Aan de leden van de commissie WBV

Onderwerp: voortgangsrapportage realisatie bouw en exploitatie aula en crematorium op begraafplaats Iepenhof door coöperatieve uitvaartverzorging u.a. “de Laatste Eer”.

Onze gemeente heeft het voornemen om op begraafplaats Iepenhof een aula en crematorium te laten bouwen. Hiervoor zal de gemeente een stuk grond beschikbaar stellen van circa 2500 m2. De (nieuw)bouw en exploitatie van een aula en crematorium wenst de gemeente hierbij niet zelf ter hand te nemen, maar “onder strikte voorwaarden” uit te besteden aan een marktpartij te weten de lokaal opererende uitvaartzorgvereniging De Laatste Eer. De gunningvoorwaarden (lees: het aanbod) van de gemeente zijn bij brief van 23 februari 2006 aan het bestuur van De Laatste Eer medegedeeld. Het bestuur werd met deze brief uitgenodigd hun plannen en ideeën aan de gemeente kenbaar te maken.

Voor een transparante procesgang hebben wij bovengenoemd proces vastgelegd in een zgn. processchets.

De procesbeschrijving omvat derhalve de periode dat gemeente en de coöperatieve uitvaartzorgvereniging de Laatste Eer zijn gestart met de onderhandelingen tot aan het moment dat beide partijen hun overeenstemming hebben vastgelegd in de daartoe strekkende documenten/overeenkomsten. Er is in principe sprake van exclusieve onderhandelingen tussen de gemeente en de Laatste Eer.

Processchets en planning bouw/exploitatie nieuwbouw aula en crematorium Iepenhof door de coöperatieve uitvaartverzorging u.a. “de Laatste Eer”

Tijd	Proces	Acties / aandachtspunten
Medio februari 2006 Begin maart 2006 Medio juli tot en met november 2006 Februari 2007		- Uitnodigingsbrief - Afgifte (rand)voorwrd. - kennismaking - uitleg proces - model intentieovk. - tekenen intentieovk - rolverdeling - planvorming (def. concept plan juni 2006) - grondprijsbepaling - hoofdzakelijk acties DLE - gemeente faciliterend - wel/geen bouw en exploitatie DLE - indien wel: vastleggen afspraken
Vanaf maart 2007	IV uitwerkingsfase

Schetsmatig wordt de uitwerkingsfase (IV) als volgt vormgegeven:

Intentieovereenkomst:

Aan de hand van de intentie-overeenkomst is het doel van de onderhandelingen vastgelegd alsmede de kaders, randvoorwaarden en uitgangspunten waarbinnen het onderhandelingsproces zich zou moeten voortbewegen. De intentieverklaring is medio 2006 door partijen ondertekend. De getekende intentieverklaring ligt voor U ter inzage. Onderdelen van de intentieovereenkomst waren : doelomschrijving, looptijd, uitgangspunten en randvoorwaarden, overige onderwerpen van overleg, overlegstructuur, positie van derden, kostenverdeling en besluitvorming. Vanaf juli 2006 is er in een aantal gesprekken met een bestuursdelegatie van de Laatste Eer onderhandeld over de inhoudelijke onderwerpen van de intentieovereenkomst. Thans zijn de onderhandelingen met het bestuur van de Laatste Eer afgerond. Er is overeenstemming over de plannen.

Planvorming

De Laatste Eer heeft haar ambities verwoord in een bedrijfsplan. Parallel hieraan heeft DLE een architectenkeuze gemaakt. De gekozen architect, Hulshoff, heeft inmiddels een eerste ontwerp neergelegd.

Financien

Ten behoeve van de bouw en exploitatie heeft de Laatste Eer een bedrijfsplan opgesteld.

Dit bedrijfsplan is in opdracht van de gemeente Delft door Deloitte Consultancy in getoetst op de realiteit van gehanteerde uitgangspunten (uit de intentieovereenkomst), de financiën en de resultaten. De overall conclusie is dat de investeringsplannen en exploitatie een reëel beeld geven en dat de financiële onderbouwing van het bedrijfsplan (ook meerjarig) in orde is.

Samenwerking

Op hoofdlijnen is er eveneens overeenstemming over de gemeentelijke samenwerking (met de sector Stadsbeheer) voor wat betreft de uitvaartzorg voor begrafenissen op zowel Iepenhof als Jaffa. De gemeente continueert haar huidige taken.

Overzicht: samenwerkingsrelatie gemeente/DLE

Iepenhof /begrafenisuitvaarten	Iepenhof/crematies	Jaffa/begrafenisuitvaarten
DLE eigenaar en exploitant aula	DLE eigenaar en exploitant aula	Gemeente eigenaar en exploitant aula
Gemeente voert regie over begrafenissen -aanmelding/aanvragen komen binnen bij gemeente - DLE beheert agenda -gemeente boekt in agenda DLE	DLE voert regie over crematies -aanmelding/aanvragen komen binnen bij DLE -DLE beheert agenda -DLE boekt in eigen agenda	Gemeente voert regie over begrafenissen -aanmelding/aanvragen komen binnen bij gemeente - gemeente beheert agenda -gemeente boekt in eigen agenda
Uitvaart zonder aulagebruik Gemeente is gastheer voor begrafenisuitvaarten, -gemeente ontvangt bij ingang -gemeente “loopt voor” naar graf -gemeente doet ter aarde bestelling -gemeente begeleidt stoet naar uitgang	DLE is gastheer voor crematieplechtigheden	Uitvaart zonder aulagebruik Gemeente is gastheer voor begrafenisuitvaarten, -gemeente ontvangt bij ingang -gemeente “loopt voor” naar graf -gemeente doet ter aarde bestelling -gemeente begeleidt stoet naar uitgang
Uitvaart met aulagebruik Gemeente is gastheer voor begrafenisuitvaarten, -gemeente ontvangt bij ingang -gemeente “loopt voor” naar aula -gemeente draagt over aan DLE -DLE verzorgt auladienst -DLE draagt over aan gemeente -gemeente “loopt voor” naar graf -gemeente doet ter aarde bestelling -gemeente begeleidt stoet naar koffieruimte dan wel uitgang		Uitvaart met aulagebruik Gemeente is gastheer voor begrafenisuitvaarten, -gemeente ontvangt bij ingang -gemeente “loopt voor” naar aula -gemeente verzorgt auladienst -gemeente “loopt voor” naar graf -gemeente doet ter aarde bestelling -gemeente begeleidt stoet naar koffieruimte dan wel uitgang

Opmerkingen bij overzicht

Op zich verandert er niet veel in vergelijking met de huidige situatie. De gemeente blijft de baas. De enige verandering is dat de gemeente de aula van DLE huurt in plaats van gebruik van een eigen aula en dat DLE de “planningsagenda” van de begrafenissen op Iepenhof gaat beheren. Daarnaast zit er in het “voorloopproces” voor de gemeente een wachtelement. (voor de duur van de auladienst.)

Uitwerkingsfase is nu bereikt

De bedoeling is nu de intenties over en weer voldoende helder zijn, en er overeenstemming is over de voorwaarden van de gemeente, de uitwerkingsfase kan gaan starten.

Uiteraard worden in deze uitwerkingsfase de eerder overeengekomen intenties omgezet in harde contractuele afspraken. Hiertoe zullen een drietal (vervolg) overeenkomsten met de Laatste Eer worden afgesloten.

1.Erfpachtovereenkomst:

Aangezien de gronden waarop de aula en crematorium worden gerealiseerd niet in eigendom worden overgedragen, maar in erfpacht worden uitgegeven, zal hiertoe een erfpacht- overeenkomst moeten worden opgesteld. In deze overeenkomst worden ook de belangen van de gemeente veilig gesteld (ondermeer bij vervreemding/fusie door De Laatste Eer). De hoogte van de grondwaarde bedraagt 256,- per m2 BVO (exclusief bouwrijp maken).

2.Realisatieovereenkomst:

Door de Laatste Eer zal voor eigen rekening en risico de aula en crematorium moeten worden gerealiseerd. Het doel van de realisatie van het crematorium (private exploitatie), de voorwaarden die hieraan worden gesteld alsmede de rol van zowel gemeente als de Laatste Eer zullen in een realisatieovereenkomst moeten worden vastgelegd.

3.Samenwerkingsovereenkomst:

Omdat het crematorium op het terrein van de gemeentelijke begraafplaats Iepenhof wordt gebouwd, vereist dit nadere afspraken over de wijze waarop gemeente en de Laatste Eer onderling met elkaar omgaan. Deze gezamenlijke belangen zijn inmiddels op hoofdlijnen benoemd maar moeten worden geformaliseerd vastgelegd in een ‘samenwerkingsovereenkomst”.

verder Tijdpad

Bovengenoemde (vervolg) overeenkomsten zullen de komende maanden worden opgesteld. Na vaststelling daarvan zal De Laatste Eer met het voorbereidingsproces van de bouw kunnen gaan starten. Daarna begint het bouwrijp maken en de bouw zelf.