Oplegnotitie bij de cijfers 3e kwartaal 2005 Rechtsbeschermingsbedrijf RBB

4 november 2005

687540

1. Inleiding.

De cijfers worden vanaf dit kwartaal als gevolg van de nota FHIRBB gerelateerd aan de nieuwe normen, waardoor verhoudingen iets anders zijn komen te liggen dan u totnogtoe gewend bent.

Met het werken met het bezwaarschriftensysteem in DIS is begin september een start gemaakt. Met dit digitale workflowmanagementsysteem wordt het gemakkelijker om inzicht te krijgen in de stand van zaken van de afhandeling van bezwaarschriften door de gehele keten heen. Dit systeem draait in de schaduw van het huidige Acces systeem bij wijze van test. Per 1 januari 2006 zal het DIS –systeem volledig en zelfstandig in gebruik worden genomen.

Volgend kwartaal zal, al dan niet gelijktijdig met de kwartaalrapportage aangegeven worden in hoeverre de organisatie de aanbevelingen van de ACB in haar jaarverslag van 2004 reeds heeft kunnen verwerken in haar processen.

Gedetailleerde informatie per kamer kan desgewenst worden opgevraagd bij en besproken worden met het Rechtsbeschermingsbedrijf (RBB).

2. Inhaalslagen

In augustus 2005 is gestart met een project om de werkvoorraad vanwege de extra instroom in het eerste halfjaar van 2005 aan te pakken. Deze extra instroom was reeds voorspeld in 2004 en heeft zich naar verwachting gemanifesteerd. Voor dit project is incidenteel

€ 120.000,- door het college beschikbaar gesteld. In dit project wordt reeds zoveel mogelijk volgens de nieuwe werkwijze uit de nota FHIRBB gewerkt.

De eerste twee maanden van het project laten een succesvol verloop van de werkzaamheden zien binnen het RBB. Dat wil zeggen dat de werkvoorraad bij het RBB dusdanig is afgenomen dat binnengekomen verweerschriften op zeer korte termijn voor een hoorzitting klaargemaakt kunnen worden.

In de gaten wordt gehouden hoe de werkvoorraad zich verder door de keten van bezwaarschriftafhandeling beweegt met inachtname van de verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB.

3. Samenvatting bevindingen

Instroom van bezwaarschriften en werkvoorraad(verdeling) lijken een beweging richting een normaal niveau te laten zien. Bijvoorbeeld de teruggang van de instroom in Kamer I naar 39 bezwaarschriften. Uitzondering vormt de instroom van Kamer II welke met een hoeveelheid van 145 bezwaarschriften nog steeds onveranderd hoog ligt ten opzichte van 2003 en daaraan voorafgaande jaren.

De werkvoorraad binnen Kamer II is nog steeds erg hoog, ookal is sinds het eerste kwartaal 2005 de werkvoorraad van de commissie (ACB) met bijna 100 gedaald. Gedurende de laatste drie kwartalen is de werkvoorraad voor de Lijn nagenoeg gelijk gebleven (71 zaken). In de gaten moet worden gehouden of de werkvoorraad binnen deze Kamer wel voor alle actoren blijft dalen en zich niet voor eentje nu reeds stabiliseert. Want op de normale werkvoorraad voor deze Kamer van 115 zaken, dat wil zeggen voor alle actoren gezamenlijk, is een standaardhoeveelheid van 71 (=61%) bij 1 actor buiten proportie.

4. Noties voor het management

a.

Met de verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB wordt in de keten van bezwaarschriftafhandeling waar mogelijk reeds gewerkt. Het gaat de goede kant op, maar op sommige punten kunnen de afspraken nog scherper worden opgesteld en nagekomen. Op dit moment zijn concrete resultaten nog niet aan te geven. Wel is duidelijk merkbaar dat het besef over de eigen verantwoordelijkheid bij iedere actor binnen de keten aan het groeien is en dat de communicatie over de voortgang van de afhandeling van bezwaarschriften tussen de actoren onderling vergroot is.

Tussen het RBB en de Lijn, in het bijzonder met de sector WIZ, zijn er voortdurende contacten over de voortgang van de werkzaamheden, de onderlinge samenwerking en de ingezette acties naar aanleiding van de nota FHIRBB.

Wij stellen voor een dergelijke overlegstructuur ook op te zetten met de sectoren Leefbaarheid, Duurzaamheid en Bouw & Milieutoezicht.

b.

Aandacht behoeft het verbeterpunt voor de Lijn: verweervoering binnen 2 weken. Met name bij verlof en (langdurig) ziekteverzuim dreigt de voortgang binnen de keten bekneld te raken als er niet voldoende ruimte is voor vervanging.

Wij adviseren het management hierop voorbereid te zijn door middel van bijvoorbeeld het creëren van onderlinge vervangingsmogelijkheden, bijvoorbeeld gemeentebreed.

c.

Tevens vraagt bij VBO/Leefbaarheid (het voormalig vakteam Wonen) en het vakteam SDV het aanleveren van besluiten en/of dossiers de aandacht. In het geval van Wonen worden die documenten op afstand van de gemeentelijke organisatie bewaard en in het geval van SDV is er een groot aantal medewerkers die om verschillende redenen van een en hetzelfde dossier gebruik moeten maken. Door de vertraging in de aanlevering van de stukken is er een reëel gevaar dat reeds aan het begin van de keten vertraging optreedt.

Wij adviseren de Lijn om betere afspraken te maken over de routing van de stukken.

d.

De werkvoorraadverdeling laat zien dat het grootste deel van de totale werkvoorraad te vinden is bij de commissie (ACB). Vergaderfrequentie, capaciteit en reactietermijnen zijn nog niet voldoende aangepast aan de verbeterpunten uit de nota FHIRBB. Met name bij Kamer II waar de grootste instroom plaatsheeft, is dit een reden tot zorg. Hierdoor treedt een vertraging op aan het einde van de keten.

Voorgesteld wordt aan het GMT dit te bespreken met de voorzitter van de commissie en aan de voorzitter van de commissie dit te bespreken met de voorzitter van Kamer II.

Lida Wilson-Verboom

Coördinator RBB

Kwartaalrapportage Rechtsbeschermingsbedrijf

3^e kwartaal 2005

1.

In- en uitstroom bezwaarschriften 3^e kwartaal 2005

In- en uitstroom bezwaarschriften 3^e kwartaal 2005	K I	K II	K III	K IV	Totaal
Werkvoorraad per 1 juli 2005	219	281	34	9	543
Bij: nieuw ingekomen 3^e kwartaal 2005	39	145	11	6	201
Af: uitgebrachte adviezen 3^e kwartaal 2005	202	119*	0	3	323*
Af: ingetrokken/afgehandeld zonder advies	5	47	4	3	59
Werkvoorraad per 30 september 2005	51	262	41	9	363

* 2 keer is het voorgekomen dat er 2 adviezen op 1 bezwaarschrift zijn uitgebracht, omdat twee verschillende besluiten in 1 bezwaarschrift werden aangehaald.

2.

Afhandelcapaciteit RBB

	FTE	Norm	Totaal	Per kwartaal	3^e kwartaal
Kamer I	2,46	77	189	47	207
Kamer II*	3,73	138	514	128	86**
Kamer III*	0,22	77	16	4	4
Kamer IV	0,44	77	33	8	6
Totaal	6,85	-	752	173	303

* vanaf 1-10-2005 vindt uitbreiding plaats als gevolg van de nota FHIRBB

** langdurig ziekteverzuim + verlof + begeleiding externe inhuur
3.

Werk(voorraad)verdeling 3^e kwartaal 2005

Peildatum 30 september 2005	K I	K II	K III	K IV
Bij de ACB	30	165	30	2
Bij de Lijn	15	71	5	3
Overig	6	26	6	4
Totaal werkvoorraad	51	262	41	9

IJzeren werkvoorraad

45

115

5

9

In grafieken: historie verdeling werkvoorraad per kamer

Kamer I :

Kamer II:

Kamer III:

Kamer IV:

Bevindingen:

Kamer I heeft de werkvoorraad na een aantal piekinstromen weten terug te brengen tot een redelijk niveau.

Kamer II laat een gestaag dalende werkvoorraad zien, waarbij met name de werkvoorraad bij de commissie daalt. Bij de lijn tekent zich een redelijk stabiele werkvoorraad af gedurende de afgelopen 3 kwartalen.

Kamer III heeft als gevolg van één van de voorstellen uit de nota FHIRBB structurele formatie uitbreiding gekregen per einde van het 3^e kwartaal. Naar verwachting zal in het 4^e kwartaal 2005 een eerste verbetering van de werkvoorraad zichtbaar zijn.

4.

Totaal nieuw ingekomen bezwaarschriften kwartaalsgewijs

	3^e kw 2004	4^e kw 2004	1^e kw 2005	2e kw 2005	3e kw 2005
Kamer I	42	107	214	215	39
Kamer II	135	140	164	139	145
Kamer III	11	15	23	14	11
Kamer IV	8	2	9	2	6
Totaal	196	264	410	370	201

In grafiek: nieuw binnengekomen bezwaarschriften per kwartaal en per kamer

Bevindingen:

In Kamer I valt op dat de instroom weer teruggekeerd is naar normaal.

In Kamer II blijft de maandelijkse instroom onveranderd hoog sinds begin 2004. Binnen de Lijn tekent zich het vermoeden af dat de hoge instroom een vast gegeven zal blijken te zijn, o.a. vanwege decentralisatie van uitvoering waardoor meer bij de gemeente komt de liggen qua verordeningen en beleid etc. Met de verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB is de capaciteit van deze kamer verhoogd, maar nog niet zodanig dat de volledige instroom van bijvoorbeeld vorig jaar (570 stuks) het hoofd geboden kan worden. En naar het zich laat aanzien, zal 2005 zelfs eindigen met een hogere instroom dan vorig jaar.

5.

Inhoud van de adviezen gehele commissie kwartaalsgewijs

	3e kw 2004	4^e kw 2004	1e kw 2005	2^e kw 2005	3^e kw 2005
Gegrond (Deels)	41 (28,5%)	67 (31%)	43 (18%)	205 (52%)	186 (57,5%)
Ongegrond	87 (60,5%)	111 (52%)	112 (46,5%)	167 (42%)	91 (28%)
Niet Ontvankelijk	16 (11%)	37 (17%)	86 (35,5%)	24 (6%)	46 (14,5%)
Totaal	144 (100%)	215 (100%)	241 (100%)	396 (100%)	323 (100%)

In grafiek: inhoud van de adviezen in percentages per kwartaal en over de gehele commissie

Bevindingen:

Het 3e kwartaal 2005 laat net als het 2e kwartaal 2005 met name een stijging zien van het percentage gegrondverklaring. Dit is echter nog steeds een vertekening doordat het hier bulk-bezwaren, die allen gegrond werden verklaard, tegen enkele besluiten betreft. In feite zijn het dus slechts enkele besluiten die niet stand hebben gehouden. Niet gelijk een reden om de kwaliteit van de primaire besluitvorming in zijn algemeenheid in twijfel te trekken. In de laatste kwartaalrapportage van dit jaar zal getracht worden inzicht te geven in de verhouding ingediende bezwaarschriften en met bezwaar aangevochten besluiten.

[Het percentage (Deels) Gegronde bezwaarschriften geeft inzicht in de mate waarin primaire besluiten van de bestuursorganen geen stand houden. Dit kan iets zeggen over de kwaliteit van het beleid en de besluitvorming. Voor een globale toets van de kwaliteit van de primaire besluitvorming moet meegenomen worden het percentage bezwaarschriften dat herzien wordt zonder dat een advies van de commissie daaraan ten grondslag ligt. De ACB beschikt over de aantallen ingetrokken bezwaarschriften per kamer. Hieronder worden zowel de intrekkingen als de herzieningen verstaan. Vooral in Kamer II is er sprake van een groot aandeel herzieningen. De overige kamers hebben hier vrijwel niet mee te maken.]

*-*