Als gevolg van Neon
is het rechtsbeschermingsbedrijf opgericht. Sinds 2002 is er herhaaldelijk
vanuit het rechtsbeschermingsbedrijf om incidentele dan wel structurele gelden
gevraagd voor het aanpakken van achterstanden in de afhandeling van
bezwaarschriften. De achterstanden waren: meegenomen oude achterstanden van
voor Neon, resultaat van onvoldoende verwerkingscapaciteit ten opzichte van de
instroom en gevolg van een stijgende instroom van het aantal bezwaarschriften
de laatste jaren. Voor dit laatste kunnen als mogelijke, maar niet hard te
maken, oorzaken worden aangehaald de economische recessie, het mondiger worden
van de burger en de toegenomen complexiteit en hoeveelheid van rijks- en lokale
regelgeving.
Ook voor 2004 en
2005 werd door het rechtsbeschermingsbedrijf een substantiële claim ingediend
voor incidentele gelden voor het wegwerken en voorkomen van achterstanden.
De gemeenteraad
heeft in 2003 en in herhaling in september 2004 moties aangenomen waarin aandacht
wordt gevraagd voor het tijdig en adequaat afhandelen van bezwaarschriften.
Ook het college
heeft zich medio 2004 afgevraagd hoe bewerkstelligd kan worden dat
bezwaarschriften afgehandeld worden binnen de wettelijke termijn van 10 dan wel
14 weken (Awb-conform).
Het Gemeentelijk
Managementteam besloot hiertoe eind 2004 een projectgroep FHIRBB in te stellen.
Deze projectgroep heeft onderzoek gedaan naar de haalbaarheid dat
bezwaarschriften binnen de wettelijke termijnen, op inhoudelijk zorgvuldige wijze
en tegen aanvaardbare kosten afgehandeld kunnen worden (tijdigheid, kwaliteit
en betaalbaarheid). Het betreft in feite een herbezinning op de inrichting van
de keten voor bezwaarafhandeling.
Via een dertigtal
vragenlijsten en persoonlijke interviews is informatie ingewonnen over de voor
Delft meest wenselijke situatie. Benaderd is een brede groep van bij de
bezwaarschriftafhandeling betrokkenen[1].
Tevens zijn 9
gemeenten[2]
uitgenodigd om de gemeentelijke praktijken voor bezwaarschriftafhandeling voor
zover als mogelijk met elkaar te vergelijken.
De animo voor
deelname eind 2004 was groot. Landelijk wordt het de laatste tijd steeds meer
duidelijk dat vele gemeenten kampen met hetzelfde vraagstuk als waarvoor Delft
zich gesteld ziet, te weten: de toename en fluctuaties in de instroom van
bezwaarschriften, het groeiende besef dat een tijdige reactie op een
bezwaarschrift een onderdeel is van zorgvuldig bestuur en de beperktheid van de
gemeentelijke financiële middelen.
Afgelopen maanden
is, vooral in overleg met het lijnmanagement. Het actieprogramma opgesteld waar
het college om gevraagd heeft. De resultaten zijn beland in een uitwerkingsplan
dat in bijlage 1 is opgenomen.
Voorafgaand aan de inhoud van deze nota gaat
de samenvatting daarvan.
De
verbetervoorstellen voor het rechtsbeschermingsbedrijf kunnen reeds leiden tot
een efficiencyverhoging van 10%. Deze
efficiencyverbeteringen kunnen kostenneutraal
worden ingevoerd. Professionele
inhoudelijke kwaliteit en zorgvuldigheid blijven gewaarborgd.
Aanvullend wordt
nadrukkelijk voorgesteld om in de lijn instroombeperkende maatregelen
door te voeren: zoals kwaliteit van beleid en regelgeving, het hanteren van
drempelbedragen bij terugvorderingen, beleid tot overslaan van
bezwaarschriftenfase, beleid omtrent de uniforme openbare
voorbereidings-procedure, intensivering van de focus op ambtelijk herzien,
mondeling toelichten van het bestreden besluit.
Voor de ACB worden qua werkwijze en procedure
een aantal voorstellen gedaan die een positieve invloed hebben op de efficiency
en de termijn. Hierbij gaat het o.a. om het beperken tot de kern van het
geschil op de hoorzitting, het horen door de voorzitter alleen, frequenter
vergaderen en het alleen en binnen 1 week door de voorzitter reageren op het
conceptadvies.
Alle
efficiencybevorderende maatregelen die voorgesteld worden om door te voeren,
zijn te vinden in de paragrafen 2.1 en 2.2 en bijlage 1 van deze nota.
Mocht de instroom
boven een bepaalde norm komen, dan zal worden gewerkt met de maatwerkplusformule.
De capaciteit van het rechtsbeschermingbedrijf is gebaseerd op een bepaalde
instroom van zaken. Bij pieken in de instroom is die capaciteit niet voldoende
en zal voor de afhandeling extra externe capaciteit worden ingehuurd die
doorberekend wordt aan de lijn/de bron. Dekking voor deze extra kosten kan door
de lijn o.a. gevonden
worden door kosten van bezwaarschrift-afhandeling
als onderdeel van de projectkosten op te nemen.
Met bovenstaande wordt de keten van
bezwaarschriftafhandeling ingericht naar het concept van de lerende organisatie. De maatwerkplusformule
verschaft de financiële prikkel om o.a. de instroombeperkende
maatregelen daadwerkelijk naar gelang de situatie aan te wenden. De rechtsbescherming als onderdeel van verlengd bestuur vraagt om een dergelijke
cultuurverandering, waarbij ambtelijk meer prioriteit wordt gegeven aan de inrichting van de heroverwegingsfase. Waar mogelijk dient door de ambtelijke
organisatie/het primair proces geleerd te worden van de uitkomsten van de bezwaarschriftafhandeling..
Er kunnen vier basismodellen voor het afhandelen
van bezwaarschriften worden onderscheiden: het commissiemodel, het ambtelijk
horen model, het gemengde model en het bestuurlijk horen model. Voor ieder
model geldt dat eerst de huidige achterstanden moeten worden weggewerkt. De
kosten hiervoor zijn niet in deze nota opgenomen.
Het bestuurlijk horen model wordt niet
verder uitgewerkt, omdat het voor Delft niet wenselijk te achten is dat
burgemeester en wethouders gaan horen.
Het ambtelijk
horen levert een aanvullende efficiencyverbetering van rond de 7% (Kamer II
6%). Ambtelijk horen kan alleen bij eenvoudige zaken worden toegepast en leent
zich voor een deel van de zaken binnen de Kamers I, II en III. In combinatie
met de algemene verbetervoorstellen uit hoofdstuk 2 levert dit een totale efficiencywinst van 17% (Kamer II
16%).
Het
Commissiemodel is het model dat momenteel
gehanteerd wordt. Indien tegen één besluit meerdere bezwaarschriften
binnenkomen, wordt uit efficiency-overwegingen de zaak zoveel mogelijk als één
geheel/geclusterd behandeld, dit geldt voor het rechtsbeschermingsbedrijf en
voor de commissie (hoorzitting, advies)
Het commissie-,
ambtelijk horen- en gemengd-model zijn onder bepaalde voorwaarden in gelijke
mate in staat een bezwaarschrift Awb-conform en met goede kwaliteit af te
handelen. Er
is wel een (beperkt) verschil in de kosten die gemoeid zijn met het doorvoeren
van een bepaald model.
Commissiemodel:
|
Meerkosten |
Claim |
Tijdigheid: Gewaarborgd indien: |
|
|
uitbreiding fte
0,95 * € 59.000 (schaal 10) |
S € 56.050 |
S € 38.350 |
frequenter
vergaderen door de commissie |
S € 10.000 |
S € 10.000 |
Kwaliteit: |
|
|
Gewaarborgd |
- |
- |
NB:
de claim van 48.000
euro is opgenomen in de begroting 2006 e.v. .
Ambtelijk horen model:
|
Meerkosten |
Claim |
Tijdigheid: Gewaarborgd indien: |
|
|
Uitbreiding fte 0,52 * € 68.000 (schaal 11) |
S € 35.360 |
S € 17.660 |
Kwaliteit: Gewaarborgd indien: |
|
|
V&O traject 8 personen
circa € 1.250 |
I € 10.000 |
- |
Implementatie |
Nihil |
- |
Werving |
I € 1.000 |
- |
Functiewaardering |
PM |
PM |
Gemengd
model:
|
Meerkosten |
Claim |
Tijdigheid: Gewaarborgd indien: |
|
|
uitbreiding fte
0,78 * € 59.000 (schaal 10) |
S € 46.020 |
S € 28.320 |
Kwaliteit: Gewaarborgd indien: |
|
|
V&O traject 4 personen a € 1.250 |
I € 5.000 |
- |
Implementatie |
Nihil |
- |
Functiewaardering |
PM |
PM |
100% Awb-conform
werken is in de praktijk moeilijk haalbaar. De instroom is op sommige momenten lastig te voorspellen en beperkt te
beïnvloeden. Dat kan er toe leiden dat de 14-wekentermijn niet op elk moment
gehaald wordt. Het halen van de Awb-termijnen valt of staat verder met het
nakomen van afspraken daarover. Het is bijvoorbeeld van belang om de
verantwoordelijke actor in de lijn aan te spreken op de overschrijding van de
termijnen.
Op basis van
bijlage 3 laat het ambtelijk horen model de grootste verruiming van de
verwerkingscapaciteit van het rechtsbeschermingsbedrijf zien. Gelet op de
nadelen (zie paragraaf 3.2) die kleven aan dit model en gelet op de
omstandigheid dat het model onvoldoende op alle zaken toepasbaar is, gaat de
voorkeur niet naar dit model uit. Bovendien betekent dit model een aanzienlijk
verandertraject voor zowel lijn als rechtsbeschermingsbedrijf, waarvan de
uitkomst niet altijd te voorspellen valt.
Het gemengde
model geeft ook een verhoging van de verwerkingscapaciteit van het
rechtsbeschermingsbedrijf te zien. Echter, gekeken moet worden naar de effecten
voor de hele keten van rechtsbescherming, dus inclusief het opdrijvende effect
op de hoeveelheid vervolgprocedures en de bijbehorende ambtelijke capaciteit-
en ondersteuningskosten. Het beoogde efficiencyvoordeel gaat hierdoor nagenoeg
teniet. Ook dit model betekent een aanzienlijk verandertraject voor zowel lijn
als rechtsbeschermingsbedrijf, met nog onzekere resultaten.
Op basis van het
uitgevoerde onderzoek blijkt dat er in het commissiemodel nog voldoende
verbetermogelijkheden zijn om bezwaarschriften binnen de wettelijke
termijnen, op inhoudelijk zorgvuldige wijze en tegen aanvaardbare kosten af te
handelen (tijdigheid, kwaliteit en betaalbaarheid).
Dit leidt er toe
dat wordt voorgesteld vooralsnog met het commissiemodel voort te gaan met
inachtname van de doorvoering van de in deze nota voorgestelde maatregelen als
efficiencyverbeteringen, instroombeperkende maatregelen en hanteren van de
maatwerkplusformule.
Een medio 2006 geplande
evaluatie ten aanzien van de werking van de in deze nota opgenomen maatregelen moet duidelijk maken of
door deze maatregelen bezwaarschriften daadwerkelijk tijdig, inhoudelijk zorgvuldig
en betaalbaar worden
afgehandeld.
Dit hoofdstuk
beschrijft welke wijzigingen binnen elke schakel van de keten wenselijk en
mogelijk zijn.
Wijzigingen in de
bezwaarschriftafhandeling kunnen betrekking hebben op ‘werkwijze’ en
‘procedure’. Bij wijzigingen in de werkwijze zullen gevolgen optreden voor de
tijdsbesteding per zaak waardoor meer zaken met dezelfde formatie kunnen worden
afgehandeld.
Bij wijzigingen in
de procedure zal het aspect tijdigheid effecten ondervinden. Hiermee wordt
namelijk de efficiency van het huidige proces aangescherpt.
Deze
efficiencyverbeteringen kunnen kostenneutraal
worden ingevoerd.
Voor elke actor
binnen de keten zijn verbetervoorstellen in de werkwijze mogelijk. Via
vragenlijsten en interviews zijn de volgende mogelijkheden naar boven gekomen.
Een uitgebreide
beschrijving van de verbetervoorstellen treft u aan in Bijlage 1.
Voor het lijnmanagement
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
·
Instroombeperkende
maatregelen door verhoging kwaliteit van beleid en regelgeving.
·
Instroombeperkende
maatregelen als het hanteren van een drempelbedrag bij terugvorderingen.
·
Opnemen van
een post voor bezwaarschriftafhandeling als onderdeel van de projectkosten.
·
Beleid omtrent
het overslaan van de bezwaarschriftenfase.
·
Beleid omtrent
de uniforme openbare voorbereidingsprocedure.
·
Intensivering
van de focus op ambtelijk herzien.
·
Mondeling
toelichten van het bestreden besluit.
Voor het rechtsbeschermingsbedrijf
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
·
Werken met een
korter preadvies.
·
Werken met
beknopte verslaglegging van de hoorzitting.
·
Mededeling
omtrent het ontbreken van de verschijningsplicht voor een hoorzitting.
·
Instellen van
de maatwerkplus-formule bij overschrijding van de formatieve capaciteit.
Voor de ACB
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
·
Beperken tot
de kern van het geschil op de hoorzitting.
·
Horen door de
voorzitter alleen.
·
Frequenter
vergaderen.
Door het binnen de
keten maken van afspraken over de beschikbare termijnen per schakel, kan per
bezwaarschrift een traject ingezet worden waarbij Awb-conform gewerkt wordt.
Het halen van de termijnen valt of staat dan ook met het nakomen van die
afspraken. Het is van belang om de verantwoordelijke actor in de lijn aan te
spreken op de overschrijding van de termijnen.
Een uitgebreide
beschrijving van de verbetervoorstellen treft u aan in Bijlage 1.
In Bijlage 2 staan
de processtappen en bijbehorende termijnen van de huidige procedure beschreven
indien er Awb-conform wordt gewerkt.
Voor het lijnmanagement
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
·
Verweervoering
binnen 2 weken.
·
Voorleggen van
heroverwegingsbesluit aan college binnen 2 weken.
Voor het rechtsbeschermingsbedrijf
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
·
Ontvankelijkheidbepaling
binnen 1 week.
·
Voorbereiden
en houden zitting gedurende 3 weken.
·
Opstellen
advies 2 weken.
Voor de ACB
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
·
Reactie op
conceptadvies alleen door voorzitter en binnen 1 week.
Voor de
werkprocessen van het rechtsbeschermingsbedrijf wordt momenteel een
automatiseringssysteem (Cerberus) ingericht. Dit systeem wordt dusdanig
ingericht dat het de volledige keten van bezwaarafhandeling ondersteunt.
Hierdoor zal het goed kunnen dienen als signaleringsinstrument van structurele
knelpunten in het nakomen van de afspraken.
Vier basismodellen
laten zich benoemen voor de afhandeling van bezwaarschriften:
·
het commissiemodel
: een onafhankelijke adviescommissie, zoals wij dat nu kennen;
·
het ambtelijk
horen model : ambtelijk horen en adviseren;
·
het gemengde
model : deels een onafhankelijke commissie en deels ambtelijk horen en
adviseren;
·
het
bestuurlijk horen model : horen en adviseren door burgemeester of wethouder.
Het bestuurlijk
horen model wordt niet verder uitgewerkt, omdat alleen al de tijdsbelasting om
te horen aan de zijde van het betreffende bestuursorgaan als onwenselijk wordt
ervaren. Hieronder de overige modellen waarbij de trits ‘tijdigheid, kwaliteit
en betaalbaarheid’ als meetlat wordt gehanteerd.
In Bijlage 3 staat
een gedetailleerde berekening van de huidige en na invoering van de
efficiencymaatregelen voor het rechtsbeschermingsbedrijf geldende afhandelingsnormen
bij de verschillende modellen.
Binnen Delft wordt
momenteel gewerkt met het commissiemodel. Bezwaarschriftafhandeling gebeurt in
een keten door de actoren lijnmanagement, rechtsbeschermingsbedrijf en ACB,
waarbij elke actor medeverantwoordelijk geacht moet worden voor het Awb-conform
werken.
Positieve punten:
1. Hoge
kwaliteit
Vastgesteld moet worden dat het commissiemodel in zijn huidige vorm garant
staat voor een hoge kwaliteit.
2. Grote
zeefwerking
Door de hoge kwaliteit is
het aantal vervolgprocedures dat ingesteld wordt bij overige gerechtelijke
instanties zeer laag. Dit heeft positieve gevolgen voor het imago van de
gemeente Delft bij zowel de burger als de rechterlijke macht. Tevens heeft het
tot gevolg dat niet nogmaals verweer gevoerd hoeft te worden bij een
rechterlijke instantie, waardoor een kostenbesparing op ambtelijke inzet wordt
gerealiseerd.
3. Lange
Awb-termijn
Bij het werken met een
onafhankelijke commissie geeft de Algemene wet bestuursrecht een termijn van 14
weken.
Negatieve punten:
1.
Veel ambtelijke ondersteuning
Om de commissieleden goed
te ondersteunen en de hoorzittingen te organiseren, is relatief veel ambtelijke
ondersteuning nodig door secretarissen en administratieve krachten.
2.
Weinig directe sturingsmogelijkheid
De onafhankelijkheid van de
ACB betekent dat zij zelf bepaalt hoe de werkwijze ter zitting is en dat de
secretarissen inhoudelijk alleen verantwoording verschuldigd zijn aan de
commissie. Dit betekent minder directe sturingsmogelijkheid vanuit de
ambtelijke organisatie.
Ook binnen dit
model moet bedacht worden dat het Awb-conform werken valt of staat met de
prioriteit die gegeven wordt door de organisatie aan het tijdig reageren op de
verzoeken om informatie van de hoorambtenaar.
De tijd benodigd
voor het zich inhoudelijk verdiepen in een zaak en het opstellen van een advies
wijkt bij dit alles niet af van de situatie in het commissiemodel.
Positieve punten
1.
Geen vaste tijdschema’s
Een hoorzitting kan in
principe op elk gewenst moment belegd worden. Maar het is waarschijnlijk dat
bij grote aantallen bezwaarschriften ook gewerkt zal worden met vaste momenten
in de week vanuit een oogpunt van organisatorisch indelen van de werklast.
2.
Geen verweerschrift
Een verweerschrift is niet
een noodzakelijk vereiste. Door de hoorambtenaar kan mondeling informatie
ingewonnen worden. Dit betekent een ontlasting aan de kant van de lijn.
3.
Snel advies
Na het horen kan relatief
snel een advies uitgebracht worden (inclusief een concept heroverwegingsbesluit).
4.
Weinig overhead
Er zijn weinig vaststaande
procedures en de hoorambtenaar opereert volledig zelfstandig. De procesgang
vindt dus plaats over een minimaal aantal schijven. Dit werkt sneller en levert
tijdswinst op.
Negatieve punten
1.
Zwaardere voorbereiding
Het opstellen van een stuk
als voorbereiding zal vermoedelijk zwaarder gaan wegen omdat de extra check van
deskundige commissieleden op juistheid en volledigheid tijdens de hoorzitting
ontbreken zal. Mogelijk kan worden volstaan met persoonlijke aantekeningen,
zodat het minder tijd zal vergen om het op te stellen.
2.
Minder kwaliteit
Minder tijdsbesteding en niet de deskundige check van een commissie, kan leiden
tot minder kwaliteit van het advies en dus tot minder kwaliteit van de beslissingen
op bezwaar. De eenheid in de besluitvorming zal moeilijker te waarborgen
zijn.In de beroepsfase kan het heroverwegingsbesluit dan ook minder vaak stand
houden.
3.
Risico toename beroepsprocedures
Gebleken bij andere gemeenten is dat het horen en adviseren door een ambtenaar
als minder deskundig en onpartijdig wordt ervaren. Een verslechtering van het imago van de gemeente
en toename van het aantal beroepsprocedures met ongeveer 12% was het gevolg.
4.
Kortere Awb-termijn
Volgens de Algemene wet bestuurswet is voor bezwaarschriftafhandeling zonder
onafhankelijke adviescommissie 10 weken beschikbaar zijn; dit is 4 weken minder
dan bij het commissiemodel.
5.
Niet geschikt voor alle zaken
Niet alle besluiten lenen
zich ervoor om via ambtelijk horen te worden afgedaan. Complexe zaken,
ingewikkelde juridische vraagstukken en rechtspositionele aangelegenheden laten
zich in ieder geval slecht ambtelijk behandelen.
6.
Hogere personeelslasten
De
functie van ambtelijk hoorder is een andere dan die van secretaris rechtsbeschermingsbedrijf
of verweervoerder. Een hogere inschaling is waarschijnlijk op zijn plaats.
Personele gevolgen
Een volgende vraag
is door wie en waar dit ambtelijk horen en adviseren, dient plaats te vinden.
Gedacht kan worden aan de huidige secretarissen van de ACB en aan ambtenaren
uit de lijn die zich momenteel bezighouden met verweervoering.
Het is van belang
dat de onafhankelijkheid van deze hoorambtenaren en de zorgvuldigheid van
afhandeling worden gewaarborgd. Schijn van partijdigheid van de hoorambtenaren
moet zoveel mogelijk voorkomen worden. Door handhaving van het statuut dat nu
voor de secretarissen geldt en door een van de lijn onafhankelijke
organisatorische ophanging zou dit gerealiseerd kunnen worden.
Zowel secretarissen
als lijnfunctionarissen zullen voor een dergelijke functie terdege toegerust
moeten worden. Een vorming- en opleidingstraject zal nodig zijn. De effecten
hiervan zullen zich pas na een benodigde implementatieperiode openbaren. Een
wervingstraject zal nodig zijn, omdat niet elke secretaris of lijnfunctionaris
de wens heeft om als hoorambtenaar ingezet te worden.
Het zelfstandig
horen en adviseren wordt gezien als een zwaardere functie en vraagt andere
competenties dan het voeren van verweer of het ondersteunen van de ACB. Het
betreft hier dan ook een functiewijziging met rechtspositionele aspecten,
waarvoor een functiewaarderingstraject uitgezet zal moeten worden en de
Ondernemingsraad geconsulteerd zal horen te worden.
Bij het gemengde
model is het van belang de focus te richten op hoe bepaald zou kunnen worden
welk soort zaken zich leent voor behandeling door een commissie en in welke
gevallen het ambtelijk horen model op zijn plaats zou zijn.
Hiervoor is
denkbaar dat of per geval dit door of namens het bestuursorgaan wordt
vastgesteld of dat tevoren dit structureel in de verordening voor de commissie
geregeld wordt. De eerste optie heeft het relatieve voordeel van de
flexibiliteit, maar heeft als nadeel dat voor elk bezwaarschrift een extra
beslismoment moet worden ingelast om te bepalen welke wijze van behandeling
geschikt is.
De mogelijkheid van
vastlegging in de verordening scoort hoog uit een oogpunt van rechtszekerheid.
De burger weet tevoren waar hij aan toe is en ook voor de gemeentelijke organisatie
is deze zekerheid op voorhand vanuit organisatorisch oogpunt wenselijk. Deze
laatste wijze verdient dan ook de voorkeur.
Voor het bepalen
welk soort zaken niet langer onder de competentie van de ACB zou moeten vallen
en waarom niet, zijn belang criteria als: de ingewikkeldheid van de zaak,
ingrijpende nieuwe wetgeving, of er derde-belanghebbenden in het spel zijn, of
het om een één op één relatie gaat tussen burger en overheid en of het om
veelvuldig terugkerende soorten zaken gaat binnen relatief vaststaande
wettelijke en beleidsmatige kaders. Gesteld kan worden dat de complexiteit van
een zaak bepaald welke soort zaken via ambtelijk horen kunnen worden afgedaan
en dat in ieder geval de zaken uit Kamer IV (rechtspositionele aangelegenheden)
zich niet lenen voor ambtelijk horen.
Als
verbeterresultaten leveren de efficiencymaatregelen bij het rechtsbedrijf sec
en in combinatie met de verschillende modellen een positief effect op de
benodigde hoeveelheid extra verwerkingscapaciteit om de instroom het hoofd te
kunnen bieden. De efficiencywinst van 10% bij het commissie model leidt er toe
dat in plaats van 1,72 fte uitbreiding, 0,95 fte nodig is. Een besparing van
0,77 fte.
Voor het ambtelijk
horen model en het gemengde model betreft dit een besparing van 1,2 fte
respectievelijk 0,94 fte.
In bijlage 4 is een
nadere uitwerking te vinden.