Bijlage 3: Afhandelingsnormen per model

Inleiding:

De verbetervoorstellen hebben hun effect op de afhandelingsnorm per secretaris of verweervoerder. Opnieuw berekend moet worden wat de norm hoort te zijn en de daarbij behorende afhandelcapaciteit.

Uit de gehouden benchmark met 9 gemeenten blijkt dat verschillende normen worden gehanteerd en sommige gemeenten geen normen hebben. In het aangeleverde cijfermateriaal zijn onderliggende verschillen niet meegenomen (Zoals bijvoorbeeld het opleidingsniveau, de functionele inschaling, de werkverdeling tussen secretaris en administratief, het soort zaken, de berekening van de direct productieve uren, de berekening van de rechtstreeks voor de afhandeling van bezwaarschriften beschikbare uren.) .

Toelichting

In een eerdere versie van de nota is uitgegaan van een gemiddelde over de jaren vanaf 2000. Om over een zo actueel mogelijk beeld te beschikken is nu uitgegaan op advies van het GMT van een gemiddelde instroom vanaf 2002. Onderstaande tabel geeft een weergave van de ontwikkelingen in de instroom van bezwaarschriften.

Voor 2005 zijn de cijfers van het eerste kwartaal vermeld.

De piekinstroom in Kamer I is een goed voorbeeld van incidenten die het 100% Awb-conform werken belemmeren. De standaardformatie kan de piek niet afhandelen en voordat extra inhuur kan worden gepleegd, is de Awb-termijn reeds overschreden. Het ontstaan van achterstanden kan het logische gevolg zijn. (Overigens, de hoge instroom bij Kamer I in het eerste kwartaal is veroorzaakt door 2 besluiten die veel bezwaarschriften hebben opgeleverd die op onderdelen van inhoud verschilden.)

Instroom per jaar, gemiddeld 2002-2004 en eerste kwartaal 2005:

	Eerste kwartaal 2005	Gemiddeld 2002-2004	2004	2003	2002
nieuw ingekomen KI	214	240	243	167	312
nieuw ingekomen KII	164	500	570	430	501
nieuw ingekomen KIII	23	44	56	43	33
nieuw ingekomen KIV	9	32	31	28	38

Onderstaande berekeningen en tabellen betreffen alleen het rechtsbeschermingsbedrijf. Uit onderzoek van het lijnmanagement over hun verweervoerende capaciteit is gebleken dat de formatie enige aanpassing behoeft, wil voldaan kunnen worden aan de eisen die gesteld worden naar aanleiding van de verbetervoorstellen (zoals binnen 2 weken verweer aanleveren, verschijnen ter zitting).

Het aantal uren dat per zaak nodig is, neemt af als gevolg van de verbetervoorstellen. Meer zaken kunnen met dezelfde formatie worden afgehandeld. Meer zaken per jaar afhandelen, betekent ook meer zittingen per jaar houden. Daarmee zullen de druk op de commissieleden en de kosten voor de commissie toenemen.

Ook de verbetervoorstellen die de ACB betreffen (zoals binnen 1 week een reactie op toegezonden conceptadviezen geven) leggen een grotere werkdruk op de commissieleden. Afgevraagd moet dan ook worden of de vergoeding voor een dergelijke honoraire functie nog wel in verhouding staat tot de inspanningen die gevraagd worden.

Het secretariaat van kamer III zal structureel uitgebreid moeten worden met 0,3 fte. Via interne verschuivingen in uren binnen het vakteam JZ (vermindering uren functie managementassistente en vermindering uren secretariaat Gemeentelijke Ombudscommissie) zal in eerste instantie getracht worden dit binnen de bestaande budgetten te verwezenlijken. Een claim voor structurele formatie-uitbreiding binnen deze kamer is daarmee vooralsnog niet aan de orde.

Wat betreft de uren die rechtstreeks kunnen worden ingezet voor de afhandeling van bezwaarschriften het volgende. Volgens richtlijnen van P&O kan uitgaande van 1824 bruto uren voor kantoorpersoneel gekomen worden tot 1311 direct productieve uren.

Daarbinnen zijn voor het rechtsbeschermingsbedrijf 150 tot 200 uren noodzakelijk voor regulier overleg met en ter ondersteuning van de commissie, met vakteams en voor de onderlinge afstemming tussen de secretarissen, het regelmatig bijhouden van de relevante recente jurisprudentie en het opstellen van algemene nota's over de procedures en inzake signaleringen naar de lijn.

Uit het onderzoek zijn geen aanwijzingen naar voren gekomen om te veronderstellen dat er per model wijzigingen optreden in de benodigde aantallen uren.

Voor de drie verschillende in de nota beschreven modellen komt dat op het volgende neer.

Commissiemodel

Kamer	Gem. instroom 2002-2004	fte huidig	uren per zaak huidig	uren per zaak FHIRBB	Norm huidig	Norm na FHIRBB	toename	capaciteit na FHIRBB	Uitbreiding nodig	Tijdigheid, kwaliteit, betaalbaar heid	Productieve uren
I	240	2,4	18,5	17	70	77	10%	184	ja	ja	1311
II	500	3,7	10,5	9,5	125	138	10%	510	nee	ja	1311
III	44	0,2	18,5	17	70	77	10%	15	0,3 fte	ja	1311
IV	32	0,5	18,5	17	70	77	10%	38	nee	ja	1311

Ambtelijk horen model (inclusief verbetervoorstellen)

Voor heen kamer	Gem. instroom 2002-2004	fte huidig	uren per zaak huidig	uren per zaak FHIRBB	Norm huidig	Norm na FHIRBB	Toename	capaciteit na FHIRBB	Uitbreiding nodig	Tijdigheid, kwaliteit, betaalbaar heid	Productieve uren
I	240	2,4	18,5	16	70	82	17%	196	nee	ja	1311
II	500	3,7	10,5	9	125	145	16%	536	nee	ja	1311
III	44	0,2	18,5	16	70	82	17%	16	ja	ja	1311
IV	32	0,5	18,5	16	70	82	17%	41	nee	Ja	1311

Gemengd model (inclusief verbetervoorstellen)

Kamer en deels ambte lijk	Gem. instroom 2002-2004	fte huidig	uren per zaak huidig	uren per zaak FHIRBB	Norm huidig	Norm na FHIRBB	Toename	capaciteit na FHIRBB	Uitbreiding nodig	Tijdigheid, kwaliteit, betaalbaar heid	Productieve uren
I	240	2,4	18,5	16,5	70	79	13%	189	nee	ja	1311
II	500	3,7	10,5	9,25	125	141	13%	521	nee	ja	1311
III	44	0,2	18,5	16,5	70	79	13%	15	ja	ja	1311
IV	32	0,5	18,5	17	70	77	10%	38	nee	ja	1311