bijlage 1_verantwoordingsverslag 2000

GEMEENTE DELFT

==============

HET

VERANTWOORDINGS-VERSLAG

Abw, Ioaw en Ioaz 2000

Samensteller:

WIZ / Procesondersteuning

Interne Controle

Juli - september 2001

Inhoudsopgaaf

Algemeen………………………………………………………………………………… 3

1. Het gemeentelijk beleid

1.1. Beleidsplan en beleidsverslag……………………………………….. . 4

1.2. Toeslagenbeleid………………………………………………………… 4

2. Het recht op uitkering

            2.1.      Het recht op uitkering als zodanig………………………………………         5
            2.2.      De vorm, hoogte en ingangsdatum van de bijstand………………….          6
            2.3.      De middelen……………………………………………………………….         7

3.         De onderzoeksverplichting gemeenten

            3.1.      De volledigheid en juistheid van aanvraag- / heronderzoeken………           9
            3.2.      De handhaving van de onderzoekstermijnen………………………….          11
            3.3.      De volledigheid, tijdigheid en juistheid van het beëindigingsonderzoek       12
            3.4.      De volledig-/tijdig- en juistheid van debiteurenodz. Terugvordering 14

3.5. De volledig-/tijdig- en juistheid van debiteurenodz. Verhaal…………. 15

4. Het opleggen van verplichtingen en de handhaving ervan

4.1. Het verbinden van verplichtingen aan de Abw-/Ioaw- en Ioaz-uitkering 17
4.2. Het toezien op naleving van de verplichtingen (handhaving…)………. 18

5. De terugvordering en het verhaal

            5.1.      Terugvorderingsverplichting: invulling geven aan………………………         21
5.2.      Verhaalsverplichting: invulling geven aan……………………………….        21
5.3.      Kwaliteitseisen schriftelijke besluiten tot Terugvordering en Verhaal…       22

6. De debiteuren

            6.1.      Debiteurenbeleid: passend binnen rijksbeleid / wetgeving…………….       23
6.2.      De noodzakelijke incasso-activiteiten (invordering)…………………….       23
6.3.      Het buiten invordering stellen van vorderingen………………………….        23

7. De administratie

7.1. De administratie als getrouwe weergave van de uitvoering……………. 25
7.2. De opzet en de werking van de AO en de IC-maatregelen…………….. 27

8. De bestuursverklaring……………………………………………………………….. 29

Algemeen

Inrichting Verantwoordingsverslag

Bij de opzet van het ‘Verantwoordingsverslag Abw…2000’ (hierna te noemen verslag) is er naar gestreefd, een zo nauw mogelijke aansluiting te bewerkstelligen met het door het Minis-terie van SZW uitgebrachte model. Dit betekent dat het verslag is opgedeeld in een achttal – verplicht op te nemen – verantwoordingsclusters, over de uitvoering waarvan op hoofd-punten (‘elementen’) verantwoording wordt afgelegd. Het rechtmatigheidsaspect staat daarbij vooralsnog nadrukkelijk op de voorgrond.

Verder is dit verslag – conform het SZW-model – bij elk afzonderlijk verantwoordingselement opgesplitst in twee delen, volgens het gewenste stramien (‘Algemeen beeld’ en ‘Bijzonder-heden en tekortkomingen’). Onder deze laatste zijn de bevindingen in redelijk gedetailleerde vorm weergegeven, steeds voorafgegaan door een overzicht m.v.v. de kwantitatieve omvang van het gemeentelijk (controle)onderzoek en de gesignaleerde tekortkomingen (kwantifice-ring zowel t.a.v. het aantal aspecten, maar ook op dossierniveau).

Facultatief

Voor het verslagjaar 2000 is door ‘Delft’ besloten, de als ‘facultatief’ aan te merken verant-woordingselementen niet in het verslag op te nemen. Deze onderwerpen worden nu dus niet in het accountantsonderzoek betrokken.

Gemeentelijk onderzoek

Het resultaat van het controle-onderzoek levert primair informatie voor het bijsturen van de uitvoering door de gemeente. Tegelijk dienen de uitkomsten als ‘input’ voor het afleggen van verantwoording in het verslag. In verband daarmee zijn over de omvang van de diverse deel-waarnemingen afspraken met de accountant gemaakt. In alle gevallen is hieraan voldaan, zodat de accountant zich grotendeels kan baseren op de resultaten van het gemeentelijk onderzoek.

De uitvoering van de verbijzonderde interne controle te Delft kenmerkt zich door hantering van de aspectenmethode en dus is de omvang van (IC)deelwaarnemingen en ‘foutscores’ ook op aspectenniveau uitgewerkt. In een eerder stadium was intern echter al bepaald dat de eindverantwoording over 2000 nog op dossierniveau zou geschieden. Ik verwijs daar-voor naar de kwantificering van de verschillende controle-uitkomsten/- tekortkomingen in hoofdstuk 3 “De onderzoeksverplichting gemeenten”. Per afzonderlijk verantwoordings-element is hier de foutscore aangegeven van blijvend ‘afgekeurde’ dossiers in relatie tot het totaal van de gecontroleerde massa.

Bestuursverklaring

Hoofdstuk 8 tenslotte bevat de bestuursverklaring, welke een directe afgeleide is van het voorbeeld in het Verantwoordingsverslag over 1999.

1. HET GEMEENTELIJK BELEID

1.1. Beleidsplan en beleidsverslag

Het beleidsplan ‘Abw 2000” dat alle in dit kader verplicht te behandelen beleidsaspecten omvat, is door de Raad goedgekeurd in de vergadering van 23-12-1999 (de feitelijke besluit-vorming door het college van B&W dateert overigens van 23-11-1999).
De “Handreiking gemeentelijk onderzoek Abw, Ioaw, Ioaz…2000” geeft aan dat het beleids-plan vòòr 01-01-2000 tot stand dient te zijn gekomen.

Conclusie

Het beleidsplan 2000 is tijdig (door) het bevoegde orgaan vastgesteld.

Algemeen

Het beleidsverslag 1999 is – als onderliggend document – bij het “Beleidsplan Abw 2000” gevoegd. Het voorstel tot instemming is d.d. 23-11-2000 ingediend en, na besluitvorming door het college, goedgekeurd door de Raad d.d. 21-12-2000. De “Handreiking ……2000” van het Ministerie geeft aan dat het beleidsverslag binnen een jaar na afloop van het jaar waar het betrekking op heeft, door de Raad moet zijn vastgesteld. Dat betekent in dit geval dus uiterlijk 31-12-2000.

Conclusie

Het beleidsverslag over 1999 is tijdig (door het bevoegde) orgaan vastgesteld.

1.2. Toeslagenbeleid

Algemeen

Reeds voor de inwerkingtreding van de (n)Abw per 1 januari 1996 is een “Verordening toe-slagen op.., en verlagingen op de bijstandsnorm voor…etc”, als bedoeld in art. 38 Abw, vastgesteld. De datum van vaststelling door de Raad is 30-11-1995 en laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit d.d. 26-03-1998. Deze verordening voldoet inhoudelijk aan de wettelijke eisen terzake de vast te stellen cate-gorieën en criteria voor de toepassing van verhogingen c.q. verlagingen in percentages (art. 38 Abw, met inachtneming van het gestelde in de daaraan voorafgaande artikelen 33 - 37), met daarbij de kanttekening dat verlagingen plaatsvinden op de toeslag.

De specifiek over een periode van toepassing zijnde bedragen worden (half)jaarlijks door middel van een “Normenkaart” kenbaar gemaakt en fungeert feitelijk als bijlage bij de bijstandsverordening. De verantwoordelijkheid voor een (tijdige) bekendmaking van deze normbedragen berust bij de sector Publiekszaken, sector Werk, Inkomen en Zorg, vakteam “Beleid en projecten”.

De voor 2000 geldende toeslagen zijn cfm. de wettelijke bepalingen, met dien verstande dat:

a] een verlaging wegens recente beëindiging van onderwijs/opleiding niet langer wordt toegepast (vervallen per 01-04-1998);

b] de verordering / normenkaart voorziet in een verlaging van de bijstandsnorm voor gehuwden bij inkomsten uit (onder)huur c.q. kostgangers.

Conclusie

Aan alle formele vereisten rondom de inhoud en vaststellingsbevoegdheid van de verslagen

en de verordening is voldaan.

2. HET RECHT OP UITKERING

2.1. Het recht op uitkering als zodanig

· Algemeen

Dit verantwoordingselement omvat de volgende beoordelingsaspecten:
1]   of een juiste toepassing is gegeven aan de doelgroepomschrijving (ook bij Ioaw/-z);
2]   of een verstrekking aan een niet rechthebbende (voldoende) is gemotiveerd;
3]   het individualiseringsprincipe is gehanteerd en

4] de aanwezigheid van- of een mogelijk beroep op voorliggende voorzieningen (ook bij Ioaw/-z).

Oordeelsvorming / attentiepunten:

‘Het recht op uitkering als zodanig’ is voor zowel de Abw, alsook de Ioaw/Ioaz, als ‘voldoende’ beoordeeld, d.w.z. verlening bijstand aan beoogde doelgroep, met juiste toepassing van de geldende voorschriften.

De afspraak m.b.t. de handmatige vervaardiging van periodieke verklaringen tot aan het moment van beslissing (zie ook de toelichting) zal ook in 2001 verder worden geëffectueerd…

· Bijzonderheden en tekortkomingen
Van de in totaal 116 in dit kader verrichte waarnemingen (59 aanvraag- en 57 heronderzoeks-dossiers) op de wetsuitvoering van de Abw is bij slechts één aanvraag de beoordeling van het recht op uitkering niet geheel sluitend bevonden (zie onder ‘bijzonderheden…’).
T.a.v. de wetsuitvoering Ioaw / Ioaz zijn in dit verband 10 dossiers (4 avr. Ioaw, 5 heronderzkn. Ioaw en 1 heronderzoek Ioaz) onderzocht. Hierbij zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

ABW:
- aanvragen

- heronderzkn.

- beëindigingen

IOAW / IOAZ:

- aanvragen

- heronderzkn.
- beëindigingen

Ioaw / Ioaz

4 / 0

5 / 1

236

228

Ioaw / Ioaz

8 / -

10 / 2

0 / 0

Ioaw / Ioaz

0 / 0

Toelichting

ABW

- Door een cliënt is in 1999 eerst gedurende enkele weken en vervolgens een aantal maanden arbeid verricht, maar uit IC-onderzoek bleek dat in z’n totaliteit net niet aan het ‘wekencriterium’ voor een WW-uitkering was voldaan. Niet duidelijk is geworden of hier ook tijdens het aanvraag-onderzoek op is ingegaan. Navraag leerde dat men de cliënt normaliter in situaties als deze voor alle zekerheid een WW-aanvraag laat indienen, waarna men beschikt over een formele afwijzing. Het ontbreken van een voorliggende voorziening is dan ondubbelzinnig aangetoond. Het risico t.a.v. de rechtmatigheid is uiteindelijk toch als ‘klein’ ingeschat.
- Overigen

Na toekenning van een uitkering wordt de rechtmatigheid in het vervolg maandelijks vastgesteld d.m.v. de periodieke verklaring (inlichtingenformulier).

Nu ontstaat bij aanvraagonderzoeken met een lange(re) doorlooptijd het risico dat de eerder uitgevoerde verificatie / validatie van gegevens – a.g.v. tussentijds optredende mutaties – niet één op één meer aansluit bij de situatie op het moment van beslissing. In deze gevallen wordt daarom een handmatige PV vervaardigd, welke de cliënt wordt voorgelegd ter ondertekening en vervol-gens in het uitkeringendossier wordt geborgen (pas na afhandeling/invoer vindt automatische opmaak en verzending van de PV plaats). Door IC is vastgesteld dat deze werkwijze niet in alle gevallen is gevolgd, welke overigens niet heeft geleid tot in aanmerking te nemen fouten. Wèl is n.a.v. hiervan afgesproken dat àlle consu-lenten worden geacht, een handmatige PV op te maken over de periode die is gemoeid met de afhandeling van de aanvraag. Is verder niet gekwantificeerd.

IOAW / IOAZ
Bij de beoordeling van een juiste toepassing van de doelgroepomschrijving, alsmede die m.b.t. de aanwezigheid van een voorliggende voorziening, zijn geen tekortkomingen geconstateerd.

2.2. De vorm, hoogte en ingangsdatum van de bijstand

· Algemeen

Vooraf wordt opgemerkt dat reeds vanaf mei 1999 binnen de toenmalige DMZ is bepaald dat bij verhuizing uit een andere gemeente mag worden afgeweken van het uitgangspunt dat de mel-dingsdatum ook de ingangsdatum van de uitkering is. Voorwaarde hierbij is wèl dat de datum dan aansluit op de beëindigingsdatum van de uitkering van de vorige gemeente én betrokkene zich te Delft heeft laten inschrijven…

Alle beoordelingsaspecten, vallend onder dit verantwoordingselement, op een rij:
-     eventuele bijstandsverlening onder verband van krediethypotheek;
-     eventuele bijstandsverlening aan de ‘zelfstandige’;
-     hoogte van de bijstandsverlening;

-     ingangsdatum van de toegekende bijstand;
-     de rechtmatigheid van een eventueel verstrekte overlijdensuitkering (beëindigingen);
-     de eventuele bijstandsverstrekking aan jongere(n).

Oordeelsvorming:

Gegeven de aard en de geringe omvang van het aantal – na herstel – nog overblijvende recht-matigheidstekortkomingen is dit verantwoordingselement voor de Abw, maar ook die m.b.t. de Ioaw/Ioaz, ‘voldoende’ bevonden.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
In totaal zijn in dit verband door IC 175 waarnemingen (59 aanvragen, 57 heronderzoeken en 59 beëindigingen Abw) gedaan, welke op één of meerdere van de eerder genoemde aspecten zijn gecontroleerd.

Op een totaal van 525 beoordeelde aspecten zijn bij de controle op de aanvragen een 3-tal tekortkomingen geconstateerd (1 x waar het de hoogte en twee keer waar het de ingangsdatum betreft). Bij de beëindigingsonderzoeken is eveneens in 3 gevallen één en dezelfde tekortkoming (volledigheid inlichtingenformulier) geconstateerd.

T.a.v. de wetsuitvoering Ioaw / Ioaz geldt dat in dit kader 12 (Ioaw) en 2 (Ioaz) waarnemingen zijn gedaan, waarbij in totaal resp. 30 en 4 aspecten zijn beoordeeld. Bij dit verantwoordingselement zijn voor deze regelingen geen tekortkomingen gesignaleerd.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

ABW:
- aanvragen

- heronderzkn.

- beëindigingen

IOAW / IOAZ:

- aanvragen

- heronderzkn.
- beëindigingen

Ioaw / Ioaz

4 / 0

5 / 1

3 / 1

236

171

118

Ioaw / Ioaz

12 / -

15 / 3

3 / 1

Ioaw / Ioaz

0 / 0

ƒ 200,=

Toelichting

ABW

- Aanvragen

Aan een jongere is in 1e instantie ten onrechte geen ‘uitwonende’ toeslag (in de vorm van bijz. bij-stand) verstrekt. De vrees bestond dat als de toeslag zou worden verhaald op de ouder, deze te weten zou komen dat aanvraagster op de wachtlijst stond voor dagbehandeling bij het RIAGG. Deze vrees bleek ongegrond. Er was wèl sprake van een verstoorde ouder-kind relatie. De cliënte was ‘uithuizig’, reden waarom de toeslag toch (met terugwerkende kracht) kon worden toegekend.
Bij een tweetal andere dossiers/cliënten heeft de tekortkoming betrekking op de ingangsdatum van de uitkering. In één geval kon de juistheid hiervan – hoewel met een zekere mate van waar-schijnlijkheid – niet met zekerheid worden aangetoond. In het andere geval is een uitkering wel-iswaar toegekend per de meldingsdatum, maar cliënt stond toen nog niet ingeschreven als inge-zetene van Delft (en kwam vanuit een “niet-uitkeringssituatie”). Incidentele financ. fout ad ƒ 200,=.
- Beëindigingen
Een ander aspect dat verband houdt met zowel het recht- alsook de hoogte van de bijstand betreft de inlevering van de ‘periodieke verklaringen’ (IF’s). Bij het laatste IC-onderzoek kwam bij de controle op de beëindigingsonderzoeken naar voren dat deze soms (3 x) ontbraken over (een deel van) de laatste uitkeringsmaand. Formeel kan het recht op uitkering dan niet meer worden bepaald. In overleg met de procesverantwoordelijke is toen direct een verbeteractie in gang gezet, d.w.z. deze zal steeds worden verstrekt en moeten worden terugontvangen van de cliënt.
Het risico op onjuistheden als gevolg hiervan is overigens verder als gering ingeschat.

IOAW / IOAZ
Geen ‘tekortkomingen‘ bij dit verantwoordingselement geconstateerd.

2.3. De middelen

· Algemeen

Het onderzoek naar de middelen van de cliënt is bij het IC-onderzoek steeds aangemerkt als één enkel aandachtspunt (‘het middelenonderzoek’), maar omvat een cluster van elkaar te onderschei-den beoordelingsaspecten, namelijk 1] de vaststelling van mogelijk – overig – inkomen / vermo-gen, 2] of de ‘bijstandsregeling vakantietoeslag’ in aanmerking moet worden genomen en 3] de in voorkomende gevallen toe te passen centrale vrijlatingsregeling. Kwantificering van de controle-omvang (zie onderstaande tabel) is conform deze onderverdeling.

Oordeelsvorming / attentiepunten:
De meeste tekortkomingen terzake de Abw (8 x) zijn geconstateerd bij de heronderzoeken, welke echter niet als structureel zijn aangemerkt, reden waarom dit onderdeel als geheel toch akkoord is bevonden. T.a.v. de Ioaw/Ioaz is dit aspect – niettegenstaande één tekortkoming met financiële consequenties –, gelet op de omvang van de foutscore, eveneens als ‘voldoende’ gekwalificeerd.

· Bijzonderheden en tekortkomingen

De i.h.k.v. de Abw uitgevoerde deelwaarneming op het ‘middelenonderzoek’ omvat 116 dossiers (59 aanvragen en 57 heronderzoeken), waarbij in totaal aspecten zijn beoordeeld. Van dit totaal is in negen gevallen (1x bij aanvraag en 8 x bij een heronderzoek) een onvolkomenheid gesignaleerd. Hoewel op deze wijze een relatief hoge foutscore wordt verkregen (9/116 = 7,75%) leidde de aard van de tekortkomingen uiteindelijk niet tot consequenties voor de rechtmatigheid. Waar mogelijk is een verbeteractie uitgevoerd. M.b.t. de wetsuitvoering Ioaw / Ioaz zijn in totaal 10 dossiers (9 x Ioaw + 1 Ioaz) beoordeeld. Hier-bij is één incidentele en tegelijkertijd redelijk zwaarwegende ‘fout’ bevonden, met een direct finan-cieel gevolg. Zie verder de tabel met kwantificering controle-uitkomsten en de toelichting.
Noot:
De vraag of rekening is gehouden met eventuele overige inkomsten speelt natuurlijk ook bij de beëindigingsonderzoeken, namelijk via de beoordeling van de maandelijkse ‘periodieke verklaring’ (of IF). De resultaten van het IC-onderzoek op dit punt zijn geschaard onder de cluster “gemeente-lijke onderzoeksverplichting” (samen met het onderzoek naar de juistheid, zie volgend hoofdstuk).

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

ABW:
- aanvragen

- heronderzkn.

- beëindigingen

IOAW / IOAZ:

- aanvragen

- heronderzkn.
- beëindigingen

Ioaw / Ioaz

4 / 0

5 / 1

3 / 1

177

171

Ioaw / Ioaz

4 / -

5 / 1

0 / 0

Ioaw / Ioaz

0 / 0

1 / 0

0 / 0

Toelichting

ABW
In een aantal gevallen (4x) hebben de tekortkomingen betrekking op een niet geheel juist c.q. vol-ledig uitgevoerd onderzoek naar (de aanwezigheid van) betaal- en/of spaarrekeningen. Bij een tweetal uitgevoerde heronderzoeken is daarnaast vastgesteld dat geen verdere navraag is verricht naar belastingteruggaven. In weer een ander geval is de vrijlating wegens een ouderdomsvoorzie-ning (pensioen) niet toegepast, hetgeen overigens later is rechtgetrokken. Een, naar het zich liet aanzien, in eerste instantie mogelijk ten onrechte toegekende gemeentelijke toeslag bleek later wel rechtmatig!
Bij de behandeling van een aanvraag om een periodieke uitkering is – in tegenstelling tot hetgeen gebruikelijk is – niet het door de vorige (uitkerings)gemeente vastgestelde vermogen overgeno-men (heeft verder ook geen consequenties gehad voor de rechtmatigheid van de uitkering).

IOAW / IOAZ

Bij één heronderzoek Ioaw is de verificatie op de aanwezige middelen niet volledig bevonden: niet bemerkt is het feit dat de op de uitkering gekorte inkomsten niet zijn verhoogd met (8%) vakantie-toeslag. Financiële schade: ca. ƒ 1.175,= op jaarbasis. Hoewel in bovenstaand overzicht opge-nomen, is het vakteam ‘Uitkeringen’ verzocht om terugvordering. Afloopcontrole: over 2000 is een correctie opgemaakt, dus niet langer als financiële fout opgenomen.

3. DE ONDERZOEKSVERPLICHTING GEMEENTEN

Opmerking vooraf

In afwijking van de andere verantwoordingsclusters of –elementen zijn de tekortkomingen niet alleen gekwantificeerd op aspectenniveau, maar is primair het aantal dossiers ge-geven welke, nà beoordeling door ‘Interne Controle’, blijvend als ‘onvoldoende’ zijn aange-merkt. Deze kwalificatie is echter vaak het gevolg van een combinatie van tekortkomingen, vaak in directe betrekking tot dit onderdeel, maar ook wèl in samenhang met één of meerdere bevindingen vanuit de overige verantwoordingselementen (zie hfst. 2, 4, 5 en 6).

3.1. De volledigheid en juistheid van onderzoeken bij aanvraag en heronderzoek

· Algemeen

De in dit kader beoordeelde controle-aspecten zijn in hoofdzaak de volgende:
- (juist- en/of volledigheid) invulling inlichtingenformulier;
- de verificatie (en validatie) van door de cliënt en evt. door derden aangereikte gegevens, zoals

omschreven in het gemeentelijk Verificatieplan;
-     identificatie;
-     bevindingen / conclusies n.a.v. het vorige (her)onderzoek (bij heronderzoeken);
-     signalering / melding van verhaalsmogelijkheid;
-     het stellen van een diagnose m.b.t. het arbeidsperspectief voor de cliënt (profilering, afstem-

ming met Arbeidsbureau, aanmelding traject bij/via Werkplan);

- de kwaliteit van de besluitvorming: voldoet het besluit aan de eisen?

Oordeelsvorming / attentiepunten
De meerderheid van de tekortkomingen zijn ofwel incidenteel van aard of komen weliswaar meer dan een keer voor, maar dragen eerder het karakter van werkfouten die verder weinig tot geen consequenties bleken te hebben voor de rechtmatigheid van de verstrekking(en). Het zou dan ook te vèr voeren om te spreken van structureel onjuiste wet- of beleidstoepassing. Om die reden is dit onderdeel zowel t.a.v. de wetsuitvoering Abw als de Ioaw/Ioaz als ‘voldoende’ gekwalificeerd. Desalniettemin zijn er enkele aspecten (bevindingen vorig [her]onderzoek, profilering, onderteke-ning besluit) die – ook in het komende jaar – een meer dan gemiddelde aandacht behoeven. Ik verwijs verder naar de tabel + toelichting met gekwantificeerde controle-uitkomsten.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
Voor de Abw zijn, ter toetsing van de juistheid en de volledigheid, in totaal 116 dossiers gecon-troleerd (59 aanvraag- en 57 heronderzoeken). In totaal zijn hierbij 1158 aspecten beoordeeld, waarvan er 62 als ‘fout’ zijn aangemerkt. Op dossierniveau zijn van genoemde 116 waarnemingen (= dossiers) uiteindelijk zes dossiers (1 aanvraag en 5 heronderzoeken) ‘onvoldoende’ bevonden.

Eén heronderzoeksdossier is echter afgekeurd vanwege het (on)tijdigheidsaspect, waarvoor wordt verwezen naar verantwoordingselement 3.2. “De handhaving van de onderzoekstermijnen”. Der-halve zijn 5 van de 116 dossiers om redenen van juist- en/of volledigheid afgekeurd (= 4,31 %) Voor de Ioaw/-z zijn in totaal 10 dossiers (9 x Ioaw en 1 x Ioaz) gecontroleerd, waarbij resp. 91 en 11 aspecten zijn beoordeeld. Hierbij zijn een vijftal (Ioaw)aspecten fout bevonden, voor 1 (Ioaw)-heronderzoek tevens leidend tot een blijvende dossierkwalificatie ‘onvoldoende’ (= 11 %). In de overige gevallen zijn op aangeven van ‘Interne Controle’ herstelacties geïnitieerd of uitgevoerd. Het dossier m.b.t. de controle op de heronderzoeken Ioaz is akkoord bevonden.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal af-gekeurde

dossiers

Perc.

‘foute’

dossiers

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

ABW:
- aanvragen

- heronderzk.

IOAW / IOAZ:

- aanvragen

- heronderzk.

Ioaw / Ioaz

4 / 0

5 / 1

Ioaw / Ioaz

0 / -

1 / 0

-----

4,3

Ioaw / Ioaz

11,1/ 0

531

627

Ioaw / Ioaz

36 / 0

55 / 11

Ioaw / Ioaz

2 / 0

3 / 0

Toelichting:

ABW
Bij de controles over de eerste helft van 2000 is in vier gevallen geconstateerd dat op het voorstel niet door de consulent is aangegeven dat, gelet op het verhaalsonderzoek, een kopie van de rap-portage naar IBO diende te worden verzonden. Is dan alsnog door IC verzorgd. Afgaande op de betreffende rapportages is bij een viertal uitgevoerde heronderzoeken geen aan-dacht gegeven aan de bevindingen / conclusies n.a.v. het vorige (her)onderzoek. Dit is bijvoor-beeld van belang bij het onderkennen van recidive ingeval maat- of boetewaardig gedrag, alsook de vaststelling of aan de destijds opgelegde (bijzondere) verplichtingen is voldaan. In dit verband verwijs ik nu verder naar hoofdstuk 4 “Het opleggen van verplichtingen en de handhaving ervan”.

In acht gevallen bleek voorts het inlichtingenformulier bij één of een enkele vraag niet (volledig) te zijn ingevuld. Waar relevant (d.w.z. daadwerkelijk van toepassing op de cliënt), kon de noodzake-lijke informatie op een andere wijze (d.m.v. overlegging bewijsstukken) worden verkregen. Hier-aan zijn dus verder geen nadelige consequenties verbonden.
Op het punt van verificatie zijn nogal wat tekortkomingen (27 x) geconstateerd, d.w.z. er is niet – geheel – voldaan aan de eis(en) van het eigen Verificatieplan. De bevindingen hebben doorgaan betrekking op de overlegging van afschriften van bank-/giro- of spaarrekening (aantal niet hele-maal volledig of een rekening niet [opnieuw] in vermogensbepaling betrokken). Op zichzelf gaven deze tekortkomingen geen verhoogd risico t.a.v. de rechtmatigheid en konden steeds als ‘werk-fout’ bestempeld. Een andersoortige fout betrof het ontbreken van een uitdraai vanuit het GBA ten bewijze van verificatie van de actuele woon-/ leefsituatie. In voorkomende gevallen zijn deze steeds door ‘Interne Controle’ alsnog aan het dossier toegevoegd.

De tekortkomingen die door IC zijn geconstateerd rondom het proces van besluitvorming hebben doorgaans te maken met het – op een enkel punt – ontbreken van analogie tussen het voorstel en de rapportage òf, en dat in een meerderheid van de gevallen, het ontbreken van de paraaf/hand-tekening van de toetser / beslisser. Dit laatste is door IC consequent aangemerkt als zijnde een niet aantoonbaar beslist voorstel. Overigens hebben deze constateringen geen gevolgen gehad voor de uiteindelijke ‘onderbouwing’ van het uiteindelijke besluit.
Tenslotte zijn nog in zes gevallen onregelmatigheden geconstateerd m.b.t. de profilering c.q. de diagnose van het arbeidsperspectief voor de betrokken cliënt. Dit varieert van het ontbreken van een ingevuld profileringsformulier in het dossier tot het – een enkele keer - niet aanmelden van potentiële kandidaat voor de REA (of weigering van deelname aan dit traject door cliënt). Daarnaast wijkt de door WIZ uitgevoerde profilering in een incidenteel geval af van de fase-inde-ling door het Arbeidsbureau.

IOAW
Bij de controle op een viertal nieuwe aanvragen Ioaw ontbreekt in twee dossiers een door het ‘Verificatieplan’ voorgeschreven document. In één geval is deze alsnog door ‘Interne Controle’ bijgevoegd (GBA-print), in het andere geval kon het desbetreffende gegeven op andere wijze worden gevalideerd. Dossiers derhalve akkoord!

Bij de heronderzoeken Ioaw zijn 3 tekortkomingen t.a.v. de (gemeentelijke) onderzoeksverplich-ting geconstateerd. Ook hier bleek één keer geen GBA-print te zijn bijgevoegd, in een ander geval was een cliënt ten onrechte niet aangemeld in een activeringstraject en in het derde geval was door de partner (nog) geen geldig id-bewijs overlegd. Naderhand zijn deze tekortkomingen alsnog opgeheven.

IOAZ: controle van één heronderzoeksdossier, geen tekortkomingen.

3.2. De handhaving van de onderzoekstermijnen

· Algemeen

In het SZW-model van het Verantwoordingsverslag…2000” wordt voor de nadere invulling van dit verantwoordingselement verwezen naar art. 2 van de RAU (Regeling Administratieve Uitvoerings-voorschriften). In dit artikel is als eis aan B&W geformuleerd dat het heronderzoek binnen acht maanden na eerdere besluitvorming rondom toekenning c.q. voortzetting van de uitkering moet worden verricht. Hiervan mag worden afgeweken, vooropgesteld dat hiertoe een onderzoeksplan is opgesteld en de termijn niet meer bedraagt dan 18 maanden. Bovendien dient daarbij een differentiatie te wor-den aangebracht voor de verschillende categorieën van uitkeringsgerechtigden.

Door de gemeente Delft is voor het jaar 2000 een heronderzoeksplan opgesteld, waarbij wordt uit-gegaan van een vijftal (cliënt)profielen, waarbij aansluiting is gezocht met de fase-indeling die bij het RBA wordt gehanteerd. M.b.t. het heronderzoek naar de rechtmatigheid is er voor gekozen, de hieraan te verbinden termijn synchroon te laten lopen met het heronderzoek naar de doelmatig-heid voor de onderscheiden categorieën. Uitzondering op deze regel betreft de “goed bemiddel-bare werklozen” (profiel 1 / RBA: fase 1), voor wie de termijn van het onderzoek naar de recht-matigheid standaard op 12 maanden is gesteld.
Let wel: de termijnen van heronderzoeken zijn niet alleen van toepassing op de Abw, maar even-zeer op Ioaw- en Ioaz-cliënten!
Schematisch kan het voorgaande dan als volgt worden weergegeven:

Cliëntprofiel	Termijn rechtmatigheid (in maanden)	Termijn doelmatigheid (in maanden)
Profiel 1 / RBA fase 1	12	6 (na 1^e keer); 3 in vervolg
Profiel 2 / RBA fase 2/3	12	12
Profiel 3 / RBA fase 3	12	12
Profiel 4 / RBA fase 4	18	18
Profiel 5 / RBA fase 4	18	18

-     profiel 1: goed bemiddelbare werklozen, die geen begeleiding nodig lijken te hebben;
-     profiel 2: werkzoekende met enige afstand tot de arbeidsmarkt, die in relatief korte tijd aan het
      werk kunnen worden geholpen (via ITB);
-     profiel 3: werkzoekenden met een grote afstand tot de arbeidsmarkt (via activering);
-     profiel 4: niet direct bemiddelbaar, geen sollicitatieverplichting, wèl sociale activering;
-     profiel 5: niet bemiddelbaar, geen sociale activering.

Oordeelsvorming / attentiepunten

De in dit kader beoordeelde heronderzoeken Abw zijn in bijna alle gevallen (één uitgezonderd) tijdig uitgevoerd. Dit onderdeel is dan ook akkoord bevonden.

T.a.v. de Ioaw geldt dat uiteindelijk ruim 13% van de onderzochte dossiers onvoldoende (d.w.z. met een in aanmerking te nemen achterstand) is bevonden. Dit percentage geeft aan dat de regi-stratie en het toezicht op een tijdige afhandeling bijzondere aandacht vereist. Voor de Ioaz op dit punt geen tekortkomingen.

· Bijzonderheden en tekortkomingen

Voor de Abw, Ioaw en Ioaz zijn over 2000 respectievelijk 57, 30 en 1 waarneming gedaan m.b.t. de tijdigheid van het heronderzoek. Ik verwijs verder naar de toelichting bij de onderstaande tabel.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal afgekeurde

dossiers

Perc.

‘foute’

dossiers

Achterstand

(in maanden)

ABW:
- heronderzoeken

IOAW / IOAZ:

- heronderzoeken Ioaw

- heronderzoeken Ioaz

Ioaw: 30

Ioaz: 1

Ioaw: 4

Ioaz: 0

1,8

13,3

resp. 6, 2, 4 en 6

Toelichting:
Over het verslagjaar 2000 zijn verschillende deelwaarnemingen uitgevoerd, waarbij de tijdigheid van de uitgevoerde heronderzoeken is beoordeeld a.d.h.v. 57 Abw-dossiers. Van dit aantal bleek uiteindelijk één heronderzoek niet tijdig te zijn verricht (= 1,8%). Uitgaande van de data van de beschikkingen is het onderzoek 2 maanden te laat afgehandeld. Een daaraan nauw verbonden aspect betreft de tijdige verzending van de beschikkingen aan belanghebbende. In 4 gevallen sluit de beschikkingsdatum niet direct aan op de voorliggende uitkeringsperiode. Zie ook 7.1.
M.b.t. de Ioaw heronderzoeken werd van het in eerste instantie vijftal gecontroleerde dossiers in één geval een overschrijding van de heronderzoekstermijn met 6 maanden vastgesteld. Dit gaf aanleiding tot uitbreiding van de deelwaarneming op het tijdigheidsaspect, met als uiteindelijke uitkomst dat van de over 2000 in totaal 30 beoordeelde dossiers er vier dienden te worden afge-keurd als gevolg van een te late uitvoering (= 13,3%). Dit hoogte van dit percentage toont aan dat de bewaking op de tijdige uitvoering van de Ioaw-heronderzoeken adequater dient plaats te vin-den c.q. moet worden geïntensiveerd. Hiertoe zijn / zullen gerichte acties worden ondernomen.
Ioaz: geen bevindingen op dit punt.

3.3. De volledigheid, tijdigheid en juistheid van het beëindigingsonderzoek

· Algemeen

Verwezen wordt o.a. naar art. 3 van de RAU. Hierin is bepaald dat het college van B&W o.b.v. het beëindigingsonderzoek uiterlijk 3 maanden na de laatste maand waarin betaling van de uitkering heeft plaatsgevonden, een besluit moeten nemen m.b.t. de wederzijds (gemeente – cliënt) reste-rende verplichtingen en de afwikkeling daarvan.

Het geheel van het in dit kader uit te voeren gemeentelijk onderzoek omvat de volgende beoordelingsaspecten:
-     is de beëindigingsdatum van de periodieke uitkering juist vastgesteld?
-     is de verificatie van de (uitkerings)gegevens juist en volledig uitgevoerd, d.w.z. conform het eigen Verificatieplan?
-     is de inkomstenverrekening juist en volledig (o.a. via IF)?
-     zijn de resterende openstaande verplichtingen (voorschotten/vorderingen) juist vastgesteld?
-     is de hoogte van het vakantiegeld juist vastgesteld en uitbetaald c.q. verrekend?
-     is het beëindigingsonderzoek tijdig uitgevoerd en afgehandeld?
-     voldoet (het proces van) de besluitvorming aan de eisen?

Oordeelsvorming / attentiepunten:

Het aantal door IC geconstateerde tekortkomingen bij beëindigingsonderzoeken Abw geeft – na enkele herstelacties – een foutenpercentage op dossierniveau van circa 10.

De kwaliteit van de uitvoering is op onderdelen voor verbetering vatbaar (vaststelling van de juist-heid van terugvorderingen, bewaking tijdige afhandeling van het onderzoek, inlevering PV’s) en behoeft blijvend extra aandacht.
V.w.b. de beëindigde Ioaw/Ioaz-dossiers is opgemerkt dat de betreffende onderzoeken – na een enkele actie tot herstel - allen juist, volledig en tijdig zijn afgehandeld.

Ik verwijs verder naar de tabel en toelichting hiernà!

· Bijzonderheden en tekortkomingen
In totaal zijn dus 59 Abw dossiers in het controle-onderzoek betrokken, waarbij 413 aspecten zijn beoordeeld. Van dit laatste aantal zijn 37 aspecten als ‘fout’ aangemerkt. In hoofdzaak betrof dit onvolledige verificatie van gegevens (w.o. onvolledige ontvangst inlevering PV’s), onvolkomen-heden bij de vaststelling van de openstaande verplichtingen, alsmede enkele tekortkomingen m.b.t. het tijdigheidsaspect. Een combinatie van genoemde factoren heeft er uiteindelijk toe geleid dat 6 van de 59 beoor-deelde Abw-dossiers als ‘onvoldoende’ zijn gekwalificeerd. Zie verder de toelichting.
Daar waar in eerste instantie een financiële fout is geconstateerd zijn correctieboekingen verricht c.q. is tot terugvordering (aanmaak debiteur) overgegaan, uitgezonderd één tekortkoming met een financieel gevolg ad ƒ 400,= (zie verder onder de toelichting) Voor de Ioaw zijn 3 dossiers, en voor de Ioaz 1 dossier onderzocht, waarbij resp. 21 en 7 aspec-ten zijn onderzocht. Uiteindelijk konden alle dossiers ‘akkoord’ worden verklaard.

Kwantificering (deelwaarneming / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal af-gekeurde

dossiers

Perc.

‘foute’

dossiers

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

ABW:
- beëindigingen

IOAW / IOAZ:

- beëindigingen

Ioaw / Ioaz

3 / 1

Ioaw / Ioaz

0 / 0

10,2

413

Ioaw / Ioaz

21 / 7

Ioaw / Ioaz

2 / 1

ƒ 400,=

(i)

(i) : incidenteel; voor financ. fout in Ioaw-dossier (ƒ 2.175) is naderhand een correctie uitgevoerd.

Toelichting:

ABW
- Voor zes uitkeringsdossiers is de datum van beëindiging niet juist vastgesteld. Eén keer betrof dit een onjuiste – administratieve – tekortkoming (na verstrekking onterecht belaste (!) uitkering als geldlening o.b.v. art. 24) en één keer was dit het gevolg van een onvolledig uitgevoerde veri-ficatie van GBA-gegevens. In de vier overige gevallen werd de tekortkoming veroorzaakt doordat de in eerste instantie ontvangen melding van de cliënt via de PV uiteindelijk bleek af te wijken van een naderhand ontvangen verificatiedocument (i.c. arbeidsovereenkomst met datum werkaan-vaarding). Waar dit achteraf was vereist zijn ook aanpassingen doorgevoerd.

- Bij een drietal beëindigingsonderzoeken bleek het periodieke inlichtingenformulier over een

deel van) de laatste uitkeringsmaand niet aanwezig. Bij zeven andere beëindigingen is de verifi-catie niet (geheel) volgens het eigen Verificatieplan is uitgevoerd.

- In eerste instantie bleken zo’n tiental door de consulent berekende terugvorderingen onjuist te zijn. Door de senior lijnmedewerkers zijn in voorkomende gevallen correcties doorgevoerd of is soms – bij geringe bedragen– van terugvordering afgezien. Van één cliënt bleken de inkomsten over de laatste uitkeringsmaand niet te zijn teruggevorderd, iets waar na signalering door IC van is afgezien omdat “alle beschikkingen al waren verzonden…”.

Blijvende financiële fout: ƒ 400,=.

- In twee gevallen bleek de reservering van het vakantiegeld niet geheel juist, hetgeen verder

als incident is aangemerkt. Voor onjuiste VU-betalingen: zie onder hoofdstuk 7 “Administratie”.

- Een zestal beëindigingsonderzoeken bleek niet tijdig (d.w.z. binnen de termijn van 3 maanden

na de laatste betaling van de uitkering) te zijn uitgevoerd c.q. afgehandeld. Voor drie van deze onderzoeken bleek de vertraging in de afhandeling minder dan een maand te omvatten (in één geval doordat de door de cliënt ingevulde PV onvoldoende uitsluitsel bood t.a.v. de juistheid van de inkomensgegevens). Nochtans zijn deze wèl in de vaststelling van de fout-score op zowel aspecten- als dossierniveau betrokken, maar zijn verder als een ‘geringe’ tekortkoming aangemerkt. Zowel het sector- als lijnmanagement zijn hier via de rapportage wèl van in kennis gesteld.

- Van de resterende drie niet tijdig afgehandelde onderzoeken zijn de achterstanden achter-

eenvolgens 1½, 1½- en 1 maand.

- In totaal is vijf gevallen geconstateerd dat het besluit niet geheel aan de eisen voldeed: de betreffende voorstellen bleken niet door de toetser/beslisser te zijn ondertekend.

IOAW / IOAZ
Bijna alle gesignaleerde tekortkomingen zijn terug te voeren op één enkel dossier. Er bleek een maand uitkering teveel betaald en anderzijds nog een reservering aan vakantiegeld ‘open’. Boven-dien bleek de inkomstenverrekening over een aantal maanden in 1999 niet juist! Op basis van de netto-uitkomsten is ca. ƒ 2.175,= te veel aan uitkering verstrekt. Het betreffende dossier is toen opnieuw in handen van de consulent gesteld, die vervolgens een herstelactie heeft uitgevoerd (herberekening en terugvordering). Het dossier is dus in tweede instantie alsnog goedgekeurd.

3.4. De volledig-/, tijdig-/, juistheid van debiteurenonderzoeken: “Terugvordering”

· Algemeen

B & W worden in principe verondersteld, gerekend vanaf de datum van het ontstaan van de vorde-ring of het laatstgehouden onderzoek, na 12 maanden een debiteurenonderzoek uit te voeren, tenzij afwijkende termijnen zijn gedefinieerd en vastgelegd in een gemeentelijk (her)onderzoeks-plan. Onderscheiden naar de diverse soorten vorderingen zijn door de gemeente Delft in dit plan voor het verslagjaar 2000 de volgende termijnen vastgelegd:

Aard van de vordering	Vastgestelde termijn in 2000 (in maanden)
Leningen	26
Krediethypotheek	26
Bbz-vorderingen	26
Vorderingen waarvoor uitstel van betaling is verleend	18
Fraudevorderingen / onrechtmatig verkregen bijstand	30 (*)
Vorderingen uit te lang doorgelopen bijstand	30 (*)
Vorderingen op instellingen	30 (*)
Overige vorderingen	30 (*)

*: voor deze vorderingen geldt dat wanneer de desbetreffende debiteur voldoet aan de gestelde afbetalingsverplichting, de onderzoekstermijn kan worden verschoven naar de maximale termijn van vijf jaar, onder de voorwaarde dat vordering binnen vijf jaar is voldaan. Wanneer niet aan de betalingsverplichting wordt voldaan, dient altijd een volledig onderzoek te worden uitgevoerd.

Oordeelsvorming:

N.a.v. het onderzoek door ‘Interne Controle’ is geconcludeerd dat de uitvoering van het heronder-zoek “debiteuren terugvordering” als ‘voldoende’ kan worden aangemerkt. Alle gecontroleerde dossiers zijn akkoord bevonden.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
Conform bestaande afspraken zijn door ‘Interne Controle’ over 2000 een 30-tal heronderzoeks-dossiers gecontroleerd. Zowel over het eerste alsook het tweede halfjaar 2000 zijn 15 dossiers, dus 30 in totaal, in het onderzoek betrokken. Alle dossiers zijn akkoord bevonden.

Bij de controle(s) zijn respectievelijk 145 en 147 aspecten beoordeeld, gericht op de juistheid, vol-ledigheid en tijdigheid van de formele besluitvorming (ook in relatie tot de kennisgeving van de inhoud aan de belanghebbende).

De juistheid en volledigheid van de vorderingen (ontstaan/registratie vordering, inhoudingen en aflossingen) wordt eveneens beoordeeld bij de controles naar de werking van de andere primaire deelprocessen, t.w. “nieuwe aanvragen”, de “heronderzoeken rechtmatigheid” en de “beëindi-gingen”.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal afgekeurde

dossiers

Perc.

‘foute’

doss.

Aantal be-oordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

Heronderzoek (1)

Heronderzoek (2)

---

145

147

Toelichting:

Bij de eerst uitgevoerde controle op de heronderzoeken is slechts een gering aantal tekort-komingen geconstateerd. Dit betrof het ontbreken van een rapportage, onderbouwing van de uit-gevoerde draagkrachtberekening en een (toen nog) niet in het systeem verwerkte gewijzigde aflossingsverplichting.
Bij het tweede controle-onderzoek zijn – in iets grotere mate – gelijksoortige tekortkomingen gesignaleerd, waarbij in enkele gevallen (kleine) kanttekeningen bij de draagkrachtberekening zijn gemaakt. Uiteindelijk hebben deze geen aanleiding gegeven tot het uitvoeren van herstelacties.
Daarnaast is bij beide onderzoeken geconstateerd dat de meeste heronderzoeken vroegtijdig, d.w.z. binnen de daarvoor in het ‘Heronderzoeksplan’ gestelde termijnen, zijn uitgevoerd.
De onvolkomenheden bleken uiteindelijk niet van een dusdanig gehalte dat hiermee risico’s t.a.v. de juistheid en volledigheid van het heronderzoek zijn ontstaan.

3.5. De volledig-/, tijdig-/, juistheid van debitereurenonderzoeken: “Verhaal”

· Algemeen
Verwezen wordt naar 3.4. ‘Algemeen’. Hierbij wordt echter opgemerkt dat de in het ‘Heronder-zoeksplan 2000’ van toepassing zijnde termijn voor “verhaalsvorderingen wegens onderhouds-plicht” 38 maanden omvat.

Oordeelsvorming:

In geen enkel geval is een onjuiste onderhoudsbijdrage opgelegd (!), maar één gecontroleerd dossier niet akkoord bevonden omdat niet aan de eisen van functiescheiding is voldaan. Verder zijn geen zwaarwegende structurele tekortkomingen gesignaleerd, reden waarom dit onderdeel als ‘voldoende’ is aangemerkt.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
Evenals bij de “debiteuren terugvorderingen” is ook hier de afspraak dat op jaarbasis 30 dossiers moesten worden gecontroleerd. Ook hier is zowel over het eerste - als tweede halfjaar controle uitgevoerd, ieder 15 dossiers omvattend. In totaal zijn hierbij 336 (172 + 164) aspecten gecontro-leerd, waarvan er uiteindelijk 15 als ‘tekortkoming’ zijn aangemerkt. Op dossierniveau betekende dit dat 1 dossier moest worden afgekeurd. Zie verder onder ‘bijzonderheden’.

Kanttekening:
- Door ‘Interne Controle’ is in dit verband in de rapportage aangegeven dat de dossierselectie heeft plaatsgevonden a.d.h.v. een lijst ‘Debiteuren hercontroles’, die echter àlle uit te voeren onderzoeken voor debiteuren bevat. M.a.w., het bleek niet mogelijk de omvang van het in dit kader als ‘relevant’ te benoemen bestand vast te stellen.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal af-gekeurde

dossiers

Perc,

‘foute’

dossiers

Aantal be-oordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

Heronderzoek (1)

Heronderzoek (2)

-----

3,3

172

164

Toelichting:

N.a.v. het eerst uitgevoerde onderzoek is opgemerkt dat er een aantal kleine onvolkomenheden zijn gesignaleerd: 1 x onvolledige rapportage, 1 onduidelijke draagkrachtberekening, status vorde-ring in systeem mogelijk onjuist (3 x) en een 3-tal niet tijdig uitgevoerde heronderzoeken (over-schrijdingen van 2 maanden [1x] tot > 3 maanden [2x]). E.e.a. heeft echter niet geleid tot enig financieel nadeel voor de gemeente, reden om die dossiers toch goed te keuren.

Nochtans is één dossier – om formele redenen – afgekeurd: de uitvoering van het onderzoek, het besluit en de ondertekening van de beschikking bleek door één en dezelfde persoon te hebben plaatsgevonden…

Bij het onderzoek over het tweede halfjaar zijn twee opmerkingen gemaakt t.a.v. vragenformulier (invulling/ondertekening), is 1 rapportage onvolledig bevonden en is één maandelijkse betaalver-plichting niet (tijdig) is aangepast (waarop overigens direct actie is ondernomen). Tenslotte zijn twee heronderzoeken niet binnen de heronderzoekstermijn afgehandeld (overschrijding van > 3 maanden), maar heeft niet geleid tot een financieel nadeel voor de gemeente. De overschrijdingen zijn nog het gevolg van de onjuiste interpretatie van artikel 4 / RAU 1996, iets waarvan reeds in het Verantwoordingsverslag 1999 (hfdst. 3.2.2) melding is gemaakt. In verband daarmee zijn toen ook al verbeteracties uitgevoerd. De betreffende dossiers zijn om die reden nu akkoord bevonden.

__________________________________________________________________________

4. HET OPLEGGEN VAN VERPLICHTINGEN EN DE HANDHAVING ERVAN

4.1. Het in alle daarvoor in aanmerking komende gevallen verbinden van verplich-

tingen aan de Abw-, Ioaw- en Ioaz-uitkeringen

· Algemeen

Elke deelwaarneming i.h.k.v. de Abw en/of Ioaw-/z omvat 5 beoordelingsaspecten, t.w.:
-     zijn de (juiste) (arbeids)verplichtingen (opnieuw) opgelegd (aan betrokkene én/of partner?);
-     zijn eventuele bijkomende of bijzondere verplichtingen kenbaar gemaakt?
-     passende arbeid: juiste begripshantering? (niet bij HO);
-     meldingsplicht m.b.t. onbeloonde arbeid medegedeeld?
-     ontheffing van verplichtingen op rechtmatige gronden?

Oordeelsvorming
De omvang van het aantal aspecten dat als ‘fout’ is aangemerkt is relatief gering en incidenteel van aard, reden waarom dit verantwoordingselement als ‘voldoende’ is gekwalificeerd.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
M.b.t. de Abw zijn voor dit verantwoordingselement 116 deelwaarnemingen (bij aanvragen + her-onderzoeken) verricht, waarbij in totaal 580 aspecten zijn gecontroleerd. Hiervan zijn er dertien als ‘fout’ aangemerkt. De aard van de bevindingen is verschillend en staat soms geheel op zichzelf, maar komen soms ook enkele keren voor. Het aantal bevindingen was in die gevallen echter ook weer niet dusdanig dat daardoor sprake zou zijn van structurele tekortkomingen. Ik verwijs naar onderstaande toelichting.

Voor de Ioaw en Ioaz zijn in het onderzoek 9 dossiers c.q. 1 dossier onderzocht, waarbij in totaal resp. 45 en 5 controle-aspecten zijn beoordeeld. Hierbij zijn geen tekortkomingen geconstateerd.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Bijzonderheden

ABW:
- aanvragen

- heronderzkn.

IOAW / IOAZ:

- aanvragen

- heronderzkn.

Ioaw / Ioaz

4 / 0

5 / 1

295

285

Ioaw / Ioaz

20 / -

25 / 5

Ioaw / Ioaz

0 / -

Toelichting:

ABW
Een voorbeeld van een meer dan één keer voorkomende tekortkoming betreft het ten onrechte vrijstellen van àlle verplichtingen, hetzij op basis van het leeftijdscriterium voor cliënten > 57½ jaar (2 x), hetzij nader (medisch) onderzoek was vereist vooraleer tot definitieve profilering kon worden overgegaan. Bij de heronderzoeken spitsen de bevindingen zich toe op ontoereikend onderzoek naar de naleving van de eerder opgelegde arbeidsverplichtingen: bijvoorbeeld het niet signaleren dat cliënt niet doorlopend ingeschreven heeft gestaan bij het Arbeidsbureau. Deze tekortkoming is echter, in relatie tot de gecontroleerde massa - nog altijd als incidenteel aangemerkt. In één, geheel op zichzelf staand, geval is verzuimd, een toelichting te geven wat onder ‘pas-sende’ arbeid moet worden verstaan.

IOAW / IOAZ

Op dit punt geen tekortkomingen geconstateerd.

4.2. Het erop toezien dat de aan de Abw-, Ioaw- en Ioaz-uitkeringen verbonden ver-

plichtingen zijn nageleefd (handhaving getroffen maatregelen / boetes)

· Algemeen

Blijkens het Controle- en Rapportageprotocol, alsmede de toelichting van SZW op het “Verant-woordingsverslag 2000” dient in dit kader te worden beoordeeld of bij de handhaving van de opge-legde verplichting(en) een maatregel of administratieve boete is c.q. moest worden opgelegd.
Voor alle duidelijkheid: ook bij het heronderzoek wordt weliswaar over de voorliggende periode bekeken of alle opgelegde verplichtingen zijn nageleefd, maar eventuele tekortkomingen op dit punt zijn reeds onder ‘4.1.’ begrepen. In het gedeelte hiernà wordt uitsluitend de handhaving met toepassing van sancties besproken…

Oordeelsvorming / attentiepunten:

§ Maatregelen

Niet in alle daarvoor in aanmerking komende situaties is een maatregel (of waarschuwing) op-gelegd. In de gevallen waarin wèl een maatregel is opgelegd voldoen deze aan de eisen. Geconcludeerd moet worden dat de onderhavige wetgeving op enkele onderdelen (nog) niet juist is toegepast. Met name terzake een 2-tal aspecten (hersteltermijnen en naleving verplichtingen) zal de uit-voering van de wet echter consequenter moeten worden toegepast.

§ Boeten
De kwaliteit van het boete-onderzoek is ‘zeer goed’ bevonden. Vanuit de lijn zijn soms wèl signalen ontvangen die – hoewel niet kwantificeerbaar – wijzen op tekortkomingen op het punt van volledigheid (i.c. onderkennen van boetewaardig gedrag). Dit geldt dus als extra aandachtspunt.

Voor een gedetailleerde uitwerking: zie hierna.

· Bijzonderheden en tekortkomingen

Maatregelen

In totaal zijn i.r.t. de uitvoering van de Abw 175 waarnemingen gedaan waarbij is beoordeeld of een maatregel diende te worden opgelegd, en zo ja of hierbij is gehandeld conform de voor-schriften. In totaal zijn hierbij 350 aspecten onderzocht.

M.b.t. de hoogte van de in voorkomende gevallen getroffen maatregelen bij Abw-cliënten zijn géén onregelmatigheden geconstateerd. Echter wèl aangaande de toepassing! Ik verwijs daarvoor naar de onderstaande toelichting.

Bij de cliënten die een uitkering hebben krachtens de Ioaw en Ioaz zijn op dit punt geen tekort-komingen gesignaleerd.

Kwantificering ‘Maatregelen’ (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Bijzonderheden

ABW:
- aanvragen

- heronderzoeken

- beëindigingen

IOAW / IOAZ:

- aanvragen

- heronderzoeken

- beëindigingen

Ioaw / Ioaz

2 / 0

3 / 1

118

114

118

Ioaw / Ioaz

0 / -

12 / 4

Ioaw / Ioaz

0 / 0

verlenen hersteltermijn

Toelichting:

Een tekortkoming die meer dan eens is gesignaleerd betreft het niet opleggen van een maatregel (of zo mogelijk het geven van een waarschuwing!) indien een hersteltermijn is opgelegd voor het overleggen van informatie die van belang is voor de (verdere) bijstandsverlening. De andere optie in deze situaties is dat een maatregel is overwogen maar dat het afzien daarvan niet beargumen-teerd in de rapportages is verwerkt.

Hoe dan ook, bij de aanvragen is de regelgeving terzake ‘Maatregelen…’ in 5 gevallen niet juist toegepast, niettegenstaande het feit dat de betreffende criteria voor het treffen van maatregelen o.a. zijn beschreven in het Handboek WIZ.

Bij de heronderzoeken is in 7 gevallen nog geconstateerd dat bij het heronderzoek niet is onder-kend dat de cliënt de hem/haar opgelegde verplichtingen in de voorliggende niet (geheel) heeft nageleefd en dat in het verlengde daarvan ook geen maatregel is opgelegd.

Boeten
Bij de 175 uitgevoerde deelwaarnemingen op de uitvoering van de Abw (bij aanvragen, heron-derzoeken en beëindigingen) zijn 350 aspecten beoordeeld, waarbij in drie gevallen sprake is geweest van boetewaardig gedrag. Voor een uiteenzetting van de bevindingen verwijs ik naar de toelichting hiernà.

Bij de Ioaw / Ioaz zijn geen bijzonderheden geconstateerd.

Kwantificering ‘Boeten’ (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Bijzonderheden

ABW:
- aanvragen

- heronderzoeken

- beëindigingen

IOAW / IOAZ:

- aanvragen

- heronderzoeken

- beëindigingen

Ioaw / Ioaz

2 / 0

3 / 1

118

114

118

Ioaw / Ioaz

2 / --

3 / 1

Ioaw / Ioaz

0 / 0

Toelichting:

Via de deelwaarnemingen op de aanvragen, heronderzoeken en beëindigingen is vastgesteld dat bij drie cliënten sprake is geweest van boetewaardig gedrag (geen tijdige informatievoorziening), hetgeen door de consulent toen niet als zodanig is onderkend. Er is in die gevallen dus ook geen waarschuwing uitgegaan (v.z.v. deze dan al zou kunnen worden toegepast), noch is op legitieme gronden van een boete afgezien (d.w.z., een eventuele afweging door de consulent is niet zichtbaar gemaakt doos vastlegging in diens rapportage).

Specifiek boete-onderzoek

Conform afspraak met de accountant is – naast hetgeen reeds hiervòòr is vermeld – een gericht controle-onderzoek ingesteld naar de kwaliteit van de uitvoering van de boete-onderzoeken (w.o. de toepassing van de (per 1 januari 1999 ingevoerde) waarschuwing. In het onderzoek zijn 19 personen betrokken, waarbij in totaal 22 boetes zijn gecontroleerd. De conclusie is dat de uitvoering van de boete-onderzoeken als ‘zeer goed’ is gekwalificeerd. Er zijn alleen enkele onvolkomenheden vastgesteld bij de verwerking van de boete in de recidive-registratie. In één geval is de rapportage onvolledig bevonden, maar hierin is géén aanleiding gevonden, het betreffende dossier af te keuren. Kortom, alle gecontroleerde dossiers zijn akkoord bevonden.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

N.a.v. aanbeveling in SZW-model “Verantwoordingsverslag… over 2000”:

BOETES

Verslagjaar: 2000

Omvang ontvangsten m.b.t. opgelegde boetes

ƒ 34.450,= *

* bron: SDMS, 11-04-2001 en betreft het totaal van de in 2000 geregistreerde ontvangsten.

5. DE TERUGVORDERING EN HET VERHAAL

5.1. Is invulling gegeven aan de in de Abw, Ioaw en Ioaz opgenomen terugvorde-

ringsverplichting

· Algemeen
In dit kader moet worden beoordeeld of de door of namens B & W genomen terugvorderings-besluiten in kwalitatief opzicht voldoende zijn. Dit laatste betekent o.a. of de gemeente, na het ontstaan van de vordering, tijdig tot terugvordering overgaat (‘actieve’ opstelling) en of de besluiten dienaangaande passen binnen de kaders van de wet.

Oordeelsvorming
Na in enkele gevallen een herstelactie te hebben uitgevoerd zijn de terugvorderingsbesluiten allen in kwalitatief opzicht ‘voldoende’ bevonden.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
De besluitvorming rondom de terugvorderingen (m.u.v. die genoemd in hoofdstuk 5.3. van de “Handreiking gemeentelijk onderzoek…2000”) is beoordeeld bij de controle-onderzoeken op de (deel)processen “heronderzoeken rechtmatigheid” en “beëindigingen”, uiteraard steeds voorzover van toepassing. Zoals reeds in hoofdstuk 3 is aangegeven zijn over het gehele verslagjaar m.b.t. de Abw voor de ‘heronderzoeken’ en ‘beëindigingen’ resp. 57 en 59, in totaal dus 116 waar-nemingen verricht. Bij de Ioaw / Ioaz is dit respectievelijk 8 en 2 waarnemingen.

In hoofdstuk 7.1. is een overzicht gegeven van àlle over het verslagjaar 2000 gecontroleerde besluiten. Hieruit blijkt dat in 40 (Abw)gevallen een besluit tot terugvordering is genomen, welke in vier gevallen inhoudelijk als onjuist is beoordeeld. In alle gevallen betreft het een vervolgfout n.a.v. onjuist berekende terugvorderingsbedragen bij beëindigingsonderzoeken. Deze zijn door ‘Interne Controle’ gerapporteerd, waarna herstelacties door de lijn zijn uitgevoerd. T.a.v. de Ioaw / Ioaz zijn op dit punt geen terugvorderingen beoordeeld.

5.2. Is invulling gegeven aan de in de Abw opgenomen verhaalsverplichting

· Algemeen
”Bezien moet worden of de genomen verhaalsbesluiten passen in het kader van de wet”, aldus de toelichting op het “Verantwoordingsverslag…” door het Ministerie van SZW. Ook hier moet worden getoetst of de gemeente zich in de besluitvorming actief opstelt en ook of de besluiten in kwalita-tief opzicht voldoende zijn.

Oordeelsvorming

Weliswaar is procentueel gezien sprake van een relatief hoge foutscore, maar de tekortkomingen hebben – mede na herstelactie(s) – geen financiële gevolgen voor de gemeente gehad. Is daar-om verder akkoord verklaard.

· Bijzonderheden en tekortkomingen

Conform afspraak zijn 10 dossiers gecontroleerd waarbij een ‘Eerste oplegging van de verhaals-bijdrage’ heeft plaatsgevonden. Hierbij zijn 175 aspecten beoordeeld, waarvan er dertien als ‘fout’ zijn aangemerkt (= 7,5%). Van de 10 beoordeelde dossiers is één dossier als ‘onvoldoende’ gekwalificeerd. Zie verder de toelichting hiernà’.

Kanttekening:
Bij de dossierselectie is gebruik gemaakt van een overzicht waarop alle meldingen voor verhaals-onderzoek zijn vastgelegd.

Bij de IC-controles op het proces “nieuwe aanvragen” vindt doorlopend toetsing plaats of van de daarvoor in aanmerking te nemen gevallen op het voorstel is aangetekend of melding aan de af-deling IBO heeft plaatsgevonden.

Teneinde de volledigheid van het onderzoek naar de verhaalsverplichting zoveel mogelijk te waar-borgen, draait de afdeling IBO maandelijks overzichten uit van alle nieuwe uitkeringen, normwijzi-gingen (alleenstaande naar alleenstaande ouder) en beëindigingen. Deze lijsten worden integraal beoordeeld of een verhaalsonderzoek dient te worden opgestart.

Kwantificering (deelwaarnemingen / tekortkomingen) schematisch:

Reg. / Proces

Aant. waar-nemingen

(dossiers)

Aantal afgekeurde dossiers

Aantal beoordeelde aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Financ.

Fout

1^e oplegging onder- houdsbijdrage

175

Toelichting:

De belangrijkste tekortkomingen betreffen in drie gevallen onvolkomenheden in de rapportage (onvoldoende informatie t.a.v. de volledigheid van het onderzoek) en is in vijf gevallen de regi-stratie in het systeem onvolledig bevonden en ontbreekt in één geval de vastlegging van de onderhoudsplicht (echter geen onderhoudsbijdrage opgelegd, dus geen financieel nadeel voor de gemeente). Intern wordt als norm gehanteerd dat een verhaalsonderzoek moet worden opgestart uiterlijk 1 maand na ontvangst van het signaal van mogelijke onderhoudsplicht. Bij 1 onderzoek is niet aan dit criterium voldaan en in een tweede geval blijkt niet uit het dossier of het verhaalsonderzoek is opgestart. Dit laatste dossier is dan ook afgekeurd. Een onderzoek is alsnog opgestart.

5.3. Is voldaan aan de kwaliteitseisen van de schriftelijke besluiten tot “Terug-

Vordering” en “Verhaal”

· Algemeen

In dit kader moet worden beoordeeld of het door of namens B&W schriftelijk aan de belang-hebbende kenbaar te maken besluit “bijdraagt aan een optimale uitvoering van de terugvorder-tings- c.q. de verhaalsverplichting”.

Waar nodig is steeds gelijktijdig met het besluit tot voortzetting c.q. beëindiging van de uitkering, een beschikking m.b.t de terugvordering opgemaakt. Afgezien van enkele inhoudelijke onvol-komenheden zijn deze verder akkoord bevonden, evenals de beschikkingen m.b.t. de oplegging van de onderhoudsplicht.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
T.a.v. de in aanmerking te nemen aandachtspunten rondom de kwaliteit van de (schriftelijke) besluiten bij Terugvordering en Verhaal zijn geen andere tekortkomingen gesignaleerd dan die genoemd onder 5.1 en 5.2.

_________________________________________________________________________

6. DE DEBITEUREN

6.1. Het passen van gemeentelijk debiteurenbeleid binnen het rijksbeleid /wetgeving

en uitgekristalliseerde standpunten van de rechterlijke macht

· Algemeen
De in het kader van dit hoofdstuk te beoordelen aspecten betreffen de toets of het gemeentelijk debiteurenbeleid past binnen het Rijksbeleid c.q. de wetgeving en in de tweede plaats de invorde-ringsactiviteiten.

Oordeelsvorming

Voor de uitkomst n.a.v. de beoordelingen op de inhoudelijke besluitvorming voor vorderingen en de tijdigheid van de uit te voeren debiteurenonderzoeken wordt verwezen naar respectievelijk hoofdstuk 5 en hoofdstuk 3 van dit verslag.

· Bijzonderheden en tekortkomingen
T.a.v. het gevoerde debiteurenbeleid zijn verder geen bijzonderheden te melden, afgezien van het feit dat over 2000 nu ook voor de verhaalsvorderingen een specifieke (heronderzoeks)termijn (van 38 maanden) is gedefinieerd (zie hoofdstuk 3.5.)

6.2. De noodzakelijke incasso-activiteiten vanwege opgelegde betalingsverplichting (invordering)

· Algemeen
Vanuit o.a. de heronderzoeken is vastgesteld dat de gemeente voldoende incasso-activiteiten heeft ontplooid. Zie verder onder ‘bijzonderheden…’.

· Bijzonderheden en tekortkomingen

Waar nodig is, na herinnering van de betalingsachterstand, overgegaan tot aanmaning, zonodig gevolgd door een “executabel verklaring” van de vordering. Deze is in voorkomende gevallen geëffectueerd door beslaglegging op het inkomen (loon / uitkering) van de betrokkene. In inciden-tele gevallen is vastgesteld dat de invordering was opgeschort. Eén keer betrof dit een lopende schuldsanering, in de overige gevallen een prioriteitstelling van andere (in-/ externe) vorderingen.

6.3. Het buiten invordering stellen van vorderingen

· Algemeen
Het buiten invordering stellen van een vordering is alleen toegestaan wanneer hier een besluit van B&W aan ten grondslag ligt. Daarbij is de gemeente gehouden aan hetgeen in artikel 78c Abw is opgenomen. In alle beoordeelde ‘buiten invorderingstellingen’ ligt een besluit als hiervoor bedoeld, ten grondslag en is voldaan aan de wettelijke vereisten zoals verwoord in artikel 78c Abw.

· Bijzonderheden en tekortkomingen

Proces

Verslagjaar: 2000

Verslagjaar 1999

Buiten invordering gestelde bedragen Abw *

ƒ 598.927,08 *

ƒ 570.162,80

* vastgesteld a.d.h.v. de verwerking van de boekingen in het Debiteurensysteem.

Toelichting:
Voor het buiten invordering stellen van (restant) vorderingen worden in de debiteurenadministratie verschillende coderingen gehanteerd.

* Onderbouwing saldo:                                                                         2000

-     buiten invorderingstelling kwijtschelding leenbijstand        :           ƒ 318.260,56
-     buiten invorderingstelling bijzondere bijstand                   :           ƒ 152.239,41
-     buiten invorderingstelling terugvordering                          :           ƒ   80.026,89 1
-     buiten invorderingstelling Bbz                                        :           ƒ   40.267,20 1
-     buiten invorderingstelling verhaal                                    :           ƒ    8.133,02 1

- buiten invorderingstelling WWV : ƒ 0,00

1: Van het totaal van deze drie bedragen is ƒ 96.373,27 gecontroleerd (= ca. 75 %).

Verder geen specifieke tekortkomingen.

7. DE ADMINISTRATIE

7.1. De administratie als getrouwe weergave van uitvoering en uitvoeringsproces

· Algemeen

Afgaande op het gestelde in de SZW-Handreiking van januari 2000 (par. 7.1. en – concreet – par. 7.3. t/m 7.6) moet in dit kader worden beoordeeld of door B&W is zorggedragen voor een juiste, volledige en tijdige vastlegging van besluiten het hieruit voortvloeiende activiteiten (7.3), of de betalingen overeenstemmen met de genomen besluiten (7.4) en de dossiervorming als geordend en goed toegankelijk kan worden aangemerkt (par. 7.5). M.b.t. de “Debiteurenadministratie” geldt daarbij specifiek nog de eis dat vorderingen / verplichtingen c.q. de ontvangsten nominatief juist, volledig en tijdig in de administratie zijn vastgelegd (par. 7.6.).

Het uitgangspunt bij de daadwerkelijke beoordeling van de kwaliteit van de administratieve vast-legging(en) is tweeledig, t.w. enerzijds de wijze en de mate waarop/-in de onderzoeksbevindingen in de fysieke dossiers zijn vastgelegd en anderzijds de mate waarin deze gegevens juist en/of volledig in het uitkeringensysteem zijn geregistreerd.
Concreet is daarbij bij elk gecontroleerd dossier per primair (deel)proces nagegaan of:
- de onderzoeksgegevens (juist en volledig) in een rapportage zijn opgenomen;
- de (terugvorderings)beschikkingen een exacte weergave vormen van het voorstel en de

genomen beslissing hierop;

- de persoons- en uitkeringsgegevens juist in het uitkeringensysteem zijn ingevoerd en hebben

geleid tot betaling overeenkomstig het door B&W genomen besluit.
Met het oog op een afgewogen oordeelsvorming is elk van deze drie clusters – en dus ook voor dit verantwoordingselement als geheel – in de (controle)praktijk opgebouwd uit één of meerdere beoordelingsaspect(en). De mate van detaillering blijkt uit de aard van onderstaande bevindingen.

· Bijzonderheden en tekortkomingen

De waarnemingen en de foutscores in de IC-rapportages zijn in het kader van de gemeentelijke verantwoording nu weliswaar gecomprimeerd tot het drietal bovenstaande aandachtsgebieden, maar omvatten, zoals gezegd, meerdere te beoordelen (deel)aspecten. Tot op dit (detail)niveau is door ‘Interne Controle’ steeds verslag aan het (lijn)management gedaan van de bevindingen.

- Registratie: aanwezigheid (juiste / volledige) onderzoeksrapportages in dossiers:
In alle onderzochte (175) Abw-dossiers is wel een specifieke onderzoeksrapportage aangetroffen. Inhoudelijk zijn hierbij de nodige tekortkomingen (19 x) t.a.v. de juistheid en/of volledigheid gecon-stateerd, waaronder ook fouten die het directe gevolg zijn van een reeds in een ander verband (verantwoordingscluster) aangemerkte tekortkoming. M.a.w., in die bepaalde gevallen is sprake van vervolgfouten. Bij het proces “Heronderzoeken” is echter ook vastgesteld dat de uitkomsten van het vorige (her)onderzoek in vier gevallen niet in huidige onderzoek zijn betrokken, waar dat wèl relevant zou zijn geweest. E.e.a. is o.a. van belang ingeval de cliënt eerder bijzondere verplichtingen zijn opgelegd of het onderkennen van recidive bij maatregel- c.q. boetewaardig gedrag. Daarnaast is in enkele gevallen (3 x) gesignaleerd dat het onderzoek naar de middelen van de cliënt (aanwezigheid [aantal betaal]rekeningen; teruggaaf belastingen) niet volledig is uitgevoerd. In alle voorkomende gevallen is de betreffende bevinding door IC gerapporteerd en zijn – waar nodig – via de senior-consulent herstelacties uitgevoerd.

Bij de “Beëindigingen” is de aangetroffen rapportage in vier gevallen onvolledig bevonden. V.z.v. hier consequenties t.a.v. de juiste en volledige afwikkeling met de cliënt aan waren verbonden zijn hiertoe herstelacties uitgevoerd. In weer een viertal (andere) dossiers bevonden zich rapportages waarop het terug te vorderen bedrag niet juist was berekend. In overleg met de senior zijn vervol-gens correcties aangebracht.

Terzake de 12 gecontroleerde Ioaw- en 2 beoordeelde Ioaz-dossiers is n.a.v. één beëindigings-onderzoek Ioaw de betreffende rapportage onjuist (d.w.z. onjuiste bepaling t.a.v. de toepassing vrijlatingsregeling) bevonden. Verder op dit punt geen tekortkomingen gesignaleerd.

- Juistheid / volledigheid beschikkingen (in nauwe samenhang met voorstellen / beslissingen)
Op een totaal van 172 (175 -/- 3 niet aangetroffen) zijn t.a.v. de Abw een 14-tal beschikkingen inhoudelijk op een bepaald aspect onjuist bevonden. Bij het proces “Entree-onderzoeken” (= nieuwe aanvragen) betreft dit in vijf gevallen het niet of niet volledig verbinden van de toepasse-lijke (arbeids)verplichtingen aan de uitkering. Dit deed zich eveneens bij een drietal “Heronder-zoeken”. Bij de “Beëindigingsonderzoeken” is nog vastgesteld dat de reden van beëindiging (1x) en de datum van beëindiging van de uitkering (1x) onjuist in beschikking waren overgenomen.
M.b.t. het volledigheidsaspect is 1 x de korting op de uitkering niet medegedeeld (bij aanvraag) en is n.a.v. een heronderzoek verzuimd, de bijlage met de uiteenzetting over “passend arbeid” bij te voegen.
In de meeste van bovenstaande gevallen moeten de tekortkomingen echter als een “vervolgfout” worden aangemerkt.

Het aspect tijdigheid is – v.w.b. de rechtmatigheidsbeoordeling – van belang bij zowel “de Her-onderzoeken” alsook de “Beëindigingen”.
Bij eerstgenoemde is beoordeeld of deze – conform de termjjnstelling in het heronderzoeksplan – tijdig zijn uitgevoerd en de beschikkingsdatum van de volgende uitkeringsperiode aansluit op de voorliggende periode. Bij de beëindigingsonderzoeken geldt als eis dat “uiterlijk na drie maanden, volgende op die waarin de laatste betaling heeft plaatsgevonden, een besluit moet worden geno-men omtrent de wederzijds resterende verplichtingen en de afwikkeling daarvan”. Dat wil hier con-creet zeggen dat is beoordeeld of de (terugvorderings)beschikking binnen de genoemde termijn aan de cliënt is/zijn verzonden. Overschrijdingen van < 1 maand zijn hierbij ook ‘meegeteld’ (3 x), hoewel deze verder als tekortkoming van geringe aard kunnen worden beschouwd.
Een totaaloverzicht van juistheid-/ volledigheid- en tijdigheidsbevindingen met betrekking tot de genomen besluiten rondom de ABW ziet er uit als volgt:

Beoordeelde

besluiten (Abw)

Aantal

Tekortkoming m.b.t. de juistheid

Tekortkoming
m.b.t. de volledigheid

Tekortkoming
m.b.t. de
tijdigheid

Bijzonder-heden

Aanvragen

Heronderzoeken

55 *

Te laat:
2, 1, 3½ en 1 mnd.

Beëindigingen

58 **

Te laat:
1½, 1½ en 1 mnd + 3 x < 1 maand..

Terugvorderingen
(via Uitkeringen)

Betreft:

Onjuiste vordering

* : 57 waarnemingen, in twee gevallen echter geen beschikking in dossier aangetroffen;
** : 59 waarnemingen, in één dossier echter geen beëindigingsbeschikking aangetroffen.

En ten aanzien van de Ioaw / Ioaz:

Beoordeelde

besluiten

(IOAW/-Z)

Aantal

Tekortkoming m.b.t. de juistheid

Tekortkoming
m.b.t. de volledigheid

Tekortkoming
m.b.t. de
tijdigheid

Bijzonder-heden

Aanvragen

Ioaw: 2

Ioaz: 0

Heronderzoeken

Ioaw: 30

Ioaz: 1

Ioaw: 4

Te laat:
2, 4, 6 en 6 mndn

Beëindigingen

Ioaw: 3

Ioaz: 1

Terugvorderingen
(via Uitkeringen)

NB: t.a.v. de Ioaz dus op dit punt geheel geen tekortkomingen geconstateerd.

- (Juistheid) invoer in uitkeringssysteem en de hieruit voortvloeiende betalingen
Bij het intern controle-onderzoek van 175 waarnemingen op dit onderdeel zijn – v.w.b. de uit-voering van de Abw - 1050 (deel)aspecten beoordeeld. Hierbij zijn in totaal 44 tekortkomingen gesignaleerd, in een meerderheid van de gevallen betrekking hebbend op een onjuiste invoer-, c.q. het niet muteren van een persoonsgegeven. In de IC-rapportages zijn deze ook steeds tot in detail in de bijlage vermeld, op basis waarvan vervolgens correcties door de lijn zijn doorgevoerd. In een relatief beperkt aantal gevallen is ook sprake geweest van fouten die van directe invloed zijn op de (hoogte van de) uitkering. De belangrijkste daarvan zijn: ten onrechte belast verstrekte leenbijstand o.b.v. artikel 24 Abw (1x), geen toepassing vrijlating inkomsten (1x), geen aflossing op vordering (1x), reservering VU niet betaald bij beëindiging (2x), onjuist aantal SV-dagen opgevoerd (2x). In voorkomende gevallen is, v.z.v. op dàt moment nog relevant, door de lijn een herstelactie uitgevoerd. Bij het controle-onderzoek op de uitvoering van de Ioaw zijn op dit punt 141 (deel)aspecten beoor-deeld waarbij uiteindelijk vier onvolkomenheden zijn geconstateerd. Dit betreft dan een tweetal onjuist ingevoerde persoonsgegevens en in twee andere gevallen bleek n.a.v. het beëindigings-onderzoek het in het systeem gereserveerde vakantiegeld (nog) niet te zijn uitbetaald.
T.a.v. de Ioaz zijn op dit punt geen bevindingen.

Voor het verantwoordingselement als geheel kunnen de uitkomsten als volgt worden samengevat:

Reg. / Proces

Aantal waar-nemingen

(dossiers)

Aantal beoordeelde

aspecten

Aantal

aspecten

onjuist

Bijzonderheden

ABW:

Aanvragen

Heronderzoeken

Beëindigingen

IOAW / IOAZ:

Aanvragen

Heronderzoeken

Beëindigingen

Ioaw / Ioaz

4 / 0

5 / 1

3 / 1

413

342

295

Ioaw / Ioaz

28 / 0

30 / 6

15 / 5

Ioaw / Ioaz

0 / 0

4 / 0

3 / 0

van incidentele aard

idem

van incidentele aard

idem

Dossiervorming
Tenslotte moet in dit kader nog worden opgemerkt dat de gegevens van de beoordeelde dossiers zichtbaar en controleerbaar zijn vastgelegd en dat de inrichting van de dossiers als toegankelijk kan worden bestempeld.

7.2. De opzet en werking van de AO en de daarmee verbonden IC-maatregelen

· Algemeen

Zoals door het Ministerie van SZW in de “Handreiking gemeentelijk onderzoek…2000” wordt aangegeven, zijn B&W “verantwoordelijk voor de aanwezigheid en werking van interne controle-mechanismen binnen de gemeente, waaronder processen gericht op de wetsconforme uitvoering en kwaliteitshandhaving daarvan”.
Voor de beoordeling op de wijze waarop door de gemeente ‘Delft’ invulling is gegeven aan de ‘eerstelijnsuitvoeringscontrole’ wordt aangesloten bij de fasen van de beleidscyclus (d.w.z. plan, vertaling, werking, resultaat en evaluatie) die reeds in de bedoelde toelichting zijn gegeven.

· Bijzonderheden (en evt. tekortkomingen)
Voor (de aanwezigheid van) het (beleids)plan wordt verwezen naar hoofdstuk 1.1.

De vertaling, in de vorm van procesbeschrijvingen voor in ieder geval de belangrijkste processen, heeft in 2000 verder zijn beslag gekregen en wordt in 2001 ook voor de overige bedrijfsprocessen verder ontwikkeld, zowel die binnen het sectoronderdeel ‘Inkomen’ (w.o. ‘Uitkeringen’) als ‘Active-ring’. Voor elk proces is een zgn. ‘procesverantwoordelijke’ aangewezen, die zorgdraagt voor de implementatie van het werkproces c.q. de actualisering van de werkprocesbeschrijving en werk-instructies.

De feitelijke beschrijving van het werkproces vindt plaats binnen een multidisciplinair vakteam, gericht op een zo breed mogelijke ondersteuning van de uitvoering c.q. (lijn)-management (Bureau Proces Ondersteuning). Ander onderdeel van de vertaling van de beheersfunctie heeft betrekking op de aanwezigheid van een “Handboek WIZ”. Hierin zijn, ter ondersteuning van de uitvoering, voor alle (sub)onderdelen van het uitkeringenproces de globale procesgang en de belangrijkste wet-/regelgeving en beleidsuitgangspunten in hoofdlijnen uiteengezet. Voor de technische verwerking (vastlegging in het uitkeringensysteem) is een werkinstructie ontwikkeld.

De werking van het stelsel van interne controlemaatregelen over 2000 is drieledig. Allereerst is er de controle door de lijn zèlf, die ligt verankerd in de opzet van de werkprocessen. Afgezien van de daadwerkelijke besluitvorming wordt elk (deel)proces afgesloten met een kwaliteits- c.q. juridische toets, die (nog) in een frequentie van één op één (d.w.z. integraal) wordt uitgevoerd. Overigens, gelet op het aantal detailbevindingen kan over het verslagjaar 2000 worden geconcludeerd dat kwaliteit van de toetsing nog voor enige verbetering vatbaar is. Als onderdeel van de uitkeringenorganisatie zijn binnen het vakteam “Produktondersteuning” (Administratie) enkele medewerkers belast met de uitvoering van de 2^e-lijnscon-trole. De opzet hiervan is, in samenwerking met de (BPO)discipline “Interne Controle” in 2000 doorgelicht, maar dient, als gevolg van fundamentele wijzigingen (belastingherziening, ingebruikneming nieuw uitkeringensysteem) in 2001 opnieuw te worden bezien. De controles in 2000 zijn echter, door een complex van factoren, niet gestructureerd en niet in de beoogde omvang / frequentie uitgevoerd. Wèl zijn de onderwerpen, die wat grotere financiële risico’s met zich meebrengen, steeds in de controle betrokken.

Los van de met de directe uitvoering belaste vakteams is binnen het vakteam “BPO” een disci-pline “Interne Controle” actief, die voornamelijk is belast met de uitvoering van kwaliteitsaudits, met voor de productgroep ‘Inkomen’ vooralsnog een sterk accent op beoordeling van de recht-matigheid (‘Single audit’). Binnen de productgroep ‘Werk’ is in 2000 een vervolg gegeven aan de in 1999 gestarte ‘IC-activiteiten’, waarbij de nadruk is gelegd op de processen bij de stichting ‘Werkplan’.

Verdere uitbreiding naar andere onderdelen van ‘Werk’, alsmede naar de productgroep ‘Zorg’ zijn in 2000 niet gerealiseerd.
De uitkomsten van de controle-onderzoeken door IC zijn steeds gerapporteerd aan de vakteam-hoofden en de leden van het managementteam W(erk), I(nkomen), Z(org).

Een andere discipline binnen het vakteam ‘Procesondersteuning’ betreft “P(lanning) & C(ontrol)”, belast met de maandelijkse verslaglegging van de ‘organisatie in cijfers’, ofwel het uitbrengen van de Managementrapportage (voor de gehele sector). Zij is primair bedoeld als sturingsinstrument voor het management WIZ. De (cijfermatige) ontwikkelingen van de belangrijkste bedrijfsprocessen binnen de sector WIZ worden daarnaast vanuit de sector in een kwartaalrapportage opgenomen, mede opgezet ten behoeve van de informatievoorziening aan B&W. In meer evaluerende zin over een heel verslagjaar onderkennen we tenslotte het Beleidsverslag (zie 1.1.), het jaarverslag “Fraude” van de Sociale Recherche en uiteraard het gemeentelijk

“Verantwoordingsverslag Abw, Ioaw en Ioaz…”.

8. DE BESTUURSVERKLARING

Het doel van de verklaring is dat B&W hun verantwoordelijkheid benadrukken. “Daarvoor is het van belang dat het uitvoeringsverantwoordelijke gemeentebestuur bewust omgaat met de sturings- en beheersaspecten van de uitvoering. Het uitgangspunt bij het opstellen van de bestuursverklaring ‘uitvoering Abw…’ is dat elke gemeente zelf het beste inzicht heeft in haar eigen sturings- en beheersingsproces”.

Bron citaat: “het Verantwoordingsverslag Abw, Ioaw en Ioaz 2000” / uitgave Min. van SZW.

Verklaring

Naar ons oordeel biedt het beheerssysteem voldoende waarborg voor een juiste wet-uitvoering. Dit komt tot uitdrukking in:

q de vertaling van de wetten in een gebruikershandboek en werkinstructies;

q de opzet en de werking van de AO / interne controlefunctie;

q de aanwezigheid van een stelsel van bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

q een tijdige bijsturing naar aanleiding van signalen over een eventuele onjuiste uitvoering van de wet.

Hoofd van dienst: naam: paraaf datum

Chr. Kruizinga __ - __ - 2001

B&W, namens deze,

de portefeuillehouder naam: paraaf datum

J.D. Rensen __ - __ - 2001