615258

Oplegnotitie bij de cijfers 1 en 2^e kwartaal 2005 ACB

22 juli 2005

1. Inleiding.

De kwartaalrapportage die voor u ligt, bevat gegevens over het 1^e en 2^e kwartaal van het jaar 2005 welke u nog niet eerder zijn gepresenteerd. Wegens grote ontwikkelingen binnen het rechtsbeschermingsbedrijf aan het einde van het eerste kwartaal is een kwartaalrapportage op dat moment achterwege gebleven.

Met het bezwaarschriftensysteem in DIS en reportnet wordt halverwege het 3^e kwartaal van 2005 gestart bij wijze van test. Per 1 januari 2006 zal het DIS –systeem volledig en zelfstandig in gebruik worden genomen. Vanaf die datum zullen de rapportages dan ook een andere opzet kennen.

Vanaf volgend kwartaal zal reeds met de nieuwe normen uit de nota Fundamentele Herbezinning op de Inrichting van het Rechtsbeschermingsbedrijf (FHIRBB) gewerkt gaan worden, waardoor de cijfers en verhoudingen zoals die u totnogtoe zijn gepresenteerd iets anders komen te liggen.

Gedurende de laatste twee kwartalen van 2005 zullen de diverse verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB doorgevoerd worden door de keten heen. De beoogde efficiencyverbeteringen zullen zich naar verwachting aan het einde van het jaar tonen en in 2006.

De komende kwartalen staan dan ook in het teken van de veranderde werkwijze.

Overigens dient hierover in het college in het 3^e kwartaal nog een formeel besluit te worden genomen (nota FHIRBB, incl. invoeringsplan).

Gedetailleerde informatie per kamer kan desgewenst worden opgevraagd bij en besproken worden met de ACB.

2. Inhaalslagen

In de eerste twee kwartalen van dit jaar zijn beide inhaalslagen die in 2004 zijn opgestart, succesvol afgerond.

Het Wakatwee project in Kamer II heeft gelopen van augustus 2004 tot midden mei 2005. Daarbij zijn door de externe inhuur 308 bezwaarschriften behandeld. Het nagestreefde resultaat voor dit project was 260 stuks die als papieren achterstand waren begroot en waarvoor krediet was aangevraagd.

Daarnaast heeft de vaste formatie de reguliere instroom getracht het hoofd te bieden. Maar deze was zoals in de 4^e kwartaalrapportage 2004 aangegeven, 32,5% hoger dan het jaar daarvoor. De werkvoorraad is ondanks een daling nog steeds hoog gebleven binnen deze kamer.

Per augustus zal een nieuw project worden opgestart om de gevolgen van de bovennormale instroom aan te pakken.

Het inhaalproject K3 besloeg ongeveer 3 kwartalen, want het kon dankzij het gehonoreerde overhevelingsverzoek voor 2005, voortgezet worden gedurende het 1^e kwartaal 2005. Echter, gedurende dit 1^e kwartaal was de instroom ongeveer 35% hoger dan de voorgaande kwartalen. Het effect van de inhaalslag op de openstaande zaken aan het einde van het eerste kwartaal werd daardoor teniet gedaan.

Gedurende de inhaalslag is een hoeveelheid van 66 bezwaarschriften meer afgehandeld dan met de vaste formatie aangepakt kon worden. Het streven van het project was om een papieren achterstand van 38 zaken aan te pakken.

Per september 2005 zal de reguliere onderbezetting binnen Kamer II aangepakt worden door een verhoging met maximaal 0,3 fte. Daarbij moet wel gelijk opgemerkt worden dat er nog steeds sprake is van onderbezetting als de instroom zoals in het eerste deel van 2005 zich voortzet.

3. Samenvatting bevindingen

De cijfers worden de eerste twee kwartalen van het jaar 2005 met name gedomineerd door de extreme piekinstromen binnen Kamer I en de nog immer verhoogde instroom binnen Kamer II. Binnen Kamer I wordt dit met name veroorzaakt doordat een aantal keer op één besluit extreem veel bezwaarschriften zijn ingediend; welke overigens wel in enige mate gebundeld door de commissie behandeld zijn.

Ook Kamer III blijft qua instroom en bezetting een zorgpunt.

De uitkomst van het project FHIRBB wordt geleidelijk zichtbaar en zal voor onder meer deze Kamers verlichting brengen.

4. Noties voor het management

Tussen de ACB en de Lijn zijn er voortdurende contacten over de voortgang van de werkzaamheden, de onderlinge samenwerking en de ingezette acties naar aanleiding van de in deze rapportage aangestipte zorgpunten. Dit heeft zijn positieve effecten op de gang van de bezwaarschriften door de keten heen. Ook de verstevigde aandacht van management en Lijn voor het proces van bezwaarafhandeling naar aanleiding van het project FHIRBB is duidelijk merkbaar.

De verbetervoorstellen en nieuwe werkwijze zoals in de nota FHIRBB voorgesteld, zullen vanaf augustus geleidelijk doorgevoerd worden door de keten heen. In de volgende kwartaalrapportage zal al teruggeblikt kunnen worden op de eerste ervaringen met de vernieuwde ketenbehandeling en de knelpunten die daarin optreden.

Lida Wilson-Verboom

Coördinator RBB

Kwartaalrapportage Adviescommissie voor bezwaarschirften

1^e en 2^e kwartaal 2005

Gehele Commissie

1.

In- en uitstroom bezwaarschriften 1^e kwartaal 2005

In- en uitstroom bezwaarschriften 1^e kwartaal 2005	K I	K II	K III	K IV	Totaal
Werkvoorraad per 1 januari 2005	101*	380	22	9	512
Bij: nieuw ingekomen 1^e kwartaal 2005	214	164	23	9	410
Af: uitgebrachte adviezen 1^e kwartaal 2005	87	144**	5	5	241**
Af: ingetrokken/afgehandeld zonder advies	8	42	11	1	62
Werkvoorraad per 31 maart 2005	220	361	29	12	622

* 66 bezwaarschriften tegen 2 samenhangende besluiten (kap- en sloopvergunning Papsouwselaan).

** 2 adviezen over 3 bezwaarschriften.

In- en uitstroom bezwaarschriften 2^e kwartaal 2005

In- en uitstroom bezwaarschriften 2^e kwartaal 2005	K I	K II	K III	K IV	Totaal
Werkvoorraad per 1 april 2005	220	361	29	12	622
Bij: nieuw ingekomen 2^e kwartaal 2005	215	139	14	2	370
Af: uitgebrachte adviezen 2^e kwartaal 2005	211	174*	7	4	396*
Af: ingetrokken/afgehandeld zonder advies	5	51	2	1	59
Werkvoorraad per 30 juni 2005	219	281	34	9	543

* 6x over 1 bezwaarschrift 2 adviezen uitgebracht.

1a.

Vaste gemiddelde afhandelcapaciteit RBB 2e kwartaal 2005

	FTE	Norm	Totaal	Per kwartaal
Kamer I	2,46	70	172	43
Kamer II	3,73	125	466	116
Kamer III	0,28	70	20	5
Kamer IV	0,50	70	35	9
Totaal	6,97	-	693	173

2.

Werk(voorraad)verdeling 2^e kwartaal 2005

Peildatum 30 juni 2005	K I	K II	K III	K IV
Bij de ACB	197	175	26	2
Bij de Lijn	16	71	4	0
Overig	6	35	4	7
Totaal werkvoorraad	219	281	34	9

IJzeren werkvoorraad

45

115

5

9

In grafieken: historie verdeling werkvoorraad per kamer

Kamer I :

Kamer II:

Kamer III:

Kamer IV:

Bevindingen:

Kamer I heeft een werkvoorraad die bijna 5 keer zo hoog is als de ijzeren werkvoorraad. Opvallend is dat de werkvoorraad in het 2^e kwartaal bijna geheel bij de commissie ligt. Dit is te verklaren door de piekinstromen op een klein aantal besluiten. Gezien de hoge werkvoorraad in deze kamer door dergelijke pieken is het zaak om bij een volgende piek te handelen naar de verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB om zo extra tijdelijke ondersteuning te kunnen inroepen.

Kamer II : De werkvoorraad is onder de 300 gedaald. Dit ondanks de voortdurende bovenmatige instroom en dankzij de inspanningen van het Wakatwee inhaal project dat medio mei 2005 succesvol is afgerond.

Kamer III laat weer een stijgende werkvoorraad zien nu het inhaalproject K3 aan het begin van het tweede kwartaal is gestopt. Aan de sterke onderbezetting van Kamer III komt in het 3^e kwartaal 2005 een einde als gevolg van één van de voorstellen uit de nota FHIRBB. Effecten van de structurele formatie uitbreiding zullen naar verwachting in het 4^e kwartaal 2005 zichtbaar zijn.

Bij Kamer IV is de werkvoorraad op een goed niveau. Opvallend aan het einde van het tweede kwartaal is dat er geen werkzaamheden voor de lijn zijn momenteel.

3.

Totaal nieuw ingekomen bezwaarschriften kwartaalsgewijs

	2^e kw 2004	3^e kw 2004	4^e kw 2004	1^e kw 2005	2e kw 2005
Kamer I	52	42	107	214	215
Kamer II	145	135	140	164	139
Kamer III	15	11	15	23	14
Kamer IV	7	8	2	9	2
Totaal	219	196	264	410	370

In grafiek: nieuw binnengekomen bezwaarschriften per kwartaal en per kamer

Bevindingen:

In Kamer I is de extreem verhoogde instroom de afgelopen kwartalen te verklaren door 66 bezwaarschriften tegen een verleende sloop- en kapvergunning op de locatie Papsouwselaan, 138 bezwaarschriften tegen de kapvergunning Maria Duijstlaan, 175 tegen de kapvergunning Wallertuin en 32 tegen de aanleg van een ecozone.

In Kamer II is na de stijging in het tweede kwartaal de instroom weer teruggezakt naar het gemiddelde van de afgelopen 6 kwartalen! 2005 laat, gelijk 2004, weer een structureel hogere instroom zien dan de formatie aan kan pakken. Een instroom die zelfs hoger is dan in de twee helften van 2004. De capaciteit in deze kamer is 466 stuks per jaar. De instroom in de 1^e helft 2005 is reeds 303, conclusie is dat wederom een half jaar met meer dan 1 fte te weinig de instroom tegemoet getreden is. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de hoogte van de werkvoorraad en de doorlooptijden.

Kamer III heeft in het 1^e kwartaal dit jaar een piek in de instroom ervaren. Verder blijft de constatering van de voorgaande kwartalen staan dat de gemiddelde instroom boven formatief is. Zie verder de eerder gemaakte opmerkingen over de gevolgen van het project FHIRBB.

Kamer IV laat wederom een lagere instroom zien dan formatief aangepakt kan worden. Voor de afgelopen twee kwartalen kwam dat goed uit voor de inwerkperiode van een onervaren secretaris die is aangesteld in de functie ter vervanging van een met FPU uitgetreden ervaren collega. In het vervolg zal ongebruikte capaciteit tijdelijk ingezet worden in kamers met ondercapaciteit.

4.

Inhoud van de adviezen gehele commissie kwartaalsgewijs

	2e kw 2004	3e kw 2004	4^e kw 2004	1e kw 2005	2^e kw 2005
Gegrond (Deels)	17 (18%)	41 (28,5%)	67 (31%)	43 (18%)	205 (52%)
Ongegrond	61 (65%)	87 (60,5%)	111 (52%)	112 (46,5%)	167 (42%)
Niet Ontvankelijk	16 (17%)	16 (11%)	37 (17%)	86 (35,5%)	24 (6%)
Totaal	94 (100%)	144 (100%)	215 (100%)	241 (100%)	396 (100%)

In grafiek: inhoud van de adviezen in percentages per kwartaal en over de gehele commissie

Bevindingen:

Het percentage (Deels) Gegronde bezwaarschriften geeft inzicht in de mate waarin primaire besluiten van de bestuursorganen geen stand houden. Dit kan iets zeggen over de kwaliteit van het beleid en de besluitvorming. Voor een globale toets van de kwaliteit van de primaire besluitvorming moet meegenomen worden het percentage bezwaarschriften dat herzien wordt zonder dat een advies van de commissie daaraan ten grondslag ligt. De ACB beschikt over de aantallen ingetrokken bezwaarschriften per kamer. Hieronder worden zowel de intrekkingen als de herzieningen verstaan. Vooral in Kamer II is er sprake van een groot aandeel herzieningen. De overige kamers hebben hier vrijwel niet mee te maken.

Het 2^e kwartaal 2005 laat met name een stijging zien van het percentage gegrondverklaring. Dit is echter een vertekening doordat het hier een bulk bezwaren tegen een kapvergunning betreft die allen gegrond werden verklaard. In feite is het dus 1 besluit dat niet stand heeft gehouden dat de verschuiving grotendeels veroorzaakt. Niet gelijk een reden om de kwaliteit van de primaire besluitvorming in zijn algemeenheid in twijfel te trekken.

*-*