Stuk 92 I Delft, 17 mei 2005.
560255
.
Onderwerp: Opdracht accountantscontrole 2005-2008
Geachte dames en heren,
Bij
de invoering van het duaal stelsel is de rol van de accountant geherdefinieerd.
In artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de raad één of meer
accountants aanwijst en belast met de controle van de jaarrekening en het
daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een
verslag van bevindingen.
Op
basis van de Startnotitie Aanbesteding Accountantsfunctie voor de controle voor
de rekeningsjaren 2005-2008 heeft u 24
juni 2004 besloten een Europees aanbestedingstraject te volgen. U heeft daartoe
vanuit het midden van de raad de aanbestedingscommissie ingesteld.
In het verloop van het aanbestedingstraject heeft u het Programma van Eisen
voor de accountantscontrole vastgesteld en
heeft u tevens gelet op de wijzigingen in de accountantscontrole voor de
controle op de jaarrekening 2004 (verricht door de huidige accountant)
een afzonderlijk controleprotocol vastgesteld.
Het
verheugt ons u thans het eindresultaat van de aanbestedingscommissie te kunnen
aanbieden.
Gelet
op de geobjectiveerde werkwijze van de Europese aanbesteding heeft u (oktober
2004) besloten, dat het eindresultaat
van het werk van de aanbestedingscommissie bepalend is voor wie vanaf 2005 de
gemeentelijk accountant kan worden. De aanbestedingscommissie is door u
derhalve gemandateerd om de accountantskeus te kunnen bepalen en vervolgens het
(overeenkomstig de controleverordening) door de burgemeester te ondertekenen
contract met de gemeentelijke accountant voor te bereiden. Het door u
vastgestelde Programma van Eisen is onderdeel van het contract.
De
raad kan in aanvulling daarop wel via het separaat voor te bereiden
accountantsprotocol 2005 voor zover daar behoefte aan is eigen inhoudelijke
accenten plaatsen bij de accountantscontrole ingaande het rekeningsjaar 2005.
Het resultaat van de aanbesteding
Offertes:
Er zijn offertes ingediend door 5 accountantskantoren. De uiterste datum voor
het indienen van deze offertes was 22
februari 2005. Deze offertes zijn beoordeeld door een door de
aanbestedingscommissie ingesteld Inkoopteam. De beoordelingsregels van het
Inkoopteam zijn van te voren in de aanbestedingscommissie besproken en
vastgesteld. Belangrijke beoordelingsaspecten waren: de kwaliteit van de
organisatie, de visie van de accountant (bijv. op het vlak van rechtmatigheid),
de prijsstelling, en de wijze waarop de accountant aansluit op Delftse
contractvoorwaarden.Het Programma van Eisen was daarbij uiteraard leidend.
Presentaties 7 april 2005: Het
Inkoopteam heeft vervolgens aan de aanbestedingscommissie voorgesteld, dat drie
accountantskantoren uitgenodigd zouden worden om zich (aan de hand van een gerichte vraagstelling) nader te kunnen
presenteren. Deze presentaties zijn beoordeeld door de aanbestedingscommissie.
Eindbeoordeling 12 april: Het accountantskantoor Deloitte& Touche had
voor de totaalbeoordeling van de offertes en presentaties de beste scores, en
daarmee ook de beste kwaliteit-/prijsverhouding.
Verificatie 15 april: Er heeft inmiddels ook een verificatievergadering
met de voorlopige winnaar plaatsgevonden, er zijn geen openstaande punten, het
door beide partijen te sluiten contract wordt voorbereid.
Het totaal benodigd budget voor de
accountantscontrole ligt met € 78.000 ca
€ 47.000 onder het huidige controlebudget (€ 125.000). Gelet het feit, dat het
rechtmatigheidsbeheer aangescherpt moet worden, geven wij u in overweging om een
deel hiervan beschikbaar te houden als onderzoeksbudget voor de gemeenteraad.
Contract
Nadat het bestuurlijke besluitvormingsproces is
doorlopen, worden alle accountants schriftelijk op de hoogte gebracht van al
dan niet gunning. Daarbij wordt gemeld dat er in eerste instantie sprake is van
voorgenomen gunning. De voorgenomen gunning wordt na een redelijke termijn,
tenminste 2 weken, omgezet in een definitieve gunning. Gunning heeft pas
plaatsgevonden na ondertekening van het contract.
In formele zin is er zolang er niet op alle punten
volledige overeenstemming is bereikt en er nog geen schriftelijke en door beide
partijen ondertekend contract tot stand is gekomen nog geen sprake van enige
gebondenheid van opdrachtgever. Wij verwachten overigens gelet op de met de
accountant gevoerde besprekingen, dat zich op dit vlak geen problemen zullen
voordoen.
De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode
van 4 boekjaren. Het betreft de controle van de boekjaren 2005 tot en met 2008
(inclusief de jaarafsluiting van het desbetreffende boekjaar en het betreffende
accountantsrapport en de accountantsverklaring) en kan maximaal 1 maal verlengd
worden met één jaar.
Indien de raad geen gebruik zou willen maken van de
mogelijkheid tot verlenging, zal medio 2008 een nieuwe aanbesteding in gang
worden gezet voor de controle over 2009 e.v.
In de raad van 28 april heeft u de controleopdracht
2004 vastgesteld. In deze controleopdracht is een inventarisatie van de interne
regelgeving (m.n. de verordeningen) opgenomen, die van belang is in het kader
van de rechtmatigheidscontrole. De controleopdracht 2005 is overeenkomstig
vastgesteld. Wij stellen u voor om dit als basis te hanteren voor de door de
accountant uit te voeren rechtmatigheidscontrole. In het periodieke overleg van
de commissie Middelen en Bestuur met de accountant kan nader besproken worden
in hoeverre dienaangaande nadere accenten te plaatsen zijn.
Décharge van de
aanbestedingscommissie
De aanbestedingscommissie was samengesteld uit vier
vertegenwoordigers uit het midden van de gemeenteraad en diverse adviseurs
(griffier, rekenkamerlid, wethouder financiën, gemeentecontroller, hoofd
financiën en ad hoc het hoofd Inkoop&aanbesteding).
De aanbestedingscommissie heeft in de periode september 2004/oktober 2004 het traject voor
de Europese aanbesteding nader uitgewerkt, en heeft daarbij (in de vorm van het
Aanbestedingsdocument Accountantsfunctie) een programma van eisen opgesteld
voor de nieuw in te vullen accountantsfunctie.
Dit programma van eisen is oktober 2004 door de gemeenteraad vastgesteld.
Vervolgens hebben wij tot april 2005 met genoegen het
aanbestedingstraject uitgevoerd. Het was een leerzaam proces ook door de
onzekerheid die er nog is over de toepassing van de rechtmatigheidscontrole en
wat dit voor de Delftse organisatie en de accountant zal gaan betekenen. Dat
zal nog een proces van ontwikkeling en gewenning zijn, echter wij zijn er van
overtuigd, dat wij met de nieuwe accountant een goede gesprekspartner voor de
gemeenteraad hebben gevonden. Wij hebben daar in onze vraagstellingen van de
presentaties ook nadrukkelijk op doorgevraagd.
In het verlengde van de opdracht voor de aanbesteding
van de accountantsfunctie heeft de commissie zich op verzoek van de raad ook
gericht op een aantal aanverwante zaken, zoals de controleopdracht voor 2004 en
de instelling van een subcommissie voor de rekening.
Thans verzoeken wij u ons décharge te verlenen voor
de door ons uitgevoerde opdracht van de gemeenteraad.
Eindvoorstel
Met inachtneming van het advies van de commissie
Middelen en Bestuur stellen wij u voor te besluiten:
1.
Accountantskantoor Deloitte&Touche de opdracht
te geven voor de controle van de
boekjaren 2005 tot en met 2008 (inclusief de jaarafsluiting van het
desbetreffende boekjaar en het betreffende accountantsrapport en de accountantsverklaring).
2.
Het controleprotocol 2005 vast te stellen.
3.
De aanbestedingscommissie te déchargeren voor de
uitgevoerde opdracht van de gemeenteraad.
Hoogachtend,
S.C.C.M.
Bolten Y.
van Delft
voorzitter
aanbestedingscommissie griffier
De raad der gemeente Delft;
gelet op artikel 213 Gemeentewet en de Verordening voor de controle
op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van
de gemeente Delft;
gelezen het initiatiefvoorstel van de aanbestedingscommissie;
gelezen het advies van de commissie Middelen en
Bestuur;
b e s l u i t :
1.
Accountantskantoor Deloitte&Touche de opdracht
te geven voor de controle van de
boekjaren 2005 tot en met 2008 (inclusief de jaarafsluiting van het desbetreffende
boekjaar en het betreffende accountantsrapport en de accountantsverklaring).
2.
Het controleprotocol 2005 vast te stellen.
3.
de aanbestedingscommissie te déchargeren voor de
uitgevoerde opdracht van de gemeenteraad onder dankzegging voor de verleende
diensten.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering
van 2 juni 2005.
,burgemeester.
,griffier.