Voortgangsrapportage: reëel ramen exploitaties gemeentelijk Vastgoedbedrijf

-          Administratieve indeling en professioneel ramen vastgoedexploitaties

-          Taakstelling ad € 600.000,--

-          Doel en verloop egalisatiereserves

 

1. Inleiding

Op 21 februari 2006 is in het college de nota “enkele stappen op weg naar professioneel vastgoedbeleid” behandeld over de – financiële – administratie van het gemeentelijk vastgoed. Het college is toen onder andere akkoord gegaan met het principe om in de begroting de financiën met betrekking tot het vastgoedbeheer professioneel te ramen[1] en in 2007 hiertoe met voorstellen te komen. De raad is hierover op hoofdlijnen geïnformeerd via de nota financieel perspectief en de Programmabegroting 2007-2010. In lijn met de genoemde beleidsnota is de begroting 2007 aangepast op onderdelen. Aan het vakteam Vastgoed is tevens opdracht gegeven om binnen 4 jaar (te rekenen vanaf 1-1-2006) een tekort op de begroting van de vastgoedexploitaties met een bedrag van € 600.000,-- terug te brengen, voor zover als de marktomstandigheden dat zouden toelaten.

 

Naast de opdracht aan het vakteam Vastgoed om binnen 4 jaar het tekort op de begroting terug te brengen met € 600.000,-- is tevens aan het vakteam Vastgoed gevraagd specifiek de eventuele verkoop van een 4-tal panden te onderzoeken. Deze panden laten een tekort op de begroting zien van circa € 431.000,--. Omdat de slaagkans van eigendomsoverdracht van met name 2 van deze 4 panden gering wordt geacht (40%), en omdat de besprekingen over een mogelijke eigendomsoverdracht lang kunnen gaan duren,  is in 2006 de begroting van deze panden incidenteel, tot en met 2008, aangepast[2]. Als eigendomsoverdracht uiteindelijk (deels) niet mogelijk blijk te zijn, zal de begroting alsnog structureel aangepast moeten worden.

 

Deze nota bevat voorstellen over de wijze waarop de toekomstig veronderstelde kosten en opbrengsten, verband houdend met het bezit[3] en de exploitatie van gemeentelijk vastgoed, in de begroting van de gemeente Delft verwerkt kunnen worden. Deze voorstellen worden vertaald in de thans voorliggende 53e  begrotingswijziging 2007. Daarnaast geeft deze nota inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de taakstelling ad € 600.000 en in het doel en het verloop van de egalisatiereserves van het vastgoedbedrijf.

 

2. Het kader van deze nota

Deze nota gaat uitsluitend over het gemeentelijk vastgoed dat administratief onderdeel uitmaakt van de Algemene Dienst (=gemeentebegroting),  met uitzondering van het gemeentelijk vastgoed met een onderwijsfunctie. Deze zogenoemde onderwijspanden vallen buiten de beleidsregie van het vakteam Vastgoed. Ook het gemeentelijk vastgoedbezit dat geadministreerd wordt in het Grondbedrijf van de gemeente Delft, maakt geen onderdeel uit van deze nota. Deze vastgoedexploitaties zijn opgenomen in de diverse grondexploitaties. 

 

Kort omschreven hebben we het in deze nota over de financieel administratieve organisatie van het Vastgoedbedrijf. Daarbij wordt aangetekend dat in het Vastgoedbedrijf ook stukken niet-openbare grond en gemeentelijk (vis)water administratief worden verwerkt. Deze laatste twee categorieën zijn nog niet financieel geanalyseerd omdat prioriteit gegeven is aan het bebouwd onroerend goed, omdat de gemeente Delft daar de meeste risico’s mee kan lopen.

 

Een aantal vastgoedexploitaties in het Vastgoedbedrijf zijn niet in deze analyse betrokken omdat ze thans onderdeel uitmaken van een andere bestuurlijke besluitvormingsprocedure. De financiële consequenties behorend bij deze exploitaties zijn c.q. worden in andere nota’s aan het college voorgelegd. Het gaat dan in het bijzonder om de exploitaties van[4]:

 

 

Een aantal kinderdagverblijven worden meer dan kostendekkend verhuurd. Op bestuurlijk niveau is in november 2005 hierover afgesproken dat het verschil tussen de exploitatiekosten en opbrengsten ten gunste wordt gebracht van het desbetreffende beleidsterrein. In de praktijk werd hierin voorzien door incidenteel (investerings)bijdragen te verstrekken ten laste van de reserve “beleidspanden”. Om de rollenscheiding blijvend tot uitdrukking te brengen, wordt voorgesteld een structureel bedrag van          € 39.000,-- over te hevelen naar het beleidsveld kinderopvang.

 

3. Doel, hoofdindeling en financiële uitkomsten Vastgoedbedrijf

Het gemeentelijk bezit in het vastgoedbedrijf wordt gerechtvaardigd door één van de twee gemeentelijke doelen:

 

ü       In bezit of gehuurd ten behoeve van de (eigen) gemeentelijke huisvesting

ü       In bezit of gehuurd ten behoeve van de realisatie van gestelde beleidsdoelen

 

Op dit moment heeft de gemeente Delft ook vastgoed in haar bezit dat thans niet (meer) voldoet aan de hierboven genoemde doelstellingen. Het voornemen is om met name dit “overig” bezit terug te brengen, mede met het oog op de taakstelling van € 600.000.

 

Het voorstel is om de begroting van het Vastgoedbedrijf ook in deze drie hoofdcategorieën in te delen, elk met een eigen egalisatiereserve:

 

Panden gemeentelijke huisvesting

Dit zijn panden die door de gemeente Delft zelf in gebruik zijn genomen. Het gaat dan om panden voor de huisvesting van het ambtelijk en bestuurlijk apparaat, alsmede de gemalen, de gemeentelijke sporthallen en zwembad Kerkpolder.

Beleidspanden

Dit zijn panden voor beleidsdoeleinden,  die door derden worden gebruikt. Het gaat dan om bijvoorbeeld welzijnsaccommodaties, culturele accommodaties en gezondheidscentra.

Overige panden

Dit zijn de panden die niet passen in de twee hierboven genoemde categorieën.

 

3.1 Product of kostenplaats

Tot nu toe was de eigenaarrol van de gemeente Delft niet als apart te onderscheiden beleidsveld in de begroting zichtbaar. Dit heeft tot gevolg dat de te onderscheiden andere beleidsvelden, zoals bijvoorbeeld Maatschappelijke Ontwikkeling of het Sportbedrijf, thans nog formeel belast zijn met de financiële verantwoording van de uitgaven en opbrengsten, terwijl zij slechts deels, op gebruikersniveau, invloed uit kunnen oefenen.

 

Hetzelfde geldt voor panden in bezit of gehuurd ten behoeve van de eigen huisvesting, waarover bijvoorbeeld het cluster Middelen of de sector Stadsbeheer een totale verantwoording dient af te leggen, dus ook over de onderdelen vallend onder de ambtelijke verantwoordelijkheid van het vakteam Vastgoed.

 

Om de rollenscheiding tussen enerzijds de gemeente Delft als eigenaar van het vastgoed (ambtelijk vertegenwoordigd door het vakteam Vastgoed) en de gemeente Delft als verhuurder én gebruiker van het vastgoed (zowel intern als extern) goed in beeld te brengen wordt voorgesteld om vanaf het begrotingsjaar 2008 panden in bezit ten behoeve van de eigen huisvesting als kostenplaats in de begroting op te nemen (waarbij de kosten toegerekend worden naar de kostenplaatsen van de betrokken organisatieonderdelen) en de overige panden als product van vastgoed.

 

In 2007 zal alleen nog sprake zijn van een aanpassing van de vastgoedexploitaties op de kostenplaatsen op basis van geactualiseerde calculaties. In het najaar van 2007 volgt een technische begrotingswijziging voor 2008 en volgende jaren om de scheiding tussen de kostenplaatsen en de producten aan te brengen.

 

De gebruikelijke interne doorbelasting zal vanaf 2007 plaatsvinden op basis van de - gecorrigeerde – begrotingsbedragen, en niet zoals te doen gebruikelijk op basis van de rekeningcijfers. Hiermee wordt er voor gezorgd dat andere vakteams niet langer financieel en beleidsinhoudelijk verantwoording hoeven af te leggen voor vastgoedtechnische aangelegenheden. De verrekening van de servicekosten (kosten elektra, water, gas, enz.) blijft wel op basis van nacalculatie, dus op basis van de werkelijk gemaakte kosten.

 

Met betrekking tot de interne doorbelasting wil Vastgoed overigens graag meedenken aan een systeem waarbij deze doorbelasting tevens kan gaan werken als prikkel, en niet beperkt blijft tot een administratieve handeling, om nog efficiënter en effectiever te werken.

 

Waarom de exploitatie van de eigen huisvesting als kostenplaats

Het voordeel van het werken met kostenplaatsen is dat het eenvoudig is om de integrale kostprijs inzichtelijk te maken. Voor het vastgoed ten behoeve van de eigen huisvesting is dit handig omdat deze kosten, samen met de kosten van een aantal andere gemeentelijke activiteiten, gebundeld in het cluster Middelen, op werkplekniveau worden doorbelast.

 

Waarom exploitatie van vastgoed met een beleidsdoel als een product van vastgoed

Het voordeel van werken met de productenraming is dat het werkgebied van het vakteam Vastgoed als apart beleidsterrein te onderscheiden is. Het college ziet de baten en lasten als zelfstandig product “vastgoedexploitaties” terug in de productenrekening/-raming. Voor de raad komt de informatie beschikbaar op het hogere programmaniveau, in casu in Programma 12 “Ontwikkeling Grond & Vastgoed”.

 

3.2 Raming van de vastgoedexploitaties

Op pandniveau is een reële raming gemaakt van de toekomstig te verwachten uitgaven en opbrengsten. Zoals verwacht laat een vergelijking met de huidige begroting een tekort zien[5]. In onderstaande tabel zijn de afwijkingen met de huidige begroting samengevat. Een (-)bedrag is een nadeel.

 

Bedragen x € 1.000

2007

2008

2009

2010

2011

 

 

 

 

 

 

Beleidspanden

281

304

220

220

220

Gemeentelijke panden

-780

-737

-812

-685

-685

Overige panden

-155

-146

-367

-367

-367

Totaal tekort

-654

-579

-959

-832

-832

 

 

Bij deze doorkijk zijn aannames gedaan. De belangrijkste aanname betreft het meerjarenonderhoud.

 

De onderhoudswerkzaamheden zijn correctief en preventief van aard. Wijziging, aanpassing of upgrading van het bestaande voorzieningenniveau zijn niet in de raming opgenomen. Het eigenaaronderhoud gaat, kort gezegd, uit van een sobere en doelmatige instandhouding. Deze sobere en doelmatige instandhouding vindt ook zijn grondslag in de financiële verordening (artikel 17 “onderhoud kapitaalgoederen”). Voor de begroting is van deze uitgaven een gemiddelde berekend. In werkelijkheid zal het benodigd onderhoudsbedrag op pandniveau dus jaarlijks verschillen. Dit heeft consequenties voor het werkelijk verloop van het saldo van de respectievelijke egalisatiereserves.

 

Dat de verzamelbegroting van de beleidspanden in bovenstaand tabel een overschot te zien geeft, ten opzichte van de “panden gemeentelijke huisvesting” en “overige panden”, heeft te maken met een andere, gelijkmatiger, verdeling van de gemeentelijke apparaatskosten. De verdeling vindt plaats op basis van het aantal m² bruto vloeroppervlak (BVO) en is daarmee op begrotingbasis objectiever van aard.

 

Na 2008 loopt het tekort enigszins op ten opzichte van 2007 en 2008. Dit heeft te maken met het feit dat de productenraming van 4 vastgoedexploitaties incidenteel voor de jaren 2007 en 2008 is opgehoogd in afwachting van vastgoedtechnische ontwikkelingen. In de concept programmabegroting 2008 en volgende jaren is een voorstel opgenomen om de ramingen van een 4-tal vastgoedexploitaties ook in 2009 met circa   € 431.000 te verhogen (incl. inflatiecorrectie € 437.000). Als dit voorstel wordt overgenomen, lopen de tekorten pas na 2009 enigszins op. Dit betekent dat uiterlijk in het voorjaar 2009 bekend moet zijn of de verkoop van de bovengenoemde 4 vastgoedexploitaties kans van slagen heeft of niet. Aangezien het onderzoek naar de afstotingsmogelijkheden reeds in gang is gezet en de onderhandelingen met mogelijk geïnteresseerde partijen in  2008 gestart kunnen worden, wordt dit zeker haalbaar geacht.

 

3.3 Mee- en tegenvallers op de jaarrekening

Uiteraard legt het vakteam Vastgoed jaarlijks, bij de presentatie van de rekeningcijfers, financieel en inhoudelijk verantwoording af over de ontwikkelingen in de afgelopen boekjaar. De resultaten van een boekjaar kunnen aanleiding geven om op pandniveau de begroting aan te passen. Thans wordt verondersteld dat het totaal van de mee- en tegenvallers ten opzichte van de – reële - begrotingsraming verrekend kunnen worden met, en opgevangen kunnen worden door, de saldi van de drie te onderscheiden reserves.

 

4. Taakstelling ad € 600.000,--

Aan het vakteam Vastgoed is opdracht gegeven om binnen 4 jaar (te rekenen vanaf 1-1-2006) een tekort van € 600.000,-- terug te brengen, voor zover als de marktomstandigheden het toelaten. Het terugbrengen van het tekort kan bestaan uit het afstoten van vastgoed, het verlagen van de kosten en verhogen van de opbrengsten. Op dit moment ligt de prioriteit op het afstoten van vastgoed en het verlagen van de uitgaven.

 

4.1 Afstoten van gemeentelijk vastgoed

Het saneren van de gemeentelijke vastgoedportefeuille heeft tijd nodig. De saneringsmogelijkheden worden deels ook bepaald door de juridische mogelijkheden (voorwaarden en bepalingen (huur)overeenkomsten) en de ontwikkelingen op de vastgoedmarkt. Concreet betekent dit dat op dit moment gekeken wordt welke panden afgestoten kunnen worden en wanneer en in welke vorm afstoting financieel economisch het meest geschikt c.q. gewenst is. Naar verwachting worden eind 2007 / begin 2008 de eerste verkoopvoorstellen aan het college van B&W voorgelegd.

 

4.2. Verlagen van de uitgaven

De meeste uitgaven hebben betrekking op de eigen formatie (inclusief de bijkomende overheadkosten), het onderhoud, Onroerend Zaakbelasting (OZB) en premie opstalverzekering. De formatie (voor technisch, administratief en juridisch beheer) hangt samen met de omvang van de vastgoedportefeuille. Bij een krimpende portefeuille ontstaat een punt dat de formatie teruggebracht kan worden. Wij denken dat dit punt over een paar jaar bereikt wordt. Het afstotingsprogramma sec legt nu immers ook beslag op de formatie.  Het structureel verlagen van de onderhoudsuitgaven is nauwelijks of niet mogelijk, omdat de gemeente Delft al uitgaat van een sobere en doelmatige instandhouding. Wel kan door middel van temporiseren een vertraging in het uitgavenpatroon gerealiseerd worden. De te betalen OZB is een gegeven, deze uitgaven zijn niet of nauwelijks beïnvloedbaar. De gemeente Delft is op dit moment veel geld kwijt aan premies voor de opstalverzekering. Dit heeft uiteraard deels te maken met de omvang van het gemeentelijk vastgoedbezit en het aantal monumentale panden. In overleg met de collega’s van het vakteam Treasury & Riskmanagement zal, vanaf de tweede helft van 2007, bekeken worden of en welke mogelijkheden er zijn om de kosten voor opstalverzekering terug te dringen. Naar verwachting zullen de resultaten voor het eerst in 2009 zichtbaar kunnen worden.

 

4.3 Inboeken taakstelling: uitdaging en spanningsveld

Het is op dit moment niet exact bekend wanneer en welke besparingen ingeboekt kunnen worden. Er zijn op dit moment al de nodige voorbereidingen getroffen en het afstoten van een aantal panden is al concreet onder bestuurlijke aandacht. Het gaat dan om het af stoten van de panden Hooikade 13 en 30. Het afstoten van panden en het bezien van de uitgaven in het kader van de opstalverzekering, zal zeker leiden tot een structurele besparing. Op incidentele basis kan het echter zijn dat eerst kosten gemaakt moeten worden, voordat structureel het voordeel in de boeken geschreven kan worden. Voorgesteld wordt om het “vastgoedbedrijf” als financieel gesloten circuit te beschouwen. Dit betekent dat alle afwijkingen van de begroting, inclusief de incidentele kosten, verbandhoudend met het terugdringen van het begrotingstekort van            € 600.000,--, evenals de incidentele boekwinsten of – verliezen te verrekenen met de daarvoor bestemde egalisatiereserves.

 

In afwijking van de spelregel om winsten en verliezen ten opzichte van de begroting binnen het vakteam Vastgoed te laten, is in het verleden bestuurlijk besloten om bij het afstoten van een aantal vastgoedobjecten een – eventueel – financieel voordeel voor andere doeleinden/objecten aan te wenden. Dit levert een spanningsveld op met betrekking tot de realisatietermijn van de taakstelling (2009). De taakstelling van € 600.000,-- werd opgelegd (februari 2006) nadat eerder (in 2005) tot de alternatieve aanwending van de middelen is besloten. Zo is bijvoorbeeld bestuurlijk besloten dat het  financieel voordeel bij verkoop van het voormalig buurthuis in Tanthof aan de Abtswoude 13[6] ten gunste komt van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling en het financieel voordeel van het afstoten van de voormalige gemeentelijke huisvestingspanden aan de Hooikade 13 en 30[7] als dekking voor de exploitatie van het kantorencomplex “de Rode Haan” wordt ingezet. De afgesproken dekking blijft gehandhaafd, maar onderzocht dient te worden op welke wijze compensatie met betrekking tot de taakstelling kan plaatsvinden.

 
5. Het verloop van de reserves egalisatie vastgoed

In 2006 bleek dat een aantal panden duurzaam een hogere administratieve boekwaarde hadden ten opzichte van de marktwaarde. Deze panden worden geadministreerd in de activa-administratie van de algemene dienst. Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording was het bij de jaarrekening 2006 noodzakelijk de administratieve boekwaarde af te waarderen met een totaal bedrag van  € 2,36 miljoen. Dit bedrag is toen voorlopig (voorfinanciering) ten laste gebracht van de “reserve egalisatie beleidspanden”.  Door de verlaging van de administratieve boekwaarde kunnen de daaraan gekoppelde jaarlijkse kapitaallasten (ad € 75.000) eveneens verlaagd worden. Dit leidt tot vrijval van kapitaallasten binnen de algemene dienst, met deze vrijval kan de Algemene Reserve uiteindelijk weer met € 2,3 miljoen worden gecompenseerd. De compensatie verloopt daardoor budgetneutraal en op algemeen gebruikelijke wijze.

 

Het is in deze bestendige gedragslijn het meest zuiver om de afwaardering van betrokken panden ten laste te brengen van de algemene reserve. Gelet op de nog bestaande tekortsituatie is dat ook noodzakelijk. Om het saldo van de reserves op voldoende hoogte te houden, rekeninghoudend met de toekomstig te verwachten stortingen en onttrekkingen, wordt daarom voorgesteld een bedrag van € 2,36 miljoen ten laste van de Algemene Reserve te brengen door een bedrag van € 1,26 miljoen te storten in de “Reserve egalisatie vastgoed panden gemeentelijke huisvesting” en door een bedrag van € 1,10 miljoen te storten in de “Reserve egalisatie vastgoed overige panden”.

 

Naast de hierboven genoemde stortingen en onttrekkingen wordt u eveneens voorgesteld een bedrag van € 700.000,-- te onttrekken van de “Reserve egalisatie vastgoed beleidspanden” ten gunste van de “Reserve egalisatie vastgoed panden gemeentelijke huisvesting”.

 

Met deze verhoging worden de saldo’s van de desbetreffende reserves aangepast aan de in de toekomst veronderstelde onttrekkingen en stortingen in verband met exploitatietekorten en exploitatieoverschotten,  financiële tegemoetkomingen, en stortingen van boekwinsten of onttrekkingen door boekverliezen uit verkoop.

 

In Bijlage1 is een totaaloverzicht te zien van de stortingen en onttrekkingen van de in deze nota genoemde bedragen en het effect ervan op het saldo van de respectievelijke reserves.

 

De verschillen tussen de vastgoedramingen en de rekeningcijfers zullen via de daarvoor bestemde egalisatiereserves administratief worden verwerkt. De verschillen zullen vooral ontstaan door verschillen tussen het gemiddeld geraamd bedrag voor onderhoud en de werkelijke onderhoudsbedragen.  

 

6. Nieuwe analyse in 2009

Ook de omgeving van het vastgoedbeleid is dynamisch te noemen. Er kunnen zich altijd omstandigheden voordoen waardoor de thans gehanteerde uitgangspunten en aannames significant  wijzigen. Zelfs met de huidige technische instrumenten is een jaarlijkse analyse van de vastgoedportefeuille arbeidsintensief. Een jaarlijkse analyse wordt dan ook niet aanbevolen. In februari 2006 is het college dan ook akkoord gegaan met het voorstel om de financiële uitgangspunten om de vier jaar, voor het eerst in 2010 te herzien. Dit betekent dat in 2009 de feitelijke analyse dient plaats te vinden. Herziening kan leiden tot aanpassing van de begroting en de mogelijkheid bieden om de saldi van de reserves af te romen of de noodzaak geven om bij te storten om te voorkomen dat het saldo van de reserve negatief wordt.

 

7.Voorstellen

 

De raad voor te stellen om:

1. in te stemmen met de 53e begrotingswijziging van het jaar 2007, die de financiële consequenties bevat zoals merendeels opgenomen in de tabel 'overzicht verloop saldo egalisatiereserves als gevolg van begrotingsmutaties vastgoedbedrijf'.

2. in 2009 opnieuw een soortgelijke integrale analyse doen uitvoeren op de kosten en opbrengsten van alle panden.

 

 

 

 

Bijlage 1: totaaloverzicht van stortingen en onttrekkingen van de in deze nota genoemde bedragen en het effect ervan op het saldo van de respectievelijke egalisatiereserves.

 


[1] In de nota wordt aangegeven, dat sprake is van een omvangrijk exploitatietekort, met name omdat voorheen de uitgaven voor (groot)onderhoud niet of nauwelijks structureel in de begroting opgenomen waren. Gebruikelijk was dat daar op incidentele basis afzonderlijk dekking (kredieten/reserves) voor geregeld werd. In 2006 is de beleidslijn uitgezet dat op voorhand de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed naar behoren geraamd wordt. Dit betekent wel dat het ontstane exploitatietekort in meerjarig perspectief opgelost moet worden.

[2] In de Programmabegroting zijn 2007 zijn hiertoe incidentele middelen ad € 431.000 voor 2007/2008 vrijgemaakt. Zie ook de laatste alinea op blz. 5 over het voorstel om de begroting ook in 2009 incidenteel met € 431.000 te verhogen.

[3] Gehuurd vastgoed wordt in deze nota gemakshalve ook aangeduid als gemeentelijk vastgoedbezit

[4] Tussen haakjes planning bestuurlijke terugkoppeling

[5] Het bij de nota “enkele stappen op weg naar professioneel vastgoedbeleid” gepresenteerde tekort bedroeg € 1,8 miljoen. Bij de Begroting 2007 is dat met een bedrag van € 386.000 structureel gecorrigeerd, waardoor een tekort van € 1,4 miljoen resteert. Ook als rekening gehouden wordt met de incidentele bijdrage voor 2007/2008 incidenteel € 6 ton is het oorspronkelijk tekort dus al deels teruggedrongen..

[6] Raad 30 juni 2005, registratienummer 560422 / stuk 96-I

[7] B&W 22 december 2005, registratienummer 818851)