Na de afwikkeling van de selectieprocedure van een
architect voor Het Nieuwe Kantoor / NS Station zou aan de commissie Ruimtelijke
Ordening verantwoording afgelegd worden over de aanbestedingsprocedure.
Inmiddels heeft de aanbestedingsprocedure geleid tot de keuze van het bureau
Mecanoo Architecten BV, zodat thans tot die verantwoording kan worden
overgegaan.
In het onderstaande is in chronologische volgorde
de aanbestedings-procedure van deze architectenkeuze uiteengezet om meer
inzicht te verschaffen in het verloop van dit proces.
Het
proces voor de architectenkeuze was ontworpen als een standaard Europese
aanbesteding met vooraf opgestelde criteria, uitgangspunten en spelregels. Dit
is een verplichting die rechtstreeks voortvloeit uit de Europese regelgeving
met de bedoeling een zo eerlijk en objectief mogelijke beoordeling te
bewerkstelligen. Gekozen was voor een niet-openbare procedure als bedoeld in artikel 28
lid 1 van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO)
waarbij de aanbesteding opgedeeld wordt in een selectiefase (selectie van veel
naar 5) en in een gunningsfase (van 5 naar 1). De reden om te kiezen voor een
niet-openbare procedure was de complexiteit van de opdracht.
De
Europese aanbestedingsprocedure is vormgegeven door Gemeentewerken Rotterdam in
overleg met Ontwikkelingsbedrijf Spoorzone i.o. (aanbestedende dienst) en
Gemeente Delft (toekomstige eigenaar). Gemeentewerken Rotterdam is ingeschakeld
vanwege hun ervaring met de architectenselectie in het algemeen en voor de
nieuwbouw van het Centraal Station Rotterdam in het bijzonder.
Ten behoeve van de
aanbestedingsprocedure is een selectiecommissie ingesteld. De
taak van de selectiecommissie was om via een beoordeling - op grond van de
vooraf opgestelde criteria, uitgangspunten en spelregels - tot een
architectenkeuze te komen. Bij die keuze zou de voorkeur van het DIP voor 25%
meewegen.
De selectiecommissie stond voor de opgave om uit 35
binnengekregen inschrijvingen vijf kandidaten te selecteren die door zouden
gaan naar de tweede fase van de architectenselectie voor Het Nieuwe Kantoor /
NS Station.
Allereerst
zijn alle inzenders beoordeeld op de minimumeisen zoals beschreven in de
Selectieleidraad d.d. 6 december 2005. Vijf gegadigden voldeden niet aan de
gestelde minimumeisen. Dertig kandidaten kwamen in aanmerking voor de
kwalitatieve beoordeling, die was beschreven in de Selectieleidraad. Zij zijn getoetst op hun specifieke geschiktheid
voor dit project. Hierbij is gekeken naar relevante referentieprojecten en de
geleverde informatie over de bedrijfs- en projectorganisatie van de gegadigden.
Op
basis van hun oeuvre, ervaring en gepresenteerde organisatiestructuur heeft de selectiecommissie de onderstaande
architectenbureaus geselecteerd, die elk een schetsontwerp mochten maken:
-
Kraaijvanger Urbis (Dirk Jan Postel);
-
Mecanoo Architecten (Francine Houben);
-
Rudy Uytenhaak Architectenbureau (Rudy Uytenhaak);
-
Soeters Van Eldonk Ponec Architecten (Sjoerd Soeters);
-
OMA (Rem Koolhaas).
De selectiecommissie was van mening dat de vijf
kandidaten op alle punten aantoonbaar geschikt en goed geëquipeerd waren om van
Het Nieuwe Kantoor / NS Station een visitekaartje van Delft te maken. Vanwege
opdrachten van andere partijen heeft OMA zich teruggetrokken, waarna de
procedure met de vier overgebleven architectenbureaus is vervolgd.
Aan de vier architectenbureaus is tijdens een
briefing de Gunningsleidraad d.d. 11 april 2006 verstrekt waarin de
uitsluitingsgronden, gunningcriteria en de wijze van beoordelen stonden
beschreven. Indien niet voldaan werd aan (bijvoorbeeld) het taakstellend
bouwkostenbudget zouden aanbiedingen uitgesloten worden. De gunningcriteria
bestonden uit diverse onderdelen zoals de presentatie van het schetsontwerp, de
architectonische uitstraling, de stedenbouwkundige inpassing van het ontwerp en
de duurzaamheid en functionaliteit van het gebouw. Door de leden van de
selectiecommissie zijn de hiervoor genoemde criteria beoordeeld. Daarnaast
hebben - op basis van beeldmateriaal - de inwoners van Delft via het Delft
Internet Panel (DIP) een cijfer geven aan de vier ontwerpen.
Op verzoek van de Raad is deze in de gelegenheid
gesteld zijn wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van de vier
schetsontwerpen. Om dit te kunnen doen zijn in de vergadering van de
commissie Ruimtelijke Ordening op 26 september 2006 aanvullende presentaties
gegeven over de schetsontwerpen en de selectieprocedure. Tijdens een extra
commissievergadering op 2 oktober 2006 is de commissie in de gelegenheid
gesteld zich nader uit te spreken over de vier architecten en hun
schetsontwerpen. Van deze laatste vergadering is een verslag gemaakt dat
overhandigd is aan de selectiecommissie. Naderhand is door een van de
architecten bezwaar gemaakt tegen deze gang van zaken.
De
inwoners van Delft werden betrokken bij het aanbestedingsproces door ze te
informeren over de gemaakte schetsontwerpen en ze een stem te geven in het
selectieproces. Informeren gebeurde met een expositie, een presentatie op
internet, een toelichting in de Stadskrant, een elektronische nieuwsbrief en
publiciteit in de pers. De mening van de Delftenaren werd gepeild
via het Delft Internet Panel, een representatieve groep van ruim 2000 inwoners.
De deelnemers van het panel ontvingen informatie
over de ontwerpen in combinatie met een vragenlijst. Elk
lid van het DIP werd verzocht om per ontwerp een cijfer te geven in hele punten
op een schaal van 1 tot 10. Het totaaloordeel van het DIP is het gemiddelde
cijfer van alle door het DIP uitgebrachte cijfers. Dit gemiddelde woog voor 25%
in de eindbeoordeling.
Op 6 oktober 2006 is de selectiecommissie
bijeengekomen om de vier ontwerpen – conform de vooraf opgestelde criteria,
uitgangspunten en spelregels - te beoordelen. De selectiecommissie heeft
besloten om te kiezen voor een ruimhartige interpretatie van de
uitsluitingsgronden. Hiervoor is gekozen vanwege de enorme complexiteit van de
opgave qua constructie, faseerbaarheid, twee functies en de stedenbouwkundige
envelop. Zo achtte de selectiecommissie ruimte aanwezig om een art. 19
procedure toe te passen indien het ontwerp niet geheel voldeed aan het
bestemmingsplan en werd voor de bouwkosten een overschrijding van 10% boven het
taakstellend budget geaccepteerd.
Na toetsing door een extern kostenbureau bleek het
ontwerp van Mecanoo het taakstellend budget te overschrijden met meer dan 10%.
Op grond van deze toets moest Mecanoo uitgesloten worden.
Na de beoordeling door de selectiecommissie werd de
uitslag van de DIP in het proces betrokken. Uytenhaak kreeg het hoogste cijfer
van de selectiecommissie en Soeters het hoogste cijfer van de DIP. Na het wegen
van beide oordelen kwamen beide ontwerpen (na afronding) tot hetzelfde
eindcijfer. Op basis hiervan is het voornemen tot gunning bekendgemaakt aan
beide bureaus met het verzoek om hun schetsontwerpen nader uit te werken. De
inschrijvers zijn van deze besluitvorming in kennis gesteld.
Tijdens de verplichte Alcatel-termijn hebben drie
van de vier architecten-bureaus bezwaar aangetekend en een kort geding
aangespannen. Bezwaren hadden betrekking op ondermeer de uitsluitingscriteria
op het gebied van bouwkosten en bestemmingsplan, de invloed van de raad, de
motivering voor de cijfers (waaronder de afronding van het eindcijfer).
Op grond van de “grondige” kennis die de
architecten hadden kunnen verzamelen over elkaars ontwerpen tijdens de verschillende
presentaties (voor de Belangenvereniging Olofsbuurt / Westerkwartier
op 6 september 2006, in de Commissie Ruimtelijke Ordening op 26 september 2006
en bij het Techniek Ontmoetings Punt op 1 september 2006), kwamen nu al deze
bezwaren en argumenten - zowel voor als tegen - in het juridische proces naar
voren. Onder meer de tegengestelde argumenten van de architecten en de ruimere
interpretatie die gehanteerd was bij de beoordeling van de ontwerpen
bemoeilijkte de juridische procedure.
Na intern beraad is het voornemen tot gunning
ingetrokken en is een herbeoordeling aangekondigd. Soeters kon zich hiermee
niet verenigen en op 20 december 2006 heeft een door Soeters aangespannen kort
geding plaatsgevonden. In dit kort geding zijn Uytenhaak, Mecanoo en
Kraaijvanger tussengekomen. Bij vonnis van 9 januari 2007 heeft de
Voorzieningenrechter – kort gezegd - beslist dat OBS gerechtigd was tot een
herbeoordeling.
De Voorzieningenrechter heeft tevens geoordeeld dat het gezien de formulering
van de gunningleidraad niet voor de hand ligt een art. 19 WRO procedure
toelaatbaar te achten.
In overleg met het advocatenkantoor Houthoff Buruma
heeft een herbeoordeling plaatsgevonden van de ontwerpen. Ten aanzien van de
uitsluitingsgronden is een strikte hantering in plaats van een ruime hantering
toegepast. Dit leidde tot uitsluiting van alle vier de ontwerpen. Geconcludeerd
moest worden dat geen geldige aanbiedingen waren ingediend. Na deze conclusie
waren in beginsel twee mogelijkheden om de procedure te vervolgen.
-
enerzijds was het mogelijk om de aanbesteding als
mislukt te beschouwen en vervolgens een nieuwe aanbestedingsprocedure op te
starten;
-
anderzijds bestond de mogelijkheid om met
gebruikmaking van art. 30 Bao een zogeheten onderhandelingsprocedure op te
starten. Deze mogelijkheid had als voordeel dat de afgesloten procedure direct
een vervolg kreeg, waardoor tijdverlies en kosten tot een minimum beperkt
konden worden.
De vier architecten bleken bereid deel te nemen aan
de onderhandelingsprocedure. De kort geding procedures die eerder waren
aangehouden zijn toen ingetrokken.
5. Onderhandelingsprocedure (maart 2007)
De onderhandelingsprocedure bood opnieuw gelijke
kansen aan alle vier de architecten en had als doel nieuwe, geldige
aanbiedingen te verkrijgen die getoetst konden worden. Regel bij de
onderhandelingsprocedure is dat de opdracht en de aanbestedingsprocedure niet
wezenlijk gewijzigd mogen worden. Wel was het mogelijk om een nadere
toelichting te geven op de voorgaande procedurebeschrijving (bv. ten aanzien
van de afronding van het eindcijfer). Verder is waar mogelijk met de bezwaren
van de architecten rekening gehouden.
Voor de nieuwe aanbiedingen kregen de architecten
een herziene Gunningsleidraad voor de onderhandelingsfase. Daarin kregen de
architecten de gelegenheid om hun ontwerp zodanig aan te passen dat ze zouden
voldoen aan de (strikt te hanteren) uitsluitingscriteria. De aanbiedingen zijn
– strikt conform de gunningsleidraad - opnieuw door de selectiecommissie
getoetst op de uitsluitingsgronden. Ditmaal bleek dat alle aanbiedingen
voldeden aan de gestelde eisen in de gunningsleidraad, zodat deze vervolgens
konden worden beoordeeld door de selectiecommissie en het DIP. Na de
bijeenkomst van de selectiecommissie (4 juli 2007) zijn de resultaten van de
afzonderlijke leden van de selectiecommissie via Gemeentewerken Rotterdam
direct overhandigd aan de notaris. Na de sluiting van het DIP is ook deze
uitslag (10 juli 2007) direct overhandigd aan de notaris. De notaris heeft de
berekening gemaakt en op 12 juli 2007 de winnaar – Mecanoo Architecten BV –
publiekelijk bekend gemaakt.
Bij collegebesluit van 3 juli 2007 heeft het
college vastgesteld dat tegen geen van de vier ontwerpen zodanige bezwaren
bestonden dat van gunning zou worden afgezien. Aldus committeerde het college
zich vooraf aan elke uitkomst van de aanbestedingsprocedure. Met de
bekendmaking van de winnaar werd de definitieve architectenkeuze daarmee meteen
bekrachtigd door het college.
In het collegebesluit van
17 juli 2007 is vastgesteld dat de selectieprocedure is verlopen conform de
vooraf opgestelde regels. De inschrijvers zijn van de besluitvorming in kennis
gesteld.
Tegen het voornemen om de ontwerpopdracht voor Het
Nieuwe Kantoor / NS Station te gunnen aan Mecanoo Architecten BV zijn vanuit de
architecten binnen de Alcateltermijn geen bezwaren gekomen.
Ten behoeve van de aanbestedingsprocedure is in
2006 – middels onttrekking uit de Reserve Gemeentelijk Huisvesting via de
Algemene Raads Begrotingswijziging - door de raad een voorbereidingskrediet
beschikbaar gesteld van 360.000 euro. Dit krediet diende om de werkzaamheden
ten behoeve van het aanbestedingsproces te dekken.
Als gevolg van de onderhandelingsprocedure die
vooraf niet voorzien was, zijn extra kosten gemaakt. Deze kosten waren voor
ondermeer de vergoeding van advocaat, architecten en deskundigen voor de extra
toetsing en bedragen circa € 200.000. Deze extra kosten vormen onderdeel van de
Nota Investeringsbegroting en het bijbehorend dekkingsplan d.d. 4 juli 2007 dat
op 27 september 2007 is vastgesteld in de raad.
De onderhandelingsprocedure ten behoeve van een
architect voor Het Nieuwe Kantoor / NS Station heeft geresulteerd in de keuze
voor het architectenbureau Mecanoo Architecten BV. De procedure is verlopen
conform de aanbestedingsregels zoals voorgeschreven in de Europese regelgeving
wat in het collegebesluit van 17 juli 2007 ook als zodanig is vastgesteld.
Daarmee is Mecanoo de winnaar, aan wie de ontwerpopdracht voor het Nieuwe
Kantoor / NS Station inmiddels is gegund.