Aan :           college van B. en W. gemeente Delft

 

 

Betreft situatie  Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden

 

 

Geacht college,

 

 

Op 18 oktober heeft u op een positief besluit genomen over ons verzoek om bijstand gericht op damage control (inschakeling Reinier Kole). Wij zijn er erkentelijk voor dat u, mede op advies van de behandelend ambtenaren,  op zo korte termijn het hoogst noodzakelijke heeft gedaan.

In de voorbereiding op deze besluitvorming is ook onderkend dat dit acute besluit een nadere bezinning vraagt op de hoofdzaken: d.w.z.

·         is er herkenbaar perspectief voor de voortzetting van het afgeslankte takenpakket van de Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden

·         rechtvaardigt een vloeiende opname van de SVD in de BWD per 1 januari 2006, via een fusie, de prijs die de afwikkeling van de SVD gelet op de omvang van de huidige - financiële - problemen ook van de gemeente Delft vraagt.

 Mede gelet op de afwezigheid van de meest betrokken wethouders op de 18-de oktober leggen wij u nu in aanvulling dit verzoek met betrekking tot deze twee hoofdzaken waarover wij u vragen deze week in positieve zin een besluit te nemen.

Dit verzoek is opgebouwd uit de concrete vraagstelling, de motivering van deze vraagstelling

en vijf onderbouwende bijlagen. De bijlagen zijn:

1.        Begroting 2006, activiteiten en budgetten van de huidige Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden als onderdeel van de Stichting Brede welzijnsorganisatie Delft

2.        Financieel overzicht Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden: afloop 2005

3.        Jaarrekening 2004 en accountantsverklaring [1]

4.        Sociaal plan en voorstel reorganisatieontslag[2] 

5.        Offerte interim-management mevrouw H. van Dusseldorp

In de motivering van de vraagstelling zullen wij verwijzen naar deze bijlagen.

 

Concrete vraagstelling

1.        Met betrekking tot de aangereikte begroting 2006:

·         Vaststellen van een gemeentelijke bijdrage voor 2006 van € 190.000, als inzet van het college naar de raad,  voor voortzetting in afgeslankte vorm van activiteiten van de huidige Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden als onderdeel van de Stichting Brede Welzijnsorganisaties Delft

·         Kennisname van de concrete uitwerking van de begroting 2006 als bouwsteen en leidraad voor ( in nader overleg met betrokken wethouders) de reguliere vaststelling van de subsidie aan de Stichting Brede Welzijnsorganisaties Delft.

 

2.        Met betrekking tot de financiële positie van de Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden

·         Besloten tot het reserveren van een bedrag van € 50.000,-- binnen de begroting van de gemeente Delft ten behoeve van de afwikkeling van de financiële situatie 2005 door middel van een zogeheten crediteurenvergelijk.

·         De heer R. Kole ongeclausuleerd gevolmacht  om een crediteurenvergelijk te realiseren waarbij ten hoogste dit bedrag wordt ingezet. De benodigde middelen worden eerst vrijgegeven  indien en nadat een definitief vergelijk met  de crediteuren is bereikt 

·         Kennisname van de financiële stukken van de Stichting en met name de daarin verwoorde onzekerheden ten aanzien van inkomsten en mogelijke risico’s ten aanzien van (aanvullend noodzakelijke) uitgaven.

·         Vaststelling van het (vertrouwelijk)  mandaat, inclusief daar aan te verbinden voorwaarden  waarbinnen betrokken vakwethouders namens de gemeente eventueel verdergaande toezeggingen kunnen doen ter sanering van het tekort

·         Vaststellen van de (inspannings)verplichtingen van de Stichting in haar relatie met fondsen, andere gemeenten en de landelijke vereniging Vluchtelingenwerk primair gericht op sanering van schulden en mogelijk op versterking van het perspectief voor 2006.

      

3.        Met betrekking tot eenmalige frictiekosten ten dienste van de fusie van de Stichting Brede welzijnsorganisatie Delft en Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden

·         Reserveren van een bedrag van € 25.000 voor ondersteuning van de SVD op directeursniveau ten behoeve van het fusieproces en de noodzakelijke waarneming van de beheersportefeuilles door mevrouw H. van Dusseldorp op basis van de bijgevoegde mede door de directeur van de BWD ondertekende opdracht

·         Vrijgave van € 12.500,-- ten behoeve van de voortzetting per direct van de door haar per 19 oktober opgeschorte werkzaamheden 

·         De verantwoordelijke wethouder  gemandateerd (medio november) een besluit te nemen over de inzet van de resterende  middelen (€12.500,--)

 

Motivering concrete vraagstelling

 

 

Begroting 2006 SVD activiteiten in BWD verband

 

Het gemeentelijke beleid is er op gericht de werkzaamheden van stichting Vluchtelingenwerk Delft in afgeslankte vorm voor te doen zetten binnen de context van de stichting Breed Welzijn Delft. In de bijgevoegde  begroting  2006 is dit beginsel uitgewerkt langs een aantal financiële hoofdlijnen  die zijn gebaseerd op eerder door de vakwethouder geďndiceerde gemeentelijke bijdragen voor de te  onderscheiden werkvelden. Deze  voorgestelde begroting is door zowel de directeur van de BWD als de vakafdeling met instemming ontvangen als bouwsteen en leidraad voor de concrete inhoudelijke uitwerking en subsidietoekenning  in het kader van de reguliere vaststelling van de gemeentelijke subsidie voor deze werkvelden voor 2006.

Drie overwegingen brengen ons er toe uw college (reeds) nu te vragen de eerder door de vakwethouder geďndiceerde gemeentelijke bijdrage voor 2006 van in totaal € 190.000,-- te bekrachtigen met een besluit van uw college

·         Het bestuur van de Stichting Brede Welzijnsorganisaties Delft komt op 1 november bijeen. De huidige situatie van de SVD brengt met zich dat de voorgenomen fusie per 1 januari door alle betrokkenen met voortvarendheid wordt doorgezet Een van de ontbindende voorwaarden van de BWD is dat er voldoende zekerheid is  voor dekking van de (personele)  kosten van de voort te zetten activiteiten van de huidige SVD.

·         De praktische mogelijkheden om met de voornaamste schuldeisers van de stichting (UWV, PGGM en belastingdienst) tot een vergelijk te komen, staan (of vallen) met de aan hen te bieden zekerheid dat een deel van het personeel een doorstart kan vinden in de BWD

·         Het sociaal plan en reorganisatieontslag behoeven instemming van de Personeelsvertegenwoordiging van de stichting. De kracht van het  perspectief dat deze week wordt geboden zal de kans op instemming aanzienlijk verhogen. Instemming met het reorganisatieontslag reduceert niet alleen de financiële risico’s aanzienlijk ook wordt een dam opgeworpen  tegen het  (dreigende) afkalven van de specifieke  kracht van de SVD-organisatie (de piramide van vrijwilligers, ID-ers en betaald personeel). 

  

 

Afwikkeling financiële positie SVD 2005

 

Een tweede ontbindende voorwaarde voor de fusie met de Stichting Brede Welzijnsorganisatie Delft fusie is dat de Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden (netto) schuldenvrij is op 31-12-2005. De financiële overzichten maken duidelijk dat de stichting deze situatie niet meer op eigen kracht kan bereiken. Met een groter aantal crediteuren zal tot een vergelijk gekomen moeten worden dit vergt op korte termijn gerichte actie waarbij per crediteur een passend aanbod wordt gedaan.

Op basis van de omvang van de schulden en de aard van haar crediteur is naar het oordeel van de heer R. Kole het vormen van een ”onderhandelingspot” van € 50.000,-- noodzakelijk, hetgeen hij in bijzijn van de heer Mast heeft toegelicht. Gegeven het belang van actie onder zijn regie op zo kort mogelijke termijn vragen wij de gemeente Delft (als veruit onze grootste subsidieverstrekker) deze pot te vormen. Het genoemde bedrag zal naar verwachting (nagenoeg) volledig moeten worden ingezet om tot schuldsanering te komen. In deze zelfde periode zal de stichting zich inspannen ook anderen hun steun aan de stichting te laten uitdrukken in een (verdergaande) bijdrage aan de schuldsanering of het toekomstperspectief. Met de landelijke vereniging  Vluchtelingenwerk is hierover reeds gericht  contact opgenomen.

De onzekerheden over de continuďteit van de stichting hebben de afronding van de jaarrekening de laatste maand opgehouden. De onzekerheden ten aanzien van deze continuďteit (voorafgaand aan o.a. uw besluiten op ons verzoek) brengt met zich dat de accountant elke onzekerheid ten aanzien van nog te verwerven inkomsten negatief waardeert.  De accountant heeft dit afgelopen dinsdag in bijzijn van de heer Mast mondeling aangegeven en in een nader memo op donderdagavond schriftelijk vastgelegd. Dit memo is inmiddels ter hand gesteld van behandelend ambtenaar.  Een en ander resulteert  in een nog nadrukkelijk negatiever exploitatiesaldo voor 2004 dan wij in goed overleg met de accountant tot nu met u hebben gecommuniceerd. .

Het financiële overzicht biedt een zo getrouw mogelijk beeld van het afsluitende resultaat van de  stichting Vluchtelingenwerk  per 31-12-2005 uitgaand van fusie met de BWD (onder opheffing van de SVD). Naast zekere inkomsten en uitgaven zijn ten aanzien van beide posten ook onzekerheden en risico’s opgenomen. De risico’s op verhoogde uitgaven zijn hierbij aanzienlijker hoger dan de eventuele meevallers. De kans dat genoemde risico’s zich daadwerkelijk voordoen is niet voorspelbaar Een actieve, slagvaardige organisatie van het proces kan deze kansen wel aanzienlijk reduceren.  Het is niet anders dan dat u deze risico’s zelf dient te wegen natuurlijk zijn wij en de heer R. Kole graag bereid uw oordeelsvorming waar mogelijk te faciliteren.

 

 

Frictiekosten fusie

In ons eerdere verzoek hebben wij verzocht om een tweede bijdrage ten dienste van het  fusietraject.

Mevrouw H. van Dusseldorp is per 1 oktober ten behoeve van het fusietraject met de BWD op directeursniveau ingeschakeld ter ondersteuning en vervanging (tijdens diens verlof) van de scheidend directeur P. Kos. Een en ander is gebeurd na overleg met wethouder D. Rensen. Aan deze werkzaamheden ligt de bijgaande offerte voor werkzaamheden  tot 1 januari ten grondslag ligt. Wij  zijn van mening dat zij haar taken uitstekend verricht en in deze hectische tijd zeer wezenlijk is voor het bieden van enige  continuďteit en zekerheid aan personeel en vrijwilligers. Voorts getuigt ook haar offerte van maatschappelijk ondernemerschap (slechts 2 van de 3 dagen betaalt tegen een marktconform tarief van € 85,--)

Wij herhalen ons verzoek te meer daar mevrouw H. van Dusseldorp  haar werkzaamheden (conform haar aankondiging) voor de stichting inmiddels heeft neergelegd, hetgeen de vereiste voortgang voor het reorganisatieontslag zeer ernstig in gevaar brengt.

Dit verzoek wordt tevens met een toenemende mate van urgentie ingegeven door het onevenredige en naar ons oordeel geleidelijk – voor zowel zijn persoon als de organisatie - onverantwoorde appél dat wij doen op de veerkracht van de –  per 1 januari 2006 - scheidend directeur. Een en ander is vertrouwelijk toegelicht aan betrokken vakwethouders.

Aanvullend op de reeds eerder verkregen bijstand van de BWD (boekingen) en H. Rosier (vorderingen) hebben wij inmiddels ook van de heer K. van den Bogaard (oud controller gemeente Delft) en zijn werkgever de provincie Zuid Holland om niet bijstand verkregen voor met name de werkzaamheden gericht op het verkrijgen van een crediteurenvergelijk op korte termijn.

Maandag is voorts een gesprek belegd met de drie coördinerende werkbegeleiders die per 1 januari 2006 onder eind verantwoordelijkheid van de directeur van de BWD 

 

 

Bij voorbaat wik ik u dankzeggen voor de inspanningen die ook van uw zijde zijn gepleegd om de noodzakelijke besluitvorming nog  dinsdag 25 oktober te doen plaatsvinden. Ik hoop van harte op een positief besluit op de door ons voorgelegde concrete vraagstelling

 

 

 

Hoogachtend,

 

 

 

 

 

 

Wiebe Brandsma

Voorzitter bestuur


[1] bijlage 3, op grond van het nagekomen tijdschema van de accountant wordt de jaarrekening  2004  maandag en de accountantsverklaring uiterlijk dinsdag 12.00 ter beschikking gesteld aan behandelend ambtenaren zodat ook deze stukken (in)gevoegd kunnen worden bij de onderliggende bijlagen   

[2] bijlage 4,  het sociaal plan en het voorstel voor reorganisatieontslag bevat de (gedeeltelijke) ontslag aanvraag van een aantal medewerkers van de Stichting. Deze gegevens zijn niet opgenomen in de u voorgelegde stukken. De behandelend ambtenaren en vakwethouders zijn wel vertrouwelijk geďnformeerd

De direct betrokken medewerkers zijn inmiddels persoonlijk op de hoogte gesteld van het voorgenomen ontslag Het sociaal plan en het voorgenomen reorganisatieontslag  worden deze  week (week 45) voorgelegd aan de Personeelsvertegenwoordiging van de SVD.  Het verzoek om advies  is er op gericht  de  formele aanzegging van het reorganisatieontslag met instemming van de personeelsvertegenwoordiging  voor 1 november in te dienen bij het CWI..