De wens om centrale huisvesting voor de gemeente op een
representatieve, voor iedereen goed bereikbare en aansprekende plaats te bieden
blijkt alleen te realiseren in de Spoorzone. De Spoorzone zal tot ontwikkeling
komen als alle samenwerkingscontracten getekend zijn. Dat zal binnen afzienbare
tijd gebeuren. Vooruitlopend daarop is het noodzakelijk de voorbereidende
werkzaamheden voor het nieuwe kantoor te starten, waaronder een Europese
aanbesteding voor de architect. Bovendien draagt het nieuwe kantoor bij aan de
grondopbrengst in de Spoorzone, en maakt daarmee deel uit van de bijdrage uit
de vastgoedontwikkeling in de Spoorzone aan het tunnelproject.
Op
29 maart 2001 nam de raad een besluit over de huisvesting van de gemeentelijke
organisatie. In dit besluit zocht de raad uitvoering te geven aan een
belangrijk aspect in de reorganisatie NEON (Naar Externe Oriëntatie in
Negentiennegenennegentig). Het samenbrengen van een zo groot mogelijk deel van
de ambtelijke organisatie onder “een dak” ondersteunt de
“één-gemeente-gedachte” en de wens te komen tot “één loket”.
Een
ambtelijke werkgroep heeft sindsdien een globaal programma van eisen
voorbereid, om de ruimtevraag in kaart te brengen ambitieniveaus van uitvoering
en inrichting voor te stellen. Tenslotte heeft de werkgroep de haalbaarheid van
het streven onderzocht. In deze fase is een voorstel gedaan welke onderdelen
van de gemeentelijke organisatie in het stadskantoor ondergebracht worden en op
welke wijze uitvoering gegeven kan worden aan het idee slechts een loket aan te
bieden. Op basis van deze afweging kreeg ook het (toen) in oprichting zijnde
Regionaal Historisch Centrum (RHC) een plek in het stadskantoor.
Op
12 november 2002 gaat het college van B&W akkoord met het op 25 oktober
2002 gedateerde globaal programma van eisen voor het stadskantoor, aangeduid
als “Het Nieuwe Kantoor”. Als (geheime) bijlage is een financiële onderbouwing
van investering en financiering van de bouw van HNK gevoegd. Op 4 maart 2003
neemt de Commissie Middelen en Bestuur kennis van het globaal programma van
eisen.
De
locatie van “Het Nieuwe Kantoor” is met het aanvaarden van het Masterplan
Spoorzone door uw raad op 30 oktober 2003 vastgesteld op de bouwplek tussen de
Westsingel en de Coenderstraat, aan de noordzijde van het nieuwe busstation.
Naar aanleiding van het Masterplan is het globaal programma van eisen
bijgesteld tot een versie gedateerd op 9 februari 2004. Bij de vertaling van
het Masterplan in het bestemmingsplan is uitwerking gegeven aan de optie het
nieuwe NS-station, met name de stationshal, te combineren met “Het Nieuwe
Kantoor” in één architectonische opdracht. Deze afspraak is afgestemd met de
andere betrokken partijen, en is daarmee onderdeel van de besluitvorming over
de spoortunnel.
Ten
aanzien van het globale programma van eisen, dat steeds als onderlegger voor de
ruimtelijke inpassing van “Het Nieuwe Kantoor” heeft gediend, heeft het college
van B&W op 24 mei 2005 het besluit genomen het Regionaal Historisch Centrum
(RHC) weer uit het programma voor “Het Nieuwe Kantoor” te halen en voor het RHC
een apart traject voor herhuisvesting te starten. Daarmee komt de ruimtevraag
voor het stadskantoor op ca. 29.000 m² bvo (bruto vloeroppervlak). Hiermee is
rekening gehouden in het ontwerp-bestemmingsplan.
Zoals
bekend bestaat er een directe relatie tussen “Het Nieuwe Kantoor” en het
project Spoorzone. Dat betreft niet alleen de fysieke locatie, maar ook het
feit dat de opbrengsten uit de gebiedsontwikkeling bijdragen aan de financiering
van het tunnelproject. Voor alle ontwikkeling van vastgoed in de Spoorzone
heeft de gemeente een principeakkoord bereikt met private partijen (NS Vastgoed
en Ballast Nedam). De uitzondering hierop is “Het Nieuwe Kantoor”, dat vanwege
de gemeente als eindgebruiker een specifieke openbare (Europese) aanbesteding
vergt. “Het Nieuwe Kantoor” is vanuit dit perspectief een “klant” in de
grondafname in de Spoorzone. Een raadsbesluit over de bouw van “Het Nieuwe
Kantoor” is daarom onderdeel van de algemene, ruimtelijke en financiële
haalbaarheid van de gebiedsontwikkeling van de Spoorzone als geheel.
Na
het expliciete besluit een nieuw stadskantoor te realiseren in de Spoorzone, in
combinatie met het NS-station, is de verdere voorbereiding van het bouwwerk aan
te pakken. In afstemming met de belanghebbenden bij het spoorstation,
NS-bedrijven en ProRail, moet ook voor de architectenkeuze een openbare
procedure (Europese aanbesteding) gevolgd worden. De aanpak zal zijn dat
stapsgewijs de keuze uit de inschrijvende architecten gemaakt zal worden. Eerst
zal een voorselectie plaatsvinden op basis van criteria (uitsluitingsgronden en
minimumeisen) om te komen tot (maximaal) 5 architecten. Deze 5 zullen
vervolgens een aanbieding doen, waaruit tenslotte de keuze gemaakt wordt. De
keuze zal in 2006 zijn beslag krijgen.
De
geselecteerde architect zal een nader ontwerp uitwerken tot op het niveau dat
een bouwvergunning kan worden afgegeven. Omdat het treinstation een
onlosmakelijk verbonden deel van “Het Nieuwe Kantoor” is, zal er steeds een
nauwe afstemming met de architect van het ondergrondse deel van het station
(Benthem Crouwel) moeten plaatsvinden. Volgens de bouwfasering van de
spoortunnel zullen de eerste treinen in de loop van 2011 door de tunnel rijden.
Daarom zal met de bouw van het stadskantoor al ruim voor dat moment begonnen
worden. Het laatste deel van “Het Nieuwe Kantoor” kan pas gebouwd worden als de
huidige sporen langs de Coenderstraat zijn opgeruimd. De definitieve oplevering
zal daarom niet eerder dan 2013 zijn.
In
het globaal programma van eisen (versie van februari 2004) is opgenomen dat er
huisvesting wordt geboden aan vooral de kantoorfuncties van de gemeente, aan de
geïntegreerde baliefuncties en aan (een deel van) de archieven. Er blijven dus
om praktische redenen decentrale vestigingen voor enkele vooral op de
buitendienst georiënteerde onderdelen: groenonderhoud, vuilverwerking,
brandweer. Ook de VAK en de musea zullen hun huidige, eigen vestiging behouden.
Naast allerlei ruimtelijke eisen zijn in het globaal programma van eisen ook
ambities geformuleerd op het vlak van Duurzaamheid en Duurzaam Bouwen. Nu het
tijdstraject helder is, zal het globale programma van eisen uitgewerkt worden
tot een ruimtelijk functioneel programma van eisen.
Bij
de onderbouwing van de financiële haalbaarheid wordt uitgegaan van het afstoten
van huidige panden dan wel opbrengsten uit de verhuur van kantoren in eigen
bezit. Aanvullend is een financiering noodzakelijk. De jaarlijkse lasten
daarvan dienen opgenomen te worden in de exploitatielasten. Het verschil met de
huidige exploitatiekosten kan de gemeente grotendeels opbrengen door verhoogde
efficiency als gevolg van het samenbrengen onder één dak van een zeer
aanzienlijk deel van de ambtenaren. In het (geheime) stuk van februari 2002 is
op basis van kengetallen een kostenoverzicht opgesteld. Het verdient
aanbeveling er op te wijzen dat de getallen in dit overzicht op prijspeil
januari 2002 zijn gefixeerd. Dat betekent dat alle kosten (en opbrengsten!)
vanaf dat moment geïndexeerd moeten worden, tot ten minste het moment dat de
bouw start (verwacht in 2009, uiterlijk 2010). Daarmee zijn de in 2002 genoemde
bedragen inmiddels achterhaald. Dit wordt geactualiseerd.
Het
gevraagde besluit is instemming te verlenen met de voorbereiding van een
stadskantoor, te realiseren in de Spoorzone, op de locatie conform het
Masterplan Spoorzone. Ook bevestigt het besluit het opnemen van de stationshal
in het stadskantoor, waarbij die stationshal zijn eigen identiteit krijgt
binnen een architectonisch concept. Dit vereist samenwerking met NS.
Tenslotte
bevestigt het besluit de start van de Europese aanbesteding van de architect.
Het
te nemen raadsbesluit komt dan als volgt te luiden:
1.
Het
Nieuwe Kantoor te realiseren in de Spoorzone conform het Masterplan Spoorzone
van 30 oktober 2003, geïntegreerd met de stationshal conform het Masterplan
Spoorzone
2.
in
te stemmen met de start van de Europese aanbesteding voor de opdracht aan de
architect van Het Nieuwe Kantoor en de stationshal