nota college BenW

(versie definitief 16-12-04)

482408

Inhoud:

Inleiding

De Delftse situatie

De taken

3.1 Oude situatie

3.2 Nieuwe taken burgerzaken

3.3 Nieuwe taken publieksbalie

Personele gevolgen en financiën.

4.1 Vergoedingen

4.2 Kosten en inkomsten

4.3 Dekking

Delft als centrumgemeente.

Voorstel

Bijlage 1 Personele gevolgen en financiën

Bijlage 2 Kostprijsberekening centrumgemeente/kostendekkendheid

Nota t.b.v. college BenW (bvf 482408)

Betreft: Uitbreiding frontoffice taken bij gemeenten n.a.v. taakoverheveling van vreemdelingendiensten (VD) naar de immigratie –en naturalisatiedienst (IND).

1. Inleiding:

De vreemdelingendiensten in Nederland moesten zich meer gaan richten op politietaken waaronder handhaving en toezicht. De administratieve taken m.b.t de aanvragen van verblijfsvergunningen zijn overgedragen aan de IND. Deze heeft op haar beurt aangegeven deze taken over te nemen onder de voorwaarde dat alle “eerstelijns” klantcontacten bij de gemeenten komen te liggen. Deze taakoverheveling van de VD naar de IND is georganiseerd door de landelijke projectgroep: Reguliere Toelating en Intensivering Toezicht (RTIT).

Bestuurlijke overeenstemming:

De uiteindelijke taakoverdracht is vastgelegd in het “bestuursakkoord vereniging van Nederlandse gemeenten en het ministerie van justitie met betrekking tot de gemeentelijke frontofficetaken in de reguliere vreemdelingenprocedure” d.d 7 november 2003. (zie bijlage).

De implementatiedatum is 13 april 2004 geweest.

2. De Delftse situatie:

OL2000

Delft kent al een aantal jaren een vreemdelingenloket. Dit is voortgekomen uit een pilot project in het kader van het toenmalige OL2000 programma. Omdat deze 1-loket werkwijze als zeer klantvriendelijk en succesvol werd ervaren is na de evaluatie in 1998 besloten deze werkwijze in Delft voort te zetten. Deze dienstverlening beperkte zich echter tot het invullen van een aanvraagformulier verblijfsvergunning en het innen van de leges. In de oude situatie hadden de vreemdelingendiensten (VD) nog wel degelijk frontoffice contacten met de reguliere vreemdeling. Nu er voor een nieuwe organisatiestructuur binnen de VD en de IND is gekozen, heeft dit geleid tot een forse uitbreiding van taken en klantcontacten bij de gemeenten.

3. De taken:

3.1 Oude situatie:

Voor de taakoverheveling van de VD naar de IND en gemeenten voerde de publieksbalie de werkzaamheden uit. Onderdeel van deze productgroep zijn de vreemdelingen die moeten worden geregistreerd in de GBA en die aangemeld dienen te worden bij de vreemdelingendienst in het kader van de vreemdelingenwet. Door de extra werkzaamheden is het produkt verschoven naar Burgerzaken gezien de toegenomen complexiteit, lange transactietijd en de benodigde dossierkennis/vorming en backoffice werkzaamheden.

De (her)vestiging vanuit het buitenland van personen met een Nederlandse nationaliteit is bij de publieksbalie gebleven, evenals het aannemen en in eerste lijn beoordelen van buitenlandse (bron)documenten (art. 82, wet GBA procedure) en de registratie van buiten Nederland gesloten huwelijken (M-46 procedure).

Daarnaast is het vakteam publieksbalie de verblijfsvergunningen gaan uitreiken welke een taakuitbreiding en toename van klantcontacten met zich meebrengt. (zie taakuitbreiding puba)

3.2 Nieuwe taken voor Burgerzaken en Publieksbalie na invoering van nieuwe werkwijze:

De Nieuwkomersklant komt in totaal minimaal 3 x langs (voor de intake, de afspraak en het afhalen van het document). Daarbij zijn er ook klanten die informatie komen vragen over Nieuwkomers of de status van hun aanvraag willen weten.

Los van de hieronder genoemde taken die duidelijk te benoemen zijn, krijgt het vakteam burgerzaken veel vragen van klanten middels inloop, telefoontjes en e-mail. Het blijkt dat dit veel extra tijd vraagt. De gemeente is het enige “fysieke” aanspreekpunt voor de klant en bedrijven. De klant kan alleen contact opnemen met de IND middels een 0900 nummer. Juist de vreemdeling heeft behoefte aan direct contact met een ambtenaar, al is het alleen al vanwege de complexe procedures en de taalbarrière. Het is een logisch gevolg van het feit dat de gemeenten steeds meer de frontoffice worden van de rijksoverheid.

Wat komt er voor Burgerzaken zoal kijken bij de werkzaamheden voor Nieuwkomers? :

Het op inloop te woord staan van klanten/verstrekken van informatie
Het maken van afspraken en bepalen van het te volgen proces.
Aannemen van alle eerste aanvragen reguliere vergunning.
Aannemen van aanvragen m.b.t verandering van verblijfsdoelen.
In behandeling nemen van aanvragen m.b.t toetsing aan het gemeenschapsrecht (EU/EER)
Registratie in gemeentelijke basisadministratie.
Aanmaken van klantkaart i.v.m bestelling document bij SDU
Beoordeling van alle relevante (bron)documenten.
Middels checklist van de IND beoordelen van de dossiers t.b.v aanvagen documenten.
Verstrekken van verblijfsaantekening. (rechtmatig verblijf in Nederland)
Innen van leges
Eventuele doorverwijzing naar het vakteam activering en inburgering (wet inburgering nieuwkomers)
Dossiervorming, bewaking en verzending
Verstrekken van informatie. Schriftelijk, telefonisch en elektronisch. (e-mail)

De gemeente heeft in dit proces geen beslissersrol. De IND is het beslissende orgaan. Wanneer er een negatieve beslissing wordt genomen dan zal de IND dit zelf met de klant gaan afhandelen en zal de gemeente daar verder geen rol meer in spelen.

3.3 Nieuwe taken voor de publieksbalie:

Naast dat er een deel van de productgroep nieuwkomers onder de publieksbalie blijft vallen zal ook bij dit vakteam een uitbreiding van taken gaan plaatsvinden.

Registeren en uitreiken van verblijfsdocumenten

- Ontvangst en controle verblijfsdocumenten

- Registreren verblijfsdocumenten.

- Opslaan verblijfsdocumenten, en uitnodigen klant

- Uitreiken document

- Administratieve afhandeling: uitreikbewijzen, oude documenten, niet opgehaalde documenten, legesverantwoording

Contacten met de klant via de receptie, telefoon en e-mail.

-Ontvangst klant bij receptie

Telefonische en elektronische klantcontacten

-Bij het Callcentre van de Publieksbalie komen alle telefoontjes en e-mails binnen van klanten met vragen over vestiging in Nederland en verblijfsdocumenten. Het Callcentre beantwoordt deze vragen of schakelt deze vragen door naar Burgerzaken.

4. Personele gevolgen en financiën.

Door de toename van taken en de daaruit voortvloeiende toename van klantcontacten zal zowel het vakteam burgerzaken als de publieksbalie extra fte nodig hebben om deze taken op een professionele en klantgerichte wijze uit te voeren. Daarnaast zullen gemeenten moeten kunnen voldoen aan de door de IND vastgestelde kwaliteitseisen. Een belangrijke aantekening hierbij is dat er in 3.2 en 3.3 te vinden opsomming van werkzaamheden en nieuwe taken geen onnodige, slechts klantvriendelijke werkzaamheden zitten die onze dienstverlening extra duur maken. Alle opgesomde onderdelen zijn noodzakelijk voor het correct en efficiënt kunnen uitoefenen van de basistaak.

4.1 Vergoedingen

In het bestuursakkoord is overeengekomen dat per 13 april 2004 de volgende bedragen per aanvraag mogen worden ingehouden of gedeclareerd:

Voor elke vergunning aanvraag € 40,-

Voor elke verblijfsaantekening voor gemeenschapsonderdanen € 8,33

Voor elke uitgegeven verblijfsvergunning € 8,33

Vóór 13 april 2004 was de vergoeding die de gemeente mocht inhouden voor het in behandeling nemen van een verblijfsvergunningaanvraag € 12,18.

Bij deze bedragen is afgesproken dat, indien uit het evaluatieonderzoek blijkt dat de kosten van de gemeente significant hoger of lager zijn, er een verrekening plaats zal vinden. Deze evaluatie wordt eind van dit jaar verwacht. Er is veel druk uitgevoerd van de kant van de VNG en de NvvB en (middel-)grote gemeenten om kritisch naar de hoogte van de vergoedingen te kijken. De uitkomst van de evaluatie valt echter op dit moment nog niet te voorspellen.

Op basis van de landelijke informatie en de ervaringscijfers van het eerste half jaar komt het aantal op ongeveer 1200 (tegen 800 in de oude situatie). Hierin is meegenomen dat nu ook de EU/EER onderdanen een vvr aan moeten vragen (nieuw beleid) en dat de verandering van verblijfsdoelen wat volgens de vreemdelingenwet als een eerste aanvraag wordt beschouwd. In de oude situatie werd deze laatste groep afgehandeld door de VD. Die groep komt in Delft heel veel voor omdat wij veel studenten hebben die hun studie verlengen door een betaalde stage- of onderzoeksplek te vinden zodat dat voor de Vreemdelingenwet een wijziging van verblijfsdoel betekent.

4.2 Kosten en inkomsten

Extra formatie Burgerzaken:

Het vakteam burgerzaken heeft structureel 1,3 ft nodig.

1,3 fte, functionele schaal 8 ad. € 70.884,-

(opgave PenO incl. Werkplek en werknemers gebonden kosten)

De totale inkomsten van de aanvragen zijn € 402.000,- . Zoals hieronder bij de inkomsten te lezen mogen wij daar € 48.400,- van houden.

Het verschil ad. € 353.000,- moet afgedragen worden aan de IND. Nu na ervaring uitgekristalliseerd is wat dit betekent voor de bedrijfsvoering moet in de begroting zowel aan de inkomsten- als aan de uitgavenkant een verhoging doorgevoerd worden. Dat is een harde tegenvaller. In de bijlage is duidelijk te zien wat dit betekent.

Inkomsten:

Dit betekent een jaarlijkse/structurele compensatie van de IND op het verwachte aantal van 1210 aanvragen per jaar van € 48.400.

Extra formatie Publieksbalie:

Kosten:

Structureel heeft de publieksbalie extra formatie nodig van 0,5 fte.

0,5 fte, functionele schaal 7 ad. € 31.163,-
(opgave PenO. Incl. Werkplek en werknemers gebonden kosten)

Inkomsten:

Voor het uitreiken van vreemdelingendocumenten wordt via de IND een vergoeding ontvangen van € 8,33 per pasje. Het aantal uit te reiken pasjes is geraamd op zo’n 1613 per jaar. Dit betekent een jaarlijkse/structurele compensatie van de IND van € 13.436,29

4.3 Dekking

Samenvatting

Om de nieuwe taken op een professionele, dienstverlenende en kwalitatief goede wijze uit te kunnen blijven voeren heeft het vakteam Burgerzaken een formatieuitbreiding nodig van 1,3 Fte in schaal 8 (€ 70.844,-)
Door toename van klantcontacten en taken heeft het vakteam Publieksbalie een formatieuitbreiding nodig van 0,5 Fte in schaal 7 (€ 31.163,-)
De vergoeding vanuit de IND zal € 48.400,- voor Burgerzaken en € 13.463,29 voor de Publieksbalie zijn.
Op de begroting totale inkomsten van € 402.000,- te laten opnemen en als totaalbedrag aan afdracht aan het Ministerie € 353.000,- aan lasten te laten opnemen.
Het structurele tekort zal vanaf 1 januari 2005 € 89.045,71 bedragen.

Financiële dekking

Het dekkingstekort van 2004 is bij de beheersrapportage gemeld en naar aanleiding hiervan is er incidenteel budget gekregen om deze taak uit te kunnen voeren. Er is bij de bespreking rondom de invulling van de bezuinigingen besloten de kosten van het nieuwkomersloket mee te nemen als structurele tegenvaller voor 2006 e.v.:

Voor het dekkingstekort in 2005 wordt incidentele dekking gevonden voor 2005 door het budget onvoorzien.

5. Delft als centrumgemeente:

In de landelijke projectgroep “trojka” die de implementatie van de nieuwe taken heeft gecoördineerd, is vanaf het begin af aan de vraag gesteld of het voor kleine gemeenten of gemeenten met een klein aantal vreemdelingen wel rendabel is om alle frontoffice taken uit te gaan voeren. Het vereist de nodige specialistische kennis en ICT applicaties. Vooral het feit dat het aantal vreemdelingen klein is kan als gevolg hebben dat de materie de medewerkers van dergelijke gemeenten de materie nooit echt in de vingers krijgen. Daarom is landelijk geïnventariseerd of deze gemeenten niet zouden willen aansluiten bij een grotere gemeente in de regio.

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is aangesloten bij Delft. Delft is hiermee centrumgemeente. Dit betekent een toename van klantcontacten van 100 per jaar. Dit houdt in dat Delft de aanvraag van de reguliere vergunningen voor inwoners van Pijnacker-Nootdorp voor haar rekening neemt.

Daarnaast verzorgt Delft de registratie voor de gemeentelijke basisadministratie (incl. de beoordeling van alle buitenlandse brondocumenten) van Pijnacker-Nootdorp. Delft verzorgt de dossiervorming en verzending naar de IND. Wanneer er een positieve beslissing heeft plaatsgevonden dan krijgt, ook de in Pijnacker-Nootdorp woonachtig zijnde nieuwkomer, van de publieksbalie in Delft een brief waarin staat aangegeven dat hij/zij het document kan ophalen. Voor de aanvraag van de verblijfsvergunning ontvangt de gemeente de landelijk vastgestelde vergoeding van € 40,-. Voor de GBA taken die Delft voor zijn rekening neemt wordt op declaratiebasis een vergoeding ontvangen van Pijnacker-Nootdorp van € 30,64 per aanvraag.

De kostprijsberekening heeft er toe geleid dat er volledig kostendekkend wordt gewerkt. Ook voor elk uitgegeven verblijfsdocument wordt een vergoeding uitgekeerd door het ministerie van justitie van € 8,33. In bijlage 2 kunt u de specificatie van de berekening nalezen.

Voorstel:

- Kennis nemen van de consequenties van de invoer van de nieuwe werkwijze van het Nieuwkomersloket

- Instemmen met de dekkingsmogelijkheden 2005 en 2006 e.v:
Voor het dekkingstekort in 2005 wordt incidentele dekking gevonden voor 2005 door het budget onvoorzien.
Voor het dekkingstekort vanaf 2006 e.v. wordt dit nadeel meegenomen in het financiele beeld bij de behandeling van de begroting 2006-2010 en wordt dit zichtbaar op het saldo exploitatie na bestemming.

Bijlage 1 Personele gevolgen en financiën

	Huidige begroting 2005
		lasten	baten	saldo

	afdracht rijksleges	194.186,00
	uren Burgerzaken	52.184,00
	uren Publieksbalie	43.279,00
	verkoop producten		292.021,00

	Totaal huidige begroting 2005	289.649,00	292.021,00	2.372,00

	Benodigd structureel vanaf 2005

	LASTEN:	PuBa	BuZa	totaal

	uren Burgerzaken		52.184,00	52.184,00
	uren Publieksbalie	43.279,00		43.279,00
	uitbreiding formatie 0,5 fte PuBa schaal 7	20.352,00		20.352,00
	uitbreiding formatie 1,3 fte BuZa schaal 8		60.073,00	60.073,00
	werkplek- en werknemerskosten *	10.811,00	10.811,00	21.622,00
	afdracht rijksleges		353.000,00	353.000,00

	Totale kosten per jaar	74.442,00	476.068,00	550.510,00

	BATEN:	PuBa	BuZa	totaal

	verkoop producten		402.000,00	402.000,00
	vergoeding van € 8,33 per pasje	13.436,29		13.436,29
	verhoging rijksvergoeding		48.400,00	48.400,00

	Totale inkomsten per jaar	13.436,29	450.400,00	463.836,29

	Saldo nieuwkomersloket per jaar	-61.005,71	-25.668,00	-86.673,71


	Recapitulatie
		lasten	baten	saldo
	huidige begroting 2005	289.649,00	292.021,00	2.372,00
	benodigd budget	550.510,00	463.836,29	-86.673,71

	tekort nieuwkomers	260.861,00	171.815,29	-89.045,71

Bijlage 2 Kostprijsberekening centrumfunctie en kostendekkendheid

Hieronder volgt de berekening van transactietijden m.b.t de aanvragen van vergunningen voor Pijnacker-Nootdorp. Hiervoor ontvangt Delft de door het rijk vastgestelde vergoeding van € 40,- Delft verzorgt overigens ook de aanmelding voor de GBA van Pijnacker-Nootdorp. Hiervoor is een kostprijsberekening gemaakt. Om kostendekkend te werken wordt hiervoor een bedrag in rekening gebracht van € 30,64

Totale transactietijd voor Burgerzaken 0,65 uur per dag

0,65 upd maal 253 dagen = 164,45 uur per jaar.

1 fte = 1312 uren. = 164,45 : 1312 = 0,125 fte. Structureel per jaar.

Schaal 8 = € 56.069

0,125 maal € 56.069,-- = € 7008,62 personeelskosten per jaar structureel

Inkomsten:

100 maal € 40,-- (vergoeding rijk) = € 4000,--

100 maal € 30,64 (vergoeding van Pijnacker) = € 3064,--

-------------

Totale vergoeding regio € 7064,--

Kosten personeel - 7008,62

------------

over € 55,38