Stuk 38 I
541635 Delft,
2 februari 2005.
Onderwerp: uitbreiding griffie
Aan de leden van de gemeenteraad
Geachte dames en heren,
De
gemeenteraad van Delft heeft in 2002 een eigen raadsgriffie ingesteld, waarbij is gekozen voor een
basis- en groeimodel in de raadsondersteuning. Onder verantwoordelijkheid van
de raadsgriffier (1 Fte) is een (compacte) griffie ingesteld met 3 medewerkers
voor logistieke en secretariële taken,
bestaande uit een plaatsvervangend griffier (0,8 Fte), een commissiegriffier
(1,0 Fte) en een medewerker raadsondersteuning (0,9 Fte). De totale formatie
van de griffie bedraagt 3,7 Fte.
Het werkgebied van
de griffie bestaat uit verschillende soorten ondersteuning van de raad:
a. secretarieel
b.
randvoorwaardelijk
c. procesmatig
d. inhoudelijk
Ad a.Secretariële ondersteuning
Hiertoe hoort een adequate
voorbereiding en goed verloop van vergaderingen van de raad en zijn commissies.
Technisch bestaat dit uit activiteiten als voorbereiding van de agenda,
verspreiding van raadsstukken, communicatie, verslaglegging, behandeling van
ingekomen stukken, archivering e.d. Ook de afstemming van de agenda’s van de
raadscommissies op de politieke agenda van de raad is onderdeel van deze ondersteuning.
Tot de secretariële ondersteuning kan ook behoren de eventuele opstelling van
een jaaragenda en/of raadsprogramma,
Ad b. Randvoorwaardelijke ondersteuning
Hierbij hoort een scala van onderwerpen, die er op gericht
zijn, dat de randvoorwaarden voor het functioneren van de raad zo goed mogelijk
vervuld zijn. Voor de fracties en de raad zijn voorzieningen geregeld als
gebruik van werkruimtes, inrichting van werkplekken, financieel administratieve
registratie/afwikkeling van de aan het raadswerk verbonden kosten.
Daarnaast wordt voorzien in het verspreiden van
vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie (RIS), het uitzetten
van informatieverzoeken, begeleiding van raadsleden, verzorgen van trainingen,
wegwijs maken in werkwijzen en procedures.
Randvoorwaardelijke ondersteuning vindt ook plaats door het
beheer/onderhoud van Reglementen van Orde (raad en raadscommissies), en de
gedragscode raadsleden, als ook door voorbereiding van benoemingen in
commissies en besturen.
Ad c.Technische ondersteuning
Fracties
bedrijven vanuit hun kennis en ervaring (met hun eigen fractieondersteuning)
zelf het politieke handwerk. Er kan daarbij wel behoefte zijn aan technische
bijstand, bijvoorbeeld voor het formuleren van moties, amendementen en
initiatiefvoorstellen, en voor het voorbereiden van interpellaties,
schriftelijke vragen en dergelijke. Ook het verkrijgen van inhoudelijke of
statistische informatie, het verlenen van hulp bij redactionele vormgeving,
oplegnotities bij en samenvattingen van belangrijke documenten e.d. kunnen
hiertoe behoren.
In
aanvulling hierop kan de raad voor het vervullen van zijn
volksvertegenwoordigende en controlerende rol organisatorische ondersteuning
nodig hebben voor het plaats doen vinden van bijv. een maatschappelijke
verkenning en hoorzittingen, voor het verrichten van onderzoek (enquêterecht)
en voor de externe communicatie bij deze bijzondere activiteiten.
Ad d. Inhoudelijke ondersteuning
De raad kan in het
kader van zijn kaderstellende en controlerende functies behoefte hebben aan
inhoudelijke ondersteuning. Dit gaat verder dan organisatorische en technische
bijstand. Hierbij kan gedacht worden aan:
a.
het
ondersteunen van de raad bij de uitoefening van het initiatiefrecht
b.
het opstellen van verordeningen voor het functioneren van de
raad
c.
voorbereiding/advisering van aanpak en vraagstellingen van
maatschappelijke verkenningen en onderzoeken
In het gekozen basismodel voor de
griffie wordt technische bijstand resp. inhoudelijke ondersteuning in eerste
aanleg, indien mogelijk, door de griffier of een medewerker van de griffie
verleend. De inhoudelijke ondersteuning, die -op verzoek van de griffie- door
de reguliere organisatie wordt verleend blijft de verantwoordelijkheid van het
college en de gemeentesecretaris. De wijze
waarop invulling wordt gegeven aan ambtelijke ondersteuning hangt in grote mate af van de
wensen en behoeften van de raad en de fracties. In
2002 is afgesproken dat op basis van ervaring de formatie van de griffie
bijgesteld kan worden.
In de praktijk blijkt de ondersteuning van de
griffie aan de raad voornamelijk op secretarieel en randvoorwaardelijk gebied
te liggen. De agendavoorbereiding van commissies en raad, het versturen van
stukken, verslaglegging en de informatievoorziening vragen circa 70% van de
beschikbare uren van de griffie. 20% van de tijd wordt besteed aan
randvoorwaardelijke ondersteuning. De overige 10% wordt besteed aan technische
en inhoudelijke ondersteuning. Deze verdeling is structureel.
De griffie speelt verzoeken om informatie door naar
het ambtelijk apparaat. Verder wordt met name bij inhoudelijke ondersteuning
gebruik gemaakt van de kennis en kunde van het ambtelijk apparaat.
De raad heeft in de afgelopen periode aangegeven meer
technische en inhoudelijke ondersteuning van de griffie te verlangen. Ik
verwijs naar de moties aangaande de variantennotitie kerntakendiscussie, de
enquêteverordening, de instrumentennotitie en het voorstel van de werkgroep
bestuurlijke vernieuwing waarin werd voorgesteld de griffie een prominente rol
in de voorbereiding van de begroting 2006 te geven. Vanuit de raad is
aangegeven voorkeur te hebben voor voorbereiding vanuit de griffie en niet door
middel van ambtelijke ondersteuning vanuit het apparaat. Deze wens blijft
actueel wanneer het te verwachten is dat raad en college uiteenlopende
standpunten zullen hebben. In dat geval is het ook lastig ambtelijke bijstand
te vragen, het zou ambtenaren immers in een lastige positie te brengen.
Daarnaast heeft de raad in het afgelopen jaar ervaren dat de
griffie krap bemeten is indien er speciale taken uitgevoerd dienen te worden.
Ik noem als voorbeeld het ondersteunen van een klachtencommissie of een
vertrouwenscommissie.
Om de raad beter te kunnen
ondersteunen in zijn eisen doet het presidium een voorstel voor uitbreiding van
de griffie. De griffie zou een kwaliteitsslag kunnen maken in de ondersteuning
van de raad wanneer er inhoudelijke en uitvoerende versterking op gebied van juridische
zaken, gemeentefinanciën en communicatie wordt aangetrokken.
De griffie stuit regelmatig op
kleine en grote juridische vraagstukken. Bij het maken van
initiatiefvoorstellen en het opstellen of wijzigen van een verordening is er
altijd juridisch advies nodig. Op dit moment wordt voor elk voorstel gebruik
gemaakt van de adviezen van de afdeling Juridische Zaken van de gemeente.
Echter, de capaciteit van die afdeling is beperkt. Indien de griffie zelf
juridische kennis in huis heeft komt dat de snelheid van afhandeling van
voorstellen en de zorgvuldigheid ten goede. Voor specialistische juridische
vragen blijven we uiteraard gebruik maken van de gemeentelijke afdeling.
Kennis op het gebied van
gemeentefinanciën is zeer belangrijk voor de kaderstellende en de controlerende
rol van de raad. Gemeentefinanciën zijn niet eenvoudig te doorgronden. Het kost
raadsleden vaak veel inspanning om een overzicht te krijgen en de hoofdlijnen
te pakken te krijgen. Dit terwijl de Planning en Control-cyclus een van de
belangrijkste instrumenten van de raad
is om op hoofdlijnen te sturen en te controleren.
Op dit moment is er niet voldoende
kennis bij de griffie aanwezig om de raad hierin actief te ondersteunen. Het is
sterk aan te raden om deze kennis aan te trekken om de raad goed te begeleiden
door de Planning en Control-cyclus. Deze deskundige op gebied van
gemeentefinanciën kan de raad van advies dienen en bij initiatieven meedenken
voor een deugdelijke dekking. De raad kan tijdens een volgende raadsperiode
tevens zijn voordeel doen met de kennis van iemand die het ‘meerjarenbeeld’ kan
blijven volgen.
Deze inhoudelijke versterking is
nadrukkelijk niet bedoeld om het werk van het ambtelijk apparaat over te gaan
doen. Het dient met name om de initiërende rol van de raad te versterken.
Afzonderlijke aandacht vergt de communicatie over
en vanuit de raad. In het verleden is gesteld dat de voorlichting/communicatie
over de raadsbesluiten in beginsel geen afzonderlijk communicatietraject vergen
omdat het besluitvormingsproces zich in openbaarheid heeft voltrokken. Echter,
wanneer het een belangrijk raadsvoorstel betreft dat voor veel commotie in de
stad zorgt of grote gevolgen heeft voor Delft, zou het de voorkeur verdienen
wel actief vanuit de raad te communiceren via persberichten of de website.
Daarmee voert de raad sterker de regie over de berichtgeving omtrent
raadsbesluiten. Momenteel gebeurt dit niet of nauwelijks van de kant van de
raad.
De berichtgeving op de gemeentelijke website is
gericht op besluiten van het college en de afdeling communicatie heeft, naar
eigen zeggen, weinig capaciteit om de raad te ondersteunen.
De raad is het hoogste bestuursorgaan. Om de raad als
volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend orgaan nadrukkelijker te
profileren, moet er meer worden geïnvesteerd in de representatie van de raad.
Verder is het van belang in de lokale media en met behulp van de eigen
communicatiemiddelen consequent te communiceren over het dualisme en de
gevolgen die dit heeft voor de taken en bevoegdheden van de raad en het
dagelijks bestuur. Communicatie vanuit de raad kan de kennis van burgers over
de mogelijkheden om het bestuur te beïnvloeden.
Door raadscommunicatie prioriteit te geven en een
plaats te geven bij de griffie kan deze een volwaardige plek krijgen in de
processen rondom de raad. De griffie kan een communicatieplan voor de raad
opstellen en uitvoeren waarbij belangrijke besluiten en het werk van de raad
onder de aandacht van de Delftse burgers worden gebracht. Het is niet de
bedoeling om de communicatie voor politieke partijen in de raad te gaan
verzorgen, alleen voor de raad als geheel.
Ingangsdatum uitbreiding
1,5 Fte (1 x schaal 11 + 0,5 x schaal 10) per 1 januari 2006
2005
1 Fte (schaal 12) x
8 maanden € 52.000
2006
2 Fte (schaal 12) €156.000
1 Fte (schaal 10) € 35.000
Totaal €191.000
De griffie bedraagt na de uitbreiding 6,2 Fte.
De kosten voor uitbreiding van de griffie in 2005 (€52.000)
worden gedekt uit de post incidenteel onvoorzien. Voor het jaar 2006 e.v. wordt
een claim ingediend om in de begroting structureel meer budget te reserveren
voor de griffie (€191.000).
Indien in 2005 budget vrijvalt door het afschaffen van de
RIS-vergoeding wordt deze gestort in ‘incidenteel onvoorzien’.
Hoogachtend,
Namens het presidium,
N.A.J.M. van Doeveren
Stuk 38 II
541635
De raad van de gemeente Delft,
gelezen het voorstel van het presidium d.d. 2 februari 2005
inzake uitbreiding van de griffie;
gelet op het advies van de commissie Middelen en Bestuur;
b e s l u i t :
1.
de formatie van de griffie structureel uit te breiden met
2,5 Fte;
2.
waarvan 1 Fte per 1 mei 2005, kosten: € 52.000;
3.
1,5 Fte per 1 januari 2006, kosten totaal: € 191.000;
4.
€ 52.000 in 2005 te dekken uit de post incidenteel
onvoorzien;
5.
dat er een claim wordt ingediend om in de begroting van 2006
e.v. structureel € 191.000 extra voor de griffie te reserveren;
6.
indien er budget vrijvalt in 2005 door het afschaffen van de
RIS-vergoeding deze te storten in de post incidenteel onvoorzien.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24
februari 2005.
,
burgemeester.
,
griffier.