In de raadscommissie Ruimtelijke Ordening
van 12 april is uitgebreid gesproken over de verantwoordingsinformatie die de
raad wenst rond het project Spoorzone. Kernvraag daarbij is hoe de gemeenteraad
bij dit project, dat van enorme betekenis voor de stad is, zijn controlerende
taak goed kan uitoefenen.
In deze brief geven wij u hier graag onze visie op.
Voor uw informatie vatten we hierin ook de keuzes – en de overwegingen daarbij
– samen die college en raad eerder hebben gemaakt over taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in het project.
Inleiding
Zoals u weet is de gemeente Delft in het najaar van
2005 verplichtingen aangegaan voor de uitvoering van het project Spoorzone. Dit
omvangrijke project voorziet in een volledige herinrichting van het gebied, de
bouw van een nieuw station en een knooppunt voor het openbaar vervoer in de
stad. Ook worden kantoren, woningen en parkeergarages gerealiseerd. De
verwezenlijking van het project, dat een investering van ruim 500 miljoen euro
vergt, neemt ongeveer vijftien jaar in beslag.
De ervaring heeft geleerd dat zulke grote projecten
de neiging hebben de beschikbare budgetten te overschrijden. Om te voorkomen
dat dit ook het geval zou zijn bij het project Spoorzone hebben het college en
de raad overwogen welke organisatievorm optimale voorwaarden schept om de
eerder geformuleerde doelstellingen doelmatig en binnen de overeengekomen
financiële kaders te realiseren.
De voorkeur van het college en de raad ging uit
naar ‘maximale functiescheiding’ tussen de gemeente Delft, die het volledige
risico voor de ontwikkeling en de realisatie van het project draagt, en een op
te richten zelfstandige projectorganisatie. Tijdens de vergadering van 23
februari 2006 stemde de raad ermee in de verantwoordelijkheden van deze
projectorganisatie onder te brengen in een besloten vennootschap, het
Ontwikkelingsbedrijf Spoorzone Delft BV (OBS), dat daarmee bestuurlijk en
ambtelijk een aparte overheidsonderneming is.
Het OBS is opgericht op 5 oktober 2006, nadat hiervoor
de vereiste goedkeuring werd verkregen van het College van Gedeputeerde Staten.
GS hebben daarbij met name getoetst hoe in de inrichting en werkwijze van het
OBS invulling wordt gegeven aan risicobeheersing.
Afstand
Met dit besluit kozen het college en de
gemeenteraad er bewust voor de projectorganisatie OBS als zelfstandig orgaan,
dat in het project (middels ‘een exclusieve last en volmacht respectievelijk
exclusief mandaat’) namens de gemeente Delft optreedt, op afstand van de
dagelijkse politiek te plaatsen. Daarvoor werd een aantal fundamentele
argumenten aangevoerd die ook nu nog gelden:
-
functiescheiding is noodzakelijk om te voorkomen
dat de rol van de gemeente als publiek orgaan bij dit project in strijd komt
met de rol van de gemeente als een van de belanghebbenden bij het project;
-
in een project dat publiek-privaat wordt ontwikkeld
en uitgevoerd hebben gemeente en marktpartijen door de oprichting van een
zelfstandige projectorganisatie een gelijkwaardige positie;
-
een zelfstandige projectorganisatie als OBS, die
gehouden is bedrijfseconomische afwegingen te maken, is beter in staat tot
kostenbeheersing en door sluitende afspraken minder ontvankelijk voor -
kostenoverschrijdende - aanvullende wensen.
Met de oprichting van het OBS zijn de voorwaarden
geschapen om het project Spoorzone bedrijfsmatig en professioneel voor te
bereiden, te realiseren en adequaat te beheersen. De onderneming is door haar
statutaire doelstellingen gehouden de continuïteit van het project te
waarborgen. Toezicht op de bedrijfsvoering in brede zin is toevertrouwd aan de
Raad van Commissarissen (RvC) en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders
(AVA).
Verantwoording
De projectstaf bestaat uit vier personen: een
algemeen directeur OBS die wordt benoemd door de gemeente Delft (i.c. AVA), een
door de algemeen directeur benoemde manager OV-Knoop, naast een voor Stedelijke
Ontwikkeling en een door ProRail benoemde manager voor de spooraspecten in het
project.
Conform het vennootschapsrecht legt de algemeen
directeur over de bedrijfsvoering verantwoording af aan de Raad van
Commissarissen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, die in deze
overheidsonderneming wordt belichaamd door de wethouder van Financiën. Ook een
door de gemeente aangestelde controller treedt op als toezichthouder. De
algemeen directeur en de Raad van Commissarissen overleggen ten minste vier
maal per jaar over alle financiële aspecten van het project en over de risico’s
die zich kunnen voordoen.
Inhoudelijk geeft de algemeen directeur periodiek
informatie over de voorbereiding en voortgang van het project aan het college
(wethouder Spoorzone). Deze informatie zal betrekking hebben op de afwijkingen
in de uitvoering ten opzichte van de hoofdplanning, de financiële planning en
risicobeheersing. Indien een overschrijding dreigt van de overeengekomen en
vastgelegde randvoorwaarden, informeert de algemeen directeur direct de
verantwoordelijke wethouders. In dat geval treedt ook de voorzitter van de Raad
van Commissarissen van het OBS op om in overleg te bezien welke maatregelen
nodig zijn om de voortgang van het project mogelijk te maken.
Het college van B en W licht de gemeenteraad in, op
basis van de rapportages van het OBS. Op deze wijze wordt naar onze overtuiging
op een zorgvuldige en adequate wijze invulling gegeven aan de voor de raad
benodigde informatievoorziening. In aanvulling hierop zal uiteraard veel
aandacht worden besteed aan ruime informatie voor alle belanghebbenden en
betrokkenen.
Conclusie
Het OBS is een zelfstandige overheidsonderneming
van de gemeente Delft, die onder strikte en nauwkeurig omschreven voorwaarden
het project Spoorzone voorbereidt, ontwikkelt en uitvoert. Die voorwaarden
liggen vast in de gedetailleerde overeenkomsten die we hebben gesloten met het
rijk en de marktpartijen. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van
het OBS zijn nauwgezet geformuleerd, onder andere in notariële akten. Uiteraard
voldoen de maatregelen voor interne controle, voortgangsbewaking en
functiescheiding die het OBS moet nemen aan de wettelijke en algemeen aanvaarde
eisen die aan een organisatie als het OBS worden gesteld.
De verantwoording die de directie van het OBS in
het vastgestelde kader verschuldigd is in relatie tot de verantwoordelijkheden
van het college en de gemeenteraad, komt in de besluitvorming van de raad op
verschillende manieren tot uitdrukking. De controlerende rol van de
gemeenteraad wordt daarmee optimaal gewaarborgd:
-
er is specifiek toezicht door een externe
accountant;
-
de Raad van Commissarissen en de Algemene Vergadering
van Aandeelhouders zien toe op de bedrijfsvoering;
-
de directie van het OBS informeert periodiek
college, raad en de stad;
-
de jaarrekening van de BV behoeft jaarlijks
accountantscontrole;
-
de raad krijgt desgewenst inzage in deze stukken;
-
de raad krijgt halfjaarlijkse voortgangsrapportages
van het college (hierbij wordt aangesloten bij de behandeling van het MPV).
De gekozen aanpak komt
tegemoet aan de noodzaak het project Spoorzone op een bestuurlijk doelmatige en
financieel/administratief adequate wijze vorm te geven, mogelijke risico’s voor
de gemeente snel te signaleren en voorziet - indien die zich voordoen - in
concrete richtlijnen om ze te beperken. De gerealiseerde functiescheiding leidt
ertoe dat het OBS het project voorbereidt en uitvoert binnen de door de raad
vastgestelde en met externe partijen overeengekomen randvoorwaarden, terwijl de
gemeente toetst, de vergunningen verleent en als beheerder optreedt.
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in
het project Spoorzone zijn naar onze overtuiging helder verdeeld, met daarin
een duidelijke rol voor uw raad. Met de voortgangsrapportages die u elk
halfjaar van ons mag verwachten bent u verzekerd van adequate informatie,
waarmee u uw controlerende taak optimaal kunt uitoefenen.
Het
college van burgemeester en wethouders van Delft,
mr.drs.
G.A.A. Verkerk ,burgemeester.
mr.drs.
H.G.L.M. Camps ,secretaris.