SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GEMEENTE DELFT - DLE

Versie 04-02-2008

Reg.nr. 335873

Ondergetekenden

De GEMEENTE DELFT, zetelende aan de Martinus Nijhofflaan 2, Postbus 78, 2600 ME te Delft, te dezen vertegenwoordigd door A.L. Koning in haar hoedanigheid van wethouder en daartoe gemachtigd door de burgemeester, de heer mr. drs. G.A.A. Verkerk, handelend op basis van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d 22-8-2006 hierna te noemen ‘De Gemeente’,

en

B. Coöperatieve uitvaartzorgvereniging De Laatste Eer u.a. , statutair gevestigd te Rotterdam, kantoorhoudend aan Juniusstraat 4 te 2625 XZ Delft, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer W.J. Zijlstra, hierna te noemen “DLE”

De Gemeente en DLE, hierna ook te noemen ‘Partij’ en gezamenlijk ‘Partijen’,

Overwegende dat:

1. Het college op 25 oktober 2005 heeft besloten dat er op de begraafplaats Iepenhof een crematorium moet komen dat gebouwd wordt door een externe partij.

2. De gemeente en DLE in mei 2006 ter zake van de totstandkoming van de bouw en exploitatie van een aula en crematorium op begraafplaats Iepenhof een Intentieovereenkomst zijn aangegaan waarin prestatieafspraken zijn vastgelegd en waarin is afgesproken dat de afspraken verder zullen worden uitgewerkt;

3. Partijen in dit kader met elkaar in overleg zijn getreden over de totstandkoming van de bouw en exploitatie van het crematorium;
5. Partijen afspraken met elkaar hebben gemaakt over de programmatische en financiële uitgangspunten voor de bouw en exploitatie van het crematorium waarbij tevens afspraken zijn gemaakt over de eigendomsverhouding van de diverse daarvoor benodigde gronden (gronduitgifte-overeenkomst);
   
   
6. Partijen zijn overeengekomen dat DLE het crematorium exploiteert en DLE voor de dienstverlening zorgt met betrekking tot begraven (behoudens keuze en uitgifte van het graf; delven en dichten van het graf; ruimen van het graf, herbegraven van een stoffelijk overschot/stoffelijke resten);

6. Partijen goede afspraken willen vastleggen over processen en procedures ten einde misverstanden/incidenten tijdens het uitvaartproces te voorkomen;

7. Partijen hun afspraken in het kader van het beheer c.q. exploitatie van het crematorium wensen vast te leggen in deze overeenkomst (hierna de “Overeenkomst”);

Partijen komen overeen als volgt:

Artikel 1 Relatie Samenwerkings- en gronduitgifte/ontwikkelovereenkomst

Op deze overeenkomst zijn de bepalingen uit de erfpacht- en opstalovereenkomst voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 2 Doel van de Overeenkomst; Projectomschrijving

Deze Overeenkomst heeft ten doel het vastleggen van afspraken tussen partijen

omtrent het beheer en exploitatie van het crematorium Iepenhof.

Artikel 3 verplichtingen van DLE

3.1 Algemene verplichtingen

Tot de algemene verplichtingen die in het kader van het project voor rekening en risico van DLE komen, behoren, naast de overige in deze Overeenkomst omschreven verplichtingen:

1. DLE draagt de zorg voor het beheer van het crematorium;
2. DLE draagt de zorg voor de reserveringen, begeleiding en ceremoniële zaken met betrekking tot uitvaarten ten behoeve van crematies en begrafenissen;
3. DLE exploiteert het gebouw en gebruikt het crematorium met inachtneming van hetgeen bepaald in de Beheersverordening Begraafplaatsen Delft (waaronder de openingstijden);
4. DLE draagt de zorg voor het tijdig openen en sluiten van het toegangshek voor het crematorium (bij de brug) binnen de openstellingstijden van de begraafplaats;
   DLE treedt met de gemeente in overleg in geval van gebruik van het toegangshek (brug) buiten de openstellingstijden van de begraafplaats één en ander met het oog op de veiligheid en voorkoming van wanordelijkheden;
5. DLE draagt de zorg voor dienstverlening met betrekking tot cremeren en begraven;
6. DLE informeert De Gemeente zo spoedig en zo volledig mogelijk omtrent
7. ontwikkelingen binnen of buiten DLE die relevant (kunnen) zijn voor de
8. uitvoering van deze overeenkomst;
9. DLE stelt zijn diensten, de aula en het crematorium tegen een marktconform tarief beschikbaar voor andere uitvaartondernemingen;
10. DLE verricht alle werkzaamheden, prestaties en leveranties die redelijkerwijs nodig zijn voor de juiste en tijdige uitvoering van deze Overeenkomst;
11. DLE borgt de kwaliteit van haar dienstverlening middels (jaarlijkse) certificering;
12. DLE is gehouden gevolg te geven aan tijdig verleende en verantwoorde aanwijzingen omtrent de uitvoering door De Gemeente. Voor het overige is de wijze van uitvoering van werkzaamheden geheel overgelaten aan DLE;
13. DLE mag derden inschakelen bij de uitvoering van deze werkzaamheden, met dien verstande dat:
1. DLE verantwoordelijk zullen zijn voor verrichtingen van door haar ingeschakelde derden alsof zij zelf de werkzaamheden had verricht; en
2. DLE toezicht zullen blijven uitoefenen op de door derden verrichte werkzaamheden;
3. de kosten van ingeschakelde derden voor rekening van DLE komen.

3.2 Verplichtingen ten aanzien van reserveringen voor begrafenis of crematie op Iepenhof

1. DLE gebruikt voor reserveringen van begrafenissen het daartoe bestaande opdrachtformulier van De Gemeente.
2. DLE draagt ervoor zorg dat het reserveringssysteem alle dagen tussen 08.30 uur en 22.00 uur bereikbaar is voor De Gemeente en daartoe gemachtigde derden.
3. DLE draagt zorg voor de organisatorische indeling van begrafenissen en crematies van de eigen organisatie, De Gemeente en derden.
4. DLE meldt alle reserveringen (eigen en van derden) aan De Gemeente.
5. DLE meldt zich ter verificatie bij De Gemeente met betrekking tot de juistheid van de gegevens van de overledene.
6. DLE bevestigt reserveringen aan De Gemeente door:
• Dezelfde dag het opdrachtformulier te faxen, en
• Dezelfde dag het originele opdrachtformulier per (interne)post te verzenden.

3.3 Verplichtingen ten aanzien van begrafenissen

1. DLE verzorgt de ontvangst bij aankomst statie.
2. DLE verifieert op dag van een begrafenis de betreffende graflocatie.
3. DLE draagt bij de uitvaart het verlof-document betreffende de overledene over aan De Gemeente.
4. DLE voert de uitvaartplechtigheden in het uitvaartcentrum uit conform haar interne procedures.
5. DLE begeleidt en plaatst de kist op het graf met de bloemen op daarvoor bestemde plaats/graflocatie.
6. DLE draagt zorg voor de wijze van kistdaling.
7. DLE draagt zorg voor de overige ceremoniële handelingen.

Artikel 4 Algemene verplichtingen van De Gemeente

4.1 Algemene verplichtingen

Tot de algemene verplichtingen die in het kader van het project op De Gemeente rusten, behoren onder meer, naast de overige in deze Overeenkomst omschreven verplichtingen:

1. het verlenen van medewerking waar wenselijk of nodig die relevant zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en voor zover uit publiekrechtelijk oogpunt haalbaar.
2. het tijdig reageren op verzoeken van DLE om informatie of verzoeken tot
3. goedkeuring van bepaalde besluiten, documenten of werkzaamheden van DLE.
4. het verrichten van alle werkzaamheden, die redelijkerwijs nodig zijn voor de juiste en tijdige uitvoering van deze Overeenkomst.
5. het vooraf afstemmen met DLE van gebruik aula en/of condoleance/koffiekamer in geval van een begrafenis.

4.2 Verplichtingen met betrekking tot uitvaart, urnengraf, urnennis

1. De Gemeente raadpleegt dagelijks het reserveringssysteem van DLE.
2. De Gemeente maakt een indeling van de te verrichten begravingen, bijzettingen per locatie op datum en tijd voor openen en sluiten van graven/nissen.
3. De Gemeente controleert de verrichtingen als genoemd onder b op juistheid van de interne gegevens (m.n. familiegraven).
4. De Gemeente draagt zorg voor de organisatorische indeling en ceremoniële handelingen ten aanzien van asverstrooiing/asbusbijzetting.
5. De Gemeente draagt zorg voor het plaatsen, testen en het functioneren van de graflift.
6. De Gemeente draagt zorg voor het openen en sluiten van graven.

Artikel 5 Wijzigingen

1. De overeenkomst kan door partijen worden gewijzigd. Wijzigingen gelden alleen indien zij schriftelijk zijn overeengekomen en door Partijen zijn ondertekend.

2. Indien de Overeenkomst moet worden aangevuld of gewijzigd zullen partijen overleg voeren over aanvulling of wijziging van deze overeenkomst, waarbij Partijen rekening houden met elkanders belangen. Geen der Partijen zal op onredelijke gronden zijn instemming met deze aanvulling of wijziging weigeren.

3. Indien zich een of meer van de volgende omstandigheden voordoen, treden partijen in overleg over de alsdan ontstane situatie teneinde kostenverhogingen voor beide partijen te voorkomen, waarbij eventueel ook de wijziging of gehele of gedeeltelijke beëindiging van deze Overeenkomst aan de orde kan komen, inclusief een verdeelsleutel inzake mogelijke financiële gevolgen:

a. indien wijzigingen in wet- of regelgeving wezenlijke gevolgen hebben voor de realisering van het beheer;

b. indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen.

Artikel 6 Duur en beëindiging van de Overeenkomst

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode als genoemd in de erfpacht- en opstalovereenkomst en treedt gelijktijdig met laatstgenoemde overeenkomst in werking. De overeenkomst heeft alleen werking in samenhang met de erfpacht- en opstalovereenkomst.

2. Deze Overeenkomst kan slechts worden beëindigd in de situaties als omschreven in deze Overeenkomst. Partijen sluiten uitdrukkelijk iedere andere mogelijkheid tot ontbinding dan wel vernietiging van deze Overeenkomst uit, in het bijzonder vernietiging op grond van artikel 6:228 (dwaling) van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 7 Tekortkomingen / aansprakelijkheid

1. Indien een der Partijen, hierna te noemen “de nalatige partij”, naar het oordeel van een andere partij, in de nakoming van haar verplichtingen jegens de andere partij toerekenbaar tekortschiet, is de niet-nalatige partij gerechtigd de nalatige partij schriftelijk te sommeren alsnog aan haar verplichtingen te voldoen binnen een daarvoor te stellen redelijke termijn. Indien de nalatige partij in verzuim is, is de niet-nalatige partij gerechtigd voor rekening van de nalatige partij alle maatregelen te treffen die het verzuim (doen) zuiveren.

2. Bij een tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, anders dan door overmacht, is de nalatige partij aansprakelijk voor alle daaruit voor de niet nalatige partij ontstane schade.

3. In geval van overmacht treden partijen zo spoedig mogelijk in overleg over de alsdan ontstane situatie en de te nemen maatregelen, waarbij als uitgangspunt geldt dat de gerechtvaardigde belangen van partijen zoveel als mogelijk onder de dan geldende omstandigheden worden gerespecteerd.

Artikel 8 Aansprakelijkheid

1. De Gemeente is niet aansprakelijk voor enige schade, van welke aard dan ook, welke ten gevolge van de Overeenkomst, door DLE, zijn werknemers of door derden wordt geleden, tenzij sprake is van opzet, grove nalatigheid en/of grove schuld aan de zijde van De Gemeente.

2. DLE vrijwaart De Gemeente voor alle aanspraken (van derden) tot vergoeding van schade waarvoor De Gemeente niet aansprakelijk is. Onder schade wordt mede begrepen alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.

3. De vrijwaring geldt niet, indien de aanspraken voortvloeien uit of de schade is ontstaan door opzet, grove nalatigheid en/of grove schuld van De Gemeente.

4. Indien De Gemeente, om welke reden dan ook, gehouden is enige schade als bedoeld in de voorgaande leden te vergoeden dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van de door de verzekering gedane uitkering, voor zover deze aansprakelijkheid door de verzekering van De Gemeente wordt gedekt.

Artikel 9 Opschortende voorwaarde

Deze Overeenkomst wordt, gelet op het bepaalde in artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet, aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de raad, daartoe in de gelegenheid gesteld, geen wensen en bedenkingen ter kennis van het college van burgemeester en wethouders heeft gebracht, die het college hebben doen besluiten af te zien van het aangaan van deze Overeenkomst.

Artikel 10 Algemeen

1. Partijen verplichten zich over en weer gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen te verschaffen die ten behoeve van het behalen van optimale resultaten uit hoofde van de Overeenkomst benodigd zijn of zouden kunnen zijn.

2. Partijen wijzen ieder contactpersonen aan om de contacten te onderhouden over de (wijze van) uitvoering van de Overeenkomst.

3. Het nalaten door één der Partijen om ter zake van enige bepaling van de Overeenkomst nakoming te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende Partij uitdrukkelijk en schriftelijk met niet-nakoming akkoord is gegaan.

4. Partijen zijn niet gerechtigd hun rechten en plichten uit deze overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij geheel of gedeeltelijk over te dragen.

5. Indien een of meer bepalingen van de Overeenkomst onverbindend zijn of worden, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen verbinden zich om de niet-verbindende bepalingen te vervangen door bepalingen die wel verbindend zijn, het een en ander zoveel mogelijk in de geest van de Overeenkomst.

6. Geschillen tussen Partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der Partijen als zodanig worden beschouwd, worden zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing gebracht.

7. Indien Partijen niet tot een oplossing komen, worden geschillen bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement ‘s-Gravenhage, tenzij Partijen alsnog arbitrage of bindend advies overeenkomen.

8. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Aldus overeengekomen en getekend in tweevoud te Delft op 2008,

De Gemeente Delft DLE,

………………… …………………………..

Wethouder Bestuurder