidieverstrekking in overeenstemming
is met de voorwaarden die in de betreffende subsidieverordening door de raad
als relevant zijn aangemerkt én met de algemene wet bestuursrecht. Ook voor uitkeringen
moeten de te stellen voorwaarden/vereisten duidelijk, toetsbaar en afdwingbaar
zijn
Volgens de nota
rechtmatigheidsbeheer worden de volgende verordeningen onderzocht:
a.
de
financiėle beheersverordening
b.
de
algemene subsidieverordening en de specifieke subsidieregelingen
c.
de
belastingverordeningen (heffing en inning van de OZB, reinigingsrechten,
rioolrechten, e.d.)
d.
de
garantieverordening
e.
het
treasurystatuut
f.
de
verordening WWB
g.
de
EU-aanbestedingsregels
Focus op financiėle rechtmatigheid
De zeven
onderdelen van het voorwaardencriterium zijn: omschrijving van doelgroep,
heffings- of declaratiegrondslag, normbedragen, bevoegdheden, voeren van een
administratie, verkrijgen en bewaren van bewijsstukken en aan te houden
termijnen.
Als
geen nadere uitsplitsing van het voorwaardencriterium is opgenomen per
individueel opgenomen wet- en regelgeving in het normenkader dan zijn alle
bepalingen relevant voor de financiėle rechtmatigheidscontrole.
Bij
het uitwerken van het voorwaardencriterium zal per artikel worden bepaald
wanneer iets onrechtmatig is of dat er nog geen financiėle consequenties aan
worden verbonden. In de uitwerking moeten in ieder geval recht, hoogte en duur
zijn verwerkt. Als hoofdlijn stellen wij voor om de toetsing te beperken tot
deze onderdelen. Als de raad in een specifiek geval "dieper" wil, kan
dat in het controleprotocol worden geregeld. Verordeningen hebben verschillende
soorten van bepalingen: termijnen, administratieve bepalingen, bevoegdheden,
bewijsstukken, etc. en een aantal rechtstreekse financiėle bepalingen: recht,
hoogte, duur. De eerste groep bepalingen worden geacht niet te behoren tot de
directe financiėle rechtmatigheid. De laatste groep (recht, hoogte, duur) zijn
wel direct relevant voor de rechtmatigheid. Deze bepalingen zijn een verplicht
onderdeel van de rechtmatigheidscontrole van de accountant. Dat geldt niet (als
de raad daartoe besluit) voor de bepalingen die niet direct financieel relevant
zijn.
In
deze lijn doorgeredeneerd zal met name voor de bepalingen die direct relevant
zijn voor de financiėle rechtmatigheid in kaart gebracht moeten worden op welke
wijze deze in onze organisatie cq administratieve organisatie geborgd zijn.
Hier
ligt ook de verbinding naar de in 2004 op hoofdlijnen beschreven belangrijkste
risicos van 10 financieel omvangrijke processen. Bedoeling is, dat de scan
voor alle genoemde verordeningen uitgevoerd wordt en nog eens langs alle 10
hoofdprocessen gelegd wordt om te bezien of er aanvullende
controle-/beheersmaatregelen getroffen zouden moeten worden.
Overigens zal de accountant ook zich
een oordeel vormen met betrekking tot de niet financiėle rechtmatigheid, dit
zijn vooral beoordelingen van het interne beheerssysteem (risicomanagement en
risicoafwegingen) en kwaliteitsborging (o.m. de kwaliteit van juridische
control).
4.3 Toepassing M & O criterium
Het M & O criterium betreft een verifieerbare check op de
toepassing van interne procedures, waarbij wordt gekeken of de door derden
verstrekte gegevens juist en volledig zijn (=misbruik) en of er geen
(rechts)handelingen zijn verricht die in strijd zijn met het doel of de
strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Te denken valt in deze aan
het verstrekken van uitkeringen, subsidies of verlenen van kwijtschelding.
Het
gaat er bij het M&O criterium dus om (te voorkomen) dat de gemeente door
foute info van derden verkeerde beslissingen neemt. Daarbij hanteren wij de
volgende definities:
-
Misbruik: het bewerkstelligen van het verkrijgen of genieten
van een (te hoge) uitkering en geen of te geringe betaling van verplichte
bijdragen aan de overheid door het bewust niet, niet tijdig, niet juist of niet
volledig verstrekken van gegevens en inlichtingen.
-
Oneigenlijk gebruik: het volgens de formele regels van de wet, maar in
strijd met de bedoelingen van de wettelijke bepalingen, verkrijgen of genieten
van een (te hoge) uitkering en geheel of ten dele ontgaan van een verplichte
bijdrage aan de overheid.
Toets op misbruik en oneigenlijk gebruik
Bij
de toets op de genoemde processen zal ook naar aspecten van misbruik- en
oneigenlijk gebruik gekeken worden. Tot het M&O-beleid behoort een mix van
maatregelen om zoveel mogelijk de juistheid en volledigheid van gegevens van
derden vast te stellen.De accountant zal toetsen of dit actueel en toereikend
is. Blijken er wezenlijke tekortkomingen dan wordt dit meegewogen in het
accountantsoordeel.
M&O
is met name van toepassing m.b.t.:
-
Subsidieverlening
-
Uitkeringen
-
Heffingen
-
Vergunningen
Bij
de 10 hoofdprocessen zal in kaart gebracht worden:
1.
is er beleid/regeling
voor dit proces waarbij misbruik en oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan?
2.
is dit beschreven in
werkprocessen en werkinstructies (AO)?
3.
welke maatregelen voor
aanvullende controles (welke) en inspectie zijn opgenomen (identificatie,
verificatie inkomen, overige bewijsstukken etc)?
4.
wordt dit ondersteund
in de applicatiesoftware t.b.v. dit proces?
5.
zijn er voorgeschreven
formulieren voor aanvragen, worden deze voorzien ingevuld naar waarheid en
ondertekend door de aanvragen?
6.
wordt tussentijds
gecontroleerd op de actuele stand van zaken?
7.
is sprake van
tussentijds bijsturen, stopzetten en/of terugvorderen (sanctiebeleid)?
8.
is er een sanctiebeleid
beschreven: wat is ongeoorloofd, welke sancties?
9.
subsidies: wordt de ingediende verantwoording getoetst op
rechtmatigheid van besteding.?
worden er projectdossiers met aanvraag,
bewijsstukken, uitgevoerde controles etc. bijgehouden?
5.
Advies
A. Akkoord gaan met de voorgestelde
aanpak om op basis van de interne beoordeling van genoemde verordeningen
en processen en de externe afstemming met de accountant te bezien, waar
aanpassingen moeten plaatsvinden in:
-
de administratieve
organisatie
-
de verordeningen
-
het controleprotocol
B. Akkoord gaan met de spelregels
begrotingsrechtmatigheid
C. Akkoord gaan met de werkwijze
budgetoverheveling
D. Het groeiproces naar het
rechtmatigheidsoptimum nader te doen uitwerken.
Bijlage: Draaiboek
rechtmatigheid voor jaarrekeningcontrole 2005
|
|
|
||||
|
No |
Activiteit/ Keuze |
Toelichting |
Actor |
Termijn |
||
|
|
|
Stap 1: onderzoek aanpassen normenkader |
|
Sept./november |
||
|
1a |
Vaststellen normenkader |
In het door de raad vastgestelde controleprotocol 2005 is
opgenomen welke controle- en rapporteringstoleranties van toepassing zijn.
Ook is een inventarisatie opgenomen van de relevante wet-/regelgeving
(extern/intern) met financiėle beheersdaden. |
Raad |
April 2005 Vastgesteld |
||
|
1b |
Specifiek maken normenkader |
Voor de specifieke uitkeringen
geldt dat het normenkader al door het Rijk is geoperationaliseerd. Bij stap
1b gaat het om het inhoudelijk beoordelen van verordeningen gericht op het
kunnen voldoen aan het: -
Begrotingscriterium -
Voorwaardencriterium -
M&O-criterium |
College |
Sept/oktober Zie 1c t/m 1e |
||
|
1c |
Uitwerken voorwaarden-criterium |
Per artikel van bovengenoemde
regelgeving bepalen of daar financiėle
consequenties aan worden verbonden. In deze uitwerking worden de aspecten
recht, hoogte en duur verwerkt. Dit leidt tot een aanvullende
controleprotocol voor deze verordening en/of tot aanpassing van
verordeningen. Bij de
detailuitwerking zullen ook de hardheidsclausules worden benoemd. Vervolgens
bij de 10 benoemde processen aangeven waar procesaudits op de aspecten recht,
hoogte en duur meegenomen worden. Het gaat hierbij primair om: |
College |
Sept/oktober |
||
|
|
|
a. de
financiėle beheersverordening |
S&C, JZ |
|
||
|
|
|
b.
de algemene subsidieverordening en de specifieke
subsidieregelingen |
Vakteams, JZ, S&C |
|
||
|
|
|
c.
de belastingverordeningen (heffing en inning van de
OZB, reinigingsrechten, rioolrechten, e.d.) |
Belastingen, JZ, S&C |
|
||
|
|
|
d.
de garantieverordening |
TRM, JZ, S&C |
|
||
|
|
|
e.
het treasurystatuut |
TRM, JZ, S&C |
|
||
|
|
|
f.
de verordening WWB |
WIZ, JZ, S&C |
|
||
|
|
|
g.
de EU-aanbestedingsregels |
FIA, JZ, S&C. |
|
||
|
1d |
Uitwerken M&O-criterium |
Checklist M&O beleid opstellen, vervolgens bij de 10
benoemde processen aangeven waar procesaudits meegenomen worden. Door middel
van het Voortgangsbericht aanpak rechtmatigheid. |
S&C i.o.m. P&O, JZ en AO/IC |
Sept./oktober |
||
|
1e |
Uitwerken begrotings-criterium |
Notitie begrotingsrechtmatigheid opstellen. Door middel
van het Voortgangsbericht aanpak rechtmatigheid. |
S&C |
September |
||
|
|
|
Stap 2: Risicoanalyse en interimcontrole |
|
Okt./Nov. |
||
|
2a |
Jaarprogram-ma IC |
In 2004 is voor een aantal
financieel omvangrijke processen aangegeven waar extra procesaudits voor
nodig zijn. Dit wordt herijkt en getoetst bij de accountant. Dit betreft de volgende processen (zie nota
rechtmatigheidsbeheer): 1.
Personeel; 2.
Inkopen/investeringen/aanbestedingen; 3.
Rijkssubsidies; 4.
Wet Werk en bijstand; 5.
Parkeren; 6.
WSW; 7.
Grondexploitatie; 8.
Belastingen; 9.
Financiering/leningen 10.
Reiniging. |
AO/IC, Accountant, S&C. |
Oktober/ november |
||
|
2b |
Interim controle |
De accountant gaat voor de belangrijkste aandachtsgebieden
na in hoeverre er traceerbare en toetsbare interne controle op het rechtmatig
handelen heeft plaatsgevonden. In 2005 zal extra worden geļnvesteerd in de
interimcontrole. Gaandeweg 2005 zullen voor een aantal risicogebieden
proefcontroles plaatsvinden. Tevens zal er in het derde kwartaal 2005 een
quick scan worden gehouden om de risicogebieden voor rechtmatigheid in te
schatten. Aan de hand daarvan kan de administratieve organisatie worden
bijgesteld. |
Accountant |
Voor 1 november |
||
|
2c |
Afstemming met de organisatie |
De risicoanalyse resp. te nemen maatregelen worden
gedeeld/afgestemd. Bij tussentijds blijkende lacunes in processen vindt
overleg met de organisatie plaats voor het treffen van aanvullende
maatregelen. |
AO/IC, Accountant, S&C. GMT |
Oktober |
||
|
2d |
Management-letter |
Bevindingen interimcontrole worden voorgelegd aan het
gemeentebestuur. Juist omdat er sprake is van een groeiproces verdienen de
opmerkingen van de accountant bespreking en evaluatie in de Commissie voor de
Rekening resp. de commissie Middelen en Bestuur. |
College Raad |
Voor 1 november Bespreking in November 2005 |
||
|
|
|
Stap 3: Vaststellen en toetsen van het normenkader |
|
Okt./november |
||
|
3a |
Beleidsvoor-stellen bij stappen 1 en 2 |
Spelregels college/raad Aanpassing verordeningen Aanpassing normenkader |
S&C |
Oktober Oktober November |
||
|
3b |
Normenkader akkoord |
Voordat het herijkte normenkader door de raad wordt
vastgesteld, zal de accountant gevraagd worden of het normenkader voldoet.
Het kan zijn dat er nog bijstelling nodig is bijvoorbeeld toevoegen
ontbrekende wet- en regelgeving of het benoemen en uitwerken van het
voorwaardencriterium per artikel. De accountant zal dan ook aangeven, in
hoeverre het met ontbrekende
elementen samenhangende bedrag de materialiteitsgrens overschrijdt. |
Accountant |
November |
||
|
3c |
Vaststelling |
Herijkt normenkader en aangepaste
verordeningen vaststellen. |
College Raad |
November December 2005 |
||
|
|
|
Stap 4: Verantwoorden en evaluatie |
|
|
||
|
4a |
Verantwoor-ding rechtmatig handelen |
Het College legt verantwoording af`over het gevoerde
getrouwe en rechtmatige beheer door middel van een afzonderlijke rechtmatigheidsparagraaf
in de jaarrekening. |
College |
Onderdeel jaarrekening-proces, april 2006 |
||
|
4b |
Bevindingen controle |
Na afsluiting van de controle recapituleert de accountant
zijn bevindingen. Recapitulatie vindt plaats naar bevindingen van getrouwheid
en rechtmatigheid. |
Accountant |
April/Mei 2006 |
||
|
4b |
Tussentijds bespreken
bevindingen |
Bevindingen accountant worden besproken in de Commissie
voor de Rekening resp. de commissie Middelen en Bestuur. |
Accountant Raad |
Mei 2006 |
||
|
4c |
Voeren tussen-tijdse indemni-teitsprocedure |
Voorafgaand aan de afgifte van de accountantsverklaring en
de vaststelling van de jaarverantwoording kan de Raad besluiten tot een
tussentijdse indemniteitsprocedure. |
Raad |
Pm |
||
|
4d |
Wijzigingen |
De Raad kan in overleg met het College besluiten
aanpassingen aan te brengen in het afwegingskader of besluiten tot het laten
aanpassen van de verantwoording. |
College, Raad |
Pm |
||
|
4e |
Aanpassen recapitulatie controle-bevindingen |
Na afronding van de indemniteitsprocedure past de
accountant zijn foutevaluatie aan. De accountant neemt zijn oorspronkelijke
bevindingen mogelijk nog wel mee in het verslag van bevindingen. |
Accountant |
Pm |
||
|
4f |
Afgifte verslag van bevindingen en verklaring |
Afhankelijk van de aard van de geconstateerde fouten en
onzekerheden geeft de accountant een passende accountantsverklaring. De
accountantsverklaring en verslag van bevindingen verwijzen naar het
gehanteerde normenkader. |
Accountant |
Mei 2006 indien geen indemniteits-procedure anders juni. |
||
|
4g |
Evaluatie normenkader |
Mede op basis van de accountantsbevindingen wordt bepaald
waar het normenkader verder aangepast/uitgewerkt moet worden. Belandt onder meer in jaarprogramma IC
2006. |
College |
3e kwartaal 2006, Startpunt nieuwe cyclus. |
||