Onderwerp: GGD 2000 e.v.
Ik verwacht dat u na dit voorstel
niet meer wordt verrast door nieuwe ontwikkelingen over de GGD Delfland, anders
dan de reguliere en de reeds in gang gezette ontwikkelingen.
De GGD Delfland heeft een moeilijke periode achter de rug. Met veel inzet en
motivatie wordt gewerkt aan verbetering.
Het dagelijks bestuur van GGD
Delfland en de GGD zelf gaan voor een betere organisatie die financieel en
organisatorisch op orde is, verantwoorde zorg levert en straks klaar is om de
fusie met de GGD West-Holland aan te gaan.
In de vergadering van het
algemeen bestuur van 27 november a.s. wordt mede aan de hand van de reacties
van de deelnemende gemeenten een definitief besluit genomen.
Dit voorstel is daarvoor bepalend.
De GGD Delfland is anderhalf
jaar geleden in een crisisfase gestart met een organisatie-ontwikkelingsproces.
De organisatieontwikkeling van GGD Delfland is te kenmerken in vier fasen: van
crisisfase, naar stabilisatiefase, vervolgens naar verbeterfase en tenslotte de
voorgenomen fusie als verdere doorvoering van verbetering.
Dit proces is in het eerste
jaar vooral gericht geweest op het ruimen van zwaar achterstallig onderhoud dat
in meerdere jaren ontstaan is. De GGD Delfland was destijds qua
bedrijfsvoering, personeelsmanagement en op het terrein van de aansturing te
bestempelen als zwaar verwaarloosde organisatie (’98 / ’99). Van die tijd
dateert ook het recent verschenen inspectierapport (zie bijlage). De crisisfase
is gelukkig achter de rug.
Door het dagelijks en
algemeen bestuur zijn er in die periode grote stappen gezet als het gaat om het
op orde brengen van de begroting, het vaststellen van het basistakenpakket en
het herstellen van de relatie bestuur/management en management/
medewerk(st)ers. Je zou deze fase het toewerken naar de stabilisatiefase kunnen
noemen, inclusief het toewerken naar het voldoen aan de aanbevelingen van de
rijksinspectie: de GGD zet nu de verdere stappen richting deze stabilisatiefase.
Om de stabilisatiefase verder
te verankeren is nu de volgende fase in het
ontwikkelingsproces aangebroken: de verbeterfase: een fase van
investeren in een organisatie die goed
moet gaan functioneren en ontwikkelingen voor de toekomst aan moet kunnen.
Hiermee wordt, zo is de inzet, ook de inhoudelijke boodschap van het rijksinspectierapport
beantwoord. Deze boodschap is immers, één jaar na de inspectie zelf, nog zeer
relevant. Deze verbeterfase leidt tot een vitale GGD die samen met de
deelnemende gemeenten en andere zorg-instellingen in het werkgebied werkt aan
verantwoorde zorg.
Na deze verbeterfase volgt de
fusiefase, dat als ultieme verbeterfase kan worden gezien.
De bijgaande stukken hebben
betrekking op dit investeren in de GGD en zijn daarmee van groot belang voor de
toekomst van de GGD en haar opdrachtgevers/afnemers.
Er zijn vier
onderwerpen/prioriteiten die daarbij van belang zijn. Voorgesteld wordt deze
onderwerpen in één keer mee te nemen in een begrotingswijziging. Het betreft:
A. Lopende begroting.
B. Huisvesting
C. Verbetertraject
D. Voorbereiding Fusie
Zoals eerder in dit stuk is
aangegeven is in de stabilisatiefase de begroting van de organisatie op orde
gebracht en werkt de organisatie vanaf het jaar 2000 met een productbegroting.
Toch wordt er voor dit jaar, gezien de halfjaarlijkse cijfers, een tekort voorzien. Dit tekort (fl.
400.000,-) ontstaat echter niet door
hiaten in de bedrijfsvoering, maar heeft voor het overgrote deel exogene en
onbeïnvloedbare oorzaken. Ongeveer de helft van het tekort is verklaarbaar door
de nasleep van de vorige fase: er heeft noodgedwongen langer dan begroot inhuur
van interim-management plaatsgevonden.
In bijlage A is een en ander verder geanalyseerd
Voorgesteld wordt de
taakstellende prognose van fl. 400.000,- nadeel incidenteel voor 2000, thans
mee te nemen in de begrotingswijziging 2000. De beperkte structurele
doorwerking van deze kosten wordt voorshands nog niet opgenomen in een
begrotingswijziging 2001. Bij de jaarrekening 2000 is op deze structurele
doorwerking meer zicht. De reden hiervoor is dat er op dit moment een aantal
ontwikkelingen zijn (met name m.b.t. voormalig c.q. inactief personeel) die
naar alle waarschijnlijkheid financiële voordelen opleveren.
Ad. B. Huisvesting
Er is een aantal dringende
redenen om de huisvestingssituatie van de GGD te verbeteren. In het hoofdgebouw
aan de Crommelinlaan ontstaat o.a. door het invullen van vacatures een steeds
nijpender gebrek aan vierkante meters. De organisatie barst uit haar voegen. De zeer krappe
huisvestingssituatie heeft z’n weerslag op het welzijn van het personeel en is dus ook van invloed op het
ziekteverzuim.
In de vestiging Rijswijk is
sprake van een ernstig kwaliteitsprobleem (achterstallig onderhoud) met zeer
slechte (werk)omstandigheden voor de medewerk(st)ers en de bezoekers/klanten
van de GGD. De vestigingen s-Gravenzande en de Zuiderstraat (Delft) moeten worden opgeheven omdat de GGD niet
langer in de thans gehuurde gebouwen kan blijven.
Bij het bekijken van
alternatieven c.q. het vinden van oplossingen voor de bovengenoemde huisvestingssituatie
is uitgegaan van de volgende uitgangspunten:
·
de huisvesting moet
-mede in het kader van het verbetertraject- naar een hoger kwaliteitsniveau. De
transformatie naar een meer professionele organisatie vraagt om een
professionele omgeving voor medewerk(st)ers
en klanten;
·
de huisvesting moet in
redelijke mate voldoen aan de ARBO-normen en richtlijnen;
·
structurele oplossingen
voor dit huisvestingsvraagstuk zijn noodzakelijk;
·
het streven is erop
gericht zoveel mogelijk te investeren in de hoofdvestiging, een zoveel mogelijk
centrale GGD hoofdvestiging met daarnaast spreekuur/uitvoeringslokaties in een
aantal deelnemende gemeenten.
Gelet op deze uitgangspunten
komen wij tot het volgende huisvestingsvoorstel:
Begin jaren 90 is onderzocht
of het mogelijk is om een etage bovenop het hoofdgebouw te bouwen. Daar is toen
om financiële redenen vanaf gezien. Voorgesteld wordt om dit thans wel te
realiseren. De gemeente Delft als verhuurder/eigenaar is bereid dit positief te
onderzoeken. Technisch gezien en met een art.19 procedure (bestemmingsplan) is
de extra etage te realiseren. De investering en de huur van meer vierkante
meters hebben vanzelf wel consequenties voor de huur van de Crommelinlaan.
Aangezien het 2a3 jaar zal duren voordat die etage daadwerkelijk gebruikt kan
worden, moet er ter overbrugging een uitlooplokatie voor ongeveer 15
werkplekken nabij het hoofdgebouw worden gezocht. Ook hieraan zijn extra
huurkosten verbonden. Er is dan wel concreet zicht op een structurele
oplossing.
Voorts is het voorstel de
vestiging Rijswijk te upgraden (d.w.z. kwalitatief te verbeteren). De
vestigingen s-Gravenzande en de Zuiderstraat (Delft) worden opgeheven. In de
Gemeente s-Gravenzande komt een spreekuurlokatie. De medewerk(st)ers die
momenteel in s-Gravenzande en de Zuiderstraat werken worden ondergebracht in de
overloop-lokatie Delft danwel in de
vestiging Rijswijk. De kosten (incidenteel en structureel) zijn terug te vinden
in bijlage B.
Alternatieven in de
huisvesting zijn eveneens onderzocht. Zij waren evenwel ofwel fors duurder (nu
geheel nieuw gebouw zoeken) ofwel (in het alternatief 2e etage in
Rijswijk erbij huren en upgraden) zowel
in strijd met bovengenoemde uitgangspunten als eveneens duurder dan ons
voorstel.
Ad C. Verbetertraject.
Kwaliteitsverbetering is
noodzakelijk. Niet alleen omdat de intentie-overeenkomst stelt dat beide GGD-en
zowel organisatorisch als financieel op orde dienen te zijn, maar ook om
verantwoorde zorg (thans onvoldoende) te kunnen leveren.
Om de noodzakelijke kwaliteitsverbetering
van de organisatie te realiseren en te komen tot een betere uitvoering van het
basis- en pluspakket, zal er veel geïnvesteerd moeten worden in het personeel
en de interne bedrijfsvoering Belangrijke onderwerpen daarbij zijn:
·
upgrading van het
personeelsbeleid (m.n. gericht op: vorming en opleiding, beheersing van het
ziekteverzuim, betere arbeidsomstandigheden, betere monitoring van het
personeel op kwaliteit en ontwikkeling en een betere personeelsplanning);
·
het verder ontwikkelen
van een beheers- en besturingsinstrumentarium, kernwoorden hierbij zijn
kostenbeheersing, productnormering en management- en bestuursinformatie;
·
verbetering en verdere
professionalisering van de ondersteunende functies;
·
vergroten van de externe
gerichtheid van de organisatie en het structureren/ verbeteren van de relaties
met de gemeenten zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau;
·
het op efficiëntie en
effectiviteit analyseren van alle hoofdwerkprocessen en zonodig herinrichten
van deze werkprocessen;
·
het invoeren van een
kwaliteitsbeleid en kwaliteitsprotocollen;
·
het verbeteren van de
bereikbaarheid van de organisatie o.a. door middel van betere technische
hulpmiddelen;
·
aanscherpen van het
bestaande beleid en in beeld brengen van het beleidsproces met daarin betrokkenheid
vanuit de vakdisciplines.
De derde bijlage heeft
betrekking op dit verbetertraject. Het totaal aan verbeteringen (in de maximale
vorm en omvang) legde een dermate groot (financieel) beslag dat het Dagelijks
Bestuur ervoor heeft gekozen om een en ander meer te faseren en prioriteren en
te bezien in de relatie met de fusie. Daarbij is gezocht naar het evenwicht
tussen ambitie en financiële realiteit; tussen kansen die er liggen en datgene
wat de organisatie daadwerkelijk aankan. In bijlage C is aangegeven welke
investeringen er in het minimaal verantwoorde verbeterpakket structureel en
incidenteel gedaan moeten worden.
In de interne planning en
voorbereidingen van de GGD is er rekening mee gehouden dat er, indien het
Algemeen Bestuur positief besluit, in de maand december de investeringen worden
gedaan zoals voor dit jaar in het verbetertraject is begroot.
Het vierde onderwerp betreft
de voorbereiding op de fusie. Uitgaande van de ondertekening van de
intentieovereenkomst door de besturen van de GGD Delfland en de GGD
West-Holland zullen formeel de voorbereidingen van start gaan om te onderzoeken
of en hoe, in welke bestuurlijke en organisatorische vorm en onder welke
condities de fusie tot stand kan komen. Dit is nodig om toe te werken naar een weloverwogen definitief besluit. De kosten
die verbonden zijn aan deze voorbereiding zullen door beide GGD’en gedragen
moeten worden. Er is een verdeelsleutel afgesproken van 55% (Delfland) en 45%
(West-Holland). In bijlage D staan de incidentele voorbereidingskosten voor de
GGD Delfland in 2001 aangegeven.
Bovengenoemde vier
onderwerpen A t/m/ D zijn in bijlage E getotaliseerd en vertaald naar een
verhoging van het bedrag per inwoner d.m.v. één begrotingswijziging waar alles
in zit. De verhogingen per inwoner per jaar (niet cumulatief) is:
·
In 2000: fl. 2,30
·
In 2001: fl. 2,85
·
In 2002 fl. 1,97
·
In 2003 fl. 1,97
·
Vanaf 2004 fl. 2,55
In bijlage F is al het
hierboven staande, inclusief de bijlagen A t/m E vertaald in de format van de
ontwerpbegrotingswijziging 2000 en volgende jaren.
Voor Delft betekent dit
voor
·
2000 (96.095) fl.
221.019,--*)
·
2001 (96.525) fl.
275.096,--*)
·
2002 (97.025) fl.
191.139,--
·
2003 (96.925) fl. 190.942,--
*) Met het aandeel van
Delft in de kosten van de fusie is in de Zomernota 2000 al rekening
gehouden (t.w. f. 15.000,-- in 2000 en
f. 15.000,-- in 2001)
Voor het tekort voor 2000
en volgende jaren is geen andere dekking mogelijk dan uit de algemene middelen
van de gemeente Delft.
Ik stel u dan ook voor
akkoord te gaan met dit voorstel en daartoe
·
de
extra kosten voor 2000 mee te nemen bij de rekening 2000 en voor de volgende
jaren bij de eerstvolgende algemene tussentijdse begrotingswijziging de
begroting dienovereenkomstig aan te passen;
·
het voorstel te
bespreken in de raadscommissie Werk, Zorg en Onderwijs van 14 november a.s.
Hoofd Vakteam Beleid en
Projecten
M. Klijn
Bijlage A: Lopende begroting (halfjaarcijfers en
prognose)
Bijlage B: Investeringen huisvesting
Bijlage C: Investeringen
in verbetertraject
Bijlage D: Fusie
Bijlage E: Totaal-overzicht
en berekening van bijdrage per inwoner.
Bijlage F: Begrotingswijziging
Bijlage G: Rijksinspectierapport