Van :
Presidium
Datum :
15 januari 2009
Pfh. :
nvt
Steller :
Peter Bosch
tel.nr. : 260 2639
e-mail : pbosch@delft.nl
Programma :
Bestuur en organisatie
Registratie nr. :
917869[JMP1]
Stuk :
I
Onderwerp : Ordevoorstel planning & controlcyclus 2009
Gevraagde beslissing:
1. De planning & controlcyclus met bijbehorend ordevoorstel 2009 vaststellen[JMP2].
In dit voorstel inzake de planning & controlcyclus met bijbehorend ordevoorstel 2009 wordt evenals in voorgaande jaren de procedure rondom het vaststellen van de begroting en overige documenten uit hoofde van de beleidscyclus vastgelegd. Het presidium en het fractievoorzittersoverleg hebben het begrotingsproces van de begroting 2009-2012 geëvalueerd en voorgesteld daarin slechts beperkt wijzigingen door te voeren. Bij de vormgeving van de beleidscyclus op de langere termijn zullen de voorstellen van het college inzake het Verbetertraject Beleidscyclus en de uitkomsten van het Rekenkameronderzoek n.a.v. de motie Van Doeveren (SMART-heid begroting) worden betrokken.
1. Aanleiding
Jaarlijks dient de planning & controlcyclus te worden vastgesteld via het ordevoorstel.
2. Bevoegdheid
Het betreft een procedurevoorstel voor de raad en is daarom afkomstig van het presidium, voorbereid door de Rekening- & Auditcommissie.
3. Historie
/ relatie met eerdere besluiten/ proces
Over de jaarrekening 2007 heeft de Rekeningencommissie een advies uitgebracht waarin opgeroepen werd het een aantal begrotingswijzigingen te verminderen, een wens die opnieuw naar voren werd gebracht bij de commissiebehandeling van de Najaarsrapportage 2008. Het college wordt gevraagd te bezien in hoeverre in 2009 de gebruikelijke technische Algemene Raadsbegrotingswijzigingen (ARB’s) aan de hierna toegelichte kwartaalrapportages kunnen worden gekoppeld. In 2008 werd bijvoorbeeld in november over de inhoudelijke beslispunten uit de Najaarsrapportage besloten en in december over de begrotingswijziging.
Voor wat betreft de Kadernota heeft de raad in het ordevoorstel van vorig jaar gekozen voor een puur beleidsmatige invalshoek. Terugkijkend op de behandeling in mei van dit jaar, blijken diverse fracties niet onverdeeld gelukkig te zijn met deze keuze die het ontbreken van een financiële paragraaf in dit bestuursdocument tot gevolg had.
Verder hebben het presidium en het fractievoorzittersoverleg na de vaststelling van de Programmabegroting 2009-2012 het begrotingsproces geëvalueerd. Op basis daarvan en op grond van door de raad geuite wensen en behoeften is bijgaand voorstel inzake de planning & cyclus 2009 met bijbehorend ordevoorstel opgesteld.
4. Wat
willen we bereiken? (Beoogd effect)
Een kwalitatief goede planning & controlcyclus.
5. Wat gaan
we daarvoor doen?
Idealiter bestaat de verantwoordingscyclus uit vier kwartaalrapportages van het college aan de raad, zoals bijv. in Amsterdam en Rotterdam het geval is. Voor de Delftse situatie zou dat vertaald kunnen worden in een eerste en derde kwartaalrapportage waarbij in een zeer korte en bondige opzet vanuit het principe “management by exception” beleidsmatige en financiële afwijkingen worden toegelicht. De tweede kwartaalrapportage met als peildatum 1 juli (de zgn. Bestuursrapportage) zal uitgebreider van aard zijn. Een afzonderlijke 4e bestuurlijke kwartaalrapportage hoeft niet opgesteld worden, dit in verband met het opstellen van het jaarverslag.
Jaarverslag
In het jaarrekeningproces is nagenoeg identiek aan vorig jaar. Schematisch:
Voorgesteld wordt in 2009 (nog) geen aparte 1e kwartaal rapportage op te stellen, maar deze integraal onderdeel te laten zijn van de Kadernota. Omdat 2009 tevens het laatste volledige jaar van de huidige bestuursperiode beslaat en om in staat te zijn een goede tussenbalans te kunnen opmaken van de uitvoering van het coalitie-akkoord 2006-2010, wordt voorgesteld het college te verzoeken de Kadernota de volgende opzet te geven.
Per programma worden de doelstellingen uit de begrotingen en het coalitie-akkoord als referentiekader genomen. In een paragraaf “Wat is reeds uitgevoerd” wordt ingegaan op de (cumulatief) bereikte resultaten tot en met eind 2008. In de paragraaf “Wat is de stand van zaken voorjaar 2009 ” wordt een toelichting opgenomen op de lopende begroting (waarmee een afzonderlijke 1e kwartaalrapportage dit jaar niet nodig is). In de paragraaf “Wat dient nog te worden uitgevoerd” wordt een schets gegeven van de zaken die vanaf april 2009 tot aan de verkiezingen in 2010 nog uitgevoerd moeten worden. Hier dienen ook onderwerpen een plek te krijgen die bijvoorbeeld door gewijzigde omstandigheden of nieuwe inzichten géén uitvoering zullen krijgen in de bestuursperiode.
Gezien de wens van de raad om – op hoofdlijnen - geïnformeerd te worden over majeure financiële ontwikkelingen, wordt voorgesteld in de Kadernota een hoofdstuk Financiën op te nemen. Daar wordt de financiële uitkomst van het jaarrekening-resultaat 2008 betrokken en andere majeure financiële ontwikkelingen, zoals evt. ontwikkelingen in de ISV-middelen, financiële scenario’s op hoofdlijnen op basis van de dan beschikbare notitie inzake lastenstijgingspercentages en de financiële opgave die de uitvoering van het programma-akkoord in de resterende bestuursperiode op hoofdlijnen met zich meebrengt.
In 2007 werd de Kadernota kort voor het zomerreces behandeld, waardoor wensen vanuit de raad niet of nauwelijks in de begroting konden worden verwerkt. Om die reden is de bestuurlijke behandeling in 2008 vervroegd tot mei. Hoewel in deze maand weliswaar nog niet over de jaarrekening is besloten, is de financiële uitkomst over 2008 dan al wel bekend, waardoor het niet bezwaarlijk is dat het college in de financiële paragraaf bij de Kadernota 2009 het jaarrekeningresultaat 2008 opneemt.
Het presidium wijst de raad erop dat de volgorde van raadsbehandeling van kadernota en jaarverslag logischerwijs andersom is, maar dat dit met name wordt veroorzaakt door het feit dat de raad de begroting uiterlijk eind augustus wenst te ontvangen, en het college om die reden al vóór het zomerreces de concept-begroting grotendeels vaststelt, waarna deze in augustus wordt afgerond.
Mei en Septembercirculaire
Zoals het college bij de Septembercirculaire 2008 reeds heeft gedaan, wordt voorgesteld het college te verzoeken in 2009 zo spoedig mogelijk na de ontvangst en beoordeling van beide circulaires de raad standaard een (korte) brief te doen toekomen of en zo ja, welke relevante afwijkingen voor het financiële beeld te melden zijn.
In het kader van verantwoording over de uitvoering van de begroting 2009 en nieuwe ontwikkelingen in het lopende jaar dient de Bestuursrapportage 2009 met als peildatum 1 juli te worden opgesteld. Ook in het kader van het op een ordentelijke wijze kunnen betrekken bij van deze verantwoording bij de begrotingsbehandeling 2010, is een peildatum van 1 juli nodig in plaats van de huidige peildatum van 1 augustus. Op die manier kunnen beleidstoelichtingen in de laatste weken van juni en eerste helft van juli –voor het zomerreces- worden opgesteld en behandeling in de vakcommissies van september, voorafgaand aan de begrotingsbehandeling in oktober kan plaatsvinden. Hiermee wordt tegelijkertijd geborgd dat begrotingswijzigingen over het lopende jaar (in de Bestuursrapportage 2009) en over 2010 (in de Programmabegroting 2010) ook niet langer door elkaar heenlopen. De financiële effecten van de Meicirculaire voor het lopende jaar dienen dan ook bij de Bestuursrapportage 2009 te worden betrokken.
De commissie Bestuur & Werk heeft bij de behandeling van de Najaarsrapportage 2008 aangedrongen op verkorting van de doorlooptermijnen van de rapportages. Omdat rekening moet worden gehouden met het zomerreces, wordt een flinke periode ingeruimd voor de totstandkoming van de Bestuursrapportage, waardoor commissie- en raadsbehandeling in september haalbaar is.
Om de reserves & voorzieningen en de zgn. “grote projecten” integraal onderdeel te laten zijn van deze verantwoordingsrapportage dienen deze als verplichte onderwerpen meegenomen te worden per programma.
Schematisch:
3e kwartaalrapportage 2009 (peildatum 1
oktober)
Zoals hiervoor toegelicht is deze rapportage kort van aard. Ingegaan wordt op belangrijke financiële afwijkingen welke per het einde van het jaar worden voorzien en relevante afwijkingen op de uitvoering van beleid. Uitgaande van het management by exception-principe kan deze rapportage kort van aard zijn.
Schematisch:
6. Wat mag
het kosten? (Financiële paragraaf )
7. Communicatie
nvt
8. Verdere
procedure
nvt
De
raad van de gemeente Delft;
gelezen
het voorstel van het presidium van 19 januari 2009;
b e
s l u i t :
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 februari 2009.
Pagina:
1
[JMP1]Het registratienummer
dat ook op het besluitvormingsformulier wordt gezet.
Pagina:
1
[JMP2]Hier komen puntsgewijs
te staan waar de gemeenteraad een besluit over dient te nemen in de vorm van
beslispunten. Feitelijk gaat het hier om de afronding/conclusie van het voorstel.
Alle besluiten die de raad moet nemen worden hier opgenomen. Het gaat alleen om
die beslispunten waar de raad toe bevoegd is, bijvoorbeeld het vaststellen van
kaders (nieuw beleid) of begrotingswijzigingen.
Deze beslispunten komen ook in het Raadsbesluit te staan die separaat wordt bijgevoegd.