1. Aanleiding

Alles wat nieuw gerealiseerd wordt, of het nu een nieuwe woonwijk is of een rotonde in plaats van een kruising, zal ooit onderhouden moeten worden. Zonder dit onderhoud neemt de beeld- en technische kwaliteit van dit areaal af. Beeldkwaliteit is die kwaliteit die wij als gebruikers van de openbare ruimte ervaren. Technische kwaliteit geeft de fysieke kwaliteit van het areaal aan. Deze kwaliteit is niet altijd voor de gebruiker zichtbaar. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het motorhuis van een brug of de draagconstructie daarvan.

Om de kwaliteit (zowel beeld als technisch) op het gewenste niveau te houden zal onderhoud uitgevoerd moeten worden. Het gewenste kwaliteitsniveau kan in de loop van de tijd wijzigen door nieuw beleid of door veranderde wet- en regelgeving en omstandigheden. In beheerplannen stelt de beheerder vast welke maatregelen nodig zijn om de gewenste kwaliteit van het areaal te behouden.

Beheerplannen zijn ten behoeve van het deugdelijk vaststellen van de benodigde onderhoudsmaatregelen dus noodzakelijk. Zij zijn door hun grote impact op de financiële huishouding van de gemeente echter ook verplicht gesteld door de provincie. De beheerplannen moeten aantonen dat de gemeente de benodigde middelen voor het onderhoud ter beschikking heeft en dat er sprake is van deugdelijk beheer.

Om als bestuur van een gemeente onderbouwde en weloverwogen keuzes te kunnen maken ten aanzien van het beheer van de stad is het noodzakelijk dat alle afwegingen die daar betrekking op hebben helder, navolgbaar en betrouwbaar zijn. Hier werd ook eerder expliciet door de vorige Raad om gevraagd.

2. Doel van deze notitie

Met deze notitie willen wij de gemeenteraad van de gemeente Delft informeren over de stand van zaken ten aanzien van de vier beheerplannen waar de Raad eerder om heeft gevraagd. Tevens willen wij de gemeenteraad informeren over de enorme professionaliseringsslag die al is gemaakt en nog wordt gemaakt om het beheer & onderhoud van de gemeente Delft zo goed, effectief en efficiënt mogelijk uitgevoerd te krijgen.

3. Het beheer & onderhoudsproces

Gegeven eerdergenoemde uitgangspunten zijn voorliggende beheerplannen opgesteld. Niet eerder werden zij zo gedetailleerd en weloverwogen opgezet. De vier beheerplannen maken onderdeel uit van een groter geheel aan beheerplannen die gezamenlijk al het areaal van de gemeente Delft bestrijken.

Om de vier beheerplannen op te kunnen stellen is meer dan een jaar gewerkt aan het op orde krijgen van alle benodigde informatie, het ontsluiten en het verwerken daarvan. Er is een enorme professionaliseringsslag gemaakt. Er is een kwaliteitssystematiek ontwikkeld, het areaal is geïnventariseerd op zowel kwantiteit als kwaliteit, beheersystemen (softwaresystemen) zijn verder ontwikkeld of aangeschaft en alle data zijn verwerkt. Daarnaast is kennis en ervaring opgedaan met een nieuwe, beter navolgbare opzet van de beheerplannen.

Het resultaat ligt er nu. Gegeven het vertrekpunt voor de beheerplannen en de geleverde enorme inspanningen ligt er in de vorm van de voorliggende vier beheerplannen een belangrijk resultaat. Iedereen die meegewerkt heeft aan het opstellen van de beheerplannen beseft echter dat ook op het bereikte resultaat nog een verbeterslag gemaakt zou kunnen worden. Alle kennis en ervaring die zij in het afgelopen proces hebben opgedaan zullen gebruikt worden om toekomstige beheerplannen nog beter te maken en nog beter aan te laten sluiten op de behoeften. Om die reden willen wij lezers van de beheerplannen ook verzoeken om ons feedback te geven zodat dit meegenomen kan worden in de verdere ontwikkeling van voorliggende beheerplannen, maar ook voor de overige beheerplannen. Uiteindelijk zal deze ontwikkeling moeten resulteren in een directe koppeling tussen beleid en beheer, zodat effectief en efficiënt beheerd kan worden en dat beleidsconsequenties voor het beheer sneller inzichtelijk kunnen worden.

2. Beheersystematiek (zie ook bijlage 1)

Beheerplannen maken onderdeel uit van de beheersystematiek die gehanteerd wordt om een adequate en efficiënte uitvoering van het beheer mogelijk te maken.

Beheerplannen geven een doorkijk van de verwachte beheermaatregelen, en daarmee samenhangende kosten, voor 4 jaar. Zonder belangrijke areaal- of beleidswijzigingen zal de gegeven doorkijk over een dergelijke periode redelijk betrouwbaar zijn. Om die reden worden beheerplannen ook maximaal 1 x 4 jaar opgesteld. Indien belangrijke wijzigingen optreden worden de beheerplannen tussentijds opnieuw opgesteld. Waarom dan niet ieder jaar een nieuw beheerplan opstellen? Het opstellen van een beheerplan is een kostbare aangelegenheid. Om die reden is er voor gekozen ieder jaar een uittreksel van de beheerplannen te maken in de vorm van jaarplannen.

Ieder jaar worden de beheerplannen vertaald naar jaarplannen. In de jaarplannen worden de specifieke werkzaamheden, zoals deze in het beheerplan staan opgenomen, voor dat jaar opgenomen. Feitelijk is een jaarplan niets meer dan een planning. Alle relevante achtergrond informatie is te vinden in het beheerplan. Door specifieke situaties kan het voorkomen dat geplande werkzaamheden in een bepaald jaar geen doorgang kunnen vinden. Deze worden vervolgens meegenomen in de planning van het jaarplan voor het eerstvolgende jaar.

De afzonderlijke beheerplannen hebben voor een deel invloed op elkaar. Bijvoorbeeld het vervangen van rioleringen en wegen en werkzaamheden aan bruggen moet goed op elkaar zijn afgestemd. Hier wordt in de beheerplannen rekening mee gehouden.

3. Opbouw beheerplannen (zie ook bijlage 2)

Hoe moet u de beheerplannen lezen? De beheerplannen zijn zodanig opgebouwd dat eerst alle kaderstellende informatie weergegeven worden (beleid, wet- en regelgeving, areaalinformatie). Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om de gewenste kwaliteit van het areaal af te zetten tegen de actuele kwaliteit. Deze analyse geeft een pakket aan maatregelen dat nodig is om de gewenste kwaliteit te handhaven/ te bereiken. Maatregelen kosten geld.

Gesommeerd levert dit de benodigde financiële middelen voor het beheer en onderhoud van dat specifieke areaal. Deze benodigde financiële middelen worden vervolgens afgezet tegen de beschikbare middelen. Dit resulteert uiteindelijk in een voorstel voor het beheer.

De opbouw van de beheerplannen (input – analyse – output) faciliteert de helderheid, navolgbaarheid en betrouwbaarheid. De uiteindelijke onderhoudsmaatregelen zijn navolgbaar te herleiden tot o.a. het vigerende beleid. Dit werd niet eerder zo expliciet en helder uitgeschreven.

4. Financiële paragraaf

De gedetailleerde uitwerking van de beheerplannen heeft geleid tot een aangepast inzicht in de financiële resultaten. Voor een deel van het areaal kwam naar voren dat deze niet eerder onderhouden dan wel beheerd werden, terwijl dit wel de verantwoordelijkheid is van de gemeente. Daarnaast is een helderdere scheiding aangebracht in typen arealen. Zo is bijvoorbeeld het onderhoud van bankjes in groen, waarvoor de werkzaamheden en kosten waren opgenomen in het beheerplan Groen, nu ondergebracht in het beheerplan Verkeer- en Straatmeubilair.

E.e.a. heeft geleid tot een verschuiving van kosten dan wel tot een aanpassing van kosten. Het resultaat dat ontstond is sluitend voor het jaar 2007 en 2008. Er spelen een aantal belangrijke zaken die nog invloed gaan hebben op de geschetste doorkijk in de beheerplannen. Deze zaken (zoals de ontwikkeling van de Nieuwe Haven, het ontwikkelen van een ruimtelijk visie op de stad, afspraken met de provincie inzake de afstandbediening van de bruggen in Delft, Spoorzone, sint Sebastiaansbrug, etc.) zullen een grote invloed hebben op de noodzakelijke beheermaatregelen die volgen uit de beheerplannen. De prognose voor de te verwachten kosten zal, naarmate verder vooruit gekeken wordt, door de unieke situatie waarin de gemeente Delft zich momenteel bevindt minder betrouwbaar worden. Om die reden is besloten de beheerplannen slechts vast te stellen voor de jaren 2007 – 2008. In 2008 zal naar verwachting het inzicht op genoemde zaken dermate veel specifieker zijn dat een veel betrouwbaardere prognose is af te geven voor de daar op komende jaren.

Voor het beheerplan Kunstwerken zal de eerder bij de gemeenteraad aangevraagde onttrekking uit de reserve grote projecten Vastgoed a € 2.000.000,= geëffectueerd worden. Voor 2007 is een aanwending voorzien van € 758.627,=, in 2008 een aanwending van € 1.209.286,= en in 2009 van € 32.088,=.

Het financiële resultaat volgend uit de vier beheerplannen wijzigt mogelijk nog op een aantal kleine onderdelen als gevolg van het project ‘reëel plannen & ramen’. Dit zal plaatsvinden in de maand september, maar zou naar verwachting alleen maar kunnen resulteren in een (kleine) bijstelling naar beneden. Gegeven de grondigheid van het opstellen van de beheerplannen (resulterend in een grondig doordachte planning en berekening) is hier geen grote wijziging in te verwachten.

Bijlage 1: Opbouw gehanteerde beheersystematiek

Bijlage 2: Opbouw beheerplannen