Inleiding

Jaarlijks ontvangt de Stichting Vluchtelingenwerk Delflanden (SVD)een budgetsubsidie van de gemeente Delft conform de Subsidieregeling Maatschappelijke Activiteiten. In bijgaande nota het voorstel voor de subsidievaststelling over het kalenderjaar 2004.

Tevens geven wij u informatie over de actuele situatie bij de SVD in relatie tot subsidie 2005.

U wordt gevraagd een besluit te nemen inzake de vaststelling subsidieverlening 2004. Tevens doen wij u een voorstel met betrekking tot de actuele situatie bij de SVD in relatie tot de subsidieverlening 2005.

Afrekening 2004

Naast het verrichten van de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt, moet de subsidieontvanger ook voldoen aan een aantal andere voorwaarden.

· Er dient een financieel verslag en een activiteitenverslag aangeleverd te worden uiterlijk op 1 april 2005.

· Uiterlijk op 1 juli 2005 dient het financieel verslag voorzien te zijn van een getrouwheidsverklaring van een accountant.

Deze voorwaarden zijn opgenomen in de toekenningsbeschikking en zijn nog een keer herhaald in de vorm van een overzicht “vastgelegde data voor aanlevering bescheiden budgetsubsidie”.

Inhoudelijk jaarverslag (activiteitenverslag):

In bijgaand evaluatieformulier zijn de geleverde prestaties van de SVD opgenomen. De informatie is afkomstig uit het inhoudelijk jaarverslag en aanvullende informatie.

De gemeente heeft op 15 mei 2005 het inhoudelijk jaarverslag

(activiteitenverslag) van de SVD ontvangen. De gemeente heeft na het inhoudelijk jaarverslag aanvullende informatie gevraagd omdat de gemeente van mening is dat het jaarverslag 2004 onvoldoende is afgestemd op de prestatieafspraken van de gemeente. De SVD heeft desgevraagd aanvullende gegevens geleverd m.b.t. klantenaantallen.

Financieel jaarverslag/ Accountantsverklaring

De gemeente heeft pas op 6 oktober 2005 de concept jaarrekening 2004 ontvangen. Het is een concept omdat de jaarrekening nog niet voorzien is van een goedkeurende accountantsverklaring in verband met het feit dat de continuïteit van de organisatie SVD onvoldoende is gegarandeerd als de fusie met de BWD niet doorgaat. De accountantsverklaring is alsnog op 31 oktober 2005 afgegeven.

Uit het jaarverslag 2004 blijkt nu dat de financiële situatie van de SVD zeer slecht is. Naar verwachting zal het tekort eind 2005 € 214.000,- bedragen. Uit eerdere contacten met de gemeente (zowel ambtelijk als bestuurlijk) is de ernst van de financiële situatie niet gebleken. In de bestuurlijke contacten in juni 2005 is men nog uitgegaan van een tekort van €25.000,-

Ondanks het uitblijven van de benodigde stukken is er, naast de reguliere (maandelijkse) voortgangsgesprekken, wel steeds over en weer informatie uitgewisseld tussen de gemeente en de SVD. Een overzicht treft u hierbij aan:

- 18 mei 2005 was het financieel jaarverslag nog niet gereed, door ziekte van de financieel medewerker van de SVD. Afgesproken dat het financieel jaarverslag dan uiterlijk 1 juli 2005 geleverd mocht worden tegelijk met de accountantsverklaring.

- 15 juni 2005 verzoekt de directeur van de SVD de gemeente om ondersteuning van een financieel medewerker, omdat de financieel medewerker van de SVD nog steeds ziek is. Dit verzoek wordt door de gemeente afgewezen.

- 24 juni 2005 is er een overleg tussen het bestuur van de SVD en de portefeuillehouder. Daarin meldt het bestuur van de SVD dat 2004 mogelijk wordt afgesloten met een tekort van ongeveer € 25.000,-

- 20 juli 2005 meldt de directeur dat de accountant moeite heeft met het opstellen van de accountantsverklaring in verband met het continuïteitsvraagstuk.

- 12 augustus 2005: de directeur van de SVD geeft aan dat hij verwacht dat het financieel jaarverslag en de accountantsverklaring op 18 augustus 2005 klaar zijn.

- 2 september 2005: een bestuurlijk overleg tussen het bestuur van de SVD en de portefeuillehouder over de toekomst van de SVD. In dit gesprek wordt niet ingegaan op de kwestie van het financieel jaarverslag.

- 14 september 2005: een mail verstuurd naar de SVD met daarin de vraag waarom het financieel jaarverslag nog steeds niet beschikbaar is. Als reactie ontvangen we dezelfde dag een e-mail van de SVD dat 19 september 2005 de laatste bespreking is tussen accountant en penningmeester, verwachting dat gemeente jaarverslag eind volgende week (= 24 september) zal ontvangen.

- 30 september 2005 is er een regulier voortgangsoverleg. Over het financieel jaarverslag 2004 meldt de directeur van de SVD dan het volgende: Er wordt door het accountantskantoor geen accountantsverklaring afgegeven. Dat heeft te maken met het feit dat de continuïteit van de organisatie SVD onvoldoende is gegarandeerd als de fusie met de BWD niet doorgaat.

De directeur zal ons de conceptjaarrekening mailen. De accountant zal ons een toelichtende brief sturen.

Over de financiële situatie vertelt de directeur nog het volgende:

De kosten bedragen jaarlijks € 400.000,-. Hiervan is aan dekking aan subsidie € 300.000,-. De overige € 100.000,- moet via fondsenwerving verkregen worden. Het kalenderjaar 2004 is afgesloten met een negatief saldo van € 20.000,-.

- 6 oktober 2005: ontvangst van de concept jaarrekening 2004. SVD mailt dat de accountant een begeleidend schrijven rechtstreeks naar de gemeente zal sturen.

- 7 oktober 2005: Mail naar SVD dat begeleidend schrijven van accountant nog niet ontvangen is door gemeente,

- 13 en 14 oktober 2005 : In bestuurlijk (telefonische) overleg tussen wethouder en SVD is de ernst van de financiële situatie aangegeven.

- 31 oktober 2005: ontvangst definitief financieel jaarverslag inclusief accountantsverklaring.

Uit deze accountantsverklaring blijkt dat het totale verlies over 2004 € 85.000,- bedraagt, leidend tot een negatief eigen vermogen per ultimo 2004 van circa € 79.000,-.

Conclusie/voorstel

Hoewel naar nu blijkt de SVD dat 2004 afgesloten wordt met een negatief saldo, blijft overeind dat de SVD de activiteiten heeft verricht waarvoor zij subsidie ontvangen heeft, dit blijkt uit bijgaand evaluatieformulier.

Daarom wordt voorgesteld de subsidie 2004 vast te stellen conform het eerder verstrekte voorschot, te weten € 190.758,-.

Actuele stand van zaken SVD in relatie tot subsidie 2005

Voor de SVD werd al in 2004 duidelijk dat door het teruglopend aantal vluchtelingen en de wijzigingen die gaan optreden in het inburgeringsstelsel in Nederland hun positie als zelfstandige organisatie onder druk zou komen te staan. Daarom heeft de SVD verschillende mogelijkheden onderzocht om hun activiteiten voort te kunnen blijven zetten. Uiteindelijk heeft het bestuur van de SVD, Breed Welzijn Delft bereid gevonden de mogelijkheden tot een fusie te bekijken.

Sinds donderdag 13 oktober 2005 is bekend dat de SVD niet meer in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het bestuur van de SVD is bezig de huidige problemen op te lossen.

De huidige stand van zaken bij de SVD is aanleiding om de subsidieverlening 2005 tegen het licht te houden. Kernvragen hierbij zijn:

1. Heeft de huidige situatie van de SVD ertoe geleid dat de prestaties niet meer kunnen worden geleverd?

2. Heeft de huidige financiële situatie consequenties voor de subsidieverlening 2005?

Ad1:

In navolging op de subsidietoekenning voor 2005 (registratienummer 483551) is een uitvoeringsovereenkomst afgesloten met de SVD waarin nadrukkelijk is vastgelegd aan welke (rapportage)verplichtingen de SVD moet voldoen. Dit houdt onder meer in dat de SVD nu per kwartaal gegevens dient aan te leveren over aantallen deelnemers en verrichte activiteiten. De SVD heeft deze informatie over de eerste twee kwartalen inmiddels aangeleverd. De informatie over het derde kwartaal is nog niet ontvangen. Deze had 15 oktober 2005 aangeleverd moeten zijn.

Ad 2:

In bestuurlijke contacten op 13 en 14 oktober 2005 waarin de SVD de ernst van de financiële situatie heeft laten blijken is dit in het financieel jaarverslag schriftelijk bevestigd. Uit het jaarverslag 2004 blijkt dat de financiële situatie van de SVD zeer slecht is. Naar verwachting zal het tekort eind 2005
€ 214.000,- bedragen. Het bestuur is zich daar ten volle van bewust en heeft inmiddels een aantal maatregelen getroffen om de situatie waar mogelijk op orde te brengen.Onder leiding van de ingehuurde deskundige heeft de SVD de volgende maatregelen getroffen om (verdere) schade zoveel als mogelijk te voorkomen

1. Voor 5 medewerkers is volledig ontslag aangevraagd, voor 1 medewerker is gedeeltelijk ontslag aangevraagd. De ontslagprocedure wordt via een versnelde procedure bij het CWI doorlopen.

2. De SVD heeft haar schuldeisers inmiddels laten weten niet tot betalen in staat te zijn. Om beslaglegging te voorkomen zal zo snel mogelijk aan de schuldeisers een schuldsaneringsvoorstel worden gedaan. Daarbij gaat men uit van een voorstel waarbij elke schuldeiser ongeveer 10 % van de uitstaande schuld zal ontvangen. Daarbij houdt men rekening met een totaal benodigd bedrag van
€ 50.000,-

3. Er wordt hard gewerkt aan een volledig zicht op de financiële situatie en om een strategie uit te zetten hoe verder te handelen.

4. Een beroep op extra financiële middelen van de gemeente, in aanvulling op de subsidie 2005, ter mogelijke voorkoming van een faillissement.

Conclusie/voorstel

De huidige financiële situatie van de SVD is geen reden om tussentijds maatregelen te treffen voor de subsidie 2005. De volgende redenen liggen hieraan te grondslag:

1. Het feit dat ten tijde van de subsidievaststelling 2005 er nog geen signalen waren inzake een verslechtering van de financiële positie van de SVD

2. Het feit dat aan de hand van de rapportageverplichtingen in elk geval is vast te stellen dat gedurende de eerste twee kwartalen 2005 de SVD de activiteiten waarvoor de subsidie verleend is, ook daadwerkelijk uitgevoerd heeft. Er zijn vooralsnog geen redenen om aan te nemen dat dit in het derde kwartaal anders is geweest.

3. Het collegebesluit (registratienummer.633200) om de SVD financieel te ondersteunen en zo mogelijk een faillissement te voorkomen

Daarom wordt voorgesteld de (voorlopige) subsidie 2005 door te zetten.

Stand van zaken

Vanwege de financiële situatie bij de SVD heeft de BWD nu aangegeven de voorkeur te geven aan het overnemen van personeel en taken boven het doorzetten van een fusie. Dit met het oog op mogelijke aansprakelijkheid die bij de BWD kan ontstaan als gevolg van een fusie met de SVD. Gemeente, BWD en SVD werken nauw samen om per 1 januari 2006 of zo snel mogelijk daarna deze overdracht te realiseren.

De SVD heeft ondertussen bij de gemeente een bevestiging gegeven van de omvang van de financiële problematiek. De gemeente heeft vervolgens via de BWD de middelen beschikbaar gesteld voor de inzet van een interim-manager bij de SVD/BWD. De SVD kan nu ook aanspraak maken op de garantie van 25.000 euro ten behoeve van het schuldsaneringstraject. De SVD heeft dit traject inmiddels ingezet.

Gevraagd besluit:

· In te stemmen met de subsidievaststelling 2004

· In te stemmen met het doorzetten van de (voorlopige) subsidie 2005