Bijlage 1

BESTUURLIJK INFORMATIEBULLETIN

Voor de raden

Geachte lezer,

Voor u ligt het eerste bestuurlijk informatiebulletin regionalisering Brandweer Haaglanden. Via dit bulletin wil de projectorganisatie Regionalisering Brandweer Haaglanden u als raadsleden, namens uw burgemeester, op de hoogte houden van de ontwikkelingen om te komen tot een regionaal brandweerkorps.

Op 25 oktober 2006 heeft het Algemeen Bestuur van de Hulpverleningsregio Haaglanden opdracht gegeven aan de regionaal commandant om een projectbureau op te zetten met als doel één regionaal brandweerkorps voor te bereiden, vooruitlopend op de vorming van de Veiligheidsregio Haaglanden. Het streven is om op 1 januari 2008 de belangrijkste randvoorwaarden klaar te hebben voor de vorming van het regionaal brandweerkorps.

Stand van zaken

Op 4 januari jl. met een nadere discussie op 7 februari jl is het Algemeen Bestuur van de Hulpverleningsregio Haaglanden, akkoord gegaan met het gepresenteerde projectplan. Het AB zal nu de Bestuurlijke Stuurgroep (BSG waarin de burgemeesters plaats nemen) vormen voor het project. Het projectbureau is gestart met de verdere uitwerking van de deelprojectplannen. Een aantal deelprojectplannen is reeds aan de BSG voorgelegd. Andere plannen zullen de komende tijd volgen. Het gaat daarbij onder andere om de volgende deelprojecten:

- Rechtspositie en aanstellingsvorm 

- Organisatie en aansturing
-     Communicatie en voorlichting
-     Informatisering
-     Verlengd lokaal bestuur en gemeenschappelijke regeling 
-     Medezeggenschap & BOR  
-     Vrijwilligheid

-     Financiën & Ontvlechting

Meer informatie over de betrokken deelprojecten kunt u vinden in het project plan. Het definitieve projectplan is te vinden op www.brandweerhaaglanden.nl.

Vanuit het projectbureau zijn er projectleiders die de deelprojecten aansturen en coördineren. Elk deelproject bestaat uit een werkgroep waarin personeel afkomstig uit de diverse brandweerkorpsen en gemeenten binnen Haaglanden zitting hebben.

Uitkomsten werkconferentie gemeentesecretarissen

Op 19 februari is door het projectbureau regionalisering Brandweer Haaglanden een werkconferentie georganiseerd voor alle gemeentesecretarissen uit onze hulpverleningsregio. De gemeentesecretarissen hebben met elkaar gediscussieerd op basis van het projectplan. Daarbij zijn de beelden uit de verschillende gemeenten gewisseld en is de informatiebehoefte van de gemeentelijke organisatie en de secretarissen in het bijzonder aan de orde geweest.

Bijzondere Ondernemingsraad

Een belangrijk deel van de discussie ging over de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). Om deze raad op te kunnen richten is een formeel bestuurlijk besluit nodig, waarna een formeel bestuurder in de wet op de Ondernemingsraden voor de BOR aangewezen kan worden.

Op dit moment zijn de onderdeelscomissies/ondernemingsraden informeel in overleg met elkaar en zich aan het voorbereiden op hun rol in het regionaliseringproces.

Informatie

Aan het einde van de bijeenkomst is met de gemeentesecretarissen een aantal afspraken gemaakt over hun rol in het proces. De gemeentesecretarissen zullen door het projectbureau worden voorzien van alle informatie, die over het project voorhanden is of verspreid wordt. Alle communicatie richting de gemeenteraden zal via de eigen burgemeester lopen.

Inbedding in de organisatie

Verder is gesproken over de rol van de secretarissen in het proces naar de overgang van de nu nog gemeentelijke processen naar de regionale processen en de inbedding daarvan in de lokale organisatie. Via werkgroepen zullen zij meedenken over met name de taakgebieden pro-actie & preventie, handhaving & vergunningverlening en de positie van de ambtenaren rampenbestrijding/OOV.

Tot slot is tijdens de bijeenkomst het belang benadrukt van de medewerking van delen van de gemeentelijke organisaties waar het gaat om de financiële en personele ontvlechting. Het projectbureau zal de gemeentelijke organisatie van informatie voorzien over de ingeschatte benodigde capaciteit voor de ontvlechting.

Organisatie en aansturing van de regionale brandweer

Voor uitwerking van de diverse deelprojectplannen is het belangrijk om duidelijk te hebben hoe de nieuwe organisatie eruit gaat zien en welke taken de organisatie moet gaan vervullen.

Daarom zullen eerst de taken, die overgaan naar de regionale brandweer in beeld gebracht worden, Min of meer gelijktijdig zal gekeken worden hoe er invulling gegeven kan worden aan de opdracht verlengd lokaal bestuur om tenslotte te komen tot een organisatiemodel.

Takendiscussie

Op de BSG vergadering van 7 februari jl. heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningrijkrelaties een presentatie gehouden over “Risicobeheersing in de veiligheidsregio”. Naar aanleiding van deze presentatie werd door de BSG aangedrongen op een integrale takendiscussie. Het projectbureau zal deze discussie op diverse niveau’s, (ambtelijk en bestuurlijk) faciliteren in april. Deze discussie zal zich met name toespitsen op die taken en processen, die nauw raken aan of verweven zijn in de gemeentelijke taken en processen. Te denken valt hierbij onder andere aan vergunningverlening, handhaving en rampenbestrijding.

Bestuurlijk model

Het projectbureau heeft, in nauw overleg met Burgemeester van der Tak (Westland), een startnotitie geschreven met betrekking tot de bestuurlijke aansturing van de geregionaliseerde brandweer/veiligheidsregio. Hierin wordt beschreven hoe een regionale brandweer in een gemeenschappelijke regeling op basis van verlengd lokaal bestuur bestuurd kan gaan worden. De verwachting is dat in de BSG vergadering van april kan worden gediscussieerd op basis van een verder uitgewerkte discussienotitie. Dit onderwerp zal ook in de conferentie met de gemeentesecretarissen aan de orde komen.

Organisatievorm

Op basis van de uitkomsten van de discussies over de taken van de regionale brandweer en het bestuurlijk model kunnen in mei de hoofdlijnen van een nieuwe organisatievorm aan bod komen.

Communicatie

Vanuit het projectbureau is een deelproject communicatie opgestart, het projectplan is met kleine opmerkingen in de BSG van 7 maart goedgekeurd. In het projectplan wordt voorzien in de nu al sterk te bemerken behoefte aan communicatie en informatie. Onderdeel van het projectplan is de website www.brandweerhaaglanden.nl. De website bestaat uit een openbaar en een besloten gedeelte, waar specifiek informatie geplaatst wordt voor het personeel van de korpsen.

In het communicatieplan worden verschillende doelgroepen onderscheiden, die allen op een andere manier benaderd zullen worden. Uitgangspunt voor de communicatie is dat de normale leidinggevenden verantwoordelijk blijven voor de communicatie en dat zoveel mogelijk gebruik gemaakt zal worden van bestaande communicatielijnen, middelen en structuren. Het projectbureau zal het aanleveren van informatie verzorgen en faciliteren.

Her personeel is benoemd als een doelgroep, maar ook de gemeenteraden zijn opgenomen in het plan.

Gedurende het proces zal steeds geëvalueerd worden of de communicatie voldoende is.

Financiële onderbouwing

Het totaal van aangegane en reeds betaalde verplichtingen past tot nu toe binnen de begroting van het projectplan. Ter dekking van het project is een subsidieverzoek ingediend bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De BSG wordt periodiek geïnformeerd over de stand van zaken van het beschikbaar gestelde budget.

Meer informatie:

www.brandweerhaaglanden.nl

Contactgegevens

Projectbureau regionalisering Brandweer Haaglanden

Telefoon 070-3090800

Fax 070-3090830

E-mail projectbureau@hrh.denhaag.nl