In de vergadering van 3 mei jl.l heeft uw college een notitie (nr 560263) behandeld inzake verbeteringsmogelijkheden in de opzet van de Delftse begroting. Daarin zijn ook gewenste aanpassingen beschreven op basis van het onderzoek van de accountant Ernst & Young naar de Delftse systematiek van kostentoerekening. Dit onderzoek werd uitgevoerd in opdracht van de gemeenteraad.
In de genoemde notitie zijn de gewenste aanpassingen
reeds op hoofdlijnen beschreven. Daarbij werd aangekondigd dat een meer
uitgewerkte blauwdruk nog aan u zou worden voorgelegd. Deze uitwerking is in
deze nota verder beschreven. Zij geeft bovendien aanleiding tot een
begrotingswijziging omdat de nieuwe systematiek van kostenverdeling een iets
andere verdeling van kosten over producten en programma’s tot gevolg heeft.
De conclusies en aanbevelingen van de accountant
worden beknopt samengevat in het volgende hoofdstuk. Vervolgens vindt een
beschrijving plaats van de wijze waarop deze aanbevelingen in de Delftse
begroting zijn uitgewerkt:
- In paragraaf 3 betreft dit de wijzigingen in de kostenverdeling
van het cluster Middelen naar de primaire clusters;
- In paragraaf 5 wordt vervolgens beschreven hoe de kostenverdeling
is gewijzigd van de primaire clusters naar de producten van de gemeente
Delft.
In de paragrafen 4 en 6 wordt aandacht besteed aan
enkele bijzondere onderwerpen, namelijk de eliminatie van loops in de
kostenverdeling tussen vakteams, en de kostenverdeling van het vakteam
Vastgoed.
De herijking van de productieve uren per
functiesoort die voor de bedrijfsmatige vakteams in de begroting gehanteerd
gaan worden, is het onderwerp van paragraaf 7, waarna een voorbeelduitwerking
wordt gegeven voor het vakteam Civiel in paragraaf 8.
De vereenvoudiging van de kostenverdeling in de
begroting heeft gevolgen voor de samenstelling en omvang van aangerekende
kosten per product en per programma. Deze zijn overigens relatief gering in de
omvang, maar leiden wel tot een begrotingswijziging. Deze is opgenomen en wordt
toegelicht in paragraaf 9.
2. Samenvatting aanbeveling van de accountant (Ernst&Young).
Op hoofdlijnen ziet het proces van kostenverdeling
in Delft er als volgt uit. Daarbij zijn de verdeelsleutels die voor de
kostentoerekening worden gebruikt cursief weergegeven.
Schema hoofdlijn
kostenverdeling.
producten kredieten
De accountant komt in zijn
onderzoek tot de conclusie dat deze systematiek transparant is en bovendien
relatief goed wordt toegepast. In vergelijking met andere gemeenten die in het
onderzoek zijn betrokken, is Delft het verst gevorderd.
Vervolgens concludeert de
accountant ook dat op onderdelen verbetering c.q. vereenvoudiging mogelijk is:
·
Door
een gedetailleerd systeem van doorberekening van kosten bij een omvangrijk
aantal vakteams wordt het inzicht voor de budgethouder in de begroting en de
financiële verantwoording beperkt;
·
Het
niveau waarop de tijdsbesteding en de kosten transparant gemaakt wordt, is
afhankelijk van de aard van het vakteam
(bedrijfsmatig of beleidsmatig) en de aard van het geleverde product (goed of
slecht normeerbaar). Bij bedrijfsmatige vakteams kan men werken met
gedetailleerde kostprijzen en gedifferentieerde uurtarieven. Voor
overheidsmatige/beleidsmatige activiteiten zou de systematiek vereenvoudigd
kunnen worden.
In navolgende hoofdstukken is beschreven hoe deze
aanbevelingen in de begroting zijn verwerkt en wat voor consequenties dat heeft
voor de verdeling van kosten over de gemeentelijke producten.
- Kostenverdeling van het cluster Middelen
Als eerste stap in de kostenverdeling worden de
kosten verdeeld van de vakteams van het cluster Middelen naar de primaire
clusters. Dit zijn dus met name de cluster Publiekszaken en Wijk/Stadszaken,
omdat het cluster Middelen daarvoor de meeste werkzaamheden verricht.
De voornaamste aanpassingen als gevolg van de
aanbevelingen van de accountant zijn de volgende:
- Er vinden geen onderlinge doorbelastingen meer plaats tussen
vakteams van het cluster Middelen;
- De doorbelasting van het cluster Middelen naar de primaire vakteams
gebeurt door middel van twee tarieven: een tarief per werkplek en een
tarief per werknemer. Voorheen hanteerde ieder vakteam van het cluster
Middelen een eigen tarief voor de doorbelasting van kosten.
Opbouw van deze tarieven in de begroting 2006 is als
volgt:
|
kosten cluster Middelen per vakteam |
kosten |
verdeelsleutel |
|
220000
- directie cluster Middelen |
€ 250.768 |
medewerkers |
|
222200
- Communicatie |
€ 1.225.056 |
medewerkers |
|
222300
- Informatiebeheer |
€ 2.291.489 |
medewerkers |
|
222400
- Financiën, Inkoop en AO |
€ 3.446.417 |
medewerkers |
|
222600
- Huisvesting en Informatie Technologie |
€ 11.606.084 |
werkplekken |
|
222700
- Juridische Zaken |
€ 940.044 |
medewerkers |
|
222800
- Personeel en Organisatie |
€ 4.401.628 |
medewerkers |
|
Eindtotaal |
€ 24.161.486 |
|
|
|
|
|
|
te
verdelen kosten o.b.v. werkplekken
(1) |
€ 11.606.084 |
|
|
te
verdelen kosten o.b.v. werknemers
(2) |
€ 12.555.402 |
|
|
|
|
|
|
gemeentebreed
aantal werkplekken (3) |
1006 |
|
|
gemeentebreed
aantal werknemers (4) |
1239 |
|
|
|
|
|
|
Gemeentebrede tarieven |
|
|
|
werkplekgebonden
kosten (1) / (3) |
11.537 |
|
|
werknemergebonden
kosten (2) / (4) |
10.133 |
|
|
|
|
|
|
aangerekende kosten per vakteam: |
aantal |
kosten |
|
|
|
|
|
Mobiliteit (voorbeeld) |
|
|
|
werkplekgebonden
kosten Middelen |
18 |
€ 207.664 |
|
werknemergebonden
kosten Middelen |
17 |
€ 172.269 |
|
totaal aangerekende kosten Middelen |
|
€ 379.933 |
Consequenties voor de kosten
per product.
De boven beschreven
vereenvoudigingen hebben wel een geringe herverdeling van kosten over de
primaire vakteams tot gevolg en daarmee uiteindelijk ook over de producten.
Deze herverdeling vloeit
voort uit de beëindiging van de onderlinge doorbelastingen tussen de Middelen
vakteams. Het vakteam Huisvesting en Informatie Technologie (HIT) belast
bijvoorbeeld geen kosten meer naar de vakteams FIA (Financiën, Inkoopmanagement
en Administratieve Organisatie) en P&O. Laatstgenoemde vakteams belasten
hun kosten door o.b.v. een werknemertarief. Dat tarief wordt nu goedkoper
(omdat er er dus geen ICT-kosten meer in zitten)
Het
vakteam HIT belast zijn kosten nu rechtstreeks door naar de primaire vakteams.
Dit gebeurt in een tarief per werkplek. Dat wordt dus duurder omdat hier nu
ICT-kosten inzitten die voorheen via P&O en Financiën in het
werknemertarief zaten.
Het
gevolg is dat vakteams die veel werknemers en weinig werkplekken hebben (zoals
Stadsbeheer) minder kosten krijgen aangerekend. Vakteams met relatief veel
werkplekken krijgen meer kosten aangerekend. Per saldo is het verschil voor de
gehele organisatie uiteraard nul, omdat de totale kosten van het cluster
Middelen niet stijgen.
Tabel 1: tarieven Middelen per werkplek en werknemer in de begroting
2006.
|
Gemeentebrede tarieven |
Voor ombouw |
Na ombouw |
|
werkplekgebonden
kosten |
€ 9.494 |
€ 11.537 |
|
werknemergebonden
kosten |
€ 11.691 |
€ 10.133 |
In hoofstuk 9 is een
toelichting opgenomen op de totale begrotingswijziging die het gevolg is van
deze ombouw.
4.
eliminatie van loops in de begroting.
Kostenverdelingen zijn
gebaseerd op het volgtijdelijk doorverdelen van kosten, uiteindelijk naar
kostendragers (meestal zijn dat producten). Bij loops wordt de
volgtijdelijkheid doorbroken omdat kosten tussen organisatie-onderdelen
onderling worden doorbelast.
Loops zijn geconstateerd
tussen:
·
het
vakteam Vastgoed en het cluster Middelen (onderdeel Huisvesting);
·
de
Technische Dienst en diverse onderdelen van het cluster Middelen, alsmede het
bureau Managementondersteuning (BMO) van de sector Stadsbeheer;
·
de
kostenplaatsen van tractiemiddelen (voertuigen) en verschillende vakteams van
de sector Stadsbeheer en het cluster Middelen.
In de meeste gevallen zijn
deze loops geëlimineerd doordat de betrokken vakteams elkaar nog wel kosten in
rekening brengen, middels een vast tarief, waarna een terugdoorbelasting echter
niet meer plaatsvindt.
Voorts is een aantal
tractiekostenplaatsen samengevoegd. Tenslotte zijn enkele kostenplaatsen
opgeheven doordat de kosten van betrokken tractiemiddelen rechtstreeks zijn
verantwoord op de producten waarvoor zij overwegend worden ingezet. Voorbeelden
zijn de takkenkneuzer voor het product openbaar
groen en de grafdelfmachine voor het product begraafplaatsen en
lijkbezorging.
Consequenties voor de kosten
per product.
De bovenbeschreven ingrepen
in de begroting hebben uiteraard geen effect op het totaal van de lasten maar
wel op de verdeling daarvan over de producten. Deze en dergelijke
herverdeeleffecten blijven echter alle gering in omvang (maximaal enkele
tienduizenden euro’s). In hoofstuk 9 is een toelichting opgenomen op de totale
begrotingswijziging die het gevolg is van deze ombouw.
- kostenverdeling van de primaire vakteams.
In de huidige begroting belasten alle primaire
vakteams hun kosten grotendeels door naar de producten in de productenraming.
Dit gebeurt door de geraamde productieve uren per product te vermenigvuldigen
met een tarief per functiesoort.
In de kostenverdeling van deze vakteams zijn de
navolgende vereenvoudigingen en verbeteringen doorgevoerd:
1. Voor
de vakteams die overheidsmatige/beleidsmatige activiteiten uitvoeren is de
huidige methode van kostenverdeling op basis van productieve uren verlaten.
Hier is volstaan met een eenvoudiger (minder arbeidsintensieve) verdeelsleutel.
De verdeelsleutel is een percentageverdeling van de vakteamkosten over de
producten. Dit geldt ook voor de
vakteams als VAK, Gemeentemusea e.d. gezien hun grote zelfstandige positie
binnen de gemeentelijke organisatie.
2. De
bedrijfsmatige vakteams van de gemeente blijven wel kosten verdelen op basis
van begrote (en gerealiseerde) uren per product. Daarbij is echter het aantal
uurtarieven gereduceerd waarmee de doorbelasting plaatsvindt. Onder
bedrijfsmatig wordt verstaan: werkzaamheden die verricht worden voor
grondexploitaties, investeringen en activiteiten waar opbrengsten tegenover
staan (bijvoorbeeld bouwleges, rioolrechten, reinigingsrechten,
begrafenisrechten etc.) en werken voor
derden. Het vakteam Belastingen en de sector TOR vallen weliswaar onder de
definitie van bedrijfsmatige vakteams, maar deze schrijven geen tijd, zodat ook
hier is gekozen voor de eenvoudiger percentage-verdeling van de kosten over de
producten. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de bedrijfsmatige
vakteams in de gemeentelijke organisatie.
3. Voor
de bedrijfsmatige vakteams is het aantal functiesoorten gereduceerd en
bovendien zijn de aantallen productieve uren herijkt, zodat deze beter
aansluiten op de werkelijkheid. Dit punt wordt afzonderlijk behandeld in het
volgende hoofdstuk.
Consequenties voor de
kosten per product.
De kosten per
product worden niet of nauwelijk beinvloed door deze operatie. Bij de
overheidsmatige/beleidsmatige vakteams is gekozen voor een procentuele
verdeling die gelijk is aan relatieve verdeling van kosten in de oude
begroting.
Bij
de bedrijfsmatige vakteams blijft de doorbelasting van kosten op basis van
productieve uren dus gehandhaafd. Daarbij is wel de samenstelling en de hoogte
van de uurtarieven enigszins gewijzigd, maar dat heeft dus geen significante
invloed op de begroting. In hoofstuk 9 is een toelichting opgenomen op de totale
begrotingswijziging die het gevolg is van deze ombouw.
- kostenverdeling van het vakteam
Vastgoed.
Het vakteam
Vastgoed is verantwoordelijk voor de eigenaarslasten van de gemeentelijke
panden. Deze kosten worden door Vastgoed doorbelast naar gemeentelijke
producten waarvan andere vakteams (ambtelijk) budgethouder zijn. Deze kosten
worden nu doorbelast op basis van nacalculatie,
dat wil zeggen dat de werkelijke kosten worden doorbelast. Dit kan leiden
tot afwijkingen ten opzichte van de begroting die voor de budgethouders van de
betrokken producten niet beďnvloedbaar zijn. Omvang en samenstelling van deze
afwijking worden bovendien pas in een laat stadium bekend.
In de nieuwe
opzet wordt de doorbelasting van de eigenaarslasten door Vastgoed aan de andere
budgethouders gebaseerd op een vast tarief (interne huur). Het budgetrisico
voor eventuele afwijkingen tussen begrote en werkelijke eigenaarslasten komt
daarbij voor rekening van Vastgoed. Het vakteam Vastgoed zal – als budgethouder
– deze verschillen in beheersrapportages en in de jaarrekening ook moeten
verklaren.
Wij
stellen bovendien voor om een eventueel voor- of nadelig verschil tussen
begrote en werkelijke eigenaarslasten te verrekenen met een nog in te stellen
egalisatiereserve Vastgoed. Die zal voor een adequate beheersing worden
opgesplitst in drie delen, te weten gemeentelijke huisvesting, beleidsvelden en
overig.
De gemeenteraad,
B&W en GMT hebben als volgt invloed op de hoogte van de constante
doorbelasting (interne huur) aan de overige budgethouders:
·
de stijging
van de prijzen per vierkante meter wordt meegenomen in de notitie nominale
ontwikkelingen die een regulier onderdeel vormt van het begrotingsproces.
Uiteindelijk worden deze nominale prijs en tariefstijgingen vastgesteld in de
Programmabegroting;
·
de kaders die
invloed hebben op de onderliggende kostencalculaties worden in de paragraaf
Onderhoud Kapitaalgoederen van de programmabegroting meegenomen;
·
toevoegingen
en onttrekkingen aan de egalisatiereserve Vastgoed worden meegenomen in de
resultaatbestemming bij de jaarrekening.
- Normering van productieve uren van
bedrijfsmatige vakteams.
Bij
de inrichting van de gemeentelijke begroting na de reorganisatie zijn tarieven
bepaald voor in
totaal 7 functiesoorten, waarbij ook het bruto/netto-traject per functiesoort
is genormeerd (zie onderstaande tabel).
tabel 2:
productieve uren per functiesoort na gemeentelijke reorganisatie NEON.
Deze normtijden worden
gebruikt om tarieven te berekenen die in de begroting worden gehanteerd voor de
doorbelasting van kosten van een vakteam naar de gemeentelijke producten. De
algemene formule voor de berekening van een tarief is:
Totale
kosten vakteam X
Tarief vakteam X
=
Totale
productieve uren medewerkers vakteam X
Deze begrotingsnormen voor
productieve uren waren dringend aan herziening toe. Ten eerste wordt een aantal
functiecategoriën in de praktijk niet of nauwelijks meer gebruikt. Dit geldt
met name voor de categoriën kantoorpersoneel met bezwarende omstandigheden en
buitendienstpersoneel met bezwarende omstandigheden.
Daarnaast dienden ook de
afzonderlijke regels voor improductieve – en indirect productieve tijd te
worden geactualiseerd. Daarbij is, behalve uiteraard met de gemeentelijke
arbeidsvoorwaarden, ook rekening gehouden met de praktijk van de bedrijfsmatige
vakteams, met name van de sectoren Ingenieursbureau en Stadsbeheer.
Dit heeft geleid tot een
hernieuwde vaststelling van normtijden voor de functiecategoriën in de
onderstaande tabel[1].
Tabel 3: nieuwe voorstel opbouw productieve uren per
functiesoort
|
|
Leiding
gevend personeel |
Kantoorpersoneel |
Buitendienstpersoneel |
|
Bruto uren (exclusief feestdagen) |
1.826 |
1.826 |
1.826 |
|
|
|
|
|
Improductief |
|
|
|
|
Basis- en leeftijdsverlof |
172 |
172 |
172 |
|
Ziekteverzuim |
66 |
83 |
165 |
|
(ziekte percentage, berekend over bruto
uren minus verlof) |
Gemiddelde percentage van 4% |
Gemiddelde percentage van 5% |
Gemiddelde percentage van 10 % |
Totaal improductief |
238 |
255 |
337 |
|
|
|
|
|
Indirecte productieve uren |
|
|
|
|
Onwerkbaar weer |
|
|
48 |
|
Organisatie |
795 |
157 |
60 |
|
Deskundigheidsbevordering |
40 |
40 |
24 |
|
Overige productief |
30 |
30 |
30 |
Totaal indirecte productieve uren |
865 |
227 |
162 |
|
|
|
|
|
Totaal aan productieve uren |
724, afgerond 720 |
1345, afgerond 1.350 |
1.327, afgerond 1.330 |
De eerste conclusie is dat de productieve normtijd die in de begroting wordt gehanteerd voor alle drie functiecategoriën leidinggevenden, kantoorpersoneel en buitendienstpersoneel hoger is dan de oude begrotingsnorm. Dit is overigens in overeenstemming met de praktijk dat de meeste bedrijfsmatige vakteams meer productieve uren per medewerker realiseren dan begroot is. Dit zal hieronder in een voorbeeld nog worden uitgewerkt.
Allereerst geven wij
echter een beknopte toelichting op enkele regels in de bovenstaande tabel.
Improductieve uren per
functiesoort.
De bruto-uren en het basis-
en leeftijdsverlof zijn in hoge mate afhankelijk van de gemeentelijke
arbeidsvoorwaarden, waarbij voor het leeftijdsverlof ook rekening is gehouden
met de huidige leeftijdsopbouw van het personeel.
Ziekteverzuim.
Bij de bepaling van het
ziekteverzuim per functie-categorie zijn navolgende elementen in de overweging
betrokken:
·
De
zogenaamde Verbaan-normen. Deze geven een indicatie van het haalbare verzuim in
een organisatie;
·
Realisatiecijfers
over het jaar 2004;
·
De
doelstellingsnorm die jaarlijks door het GMT voor het ziekteverzuimpercentage
wordt vastgesteld. Deze bedraagt momenteel 6% voor de gemeentelijke organisatie
als geheel. Zie hiervoor ook de paragraaf Bedrijfsvoering in de
Programmabegroting 2006-2009.
Bijzondere aandacht verdient
daarbij de norm voor het ziekteverzuim van het buitendienstpersoneel. Het
verzuimpercentage is daar hoog hetgeen overeenstemt met de huidige praktijk.
Wij stellen voor om deze norm vooralsnog slechts vast te stellen voor het
begrotingsjaar 2006. Voor het begrotingsjaar 2007 kan het GMT, in casu de
clusterdirecteur Wijk/Stadszaken, nadere afspraken maken met de leiding van de
sector Stadsbeheer – waar het buitendienstpersoneel voornamelijk werkzaam is,
om te komen tot een intensivering van de verzuimaanpak. Daarbij zullen ook de
randvoorwaarden worden ingevuld waaronder deze aanpak mogelijk wordt. Dit kan
vervolgens leiden tot aanpassing van de norm voor het ziekteverzuim voor de
begrotingsjaren na 2006. Daarbij zal overigens ook rekening moeten worden
gehouden met het gegeven dat de Reiniging mogelijk uit de gemeentelijke
organisatie wordt verbijzonderd.
Indirect productieve uren
per functiesoort.
De indirect productieve
uren, zoals voor werkoverleg en deskundigheidsbevordering hangen in zekere mate
samen met de werkprocessen van het betreffende vakteam. De tijden in tabel 3
hebben daarom meer het karakter van een richtlijn dan van een harde norm. In de
praktijk kunnen vakteams, mits beargumenteerd, afwijken van deze richtlijn. Er
is dan dus binnen zekere grenzen sprake van maatwerk.
In de praktijk kiezen
slechts enkele vakteams voor een aantal dat afwijkt van de uren in de tabel.
Enkele bedrijfsmatige vakteams met buitendienstpersoneel komen op iets hoger
aantal productieve uren uit dan de 1.330 uur in tabel 3.
Onwerkbaar weer.
De vakteams Groen en Civiel
hebben te maken met onwerkbaar weer. Rekening houdend met realisatiecijfers
over 2003 en 2004 is de norm per fte vastgesteld op 48 uur.
Organisatie.
Onder het begrip organisatie
wordt met name verstaan de tijd voor werkoverleggen, informatiebijeenkomsten,
funtionerings- en beoordelingsgesprekken, BHV en OR-activiteiten. Voor
kantoorpersoneel en buitendienstpersoneel bedraagt de normtijd respectievelijk
10 % en 4 % van de totaal beschikbare productieve uren.
Deskundigheidsbevordering.
Deelname aan seminars, korte
cursussen en trainingen.
Overig indirect productief.
Hieronder vatten wij het
bezoek aan tandarts, huisarts, recepties e.d.
Wij stellen u voor om de
productieve uren per functiesoort overeenkomstig tabel 3 opnieuw vast te
stellen voor een periode van vier jaar (begrotingsjaren 2006 tot en met 2009)
en daarna opnieuw te evalueren en eventueel bij te stellen. Uitzondering daarop
vormt de norm voor buitendienstpersoneel. Een intensivering van de aanpak van
het ziekteverzuim kan hier leiden tot een verlaging van de norm voor de
begrotingsjaren na 2006.
8.
Productieve uren, tarieven en productiviteit: het voorbeeld van Civiel.
Het effect van de
bovenbeschreven wijziging in de uren per functiesoort is uiteraard dat de
tarieven in de begroting voor de meeste vakteams lager worden. De totale kosten
van het vakteam worden immers gedeeld door een hoger aantal productieve uren.
Zie ook de formule voor de berekening van een tarief in paragraaf 7.
Dit zou kunnen leiden tot de
conclusie dat de gemeentelijke producten goedkoper kunnen worden en/of dat er
in het verleden sprake was van overbodige arbeidscapaciteit, omdat het aantal
productieve uren per medewerker te laag was begroot.
Dit is echter niet
zondermeer het geval omdat de productiviteit van de medewerkers in de
praktijk al groter was dan in de begroting was geraamd. Dit komt tot uiting
in het feit dat er in werkelijkheid meer productieve uren aan producten werden
besteed dan er in de begroting waren opgenomen, zoals blijkt uit het
onderstaande voorbeeld van het vakteam Civiel.
Tabel 4: productieve uren
van eigen personeel vakteam Civiel in de begroting en realisatie 2004 en in de
begroting 2006 voor en na herziening van de kostenverdeling.
|
|
product |
2004 |
begroting
2006 |
||||
|
|
|
begroting |
realisatie |
verschil |
voor
wijziging |
na
wijziging |
verschil |
|
5002 |
Wegen, straten en pleinen |
62.657 |
43.954 |
-18.703 |
58.622 |
65.797 |
7.175 |
|
8013 |
Onderhoud en vernieuwen riolen en gemalen |
19.621 |
17.463 |
-2.158 |
17.488 |
19.888 |
2.400 |
|
|
overige producten |
4.059 |
13.430 |
9.371 |
6.112 |
4.564 |
-1.117 |
|
|
totaal |
86.337 |
74.847 |
-11.490 |
82.222 |
90.249 |
8.458 |
|
|
aantal fte |
68,7 |
55,0 |
|
65,4 |
65,4 |
|
|
|
productieve uren per fte |
1.257 |
1.361 |
|
1.257 |
1.380 |
|
Uit dit voorbeeld blijkt dat
het aantal productieve uren per medewerker in 2004 in werkelijkheid fors hoger
was dan in de begroting. Voor de bedrijfsmatige vakteams betekent dit dat de
begroting, na herziening van de normtijden per functiesoort, beter aansluit op
hun eigen praktijk.
Er is bij dit vakteam ook
sprake van een aanmerkelijk verschil tussen formatie en bezetting. Sinds de
gemeentelijke reorganisatie is terughoudend omgegaan met de invulling van
vacatures. Het personeelsbudget dat daarmee vrijvalt wordt flexibel ingezet
afhankelijk van het werkaanbod. Een deel van het werk wordt dan ook uitbesteed
aan derden. Overigens heeft het vakteam Civiel, zoals uit dit voorbeeld blijkt,
in 2005 ruim 3 fte ingeleverd in het kader van de gemeentelijke
bezuinigingstaakstelling.
Uit de aanpassing van het
aantal productieve uren per functiesoort volgen dus geen ‘automatische’
uitspraken over de productiviteit van de betrokken vakteams. Daarvoor is
eventueel nader onderzoek nodig waarin normtijden voor werkprocessen worden
vastgesteld die vervolgens in een benchmark kunnen worden vergeleken met
vergelijkbare processen in soortgelijke organisaties.
Dit kan vervolgens
aanleiding geven tot de conclusie dat de efficiency van de gebenchmarkte
processen door bepaalde maatregelen kan worden verbeterd. Binnen de gemeente
Delft heeft bijvoorbeeld de sector WIZ, en dan m.n. het inkomensdeel daarvan,
een dergelijk traject doorlopen.
In de begroting worden de
productieve uren en tarieven slechts gebruikt als vehikel om kosten toe te
rekenen aan producten. De begroting is echter op zichzelf geen geschikt
instrument om de productiviteit van de gemeentelijke organisatie te kunnen
beoordelen.
Wel kan worden gesteld dat
een eventuele toekomstige verlaging van het ziekteverzuim bij de bedrijfsmatige
vakteams, en met name de sector Stadsbeheer, een gunstig effect zal hebben op
de productiviteit.
Bovenstaande redenering is
in beginsel ook van toepassing op de producten in de legesverordening. Hoewel de interne uurtarieven in veel
gevallen lager worden, worden in de praktijk ook meer productieve uren aan deze
producten besteed dan in het vorige begrotingsmodel waren vastgelegd. De totale
kosten blijven in de nieuwe begroting dan ook ongewijzigd omdat het product van
intern uurtarief x productieve uren gelijk blijft.
In andere gevallen is bij de
vastlegging van de tarieven reeds rekening gehouden met de hogere norm. Dit
geldt bijvoorbeeld voor de nota over de kostendekkendheid van de
begrafenisrechten (vak november 2004). Daarin is gerekend met een norm van ca.
1.400 productieve uren van het buitendienstpersoneel van het vakteam Groen, in
afwijking dus van de toen geldende begrotingsnorm.
9. begrotingswijziging
door veranderingen in kostenverdeling.
Het ligt voor de
hand dat de wijzigingen in de doorverdeling van kosten – die in de vorige
hoofdstukken werden beschreven – invloed hebben op de hoogte en samenstelling
van de doorbelaste kosten per product en per programma.
In onderstaande tabel
zijn de baten en lasten per programma opgenomen voor het begrotingsjaar 2006.
Daarbij zijn de baten en lasten in de programmabegroting 2006-2009 gezet naast
de baten en lasten die ontstaan na de wijzigingen in de kostenverdeling.
Zoals blijkt uit de tabel
zijn de verschillen die ontstaan, als ze worden afgezet tegen de totale lasten
van de programma’s,.tamelijk marginaal. In de meeste gevallen zijn de
verschillen aanzienlijk minder dan 1 % van de totale lasten van een programma.
Bij sommige programma’s
doen zich, naast de effecten van de gewijzigde kostenverdeling, nog invloeden
voor die een meer inhoudelijke achtergrond hebben. De bedrijfsmatige vakteams
hebben namelijk, na de herijking van het aantal en de samenstelling van hun
vakteamtarieven, ook een gewijzigde urenverdeling naar de producten opgesteld.
Een aantal vakteams zal
in 2006 meer uren besteden aan projecten die worden gedekt uit ISV-budgetten.
Dit leidt tot hogere doorbelaste organisatiekosten in het programma Wijkaanpak
en Wonen. Voor de gemeentebegroting is dit overigens budgetneutraal omdat daar
een onttrekking aan de reserve MRISV tegenover staat. Deze mutaties worden in
onderstaande tabel ook zichtbaar in het programma Wijkaanpak en Wonen.
Overigens wordt ongeveer
gelijktijdig met deze notitie ook de nota MRISV 2005-2009 ter besluitvorming
aan het gemeentebestuur voorgelegd. Daarin wordt de achtergrond van de extra
inspanningen in dit kader nader toegelicht waarbij ook een begrotingswijziging
gevoegd.
Binnen het programma
Duurzaamheid heeft een aanpassing van baten en lasten plaatsgevonden die
betrekking heeft enkele technische boekingen in de grondexploitaties.
De gehele operatie heeft
een nagenoeg budgetneutraal karakter voor het geheel van de gemeentebegroting.
In 2006 is het saldoverschil € 39.000. In de jaren erna schommelt het verschil
tussen de € 5.000 en € 17.000, zoals blijkt uit bijlage 1. Deze verschillen
worden veroorzaakt doordat in de nieuwe urenverdeling soms verschuivingen
optreden tussen producten, waarvan het saldo wordt afgerekend met algemene
dekkingsmiddelen en producten en investeringsprojecten die een eigen
dekkingsbron hebben. De verschuivingen per product en per programma hebben dus
uitsluitend betrekking op doorbelaste organisatiekosten en niet op budgetten
die voor besteding aan specifieke doelen beschikbaar zijn.
In bijlage 1 bij deze
notitie is een meerjarig overzicht gevoegd van de baten en lasten per programma,
de algemene dekkingsmiddelen, alsmede onttrekkingen en toevoegingen aan
reserves.
Tabel 5:
programmabegroting, jaarschijf 2006 voor en na wijziging kostenverdeling
Bedragen
x € 1.000
|
Programmanaam |
|
programma-begroting 06-09; jaarschijf 2006 |
idem, na wijziging kostenverdeling |
verschil
in € |
Verschil
in % |
|
Dienstverlening |
Baten |
8.228 |
8.228 |
0 |
0,0% |
|
Dienstverlening |
Lasten |
-10.517 |
-10.516 |
2 |
0,0% |
|
|
saldo |
-2.289 |
-2.288 |
2 |
-0,1% |
|
|
|
|
|
|
|
|
Werk, Inkomen en Zorg |
Baten |
86.008 |
86.008 |
0 |
0,0% |
|
Werk, Inkomen en Zorg |
Lasten |
-112.878 |
-113.087 |
-210 |
0,2% |
|
|
saldo |
-26.869 |
-27.079 |
-210 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Integratie |
Baten |
1.481 |
1.481 |
0 |
0,0% |
|
Integratie |
Lasten |
-2.187 |
-2.209 |
-23 |
1,0% |
|
|
saldo |
-705 |
-728 |
-23 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jeugd en Onderwijs |
Baten |
13.638 |
13.638 |
0 |
0,0% |
|
Jeugd en Onderwijs |
Lasten |
-26.102 |
-26.143 |
-40 |
0,2% |
|
|
saldo |
-12.465 |
-12.505 |
-40 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Wijkaanpak en Wonen |
Baten |
27.210 |
27.210 |
0 |
0,0% |
|
Wijkaanpak en Wonen |
Lasten |
-43.188 |
-43.423 |
-235 |
0,5% |
|
|
saldo |
-15.978 |
-16.213 |
-235 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Welzijn |
Baten |
1.869 |
1.849 |
-21 |
-1,1% |
|
Welzijn |
Lasten |
-13.065 |
-13.098 |
-33 |
0,2% |
|
|
saldo |
-11.195 |
-11.249 |
-53 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Duurzaamheid |
Baten |
14.622 |
14.872 |
250 |
1,7% |
|
Duurzaamheid |
Lasten |
-24.886 |
-24.734 |
152 |
-0,6% |
|
|
saldo |
-10.265 |
-9.862 |
402 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kennisstad & Economie |
Baten |
1.142 |
1.142 |
0 |
0,0% |
|
Kennisstad & Economie |
Lasten |
-3.018 |
-2.918 |
99 |
-3,3% |
|
|
saldo |
-1.875 |
-1.776 |
99 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cultuur |
Baten |
2.476 |
2.454 |
-22 |
-0,9% |
|
Cultuur |
Lasten |
-15.461 |
-15.513 |
-52 |
0,3% |
|
|
saldo |
-12.986 |
-13.059 |
-74 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Veiligheid |
Baten |
265 |
265 |
0 |
0,0% |
|
Veiligheid |
Lasten |
-6.165 |
-6.176 |
-11 |
0,2% |
|
|
saldo |
-5.899 |
-5.911 |
-11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Stedelijke Projecten |
Baten |
14.628 |
14.628 |
0 |
0,0% |
|
Stedelijke Projecten |
Lasten |
-14.641 |
-14.702 |
-61 |
0,4% |
|
|
saldo |
-14 |
-74 |
-61 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bestuur en Organisatie |
Baten |
81 |
81 |
0 |
0,0% |
|
Bestuur en Organisatie |
Lasten |
-7.463 |
-7.386 |
77 |
-1,0% |
|
|
saldo |
-7.382 |
-7.305 |
77 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Baten |
171.648 |
171.856 |
|
|
|
|
Lasten |
-279.571 |
-279.905 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
totaal programma's |
saldo (a) |
-107.923 |
-108.049 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Algemene Dekkingsmiddelen |
saldo (b) |
107.956 |
107.980 |
24 |
0,0% |
|
|
|
|
|
|
|
|
resultaat voor bestemming (a+b) |
|
34 |
-69 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Onttrekking aan reserves |
|
3.569 |
2.989 |
|
|
|
Storting
in reserves |
|
-3.602 |
-2.960 |
|
|
|
toevoegingen en onttrekkingen |
saldo ( c) |
-34 |
30 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Resultaat na bestemming |
|
0 |
-39 |
-39 |
|
10. Beslispunten.
Wij verzoeken u in te
stemmen:
- met de boven beschreven wijzigingen in
de methode van kostenverdeling in de gemeentebegroting naar aanleiding van
de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport van Ernst &
Young van maart 2005;
- met de daaruit voortvloeiende
begrotingswijziging leidend tot baten en lasten per programma en voor
algemene dekkingsmiddelen, zoals opgenomen in bijlage 1 van deze nota;
- Met de nieuwe wijze van kostenverdeling
van het vakteam Vastgoed, zoals beschreven in paragaaf 6 van deze nota, en
voor dat doel ook een Egalisatiereserve Vastgoed te doen instellen;
- Met de normen en richtlijnen voor
productieve uren per functiesoort, zoals bescheven in tabel 3 en deze vast
te stellen voor een periode van 4 jaar, met uitzondering van het
ziekteverzuim voor het buitendienstpersoneel. Hiervoor zal bij de
voorbereiding van de Programmabegroting 2007 een nieuw voorstel door het
GMT aan gemeentebestuur worden
voorgelegd. Daarbij wordt rekening gehouden met de randvoorwaarden
waaronder het verzuim kan worden verlaagd, en een eventueel vertrek van de
Reiniging uit de gemeentelijke organisatie.
Bijlage 1: baten en lasten per programma en algemene dekkingsmiddelen na aanpassing systeem van kostenverdeling.
Bedragen
x € 1.000
|
Programmanaam |
|
2006 |
2007 |
2008 |
2009 |
|
Dienstverlening |
Baten |
8.228 |
8.328 |
8.328 |
8.328 |
|
Dienstverlening |
Lasten |
-10.516 |
-10.475 |
-10.441 |
-10.416 |
|
|
saldo |
-2.288 |
-2.147 |
-2.113 |
-2.088 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Werk, Inkomen en Zorg |
Baten |
86.008 |
85.749 |
85.653 |
85.768 |
|
Werk, Inkomen en Zorg |
Lasten |
-113.087 |
-112.766 |
-112.375 |
-111.932 |
|
|
saldo |
-27.079 |
-27.017 |
-26.722 |
-26.165 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Integratie |
Baten |
1.481 |
1.481 |
1.481 |
1.481 |
|
Integratie |
Lasten |
-2.209 |
-2.202 |
-2.198 |
-2.193 |
|
|
saldo |
-728 |
-721 |
-717 |
-712 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Jeugd en Onderwijs |
Baten |
13.638 |
13.638 |
13.638 |
13.638 |
|
Jeugd en Onderwijs |
Lasten |
-26.143 |
-25.905 |
-25.930 |
-25.978 |
|
|
saldo |
-12.505 |
-12.267 |
-12.293 |
-12.340 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Wijkaanpak en Wonen |
Baten |
27.210 |
25.387 |
25.389 |
25.268 |
|
Wijkaanpak en Wonen |
Lasten |
-43.423 |
-41.288 |
-41.098 |
-40.830 |
|
|
saldo |
-16.213 |
-15.901 |
-15.709 |
-15.563 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Welzijn |
Baten |
1.849 |
1.851 |
1.852 |
1.854 |
|
Welzijn |
Lasten |
-13.098 |
-12.936 |
-12.890 |
-12.814 |
|
|
saldo |
-11.249 |
-11.085 |
-11.038 |
-10.960 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Duurzaamheid |
Baten |
14.872 |
14.430 |
12.737 |
12.683 |
|
Duurzaamheid |
Lasten |
-24.734 |
-24.226 |
-22.316 |
-22.260 |
|
|
saldo |
-9.862 |
-9.796 |
-9.579 |
-9.576 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Kennisstad & Economie |
Baten |
1.142 |
1.142 |
1.142 |
1.142 |
|
Kennisstad & Economie |
Lasten |
-2.918 |
-2.746 |
-2.246 |
-2.222 |
|
|
saldo |
-1.776 |
-1.604 |
-1.104 |
-1.080 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Cultuur |
Baten |
2.454 |
2.470 |
2.533 |
2.546 |
|
Cultuur |
Lasten |
-15.513 |
-15.383 |
-15.322 |
-15.204 |
|
|
saldo |
-13.059 |
-12.913 |
-12.789 |
-12.659 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Veiligheid |
Baten |
265 |
265 |
265 |
265 |
|
Veiligheid |
Lasten |
-6.176 |
-6.155 |
-6.100 |
-6.097 |
|
|
saldo |
-5.911 |
-5.890 |
-5.834 |
-5.832 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Stedelijke Projecten |
Baten |
14.628 |
11.907 |
7.148 |
7.148 |
|
Stedelijke Projecten |
Lasten |
-14.702 |
-11.981 |
-7.222 |
-7.222 |
|
|
saldo |
-74 |
-74 |
-74 |
-74 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bestuur en Organisatie |
Baten |
81 |
81 |
81 |
81 |
|
Bestuur en Organisatie |
Lasten |
-7.386 |
-7.056 |
-6.846 |
-6.836 |
|
|
saldo |
-7.305 |
-6.975 |
-6.765 |
-6.755 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Totaal
programma’s |
Baten |
171.856 |
166.728 |
160.247 |
160.202 |
|
Totaal
programma’s |
Lasten |
-279.905 |
-273.119 |
-264.984 |
-264.005 |
|
|
|
|
|
|
|
|
totaal programma's |
saldo (a) |
-108.049 |
-106.391 |
-104.737 |
-103.804 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Algemene Dekkingsmiddelen |
Saldo (b) |
107.980 |
106.208 |
105.397 |
104.552 |
|
|
|
|
|
|
|
|
resultaat voor bestemming |
(a+b) |
-69 |
-184 |
660 |
749 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Onttrekking aan reserves |
|
2.989 |
3.000 |
2.180 |
2.096 |
|
Storting in reserves |
|
-2.960 |
-2.812 |
-2.823 |
-2.834 |
|
Saldo stortingen en
onttrekkingen |
( c ) |
29 |
188 |
643 |
-738 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Resultaat na bestemming |
(a+b+c) |
-39 |
4 |
17 |
11 |
bijlage 2: overzicht
bedrijfsmatige vakteams
|
Cluster Wijk- en Stadszaken: |
|
|
Milieu |
Reiniging |
|
Ruimtelijke Ordening |
Technische Dienst |
|
Mobiliteit |
|
|
Vastgoed |
Cluster Publiekszaken: |
|
Sector ingenieursbureau |
Bouw- en woningtoezicht |
|
Beheersplannen |
Monumentenzorg
en bouwkwaliteit |
|
Planvoorbereiding |
Burgerzaken |
|
Bouwprocesmanagement |
|
|
Projecten |
Staf: |
|
Sector wijkzaken en projecten |
Programma’s |
|
Projectondersteuning |
|
|
Bureau managementondersteuning |
Overige: |
|
Groen |
Bouwen en infrastructuur |
|
Civiel |
|