3
Inleiding
Door de
veranderingen in de uitvoeringsstructuur van de sociale zekerheid per 2002
(SUWI) treden er belangrijke veranderingen op in het gemeentelijke
activeringsbeleid. Eén van deze veranderingen is dat gemeenten vanaf 2002
reïntegratieactivteiten moeten gaan inkopen op de markt. Gemeenten worden
verantwoordelijk voor reïntegratie van bijstandsgerechtigden, maar laten de
uitvoering daarvan aan andere - private – partijen over.
Deze
notitie beschrijft het inkoopbeleid voor reïntegratiediensten door de gemeente
Delft. De notitie beschrijft aan de hand van het Programma van Eisen voor
reïntegratiediensten welke inhoudelijke keuzes de gemeente Delft maakt.
Daarnaast gaat de notitie in op het contracteren van reïntegratiebedrijven.
Delft streeft naar een
heldere en transparante procedure a.d.h.v. een Programma van Eisen.
De
gemeente Delft streeft naar heldere en transparante inkoopprocedures voor
reïntegratiediensten. Om dit te bereiken zal de gemeente voor elk contract een
Programma van Eisen opstellen. Op basis van het Programma van Eisen kunnen
aanbieders hun offertes opstellen en krijgen zij inzicht in de procedure. Het
Programma van Eisen vormt daardoor de kern van het inkoopbeleid van de gemeente
Delft. Het Programma van Eisen bestaat uit 4 onderdelen:
1.
omschrijving
in te kopen dienst.
Het Programma van Eisen zal een beschrijving bevatten van de in te kopen
dienst. De beschrijving van de dienst maakt duidelijk beschreven aan welke
specificaties de dienstverlening zal moeten voldoen en tegen welke voorwaarden
Delft over zal gaan tot betaling;
2.
omschrijving van de procedure. Het Programma van Eisen beschrijft
vervolgens welke procedure de gemeente Delft heeft gekozen voor de inkoop van
een bepaalde dienst. Deze procedure kan beperkt zijn of uitgebreid;
3.
selectie van aanbieders. Het derde element in het Programma
van Eisen zijn de voorwaarden die Delft stelt aan de aanbieders, dit zijn de
selectiecriteria. In de selectiecriteria maakt Delft een onderscheid tussen
uitsluitingsgronden en kwaliteitscriteria waar contractpartners aan moeten voldoen;
4.
gunningscriteria. Tot slot beschrijft het Programma
van Eisen op welke wijze Delft de keuze voor een bepaalde aanbieder maakt.
Uitgangspunt daarbij is dat Delft kiest voor de aanbieding met de gunstigste
prijs/kwaliteit verhouding.
Inkoopprocedure op hoofdlijnen
Delft zal
de inkoopprocedure volgens een vast stramien uitvoeren. Deze procedure bestaat
uit 4 onderdelen die tezamen het programma van eisen vormen.
|
Inventariseren
inkoopbehoefte |
(Programma van eisen) |
|
Bepalen
inkoopstrategie |
|
|
Opstellen
selectiecriteria |
|
|
Opstellen
gunningscriteria |
Figuur 1 geeft een indruk
van de verschillende stappen in de inkoopprocedure.
Opbouw van deze notitie
In deze
notitie komen de belangrijkste elementen van het inkoopbeleid van de gemeente
Delft aan de orde. We volgen daarbij de verschillende elementen die in het
Programma van Eisen aan de orde komen. Dit betekent dat we achtereenvolgend
aandacht schenken aan het bepalen van de inkoopbehoefte, het opstellen van de
selectiecriteria, het opstellen van de gunningscriteria. Hiermee zet Delft de
onderdelen waaruit het programma van eisen bestaat op een rijtje. Daarnaast
schenkt de notitie apart aandacht aan het contract.
4
Bepalen
van de inkoopbehoefte
Bepalen inkoopbehoefte
start inkoopprocedure
Het
inkopen van reïntegratiediensten begint met het inventariseren van de in te
kopen dienst. Het resultaat hiervan vindt zijn weerslag in de omschrijving van
de in te kopen dienst in het Programma van Eisen. Delft bepaalt de
inkoopbehoefte aan de hand van de volgende elementen:
1.
beleidskeuzen. Indien er vanuit beleidsmatig
oogpunt accenten worden gelegd in het activeringsbeleid dan zal hier bij het
bepalen van de inkoopbehoefte rekening mee gehouden moeten worden. Hieronder
vallen ook de taken die voortvloeien uit landelijk beleid. Hierbij kunnen we
denken aan de gemeentelijke taken voor de sluitende aanpak voor volwassenen en
recenter aan de gemeentelijke verantwoordelijk voor de reïntegratie van
niet-uitkeringsgerechtigde;
2.
bestandsinformatie. Analyses van het zittend bestand geven
duidelijkheid over de ontwikkeling van de verschillende groepen
uitkeringsgerechtigden, de consequenties die dit heeft voor de uitgaven aan
inkomensvoorziening. De kenmerken van het zittende bestand en de belemmeringen
vormen een belangrijke element van het zittend bestand een duidelijke indicatie
voor de inkoopbehoefte;
3.
de
evaluatie en monitoring van bestaande contracten. De effecten van de lopende
contracten geven zicht op de effectiviteit van instrumenten in relatie met
doelgroepen maar geven ook aan wat de effectiviteit is van bepaalde aanbieders;
4.
het
aanbod in de markt.
De markt voor reïntegratiediensten groeit sterk. Dit betekent dat het aanbod
zich ontwikkelt en er concurrentie optreedt. Dit kan een daling van de prijzen
tot gevolg hebben en kan leiden tot kwalitatief betere en vernieuwende
dienstverlening. Delft zal bij de bepaling van de daarom rekening houden met de
ontwikkeling in de markt en daar indien mogelijk van profiteren.
Resultaat van het bepalen
van de inkoopbehoefte[1]
Op basis
van deze elementen bepaalt Delft wat zij wil inkopen in de komende periode. Zij
geeft hiermee aan welke diensten (eventueel producten) zij wil inkopen. Hierbij
geeft zij per dienst aan
-
Wat de
productspecificaties zijn. Deze dienen ondubbelzinnig en afrekenbaar te zijn
-
Voor
welke doelgroep(en) de dienst is bedoeld
-
In
welke aantallen de dienst ingekocht gaat worden
Trajecten of onderdelen
van trajecten
Een
aandachtspunt is verder of Delft hele trajecten wil inkopen of
trajectonderdelen. In de inventarisatie van de belemmeringen van de
verschillende soorten cliënten is dit een element van belang.
Bij omschrijving
inkoopbehoefte is ook verantwoordingsinformatie van belang
Bij het omschrijven van de
inkoopbehoefte is het ten eerste van belang dat Delft diensten inkoopt die
vanuit het oogpunt van haar eigen cliënten nodig zijn. Daarnaast speelt echter
dat Delft de diensten moet kunnen declareren als uitgaven in het kader van het
budget scholing en activering. Hiervoor is het van belang dat bij het bepalen
van de inkoopbehoefte en het vaststellen van de productspecificaties ook wordt
nagedacht over de wijze waarop de aanbieder rapporteert over de geleverde
prestatie. Daarbij dient direct de link gelegd te worden met de door het
ministerie gestelde eisen ten aanzien van declarabiliteit. Belangrijk in dit
verband is bijvoorbeeld de Monitor Scholing en Activering.
5
Bepalen
inkoopstrategie
Gemeente is, binnen
juridische kaders, vrij in de keuze van de inkoopprocedure
Nadat is
omschreven wat Delft wil inkopen maakt zij een keuze voor een inkoopstrategie.
In principe is delftr vrij in het kiezen van een inkoopprocedure. De
inkoopstrategie moet wel voldoen aan de bepaalde juridische kaders. De meest
relevante zijn het Europese aanbestedingsrecht en de eisen die SUWI stelt ten aanzien
van de inkoop van reïntegratiediensten. Op basis van het Europees
aanbestedingsrecht kan geconcludeerd worden dat Delft vrij is in de keuze van
de inkoopprocedure.. Uiteindelijk heeft de gemeente binnen deze kaders ruimte
om zelf de inkoopprocedure in te richten. (Zie de bijlage over de juridische
kaders). SUWI stelt wel enige (minimum) eisen aan de door de gemeente te volgen
procedure.
Spelregels op de
reïntegratie markt volgens SUWI
Om het
ontstaan van de reïntegratiemarkt te stimuleren worden in SUWI spelregels
opgesteld ten aanzien van de wijze waarop gemeenten (en andere opdrachtgevers)
diensten op de reïntegratiemarkt moeten inkopen. Centraal element daarin is dat
er sprake moet zijn van een transparante en toetsbare aanbestedingsprocedures
waarbij meerdere offertes gevraagd moeten worden op basis van vooraf
vastgestelde criteria.
Bepalen inkoopstrategie
aan de hand het belang van de dienst, het beschikbare aanbod en de
afrekenbaarheid
De
gemeente Delft bepaalt de inkoopstrategie voor de verschillende
reïntegratiediensten aan de hand drie aspecten. Ten eerste het belang van de
dienst in het totale pakket van in te kopen diensten. Het belang kan bepaald
worden door te kijken naar de omvang van de opdracht. Naar het aantal personen
waarvoor een bepaalde dienst wordt ingekocht. Ook is het mogelijk dat het
belang van een dienst toeneemt doordat de gemeente ervoor kiest om in haar
beleid extra aandacht aan een bepaalde groep te besteden. Als uitgangspunt
neemt de gemeente dat naarmate het belang van de dienst groter is, zij bereid
is meer tijd en energie te steken en een uitgebreidere procedure kiest.
Een
tweede aspect dat Delft meeweegt in de keuze voor een bepaalde procedure is de
omvang van het beschikbare aanbod. Indien er veel geschikt aanbod is, heeft de
gemeente Delft er meer belang bij om daadwerkelijk een uitgebreide procedure te
starten. Delft kan zich in dit geval als het ware door de markt laten verassen
en een openbare procedure starten. In een openbare procedure worden meerdere
partijen uitgenodigd om mee te offreren. In het andere geval waarin er naar
verwachting weinig geschikt aanbod is kan Delft volstaan met het uitnodigen van
al bekende partners. Delft kiest in dit geval voor een onderhandse procedure.
Het derde
aspect dat van belang is voor de bepaling van de inkoopprocedure is het gemak
waarmee de dienst is af te rekenen. Indien een dienst gemakkelijk en tegen
geringe kosten is af te rekenen dan ligt het meer voor de hand om deze dienst
op de markt in te kopen en ligt het meer voor de hand om een uitgebreide
inkoopprocedure op te straten.
Van inkoopstrategie naar
inkoopprocedure
In
principe heeft de gemeente de keuze voor een openbare aanbesteding of een
onderhandse gunning en een aantal varianten daarop. Delft zal, op basis van
bovengenoemde criteria, komen tot een keuze. Hierbij staan Delft in principe
een aantal ‘modelprocedures’ voor ogen.
Openbare
aanbestedingsprocedures. Hierin plaatst Delft, bijvoorbeeld in kranten op
tijdschrijften, een addvertentie. Het voordeel van deze methode is dat er een
goed beeld ontstaat van het aanbod in de markt. Keerzijde hiervan is dat het
veel tijd kost om alle aanbiedingen te beoordelen. Er zijn in principe 2
soorten openbare aanbestedingsprocedures:
-
openbare
aanbesteding met selectie en gunning;
-
openbare
aanbesteding met directe gunning;
Bij
onderhandse aanbesteding worden meerdere al bekende partijen uitgenodigd. Er
zijn twee varianten:
-
onderhandse
aanbesteding met selectie en gunning;
-
onderhandse
aanbesteding met directe gunning;
delft
verwacht dat zij met name zal werken met en onderhandse aanbestedingsprocedure.
Hieronder werken we de laatste twee procedures uit:
Onderhandse
aanbestedingsprocedure met een selectie- en een gunningsronde
Om meerdere nieuwe aanbieders in de gelegenheid wil stellen mee te
dingen naar een opdracht zonder hiervoor een openbare procedure uit te
schrijven, is deze onderhandse procedure met een selectie- en gunningsronde een
goede optie. Door in twee ronden te gunnen is het mogelijk om meerdere partijen
in de procedure te betrekken zonder dat de noodzaak bestaat om van alle
partijen direct uitgewerkte offertes te moeten beoordelen.
In de procedure moeten dan de volgende stappen gezet worden:
1.
toezenden van een programma van eisen en het beoogde contract aan
een aantal potentiële aanbieders inclusief een uitnodiging tot inschrijving. De
gunningscriteria hoeven in dit stadium nog niet bekend te zijn, de
selectiecriteria wel. Ook kan de gemeente in het programma van eisen aangeven
hoeveel aanbieders zij na de selectiefase over wil houden.
2.
ontvangst inschrijvingen door de gemeente. De inschrijvingen moeten
vergezeld zijn van een formulier of document waarin de aanbieder de
selectievragen van de gemeente Delft beantwoordt en de voor de selectie
benodigde bewijsstukken.
3.
selectie van de aanbieders door de gemeente op basis van de
selectiecriteria.
4.
afwijziging aanbieders die niet aan de selectiecriteria voldoen en
de geselecteerde aanbieders uitnodigen een offerte uit te brengen. De
gunningscriteria moeten nu ook bekend zijn. Eventueel een format voor de
offerte toesturen.
5.
optie om alle aanbieders een aanvullend gesprek aan te bieden om
het offerteverzoek toe te lichten, dan wel om hiervoor een pre-bid meeting met
alle aanbieders te organiseren.
6.
ontvangst van de offertes
en beoordeling door de gemeente
7.
gunning van de opdracht en gemotiveerde afwijzing van de overige
aanbieders
8.
contractonderhandeling met de geselecteerde aanbieder
9.
opstellen privaatrechtelijk contract in aanvulling op de offerte en
ondertekening door beide partijen.
10. melding van de gunning in
Brussel voor zover het een aanbesteding boven de 200.000 euro betreft.
Onderhandse
aanbestedingsprocedure met directe gunning
Wanneer de gemeente Delft een beperkt aantal, relatief bekende
aanbieders wil uitnodigen voor een offerte, ligt een onderhandse aanbesteding
met directe gunning het meest voor de hand. In deze procedure wordt een beperkt
aantal partijen gevraagd om direct offerte uit te brengen. In de beoordeling
wordt in één keer gekeken naar de eisen waar de aanbieder aan moet voldoen (de
selectiecriteria) en het aanbod (op basis van de gunningscriteria).
In de procedure moeten dan de volgende stappen doorlopen worden:
1.
toezenden Programma van Eisen aan geselecteerde aanbieders
2.
optie om de aanbieders uit te nodigen voor een toelichtend gesprek
3.
ontvangst offertes van de aanbieders
4.
beoordeling van de offertes door de gemeente op basis van de
opgestelde selectie- en gunningscriteria
5.
gunning van de opdracht en gemotiveerde afwijzing van de overige
aanbieders
6.
contractonderhandelingen met de geselecteerde aanbieder
7.
opstellen privaatrechtelijk contract in aanvulling op de offerte en
ondertekening door beide partijen
8.
melding van de gunning in Brussel voor zover het een opdracht boven
de 200.000 euro betreft
6
Selectiecriteria
Delft stelt
voor de selectie van aanbieders selectiecriteria op. Bij de selectiecriteria
gaat het om de eisen die delft stelt aan de reïntegratiebedrijven waarmee zij
werkt. Het gaat hier nadrukkelijk om de beoordelingen van de aanbieders en nog
niet van de diensten die zij eventueel zouden leveren. Als bedrijven voldoen
aan de selectiecriteria dan mogen zij offreren. Delft maakt onderscheid tussen
twee soorten selectiecriteria. Uitsluitingsgronden en kwalitatieve eisen. Het
niet positief kunnen reageren op uitsluitingsgronden betekent dat een aanbieder
niet in aanmerking kan komen voor het leveren van een bepaalde dienst. Bij
kwalitatieve eisen gaat het om de kenmerken van de aanbieders die Delft van
belang vindt voor de dienst. Ook hier moeten aanbieders aan trouwens aan
voldoen.
Uitsluitingsgronden[2]
Delft
stelt de volgende uitsluitingsgronden. Deze zijn in principe voor alle diensten
gelijk. Een aanbieder moet bij inschrijving op de opdracht verklaren dat hij
voldoet aan al deze aspecten. Indien het in een later stadium tot gunning van
de opdracht komt moet de aanbieder de onderliggende verklaringen overleggen.
Indien dit op één of meer van de onderstaande niet mogelijk blijkt dan zal er
geen opdracht verleend worden.
-
De
aanbieder verkeert niet in staat van faillissement;
-
De
aanbieder heeft geen surseance van betaling aangevraagd;
-
Tegen
de aanbieder is geen gerechtelijke beslissing omtrent beroepsmoraliteit
genomen;
-
De
aanbieder heeft geen ernstige fout bij uitoefening beroep gemaakt;
-
De
aanbieder heeft voldaan aan zijn verplichten ten aanzien van belastingen;
-
De
aanbieder heeft voldaan aan zijn verplichten ten aanzien van sociale
verzekeringen;
-
De
aanbieder is ingeschreven bij Kamer van Koophandel.
Kwalitatieve eisen
Kwalitatieve
eisen zijn eisen die Delft stelt aan aanbieders. Deze eisen kunnen afhankelijk
van de aard van de in te kopen dienst worden bepaald. De aanbieders moeten de
volgende aspecten aantonen:
-
Continuïteit
organisatie (menskracht, financieel);
-
Garantie
beschikbaarheid personeel (vervanging bij ziekte);
-
Voldoende
vakbekwaam personeel;
-
Aantoonbare
ervaring met de doelgroep, regio en omvang;
-
Bereid
tot het verrichten van werkzaamheden op locatie Gemeente Delft;
-
In
staat en bereid om verantwoordingsinformatie te leveren volgens een door de
Gemeente Delft te bepalen format;
-
Uitvoeren
van alle werkzaamheden in eigen beheer of bereid als hoofdaannemer
eindverantwoordelijkheid te aanvaarden.
-
Beschikken
over een privacy reglement;
-
Beschikken
over een klachtenreglement;
-
In
staat en bereid zijn om op verzoek referenties op te geven;
Toepassing
selectiecriteria
Per
opdracht zal Delft selectiecriteria opstellen. De uitsluitingsgronden vormen
hierop ene uitzondering. Deze eisen zal de gemeente altijd aan haar aanbieders
stellen. Bij de kwalitatieve eisen zal Delft op basis van de aard van de in te
kopen dienst een keuze maken. Ook is het mogelijk dat de aard van de
dienstverlening aanleiding geeft om aanvullende selectiecriteria op te nemen.
7
Gunningscriteria
Bij de
gunning gaat het om de keuze tussen de verschillende aanbiedingen die Delft
voor de uitvoering van een opdracht krijgt. Delft streeft er daarbij naar om de
beste aanbieding te kiezen. Delft kiest daarbij in principe voor de economisch
voordeligste aanbieding. Daarnaast is het het streven van de gemeente om op en
transparante wijze te kunnen kiezen en daadwerkelijk de aanbiedingen van
reïntegratiebedrijven te kunnen vergelijken. De gemeente wil met andere woorden
geen appels met peren vergelijken. Delft hanteert om de term ‘economisch meest
voordeligst aanbieding’ meetbaar te maken, en om op een transparante manier te
kunnen gunnen de volgende gunningscriteria opgesteld.
-
prijs;
-
te
behalen resultaat (bijvoorbeeld plaatsingspercentage);
-
aanpak
van de doelgroep;
-
doorlooptijd;
-
ervaringen
uit het verleden
We lichten
de elementen toe.
Bij prijs
gaat het om de prijs van de dienstverlening. Deze prijs moet ondubbelzinnig in
de contracten staan. Delft accepteert daarbij geen aanbiedingen waarbij
onderdelen van de prijs pro memorie staan opgenomen. (scholing vormt hier een
uitzondering op)
Het te
behalen resultaat zal per in te kopen dienst nader moeten worden
gespecificeerd. Hierbij is het resultaat direct gekoppeld aan de
productspecificaties zoals die in de omschrijving van de dienst zijn
omschreven. Dit kan bijvoorbeeld plaatsing op een reguliere baan of een diploma
zijn. De aanbieder geeft aan met welk deel van de klanten hij dit resultaat
behaalt. Het te behalen resultaat is uitgedrukt in een percentage.
Bij de aanpak
van de doelgroep geeft de aanbieder aan op welke wijze hij te werk wil
gaan. Specifiek aandachtspunt daarbij is de wijze waarop de aanbieder in zijn
aanpak aangeeft op welke wijze hij met de doelgroep waar de dienstverlening
betrekking op heeft omgaat. De beoordeling van dit criterium is subjectief.
Bij de doorlooptijd
gaat het om de snelheid waarmee de aanbieder het resultaat zoals omschreven in
de productspecificaties realiseert. Gaat het bijvoorbeeld om een traject met
als resultaat plaatsing op een baan, dan is de doorlooptijd het aantal weken dat
verstrijkt tussen het moment dat de cliënt wordt verwezen en het moment dat een
begin gemaakt wordt met de baan.
Bij ervaringen
uit het verleden gaat het om eerdere ervaringen van een aanbieder met een
vergelijkbare opdrachten. Hierbij kunnen aanbieders ook andere ervaringen
opgeven, zij het dat ze moeten aantonen dat het om relevante ervaringen gaat,
bijvoorbeeld doordat het om vergelijkbare doelgroepen gaat.
Toepassing
gunningscriteria
Delft zal
per opdracht bepalen welke gunningscriteria zij hanteert en in welke volgorde
zij ze toepast, zij bepaalt m.a.w. welk gewicht zij aan de gunningscriteria
geeft. In veel gevallen zal prijs het belangrijkste gunningscriterium zijn.
Delft gunt immers de opdrachten aan de economisch voordeligste aanbieding; zij beoordeelt
dan de prijs in relatie tot de overige kenmerken van het aanbod. In sommige
gevallen, bijvoorbeeld bij specifieke doelgroepen, zal niet prijs het
allesoverheersende criterium zijn maar als randvoorwaarde gelden.
Delft
maakt vooraf wel bekend welke gunningscriteria voor de opdracht gelden. Zij
geeft daarbij eveneens aan wat de volgorde der belangrijkheid is van de
criteria. Het gewicht van de gunningscriteria geeft zij niet prijs.
Op basis
van de gunningscriteria kiest Delft een aanbieder.
8
Contracten
De wijze waarop het contract wordt opgesteld behoort niet direct
tot het programma van eisen. Het contract is echter wel een weergave van alle
belangrijke elementen die in het programma van eisen voorkomen. Het contract is
in die zin te beschouwen als het document waarin alle afspraken tussen Delft en
het reïntegratiebedrijf worden vastgelegd. Het contract heeft in die zin de
functie van een verdeling van de risico’s: Delft weet waar zij aan toe is en de
aanbieder weet dat.
In het contract zijn er allerlei punten waarop tijdens de
uitvoering van de werkzaamheden onenigheid of onduidelijkheid kan bestaan. Bij
reïntegratiediensten spelen er een aantal specifieke risico’s die in ieder
contract vastgelegd moeten worden.[3]
Het gaat daarbij om
-
de betalingsgrondslag;
-
het instroomrisico;
-
de wijze van financieren.
Betalingsgrondslag
Een belangrijk element in de contractrelatie is de vraag hoe zorg
ik er voor dat de aanbieder daadwerkelijk datgene doet wat afgesproken is. In
de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie is betalingsgrondslag het element om de
aanbieder te sturen. Er zijn in principe
Bij de keuze van de betalingsgrondslag kunnen drie vormen
onderscheiden worden waarbij steeds gebruikt gemaakt van financiële prikkels,
regels of voorschriften of een combinatie hiervan:
-
No cure, no pay. Dit
is het ‘alles of niets’ contract. De aanbieder wordt alleen betaald als de
prestatie is geleverd. Voorwaarde voor dit contract is dat de prestatie van de
aanbieder objectief meetbaar is. Hier worden de afspraken alleen met een
financiële prikkel afgedwongen;
-
No cure, less pay. Hier
wordt de prestatie afgedwongen door een vaste bijdrage te geven en een bonus
bij succes. De aanbieder krijgt bij resultaat een bonus. Dit is een combinatie
van financiële prikkels en in voorschriften en regels vastgelegde inspanningen;
-
Vaste bijdrage. Bij deze contractvorm krijgt de aanbieder één vaste
vergoeding zonder dat er bindende afspraken gemaakt zijn over prestaties. De
aanbieder wordt vergoed op basis van de inspanningen die hij verricht. Een
vaste bijdrage ligt alleen voor de hand als het resultaat moeilijk te
definiëren is.
Delft kiest er in principe voor om zoveel mogelijk op resultaat af
te rekenen.
Instroom
Een tweede belangrijke vraag die de gemeente moet beantwoorden is
hoe zij om wil gaan met het instroomrisco. Het instroomrisico is de kans dat de
gemeente Delft te veel capaciteit heeft ingekocht bij de aanbieder, omdat het
aantal geschikte cliënten voor een dienst lager is dan was voorzien. Als de
gemeente wel de volle prijs betaalt voor de bestelde capaciteit, betekent het
instroomrisico ook een kostenrisico. Als de aanbieder het risico draagt en dus
alleen betaald krijgt voor de gerealiseerde instroom, maar wel capaciteit
beschikbaar houdt, ligt het risico daar. Met name voor kleinere aanbieders is
dit risico moeilijk te dragen. In de handreiking contracten worden een aantal
opties gepresenteerd voor het omgaan met dit instroomrisico.
Per contract zullen afspraken gemaakt worden over het
instroomrisico.
Financiering
Tenslotte is ook de wijze waarop de gemeente Delft opdrachtgevers
gaat financieren een belangrijk aandachtspunt. Werkt de gemeente met
voorfinanciering of financiert zij alleen op declaratiebasis? Aan beide vormen
van financieren kleven een aantal risico’s. Bij voorfinanciering is het risico
dat de aanbieder kan niet terugbetalen en de gemeente het geld kwijt is. Als de
aanbieder zijn diensten voorfinanciert en wellicht ook investeringen doet en
uiteindelijk geen vergoeding ontvangt, loopt de aanbieder risico. Tevens heeft
hij rentelasten, hij zal immers met geleend kapitaal de kosten van zijn
diensten moeten voorfinancieren totdat de gemeente betaalt. Deze rentelasten
zal de aanbieder in zijn prijs moeten verdisconteren, wat kostenverhogend kan
werken.
Ook over
de financiering zullen per contract afpsraken gemaakt moeten worden.
Implementatie
1.
Inleiding
Inkoopbeleid
reïntegratiediensten
In de
notitie ‘Inkoopbeleid reïntegratiediensten’ is de inhoudelijke kant van het
nieuwe inkoopbeleid aan de orde gekomen. Hierin is beschreven op welke manier
de gemeente Delft invulling gaat geven aan de verschillende facetten van het
inkopen. Daarbij is met name aandacht besteed aan het Programma van Eisen en de
risicoverdeling in het contract. Het opstellen van het Programma van Eisen
vormt de kern van de inkoopprocedure van de gemeente Delft. Het bepalen van de
inkoopbehoefte gaat hieraan vooraf. Het daadwerkelijk inkopen is het logische
vervolg erop.
Voor de
implementatie onderscheiden we dan ook drie blokken.
1
Het
opstellen van het inkoopkader. Dit vormt het begin van het inkoopproces en resulteert in
een omschrijving van de in te kopen dienst. In de omschrijving gaat het om een
exacte en ‘meetbare’ productomschrijving en zicht op de aantallen.
2
Het
opstellen van het programma van eisen. Hier bepaalt Delft op welke wijze zij wil gaan inkopen. De
omschrijving van de in te kopen dienst vormt hier het startpunt. Andere
elementen van het programma van eisen zijn de keuze van de procedure, de
selectie van partijen, het kiezen van de aanbiedingen.
3
Het
uitvoeren van de procedure. In dit blok gaat het om het uitnodigen van de partijen, het selecteren
en gunnen en het afsluiten van het contract.
Verdeling van taken en
verantwoordelijkheden in inkoopproces
Deze
notitie ‘Implementatie inkoopbeleid’ beschrijft de verdeling van de taken en
bevoegdheden binnen de gemeente in het gehele inkoopproces. Hierbij gaat het om
de volgende rollen: informeren, adviseren, opstellen document, goedkeuren
voorstellen, en uitvoeren activiteit.
Het eerder geformuleerde inkoopbeleid wordt hiermee geïmplementeerd in
de organisatie van de gemeente Delft. Bij de inkoopprocedure zijn de volgende
personen en afdelingen betrokken:
Taken en
verantwoordelijkheden betrokkenen binnen de gemeente
|
Raad |
besluitvorming |
|
|
Wethouder
en College |
goedkeuring |
|
|
Managementteam
|
Werk
Inkomen Zorg ambtelijk verantwoordelijk |
|
|
Beleid
& Projecten / Werk |
probleemhebber
en budgethouder afsluiten
traject en instrument contracten |
|
|
Activering en inburgering |
Inburgeringsteam |
monitoren
lopende traject contracten |
|
Toeleiding
Monitoring |
managen
lopende instrument contracten |
|
|
Fase 4
team |
managen
lopende instrument contracten |
|
|
Beleid
& Projecten / Volwasseneneducatie |
afsluiten
en monitoren VE contracten |
|
|
Vakteam
Nieuwe klanten |
uitkeringsaanvragen
beoordelen en afhandelen |
|
|
Vakteam
Klantbeheer |
behandelen
lopende uitkeringen (herbeoordelingen) |
|
|
Inkoopservicebureau |
formuleren
gemeentelijk inkoopbeleid en adviserend |
|
|
Juridische
Zaken |
ondersteunend
in juridische aangelegenheden |
|
|
Strategie
en Control |
toetsend
aan gemeenteregels, -begroting en -beleid |
|
|
Financiën |
financiële
administratie en betaalopdrachten |
|
Rol van de betrokkenen
binnen de gemeente Delft
In het
inkoopproces zijn verschillende onderdelen van de gemeente betrokken. Centraal staat de afdeling
Beleid&Projecten/Werk. Zij zijn de eerstverantwoordelijke afdeling voor het
inkoopbeleid. Beleid&Projecten/Werk maakt dan ook de verschillende
voorstellen die zij aan het MT van WIZ ter goedkeuring aanbieden. Bestuurlijk zijn
Wethouder, College en Raad uiteindelijk verantwoordelijk.
Beleid&Projecten/Werk
wordt vanuit verschillende kanten ondersteund. Informatie over cliënten, het
cliëntenbestand en de lopende contracten komen van de vakteams die zich met de
uitvoering bezighouden: Nieuwe klanten en Klantbeheer, en de teams die
verantwoordelijk zijn voor de verschillende doelgroepen: Fase 4, Inburgering en
Beleid&Projecten/Volwasseneneducatie. Daarnaast speelt de afdeling
Toeleiding&Monitoring een belangrijke rol in het volgen van de contracten.
Zij voorziet Beleid&Projecten/Werk van informatie over de benutting van
contracten en over de wijze waarop de contracten zijn opgesteld.
Binnen de
gemeente Delft worden de sectoren ondersteund door de facilitaire dienst. Bij
het inkoopbeleid zijn drie onderdelen van de facilitaire dienst betrokken: het
Inkoop Service Bureau (ISB), Juridische Zaken (JZ), Stratregie en Control en
Financiën. De facilitaire afdelingen ondersteunen WIZ bij het inkopen. In
sommige gevallen gaat het daarbij om het geven van een advies.
Aandachtspunt
daarbij is dat binnen de gemeente Delft de verhouding tussen de sectoren en de
facilitaire diensten nog niet geheel duidelijk is. Ook in het inkoopbeleid is
deze verhouding een aandachtspunt. In de notitie spelen de facilitaire diensten
op twee wijzen een rol:
-
ze
geven advies over onderdelen van het inkoopbeleid;
-
ze
participeren in inkoopteams. De inkoopteams zijn verantwoordelijk voor de
inkoop van een specifieke dienst en kunnen bestaan uit een vertegenwoordiger
van Beleid&Projecten/Werk, Toeleiding&Monitoring, JZ en ISB. Per in te
kopen dienst moet bepaald worden hoe de inkoopteams zijn samengesteld en wat de
taakverdeling is. Uitgangspunt is wel dat Beleid&Projecten/Werk als
verantwoordelijke afdeling de projectleider levert.
Opbouw notitie
Analoog
aan de fasen in het inkoopproces is deze notitie uit drie delen opgebouwd:
-
Het
inkoopkader
-
Het
Programma van Eisen
-
Het
contract
De notitie
begint met de activiteiten die benodigd zijn om de inkoopbehoefte te bepalen.
Deze monden uit in het inkoopkader voor het betreffende jaar. Daarna komen de
taken aan de orde die gemoeid zijn met het vaststellen van het Programma van
Eisen. Tot slot gaat de notitie in op de te verrichten werkzaamheden als er
daadwerkelijk ingekocht gaat worden. Hieruit resulteren de contracten met
aanbieders van reïntegratiediensten.
Per stap in
het inkoopproces zijn de tijdsplanning, de activiteiten, de betrokken partijen
en het resultaat aangegeven.
9
Het
inkoopkader
In de
eerste fase van de inkoopprocedure stelt de gemeente Delft de behoefte aan
reïntegratiediensten vast. De volgende elementen leveren hiervoor de benodigde
input: beleidskeuzen, bestandsinformatie, bestaande contracten en aanbod uit de
markt. Per element komen de hiermee samenhangende taken en
verantwoordelijkheden aan de orde. Figuur 1 geeft een overzicht van de
verschillende stappen en elementen in het inkoopkader.
Figuur 1. Opstellen
inkoopkader
9.1
Beleidskeuzen
Beleidskeuzen
kunnen accenten leggen in het activeringsbeleid. De gemeente Delft kan hierin
zelf accenten aanbrengen, maar moet ook rekening houden met landelijke
beleidskeuzen.
Activiteiten
Het
traject begint met een inventarisatie van de (mogelijke) beleidsaccenten door
de Wethouder, de afdeling Toeleiding&Monitoring en het CWI cliëntenpanel.
Beleid&Projecten/Werk stelt vervolgens op hoofdlijnen een kader met
beleidsaccenten op. Het voorstel moet worden goedgekeurd door het
Managementteam WIZ en worden vastgesteld door de Wethouder (eventueel het
College en de Raad).
Juridische
Zaken kan in deze fase een check uitvoeren op de juridische haalbaarheid van
het voorstel. Door Juridische Zaken vooraan in het proces in te schakelen
worden bezwaren achteraf voorkomen. Bij Strategie & Control kan de
beleidsafdeling WIZ een check op de financiële haalbaarheid van de voorstellen
opvragen. Een belangrijke factor is hier het Fonds voor Werk en Inkomen (FWI).
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
|
Week 1 |
Inventarisatie
beleidsaccenten |
Wethouder Toeleiding&Monitoring CWI
Cliëntenpanel |
Zicht op behoeften en
beleidsaccenten |
|
|
Week 3 |
Opstellen
kader op hoofdlijnen |
Beleid&Projecten/Werk |
Kader op hoofdlijnen |
|
|
Optioneel |
Week 4 |
Juridische
toets kader op hoofdlijnen |
Juridische Zaken |
Een aan relevante wet- en
regelgeving getoetst kader |
|
Financiële
toets kader op hoofdlijnen |
Strategie en Control |
Een aan de financiële ruimte
getoetst kader |
||
|
Week 5 |
Goedkeuren |
MT WIZ |
|
|
|
Week 6 |
Vaststellen
|
Wethouder
(evt College) |
Vastgesteld
kader |
|
9.2
Analyseren
bestandsinformatie
Een
inventarisatie van het zittend bestand geeft aan wat de actuele behoefte aan
producten en/of diensten is. Een diepgaande analyse van het bestand kan
daarnaast inzicht verschaffen in de ontwikkeling van de verschillende groepen
uitkeringsgerechtigden. Daarmee wordt het ook mogelijk de verwachte
ontwikkeling van de behoefte aan producten en/of diensten in kaart te brengen.
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
raadplegen de sociale database en de beschikbare bestandsanalyses. Ook maakt
deze afdeling de afweging om de bestandsanalyse eventueel te actualiseren. In
dat geval geeft beleid&Projecten/werk aan welk type informatie nodig is om
tot een goede inventarisatie en analyse te komen. De afdeling
Toeleiding&Monitoring loopt samen met de vakteams Nieuwe klanten en
Klantbeheer de bestanden na om deze informatie op te leveren.
Beleid&Projecten/Werk inventariseert en analyseert vervolgens het bestand.
Een
externe informatiebron is het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI). Het Centrum
heeft zowel zicht op het zittend bestand als op de nieuwe instroom.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
|
Week 1 |
Benodigde
informatiepakket formuleren |
Beleid&Projecten/Werk |
Gerichte zoekopdracht |
|
|
Week 2
– 3 |
Bestanden
doorlichten |
Toeleiding&Monitoring Vakteam Nieuwe klanten Vakteam Klantenbeheer |
Pakket van informatie |
|
|
Optioneel |
Week 4 |
Informeren
bij CWI naar zittend en instroom |
Beleid&Projecten/Werk |
Aanvulling op pakket van
informatie |
|
Week 5 |
Inventariseren
en analyseren bestanden |
Beleid&Projecten/Werk |
Behoefte
aan producten en diensten in kaart |
|
9.3
Evalueren
bestaande contracten
Evaluatie
van lopende contracten geeft inzicht in de effectiviteit van instrumenten in
relatie tot de doelgroep en in de effectiviteit van de werkwijze van aanbieders.
Activiteiten
De
beleidsafdeling WIZ evalueert de lopende contracten op basis van informatie en
advies van: Fase 4 team, Inburgeringsteam, Toeleiding&Monitoring,
Beleid&Projecten/VE.
In deze
fase van de procedure gaat het om de resultaten die geboekt worden met de
bestaande contracten. Contracten kunnen ook vanuit een technisch oogpunt
geëvalueerd worden. Hierbij komt de vraag aan de orde wat wel en wat niet werkt
in termen van contractafspraken. Kwesties van deze aard worden in latere fasen
van de procedure aan de orde gesteld (vaststellen Programma van Eisen en
opstellen contract). Toeleiding&Monitoring, Beleid&Projecten/VE en Fase
4 team zullen de bestaande contracten in de huidige fase ook op hun technische
aspecten doorlichten. Beleid&Projecten/Werk zal het advies hierover echter
pas in een later stadium opvragen.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Week 4 |
Informeren over uitvoering van
lopende contracten |
Toeleiding&Monitoring
Beleid&Projecten/VE Fase 4
team |
Zicht op uitvoering lopende
contracten |
|
Week 5 |
Adviseren over instrumenten en
werkwijzen |
Toeleiding&Monitoring Beleid&Projecten/VE Fase 4 team |
Advies over effectieve
instrumenten en werkwijzen |
|
Week 6 |
Evalueren bestaande contracten |
Beleid&Projecten/Werk |
- |
|
Week 6 |
Advies opstellen inzake technische
aspecten contract |
Toeleiding&Monitoring Beleid&Projecten/VE Fase 4
team |
Inzicht in effectiviteit van
instrumenten en werkwijzen |
9.4
Aanbod
uit de markt
Concurrentie
tussen reïntegratiebedrijven en de ontwikkeling van nieuw aanbod maakt lagere
prijzen en kwalitatief betere dienstverlening mogelijk.
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
neemt notie van aanbieders die uit eigen beweging de gemeente Delft attenderen
op hun dienstverlening. Daarnaast zal Beleid&Projecten/Werk ook zelf de
ontwikkelingen in het aanbod op de markt volgen. Toeleiding&Monitoring,
Beleid&Projecten/VE en Fase 4 team hebben een signaalfunctie richting
Beleid&Projecten/Werk waar het gaat om de ontwikkelingen in het aanbod uit
de markt.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Doorlopend |
Signaleren
van opmerkelijk aanbod uit de markt |
Toeleiding&Monitoring Beleid&Projecten/VE Fase 4
team |
Zicht op actueel aanbod in de
markt |
|
Doorlopend |
Passief
en actief ontwikkelingen in aanbod volgen |
Beleid&Projecten/Werk |
Prijs en kwaliteit van
dienstverlening in beeld |
9.5
Opstellen
inkoopkader
Op basis
van de gemaakte beleidskeuzen, analyses van het bestand, evaluaties van de
contracten en het aanbod uit de markt maakt WIZ een analyse van wat zij wil
inkopen in de komende periode. Deze inkoopbehoefte wordt vastgelegd in het
inkoopkader. In dat inkoopkader moet komen te staan:
-
Welke
diensten en producten Delft gaat inkopen
-
De
productspecificaties die daarvoor gelden
-
Voor
welke doelgroepen de diensten en producten bestemd zijn
-
Het
aantal in te kopen diensten en producten.
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
stelt het inkoopkader op. Indien gewenst voeren de afdelingen Financiën en
Strategie & Control een financiële check op het voorstel uit en gaan na of
het voorstel niet strijdig is met gemeentebeleid. De afdeling Juridische Zaken
voert een algemene juridische check uit. Onder meer zal worden gekeken
naar de doelgroep in verband met de
SUWI wetgeving. Het Inkoopservicebureau neemt kennis van het inkoopvoorstel om
de capaciteit binnen haar eigen afdeling te kunnen plannen. Het definitieve
voorstel moet vervolgens worden goedgekeurd door het Managementteam WIZ, het
College en de Raad.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Week 8 |
Opstellen
inkoopkader |
Beleid&Projecten/Werk |
Voorstel inkoopkader |
|
Week 9 |
Financiële
toets inkoopkader |
Financiën Strategie & Control |
Een aan de financiële ruimte
getoetst inkoopkader |
|
Week 9 |
Juridische
toets inkoopkader |
Juridische Zaken |
Een aan relevante wet- en
regelgeving getoetst inkoopkader |
|
Week 10 |
Goedkeuren |
MT WIZ College
Raad |
Goedgekeurd inkoopkader |
10
Het
Programma van Eisen
Per in te
kopen dienst dient de gemeente Delft een Programma van Eisen op te stellen. In
het Programma van Eisen moet worden opgenomen: de omschrijving van de in te
kopen dienst, de inkoopprocedure bij deze dienst, de selectiecriteria en de
gunningcriteria. De in te kopen diensten zijn reeds omschreven in het inkoopkader.
Bij de overige onderdelen uit het Programma van Eisen liggen de taken en
verantwoordelijkheden binnen de gemeente Delft als volgt. Figuur 2 geeft een
overzicht van de relevante stappen.
Figuur 2. Opstellen
programma van eisen
Vorming inkoopteam
Vanaf
deze fase wordt een inkoopteam gevormd. In het inkoopteam kunnen een
vertegenwoordiger van Beleid&Projecten/Werk, een vertegenwoordiger van het
Inkoopservicebureau (ISB) en een vertegenwoordiger van Juridische Zaken zitting
nemen. De samenstelling van het inkoopteam wordt vastgesteld aan de hand van de
te volgen procedure, de omvang en de complexiteit van het contract.[4]
Binnen
het inkoopteam is Beleid&Projecten/Werk eindverantwoordelijk en fungeert
Beleid&Projecten/Werk als projectleider. Bij de start van de
inkoopprocedure worden in ieder geval afspraken gemaakt over:
-
De
inzet van de verschillende deelnemers, zowel inhoudelijk als in termen van
tijdsbesteding
-
De
planning
-
Valkuilen en mogelijke problemen in het inkooptraject
10.1
Kiezen
van inkoopprocedure
De
inkoopprocedure moet voldoen aan de juridische kaders gesteld vanuit het
Europees aanbestedingsrecht en de wet SUWI. De gemeente Delft kan binnen deze
kaders (minimumeisen) de inkoopprocedure naar eigen inzicht inrichten. Het type
inkoopprocedure bepaalt daarbij ook de rol van de selectie- en gunningcriteria
in de inkoopprocedure.
De keuze
van de inkoopprocedure is een nieuw vraagstuk voor de gemeente. Binnen de
organisatie van de gemeente Delft ligt het primaat in dergelijke gevallen bij
de probleemeigenaar en budgethouder. Bij het vraagstuk van de inkoopprocedure
is dit Beleid&Projecten/Werk.
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
kiest een inkoopprocedure. Op verzoek van Beleid&Projecten/Werk brengen
Juridische Zaken en het Inkoopservicebureau daar een advies over uit. Dit
advies heeft een vrijblijvend karakter. Beleid&Projecten/Werk kan het
advies naast zich neerleggen. Juridische zaken kan een algemene juridische
check op het procedurevoorstel uitvoeren. Het Inkoopservicebureau kan binnen de
gestelde gemeentelijke inkoopkaders adviseren over de te volgen procedure. Ook
de Sociale Dienst kan met Beleid&Projecten/Werk over dit vraagstuk
meedenken en hen desgewenst van advies voorzien.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
|
Optioneel |
Week 11 |
Adviseren over te volgen procedure |
Inkoopservicebureau |
|
|
Week 11
|
Kiezen van inkoopprocedure |
Beleid&Projecten/Werk of
inkoopteam |
Inkoopprocedure |
|
|
Optioneel |
|
Juridische toets op procedure |
Juridische Zaken of inkoopteam |
Een aan relevante wet- en
regelgeving getoetste inkoopprocedure |
10.2
Opstellen
selectiecriteria
In de
selectiecriteria stelt de gemeente Delft eisen aan de aanbieders van
reïntegratiediensten. De selectiecriteria zijn onder te verdelen in
uitsluitingsgronden en kwalitatieve eisen.
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
stelt de selectiecriteria op. De uitsluitingsgronden zijn in principe voor alle
in te kopen diensten gelijk. De kwalitatieve eisen kunnen afhankelijk van de in
te kopen dienst worden opgesteld. Activering&Inburgering en het
Inkoopservicebureau vervullen hierin desgewenst een adviserende rol.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
|
Optioneel |
Week 12 |
Adviseren
over keuze van selectiecriteria |
Activering&Inburgering Inkoopservicebureau |
Advies selectiecriteria |
|
Week 12 |
Selectiecriteria
opstellen |
Beleid&Projecten/Werk
of inkoopteam |
Selectiecriteria |
|
10.3
Bepalen
gunningcriteria
Offertes
dienen beoordeeld te worden aan de hand van criteria voor gunning. In principe
gunt de gemeente Delft opdrachten op het gebied van reïntegratie aan de
economisch voordeligste aanbieder. Om dit overkoepelende criterium meetbaar te
maken worden de volgende gunningcriteria gehanteerd: prijs, prestatie, aanpak,
doorlooptijd en ervaring. Per in te kopen dienst moet inhoud worden gegeven aan
de afzonderlijke criteria (door middel van een puntensysteem) en dient de
rangorde van de criteria te worden bepaald (door middel van
wegingsfactoren).
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
stelt de gunningcriteria op. Activering&Inburgering en het
Inkoopservicebureau vervullen hierin desgewenst een adviserende rol.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
|
Optioneel |
Week 13 |
Adviseren
over keuze en invulling van gunningcriteria |
Activering&Inburgering Inkoopservicebureau |
|
|
Week 13 |
Gunningcriteria
opstellen (incl. wegingsfactoren en puntensystemen) |
Beleid&Projecten/Werk
of inkoopteam |
Gunningcriteria |
|
10.4
Vaststellen
Programma van Eisen
Op basis
van het Programma van Eisen kunnen aanbieders van reïntegratiediensten zich
aanmelden, offertes opstellen en inzicht verkrijgen in de procedure. In het
Programma van Eisen moet staan:
-
Omschrijving
van de in te kopen dienst
-
Inkoopprocedure
bij deze dienst
-
Selectiecriteria
-
Gunningcriteria
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
stelt het Programma van Eisen op. Alle elementen uit het Programma van Eisen
zijn in een eerder stadium van de inkoopprocedure al opgesteld. Dit Programma
van Eisen dient een paraaf te krijgen van het Inkoopservicebureau. Ook is in
dit stadium een definitieve juridische check van Juridische Zaken benodigd. Het
Programma van Eisen moet vervolgens worden goedgekeurd door het Managementteam
WIZ en het College.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Week 14 |
Programma
van Eisen opstellen |
Beleid&Projecten/Werk of inkoopteam |
Programma van Eisen |
|
Week 15 |
Juridische
toets op Programma van Eisen |
Juridische Zaken |
Een aan relevante wet- en
regelgeving getoetst Programma van Eisen |
|
Week 15 |
Toets
Programma van Eisen op gemeentebreed inkoopbeleid |
Inkoopservicebureau |
Programma van Eisen in
overeenstemming met inkoopbeleid |
|
Week 16 |
Goedkeuren |
MT WIZ College |
|
Bij de
verdeling van taken heeft het Inkoopservicebureau zowel bij de keuze van de
procedure als bij het opstellen van de selectie- en gunningcriteria een
adviesrol (indien gewenst door Beleid&Projecten/Werk) toebedeeld gekregen.
De mogelijkheid voor Beleid&Projecten/Werk om advies in te winnen zal
vooral de eerste malen van het doorlopen van de procedure gewenst zijn. Nadat
de nodige ervaring hiermee is opgedaan kan deze doorlopende adviesrol
plaatsmaken voor één adviesmoment bij het opstellen van het Programma van
Eisen.
Een
alternatief voor de hierboven gepresenteerde aanpak is om inkoopteams te
formeren per in te kopen dienst. Binnen het inkoopteam dient alle benodigde
know-how met betrekking tot het inkopen te zijn vertegenwoordigd. Advies hoeft
dan niet bij andere afdelingen te worden opgevraagd omdat het inkoopteam daar
zelf in kan voorzien. Het gewicht van dit inkoopteam is afhankelijk van de
gekozen inkoopprocedure. In dit inkoopteam zitten in ieder geval
vertegenwoordigers van Beleid&Projecten/Werk en afhankelijk van de
procedure ook van Activering&Inburgering, het Inkoopservicebureau,
Juridische Zaken en Financiën.
11
Het
Contract
In de
laatste fase van het inkoopproces brengt de gemeente de procedure die is
opgesteld in het Programma van Eisen ten uitvoer. Het uitnodigen van aanbieders
om zich aan te melden, het selecteren van aanbieders op de selectiecriteria en
het beoordelen van offertes op de gunningcriteria zijn de taken die hierbij
uitgevoerd moeten worden. De uitkomst van dit proces is een contract met een
aanbieder van reïntegratiediensten. Gedurende de looptijd van het contract moet
de uitvoering ervan gemonitord worden.
Figuur 3. Opstellen
contract
11.1
Uitnodigen
om te reageren
De
gekozen inkoopprocedure bepaalt de wijze waarop aanbieders hun belangstelling
kenbaar kunnen maken. Een niet-openbare procedure vraagt om een aankondiging
van de aanbesteding in de media. Bij een onderhandse aanbesteding vraagt de
gemeente rechtstreeks een aantal aanbieders om mee te dingen naar een opdracht.
Activiteiten
De
beleidsafdeling WIZ stelt een aanbestedingsadvertentie op of vraagt aan een
beperkte groep aanbieders een offerte uit te brengen.
Activering&Inburgering voorziet Beleid&Projecten/Werk van advies.
Indien er niet gekozen is voor een inkoopteam
verdient het aanbeveling om in deze fase een team van beoordelaars te
formeren om de binnenkomende aanmeldingen en offertes te beoordelen.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Week 17 |
Adviseren
over uit te nodigen aanbieders |
Activering&Inburgering |
|
|
Week 17 |
Bekendmaken
van aanbesteding |
Beleid&Projecten/Werk
of inkoopteam |
Advertentie (afhankelijk van
procedure) |
11.2
Selecteren
van aanbieders
Uit
binnengekomen aanmeldingen moeten aanbieders geselecteerd worden die een
offerte mogen uitbrengen.
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
(inkoopteam of team van beoordelaars) toetst de aanmeldingen aan de
selectiecriteria en vraagt de geselecteerde bedrijven offerte uit te brengen.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Week 20 |
Aanmeldingen
toetsen aan selectiecriteria |
Beleid&Projecten/Werk
of inkoopteam of team van beoordelaars |
|
|
Week 22 |
Geselecteerde
bedrijven uitnodigen offerte uit te brengen |
Beleid&Projecten/Werk of inkoopteam of team van beoordelaars |
Schifting aanbieders |
11.3
Gunnen
van de opdracht
Uit de
binnengekomen offertes moet de economisch voordeligste aanbieding gekozen
worden.
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
(inkoopteam of team van beoordelaars) beoordeelt de offertes aan de hand van de
gunningcriteria en licht de offrerende partijen in over de uitkomst. Wanneer
het bedrag dat met de opdracht gemoeid is boven een nader te bepalen
drempelwaarde uitkomt wordt het resultaat van de gunning eerst voorgelegd aan
het Managementteam WIZ en het College. Na twee jaar zal worden geëvalueerd of
het mandaat in deze gevallen bij het college moet blijven liggen of dat door de
opgebouwde ervaring van Beleid&Projecten/Werk in het gunnen van opdrachten
de uitkomst ervan ter kennisgeving aan het College kan worden meegedeeld.
Taken en verantwoordelijkheden
|
Tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Week 26 |
Offertes
beoordelen op gunningcriteria |
Beleid&Projecten/Werk
of inkoopteam of team van beoordelaars |
Ranglijst aanbieders |
|
Indien boven drempel-bedrag |
Goedkeuren |
MT WIZ College |
|
|
Week 28 |
Bekendmaken
uitkomst gunning |
Beleid&Projecten/Werk of inkoopteam of team van beoordelaars |
Gunning van opdracht |
11.4
Opstellen
contract
In het af
te sluiten contract met de aanbieder met de winnende offerte moeten terugkomen:
-
Elementen
uit het Programma van Eisen
-
Offerte
van de aanbieder
-
Uitkomst
van eventuele onderhandelingen
Activiteiten
Beleid&Projecten/Werk
stelt het contract op. De afdeling Juridische Zaken controleert of de
contractafspraken waterdicht zijn en dat er geen ontsnappingsclausules inzitten.
In het contract moeten éénduidige afspraken staan ten aanzien van wat er
geleverd dient te worden. Tevens moet bij de afspraken inzake de
informatievoorziening, zoals voortgangsrapportages, rekening gehouden zijn met
declarabiliteit. Ook het inkoopservicebureau adviseert
Beleid&Projecten/Werk in dit stadium over de inrichting van het contract.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken
partij(en) |
Resultaat |
|
Week 29 |
Adviseren
over inrichting contract |
Inkoopservicebureau |
|
|
Week 29 |
Contract
opstellen |
Beleid&Projecten/Werk
|
Contract met aanbieder |
|
Week 29 |
Juridische
toets contract |
Juridische
zaken |
Waterdichte contractafspraken
zonder ontsnappingsclausules |
11.5 Monitoren
Om zicht te houden op de uitvoering van het contract dient monitoring
ervan plaats te vinden. Afhankelijk van de overeengekomen financieringswijze in
het contract levert monitoring de benodigde informatie om tot uitbetaling over
te gaan.
Activiteiten
Op klantniveau is Toeleiding&Monitoring verantwoordelijk voor
de monitoring. Deze afdeling is daarmee budgetbeheerder en dient verantwoording
af te leggen aan de budgethouder (Beleid&Projecten/Werk). Ingediende
facturen worden uitbetaald door de afdeling financiën nadat deze door
Toeleiding&Monitoring hiervoor het groene licht heeft gekregen. De
organisaties van de Sociale Dienst en de facilitaire dienst Financiën dienen
hiertoe op elkaar te worden afgestemd.
Taken en
verantwoordelijkheden
|
tijdsplanning |
Activiteit |
Betrokken partij(en) |
Resultaat |
|
Week 30 en verder |
Monitoring van uitvoeren contract |
Toeleiding&Monitoring |
Zicht op voortgang |
|
Week 30 en verder |
Uitbetaling ingediende facturen |
Financiën |
Genoten
dienstverlening afgerekend |
