Voor
levering, beheer en onderhoud van WVG-hulpmiddelen, te weten rolstoelen,
vervoersmiddelen en overige hulpmiddelen, is voor de periode van 1 januari 1999
tot 31 december 2001 een overeenkomst gesloten met Harting Bank BV. Na afloop
van de contractperiode is door de gemeente gebruik gemaakt van een optiejaar,
onder gelijkluidende condities als de overeenkomst.
Gezien
de kosten die met de verstrekking van genoemde WVG-voorzieningen gemoeid zijn,
is de gemeente verplicht een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. Het
betreft een niet-openbare aanbestedingsprocedure. In dit kader is op 31 mei
2002 een aankondiging verzonden aan het Bureau voor Officiële Publicaties (BOP)
te Luxemburg. Inmiddels is een offerte-aanvraag c.q. bestek opgesteld, welke u
bijgaand aantreft.
Deze
nota bevat behalve de uitgangspunten van de aanbesteding en de belangrijkste
punten uit het bestek en het voorstel, ook een vergelijking tussen het kopen en
huren van voorzieningen.
* Het
nieuwe contract op 1 januari 2003 afsluiten;
* De intentie is een koopovereenkomst afsluiten voor 3 jaar met
een optionele verlenging van 2 maal 1 jaar;
* De
omvang van de aanbesteding betreft op jaarbasis bij benadering:
|
Product |
Totaal aantal op jaarbasis (bij benadering) |
|
Scootmobielen |
125 |
|
Rolstoelen (handbewogen/duw) |
200 |
|
Elektrische rolstoelen |
25 |
|
Accessoires, aanpassingen |
175 |
|
Overige (sanitair, fietsen, liften) |
250 |
Voor
financiële aspecten zie: H4. Financiële vergelijking tussen koop en huur
hulpmiddelen.
Naast levering van de
hulpmiddelen maken ook de service en onderhoud van alle hulpmiddelen en het
beheer van het depot (alle hulpmiddelen) onderdeel uit van deze aanbesteding.
Door middel van het bestek wordt een afzonderlijke prijsopgave gevraagd van de
service- en onderhoudskosten van de producten.
- Kwaliteit kernassortiment -
Service&onderhoud
- Kwaliteit levering
hulpmiddel -
Administratie
- Kwaliteit van de
organisatie -
Depot&passing
-
Levertijd&kernvoorraad -
Prijs
Huur:
o
Maandelijks terugkomende rekening voor huur zolang de voorziening
gebruikt wordt
o
Opbouw huurprijs heeft hoge rekencomponent voor rente
o
Huurprijs wordt jaarlijks verhoogd, bij dezelfde uitstaande voorziening
o
Individuele aanpassingen worden altijd gekocht door de gemeente
o
Alle voorzieningen dienen maandelijks aan de hand van deze factuur door
de gemeente gecontroleerd te worden.
o
Na gebruik retour leverancier, geen eigendoms opbouw door gemeente
o
De leverancier blijft eigenaar van de voorzieningen
o
Bij leverancierswissel dient van tevoren geregeld te worden of en hoe de
nieuwe leverancier de uitstaande voorzieningen van de oude leverancier
overneemt
o
Risico voor de gebruikers dat deze bij wissel hun voorziening moeten
inleveren en een vervangende van de nieuwe leverancier krijgen
Koop:
o
Transparante offerte vermeldt alle betreffende afspraken.
o
Per voorziening éénmalig een koopfactuur
o
Voorziening in eigendom van de gemeente
o
Leverancier verzorgt depotbeheer retour gekomen voorzieningen
o
Leverancier zorgt voor goede staat voorzieningen in depot
o
Leverancier doet uiterste best voor herverstrekking
o
Leverancier koopt voorzieningen die langer dan 6 maanden in depot staan
terug voor vooraf overeengekomen terugkoopregeling
o
Gemeente heeft zodoende altijd een up-to-date bestand
o
Gemeente is zelf eigenaar van uitstaande bestand
o
Onderhoudsfacturen voor uitstaande bestand worden of maandelijks, of per
kwartaal of jaarlijks aangereikt
o
Geheel wordt ondersteund door elke gewenste rapportagevorm aan de
gemeente
o
Gebruikers merken aan hun voorziening niets van een eventuele
leverancierswissel.
Financiële
aspecten
Om
duidelijk te maken wat het financieel voordeel kan zijn in de komende jaren is
een vervangingsschema gemaakt op basis van de gegevens over de afgelopen jaren.
Dat schema is afgezet tegen de huur en koopprijs. Daarbij wordt uitgegaan van
een geleidelijke overgang van huur naar koop. Dat wil zeggen dat alle
uitstaande voorzieningen bij de overgang naar het nieuwe contract in huur
blijven en alle nieuwe aanvragen uit koopvoorzieningen zullen bestaan.
Van de aan te schaffen
voorzieningen, jaarlijks 775, gaat het
in ongeveer 75% van de gevallen om vervanging. Voor 2003 betekent dat een
afname van het huurbestand met 35 %. In de jaren daarna wordt dat uiteraard
minder omdat ook de koopbestanddelen van het bestand deels worden vervangen.
Een schatting op basis van gegevens van de huidige leverancier Harting Bank BV
over de afgelopen jaren levert het volgende vervangingsschema op:
2003 65 35
2004 35 65
2005 15 85
2006 0 100
Wat
dat betekent voor de kosten in de komende jaren zal aan de hand van het
volgende schema duidelijk worden. Uitgangspunt hierbij is de totale huursom
zoals die in 2002 aan de gemeente is berekend. Deze bedraagt op basis van de 1e
halfjaarcijfers 2002 circa 1,8 miljoen euro.
De
koopprijs ligt volgens opgave van de huidige leverancier Harting Bank 9 % lager ten opzichte van de huurprijs. De berekening ziet er
dan als volgt uit: (alle bedragen x
€ 1000)
2003 1170 573
2004 630 1065
2005 270 1392
2006 0 1638
In
het navolgende schema wordt een vergelijking gemaakt met de kosten van huur
alleen over de komende 4 jaren en de mix van huur en koop zoals hierboven
geschetst.
2003 1800 1743 57
2004 1800 1695 105
2005 1800 1662 138
2006 0 1638 162
Totaal
besparingen over 4 jaar 462
Zoals
hierboven vermeld is in deze berekening uitgegaan van een geleidelijke overgang
van huur naar koop. Dat betekent dat de overgang van huur naar koop binnen het
WVG-budget kan plaatsvinden zoals dat in de begroting is opgenomen. Op dat
budget wordt op basis van bovengenoemde cijfers jaarlijks een besparing
verwezenlijkt.
Risico’s
De
risico’s bij koop zijn gering. De gemeente koopt altijd nieuwe voorzieningen
van de leverancier in tegenstelling tot de huurconstructie waarbij ook gebruikte
en opgeknapte voorzieningen ingezet
worden, die uiteraard een kortere levensduur hebben. In de
koopconstructie wordt tevens een
terugkoopregeling afgesproken. Deze houdt in, dat wanneer de voorziening na
terugname in depot, niet binnen 6 maanden kan worden herverstrekt de
voorziening door de leverancier wordt teruggekocht. Deze regeling is niet
meegenomen in de bovenstaande berekening. De bovenstaande berekening kan
daardoor nog gunstiger uitvallen.
De
voorzieningen zullen door de leverancier in depot worden gehouden. Dat depot
wordt door de leverancier verzekerd. De kosten daarvan bedragen zo’n € 2000,00 op jaarbasis.
In
het bestek wordt geregeld, dat de leverancier het depot namens de gemeente
verzorgd. In het contract zal worden geregeld, dat bij afloop van het contract
de nieuwe leverancier zich verplicht de zorg van het depot over te nemen.
Wanneer
na afloop van het contract bij de nieuwe aanbesteding besloten mocht worden
opnieuw over te gaan tot een huurconstructie zal in het contract de passage
worden opgenomen, dat de nieuwe leverancier zich verplicht de voorzieningen van
de gemeente over te kopen. Hetzelfde geldt voor mogelijke wetswijzigingen
waarbij de uitvoering van de WVG niet meer in handen is van de gemeente.
5.
Voorstel: