Als gevolg van de nieuwe
definities van de begrippen “reserves” en “voorzieningen” in het Besluit
Begroting en Verantwoording (BBV) heeft er in 2003 een herindeling plaats
gevonden, waarbij reserves omgezet zijn naar voorzieningen en andersom
voorzieningen naar reserves. Het nieuwe BBV geeft diverse interpretatie
mogelijkheden, die landelijk geleid hebben tot veel vragen aan de Commissie
BBV. De antwoorden van deze Commissie
hebben geleid tot een beter inzicht in de bedoelingen van de opstellers van het
BBV. Ook de accountants gebruiken de antwoorden van de Commissie als leidraad
bij de interpretatie van de BBV - regels.
De gemeente Delft heeft
ook gebruik gemaakt van de mogelijkheid vragen in te dienen bij de
Commissie. Naar aanleiding van de
beantwoording zijn bepaalde Reserves omgezet naar voorzieningen en
andersom. Burgemeester en wethouders en
de commissie Middelen en Bestuur zijn hier in oktober 2004 over geïnformeerd.
Tijdens de controle van de
jaarrekening 2004 bleek een belangrijk interpretatieverschil te bestaan tussen
de organisatie en de accountant over het begrip “Voorziening”. Leidend voor de
keuze voor een Voorziening is artikel 44 van het BBV:
1. Voorzieningen
worden gevormd wegens:
a. verplichtingen
en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch
redelijkerwijs te schatten;
b. op de
balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten
verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
c. kosten
die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van de
kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand
begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten
over een aantal begrotingsjaren;
2. Tot de
voorziening worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek
besteed moeten worden;
3. Voorzieningen
worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde
verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Met name bij de toepassing
van lid 1c bleek een verschil van inzicht. Dit kwam vooral door de nadere
uitspraak van de commissie BBV, dat een voorziening op grond van artikel 44 lid
1c gekoppeld
moet zijn aan een actief. Deze
interpretatie van artikel 44 wordt door alle accountants erkend en als leidraad
gebruikt bij de controle van gemeente – administraties. Voor Delft betekent dit
dat de volgende voorzieningen vanaf 1 januari 2005 moeten worden omgezet naar
bestemmingsreserves.
910.5.007: Voorziening
Gemeentelijke Huisvesting
910.5.112: Voorziening
vervanging Postvolgsysteem;
910.5.117: Voorziening
basispakket ICT;
910.5.129: Voorziening
automatisering RIS;
910.5.152: Voorziening
vervanging meubilair;
910.5.155: Voorziening
vervanging meubilair Gemeente Bestuur;
910.5.158: Voorziening
vervanging fietsen brandweer;
910.5.159: Voorziening
vervanging materiaal brandweer;
910.5.185: Voorziening
kennismodule WIZ;
910.5.190: Voorziening
herinrichting Hooikade;
910.5.194: Voorziening
Verevening WVG;
910.5.199: Voorziening
Rampenplan;
910.5.337: Voorziening
evenementen;
910.5.341: Voorziening
vervanging Instrumenten;
910.5.352: Voorziening
egalisatie tentoonstellingen;
910.5.357: Voorziening
digitale stamboom;
910.5.380: Voorziening
Aankoop meubilair en kleding;
910.5.990: Voorziening
Dienstkleding
Bovenstaande Voorzieningen
heten na besluitvorming “Reserve”. Dat betekent dat er geen rechtstreekse
betalingen meer uit plaats mogen vinden, maar dat storting of onttrekking
altijd via de zogenaamde “Resultaatbestemming” verloopt.
Op grond van de accountantscontrole
zal er ook een verbeterslag plaats vinden in rubricering van de resterende
voorzieningen, zodat deze in de Staat Reserves en Voorzieningen zijn ingedeeld
conform artikel 44 van het BBV.
Voor de overgebleven
voorzieningen, gebaseerd op artikel 44 lid 1c (gelijkmatige verdeling van
lasten voor een activa) vereist de accountant een beheersplan, waaruit blijkt
dat het saldo in de voorziening toereikend is.
Daar zal dit jaar ook aandacht aan besteed worden.
Naar aanleiding van het
bovenstaande adviseer ik u:
1. In te
stemmen met de omzetting van bovenstaande Voorziening in Reserves;
2. De
budgettaire verwerking mee te nemen in
de eerstvolgende Algemene Tussentijdse Raads Begrotingswijziging.
Delft, 10 augustus 2005, TvDoorn