terug naar index
Besluitenlijst vergadering van de commissie Middelen d.d. 25 februari 1997
Aanwezig de heren van der Hout (voorzitter), van Leeuwen (voorzitter), ;de Boer, Dingler, van den Doel, van Doeveren, Grashoff, Hollink, Oosten, van der Pot, Taneja, Torenstra
de dames Heuvelman, van der Zalm, de Graaf (secretaris)
M.k.a. de heren den Boef, Boelens, Bonthuis, Bouman, Ploeg
Z.k.a. de heren Borghols, Meijer, van der Spek
Ambtelijk de heren van Dam, Doppenberg, de Graaff, van Reijn, Sijtema, den Uyl, de Vries, Vroonhof
Dhr. van Leeuwen (voorzitter) opent de vergadering.
1. Bespreking resterende thema's in het kader van de reorganisatie:
- De één-loket-functie
Mw. de Vries houdt met behulp van sheets een presentatie.
De commissie neemt de presentatie voor kennisgeving aan.
De voorzitter zegt toe de volgende opmerkingen vanuit de commissie genoteerd te hebben en voor de verdere discussie mee te nemen:
- redeneer vanuit de klant, uitgaan van een integrale benadering.
- van belang is waar de klant behoefte aan heeft. Een onderzoek naar de meest gestelde vragen geeft een verdere onderbouwing: wat voor soort vragen komen er binnen en wat voor soort antwoorden worden erop los gelaten.
- nader bezien moet worden hoe verschillende processen verlopen, hoe is de klant zo optimaal mogelijk te bedienen.
- nagaan wat te combineren is vanuit werkprocessen en de burger.
- loketten op één lokatie samen brengen wat betekent dat voor de organisatie.
- zo min mogelijk verwijzen, zo eenvoudig mogelijk entree richting ambtelijk apparaat.
- het aantal verschillende loketten zo beperkt mogelijk houden.
- samenhangende loketten formeren, kijken naar lokaties waar deze zijn te plaatsen.
- bezien of uitgegaan kan worden van 1 lokatie met meerdere loketten, van doelgroepen uitgaan en op deze manier loketten groeperen.
- spanningsveld tussen het hebben van kennis van zaken bij ambtenaren en het opsplitsen ervan in loketten.
- nagaan hoe een piekbelasting is op te vangen, inspelen op de vraag die zich op dat moment voordoet.
- de frontoffice zo inrichten, dat de mensen die achter het loket zitten uit de voeten kunnen met de vragen, de klant te woord kunnen staan, over instrumenten beschikken om beslissingen te kunnen nemen en de beslissing kunnen motiveren. Daarnaast de werkprocessen in de backoffice goed structureren. Bevoegdheden zijn essentieel.
- kennisexpertsysteem: inhoudelijke ondersteuning voor de frontoffice, om hen in de gelegenheid te stellen zo goed mogelijk een beslissing te nemen.
- informatietechnologie: systemen die werkprocessen ordenen en structureren.
- Financiële manoeuvreerruimte
De commissie stemt in de relevante punten te betrekken bij het opstellen van het Plan van Aanpak.
De voorzitter zegt toe de volgende punten in de verdere discussie als aandachtspunt mee te nemen:
- op moment van reorganisatie een aantal ongelijkheden (weeffouten) recht zetten.
- elke dienst moet op zich zelf kunnen draaien. Factoren als mee- en tegenvallers geïsoleerd bekijken en door laten werken in de organisatie opzet van de diensten.
- de raad is onvoldoende in staat de zachte sector te objectiveren en de harde sector te subjectiveren.
- frequenter over uitgaven in de harde sector praten.
- budgetrecht van de raad. Geldstromen zijn vaak uit het zicht van de raad. De raad wil een vinger achter de verdelingssystematiek, v.w.b. de financiën, kunnen houden.
- bij zaken met een technisch karakter blijft de essentie van de besluitvorming buiten discussie. Zaken worden als noodzakelijk gepresenteerd en als hamerstuk in de raad vastgesteld.
- v.w.b. de technische vraagpunten kan het maken van keuzes vaker gebeuren, er zijn meerdere oplossingen mogelijk.
- bij het rijtje te onderzoeken zaken de volgende voorstellen toevoegen:
* voor kredieten uit fondsen en investeringskredieten van de diensten de vraag beter motiveren ten opzichte van de kredietaanvragen die wel steeds onderbouwd zijn.
* in sfeer van beheer (technisch integraal en sociaal beheer) werkplanmatig werken. - bij het koppelen van het Sociaal Beheer en Technisch Beheer zit het gevaar erin dat het zicht van de raad nog minder wordt dan nu.
- Grondzaken, Economische Zaken, Werk en Activering
De commissie stemt in het voorstel te betrekken bij het op te stellen Plan van Aanpak.
De voorzitter zegt toe
- met een antwoord terug te komen op de vragen:
* waarop is de matrix gebaseerd en wat wordt ermee bedoeld.
* hoe de verschillen in de matrix tot stand zijn gekomen.
* v.w.b. een onderbouwing van de begrippen.
De voorzitter zegt toe de volgende punten in de verdere discussie als aandachtspunt mee te nemen:
- de opmerking mee te nemen v.w.b het plaatsen van het toerisme en de weekmarkten binnen de definitie van de begrippen.
- de doelstelling EZ in regionaal verband te bekijken.
2. Rondvraag
Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.
De voorzitter sluit de vergadering.