Geachte dames en heren,

De nieuwe accountant Deloitte heeft de interim controle 2005 uitgevoerd en zijn interim managementletter (in het vervolg: IML) uitgebracht aan GMT en college. De hoofdlijnen van de IML worden volgens afspraak door Deloitte separaat ter kennisname gebracht aan de gemeenteraad.

De IML is bestemd voor GMT en college. De hoofdlijnen van de IML zijn opgenomen in een separate brief van Deloitte voor uw gemeenteraad. Het GMT heeft 23 november j.l. met de accountant uitgebreid over de interim Managementletter gesproken en heeft daarop aan het college zijn reactie op de bevindingen van de accountant gegeven. In overeenstemming met deze GMT-reactie willen wij voor u graag op hoofdlijnen ingaan op de bevindingen van de accountant. In volgorde van de raadsbrief van de accountant gaat het daarbij om:

a. Kwaliteit van de financiële Beheersorganisatie

b. Voldoen aan de BBV voorschriften

c. Rechtmatigheid

d. Voorkomen en ontdekken van fraude

Voor de detailbevindingen van de uitgebreide Interim Managementletter zullen via het GMT nadere afspraken intern en met de accountant gemaakt worden.

Recent heeft de minister aangegeven dat voor 2005 voor het voldoen aan de rechtmatig-heidsvereisten een oordeelsonthouding voor de gemeentes voor hem acceptabel is. De algemene verwachting is dat dit in 2005 voor het overgrote deel van de gemeentes het geval zal zijn. De accountant spreekt op basis van zijn interim controle als verwachting uit dat ook voor Delft een oordeelsonthouding aan de orde kan zijn. Het niet voldoen aan rechtmatigheidseisen is voornamelijk het gevolg van de via verordeningen en andere interne regelingen aan onszelf gestelde strenge orde en vormvoorschriften, die in de praktijk niet altijd even praktisch werkwaar zijn. In het vervolg van deze brief zullen we hier nader op ingaan.

a. Kwaliteit van de financiële beheersorganisatie

De accountant heeft zich een beeld gevormd van de control(e)-omgeving van Delft, de organisatie en uitvoering van het financieel beheer. De accountant heeft een positief beeld over de borging van het financieel beheer. Hij baseert zijn oordeel op de aanwezigheid van een verbijzonderde AO/IC functie (met de zorg voor procesbeschrijvingen en interne controles), de concerncontrolfunctie en de planning&controlcyclus. Delft heeft in zijn financieel beheer een goed fundament. De accountant rangschikt Delft in deze kwaliteit ook aan de bovenkant van de gemeentes.

De accountant signaleert daarbij een aantal verbetermogelijkheden op het vlak van AO/IC. Dit sluit aan op een door het GMT ingezet ontwikkeltraject met enkele organisatorische aanpassingen. In dit ontwikkeltraject wordt in 2006 invulling gegeven aan:

Ø De follow-up van aanbevelingen AO/IC wordt soortgelijk behandeld als bij de aanbevelingen van de accountant

Ø AO/IC gaat toetsen op procesbeschrijvingen van vakteams

Ø Werkzaamheden AO/IC worden meer afgestemd met werkzaamheden van de accountant

Ø Via uitvoering van het jaarprogramma AO/IC (procesbeschrijvingen, interne controles) wordt ook aandacht gegeven aan toetsing op de discipline van vakteams bij uitvoering van processen

Met deze maatregelen wordt vorm gegeven aan de verdere professionalisering van de Delftse AO/IC-functie.

b. Voldoen aan de BBV voorschriften

Hier wordt in overleg met de accountant invulling aangegeven. Dit betreft m.n.:

1. De juiste indeling naar reserves en voorzieningen. Hieraan wordt invulling gegeven door een separaat aan u uitgebrachte notitie “Herclassificatie Reserves en Voorzieningen. “

2. Het juist omgaan met activering van investering met bijbehorende waardering. Hiervoor heeft u inmiddels een voorstel “Afboeking materiële vaste activa” (die volgens BBV niet geactiveerd behoren te worden) ontvangen.

3. De juiste waardering/hoogte van de reserves/voorzieningen. Er vindt overeenkomstig de aankondiging in de Programmabegroting 2006-2009 thans een inventarisatie met dit oogmerk plaats. De resultaten daarvan komen in februari/maart 2006 beschikbaar. (Pt 1 en pt 3 worden vervolgens verwerkt in een nieuwe Nota Reserves en Voorzieningen.)

4. Een juist gebruik kostencategorieën: dit wordt nog nader geanalyseerd.

Naar onze verwachting zal de Delftse jaarrekening 2005 met deze acties volledig BBV-proof zijn.

c. Rechtmatigheid

Verwachting voor 2005, focus op 2006

De accountant geeft aan, dat hij voor de jaarrekening 2005 geen goedkeurende accountantsverklaring op het rechtmatigheidsgebied verwacht. Hij verwacht daarbij voor

Delft een oordeelsonthouding. Zijn algemene verwachting is dat dit in 2005 voor het overgrote deel van de gemeentes evenzeer het geval zal zijn. Hij constateert dat in Delft

het rechtmatigheidsbeheer verder versterkt kan worden: vooral op het gebied van subsidieverlening en inkoop wordt de wet- en regelgeving niet exact cq niet volledig nageleefd, waarbij het voor een deel gaat om zogenaamde orde- en vormvoorschriften. Dit

vergt een andere discipline binnen de vakteams, en extra borgingen in de vorm van interne controle.

Door middel van het medio 2005 bestuurlijk vastgestelde Plan van Aanpak Rechtmatigheidsbeheer wordt inmiddels invulling gegeven aan de gewenste versterking van het rechtmatigheidsbeheer. Bij de verdere uitvoering van dit Plan van Aanpak houden we rekening met de bevindingen van de accountant.

De accountant is voorstander van een groeitraject. Recent heeft de minister aangegeven dat voor 2005 een oordeelsonthouding voor de gemeentes voor hem acceptabel is. Het rijksvoorbeeld spreekt boekdelen: de ministeries hebben er zelfs in een vergelijkbaar proces 7 jaar over gedaan om een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel te verkrijgen.

De norm van het ministerie is, dat de gemeentes bij de jaarrekening 2005 minimaal beschikken over een normenkader (de regels die vallen onder de rechtmatigheids-controle) en een toetsingskader (wat moet er worden getoetst uit het normenkader).

Volgens het Plan van aanpak rechtmatigheidsbeheer wordt daaraan voldaan bij vaststelling door de gemeenteraad van het (aan te passen) controleprotocol voor de accountant.

We overleggen nog met de accountant welke stappen we kunnen ondernemen om het einddoel van een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring te kunnen bereiken.

Is een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel voor 2005 nog mogelijk?

Wij zien twee belangrijke verklaringen waarom geen goedkeurend rechtmatigheidsoordeel over 2005 te verwachten is:

1. besluitvormingsprocessen kunnen niet overgedaan worden, voor inkopen en het verlenen van subsidies zijn de nu nog de geldende verordeningen en beleidsregels van toepassing. Het screenen van de verordeningen op praktische werkzaamheidheeft pas effect in 2006.

2. het volledig en juist maken van dossiers vergt een zware en onevenredig grote inspanning, ook al omdat er nadere informatie opgevraagd zal moeten worden van betrokken organisaties. Individuele doorlichting en correctie of aanvulling hiervan heeft geen toegevoegde waarde voor het rechtmatigheidsoordeel van de accountant over het verslagjaar 2005.

We bepleiten dan ook voor 2005 geen bijzondere inspanningen te doen om te pogen de naleving van wet- en regelgeving met terugwerkende kracht te corrigeren. Het belangrijkste wat we voor 2005 kunnen realiseren is BBV-proof zijn, en een aantal belangrijke voorbereidende stappen te zetten voor 2006. Met de in de organisatie te nemen maatregelen op het vlak van dossiervorming etc. zouden wij ons volledig willen richten op 2006.

Balans zoeken

Het publiek belang is gediend met een doelmatige en doeltreffende overheid, die uiteraard zich behoort te houden aan wet- en regelgeving, waaronder ook de eigen regelgeving. Wij zien vanuit het door het rijk “verordonneerde” rechtmatigheidsbeheer het gevaar, dat vanuit een eenzijdige focus op de rechtmatigheid de bureaucratie verhevigd wordt en een belemmering gaat vormen voor de slagvaardigheid.

Via het Plan van Aanpak Rechtmatigheidsbeheer hebben we gekozen voor een gerichte aanpak, waardoor de belangrijkste (rechtmatigheids)risico’s geborgd worden, en waarbij wij een balans willen vinden tussen extra vastleggingen, extra controles en versterken van de discipline in toepassing van regelgeving ten opzichte van efficiency en effectiviteit van handelen. Het moet immers per saldo voor Bestuur en organisatie wel werkbaar blijven.

De uitvoering van het Plan van Aanpak wordt afgestemd met de accountant. Over de voortgang zullen wij u periodiek informeren.

Verlenen van Subsidies

Het GMT hecht er grote waarde aan dat de subsidieverstrekking in 2006 efficiënt en effectief verloopt en voldoet aan rechtmatigheidsvereisten, opdat bij de jaarrekening 2006 voor dit proces de “goedkeuring” wordt gekregen van de accountant. In de afgelopen periode heeft het GMT ten gevolge van de zgn. Gondelaffaire het beleid en de uitvoering ten aanzien van de subsidieverstrekking aangescherpt. Voorbeelden van de getroffen maatregelen zijn:

Ø De subsidieverordeningen zijn gescreend op de voorkomende financiële rechtmatigheidsaspecten. Het controleprotocol 2005 kan hierdoor binnenkort (januari 2006) aangescherpt worden.

Ø Voorafgaand aan de interim controle van de accountant heeft AO/IC het subsidieproces getoetst op de toepassing van de subsidieverordeningen. Ook in controleprogramma 2006 van AO/IC is de verbijzonderde controle op de gemeentebrede subsidieverstrekking weer ingepland.

Ø Er is en wordt het nodige gedaan aan kennisverbreding door middel van de “training subsidieverlening” . Daarnaast is en wordt ook in de tweedaagse Management Development Module Financiën (in 2005 voor drie groepen leidinggevenden) aandacht besteed aan de risico's van het subsidieproces. En ook in de meest betrokken managementteams zijn de rechtmatigheidsrisico’s van het subsidieproces besproken.

Ø Via het verbetertraject rechtmatigheidsbeheer zijn vervolgstappen voorzien leidend tot aanvullende maatregelen van interne controle: samen met de betrokken organisatie-onderdelen wordt bijv. kritisch bezien of/waar een scherpere functiescheiding, een aanpassing in de mandatering en/of geregelde procesaudits benodigd zijn.

In het college is gesproken over de nadere planning van het project. Wij zien daarbij op hoofdlijnen de volgende stappen:

Activiteit	Termijn
Vaststelling controleprotocol 2006	Januari 2006
Aanpassing procesbeschrijvingen (met functiescheidingen, controlepunten, dossiervorming)	1^e kw. 2006
Keus subsidievolgsysteem	2^e kwartaal
Check op lopende subsidiedossiers (anno 2006) op juistheid./volledigheid.	2^e kwartaal
Opschonen regelgeving	1^e helft 2006
Uitvoeren van correctieacties en evt. aanvullende interne controlemaatregelen	3^e kwartaal

Het verbetertraject wordt gemeentebreed uitgevoerd onder centrale regie van een projectleider. Het lijnmanagement blijft verantwoordelijk voor de realisatie van de verbeteringen en de naleving hiervan. De projectleider rapporteert rechtstreeks aan het GMT. Over de voortgang van het verbetertraject en de borging hiervan zult u worden geïnformeerd via kwartaalsgewijze voortgangsrapportages.

Inkoop en aanbesteden

Op het gebied van de inkoop kennen we volgens de accountant de volgende tekortkomingen:

Ø Inkopen vanuit de verschillende vakteams worden nog te weinig gebundeld (geclusterd) en in hun geheel aanbesteed

Ø Mantelcontracten worden nog te weinig nageleefd

Ø We voldoen niet altijd aan de detailregelgeving van ons eigen Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De accountant onderkent daarbij dat Delft een professionele Inkoop-/adviesfunctie bezit, die de organisatie ook bijstaat in bijv. de Europese aanbestedingen. Het voldoen aan Europese aanbestedingsregels is voor veel gemeentes een weerbarstige materie. Er wordt in Delft voor een belangrijk deel van de inkopen overigens wel geclusterd. Dit is ook een uitvloeisel van de instelling van het cluster middelen. Voor ICT, huisvestingsmiddelen etc. vindt de vereiste clustering dan ook plaats. Dat geldt niet voor overige inkoopacties van de vakteams. We zijn een inventarisatie gestart van de grote uitgaven van de vakteams en bijbehorende producten. Op basis hiervan willen we beoordelen waar het mogelijk en wenselijk is om tot verdergaande clustering te komen.

Voor het naleven van de mantelcontracten zullen we in 2006 de interne discipline aanscherpen.

In aanvulling op de Europese en rijksregelgeving worden in de financiële verordening de kaders van de gemeenteraad op het gebied van Inkoop en aanbesteding vastgesteld. In

aanvulling daarop zullen we in het college een apart besluit vaststellen voor de door de organisatie toe te passen collegeregels.

d. Voorkomen en ontdekken van fraude

Vanuit de verscherpte wet- en regelgeving zullen de gemeentelijke accountants zich ook een oordeel vormen over de wijze waarop gemeentes invulling geven aan het voorkomen en ontdekken van fraude. Ook Delft geeft daar met onder meer de gedragscode integriteit en maatregelen op het vlak van administratieve organisatie invulling aan.

We zullen samen met het GMT met de accountant nader in gesprek komen over de door hem voorgestelde risico-analyse, waarbij passend bij de verschillende vormen van fraude de genomen maatregelen en evt. nog te nemen maatregelen in kaart gebracht worden.

We stellen ons voor een dergelijke risico-analyse uit te doen voeren in het eerste kwartaal 2006. Wij zullen u vervolgens over de uitkomsten van die analyse en de daaruit te trekken conclusies informeren.

In vertrouwen u hiermede voldoende geïnformeerd te hebben,

Hoogachtend,

College van Burgemeester en Wethouders,

,burgemeester

,secretaris

Bijlage: Actiepuntenlijst Raadsbrief interim Managementletter 2005

Nr.	Aandachtspunt	Bevindingen van de accountant in zijn Interim Managementletter 2005	Uitwerkingsrichting	Gereed op
1	Financieel Beheer	Structuur/werking moet op orde zijn. Verbeteringen mogelijk:
		Ontwikkeling werkzaamheden AO/IC:	Organisatorische aanpassingen zijn in voorbereiding	1^e helft 2006
		Ø Follow up aanbevelingen AO/IC	Wordt een soortgelijke procedure als bij de aanbevelingen van de accountant; monitoring via voortgangsactiepuntenlijsten in GMT	Ingaande 2006
		Ø Toets AO/IC op procesbeschrijvingen van vakteams	In 2006 toepassen	In 2006
		Ø Afstemming met werkzaamheden accountant	Wordt verder versterkt gericht op jaarrekeningproces	1^e helft 2006
		Ø Toets op discipline bij uitvoering processen	Via uitvoering jaarprogramma AO/IC	2006
2	Rechtmatigheid	Gemeentes moeten rechtmatigheidsproof worden. Delft ligt op schema van norm ministerie.
		De norm van het ministerie is, dat de gemeentes minimaal beschikken over een normenkader (de regels die vallen onder de rechtmatigheidscontrole) en een toetsingskader (wat moet er worden getoetst uit het normenkader). Volgens het Plan van aanpak rechtmatigheids-beheer wordt daaraan voldaan bij vaststelling door de gemeenteraad van het (aan te passen) controleprotocol voor de accountant.	1. Uitvoering Plan van aanpak rechtmatigheidsbeheer op basis van risico-analyse 2. Aanpak en planning interne audits 3. afstemming risico-analyse en aanpak audits met accountant mede op basis van de interim managementletter 4. doorlichting financieel meest omvangrijke verordeningen en processen (waaronder inkoop en subsidies) 5. Aanpassen controleprotocol 2005 6. In kaart brengen gemeentelijk M&O-beleid 7. Uitvoering project rechtmatigheidsbeheer subsidieprocessen 8. inventarisatie verplichtingen bij de jaarrekening 9. Check op toepassing MMV	2005/2006 dec. 2005 dec. 2005 Okt./dec. 05 Jan. 2006 1^e kw. 2006 dec. ’05- 3^e kw. 2006 dec. 2005 dec. 2005
3	BBV	Jaarrekening 2005 moet BBV-proof zijn:
		Beoordeling waardering balansposten	1. Herclassificatie reserves en voorzieningen 2. Afboeking materiële vaste activa die volgens BBV niet geactiveerd behoren te worden	Dec. 2005 Commissie M+B/raad Dec. 2005 Commissie M+B/raad
		Beoordeling waardering balansposten	3. Inventarisatie hoogte reserves/voorzieningen 4. Opstellen nota reserves en voorzieningen 5. Analyse juist gebruik kostencategorieën	Feb. 2006 April 2006 Januari 2006
4	Frauderisico-analyse	Er moet systematisch aandacht zijn voor voorkomen en ontdekken van fraude
		Bij de risico-analyse aandacht besteden aan: bewustwording verschillende vormen van fraude, in kaart brengen werking van genomen maatregelen, zoals o.m. de gedragscode integriteit,in kaart brengen evt. aanvullend te nemen maatregelen	1. Overleg met GMT over aanpak frauderisicoanalyse 2. Frauderisicoanalyse 3. Evt. aanvullende maatregelen voor beheersing van het frauderisico	Dec. 2005 1^ekw. 2006 Vanaf 2^e kw. 2005