De gemeenteraad van Delft heeft
in 2002 een eigen raadsgriffie ingesteld,
waarbij is gekozen voor een basis- en groeimodel in de raadsondersteuning.
Onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier (1 Fte) is een (compacte)
griffie ingesteld met 3 medewerkers voor logistieke en secretariële taken,
bestaande uit een plaatsvervangend griffier (0,8 Fte), een commissiegriffier
(1,0 Fte) en een medewerker raadsondersteuning (0,9 Fte). De totale formatie
van de griffie bedraagt 3,7 Fte.
Het werkgebied van de griffie bestaat uit
verschillende soorten ondersteuning van de raad:
a. secretarieel
b. randvoorwaardelijk
c. procesmatig
d. inhoudelijk
Ad a.Secretariële ondersteuning
Hiertoe hoort een adequate voorbereiding en goed
verloop van vergaderingen van de raad en zijn commissies. Technisch bestaat dit
uit activiteiten als voorbereiding van de agenda, verspreiding van
raadsstukken, communicatie, verslaglegging, behandeling van ingekomen stukken,
archivering e.d. Ook de afstemming van de agenda’s van de raadscommissies op de
politieke agenda van de raad is onderdeel van deze ondersteuning. Tot de
secretariële ondersteuning kan ook behoren de eventuele opstelling van een
jaaragenda en/of raadsprogramma,
Ad b. Randvoorwaardelijke ondersteuning
Hierbij hoort een scala van onderwerpen, die
er op gericht zijn, dat de randvoorwaarden voor het functioneren van de raad zo
goed mogelijk vervuld zijn. Voor de fracties en de raad zijn voorzieningen
geregeld als gebruik van werkruimtes, inrichting van werkplekken, financieel
administratieve registratie/afwikkeling van de aan het raadswerk verbonden
kosten.
Daarnaast wordt voorzien in het verspreiden van
vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie (RIS), het uitzetten
van informatieverzoeken, begeleiding van raadsleden, verzorgen van trainingen,
wegwijs maken in werkwijzen en procedures.
Randvoorwaardelijke ondersteuning vindt ook plaats
door het beheer/onderhoud van Reglementen van Orde (raad en raadscommissies),
en de gedragscode raadsleden, als ook door voorbereiding van benoemingen in
commissies en besturen.
Ad c.Technische ondersteuning
Fracties bedrijven vanuit
hun kennis en ervaring (met hun eigen fractieondersteuning) zelf het politieke
handwerk. Er kan daarbij wel behoefte zijn aan technische bijstand,
bijvoorbeeld voor het formuleren van moties, amendementen en
initiatiefvoorstellen, en voor het voorbereiden van interpellaties,
schriftelijke vragen en dergelijke. Ook het verkrijgen van inhoudelijke of
statistische informatie, het verlenen van hulp bij redactionele vormgeving,
oplegnotities bij en samenvattingen van belangrijke documenten e.d. kunnen
hiertoe behoren.
In aanvulling hierop kan de raad voor het vervullen
van zijn volksvertegenwoordigende en controlerende rol organisatorische
ondersteuning nodig hebben voor het plaats doen vinden van bijv. een
maatschappelijke verkenning en hoorzittingen, voor het verrichten van onderzoek
(enquêterecht) en voor de externe communicatie bij deze bijzondere activiteiten.
Ad d. Inhoudelijke ondersteuning
De raad kan in het kader van
zijn kaderstellende en controlerende functies behoefte hebben aan inhoudelijke
ondersteuning. Dit gaat verder dan organisatorische en technische bijstand.
Hierbij kan gedacht worden aan:
a.
het ondersteunen van de raad bij de uitoefening van
het initiatiefrecht
b.
het
opstellen van verordeningen voor het functioneren van de raad
c.
voorbereiding/advisering
van aanpak en vraagstellingen van maatschappelijke verkenningen en onderzoeken
In
het gekozen basismodel voor de griffie wordt technische bijstand resp.
inhoudelijke ondersteuning in eerste aanleg, indien mogelijk, door de griffier
of een medewerker van de griffie verleend. De inhoudelijke ondersteuning, die
-op verzoek van de griffie- door de reguliere organisatie wordt verleend blijft
de verantwoordelijkheid van het college en de gemeentesecretaris. De wijze waarop invulling
wordt gegeven aan ambtelijke ondersteuning hangt in grote mate af van de wensen
en behoeften van de raad en de fracties. In 2002 is afgesproken dat op basis van
ervaring de formatie van de griffie bijgesteld kan worden.
In
de praktijk blijkt de ondersteuning van de griffie aan de raad voornamelijk op
secretarieel en randvoorwaardelijk gebied te liggen. De agendavoorbereiding van
commissies en raad, het versturen van stukken, verslaglegging en de
informatievoorziening vragen circa 70% van de beschikbare uren van de griffie.
20% van de tijd wordt besteed aan randvoorwaardelijke ondersteuning. De overige
10% wordt besteed aan technische en inhoudelijke ondersteuning. Deze verdeling
is structureel.
De
griffie speelt verzoeken om informatie door naar het ambtelijk apparaat. Verder
wordt met name bij inhoudelijke ondersteuning gebruik gemaakt van de kennis en
kunde van het ambtelijk apparaat.
De
raad heeft in de afgelopen periode aangegeven meer technische en inhoudelijke
ondersteuning van de griffie te verlangen. Ik verwijs naar de moties aangaande
de variantennotitie kerntakendiscussie, de enquêteverordening, de
instrumentennotitie en het voorstel van de werkgroep bestuurlijke vernieuwing
waarin werd voorgesteld de griffie een prominente rol in de voorbereiding van
de begroting 2006 te geven. Vanuit de raad is aangegeven voorkeur te hebben
voor voorbereiding vanuit de griffie en niet door middel van ambtelijke
ondersteuning vanuit het apparaat. Deze wens blijft actueel wanneer het te
verwachten is dat raad en college uiteenlopende standpunten zullen hebben. In
dat geval is het ook lastig ambtelijke bijstand te vragen, het zou ambtenaren
immers in een lastige positie te brengen.
Daarnaast
heeft de raad in het afgelopen jaar ervaren dat de griffie krap bemeten is
indien er speciale taken uitgevoerd dienen te worden. Ik noem als voorbeeld het
ondersteunen van een klachtencommissie of een vertrouwenscommissie.
Om de raad beter te kunnen
ondersteunen in zijn eisen doet het presidium een voorstel voor uitbreiding van
de griffie. De griffie zou een kwaliteitsslag kunnen maken in de ondersteuning
van de raad wanneer er inhoudelijke versterking op gebied van juridische zaken,
gemeentefinanciën en communicatie wordt aangetrokken.
De griffie stuit regelmatig op kleine en grote
juridische vraagstukken. Bij het maken van initiatiefvoorstellen en het
opstellen of wijzigen van een verordening is er altijd juridisch advies nodig.
Op dit moment wordt voor elk voorstel gebruik gemaakt van de adviezen van de
afdeling Juridische Zaken van de gemeente. Echter, de capaciteit van die
afdeling is beperkt. Indien de griffie zelf juridische kennis in huis heeft
komt dat de snelheid van afhandeling van voorstellen en de zorgvuldigheid ten
goede. Voor specialistische juridische vragen blijven we uiteraard gebruik
maken van de gemeentelijke afdeling.
Kennis op het gebied van gemeentefinanciën is zeer
belangrijk voor de kaderstellende en de controlerende rol van de raad.
Gemeentefinanciën zijn niet eenvoudig te doorgronden. Het kost raadsleden vaak
veel inspanning om een overzicht te krijgen en de hoofdlijnen te pakken te
krijgen. Dit terwijl de Planning en Control-cyclus een van de belangrijkste
instrumenten van de raad is om op hoofdlijnen te sturen en te controleren.
Op dit moment is er niet voldoende kennis bij de
griffie aanwezig om de raad hierin actief te ondersteunen. Het is sterk aan te
raden om deze kennis aan te trekken om de raad goed te begeleiden door de
Planning en Control-cyclus. Deze deskundige op gebied van gemeentefinanciën kan
de raad van advies dienen en bij initiatieven meedenken voor een deugdelijke
dekking. De raad kan tijdens een volgende raadsperiode tevens zijn voordeel
doen met de kennis van iemand die het ‘meerjarenbeeld’ kan blijven volgen.
Deze inhoudelijke versterking is nadrukkelijk niet
bedoeld om het werk van het ambtelijk apparaat over te gaan doen. Het dient met
name om de initiërende rol van de raad te versterken.
Afzonderlijke
aandacht vergt de communicatie over en vanuit de raad. In het verleden is
gesteld dat de voorlichting/communicatie over de raadsbesluiten in beginsel
geen afzonderlijk communicatietraject vergen omdat het besluitvormingsproces
zich in openbaarheid heeft voltrokken. Echter, wanneer het een belangrijk
raadsvoorstel betreft dat voor veel commotie in de stad zorgt of grote gevolgen
heeft voor Delft, zou het de voorkeur verdienen wel actief vanuit de raad te
communiceren via persberichten of de website. Daarmee voert de raad sterker de
regie over de berichtgeving omtrent raadsbesluiten. Momenteel gebeurt dit niet
of nauwelijks van de kant van de raad.
De berichtgeving op de gemeentelijke website is
gericht op besluiten van het college en de afdeling communicatie heeft, naar
eigen zeggen, weinig capaciteit om de raad te ondersteunen.
De
raad is het hoogste bestuursorgaan. Om de raad als volksvertegenwoordigend,
kaderstellend en controlerend orgaan nadrukkelijker te profileren, moet er meer
worden geïnvesteerd in de representatie van de raad. Verder is het van belang
in de lokale media en met behulp van de eigen communicatiemiddelen consequent
te communiceren over het dualisme en de gevolgen die dit heeft voor de taken en
bevoegdheden van de raad en het dagelijks bestuur. Communicatie vanuit de raad
kan de kennis van burgers over de mogelijkheden om het bestuur te beïnvloeden.
Door raadscommunicatie prioriteit te geven en een
plaats te geven bij de griffie kan deze een volwaardige plek krijgen in de
processen rondom de raad. De griffie kan een communicatieplan voor de raad
opstellen en uitvoeren waarbij belangrijke besluiten en het werk van de raad
onder de aandacht van de Delftse burgers worden gebracht. Het is niet de
bedoeling om de communicatie voor politieke partijen in de raad te gaan
verzorgen, alleen voor de raad als geheel.
1,5
Fte (1 x schaal 11 + 0,5 x schaal 10) per 1 januari 2006
2005
1
Fte (schaal 11) x 8 maanden € 52.000
2006
2
Fte (schaal 11) €156.000
0,5
Fte (schaal 10) € 35.000
Totaal €191.000
De
griffie bedraagt na de uitbreiding 6,2 Fte.
De
kosten voor uitbreiding van de griffie in 2005 (€52.000) worden gedekt uit de
post incidenteel onvoorzien. Voor het jaar 2006 e.v. wordt een claim ingediend
om in de begroting structureel meer budget te reserveren voor de griffie
(€191.000).
Indien
in 2005 budget vrijvalt door het afschaffen van de RIS-vergoeding wordt deze gestort
in ‘incidenteel onvoorzien’.
Ter
info.
|
Gemeente
|
Aantal
raadsleden |
Grootte
griffie* |
Bijzonderheden |
|
Alkmaar |
37 |
4
personen |
griffier,
2 raadsadviseurs en een administratieve medewerker |
|
Almere |
39 |
6
personen |
griffier,
2 plv. griffiers, medewerker raadsondersteuning, griffiesecretaresse,
communicatieadviseur |
|
Alphen
aan de Rijn |
35 |
7
personen |
griffier,
2 raadsadviseurs, communicatieadviseur, 3 algemeen medewerkers |
|
Heerlen |
37 |
1
persoon |
griffier |
|
Leeuwarden |
37 |
6
personen |
griffier,
2 plv. griffiers, commissiegriffier, raadsmedewerker en management assistente |
|
Leiden |
39 |
7
personen |
griffier,
4 raadsadviseurs, 2 secretariaatsmedewerkers |
|
Leidschendam-Voorburg |
35 |
6
personen |
griffier,
3 allround medewerkers en 2 medewerkers secretariaat |
|
Rijswijk |
31 |
5
personen |
griffier,
2
commissiegriffiers, 2 algemeen medewerkers |
|
Roosendaal |
35 |
5
personen |
griffier,
3 raadsadviseurs, griffiemedewerker |
|
Tilburg |
39 |
12
personen |
griffier,
5 commissiesecretarissen, 3 raadsadviseurs, onderzoeker,
secretariaatsmedewerker en communicatieadviseur |
|
Venlo |
37 |
4
personen |
griffier,
plv. griffier, raadsadviseur, managementassistent |
|
Zaanstad |
39 |
9
personen |
griffier, plv. griffier, 3 raadsadviseurs,
communicatieadviseurs, 3 griffie-assistenten |
*aantal
Fte’s onbekend