Plan van aanpak
Integrale Jeugdgezondheidszorg
.
Opsteller: Coördinatiegroep IJGZ
Datum: 13 november 2006
Document: Plan van aanpak I-JGZ
Versie: Concept 0.94
Inhoudsopgave
1.1 Beschrijving aanleiding en uitgangspunten
van het project
2.5 Relaties met andere projecten
5.2 Overlegstructuur en rapportage
5.3 Versiebeheer en projectarchief
7.2 Product decompositie, beschrijvingen en
stroomdiagram
Voor het project organisatie is, voorzover nu te overzien,
verder de inzet nodig van:
1
Inleiding
Dit
plan van aanpak vormt de algemene basis van het project Integrale Jeugdgezondheidszorg.
Het
Plan van aanpak beschrijft wat het projectdoel is, waarom het belangrijk is dit
doel te bereiken, wie betrokken zijn bij het besturen van het project en wat
hun verantwoordelijkheden zijn, hoe en wanneer het allemaal gaat gebeuren. Dit
is een groeidocument. Er moet nog verder overleg plaatsvinden met de
thuiszorgorganisaties en met de ambtelijke werkgroep die de juridische en
financiële aspecten uitwerkt: de uitvoeringsregeling en het gemeentelijke
beleidskader. Verder worden in de loop der tijd de deelprojectplannen
toegevoegd.
1.1
Beschrijving
aanleiding en uitgangspunten van het project
De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de integrale
jeugdgezondheidszorg van de 0 tot 19 jarigen.
De zorg van de 4 tot 19 jarigen is van oudsher een taak van de
gemeenten, die wordt uitgevoerd door de GGD Zuid-Holland West. Sinds de
wijziging van de WCPV in 2003 zijn de gemeenten ook verantwoordelijk voor de 0
tot 4 jarigen zorg, die wordt uitgevoerd door de jeugdgezondheidszorg van de
Thuiszorg. Om een betere doorlopende zorg aan kinderen en hun ouders en
verzorgenden te kunnen bieden is een vergaande afstemming en samenwerking
tussen GGD ZHW en de vier thuiszorgorganisaties die werkzaam zijn in het
verzorgingsgebied noodzakelijk.
Vanaf januari 2007 is er in de regio Zuid-Holland West
sprake van de start van een integrale uitvoering van de jeugdgezondheidszorg 0
tot 19 jaar onder coördinatie van de GGD ZHW. Om op regionaal niveau goed te kunnen samenwerken
zijn de De colleges zijn voornemens
de coördinatie
over de uitvoering
van de integrale JGZ een aantal taken aan de GGD over te
dragen via een mandaatconstructie. Hiermee blijft de gemeente zelf
(juridisch) verantwoordelijk voor de jeugdgezondheidszorg. De
gemeenten stellen t
dan ook een beleidskader op. Aan de hand daarvan stellen de GGD ZHW en de thuiszorgorgansiaties een
uitvoeringsplan op, waarbij de GGD coordineert. De GGD ZHW schakelt de vier
betrokken thuiszorgorganisaties in de regio Zuid-Holland West in bij de
uitvoering.
Als
eerste zal de mandateringsregeling van de gemeenten door de colleges van
B&W vastgesteld moeten worden en de daaruit voortvloeiende
uitvoeringsregeling. Daarna kan gestart worden met het inrichten van de
contracten die de GGD afsluit met de gemeenten over de te leveren diensten. Het betreft hier
diensten van 0 tot 19 jaar waarvoor deels de GGD en deels de
thuiszorgorganisaties integraal verantwoordelijk zijn. Met de
thuiszorgorganisaties worden daartoe door de GGD ZHW uniforme contracten afgesloten.
Dit betekent dat:
·
elke
gemeente jaarlijks met de GGD een contract afsluit over de te leveren diensten
en producten.
·
afspraken
over het basistakenpakket (uniform, extra zorg en maatwerk) en eventuele extra
diensten worden meegenomen in de jaarlijkse begrotingscyclus
·
de GGD de beschikking
krijgt over het budget (het uniforme deel en het maatwerkdeel) dat de acht gemeenten voor de
jeugdgezondheidszorg beschikbaar stellen voor de 0 tot 19 jarigen
·
de GGD gemandateerd wordt om
de subsidierelatie te onderhouden met de thuiszorgorganisaties.de
beschikking krijgt over het budget dat de 8 gemeenten voor de
jeugdgezondheidszorg beschikbaar hebben
·
de taken
die door de thuiszorgorganisaties worden uitgevoerd, zijn geborgd in de
contracten die door de directeur van de GGD met de thuiszorgorganisaties zijn
afgesloten.
Zowel
Operatie Jong, het ministerie van VWS als de “Gideonsgemeenten” staan op front
office niveau de vorming van Centra voor Jeugd en Gezin per wijk of gemeente
voor. Deze centra moeten een centraal punt voor alle vragen van gezinnen over
opvoeden en opgroeien bieden voor de leeftijdscategorie van – negen maanden tot
23 jaar. In deze centra wordt met meer organisaties samengewerkt: de
jeugdgezondheidszorg medewerkers, pedagogen, maatschappelijk werkers, de
huisarts, de verloskundige en de peuterspeelzaal. De regio Zuid-Holland West
zal zo veel als mogelijk meegroeien met deze landelijke ontwikkeling.
Het
ligt dan ook in de rede om te werken met een groeiscenario. Hierbij kunnen voor
de korte termijn uitgangspunten
geformuleerd worden ten aanzien van de inrichting van de organisatie, de teams
en overige onderwerpen:
Uitgangspunten
inrichting organisatie
De directeur GGD sluit uniforme
contracten af met de vier Thuiszorgorganisaties en de directeur sluit
contracten af met de gemeenten over de te leveren producten en diensten.
Er
is sprake van gezamenlijk management: één sectormanager JGZ van de GGD en één
sectormanager JGZ manager van de thuiszorgorganisaties.
De sectormanager JGZ van de GGD legt
verantwoording af aan de directeur van GGD; de sectormanager JGZ van de TZ legt
verantwoording af aan de directies JGZ van de thuiszorgorganisaties. De Raden van Bestuur van TZ dragen
verantwoordelijkheid voor de rapportage over de uitvoeringsovereenkomst aan de directeur van
de GGD.
De sectormanager JGZ van de GGD en de
sectormanager JGZ van de thuiszorg sturen gezamenlijk de regiomanagers aan.
In gezamenlijkheid en gelijkwaardigheid Gezamenlijk
geven de beide managers uitvoering aan het contract en creëren de
randvoorwaarden die nodig zijn voor de regiomanagers en de integrale teams. Op
langere termijn wordt gestreefd naar integratie van functies
Voor elke regio is een regiomanager
verantwoordelijk. Deze regiomanagers worden geleverd door GGD en TZ in een nog
af te spreken verhouding. Gezamenlijk moet worden bekeken welke uitgangspunten
hierbij worden gehanteerd. In de centra
zijn integrale teams werkzaam die uitvoering geven aan de activiteiten zoals
omschreven in de uitvoeringsovereenkomst. De regiomanager is integraal verantwoordelijk
voor de dagelijkse gang van zaken in het centrum, zoals roosters, planningen,
vakantiedagen, teamoverleg, casuïstiekoverleg, randvoorwaarden,
functioneringsgesprekken e.d.
Uitgangspunten
teams
De integraal werkende teams bestaan uit
medewerkers van de in die gemeente werkende thuiszorgorganisatie en de GGD,
eventueel aangevuld met lokaal wenselijk andere deelnemende partners. Het tempo
waarin de teams worden gevormd is mede afhankelijk van lokale omstandigheden.
Alle medewerkers en managers blijven in
dienst van hun eigen organisatie. Daarmee blijven de rechtspositionele
aspecten gewaarborgd
De
0 tot 19 jarigen zorg wordt uitgevoerd door teams die decentraal worden
gehuisvest. Bij voorkeur wordt gebruikt gemaakt van de bestaande huisvesting van
de consultatiebureaus. Voor wat betreft de kosten is de peildatum 1 januari
2005. Tevens zullen de locaties voor de backoffices bepaald moeten worden.
Gestreefd wordt naar een zo efficiënt mogelijke formatie.
Overige
uitgangspunten
- De
gemeenten zullen hun verantwoordelijkheden moeten kunnen nemen op momenten
waarop dat belangrijk is, bijvoorbeeld in het geval van calamiteiten. Om
dit te operationaliseren krijgt de directeur van de GGD, als uitvoerder
van de contracten GGD-Gemeenten, een aanwijzingsbevoegdheid. Deze
bevoegdheid wordt nauwkeurig vastgelegd in een protocol en is in ieder
geval voorbehouden voor bijzondere omstandigheden. Indien van toepassing
zal achteraf transparant gemaakt worden waarom er gebruik van is gemaakt.
- Vanaf 1
januari 2009 is het wettelijk verplicht om bij elk nieuw contactmoment
gebruik te maken van het EKD. De GGD is verantwoordelijk voor het EKD.
Vanaf 1 januari 2008 is het Elektronisch Kinddossier operationeel. De
uitwerking daarvan is afhankelijk van landelijke ontwikkelingen.
. - Het
product begrotingsmodel van ACTI-Z en GGD Nederland zal als uitgangspunt
worden gebruikt voor het verder uitwerken van de financiële afspraken
Schematisch
ziet de organisatie er als volgt uit:
Figuur
1: Organisatie Integrale Jeugdgezondheidszorg
Implementatie
Gedurende de implementatiefase wordt een projectorganisatie
in het leven geroepen. In de volgende paragrafen worden onder andere de
projectdefinitie, de projectinrichting en de projectplanning beschreven.
2
Projectdefinitie
2.1
Doel
De doelstelling van het project Integrale
Jeugdgezondheidszorg luidt:
Er voor zorgdragen dat per 1 januari 2007
op basis van de gemeentelijke uitvoeringsregeling de contracten tussen de GGD en de Raden van Bestuur van de
Thuiszorg en de contracten tussen de GGD en de gemeenten zijn afgesloten en er
naar toe werken dat er per 1 januari 2008 een naar behoren functionerende
integrale Jeugdgezondheidszorg is. Dit betekent dat de uitvoeringsorganisatie
is ingericht en gefaciliteerd conform de door de gemeenten geformuleerde
uitgangspunten en het beleidskader.
2.2
Projectbegrenzing
Het
project eindigt om het moment dat de beoogde organisatie van start gaat,
behoudens nazorg activiteiten.
Het
project richt zich uitsluitend op het regelen van die resultaten die ook in de
uiteindelijk beoogde organisatie tot de verantwoordelijkheid van de directeur
GGD ZHW kunnen worden gerekend.
2.3
Start
project
Het
project start na goedkeuring van dit plan van aanpak op de bijeenkomst op 27
september 2006. Op deze bijeenkomst zijn de Raden van Bestuur van de vier
thuisorganisaties aanwezig, de vier betrokken wethouders en de directeur van de
GGD. Op basis van deelopdrachten starten de deelprojecten en leveren volgens
planning deelproject plannen op.
2.4
Risico’s
Er
geldt een aantal randvoorwaarden om de doelstelling van het Project Integrale
jeugdgezondheidszorg te kunnen behalen. De gemeentelijke beleidskaders en de
gemeentelijke uitvoeringsregeling moeten voldoende handvatten bevatten voor de
GGD ZHW om zowel contracten met de thuiszorgorganisaties te kunnen afsluiten
als de contracten met de gemeenten. Door gedurende het project een
risicologboek bij te houden kan de projectleider continu monitoren in hoeverre
de doelstelling van het project wordt bedreigd en eventueel in samenspraak met
de opdrachtgever maatregelen (doen) treffen. Een risico dat nu reeds te
voorzien is de resterende tijd voor de invoering. Dit leidt al naar een
gefaseerde invoering.
2.5
Relaties
met andere projecten
Afstemming
met de volgende projecten is van belang:
·
Landelijke
invoering Elektronisch Kinddossier
·
Beleidsgroep
Opvoed- en ontwikkelingsondersteuning: samenbrengen van alle opgroei- en
opvoedingsactiviteiten waarbij de JGZ de “voordeur” is.
·
Wet
Maatschappelijke Ondersteuning
·
Evaluatie
Regeling Specifieke Uitkering (RSU) door het ministerie van VWS (september
2006)
·
KlokSlag : dit
project is gericht op de versterking van de bedrijfsvoering van de GGD ZHW en
heeft impact op de proces- informatie- en organisatiestructuur en de P&C
cyclus van de GGDZHW.
2.6
Op te
leveren resultaten
De
doelstelling van het project Integrale Jeugdgezondheidszorg wordt bereikt door
de oplevering van de volgende hoofdproducten:
- Contracten
tussen enerzijds de gemeenten en de directeur GGD en anderzijds de
directeur GGD en de thuiszorgorganisaties. De basis hiervan is het
mandateringsbesluit van de gemeenten en de daaruit voortvloeiende
uitvoeringsregeling. Gereed 1 januari 2007. Zodra het mogelijk is ook een
overeenkomst tussen de directeur GGD en de twee sectormanagers JGZ.
- Een
ingerichte en werkende organisatie: o.a. functieomschrijvingen, integraal
werkende teams, opleidingsplannen, samenwerkingsafspraken. Gereed 1
januari 2008
- Een
werkend Elektronisch Kinddossier voor alle nieuwe contactmomenten
inclusief het onderhoud en beheer. Streven is operationeel per 1 januari
2008, afhankelijk van landelijke ontwikkelingen.
- Adequate
huisvesting binnen de uitgangspunten die eerder door de
portefeuillehouders Volksgezondheid van de 8 gemeenten zijn geformuleerd,
zoals aantal locaties en kosten. Gereed: gefaseerd, afhankelijk van de
lokale situatie.
In
de deelprojecten worden de daaraan ten grondslag liggende producten verder
beschreven en uitgewerkt.
2.7
Aanpak
Er
is gezien de resterende tijd tot 1 januari 2007 sprake van een gefaseerde
invoering. Als eerste stap moeten de contracten met de GGD en Thuiszorg
afgesloten zijn en de contracten tussen de GGD en de gemeenten.
Contracten
In
de uitvoeringsregeling die onder verantwoordelijkheid van de ambtelijke
projectgroep tot stand zal komen, staan de financiële randvoorwaarden
beschreven. Aan de hand hiervan kan de directeur van de GGD ZHW starten met het
inrichten van de contracten die afgesloten moeten gaan worden met de
thuiszorgorganisaties en met de gemeenten. Deze contracten komen tot stand
onder verantwoordelijkheid van de directeur, die hiervoor van de benodigde
financiële en juridische expertise gebruik zal maken.
Daarnaast
worden onder verantwoordelijkheid van projectleider de volgende deelprojecten
gestart.
Deelprojecten
De
uitvoering van het project zal plaatsvinden in een aantal parallelle
deelprojecten. Elk deelproject richt zich op de oplevering van een van de
hoofdproducten van dit project. Aldus worden de volgende deelprojecten
onderscheiden:
1.
Organisatie
2.
Elektronisch
Kinddossier (EKD)
3.
Samenwerking
en dienstverlening
4.
Huisvesting
Per
deeltraject wordt door de desbetreffende deelprojectleider een volledig
deelprojectplan opgesteld waarin staat aangegeven welke producten en
tussenproducten worden opgeleverd, welke aanpak wordt gehanteerd, welke
planning wordt gehanteerd en welke middelen worden ingezet. Deze
deelprojectplannen worden na definitieve vaststelling bijgevoegd als bijlage
bij dit Plan van aanpak.
Fasering
In
de eerste plaats ten behoeve van de beheersing is het project opgedeeld in
fases. Conform de Prince 2 methode voor projectmanagement is tussen de fases
ruimte voor bezinning. Dit komt er concreet op neer dat de projectleider per
fase expliciete toestemming van de opdrachtgever nodig heeft om te mogen
starten. De opdrachtgever neemt dit besluit op basis van een door de
projectleider opgestelde rapportage over de afgelopen fase en een
detailplanning en een eventueel bijgesteld plan van aanpak voor de volgende
fase. Hierbij toetst de opdrachtgever met name of het project nog voldoende
bijdraagt aan de geformuleerde hoofddoelstelling en of de aanpak en de daarvoor
door de projectleider gevraagde middelen nog in verhouding staan tot het doel.
Fase
1: Analyse
In
deze fase worden de bestaande en de gewenste situatie beschreven en worden
uitspraken gedaan over de te verwachten impact van de benodigde veranderingen.
De bevindingen worden besproken met de opdrachtgever en de coördinatiegroep. De
analyse van de situatie vormt de basis voor de volgende fase.
Product(en):
Analyse van de situatie
Fase
2: Inrichting
In
deze stap worden de daadwerkelijke producten ontwikkeld en eventueel getest
door het projectteam.
Product(en):
Producten conform (aangepast) deelprojectplan.
Fase
3: Invoering
In
de laatste stap worden de ontwikkelde producten overgedragen aan de
organisatie. Eventueel worden medewerkers aanvullend opgeleid of getraind.
Product(en):
Doelstellingen deeltraject bereikt.
3
Projectinrichting
In
het onderstaande schema is weergegeven volgens welke projectstructuur aan de
Integrale Jeugdgezondheidszorg wordt gewerkt. De gemeenten enerzijds en de
thuiszorgorganisaties en de GGD anderzijds gaan in parallelle, maar nauw met
elkaar verbonden trajecten aan de slag met de voorbereidingen.
Figuur
2: Projectorganisatie Integrale Jeugdgezondheidszorg GGD ZHW
De
in grijs weergegeven elementen vallen buiten de reikwijdte van dit plan van
aanpak.
3.1
Rollen en
taken
Bestuur
GGD ZHW c.q wethoudersoverleg
Het
bestuur is initiator van de integrale jeugdgezondheidszorg, maar valt buiten
het beschouwinggebied van dit plan van aanpak.
Opdrachtgever:
De
opdrachtgever is eerste belanghebbende bij het projectresultaat en bewaakt of
de door het project opgeleverde resultaten in voldoende mate bijdragen aan de
hoofddoelstelling. De opdrachtgever stelt de projectleider c.q. opdrachtnemer
in staat zijn opdracht uit te voeren door middel van het beschikbaar stellen
van voldoende middelen. De rol van opdrachtgever wordt ingevuld door de
Directeur GGD ZHW, Mw. M.T. Greidanus. De opdrachtgever vraagt advies aan de
begeleidingscommissie en motiveert haar besluit in het geval van het niet
opvolgenvan dit advies
De
directeur is tevens verantwoordelijk voor de totstandkoming van de contracten
met de thuiszorgorganisaties en acht gemeenten.
Begeleidingscommissie
De
begeleidingscommissie wordt ingesteld door de besturen van de GGD ZHW en de
Thuiszorgorganisaties en heeft als taak om vanuit een onafhankelijke positie
(d.w.z. niet als onderdeel van de formele projectorganisatie) toe te zien op de
kwaliteit van de door het project opgeleverde resultaten. Zij kijkt mee en
brengt gevraagd, maar desgewenst ook ongevraagd advies uit aan de
opdrachtgever. Bij elke overgang naar de volgende fase heeft de commissie een
duidelijke rol.
De
commissie bestaat uit de volgende leden: vertegenwoordiger van de Raad van
Bestuur van de Thuiszorgorganisaties, twee wethouders en een lid van het
Managementteam van de GGD. De projectleider I-JGZ neemt op uitnodiging als
adviseur deel aan de vergaderingen van de begeleidingscommissie.
Opdrachtnemer
c.q. /projectleider
De
projectleider is de opdrachtnemer en is verantwoordelijk voor het behalen van
het eindresultaat van het project. De opdrachtnemer draagt zorg voor de
oplevering van de in het projectplan geformuleerde resultaten c.q. producten
(tijdig, binnen budget en van voldoende kwaliteit). De projectleider wordt tot
1 maart 2007 aangesteld. Daarna wordt bekeken of een separate projectleider nog
nodig is of dat de twee sectormanagers JGZ deze taak gezamenlijk kunnen
overnemen.
Ambtelijke
werkgroep
De
ambtelijke projectgroep ontwikkelt vanuit de gemeenten en in nauwe samenwerking
met het project I-JGZ van de GGD het beleidsmatig kader, de juridische
aspecten, de financiële cyclus, het mandateringsbesluit en de
uitvoeringsregeling. Dit vormt de basis voor het contract tussen GGD ZHW en
thuiszorgorganisaties en de contracten tussen de GGD ZHW en de gemeenten.. De
werkgroep bestaat uit Olga Lemmen (gemeente Pijnacker-Nootdorp), Marc Verkerk (gemeente
Delft) en Erwin Knevelbaard (gemeente Wassenaar). De werkgroep overlegt
regelmatig met de andere beleidsambtenaren van de betrokken gemeenten.
Coördinatiegroep
De
coördinatiegroep bestaat uit sleutelfunctionarissen uit de betrokken
organisaties, in ieder geval de twee sectormanagers JGZ . Vanuit de gemeenten
is in elk geval de ambtelijke werkgroep vertegenwoordigd. Voorstellen vanuit de
deelprojecten worden door deze groep besproken. Doel is een platform te creëren
waarin de resultaten en vorderingen van het project kunnen worden besproken.
Door gedurende de projectuitvoering regelmatig te overleggen met de
coördinatiegroep moet inhoudelijke en procesmatige aansluiting worden
gecreëerd/behouden tussen de organisaties en het project.
Projectondersteuning
Beheer projectarchief, organisatie en
verslaglegging bijeenkomsten, communicatie, voortgangscontrole.
Deelprojectleider
De
deelprojectleiders zijn onder directe aansturing van de projectleider en aan de
hand van vooraf goedgekeurde deelprojectplannen verantwoordelijk voor de
realisatie van bepaalde producten.
Projectmedewerker
De
daadwerkelijke realisatie van de producten van het project wordt verzorgd door
projectmedewerkers. Dit doen zij onder aansturing van een van de
deelprojectleiders.
De
ambtelijke projectgroep stelt de projectopdrachten vast voor de ambtelijke
werkgroepen uitvoeringsregeling IJGZ en
het beleidskader IJGZ en bewaakt de voortgang. De voorstellen van deze
werkgroepen worden in de coördinatiegroep besproken.
4
Communicatie
Uitgangspunten
voor de communicatie over de voortgang van de implementatie zijn:
- De
opdrachtnemer, c.q projectleider is verantwoordelijk voor de totale
communicatie en wordt hierbij ondersteund door communicatiemedewerkers uit
de betrokken organisaties.
- Er wordt een communicatieplan opgesteld
waarin beschreven op welke momenten en met welke doelgroepen wordt
gecommuniceerd en welke middelen daar ingezet voor kunnen worden.
- Er wordt
een onderscheid gemaakt tussen externe en interne communicatiedoelgroepen
- Het
streven is om alle betrokken JGZ’ers bijeen te laten komen in een
startconferentie in oktober van dit jaar. De doelstelling van de
conferentie is het bespreken van ontwikkelingen en het vaststellen van de
contouren van de integrale JGZ in onze regio. Om dit te realiseren zal op
korte termijn een communicatie werkgroep in het leven geroepen moeten
worden.
De
communicatie wordt nog verder uitgewerkt.
5
Beheersingsmechanismen
De
projectleiders en deelprojectleiders werken op basis van vooraf vastgestelde
plannen. Zij rapporteren tussentijds aan hun respectievelijke
opdrachtgevers.
5.1
Vervanging
De projectleider wordt bij afwezigheid
vervangen door de opdrachtgever. De deelprojectleiders worden bij afwezigheid
vervangen door de projectleider.
5.2
Overlegstructuur
en rapportage
Rapportage
en afstemming vinden plaats via de onderstaande overleg- en
rapportagestructuur.
Opdrachtgeveroverleg
De
opdrachtgever en de projectleider overleggen elke twee weken. Indien gewenst
(door de opdrachtgever en/of de begeleidingscommissie) schuift bij dit overleg
ook de voorzitter van de begeleidingscommissie aan. Van het
opdrachtgeveroverleg wordt ten behoeve van de deelnemers een puntsgewijs
verslag gemaakt.
Begeleidingscommissie
De
begeleidingscommissie komt zo vaak bijeen als zij dit zelf nodig acht, maar ten
minste bij elke faseovergang.
Projectgroep
De
projectgroep houdt op weekbasis een voortgangsoverleg op basis van door de
deelprojectleiders opgestelde voortgangsverslagen. Daarnaast zal m.n. in de
opstartfase veelvuldig inhoudelijk afstemmingsoverleg nodig zijn. In het
projectteam wordt een actie- en aandachtpuntenlijst bijgehouden.
Coördinatiegroep
De
coördinatiegroep komt maandelijks bijeen en extra op initiatief van de
projectleider of een van de deelprojectleiders als er zich een te bespreken
onderwerp aandient. Van de overleggen van de coördinatiegroep wordt een verslag
opgesteld.
Projectrapportage
De
projectleider stelt telkens twee dagen voorafgaand aan het opdrachtgeveroverleg
een korte projectvoortgangsrapportage op conform een sjabloon.
Voortgangsrapportage
deelprojecten
De
deelprojectleiders stellen telkens de dag voorafgaand aan het overleg van de
projectgroep een korte voortgangsrapportage op (volgens sjabloon) en sturen
deze aan de overige leden van de projectgroep.
5.3
Versiebeheer
en projectarchief
De
projectdocumentatie is toegankelijk voor alle projectleden via de L-schijf.
Voor elk deelproject is een afzonderlijke map beschikbaar. Elk formeel
projectdocument (product) is voorzien van versiebeheer op de wijze zoals
toegepast in dit plan van aanpak. Conceptversies hebben als versienummer 0.x.
Definitieve (d.w.z. door de opdrachtgever geaccepteerde) documenten zijn te
herkennen aan het versienummer 1.x.
De
deelprojectleiders zijn verantwoordelijk voor het beheer van de documentatie
van hun deelproject. De projectleider beheert het archief van door de
opdrachtgever geaccepteerde documenten (producten).
6
Kwaliteitsplan
In
het algemeen geldt dat de projectleider respectievelijk de deelprojectleiders
verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de opgeleverde producten. Per
product wordt in een productbeschrijving opgenomen welke kwaliteit- c.q.
acceptatiecriteria worden gehanteerd.
Dit
wordt nog verder uitgewerkt.
7
Projectplanning
7.1
Externe afhankelijkheden
- Productoplevering
door de ambtelijke werkgroep.
De
ambtelijke werkgroep levert de uitvoeringsregeling op en het beleidskader 2007.
7.2
Product
decompositie, beschrijvingen en stroomdiagram
Het
onderstaande schema geeft aan welke hoofdproducten worden opgeleverd en welke
producten uit de deelprojecten (voor zover nu reeds bekend).
7.3
Planning
Fase
0 – geplande datum gereed: 15 november 2006
- Goedgekeurd plan van aanpak
go/no go- beslissing door
opdrachtgever
Fase
1 – geplande datum gereed: 1 december 2006
·
Door
colleges vastgestelde mandateringsbesluit
·
Uitvoeringsregeling
mandaat IJGZ (op te leveren door ambtelijke werkgroep)
·
Opdrachtformulering
deelprojecten
·
Afgeronde
inventarisatie namen deelnemers aan werkgroepen
go/no go- beslissing door
opdrachtgever
Fase
2 - geplande datum gereed: 1 januari 2007
- Afgesloten contracten tussen
GGD ZHW en thuiszorgorganisaties en GGD ZHW en de gemeenten
- Plannen van aanpak
deelprojecten
- Beleidskader (huisvesting,
functies etc.)
- Detailplanning volgende fase
(inclusief personele invulling projectteams/werkgroepleden)
- Benoemde sectormanagers
Fase
3 - geplande datum gereed: 1 maart 2007
- blauwdruk organisatie
- Benoemde regiomanagers
- Organisatie
frontoffice
- Organisatie backoffice
- Competentieprofielen frontoffice
- Competentieprofielen backoffice
- Informatiestromen
backoffice
- Beschrijving
van de nieuwe organisatievorm
- Methodiek
toewijzing personeel
- Stappenplan
scholing
- Stappenplan
Teambuilding
- Eerste structurele personele
invulling
- Inventarisatie huidige
situatie ten behoeve van EKD
- Beleidsplan IJGZ
- Huisvestingsplan
- Detailplanning voor de
volgende fase (inclusief personele invulling projectteams/werkgroepleden)
go/no go- beslissing door
opdrachtgever
Fase
4 - geplande datum gereed: 1 januari
2008
- Operationele IJGZ organisatie
- Adequate huisvesting
Fase
5
- Nazorg
7.4
Inzet
|
Naam |
Functie/Rol |
Periode |
Inzet
p.w. |
Kosten
|
Te
financieren uit: |
|
Petra
van Bommel |
Ondersteuning
contracten |
Oktober
2006 tot januari 2007 |
3
dagen |
xxxx |
Reserves
begroting GGD |
|
Mariette
Crasborn |
Projectleider
|
Oktober
2006 t/m maart 2007 |
2
dagen |
xxxx |
Reserves
begroting GGD |
|
Francis
van der Wilden |
Projectondersteuning |
mei
2006 t/m februari 2008 |
1
dag |
----------- |
Verschuiving
taken binnen GGD |
|
Marianne
Engels |
Deelprojectleider
EKD (digitaliseren dossiers) |
mei
2006 t/m februari 2008 |
2
dagen |
------------ |
Verschuiving
taken binnen GGD |
|
Brigitte
Prevos (GGD) PM (Thuiszorg) |
Deelprojectleider
organisatie Deelprojectleider
organisatie |
mei
2006 t/m februari 2008 december
2006 t/m mei 2007 |
2
dagen 2
dagen |
50.000
euro, te financieren door de 8 gemeenten |
Verschuiving
taken binnen GGD |
|
p.m. |
Deelprojectleider
huisvesting/projectleider |
Maart
2007 t/m februari 2008 |
2
dagen |
p.m. |
p.m. |
|
p.m. |
Deelprojectleider samenwerking en dienstverlening/
sectormanager |
Maart
2007 t/m februari 2008 |
2
dagen |
p.m. |
p.m. |
Betrokkenheid
van allle organisaties is van belang. De deelname van medewerkers in
werkgroepen en dergelijken zal zoveel mogelijk georganiseerd worden in
bestaande structuren. De personele invulling in het project zal dus uit de
bestaande capaciteit gehaald worden en zo efficient mogelijk.
Voor het project organisatie is, voorzover nu
te overzien, verder de inzet nodig van:
- Adviseurs Personeelszaken van GGD en Thuiszorg
- Medewerkers primair proces van GGD en Thuiszorg
- Regiomanagers
De inschatting is 0.5 tot 1dag per maand per medewerker.
Voor het project EKD, is voorzover nu te overzien, verder de inzet
nodig van:
- Afdelingen ICT en applicatiebeheerder van GGD ZHW en
vier Thuiszorgorganisaties
- Medewerkers primair proces van GGD en Thuiszorg
De inschatting is 0.5 tot 1 dag per maand per medewerker
Indien gekozen wordt voor het digitaliseren van bestaande dossiers
in 2007, wordt daar een separaat deelprojectplan voor opgesteld.
- per GGD regio
een werkgroep huisvesting ( 3 werkgroepen)
- in het programma van eisen wordt geregeld: huisvesting, financiën,
inrichting, programma van eisen en de taken en rollen
- het voorzitterschap is in handen van de TZ
- de projectleider zorgt voor het contact tussen de werkgroepen en de
afdelingen facilitaire zaken van de gemeenten
- de projectleider verstrekt de opdracht en bewaakt het proces
De ambtelijke
werkgroep stelt voor eind december 2006 een kort beleidskader op voor
2007. In de loop van volgend jaar wordt
er een rijker beleidskader opgesteld voor de komende jaren. Dan zal ook het
concept dienstverlening en samenwerking verder uitgewerkt kunnen worden.
Belangrijk hierin is de visie van de gemeenten op het integraal werken.
Input vanuit de medewerkers is belangrijk daarom wordt er begin 2007 een
startconferentie georganiseerd. Dit moet nog uitgewerkt worden door de nieuwe
sectormanagers.
Voorstel is dat:
- de sectormanagers de opdracht krijgen om te beginnen met de werving van de
regiomanagers. Streven is dat de sectormanagers op 1 januari 2006 starten en
dat de regiomanagers, voor zover mogelijk per maart 2007 geworven zullen zijn.
Dit zou kunnen omdat de regiomanagers uit de interne organisatie komen.
- de werkgroep communicatie zal begin volgend jaar een regionale
werkconferentie voorbereiden en gedurende het hele traject zorgen dat de
medewerkers geïnformeerd worden
- de projectleider IJGZ Mariëtte Crasborn beschrijft de opdracht.