Van :
Presidium
Datum : 19
januari 2009
Indiener :
Presidium
Steller :
Griffier
tel.nr. :
219 2416
e-mail :
lvluyk@delft.nl[JMP1]
Programma :
Bestuur en Organisatie[JMP2]
Registratienr. :
927371
Stuk :
Onderwerp : Verordening Delftse Rekenkamer 2009
Gevraagde beslissing:
I De Verordening Delftse
Rekenkamer 2002 intrekken en de navolgende Verordening Delftse Rekenkamer 2009
vaststellen;
II Instemmen met de
mandaatverlening door het college aan de ambtelijk secretaris van de Delftse
Rekenkamer inzake het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen, en
instemmen met de volmachtverlening door de burgemeester aan de ambtelijk
secretaris van de Delftse rekenkamer tot het verrichten van privaatrechtelijke
handelingen.
Na de komst van de
nieuwe rekenkamer in april 2008 is de huidige verordening tegen het licht
gehouden. Deze was opgesteld kort na de start van de Delftse rekenkamer in
2002.
Daarbij is een
aantal zaken geactualiseerd, onder meer op het punt van de eigen
budgetbevoegdheid van de rekenkamer en de ondersteuning door de ambtelijk
secretaris. Verder is nauwer aangesloten bij de wettelijke
rekenkamer-bepalingen uit de Gemeentewet.
De Delftse
rekenkamer is een zgn. rekenkamerfunctie conform artikel 81oa,
Gemeentewet. Dit geeft de raad in tegenstelling tot een gemeentelijke
rekenkamer (cf. artikel 81a, Gemeentewet) meer vrijheid bij het opstellen
van een verordening. Het belangrijkste verschil is dat de gemeentelijke
rekenkamer eigen personeel in dienst heeft die het onderzoek feitelijk
uitvoert. De Delftse rekenkamer maakt als regel gebruik van externe deskundigen
die onder verantwoordelijkheid van de rekenkamer het onderzoek uitvoeren.
Omdat beide typen
rekenkamer overigens goeddeels dezelfde taken hebben, is in deze herziene
verordening zoveel mogelijk aangesloten bij de systematiek van de Gemeentewet.
Hierna worden de
inhoudelijke wijzigingen artikelsgewijs toegelicht.
Artikel 2
(Rekenkamer)
De raad stelt de
verordening vast. Gelet op de onafhankelijke positie die de rekenkamer
bekleedt, wordt opgenomen dat de verordening niet kan worden gewijzigd dan
nadat hierover met de rekenkamer overleg is gevoerd.
Artikel 3 (Doel
en taak)
De herziene
omschrijving in het eerste en tweede lid sluit nu aan bij de wettelijke
bepalingen.
In aanvulling op
de mogelijkheid dat de raad een verzoekonderzoek kan indienen bij de
rekenkamer, is in het derde lid opgenomen dat ook het college van B&W een
dergelijk verzoek aan de rekenkamer kan doen.
Artikel 4
(benoeming en ontslag voorzitter en leden Rekenkamer)
In het vierde lid
is opgenomen dat de rekenkamer uit haar midden een penningmeester aanwijst. Dit
in verband met de voorgestelde mandaatregeling om de rekenkamer zelf formeel
verantwoordelijk te maken voor het doen van uitgaven en aangaan van
verplichtingen.
In het zesde lid
is toegevoegd dat medewerkers van organisaties waar de rekenkamer
onderzoeksbevoegd is, geen lid kunnen zijn van de rekenkamer.
In het achtste lid is toegevoegd op welke wijze de leden van de
rekenkamer hun overige functies openbaar maken.
In het negende
lid is wat betreft ontslag en schorsing aangesloten bij de wettelijke
bepalingen (artikel 81c, zesde lid en artikel 81d, Gemeentewet).
Artikel 81c
6. Een lid van de
rekenkamer wordt door de raad ontslagen: a. op eigen
verzoek; b. bij de
aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap; c. wanneer hij
bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is
veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die
vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; d. indien hij bij
onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in
staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft verkregen
of wegens schulden is gegijzeld; e. indien hij
naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen. Artikel 81d 1. De raad stelt
een lid van de rekenkamer op non-activiteit indien: a. hij zich in
voorlopige hechtenis bevindt; b. hij bij een
nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is
veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die
vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; c. hij onder
curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surséance van
betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld ingevolge een nog
niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak. 2. De raad kan
een lid van de rekenkamer op non-activiteit stellen, indien tegen hem een
gerechtelijk onderzoek ter zake van een misdrijf wordt ingesteld of indien er
een ander ernstig vermoeden is van het bestaan van feiten en omstandigheden
die tot ontslag, anders dan op gronden vermeld in artikel 81c, zesde lid,
onder a, en zevende lid, onder a, zouden kunnen leiden. 3. De raad
beëindigt de non-activiteit zodra de grond voor de maatregel is vervallen,
met dien verstande dat in
een geval als bedoeld in het tweede lid de non-activiteit in ieder geval
eindigt na zes maanden. In dat geval kan de raad de maatregel telkens voor
ten hoogste drie maanden verlengen. |
Artikel 5
(Budget)
In dit artikel
wordt de budgetverantwoordelijkheid van de rekenkamer formeel geregeld. Het
ligt voor de hand de rekenkamer zelf formeel verantwoordelijk te maken voor
haar begroting en verantwoording, gelet op de wettelijk vastgestelde
onafhankelijke positie van de rekenkamer.
Daarbij is van
belang op te merken dat rekenkamers en rekenkamercommissies niet de bevoegdheid
hebben om tot privaatrechtelijke rechtshandelingen te besluiten en die te
verrichten. Dit betekent bijvoorbeeld dat zij geen externen (onderzoeksbureaus)
mogen inhuren, aangezien zij geen overeenkomsten mogen sluiten. De wetgever
heeft er niet bij stil gestaan dat dit niet strookt met de onafhankelijk
positie van de rekenkamer. In navolging van andere gemeenten wordt daarom de
volgende werkwijze voorgesteld.
Bij het sluiten van een overeenkomst zijn
twee zaken van belang:
• besluiten tot privaatrechtelijke
rechtshandelingen (publiekrecht);
• verrichten van privaatrechtelijke
rechtshandelingen (privaatrecht).
Uitsluitend het college van B en W is
bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke
rechtshandelingen (artikel 160, lid 1, sub
e, Gemeentewet).
De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente
in en buiten rechte (artikel 171, eerste
lid, Gemeentewet). Hieronder valt ook het verrichten
van privaatrechtelijke
rechtshandelingen.
Een rekenkamer(commissie) kan dus niet op
basis van de wet zelf besluiten tot
privaatrechtelijke rechtshandelingen dan wel
privaatrechtelijke rechtshandelingen
verrichten. De bevoegdheid tot het besluiten
van privaatrechtelijke rechtshandelingen kan door het college van B en W
gemandateerd worden aan de ambtelijk secretaris van de rekenkamer. De volgende
punten zijn daarbij van belang:
• Zowel de rekenkamer(commissie) als de
gemeenteraad moeten instemmen met de
mandaatverlening (artikel 10:4 van de
Algemene wet bestuursrecht);
• Het mandaat dient schriftelijk te worden
verleend (artikel 10:5 van de Algemene wet
bestuursrecht);
• Het mandaat moet bekend gemaakt worden in
de zin van artikel 3:42 van de
Algemene wet bestuursrecht.
In het privaatrecht wordt een rechtspersoon
bij het aangaan van een overeenkomst
vertegenwoordigd. De gemeente wordt als
rechtspersoon op grond van artikel 171 lid 1
Gemeentewet vertegenwoordigd door de
burgemeester. De burgemeester kan door middel van een volmacht de bevoegdheid
verlenen aan de ambtelijk secretaris van de rekenkamer om privaatrechtelijke
rechtshandelingen te verrichten (conform artikel 171 lid 2,
Gemeentewet).
Voor een rekenkamer(commissie) is het op
deze manier - via mandaat en volmacht -
mogelijk te besluiten tot, en het verrichten
van privaatrechtelijke rechtshandelingen.
De rekenkamer heeft
in haar reactie d.d. 21 januari laten weten in te stemmen met een dergelijke
mandaat en volmacht.
Het college van
B&W respectievelijk de burgemeester hebben in hun reactie d.d. [datum]
laten weten [nog invullen].
Na besluitvorming
in de raad zullen het mandaat en de volmacht worden vastgesteld en bekend
worden gemaakt.
Wat betreft de
vergoeding die de leden van de rekenkamer ontvangen, is aangesloten bij een
aantal vergelijkbare gemeenten. Daarbij wordt op verzoek van de rekenkamer
voorgesteld de vergoeding per vergadering te wijzigen in een vaste maandelijkse
vergoeding (€ 400 bruto voor een lid, en € 500 bruto voor de voorzitter).
Daarnaast heeft de rekenkamer
verzocht in de verordening op te nemen dat indien een lid door de
rekenkamer wordt gevraagd een uitzonderlijke
inzet te plegen ten behoeve van zijn taken als lid van de rekenkamer, een
gekwalificeerde meerderheid van de rekenkamer kan besluiten aan betrokkene een
gratificatie van een volledige of gedeeltelijke maandvergoeding toe te kennen.
Dit zal worden verantwoord in het jaarverslag van de rekenkamer.
Gelet op de aard van het
werk en een vergelijking met andere gemeenten, kan het presidium zich vinden in
de voorgestelde vergoedingssystematiek.
In het achtste
lid is geregeld dat de rekenkamer een reserve mag vormen tot maximaal de helft
van de jaarlijkse begroting. Dit om jaarlijkse fluctuaties in de
onderzoeksuitgaven op te kunnen vangen. Het is gebleken dat dit soms nodig is
om het onderzoeksprogramma goed te kunnen uitvoeren.
Artikel 6
(Organisatie)
In het eerste lid
wordt de positie van de ambtelijk secretaris formeel geregeld. Om de ambtelijke
secretaris van de rekenkamer aan te kunnen laten sluiten bij een aantal
gemeentelijke voorzieningen, wordt deze organisatorisch ondergebracht bij de
griffie.
De ambtelijke
secretaris wordt functioneel aangestuurd door de rekenkamer en legt alleen aan
de rekenkamer verantwoording af.
Artikel 9
(Onderzoek en rapportage)
In het achtste lid
is opgenomen dat de raad zich binnen drie maanden na publicatie uitspreekt over
gepubliceerde rapporten van de rekenkamer.
3. Voorstel
Het raadsvoorstel
is in aanwezigheid van de rekenkamer besproken in de gezamenlijke
commissie-vergadering van Bestuur, Middelen en Economie, en de Rekening- en
Auditcommissie van 10 februari 2009. Het college heeft een reactie gegeven op
[datum].
De raad wordt voorgesteld de bijgevoegde Verordening Delftse Rekenkamer
2009 vast te stellen en akkoord te gaan met het afgeven van het genoemde
mandaat en de volmacht.
Hoogachtend,
Het Presidium van
de gemeenteraad van Delft,
P. Kiela , R.H. van
Luyk,
Voorzitter griffier
De gemeenteraad
van Delft;
gelezen het
voorstel van het presidium van 19 januari 2009;
gelet op de
artikelen 81oa,147, 182 en 185 van de Gemeentewet;
gelet op het
advies van de Delftse Rekenkamer d.d. 21 januari 2009 en het college van
B&W d.d. (datum)
b e s l u i t
:
I In te trekken de Verordening Delftse Rekenkamer uit 2002 en vast te
stellen de navolgende Verordening Delftse Rekenkamer 2009;
II In te stemmen met de mandaatverlening door het college aan de ambtelijk
secretaris van de Delftse Rekenkamer inzake het besluiten tot
privaatrechtelijke rechtshandelingen, en in te stemmen met de volmachtverlening
door de burgemeester aan de ambtelijk secretaris van de Delftse rekenkamer tot
het verrichten van privaatrechtelijke handelingen.
Artikel 1
Begripsbepaling
Deze verordening
verstaat onder:
a. rekenkamer:
het orgaan waarmee de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81oa van de
Gemeentewet wordt ingevuld.
b.
bestuursorgaan: een orgaan van een rechtspersoon, die krachtens publiekrecht is
ingesteld of
een ander persoon of college met enig
openbaar gezag bekleed.
c. raad: de
gemeenteraad van Delft.
Artikel 2
Rekenkamer
1. De
rekenkamerfunctie in Delft wordt uitgevoerd door de Delftse Rekenkamer, hierna
aan te halen
als de Rekenkamer.
2. De
Rekenkamer is niet ondergeschikt aan enig bestuursorgaan.
3.
Wijzigingen in deze verordening geschieden niet dan na overleg met de
Rekenkamer.
Artikel 3 Doel
en taak
1. De Rekenkamer
onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van
het
door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.
2. Een door de
Rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het
gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat
geen controle van de jaarrekening als bedoeld in de
Gemeentewet artikel 213, tweede lid.
3. Op verzoek van de raad of het college kan de Rekenkamer een onderzoek
instellen.
Artikel 4
Benoeming en ontslag voorzitter en leden Rekenkamer
1. De
Rekenkamer bestaat uit ten hoogste zes leden die door de raad worden benoemd
voor een periode van vier jaar waaronder:
a) een voorzitter
b) maximaal vijf leden
2. De Rekenkamer doet aan de raad een voordracht tot benoeming van een
voorzitter of een lid.
3. Voorafgaand aan de benoemingen, bedoeld in het eerste en tweede lid,
pleegt de raad overleg
met de Rekenkamer.
4. De Rekenkamer wijst uit haar midden één of meer plaatsvervangende voorzitters en een
penningmeester aan.
5 Voorzitter
en leden kunnen voor maximaal één keer voor een periode van vier jaar worden
herbenoemd door de raad.
6. Leden
van het college van burgemeester en wethouders, leden van de raad, commissieleden/niet-raadsleden en ambtenaren
van de gemeente Delft alsmede medewerkers die vallen onder de instellingen
genoemd in artikel 7, vierde lid, kunnen geen deel uitmaken van de Rekenkamer.
7.
Op de leden van de Rekenkamer is artikel 81f van de Gemeentewet, van
overeenkomstige toepassing.
8. De leden van de Rekenkamer maken openbaar
welke andere functies dan het lidmaatschap van de Rekenkamer zij vervullen.
Openbaarmaking geschiedt via de website van de rekenkamer en door
terinzagelegging van een opgave van deze functies op het gemeentehuis.
9. Ten aanzien van ontslag en schorsing zijn
artikelen 81c, zesde lid, en 81d, Gemeentewet van overeenkomstige toepassing
Artikel 5
Budget
1. De raad stelt, na
overleg met de Rekenkamer, de Rekenkamer de nodige middelen ter beschikking
voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.
2. De Rekenkamer kan, indien zij daar
aanleiding toe ziet, de raad een voorstel doen toekomen inzake de benodigde
middelen voor een goede uitoefening van haar taken.
3. De
Rekenkamer heeft bij de uitvoering van haar taak een eigen
budgetverantwoordelijkheid. De Rekenkamer is bevoegd binnen de ter beschikking
staande begroting uitgaven te doen en verplichtingen aan te gaan voor de
uitvoering van haar taken, via het haar daartoe verleende mandaat
4. De
penningmeester van de Rekenkamer dient uitgaven en verplichtingen te
accorderen.
5. In het
Reglement van Orde regelt de Rekenkamer de interne verdeling van de financiële
taken en verantwoordelijkheden.
6a) De
leden ontvangen een vaste maandelijkse vergoeding van € 400 bruto voor een lid,
en € 500 bruto voor de voorzitter.
b) Voor de leden is de reiskostenvergoeding van toepassing die geldt voor
ambtenaren van de gemeente Delft.
c) Wanneer
een lid door de rekenkamer gevraagd wordt een uitzonderlijke inzet te plegen ten behoeve van zijn taken als lid
van de rekenkamer, dan kan een gekwalificeerde meerderheid van de rekenkamer
besluiten aan betrokkene een gratificatie van een volledige of gedeeltelijke
maandvergoeding toe te kennen.
7. De
Rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar in het
verslag aan de raad, bedoeld in artikel 185, derde lid, van de Gemeentewet.
Indien gedurende een jaar wezenlijke onder- of overschrijdingen op het budget
worden voorzien, informeert de Rekenkamer de raad tussentijds.
8. Eventuele onderuitputting van het jaarbudget
kan jaarlijks worden meegenomen naar het volgende begrotingsjaar, tot een
maximumbedrag ter hoogte van de helft van het jaarbudget.
Artikel
6 Organisatie
1. De
functie van ambtelijk secretaris van de rekenkamer valt functioneel onder de
Rekenkamer en is organisatorisch ondergebracht bij de griffie.
2. De Rekenkamer kan zich laten bijstaan door
deskundigen.
3. De deskundigen en de ambtelijk secretaris
die werkzaamheden verrichten voor de Rekenkamer zijn ter zake van die
werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de Rekenkamer.
Artikel 7 Bevoegdheden
1. De Rekenkamer is bevoegd alle
documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken.
2. Het gemeentebestuur verstrekt
desgevraagd alle relevante inlichtingen die de Rekenkamer ter vervulling van
haar taak nodig acht.
3. Indien
de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het eerste lid
van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken
derde.
4. De
Rekenkamer heeft de in de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van,
en over de volgende periode:
a. openbare
lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke
Regelingen, waaraan de gemeente deelneemt; over de jaren dat de gemeente
deelneemt in de regeling;
b.naamloze
vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid
waarvan de gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal
houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan vijftig procent van het
geplaatste aandelenkapitaal houdt.
c. Andere
privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of één derde voor
rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie,
lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent
van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of
garantie betrekking heeft.
5. De Rekenkamer is bevoegd bij de
betrokken instelling nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen,
daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben
gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij
het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de
rekenkamer van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen.
6. De Rekenkamer kan, indien de documenten, bedoeld in het vijfde lid,
daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die
de administratie in opdracht van de instelling voert, een onderzoek instellen.
De rekenkamer stelt de raad en het college van haar voornemen een dergelijk
onderzoek in te stellen in kennis.
Artikel 8
Werkwijze
1. De
Rekenkamer stelt een reglement van orde vast voor haar vergaderingen, voor haar
andere werkzaamheden en voor het gedrag en handelen van de Rekenkamer als
geheel als voor ieder die van de Rekenkamer deel uitmaken afzonderlijk. Zij
zendt het vastgestelde reglement en wijzigingen daarin direct ter kennisneming
aan de raad.
2.
Jaarlijks legt de Rekenkamer de raad een groslijst voor met onderwerpen die zij
overweegt te onderzoeken.
3. De
Rekenkamer biedt de raad en het college elk jaar voor 1 april het verslag van
haar werkzaamheden over het voorgaande jaar aan.
4. De
rapporten en verslagen van de rekenkamer zijn openbaar.
5. De
Rekenkamer kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet
openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden
overgelegd, geheimhouding opleggen.
6. De
geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen in acht
genomen totdat de Rekenkamer haar opheft.
Artikel 9
Onderzoek en rapportage
1. De
Rekenkamer is belast met de organisatie van de onderzoeken, en is autonoom in
de inrichting en uitvoering daarvan. De Rekenkamer stelt per onderzoek een plan
van aanpak vast en zorgt voor de bewaking van de kwaliteit en de voortgang van
het onderzoek.
2. De
Rekenkamer komt op gezette tijden bijeen en bespreekt de beheersmatige en
inhoudelijke aspecten en problemen van te verrichten onderzoeken.
3. Het
staat de Rekenkamer vrij om de raad tussentijds te informeren over de voortgang
van een onderzoek.
4. De Rekenkamer
draagt de verantwoordelijkheid voor de definitieve formulering van de
conclusies van het rekenkameronderzoek.
5. Het
onderzoek van de Rekenkamer mondt uit in een rapportage waarin bevindingen,
conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen, met dien verstande dat hierin niet
worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn.
6. De
Rekenkamer deelt aan het college of aan de betrokken rechtspersoon de
opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van
belang acht. Aan de raad of het college kan zij ter zake voorstellen doen.
7. De Rekenkamer zendt
een afschrift van haar rapporten en haar verslag aan de raad en het college.
Indien zij met toepassing van artikel 184 van de Gemeentewet een onderzoek
heeft ingesteld, zendt de Rekenkamer tevens een afschrift van het rapport aan
de betrokken instelling.
8. De raad besluit
over de behandeling van het rekenkameronderzoek en zal zich binnen drie maanden uitspreken over de
conclusies en aanbevelingen van het rekenkameronderzoek.
9. Als onderdeel
van de besluitvorming in de raad wordt tevens vastgelegd wanneer en op welke
wijze B&W aan de raad zal rapporteren over de opvolging van door de raad
overgenomen conclusies en aanbevelingen.
Artikel 10
Citeertitel en inwerkingtreding
1. Deze verordening kan worden
aangehaald als: Verordening Delftse Rekenkamer 2009
2. Zij treedt op 20 februari 2009
in werking.
Aldus vastgesteld
in de openbare raadsvergadering van 19 februari 2009.
mr. drs. G.A.A.
Verkerk ,burgemeester.
R.H. van
Luyk , griffier.
TOELICHTING
BIJ DE VERORDENING DELFTSE REKENKAMER 2009
Doel en taak
(artikel 3)
Dit artikel is
voor de duidelijkheid opgenomen en identiek aan de formulering in de
Gemeentewet. Het rekenkameronderzoek is een instrument van en voor de raad. Het
belangrijkste doel van de rekenkamer is, dat door middel van onderzoek
bijdragen worden geleverd aan de effectiviteit en de efficiency van het door
het college uit te voeren gemeentelijke beleid. De uitkomsten van het
rekenkameronderzoek zijn er in hoofdzaak op gericht lering te trekken voor de
toekomstige beleidsvoering. In vervolg op rekenkameronderzoeken moet veel
aandacht besteed worden aan het monitoren wat gedaan wordt met de leerpunten/
verbeterpunten uit het rekenkamerrapport. Dit is na raadsbehandeling een taak
van de griffie.
Het reguliere
onderzoek in het kader van het gemeentelijke verantwoordingsproces, de
rechtmatigheidstoets, wordt niet verricht door de rekenkamer, maar - binnen de
marges van de wet en van de door de raad verstrekte opdracht - door de
accountant. Dit onderzoek vormt een vast onderdeel van de jaarlijkse cyclus van
begroting en verantwoording. De rekenkamer kan echter wel op eigen
verantwoordelijkheid, onderzoek doen dat verband houdt met rechtmatigheid of
onderwerpen onderzoeken die verband houden met de rechtmatigheid. In de
praktijk zal dat met name neerkomen op “systeemtoetsen”, zoals onderzoek naar
de wijze waarop de reguliere rechtmatigheidscontrole is georganiseerd en
functioneert.
De Rekenkamer kan
ook op verzoek van de raad of college een onderzoek instellen. Mocht de
Rekenkamer van oordeel zijn, dat het gewenste onderzoek niet past in doel en
functie van rekenkameronderzoeken of anderszins niet inpasbaar is in het
onderzoeksprogramma van de Rekenkamer dan wordt gemotiveerd gerapporteerd dat
dit verzoek van de raad of college niet overgenomen kan worden.
Budget (artikel 5) en Organisatie (artikel 6)
In het eerste lid stelt de raad
stelt middelen (budget en ambtelijke ondersteuning) beschikbaar voor het onderzoekswerk van de Rekenkamer.
De Rekenkamer werkt binnen haar begroting, en zal indien het
onderzoeksprogramma aanvullende middelen vereist hiertoe een verzoek indienen
bij de gemeenteraad.
Om te zorgen dat
de Rekenkamer optimaal kan fungeren, regelt artikel 6, eerste lid dat deze
wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De Rekenkamer bepaalt zelf de
aard en omvang van deze ambtelijke ondersteuning. De ambtelijk secretaris wordt
functioneel door de Rekenkamer aangestuurd
en is om praktische redenen organisatorisch bij de griffie ondergebracht.
Het derde lid
regelt dat de Rekenkamer via het te verlenen mandaat bevoegd is binnen het haar
bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de
uitvoering van haar taken. Rekenkamercommissies hebben namelijk zonder een
dergelijke mandaatverlening niet de bevoegdheid tot privaatrechtelijke
rechtshandelingen te besluiten en die te verrichten. Dit betekent dat zij geen
externen (onderzoeksbureaus) mogen inhuren, aangezien zij geen overeenkomsten
mogen sluiten. Gelet op de onafhankelijke positie van een rekenkamer(commissie)
is dat een ongewenste situatie. De wetgever heeft hier niet bij stil heeft
gestaan.
Om die reden is
het noodzakelijk de bevoegdheid tot het besluiten van privaatrechtelijke
rechtshandelingen door het college van B & W te mandateren aan de ambtelijk
secretaris van de rekenkamer.
Praktisch gezien
accordeert de penningmeester van de rekenkamer alle betalingen en
verplichtingen waarna de ambtelijke secretaris deze administratief afhandelt.
Om die reden regelt de verordening expliciet dat de Rekenkamer uit zijn midden
een penningmeester aanwijst. De Rekenkamer wordt met deze verordening
eindverantwoordelijk voor alle inkomsten en uitgaven.
In het achtste lid
is geregeld dat de rekenkamer een reserve mag vormen tot maximaal de helft van
de jaarlijkse begroting. Dit om jaarlijkse fluctuaties in de onderzoeksuitgaven
op te kunnen vangen. Het is gebleken dat dit soms nodig is om het onderzoeksprogramma
goed te kunnen uitvoeren.
Werkwijze
(artikel 8)
De Rekenkamer stelt
zelf een reglement van orde vast. Doel van dit reglement is het verkrijgen van
transparantie in de wijze van opereren van de Rekenkamer, onder andere met
betrekking tot de financiën. Beoogd wordt dat deze transparantie dienstig is
aan het vestigen en behouden van gezag van de Rekenkamer. Dit gezag is een
noodzakelijke voorwaarde voor gewicht en acceptatie van de bevindingen van
Rekenkamer.
In het reglement
van orde regelt de Rekenkamer onder andere de orde van haar vergaderingen en
besluitvorming, waaronder de minimale aanwezigheid van drie leden om te
vergaderen; een aftreedschema waarmee voorkomen wordt dat de voltallige
Rekenkamer reglementair op hetzelfde moment moet aftreden; de wijze van
onderzoek en de wijze waarop gegevens verkregen en gebruikt worden; de wijze
waarop de integriteit en de onbesprokenheid van gedrag en handelen van de
Rekenkamer als geheel en van allen die daar deel van uitmaken afzonderlijk
behouden kan worden; en het borgen van kwaliteit en juistheid van de
bevindingen bij het gebruik van onderzoek van derden dan wel bij het
uitbesteden van onderzoek aan derden.
Voor de verdere
uitwerking van het onderzoek wordt per onderzoek een plan van aanpak opgesteld.
In dit plan van aanpak wordt aangegeven welke partijen (ambtelijke afdelingen,
externen, individuele ambtenaren en bestuurders) op welke wijze in de
verschillende fasen van het onderzoek, worden betrokken. In dit plan van aanpak
wordt tevens aangegeven wat de geplande doorlooptijd en deadline van het
onderzoek is. Bij voorkeur communiceert de Rekenkamer aan de hand van dit plan
van aanpak met alle (mogelijke) betrokkenen, opdat duidelijk is wat van deze
betrokkenen gedurende het onderzoek verlangd wordt.
Voor de
uitvoering van het onderzoek kan worden gekozen voor inschakeling van een ten
opzichte van het onderzoeksonderwerp onafhankelijke onderzoeker. Dit neemt niet
weg dat de bij het onderwerp (ambtelijk en/of bestuurlijk) betrokkenen wel
kunnen worden verzocht te ondersteunen bij de verkenning van het
onderzoeksterrein dan wel bij de verdere aanscherping van de onderzoeksvragen.
Gebruik
onderzoek van derden
Gedacht kan
daarbij worden aan ondermeer de (volgens artikel 212 en 213 Gemeentewet) door
het college te verrichten doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken, aan
via het Gemeentelijk Managementteam uitgevoerde audits, aan specifieke
beleidsevaluaties, en aan controlerapporten en managementletters van de accountant.
De Rekenkamer
zendt het rapport van bevindingen aan de gemeentesecretaris (als aanspreekpunt
van de gemeentelijke organisatie) voor de ambtelijke wederhoor met het verzoek
om commentaar op feitelijke onjuistheden.
Na het beoordelen
en, waar van toepassing, het verwerken van dit commentaar stelt de Rekenkamer
het conceptrapport op. Hierin zijn
naast de bevindingen ook bestuurlijke conclusies en aanbevelingen opgenomen.
Vervolgens zendt
de Rekenkamer dit conceptrapport aan de betrokken bestuurders (één of meerdere
wethouders) met het verzoek hierop te reageren in het kader van de bestuurlijke
wederhoor. Deze bestuurlijke reactie en een eventueel nawoord daarop van de
Rekenkamer worden integraal in het eindrapport opgenomen.
Na publicatie bepaalt de raad de verdere behandelwijze van het rapport om zich uit te kunnen spreken over de conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer.