Koppeling
schooladministraties met gemeentelijke administratie
In de zomernota van 2003 –
2006 is een bedrag van € 113.000,-- gereserveerd voor kapitaalinvesteringen in
het kader van ICT in het Onderwijs. De bedoeling is dit bedrag in te zetten
voor de koppeling van de Delftse scholen onderling en met de gemeente Delft,
zodat digitale informatie- en gegevensuitwisseling mogelijk wordt. Hierbij
wordt uiteraard aangehaakt bij de reeds gerealiseerde ict-voorzieningen in het
kader van het DIA-traject. Met de start van de opzet en ontwikkeling van de
Delftse Onderwijsbeleids-monitor is inmiddels meer duidelijkheid ontstaan over
de behoefte aan en knelpunten m.b.t. de digitale gegevensuitwisseling tussen de
gemeente en de scholen. Hierbij gaat het met name om de realisatie van een
digitale koppeling tussen de leerplichtadministratie van de gemeente en de
leerlingadministraties van de scholen, zodat relevante en benodigde gegevens,
als leerlinggegevens, in- en uitstroomgegevens, verzuimgegevens, etc. op een
goede en eenduidige wijze digitaal in- en uitgelezen kunnen worden in genoemde
systemen. In het kader van het VVE (Voor- en Vroegschoolse Educatie)-beleid
geldt bovendien de behoefte aan een digitale koppeling tussen de scholen in het
primair onderwijs en de kinderopvang/peuterspeelzalen enerzijds en de
kinderopvang/peuterspeelzalen en de gemeente anderzijds.
De stroomlijning en
digitalisering van de informatie- en gegevensuitwisseling tussen scholen,
peuterspeelzalen en de gemeente is een voorwaarde om ten eerste op een
efficiënte en kosteneffectieve wijze reguliere leerplichttaken uit te kunnen
voeren. Tot nu toe worden lijsten met de benodigde leerling- en andere gegevens
uit de geautomatiseerde leerlingadministratie-systemen van de scholen
uitgeprint, per post naar de gemeente gestuurd en bij Leerplicht vervolgens
weer in het geautomatiseerde leerplichtsysteem van de gemeente ingevoerd. Niet
alleen betekent dit voor alle partijen extra werk, ook heeft het invloed op de
betrouwbaarheid van gegevens omdat de kans op fouten bij opnieuw invoeren van
gegevens aanwezig is. Tevens is een goede, betrouwbare informatie- en
gegevensuitwisseling van belang voor de evaluatie van beleids-effecten op zowel
korte als lange termijn. Zowel vanuit het rijk als de gemeente Delft wordt veel
geld en menskracht geïnvesteerd in het Delftse onderwijs niet alleen voor de
uitvoering van reguliere onderwijstaken maar ook om via gerichte beleidsdoelen
extra positieve effecten te bewerkstelligen op het gebied van o.m. tegengaan
onderwijsachterstanden, zorgbeleid, VVE-beleid, etc. Om te kunnen nagaan of
deze beleidsdoelen met de daaraan verbonden investeringen de gewenste effecten
sorteren is een goede evaluatie van belang. Hiervoor is een gedegen en
betrouwbaar monitoringsysteem nodig dat gevoed moet worden met relevante en
betrouwbare gegevens. Veel van deze gegevens moeten vanuit de scholen,
besturen, peuterspeelzalen, etc. aan de gemeente aangeleverd worden. Met name
vanuit de eerdere genoemde noodzakelijke betrouwbaarheid van gegevens en
efficiëntie-oogpunt is een gedegen digitale gegevensuitwisseling hierbij van
groot belang.
Onderstaand het stappenplan
inclusief begroting van de kosten:
Begrote
kosten: € 80.000,--
Tevens zal rekening gehouden
moeten worden met structurele jaarlijkse beheers- en licentie-kosten, waarbij
de beheerskosten wellicht direct meegenomen kunnen worden in de vanaf 2004 te
vernieuwen overall beheersovereenkomst voor DIA.
Vanwege de landelijke
ontwikkelingen ten aanzien van (onderwijs)beleidsmonitoring ontstaat ook bij
het ministerie en andere gemeenten en instellingen steeds meer de behoefte aan
een gedegen, betrouwbare en niet te vergeten betaalbare oplossing voor
gedigitaliseerde gegevensuitwisseling tussen gemeenten en/of het ministerie en
relevante (onderwijs)instellingen. Om monitoring voor diverse
beleidsdoelstellingen te kunnen inzetten is het noodzakelijk op diverse
aggregatieniveaus (van gemeentelijk, bestuurlijk, school-, groeps- tot
leerlingniveau) gegevens te kunnen analyseren. Met name bij het op
leerlingniveau verzamelen en analyseren van relevante gegevens is de Wet
Bescherming Persoonsregistratie (WPB) van toepassing. In het kader van genoemde
ontwikkelingen en ten behoeve van een efficiënte uitvoering van de
gemeentelijke leerplichttaken is de wet ‘invoering persoonsgebonden nummers in
het onderwijs’ aangenomen. Het gaat hierbij om de introductie van een uniek
identificerend persoonsnummer (het sofi-nummer) in het onderwijs. Het zogeheten
onderwijsnummer zal volgens planning in 2002 voor het voorgezet onderwijs
operationeel zijn en voor het basisonderwijs, dat het minst is gevorderd met de
geautomatiseerde gegevensverwerking, in 2004. Uiteindelijk zullen alle kinderen
bij het bereiken van de leeftijd van 3,5 jaar van de Belastingdienst hun
sofi-nummer ontvangen.
Juist vanwege de invoering
van het onderwijsnummer en de toenemende landelijke behoefte aan digitalisering
van de gegevensuitwisseling is Stichting Oberon met het ministerie van OC&W
overeengekomen dat het een voorstel mag doen voor een pilot binnen het primair
onderwijs op dit gebied. Hierbij wil Stichting Oberon de gemeente Delft als
pilotgemeente voorstellen. Redenen hiervoor zijn het parallel lopen van de
plannen van Delft en het Ministerie op dit gebied en het feit dat de
randvoorwaarden voor de pilot (o.m. de gerealiseerde ict-voorzieningen, de
ontwikkeling van de onderwijsbeleidsmonitor en de beschikbare middelen) binnen
Delft aanwezig zijn. Het uitgewerkte pilotvoorstel van Oberon wordt in april
verwacht. Indien de door Delft beoogde doelstellingen worden gerealiseerd en
het traject door de pilot niet wordt vertraagd lijkt het voor Delft vanuit
publicitair, financieel en facilitair oogpunt aantrekkelijk om deel te nemen.
Delft, maart 2003
N. Hendriks
Beleidsmedewerker ICT in het
Onderwijs